Access 2010 Giáo trình phần báo cáo (report)

Biểu đồ Chart - Là đối tượng giúp thể hiện dữ liệu trong báo cáo dưới dạng biểu đồ hình cột, hình tròn,... Bước 2: Xuất hiện cửa sổ chọn nguồn cho báo cáo:  Chọn Table/Query làm dữ li

Với tính năng tạo báo cáo trong Aceess, cũng với yêu cầu trên, bạn hoàn toàn có thể tạo một báo cáo có dạng như sau:

Với báo cáo này, cấu trúc báo cáo (định dạng và cách tổ chức dữ liệu) đã được rõ ràng và đẹp hơn rất nhiều Ngoài ra, báo cáo cho phép thống kê theo mỗi nhóm hoặc các thống kê của báo cáo

2

1.2 Các chế độ hiển thị báo cáo

- Report View : Chế độ xem báo cáo

- Design View : Chế độ thiết kế báo cáo

- Print Preview : Chế độ xem hình thức báo cáo trước khi in ấn

- Layout View : Chế độ trình bày dữ liệu trong báo cáo

1.3 Các đối tượng thường có trong báo cáo

Khi mở báo cáo ở chế độ Design xuất hiện các đối tượng như : Text box, Label, Chart, được đặt trong các phần của báo cáo (xem ở mục 1.3.2) Đây là các đối tượng cơ bản của một báo cáo Vậy Text box là gì ? Label là gì ?

Các đối tượng này nằm trong Group Controls thuộc Tab Design (trong Report Design Tools)

1.3.1 Text Box

- Là đối tượng dùng để hiển thị dữ liệu, nhập dữ liệu và thiết lập công thức tính toán

3

- Cách tạo 1 Text Box :

 Chọn trong Group Controls đối tượng Text box có biểu tượng

 Vẽ (Drag) trên cửa khung thiết kế của Report

 Đến đây, bạn có thể xây dựng công thức trực tiếp cho Text Box bằng cách nhập biểu thức ngay sau dấu “=” nếu là công thức đơn giản

 Với những công thức phức tạp hơn, để xây dựng công thức cho Text Box, chọn chuột phải vào Text Box  xuất hiện cửa sổ Property Sheet

4

 Tại chức năng Control Source thuộc Tab Data, chọn vào biểu tượng , xuất hiện cửa

sổ Expression Builder Cửa sổ này rất quen thuộc khi các bạn học phần Query! Tại đây

ta xây dựng công thức tính toán cho Text Box

1.3.2 Label

- Là một đối tượng để hiển thị một chuỗi dữ liệu kiểu ký tự

- Cách tạo :

 Chọn trong Group Controls đối tượng Label có biểu tượng

 Vẽ (Drag) trên cửa khung thiết kế của Report

Chú ý: Rất khó để phân biệt đâu là đối tượng Text Box, đâu là Label Để chính xác được

việc này, chọn chuột phải vào đối tượng  Properties  Tại: Selection Type cần phân biệt

Text Box, Label,…

1.3.3 Biểu đồ (Chart)

- Là đối tượng giúp thể hiện dữ liệu trong báo cáo dưới dạng biểu đồ (hình cột, hình tròn, ) khiến người đọc dễ nhìn hơn, trong nhiều trường hợp có thể giúp ta tóm tắt dữ liệu, so sánh

dữ liệu một cách trực quan

- Cách tạo biểu đồ : Xem tại phần 1.5 Phát triển Report

1.4 Cách tạo báo cáo

1.4.1 Tạo bằng lệnh Report

- Chức năng Report là công cụ tạo báo cáo nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những báo cáo đơn giản có dữ liệu nguồn từ một bảng hoặc một query (câu truy vấn) Để tạo bằng chức năng Report ta phải chọn dữ liệu nguồn cho báo cáo

5

- Các bước thực hiện:

 Chọn chuột vào một bảng (hoặc một câu truy vấn) làm nguồn cho báo cáo

 Tab Create  Group Reports  Report

 Xuất hiện báo cáo ở chế độ Layout View

1.4.2 Tạo báo cáo bằng chế độ Design

- Là cách tạo báo cáo mà người dùng được chủ động thiết kế báo cáo bao gồm cả nội dung và hình thức cho báo cáo

- Cách thực hiện :

 Chọn Tab Create  Group Reports  Report Design

 Xuất hiện cửa sổ thiết kế báo

 Lần lượt drag chuột kéo các trường trong Field list hoặc các lệnh trong nhóm lệnh

Controls trên thanh Ribbon thả vào các phần của báo cáo

- Các phần trong cửa sổ thiết kế báo cáo :

 Thường là công thức tính toán, thống kê dữ liệu

 Page Header/Footer: Chứa tiêu đề đầu/chân trang

 Nội dung đặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở đầu và chân mỗi trang

 Các nội dung thường đặt trong Page Header/Footer

o Page Numbers: Chèn số trang

o Logo: chèn Logo cho báo cáo

o Title: chèn tiêu đề cho báo cáo

o Date and Time: Chèn ngày giờ hiện hành của máy

 Cách thực hiện: Chọn Tab Design  Group Header / Footer

7

 Group Header/Footer (đối với các báo cáo có phân nhóm): đối với các báo cáo có phân

nhóm thì ngoài các phần cơ bản còn có thêm phần gộp nhóm là Group header/Footer

 Nội dung trong phần Group header/Footer là tiêu đề của nhóm

 Các thống kê dữ liệu theo nhóm

1.4.3 Tạo report bằng chức năng Wizard

- Đây là cách tạo báo cáo thường dùng nhất Với chức năng này cho phép việc tạo báo cáo lấy nguồn từ nhiều bảng hoặc nhiều câu truy vấn, hỗ trợ tối đa cho việc tạo báo cáo một cách nhanh và hiệu quả nhất

- Cách thực hiện :

Bước 1: Chọn Tab Create  Group Reports  Report Wizard

Bước 2: Xuất hiện cửa sổ chọn nguồn cho báo cáo:

 Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho báo cáo

 Chọn các trường hiển thị trên báo cáo trong khung Available Field Chọn nút để chọn một trường và chọn nút để chọn nhiều trường

 Chọn Next và chuyển sang bước tiếp theo

Bước 3: Cửa sổ cho phép gộp nhóm và lựa chọn thứ tự gộp nhóm (nếu có nhiều trường gộp

nhóm)

Danh sách các bảng/truy vấn

làm nguồn cho báo cáo

Danh sách các trường tương

ứng để lựa chọn vào báo cáo

Các trường được chọn để

xuất hiện trong báo cáo

8

 Nếu báo cáo có gộp nhóm thì thực hiện ở bước này: chọn trường gộp nhóm  kích chọn mũi tên

 Nếu không có gộp nhóm hoặc lựa chọn xong, chọn Next và chuyển sang bước tiếp theo

Bước 4: Cửa sổ cho phép sắp xếp dữ liệu, và chọn hàm tính toán theo trường gộp nhóm:

 Chọn trường mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu cho báo cáo Có thể sắp xếp kết quả trong báo cáo bằng cách kết hợp tối đa là 4 trường

 Trường hợp chọn hàm gộp nhóm (Kích chọn Summary Option):

Lựa chọn MaLoai làm trường gộp nhóm Không có trường gộp nhóm

Trường hợp có trường gộp nhóm, có thể

sắp xếp + lựa chọn hàm tính toán

Trường hợp không có trường gộp nhóm

 chỉ sắp xếp dữ liệu

9

Bước 5: Chọn mẫu cho báo cáo

Tích chọn hàm gộp nhóm tương ứng với trường Lựa chọn kiểu hiển thị

Dáng báo cáo Hướng giấy in

Tự động chỉnh

độ rộng của các trường cho vừa 1 trang giấy.

