Và tất nhiên cũng có nghĩa là, một dự án phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể tiến độ, thời gian, có ngân sách ràng buộc chi phí, có lĩnh vực phạm vi cụ thể quy mô và đòi hỏi kết
Trang 1TỔNG QUAN
VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Không chỉ là dự án mà trong lĩnh vực quản lý nói chung
ngày càng theo xu hướng “dự án hoá” quản lý
Có phải quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung Câu trả lời là: đúng và không đúng Chúng có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có rất nhiều điểm khác nhau và đủ để tách quản lý dự án ra thành một ngành tách biệt
Sự khác nhau lớn nhất là ở chỗ dự án thì mang tính trình tự chứ không theo các hoạt động thông thường như trong quản lý nói chung Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án, thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận
Vậy quản lý dự án là gì và thế nào là dự án?
Viện quản trị dự án Hoa Kỳ1 đưa ra định nghĩa: “Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay một kết quả độc nhất nào đó”
Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa
Và tất nhiên cũng có nghĩa là, một dự án phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc
cụ thể (tiến độ, thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) và đòi hỏi kết quả thực hiện công việc phải theo yêu cầu (kết quả)
Nói cách khác, mục tiêu của dự án gồm:
Kết quả dự án
Chi phí dự án
Tiến độ dự án
Có người có định nghĩa khác rằng, dự án là một trình tự các giải pháp nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể Đó có thể là một sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, một chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao thông, dân số hay vấn đề môi trường
HOẠCH ĐỊNH VÀ VAI TRÒ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tại sao nhiều dự án bị thất bại, thể hiện lãng phí tiền của và có thể phải hủy bỏ Nhiều
số liệu thống kê chỉ ra rằng, có ít nhất một phần ba chi phí để phát triển sản phẩm là dùng để làm lại dự án Có nghĩa là cứ trong ba kỹ sư được chọn ra để làm một dự án
1 PMI: Project Management Institute
Trang 2thì có một người phải sử dụng toàn thời gian của mình để làm lại những gì mà hai người kia đã làm sai lúc đầu
Có người nghĩ rằng dự án xây dựng thì luôn phải được xác định rõ ràng và dễ dàng kiểm soát hơn các dự án trong lĩnh vực nghiên cứu khác, nhưng thực tế cũng không thoát được những thất bại tương tự
Nguyên nhân đầu tiên mà không phải ai cũng nhận ra, đó là công tác hoạch định Một dự án có kế hoạch kém chất lượng sẽ dẫn đến thất bại sớm Người ta thường
có thói quen tiến hành ngay một công việc, ngay cả là công việc mới mẻ để nhanh chóng hoàn thành Kết quả là phải sử dụng nhiều thời gian hơn dự kiến để làm lại những việc bị sai, sửa chữa những công việc bị bế tắc do đi chệnh hướng
Vai trò của nhà quản lý là ở chỗ nào? Nếu bạn là một nhà quản lý và phải vắng mặt ở đơn vị trong một thời gian tương đối dài mà hoạt động của đơn vị bị giảm sút thì chứng tỏ vai trò của bạn đã tác động tích cực lên công việc của đơn vị Và nếu, “không
mợ thì chợ cũng đông” thì chứng tỏ điều ngược lại
Và nếu không như thế thì làm sao có thể phân biệt đâu là một nhà quản lý giỏi, đâu là nhà “kỹ trị” và đâu là nhà “chính trị” Mà một người thì không thể có được tất
cả Trong quản lý dự án cũng hoàn toàn tương tự
QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ
Theo khung kiến thức quản lý dự án2 đưa ra: “quản lý dự án là việc áp dụng:
Kiến thức
Kỹ năng
Công cụ, và
Kỹ thuật
vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra”
Quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp các quy trình:
Lập kế hoạch dự án
Thực hiện dự án
Điều hành và kiểm soát dự án
