Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội_944_945

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguồn lực thông tin đối với các cơ quanthông tin – thư viện, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lựcthông tin tại Trung tâm thông tin

Lần đầu tiên làm công tác nghiên cứu khoa học với một đề tài tương đối rộng và khó, người làm khoá luận không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức chuyên ngành thông tin thư viện Do vậy, trong thời gian làm khoá luận, người làm khoá luận phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo của các tác giả khác nhau Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích làm

rõ hơn và mở rộng vấn đề có liên quan tới đề tài đang nghiên cứu Mọi ý kiến, khái niệm không phải của riêng tác giả đều được trích dẫn và chỉ rõ nguồn trong danh mục tài liệu tham khảo của khoá luận.

Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, người

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khoá luận này.

Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường.

Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khoá luận.

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2009

Sinh viên

Lê Thị Anh Thư K50 Thông tin – Thư viện

AACR Quy tắc biên mục Anh-Mỹ

(Anglo-American Cataloguing Rules)

CSDL Cơ sở dữ liệu

DDC Khung phân loại thập tiến Dewey

(Dewey Decimals Classifications)

ISBD Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế

(International Standard Bibliographic Description)

CD - ROM Compact Disk - Read Only Memory

(Đĩa chỉ đọc bộ nhớ)

MARC Biên mục máy tính đọc được

(Machine Readable Cataloguing)

OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

(Online Public Acess Catalog)

Z39.50 Chuẩn tra cứu liên thư viện

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2

2.1 Mục đích nghiên cứu 2

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

4.1 Phạm vi về không gian 2

4.2 Phạm vi về thời gian 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp luận 3

5.2 Phương pháp cụ thể 3

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 3

6.1 Đóng góp về lý luận 3

6.2 Đóng góp về thực tiễn 3

7 Bố cục của khoá luận 3

CHƯƠNG 1 4

NGUỒN LỰC THÔNG TIN 4

TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN 4

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 4

1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 4

1.1.1 Khái quát về Trường Đại học Hà Nội 4

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội 6

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 7

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm 10

1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ 10

1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy .11 1.2.2 Học viên và sinh viên 12

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 13

1.3.1 Khái niệm “nguồn lực thông tin” 13

1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội 15

1.3.3 Yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội 17

CHƯƠNG 2 20

THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN 20

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN 20

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 20

2.1.2 Cơ cấu hình thức tài liệu 21

2.1.3 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu 22

2.1.4 Cơ cấu tính thời gian của tài liệu 24

2.2 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 24

2.2.1 Diện bổ sung tài liệu 24

2.2.2 Phương thức và kinh phí bổ sung 25

2.2.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin 27

2.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 28

2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn lực thông tin 28

2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện 28

2.3.1.2 Khung phân loại 36

2.3.1.3 Bộ từ khoá 38

2.3.2 Tổ chức kho 38

2.3.3 Tổ chức các điểm truy cập 42

2.3.1.1 Hệ thống mục lục phiếu 42

2.3.3.2 Các CSDL 43

2.3.3.3 Website của Trung tâm 46

2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin 50

2.4 NHẬN XÉT VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 53

2.4.1 Những điểm mạnh 53

2.4.2 Những điểm yếu 55

CHƯƠNG 3 57

CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN 57

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 57

3.1 XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN HỢP LÝ 57

3.2 ĐẨY MẠNH VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN 60

3.3 TĂNG CƯỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 62

3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƯ VIỆN VÀ ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 63

KẾT LUẬN 66

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thế giới đang diễn ra quá trình hình thành “xã hội thông tin toàn cầu” Cùngvới sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ các nguồn lựcthông tin, là kỷ nguyên của kinh tế tri thức Trong nền kinh tế tri thức, tri thức vàthông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển xã hội.Nguồn lực thông tin, nguồn lực vật chất và nguồn lực năng lượng đã tạo thành thếchân vạc cho sự phát triển của một xã hội hiện đại Trong đó, nguồn lực thông tinkhông chỉ cung cấp cho chúng ta tri thức để nhận biết và nắm bắt quy luật phát triểnkinh tế - xã hội mà còn khơi dậy khả năng sáng tạo của con người Ngày nay, lợi thế

so sánh sẽ thuộc về quốc gia nào có năng lực tổ chức khai thác với hiệu quả caonhất các nguồn thông tin và tri thức hiện có của nhân loại

