Một số khái niệm tổng quát về dự án và quản lý dự án doc

CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN• Một dự án THÀNH CÔNG có các đặc điểm sau:  Đạt được mục tiêu đề ra;  Công trình đạt chất lượng;  Hoàn thành dự án trong thời gian quy định;

MỘT SỐ KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT VỀ

DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng

Quản lý dự án xây dựng”

Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA) Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

Nhóm các

công việc

Mục tiêu nhất định

Có thời điểm bắt đầu

Có thời điểm kết thúc

Sử dụng tài nguyên có giới hạn

Quy trìnhxác định

DỰ ÁN

KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ

KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HAY DỰ ÁN XÂY

lý

Thưc hiện theo quy trình

ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

 CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG

 CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH

 LUÔN LUÔN TỒN TẠI MÂU THUẪN;

 KHÔNG LẶP LẠI.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN DAĐT

Hình thành ý tưởng

-> xác định mục tiêu

Lập báo cáo đầu tư

CHUẨN BỊ DỰ

ÁN ĐẦU TƯ

THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐT

KẾT THÚC DỰ

ÁN ĐT

thu, bàn giao.

Bảo hành và bảo trì công trình

Thời gian

% hoàn thành dự án

TRIỂN KHAI KẾT

KHỞI ĐẦU

B- KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ DỰ

ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ QUẢN LY ÙDỰ ÁN XÂY DỰNG?

HỌC phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí nhằm thực hiện dự án đạt mục đích đề ra một cách hiệu quả

 Nghệ thuật gắn chặt các khía cạnh cá nhân với cá nhân –

CÔNG VIỆC LÃNH ĐẠO CON NGƯỜI

 Khoa học bao gồm các phương pháp, các tiếb trình thực

hiện, các công cụ và các kỹ thuật

THUẬT, vừa là một KHOA HỌC phối hợp thiết bị, vật tư,

kinh phí nhằm hoàn thành công trình xây dựng đạt chất lượng,

đảm bảo thời gian và sử dụng kinh phí hợp lý nhất

NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY

DỰNG

CHẤT LƯỢNG

QUY MÔ

THỜI GIAN KINH PHÍ

NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY

DỰNG

(Điều 45 Luật Xây Dựng)

 Quản lý chất lượng;

 Khối lượng;

 Tiến độ;

 An toàn lao động;

 Môi trường xây dựng.

CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN

• Một dự án THÀNH CÔNG có các đặc điểm sau:

 Đạt được mục tiêu đề ra;

 Công trình đạt chất lượng;

 Hoàn thành dự án trong thời gian quy định;

 Hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép;

 Sử dụng nguồn nhân vật lực một cách hiệu quả và hữu hiệu.

NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QLDA

 Độ phức tạp của dự án;

 Yêu cầu đặc biệt của chủ đầu tư;

 Cấu trúc lại tổ chức;

 Rủi ro trong dự án;

 Thay đổi công nghệ;

 Kế hoạch và giá cả được xác định trước.

TỔNG QUAN VỀ CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ

TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI

 Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management)

 Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management)

 Quản lý thời gian của dự án (Project time management)

 Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)

 Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)

 Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource management)

 Quản lý thông tin của dự án (Project Communications management)

 Quản lý rủi ro của dự án (Project risk management)

 Quản lý cung ứng của dự án (Project procurement management)

quản lý tổng thể dự án

• Gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng các

thành phần của dự án được điều phối một cách hợp lý , đạt và vượt yêu cầu của các bên tham gia dự án

1 QT phát triển điều lệ DA

2 Qt phát triển Sơ bộ phạm vi da

3 Qt phát triển kế hoạch QLDA

4 Qt lãnh đạo và Quản lý thực hiện dự án

5 Qt hướng dẫn và kiểm soát công việc DA

6 Qt kiểm soát thay đổi dự án

7 Qt kết thúc da

Quản lý phạm vi dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trìng cần thiết

để đảm bảo đã bao gồm tất cả các công việc được yêu

cầu để hoàn thành thắng lợi dự án, gồm :

1.Đề xuất ý tưởng :quyết định đáp ứng yêu cầu như thế nào (điều lệ, qlda, điều kiện hạn chế ,giả thuyết )

2 Quy hoạch phạm vi công việc : phát triển văn bản chính thức về phạm vi công việc làm cơ sở cho các quyết

định trong tương lai của dự án

3 định nghĩa phạm vi công việc :chia các sản phẩm lớn của dự án thành các thành phẩm nhỏ dễ quản lý hơn