- Xác định nguồn cho báo cáo: Xây dựng câu truy vấn gồm các trường

 Maloai, Tenloai (LOAIHANG)

 Mahang, Tenhang, ĐVT, Dongia (HANGHOA)

 Soluong (CT_HOADON)

Tiêu đề báo cáo

Xem báo cáo

Mở báo cáo ở chế

độ Design

11

 Sử dụng Total Query: Sum trên trường Soluong, đổi tên trường là TongSL

 Đặt tên câu truy vấn là nguon_vd1

- Tạo báo cáo bằng Wizard

Bước 1: Tab Create  Group Reports Report Wizard, xuất hiện cửa sổ Report wizard

Chọn nguồn cho báo cáo là câu truy vấn đã tạo ở bước trên (nguon_vd1); lựa chọn các trường xuất hiện trong báo cáo Thông thường ta chọn tất các trường có trong Avaiable Fields bằng cách chọn biểu tượng

 Cửa sổ tiếp theo

12

Bước 2: Trong trường hợp này không có trường gộp nhóm  Chọn Next (chuyển sang bước 3)

13

Bước 3: Next chọn bước tiếp

Bước 4: Chọn dáng của báo cáo (Layout) và hướng giấy thể hiện báo cáo (Orientation):

Bước 5: Đặt tên cho báo cáo (What title …) và kết thúc (Finish)

14

Bước 6: Kết quả ban đầu của báo cáo

Bước 7: Hoàn thiện báo cáo, mở báo cáo ở chế độ thiết kế (Design) ,

Xác định các đối tượng cần thêm trong báo cáo

15

SIÊU THỊ HÀ NỘI

THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN

Label Report Header

“Tổng cộng” - Sửa từ Label “Grand total” Label Report Footer

=SUM(SL)

Report Footer

Định dạng báo cáo

- Kẻ đường viền cho nội dung báo cáo (Tạo khung viền cho đối tượng – Border Style)

 Có thể chọn vào các đối tượng trong báo cáo, sau đó trong Tab Home có thể điều chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ, đường viền, màu nền,…

 Cách khác, chọn chuột phải vào đối tượng, chọn Properties

- Việt hóa các Label : Chọn vào các Label, chỉnh sửa thành chữ Tiếng Việt (hoặc chỉnh sửa theo mẫu)

16

SIÊU THỊ HÀ NỘI BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng Số HĐ Tiền

1

HD001 14,600 HD002 20,700

2

HD015 345,000 HD016 45,000

Tổng cộng 424,300

Người lập báo cáo

Cách tạo báo cáo tương tự như ví dụ 1 Tuy nhiên, phân tích báo cáo thấy báo cáo có xuất hiện gộp

nhóm, cụ thể trong ví dụ này là gộp nhóm theo Tháng

Làm tương tự bước 1, đến bước 2 ta thực hiện như sau:

Bước 2: Có yêu cầu gộp nhóm theo Tháng

Các bước còn lại: Tương tự như ví dụ 1

Click đúp vào trường Tháng

17

1.5 Phát triển Report

1.5.1 Thêm Group trong Report

Ví dụ: Tạo báo cáo cho biết số lượng hàng bán của mỗi mặt hàng trong hóa đơn HD001 và HD002 theo mẫu:

SIÊU THỊ HÀ NỘI

BÁO CÁO BÁN HÀNG

Số HD Mã hàng Tên hàng Đơn giá SL Thành tiền

HD001 HH001 Mỳ ăn liền Hảo Hảo 1,100 10 11,000 HD001 HH004 Phở ăn liền Vifon 1,800 2 3,600 HD002 HH009 Bia chai 333 6,500 5 32,500 HD002 HH011 Rượu Lúa mới 8,900 2 17,800

Người lập báo cáo

18

Bước 1: Tạo Câu truy vấn

Giao diện thiết kế Query

Giao diện kết quả Query (ví dụ)