Chính vì vậy, hoạt động thông tin – thư viện có ưu thế trong việc nâng caokhả năng nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội Nếu như trước đây, nhắc đếnthư viện, người ta nhắc đến số lượng sách, báo, tạp chí nằm trong bốn bức tườngcủa thư viện, các thuật ngữ “thư viện điện tử”, “thư viện ảo” hay “cơ sở dữ liệu”còn lạ lẫm với rất nhiều người, thì giờ đây, nhu cầu tìm kiếm thông tin phi in ấnđang trở nên phổ biến và là một nhu cầu không thể thiếu của người dùng tin

Nguồn lực thông tin được xem là một dạng nguồn lực quan trọng và mang

tính chiến lược trong quá trình hoạt động của các thư viện hiện đại Có thể nói,nguồn lực thông tin là một loại “tài sản tri thức” vô giá, góp phần thiết thực cho yêucầu phát triển của sự nghiệp thư viện Một thư viện vững mạnh và hiện đại sẽ luôn

tự hào về nguồn lực thông tin của mình

Vì vậy việc phát hiện và tận dụng nguồn lực thông tin sẽ trở thành sức mạnhquan trọng thúc đẩy tiến trình phát triển của mọi thư viện Việc tạo lập, tích lũy vàkhai thác nguồn lực thông tin một cách hệ thống, đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời vàchính xác là điều rất quan trọng đối với bất kỳ Chính phủ, tổ chức hoặc cá nhân

nào.

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguồn lực thông tin đối với các cơ quanthông tin – thư viện, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lựcthông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội” làm đề tàinghiên cứu của mình.

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Khoá luận được thực hiện với mục đích: Tìm hiểu thực trạng nguồn lựcthông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội, về phươngthức tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về những ưu, nhược điểm và đưa

ra những kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao chất lượng, đa dạng hoá nguồn lựcthông tin, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin, góp phần thúc đẩy sự pháttriển của Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Hà Nội

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Có thể nói, tìm hiểu về nguồn lực thông tin của các Trung tâm thông tin –thư viện là một vấn đề không còn mới trong các Khoá luận của các khoá trước Đã

có các đề tài nghiên cứu về vấn đề này như “Tìm hiểu nguồn lực thông tin củaTrung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội” của tác giả Trần ThịPhương, hoặc trong Niên luận cuối kỳ “Tìm hiểu nguồn lực thông tin của Thư việnTrường Đại học Sư Phạm Hà Nội” của tác giả Trần Thế Mạnh

Tìm hiểu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã cómột số Khoá luận thực hiện(Đinh Thị Phương Thuý – Tìm hiểu công tác xử lý tàiliệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội ) Tuy nhiên, vấn

đề “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Trường Đại học Hà Nội” cho đến nay vẫn chưa có công trình nghiên cứunào đề cập tới

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

6.1 Đóng góp về lý luận

Khóa luận xem xét và khái quát những đặc trưng riêng biệt trong nguồn lựcthông tin của một trường đại học đào tạo tiếng nước ngoài là chủ yếu, góp phần làmphong phú hơn lý luận về nguồn lực thông tin

6.2 Đóng góp về thực tiễn

Khoá luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về nguồn lực thông tin của Trungtâm, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực thông tin tại đây, nângcao hiệu quả phục vụ người dùng tin

7 Bố cục của khoá luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Khóa luận gồm 3chương:

Chương 1: Nguồn lực thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện Trường Đạihọc Hà Nội

Chương 2: Thực trạng nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư việnTrường Đại học Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin

-Thư viện Trường Đại học Hà Nội

CHƯƠNG 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

1.1 TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1.1 Khái quát về Trường Đại học Hà Nội

Trường Đại học Hà Nội(tiền thân là trường Đại học Ngoại ngữ) là trường đạihọc công lập, được thành lập năm 1959