Kết thúc dự án
Một sai lầm mà các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm thường mắc phải đó
là, muốn lên kế hoạch tổng thể và chi tiết cho toàn bộ các bộ phận dự án Thoạt đầu, những tưởng việc làm đó là thể hiện sâu sát nhưng thực sự chúng đã chứa đựng nhiều khiếm khuyết vì họ hoàn toàn không đủ dữ kiện ban đầu, dẫn đến quyết định chủ quan
áp đặt
2 Project Management Body of Knowledge – PMBOK
Trang 3Một người, kể cả lãnh đạo chẳng thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu Quy tắc đầu tiên của quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải cùng nhau lên kế hoạch
Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành Họ giúp cho các nhóm
dự án hoàn thành công việc, giải quyết các vấn đề cản trở công việc, tìm ra các nguồn lực khan hiếm mà nhóm dự án cần, và bảo vệ họ khỏi những thế lực bên ngoài có thể làm gián đoạn công việc dự án Người quản lý không phải là ngôi sao trong các nhóm
dự án mà trên hết họ phải là một người lãnh đạo theo đúng nghĩa của từ này
Có một định nghĩa về lãnh đạo rất hay, nôm na là: “ lãnh đạo là nghệ thuật
khiến cho những người khác trở nên muốn làm những công việc mà mình cho rằng nên được làm” Khác với kẻ độc tài thì bắt ép người khác làm những gì mà mình
muốn
Lên kế hoạch, thiết kế lộ trình, và điều hành công việc là phần của lãnh đạo Làm sao cho, nếu thiếu sự lãnh đạo thì các dự án chỉ có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản tối thiểu, nhưng với sự lãnh đạo thì kết quả sẽ vượt xa hơn nhiều
LẬP KẾ HOẠCH
Kế hoạch là quan trọng nhưng không phải là tất cả Tất nhiên lập kế hoạch là công cụ chính yếu được áp dụng trong quản lý dự án, nhưng làm cho mọi người cùng hiểu
được mục tiêu cần đạt đến của dự án là gì hoặc đưa ra một cấu trúc phân việc3 để xác định rõ ràng tất cả những công việc cần phải làm thì quan trọng hơn nhiều
Nói theo cách hoa mỹ, nếu không có sự quản lý tốt cho dự án thì việc lên kế hoạch chỉ đơn thuần là việc tính toán những thất bại với một độ chính xác cao hơn mà thôi
DỰ ÁN MỘT NGƯỜI
Có khi dự án chỉ có một người làm, nhưng đó không phải là quản lý dự án Đơn vị của bạn cử một người đến học lớp ngắn hạn về bồi dưỡng quản lý dự án4, nhưng như vậy
có nghĩa họ là người duy nhất làm việc trong các dự án của đơn vị
Trong đời thực, một công việc chỉ một người làm vẫn có thể gọi là một dự án vì
nó cũng có những đặc điểm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, yêu cầu công việc, phạm vi công việc và cũng có xác định ngân sách cho dự án Nhưng một khi bạn làm việc một mình thì chẳng cần phải có nhiều hướng phải chọn lựa, trừ khi bạn là một người có thể “phân thân”
Dự án một người đòi hỏi khả năng tự quản lý cao, tự quản lý quỹ thời gian tốt,
tự đưa ra một danh mục công việc cần phải làm
Tuy nhiên, nếu không có hợp tác làm việc với những người khác thì đó không thuộc về kỹ năng quản lý dự án
3 Work Breadown Structure – WBS
4 Đại học Mở Tp.HCM thường xuyên tổ chức các khoá học này
Trang 4CÁI BẪY MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN THƯỜNG MẮC PHẢI
Quan điểm thông thường cho rằng những nhà quản lý dự án cũng phải tham gia một phần vào các công việc hằng ngày của dự án đó
Nếu trong một nhóm làm dự án mà người quản lý dự án tất yếu sẽ phải vừa làm nhiệm vụ quản lý đồng thời cũng là người trực tiếp tham gia công việc trong nhóm thì thông thường công việc trong nhóm sẽ được ưu tiên hơn
Nhưng điều đó có nghĩa là việc quản lý dự án sẽ không được thực hiện Họ nghĩ rằng nhóm dự án sẽ tự lo liệu nhưng ngược lại, nhóm chẳng bao giờ làm điều đó cả Thực tế nếu nhóm dự án có thể tự quản lý thì ngay từ đầu đã chẳng cần đến những nhà quản lý dự án làm gì