Bước 2: Tạo báo cáo với nguồn là câu truy vấn trên

Giao diện thiết kế Report

19

Giao diện kết quả Report

Yêu cầu thêm: Thêm gộp nhóm cho báo cáo để có được dạng sau:

Thành tiền

20

Cách thực hiện: Thêm gộp nhóm cho trường SoHD và tính tiền trên từng hóa đơn và số mặt hàng trong mỗi hóa đơn

Bước 1: Thêm gộp nhóm cho trường SoHD

(1) Tab Design  Group Grouping & Totals  Group & Sort

Hoặc kích chuột phải tại thanh ngăn phần bất kỳ ví dụ Page Footer  Sorting and Grouping

(2) Xuất hiện tab Group, Sort and Total phía dưới, kích chọn Add a Group

(3) Chọn trường gộp nhóm SoHD

22

Bước 2: Thêm hàm tính toán trong SoHD Footer

Bước 3: Kết quả báo cáo

23

1.5.2 Đánh số thứ tự trong Report

 Bước 1: Vẽ một Text Box tại vị trí cần đánh số thứ tự trong vùng Detail

 Bước 2: Nhập công thức =1 vào trong Text Box

 Bước 3: Vào thuộc tính của Text Box này  Tab Data  Thuộc tính Running Sum

xác định cách đánh số thứ tự cho Report

 Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm Mỗi nhóm sẽ đánh số thứ tự lại từ đầu:

1, 2, 3…; 1, 2, 3,…; 1, 2, 3,…;…

 Over All: Đánh số thứ tự đồng loạt từ bản ghi đầu đến cuối

1.5.3 Vẽ biểu đồ cho Report

Trở lại ví dụ 1, nếu có yêu cầu vẽ biểu đồ thể hiện tổng số lượng hàng bán của các mặt hàng

thuộc loại Vở

 Trong Group Controls, chọn đối tượng Chart và vẽ vào phần Report Footer

 Xuất hiện cửa sổ Chart Wizard : Xác định nguồn dữ liệu cho biểu đồ Trong ví dụ này, biểu đồ hiển thị dữ liệu trong câu truy vấn nguon_vd1  Chọn nhóm Queries

 Chọn Next, chuyển sang cửa sổ tiếp theo Tại cửa sổ này là tùy chọn các trường chứa dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trong Biểu đồ

Với ví này, bạn cần:

 Trường Tên loại: Biểu diễn trục hoành

 Trường số lượng: Thể hiện trục tung

 Trường TongSL: Thể hiện số lượng của từng mặt hàng

 Ngoài ra, bạn cần chọn thêm trường Maloai: để làm trường nối giữa biểu đồ

và báo cáo (cái này sẽ được sử dụng khi báo cáo của bạn là báo cáo động)

24

 Chọn Next, chuyển sang cửa sổ tiếp theo Tại cửa sổ này, bạn chọn kiểu biểu đồ: Hình cột, hình tròn,  Với trường hợp này ta có thể ví dụ chọn biểu đồ hình cột để thể hiện

 Chọn Next, chuyển sang cửa sổ tiếp

25

Tại cửa sổ này, ta thiết lập các thông số cho biểu đồ

 Maloai: Chỉ sử dụng làm trường nối, không xuất hiện trong biểu đồ nên ta chọn

chuột và kéo thả ra ngoài cửa sổ Preview Chart

 Tenloai: Ta gắp xuống phía dưới trục hoành

 TongSL: Ta gắp và thả sang phần dữ liệu (chỗ hiển thị các cột dữ liệu)

 Ta được

 Chọn Next, chuyển sang bước tiếp theo Cửa sổ này thể hiện trường nối Maloai giữa

biểu đồ mà báo cáo

 Chọn Next tới bước cuối cùng: Đặt tên cho biểu đồ

26

 Chọn Finish để kết thúc