Trường Đại học Hà Nội là cơ sở đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực trình độđại học, sau đại học có khả năng sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, đáp ứng nhu cầucủa thị trường lao động trong và ngoài nước Ngoài ra, trường Đại học Hà Nội được

Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiêncứu sinh, thực tập sinh đi học nước ngoài; bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữcho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý của các Bộ, ban, ngành Trung ương và địaphương trong cả nước

Trường Đại học Hà Nội có khả năng giảng dạy các ngoại ngữ: Anh, Nga,Pháp, Trung Quốc, Đức, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hàn Quốc,Bungari, Hung-ga-ri, Séc, Slô-văk, Ru-ma-ni, Thái lan, A Rập… Trong số cácngoại ngữ nêu trên có 10 chuyên ngành đào tạo cử nhân ngoại ngữ, 4 chuyên tiếngđào tạo thạc sỹ và tiến sỹ

Trường Đại học Hà Nội đã triển khai đào tạo cử nhân các chuyên ngành khácdạy bằng ngoại ngữ từ năm 2002 như: Quản Trị kinh doanh, Du lịch, Quốc tế học,Khoa học máy tính, Tài chính-Ngân hàng, Kế toán(giảng dạy bằng tiếng Anh);ngành Khoa học máy tính(giảng dạy bằng tiếng Nhật) Ngoài ra, trường còn đào tạo

cử nhân ngành Việt Nam học cho người nước ngoài Trong tương lai sẽ mở thêmnhững chuyên ngành đào tạo khác bằng ngoại ngữ mà thị trường lao động trong vàngoài nước đang có nhu cầu cao

Mục tiêu đào tạo của nhà trường không chỉ cung cấp kiến thức mà còn coitrọng định hướng phát triển năng lực làm việc cho sinh viên Chính vì vậy, nhàtrường đã thực hiện phương châm mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình đào tạo

đi đôi với nâng cao chất lượng đào tạo

Từng bước hội nhập giáo dục quốc tế, tăng cường ứng dụng công nghệ tiêntiến, cải tiến nội dung và phương pháp đào tạo nhằm trang bị cho người học kỹ nănglàm việc, kỹ năng vận dụng sáng tạo kiến thức chuyên môn và khả năng thích ứngvới môi trường hoạt động nghề nghiệp trong tương lai, Trường Đại học Hà Nộiphấn đấu trở thành trường đại học nghiên cứu ngang tầm các nước có nền giáo dụcphát triển trong khu vực và trên thế giới Nghiên cứu ứng dụng là nhiệm vụ trọngtâm của nhà trường Thế mạnh về nghiên cứu khoa học ngoại ngữ, trong đó cóphương pháp giảng dạy ngoại ngữ cho các trường chuyên ngữ, nghiên cứu giảngdạy ngoại ngữ chuyên ngành, nghiên cứu đối chiếu ngôn ngữ, văn hoá-văn minh…

đã được khẳng định Nhà trường là cơ quan chủ quản của “ Tạp chí khoa học ngoạingữ” - tạp chí chuyên ngành duy nhất của Việt Nam nghiên cứu về khoa học ngoạingữ

Nhà trường có các Trung tâm đào tạo, viện nghiên cứu đáp ứng nhu cầu của

xã hội như: Trung tâm ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam, Trung tâm tư liệu và tiếngAnh chuyên ngành, Trung tâm đào tạo từ xa, Trung tâm Dịch thuật, Trung tâmCông nghệ - thông tin, Viện nghiên cứu xã hội và phát triển

Nhà trường đã ký kết hợp tác đào tạo với trên 30 trường đại học nước ngoài;

có quan hệ đối ngoại với trên 60 tổ chức, cơ sở giáo dục quốc tế; có quan hệ trựctiếp với hầu hết các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam; Tham gia các hoạt độngvăn hoá đối ngoại, giao lưu ngôn ngữ-văn hoá với nhiều tổ chức, cá nhân nướcngoài tại Việt Nam và quốc tế Nhiều Đại sứ quán, các tổ chức quốc tế, doanhnghiệp nước ngoài đã hợp tác hỗ trợ Nhà trường trong lĩnh vực phát triển nguồnnhân lực thông qua những chương trình hỗ trợ năng lực quản lý, đào tạo giáo viêntrẻ và tài trợ sinh viên có hoàn cảnh khó khăn Nhiều đoàn khách cấp cao, các tổchức giáo dục quốc tế các trường đại học nước ngoài đến thăm và làm việc vớiTrường Trung bình mỗi tuần có khoảng 4 đến 5 đoàn khách nước ngoài đến thămtrường