Và đáng tiếc, trước đó họ được khen (cảm tính) là một người “quán xuyến” nhưng khi đánh giá kết quả quản lý (định lượng) thì họ bị phê bình là nhà quản lý tồi
Đối với những nhóm nhỏ, vài ba người thì người quản lý dự án có thể làm thêm một số công việc cụ thể Nhưng khi số thành viên tăng lên thì việc vừa làm công việc
cụ thể lại vừa quản lý là không thể vì họ sẽ thường xuyên bị kéo ra khỏi công việc quản lý do các thành viên trong nhóm luôn cần có sự góp sức của họ
Nhiều người không hiểu thấu đáo thế nào là quản lý dự án và họ nghĩ rằng có thể làm cả hai việc cùng lúc Do vậy, ai cũng muốn làm quản lý Trường hợp đó, tốt nhất hãy chọn một dự án nhỏ và giao cho họ để họ tự khẳng định mình
KHÔNG THỂ CÓ TẤT CẢ
Một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thất bại của một dự án là người chủ
dự án hoặc nhà tài trợ dự án muốn nhà quản lý dự án phải hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, với ngân sách ấn định, tại một quy mô yêu cầu, và phải đáp ứng các tiêu chuẩn về kết quả
Nói cách khác là phải đáp ứng đầy đủ 4 yếu tố của dự án Nhưng thật không may, điều này là không thể
Mối quan hệ giữa các yếu tố có thể được biểu diễn như sau:
C = f (P, T, S)
Trong đó:
C: Chi phí dự án P: Kết quả dự án
T: Tiến độ dự án
S: Quy mô dự án
Trang 5Phương trình này có nghĩa là: “Chi phí là một hàm số của kết quả công việc, tiến độ thời gian và quy mô” Không thể nào, với một chi phí ấn định mà dự án phải hoàn thành trong thời gian ngắn nhất, với bất kể quy mô ra sao
CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN
Có rất nhiều cách khác nhau thể hiện các giai đoạn trong vòng đời của một dự án Trước hết, một dự án không được quản lý tốt thường trải qua các giai đoạn sau:
9 Khởi đầu dự án
9 Hồ hởi, hạ quyết tâm
9 Ảo tưởng, tan vỡ
9 Hỗn loạn
9 Tìm lỗi và đổ lỗi
9 Trừng phạt, ngược đãi
9 Bất hợp tác gia tăng
9 Quay lại xác định yêu cầu dự án
Về tổng quát, một dự án sẽ có giai đoạn mở đầu, ở giữa và kết thúc
Dự án luôn bắt đầu bằng những ý tưởng, những khái niệm lúc này thường chưa
rõ ràng và thiếu mạch lạc Ở giai đoạn này, nhóm dự án phải xác định các định nghĩa
về mọi công việc trước khi tiến hành Do nóng vội hoặc vì nhiều nguyên nhân khác nhau, dự án được tiến hành một cách chủ quan thường dẫn đến trục trặc trong chính quy trình dự án
Vòng đời của một dự án có thể bao gồm các giai đoạn như sau:
(i) Giai đoạn nền tảng dự án: nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị, xác định tình hình cạnh tranh
(ii) Giai đoạn định nghĩa dự án: xác định vấn đề, phát triển tầm nhìn, đánh giá
và viết báo cáo dự án, liệt kê công việc
(iii) Hoạch định dự án: chiến lược phát triển, kế hoạch bổ sung, quản lý rủi ro (iv) Thực hiện dự án: làm tất cả các công việc, giám sát quy trình, điều chỉnh
kế hoạch hoạt động
(v) Kết thúc dự án: báo cáo cuối cùng, rút ra bài học kinh nghiệm
CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG QUẢN LÝ MỘT DỰ ÁN
Vạch ra lịch trình các bước, đặc biệt là lý thuyết thì rất dễ nhưng thực hiện các bước của chính mình đặt ra thì khó đến vô cùng Thử hình dung nó như là một lịch học tập, nghỉ ngơi, giải trí của một cậu học trò cấp 2 tự lập vậy, rất khoa học, nghiêm túc và đầy quyết tâm nhưng chẳng bao giờ thực hiện cho đúng được
Trang 6Các bước có thể theo trình tự sau:
(i) Xác định vấn đề
(ii) Phát triển các phương án giải pháp
(iii) Lên kế hoạch, cụ thể:
Cái gì phải làm?
Ai sẽ làm?
Làm như thế nào?
Khi nào làm?
Tốn kém bao nhiêu?
Cần những gì để làm?
(iv) Thực hiện kế hoạch
(v) Kiểm soát và điều hành
Dự án đang đi đúng hướng không?
Nếu không thì phải làm gì?
Có cần thay đổi kế hoạch không?
(vi) Kết thúc dự án
Những gì đã làm tốt?
Những gì cần cải thiện?
Bài học rút ra là gì?