4 Xác định phạm vi công việc :chấp thuận chính thức phạm vi công việc của dự án

5 kiểm soát thay đổi phạm vi công việc của dự án

quản lý thời gian dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án , gồm:

1 xác định các công tác : xác định các công tác riêng biệt phảI được thực hiện để làm ra các sản phẩm

2 thứ tự các công tác : xác định và lập tài liệu về các

mối quan hệ tương tác giữa các công tác

3 ứoc lượng tài nguyên từng công tác ; xác định tài nguyên gì ( nhân lực , thiết bị , vật liệu) và số lượng nào cần thiết cho mỗi công tác

4 ước lượng thời gian hoàn thành : ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công tác

5 phát triển kế hoạch : phân tích thứ tự thực hiện các công tác,thời gian hoàn thành và nguồn lực cần thiết để lập ra kế hoạch dự án

quản lý chi phí dự án

• Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình cần thiết đẻ đảm bảo dự án được hoàn thành trong ngân sách được duyệt, gồm :

1 quy hoạch nguồn lực :xác định các nguồn lực( vật liệu, thiết bị ,nhân lực…) và số lượng của chúng dược dùng để thực hiện các công viêc của dự án

2 ước lượng chi phí : tính toán gần đúng các khoản chi

phí cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng hạng mục của dự án

3 Ngan sách chi phí : xác định tổng dự toán chi phí để

hoàn thành toàn bộ dự án

4 kiểm soát chi phí :kiểm soát các thay đổi chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án

Quản lý chất lượng dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các yêu cầu đã được đề

sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra

3 kiểm soát chất lượng:điều khiển các kết quả riêng

biệtcủa dự án xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay không, xác định cách loại bỏ các nguyên nhân

quản lý nhân lực dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

đẻ sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực tham gia vào dự

án nó gồm :

1 quy hoạch tổ chức: xác định ,lập hồ sơ và đặt ra vai trò, trách nhiệm và quan hệ báo cáo công việc của da

2 bổ nhiệm cán bộ : tìm kiếm nguồn nhân lực cần thiết và

bổ nhiệm vào các công việc trong dự án

3 phát triển nhóm công tác: phát triển các nhóm và các cá nhân có tay nghề, nghiệp vụ để thực thi dự án

quản lý giao tiếp dự án

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để đảm bảo tạo ra, thu nhận, cất giữ ,và xử lý thông tin của dự án kịp thời gian Nó gồm:

1 quy hoạch giao tiếp: xác định các yêu cầu về thông tin

và giao tiếp của các bên tham gia dự án AI cần thông tin nào ,lúc nào và sẽ giao thông tin thế nào

2 phân phối thông tin: làm cho các thông tin cần thiết luôn sẵn sàng và kịp thời gian

3 báo cáo thực hiện : thu nhận, truyền bá thông tin, bao

gồm báo cáo tình trạng hiện tại, kết quả của tiến trình và

dự báo

4 kết thúc quản trị hành chính: tạo ra , thu nhận các báo

Quản lý rủi ro dự án

• Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình liên quan tới việc xác định ,phân tích và xử lý rủi ro của

dự án nó gồm:

1 xác định rủi ro: xác định rủi ro nào thường ảnh hưởng

đến dự án, tạo lập hồ sơ các đặc điểm của từng rủi ro

2 định lượng rủi ro : đánh giá rủi ro và quan hệ tương tác của rủi ro để kiểm định mức độ ảnh hưởng khả dĩ tới kết quả dự án

3 triển khai đối phó rủi ro :xác định các bước có liên quan

đến vận hội và xử lý các hiểm hoạ

4 kiểm soát Đối phó rủi ro :kiểm soát sự biến đổi của rủi

ro trong suốt quá trình triển khai dự án

ql quá trình tìm kiếm ,

mua sắm của da

• Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để tìm kiếm hàng hoá, dịch vụ ngoàI khả năng thực hiện của tổ chức Nó gồm :

1 quy hoạch tìm kiếm :xác định tìm kiếm gì khi nào

2 quy hoạch nhu cầu : lập hồ sơ các sản phẩm yêu cầu và xác định các nguồn cung cấp khả dĩ

3 Mời thầu : lập phiếu báo giá, đấu thầu ,chào hàng cạnh tranh hoặc đề xuất theo tình hình cụ thể

4 lựa chọn nhà thầu :lựa chọn trong số nt có năng lực

5 quản lý hợp đồng: đảm bảo đáp ứng các điều khoản hđ

6 kết thúc hợp đồng :hoàn thành và thanh lý hđ kể cả các

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

 Kiểu mẫu được đặt ra để để phối hợp hoạt động giữa các thành viên

CÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

 Cấu trúc theo chức năng:

 Cấu trúc theo dự án:

 Cấu trúc theo ma trận:

Buyers etc Purchasing Manager

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Mechanical/Elelectrical

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Civil

Draughtsman Engineers

Senior Engineer Process

Project Manager Management

Simple Line Responsibility

Trần Thành

Kế toán

Lê Bình Kinh Doanh

Đinh Hoàng Dự án

Lê Văn Tài Lê Thị Lan Bùi Văn Kim

Phạm Tùng Kỹ thuật

Nguyễn Bảo Nhân sự Lê Văn Minh

Giám đốc

CÁC KHÁI NIỆM

• Sự tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp con người và nguồn lực nhằm phối hợp

lẫn nhau để hoàn thành một mục tiêu.

• Cách thức mà trong đó các bộ phận khác nhau của một tổ chức được sắp xếp một

cách chính thức thường được gọi là cấu trúc tổ chức Cấu trúc tổ chức là một hệ

thống của các nhiệm vụ, các quan hệ báo báo và các kết quả của thông tin

• Bạn học được gì từ sơ đồ của một tổ chức:

 Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các trách nhiệm.

 Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai

 Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu đến đâu

 Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến nhà quản lý chung

 Các cấp độ của quản lý: Chỉ ra các phân lớp của quản lý

CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (FUNCTIONNAL STRUCTURES)

• Một cấu trúc chức năng tập hợp các con người với kỹ năng tương tự

để làm nhưng nhiệm vụ tương tự

• Lợi điểm:

 Lợi thế theo quy mô với sự sử dụng nguồn lực có hiệu quả

 Nhiệm vụ phân công phù hợp với tài chuyên môn và sự đào tạo

 Giải quyết được vấn đề thuộc về kỹ thuật chất lượng cao

 Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng trong vòng các chức năng

 Các con đường nghề nghiệp rõ ràng trong vòng các chức năng

CẤU TRÚC TỔ CHỨC TRONG MỘT CÔNG TY

KHUYẾT ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

• Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức năng

• Khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi trường xung quanh

Giám đốc

Trưởng phòng

tiếp thị

Trưởng phòng Tài chính

Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng kinh doanh

CẤU TRÚC DỰ ÁN

• Một cấu trúc dự án tập hợp tập họp những cá nhân mà làm việc chung trong một dự

án với những đối tượng tương tự.

• Lợi điểm:

 Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường

 Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng

 Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể

 Dể dàng thay đổi kích thước bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án

• Khuyết điểm:

 Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô

 Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực của các dự án khác nhau.

 Quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến toàn bộ

 Có thể tạo ra canïh tranh không lành mạnh

Trần Thành

Dự án 1

Lê Bình Dự án 2

Đinh Hoàng Dự án 3

Lê Văn Tài Nhân viên dự án 4

Kinh doanh

Lê Thị Lan Nhân viên dự án 4

Kế toán+tài chánh

Bùi Văn Kim Nhân viên dự án 4

Kỹ thuật

Phạm Tùng Dự án 4

Nguyễn Bảo Dự án 5 Lê Văn Minh

Giám đốc điều hành

CẤU TRÚC MA TRẬN

• Một cấu trúc ma trận là phương thức kết hợp giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc

dự án.

• Lợi điểm:

 Sự phối hợp chức năng bên trong tốt hơn trong vận hành và xử lý rắc rối.

 Gia tăng sự linh động trong thêm, bớt, thay đổi sự vận hành để phù hợp với phía cầu (demand).

 Trách nhiệm thực hiện công việc của các thành viên tốt hơn xuyên qua các chủ nhiệm dự án (project manager).

 Cải thiện thiện tiến trình ra quyết định xuyên qua nhóm dự án (project team)

ngay tại nơi làm việc vì tại đó thông tin tốt nhất là có sẳn

 Cải thiện sự quản lý chiến lược vì lảnh đạo được giải phóng khỏi việc xử lý những vấn đề không cần thiết để tập trung giải quyết vào các nội dung chiến lược.

CẤU TRÚC MA TRẬN

• Khuyết điểm:

 Hệ thống hai “Sếp” có thể gây ra những trục trặc

 Nhân viên của cấu trúc ma trận có thể nhận nhiệm vụ mơ hồ

vì nhận lệnh mâu thuẩn nhau từ hai “Sếp”

Có thể gây ra gia tăng chi phí vì sự gia tăng chi phí lương của các trưởng nhóm

Lòng trung thành cao với nhóm có thể gây ra thiệt hại cho các mục tiêu lớn hơn của tổ chức

CẤU TRÚC MA TRẬN TRONG MỘT CÔNG TY QUẢN LÝ CÁC DỰ

Trưởng Phòng kỹ thuật

Trưởng Phòng kế toán

CNDA 1

CNDA 3

CNDA 2

Bài tập 1

1 Hãy chỉ ra các điều kiện áp dụng cho từng kiểu cấu

trúc tổ chức (gợi ý: bạn nên tổng hợp thành bảng

biểu)?