Một số trường đại học nổi tiếng của nước ngoài, như Đại học Westminster,Central Lancashire(Vương Quốc Anh), Đại học Dublin City(Ireland), Đại họcAUT(New Zealand), Đại học La Trobe, Victoria, Griffith(Australia), Đại họcIMC(Australia) đã công nhận chương trình đào tạo của Trường Đại học Hà Nội…Theo đó, sinh viên của Trường Đại học Hà Nội sau 3 năm đầu học tại Trường và

học năm cuối tại các trường đối tác này đã được các trường đối tác cấp bằng cửnhân.

Để phấn đấu thành trường đại học quốc tế trong khu vực, nhiều năm qua,Trường Đại học Hà Nội đã liên tục tích lũy kinh nghiệm, không ngừng phấn đấu,học hỏi các trường có đẳng cấp quốc tế trên thế giới về quy trình đào tạo, xây dựngchương trình, hệ thống giáo trình, tăng cường cơ sở vật chất Trường duy trìphương châm hợp tác với các trường đại học khác trong khu vực và trên thế giớitrong lĩnh vực đào tạo

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khitrường Đại học Hà Nội được thành lập Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt độngtrên cơ sở một tổ công tác phục vụ tư liệu cho trường, trực thuộc phòng giáo vụ.Hoạt động thư viện nghèo nàn, tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảochuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu(tiếng Ba Lan, tiếngTiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu củacác nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượnggiảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngànhnhư: tiếng Anh, tiếng Pháp Cùng với việc thành lập thêm một số khoa và bộ môn,vốn tư liệu tăng lên đáng kể Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ

tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thư việntrường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều, phầnnào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường Trong quátrình hoạt động, Trung tâm đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổimới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vàohoạt động nghiệp vụ

Năm 2000 với việc đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, nâng caochất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệutrường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung

tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Trung tâm thực hiện

dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thếgiới WB(World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sởvật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị

Ngày 5/12/2003 Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và khôngngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm đãứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệuquả hoạt động thông tin thư viện Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định

và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục của trường Đạihọc Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trongthời đại mới

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

Chức năng

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội thực hiện chức năng

là “giảng đường thứ 2 của Đại học Hà Nội”, thực hiện chức năng thông tin, thuthập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thứckhác nhau

- Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên trongcông tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

- Hướng dẫn giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác cácnguồn tin trên mạng

- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt quản lý, sửdụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm

Trong suốt quá trình hoạt động, Trung tâm luôn xác định rõ chức năng,nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc

được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học củatrường.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Ban giám đốc: Bao gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức

và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Trung tâm

Trung tâm phục vụ bạn đọc thông qua việc tổ chức Thư viện trung tâm vàcác thư viện thành viên, trong đó có các phòng tư liệu mở, phòng mạng và các tủsách chuyên dùng Tư liệu của Trung tâm bao gồm các loại sách, báo, tạp chí, tàiliệu nghe nhìn và các CSDL mạng

Trung tâm được tổ chức thành các bộ phận sau do các Quản trị viên chuyênngành trực tiếp điều hành:

Bộ phận phục vụ thông tin thư viện(Library Services Section): Trực phục vụ

đọc, mượn trả, hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách, báo, tạp chí, băng đĩa

Bộ phận phục vụ thông tin điện tử và nghiệp vụ kỹ thuật (E-Information

Services Section): Mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở dữliệu mạng, in ấn, nhân bản, biên tập, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật

Bộ phận nghiệp vụ thư viện(Library Resource Processing Section): Bổ sung

tư liệu, biên mục, biên tập, sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanhsát tư liệu, quản lý bạn đọc

Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin(Information Desk).

Bộ phận An ninh giám sát và Môi trường(Security & Cleaning Section).