Kết quả của dự án là một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn một công trình xây dựng, một sản phẩm hàng hoá hay một sản phẩm dịch vụ cụ thể thì dễ dàng xác định
Tuy nhiên, với một sản phẩm vô hình, chẳng hạn dự án nâng cao chất lượng đào tạo đại học, dự án xây dựng bình đẳng giới thì khó xác định hơn Nó có thể được đánh giá thông qua một kết quả khác, hoặc đánh giá theo cách: có và không có dự án
KHUNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Theo khung kiến thức quản lý dự án5 đã đề cập, tiêu chuẩn tối thiểu của một nhà quản
lý dự án gồm 9 lĩnh vực của kiến thức như sau:
Quản lý sự nối kết của dự án
Bản thân của từ “sự nối kết” ngụ ý là sự liên kết hay hợp nhất giữa các hoạt động với nhau nhằm đạt kết quả mà dự án yêu cầu Công việc này nhằm đảm bảo dự án được tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, và cả khi thay đổi kế hoạch
5 PMBOK
Trang 7Quản lý quy mô dự án
Những thay đổi trong quy mô (hay phạm vi) của dự án thường làm dự án đi đến thất bại Quản lý quy mô dự án bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo những quy mô có thể quản lý được, kiểm soát bằng cách so sánh kết quả thực hiện với
kế hoạch, xác định quy trình thủ tục khi phải thay đổi quy mô dự án
Quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian không phải và không chỉ là những nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian của riêng mình
Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa ra một lịch trình cụ thể phải làm và điều khiển các công việc nhằm đảm bảo rằng lịch trình đó phải được thực hiện
Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí là công việc ước tính chi phí các nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, con người, và các chi phí hỗ trợ khác Một khi chi phí đã được ước tính, ngân sách dự án sẽ được xác định và kiểm soát sao cho dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách và phù hợp tiến độ
Quản lý chất lượng dự án
Dưới áp lực tiến độ và ngân sách ràng buộc, chất lượng của dự án có thể bị bỏ qua Một dự án hoàn thành đúng thời gian sẽ không có tác dụng nếu kết quả của chúng không sử dụng được
Quản trị chất lượng bao gồm cả việc lên kế hoạch nhằm đạt được các yêu cầu
về chất lượng, và quản lý chất lượng bằng cách tiến hành các bước để xác định xem các kết quả đạt được có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không
Quản lý nhân sự của dự án
Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí là những thứ đã làm cho nội dung quản lý nhân sự dự án thường bị bỏ quên
Quản lý nhân sự bao gồm các công việc:
9 Xác định những ai cần cho công việc;
9 Xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm;
9 Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên;
9 Tìm kiếm nhân sự phù hợp và quản lý họ
Trang 8Quản lý thông tin trong dự án
Quản lý thông tin, sự trao đổi trong quản lý dự án bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành và truyền đạt những thông tin liên quan đến nhu cầu của tất cả các nhà tài trợ dự án hoặc chủ dự án
Những thông tin này có thể là tình trạng thực hiện dự án, những kết quả đạt được, những yếu tố có thể ảnh hưởng đến các nhà tài trợ khác hay các dự án khác
Quản lý rủi ro dự án
Quản trị rủi ro là một quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro và đối phó với rủi ro của dự án
Nó bao gồm việc tối đa hóa khả năng và kết quả của các sự kiện thuận lợi và tối thiểu hóa khả năng và ảnh hưởng của những biến cố gây bất lợi cho mục tiêu của dự
án Đây là một trong các lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án mà đôi khi vẫn bị những nhà quản lý dự án “non nghề” lãng quên
Quản lý cung ứng dự án
Cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án là công việc hậu cần của dự án
Quản lý cung ứng bao gồm các công việc: đưa ra quyết định cần cung ứng cái
gì, ra sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng và thanh lý kết thúc hợp đồng
TÓM TẮT
Những nội dung cốt yếu:
Dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm hoàn thành một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cụ thể hay đạt được một kết quả độc nhất nào đó
Dự án cũng có thể hiểu là một quy trình cho một giải pháp nào đó
Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng và các công cụ và kỹ thuật vào công việc của dự án nhằm đạt được mục tiêu yêu cầu
Quản lý dự án được tiến hành qua các giai đoạn: (i) bắt đầu, (ii) lên kế hoạch, (iii) kiểm soát và điều hành và (iv) kết thúc dự án
Mọi dự án đều gắn liền với: (i) kết quả thực hiện, (ii) tiến độ, (iii) chi phí và (iv) quy mô yêu cầu Do vậy chỉ cần đưa ra được giá trị của 3 trong 4 yếu tố trên, nhóm dự án sẽ phải xác định yếu tố còn lại
Tổng quát về khung kiến thức quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực: (i) quản lý sự nối kết của dự án, (ii) quản lý quy mô của dự án, (iii) quản lý tiến độ thời gian của dự án, (iv) quản lý chi phí dự án, (v) quản lý chất lượng dự án, (vi) quản
Trang 9lý nhân sự của dự án, (vii) quản lý thông tin trong dự án, (viii) quản lý rủi ro
dự án, (ix) quản lý cung ứng dự án