SỰ QUAN TRỌNG CỦA ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN RÕ RÀNG

Xác định

dự án của

chủ đ.tư

Thiết kế kỹ thuật

sơ bộ

Thiết kế kỹ thuật chi tiết

Cung ứng vật liệu/thiết bị Hợp đồng xây

Chi phí để thực hiện các thay đổi về

ch.lượng, c.phí và tiến độ Khả năng để ảnh hưởng đến chất lượng, chi

phí và tiến độ

MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Hoàn thành dự án:

Đúng hạn

Trong chi phí đã dự trù

Đạt yêu cầu đã đặt ra

Sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả

Quản lý dự án (Project Management) là gì?

 QLDA (Project Management) chủ yếu là

QUẢN LÝ THAY ĐỔI ( MANAGEMENT OF

CHANGE)

• Có nghĩa là:

Nếu sự việc cứ diễn ra suôn sẽ thì chúng ta

không cần đến Quản lý dự án ! Mà chỉ đơn

thuần là lập kế hoạch và triển khai thực hiện !

ĐỊNH NGHĨA QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Quản lý dự án (QLDA) là một quá trình hoạch định , tổ chức , phân công , hướng dẫn thực hiện và

kiểm tra công việc để hoàn thành các mục tiêu

đã định của dự án

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QLDA

ª Hoạch định: Xác định phương hướng hoạt động của dự án

ª Tổ chức: Xác định cách thức hoạt động phù hợp

ª Phân công: Lựa chọn người có chuyên môn thực hiện công việc

ª Hướng dẫn: Phối hợp các thành viên của dự án để cho công việc được định hướng theo mục tiêu chung

ª Kiểm soát: Đảm bảo công việc được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu dự án

CHỦ NHIỆM DỰ ÁN (CNDA=Project manager)

Là người chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng quản lý dự án

ª Công việc của CNDA: Sắp xếp tổ chức, làm việc cùng với mọi

người để nhận ra các vấn đề và giải quyết vấn đề trong suốt quá trình thực hiện dự án

ª Nhiệm vụ của CNDA:

 Tổ chức nhóm thực hiện dự án

 Kết hợp các nổ lực của mọi người theo định hướng chung ->

đạt mục tiêu đã xác định

 Hoàn thành tốt đẹp dự án

Chủ nhiệm dự án (Project Manager) - ‘ Người lãnh đạo (The

Leader)’

 Ba giai đoạn quan trọng để lôi cuốn mọi người theo bạn (getting

people to follow you) – Theo Kouzes and Posner

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

5 yếu tố cơ bản cho một nhà lãnh đạo

– Thách thức với tiến trình

– Chia sẽ tầm nhìn

– Tạo điều kiện người khác hành động

– Làm gương

– Khuyến khích nhiệt huyết

Kouzes và Posner

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

• Thách thức tiến trình

– Con người thường phấn đấu nổ lực hết mình khi bị thách thức

• Có cảm hứng chia sẽ tầm nhìn

– Con người thường muốn thấy giá trị sau một con người lãnh đạo

– “một người mà không có đối tượng ủng hộ theo sau thì không

phải là một lãnh đạo, và con người sẽ không là đối tượng ủng hộ trừ khi họ đồng ý với tầm nhìn như là của chính mình Bạn

không thể ra lệnh cho một sự cam kết thống nhất mà bạn chỉ có thể cảm nhận nó.”

Kouzes and Posner.

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

• Tạo điều kiện cho người khác hành động

– Lãnh đạo tốt thường CÓ UY QUYỀN với nhân viên

– Lãnh đạo không thể tự mình làm việc

– Lãnh đạo tốt sẽ nói “chúng ta”

– Lãnh đạo không tốt nói “tôi”

– Lãnh đạo tốt không lạm dụng quyền lực hay ngăn cản

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

• Gương mẫu

– Lãnh đạo hiệu quả thể hiện gương mẫu

– Làm những điều mình nói (they practise what they

preach)

– Không làm khác với giá trị của mình

– Nếu không sống với đúng giá trị của mình, uy tín sẽ bị

mất đi