Chuong 7 chuc nang to chuc

Khái niệm, vai trò chức năng Tổ chứcKhái niệm chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu bộ máy tổ chức để đảm nhận

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 7:

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 7

Sau khi học xong chương 7, sinh viên

có thể trình bày và hiểu rõ các nội

dung:

Cấu trúc tổ chức và thiết kế bộ máy

quản trị

Tầm quan trọng của việc xây dựng

bộ máy quản trị trong một tổ chức

Hiểu được khái niệm về tầm kiểm

soát/tầm quản trị

Hiểu được các kiểu cơ cấu quản trị,

ưu và nhược điểm của mỗi kiểu cơ

cấu quản trị và phạm vi áp dụng

Nắm được khái niệm tập quyền và

phân quyền trong quản trị và hiểu sự

ủy quyền trong quản trị

  

HƯỚNG DẪN HỌC

 Sinh viên nên tìm hiểu thêm một số kiến thức về thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

 Tham khảo giáo trình: Quản trị học –Nguyễn Hải Sản – NXB Thống kê

 Thảo luận với giáo viên và các sinh viên khác về các vấn đề chưa nắm rõ

7.1 Khái niệm, vai trò chức năng Tổ chức 7.2 Tầm hạn quản trị

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức

Nội dung chương 7

7.4 Phân quyền và ủy quyền trong quản trị

7.1 Khái niệm, vai trò chức năng Tổ chức

Khái niệm chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong tổ chức đó.

Nội dung của Chức năng tổ chức

Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức

Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền.

7.1 Khái niệm, vai trò chức năng Tổ chức (tiếp)

Vai trò của chức năng tổ chức:

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai

7.2.Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị: dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà

quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất

 Tầm hạn QT tốt nhất cho một NQT trung bình trong khoảng từ 4-8

nhân viên Nếu CV đơn giản:12-16, CV phức tạp từ 2-3

Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8

1 4 16 64 256 1024

4096

4096

512 64 8

Ưu, nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp

 Giám sát và kiểm soát chặt chẽ  Tăng số cấp quản trị

 Truyền đạt thông tin đến các thuộc

cấp nhanh chóng

 Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới

 Tốn kém nhiều chi phí quản trị

 Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng

 Giảm số cấp quản trị  Có nguy cơ không kiểm soát nổi

 Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị  Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ

dẫn đến quyết định chậm

 Cấp trên buộc phải phân chia quyền

hạn

 Cần phải có những nhà quản trị giỏi

 Phải có chính sách rõ ràng  Truyền đạt thông tin đến các thuộc

cấp không nhanh chóng

 Trình độ và năng lực của NQT.

 Khả năng và ý thức của cấp dưới

 Mối quan hệ giữa các nhân viên và nhân viên với NQT

 Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc

 Kỹ thuật thông tin

Những nhân tố ảnh hưởng đến Tầm Quản trị

 Phân cấp trong quản trị: là quá trình phân chia bớt quyền

hành của cấp trên cho cấp dưới

 Mục đích của phân cấp trong quản trị:

- Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống

 Giảm bớt khối lượng công việc cho cấp trên

 Tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị thay thế

7.2 Tầm hạn quản trị (tiếp)

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức

Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là tổng hợp các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức

Cơ cấu tổ chức QT càng hoàn hảo càng tác động hiệu quả đến SXKD, làm gia tăng lợi nhuận và ngược lại

Để thiết kế cơ cấu tổ chức, cần nắm bắt được các nguyên tắc tổ chức, những nhân tố ảnh hưởng và hiểu về các kiểu cơ cấu tổ chức QT

Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

4.Hiệu quả: Tiết kiệm chi phí

5.Linh hoạt:để ứng phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và sự thay đổi của tổ chức

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức (tiếp)

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Tổ chức:

 Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN

 Môi trường hoạt động của DN

 Quy mô hoạt động của DN

 Công nghệ SXKD của DN

 Năng lực và trình độ của NQT

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức (tiếp)

Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức

B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các

đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này

B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu và xác

định mối quan hệ giữa các bộ phận

B3: Xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu (chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, quy tắc)

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức (tiếp)

Các kiểu cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức ma trận

 Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý

 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

7.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức (tiếp)

Mô hình Cơ cấu trực tuyến

Cơ cấu trực tuyến

Đặc điểm:

• Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị

• Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo

• Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp

• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị;

• Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tin phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định

Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất SX liên

tục

Mô hình Cơ cấu chức năng

Cơ cấu chức năng

Đặc điểm:

- Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị

- Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp

- Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng

những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh

đạo các chức năng khác nhau

Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Cơ cấu trực tuyến - chức năng

Đặc điểm:

-Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng

để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định

- Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định

- Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định,

Ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng,

có hiệu quả mong muốn

=> Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó

Mô hình Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo địa lý: Là một cơ cấu tổ chức mang tính cổ điển, nhưng có ứng dụng tốt trong cạnh tranh

Đặc điểm:

 Mô hình này phân chia hoạt động theo từng vùng địa lý

 Là phương pháp khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên một phạm vi địa lý rộng, là phương pháp được gộp nhóm

và giao cho một người quản lý lãnh đạo khu vực đó

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

cạnh tranh vùng trong chiến lược phát triển

 Nhược điểm

phải có một cơ chế kiểm soát phức tạp

sắm ở cấp vùng

Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm

Giám Đốc

Phòng

Marketing

Phòngnhân sự

Phòngkinh doanh

Phòngtài chính

KV

kinh doanh

tổng hợp

KVhàng hóa trẻ

em

KVdụng cụ CN

KV hàng điện tử

Kỹ thuật

Sản xuất

Kế toán Bán hàng

Kỹ thuật Sản xuất

Kế toán Bán hàng

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Mô hình Cơ cấu tổ chức theo đối tượng khách hàng

- Đối tượng khách hàng của DN có thể là bán buôn, bán

Bộ phận

Bán buôn

Bộ phận Cho thuê

Mô hình tổ chức theo đối tượng khách hàng

- Ưu điểm:

+ Tạo ra sự hiểu biết sâu sắc về từng đối tượng khách hàng + Tạo điều kiện xây dựng kế hoạch kinh doanh sát với nhu cầu khách hàng.

- Nhược điểm:

+ Tranh giành quyền lực dẫn đến sự kém hiệu quả.

+ Thiếu sự chuyên môn hoá theo chức năng.

Mô hình Cơ cấu tổ chức ma trận

Tổng giám đốc

Marketing

Giám đốc sản xuất

Giám đốc tài chính

Trưởng dự án X

Trưởng dự án Y

Trưởng dự án Z

phận thực hiện một dự thảo nào đó.

 Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định

Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng

cũ của mình

Cơ cấu ma trận

chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác, sử dụng nhân lực có hiệu quả hơn

trung hạn mà thôi

Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh

chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất

Cơ cấu theo MBO

* Đặc điểm:

- Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác

- Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định

- Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả

* Ưu điểm:

- Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa”

- Chú trọng vào con người, thời gian

- Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo

- Phong cách tham gia

- Làm việc nhóm

* Nhược điểm:

- Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí

Mô hình quản lý theo MBO

7.4 Phân quyền và ủy quyền trong quản trị

 7.4.1 Quyền hạn và trách nhiệm

 7.4.2 Phân quyền

 7.4.3 Uỷ quyền

 Cấp dưới thừa nhận quyền hạn đó là chính đáng

 Năng lực chuyên môn của NQT được cấp dưới tin tưởng

Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện CV

=> Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm

7.4.2 Tập quyền và Phân quyền trong quản trị:

 Phân quyền là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp

dưới trong những giới hạn nhất định Ngược lại, nếu quyền lực chỉ tập

trung vào NQT cấp cao, không/ít giao cho cấp dưới là sự tập quyền

 Mức độ phân quyền càng lớn khi:

 Quyết định của cấp dưới ngày càng quan trọng

 Càng có nhiều chức năng bị tác động bởi QĐ của cấp dưới hơn

 Mức độ kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới ngày càng ít đi

Tập quyền Phân Quyền

 Môi trường ổn định

 Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu

khả năng và kinh nghiệm ra quyết

 Những nhà quản trị cấp thấp hơn muốn tham gia làm quyết định

 Là công cụ quản trị quan trọng

 Mang tính cần thiết và khách quan

 Thể hiện trình độ của nhà quản trị

Qui trình ủy quyền

1 Xác định công việc có thể ủy quyền

2 Chọn người để ủy quyền

3 Thực hiện ủy quyền

4 Thông báo cho những bộ phận liên quan

5 Giám sát và đánh giá