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin – thư viện đại học

Hà Nội:

Đội ngũ cán bộ

Cán bộ thư viện là cầu nối hết sức quan trọng giữa người dùng tin với thưviện – kho tri thức của nhân loại Tài liệu trong thư viện có được sử dụng và khaithác một cách triệt để hay không đó là điều phụ thuộc rất nhiều vào vai trò củangười cán bộ thư viện Những cuốn sách chỉ thực sự trở nên hữu ích khi có ngườiđọc và nghiên cứu nó Một thư viện phục vụ tốt là thư viện có nhiều bạn đọc đếnnhất Bởi vậy, người ta nói cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện thật có ý nghĩa

Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm gồm có 24 cán bộ, trong đó có 17cán bộ tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện, 5 người tốt nghiệp ngành côngnghệ Thông tin và Điện tử viễn thông, 7 cán bộ đang học cao học Trung tâm có độingũ cán bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên mônngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹthuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Trung tâm, có tinh thần thái độphục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho bạn đọc

Bộ phận thư viện

Bộ Phận mạng máy

tính

Bộ phận tiếp nhận trả lời thông tin

Bộ phận

an ninh giám sát

và môi trường

Bộ phận nghiệp

vụ kỹ thuật

Bộ phận phục vụ thông tin điện tửBAN GIÁM ĐỐC

1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm

Cơ sở vật chất là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tinthư viện Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động

Hệ thống máy tính hiện nay của Trung tâm bao gồm hơn 200 máy, trong đó

có 5 máy chủ và 200 máy trạm

Máy chủ gồm:

- 1 máy chủ web(web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows

- 1 máy chủ chứa CSDL(Libol)

- 2 máy chủ proxy chia và quản lý kết nối Internet ra ngoài của các máytrạm

- 1 máy chủ chứa các CSDL số hoá và kiêm quản lý hệ thống an ninh thưviện

1.2 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN CỦA HỌ

Nếu như trong hoạt động giáo dục, sinh viên là trung tâm, thì trong hoạtđộng thông tin – thư viện, người dùng tin và nhu cầu của họ là trung tâm Nghiêncứu người dùng tin và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trongnội dung hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện, đảm bảo mục đích khôngngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của ngườidùng tin Người dùng tin và nhu cầu tin trở thành yếu tố định hướng cho hoạt độngcủa cơ quan thông tin – thư viện

Có phân chia người dùng tin của Trung tâm thành các nhóm chủ yếu sau: Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Nhóm 2: Nhóm học viên và sinh viên(bao gồm sinh viên chính qui; sinh viêntại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, học viên cao học)

1.2.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu giảng dạy

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính,mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học,thông tin về cơ cấu tổ chức…

+ Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic

+ Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phụcvụ cho quá trình ra quyết định củahọ

Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềmnăng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ Trường Đại học Hà Nội là trườngđào tạo đa ngành, nhưng phần lớn vẫn là đào tạo ngoại ngữ, vì vậy nhu cầu tin củanhóm này tập trung vào tài liệu về chuyên ngữ, khoa học tự nhiên, văn hóa du lịch,hợp tác quốc tế… Đối tượng này ít sử dụng thư viện Trung tâm , mà thường sửdụng tủ sách hạt nhân trên các thư viện Khoa(Thư viện Khoa vẫn do Trung tâmThông tin - Thư viện quản lý)

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này:

+ Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu

+ Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắngọn, chính xác và có tính hệ thống, logic

+ Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học

+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tàiliệu điện tử

Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm 1.6% trong tổng số người dùng tin củaTrung tâm Tuy nhiên là nhóm người dùng tin có nhu cầu thông tin cao, đòi hỏi

thông tin ở mức độ sâu về lĩnh vực họ đang nghiên cứu, giảng dạy đồng thời có vaitrò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.

1.2.2 Học viên và sinh viên

Nhóm sinh viên (chính qui, tại chức, sinh viên dự án)

- Nhóm sinh viên chính qui:

Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Trung tâm(chiếm tới 89%), nhucầu thông tin của họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặcbiệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo

vệ khóa luận Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệumang tính thời sự

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liênquan đến chuyên ngành học của họ Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trícũng được họ quan tâm nhiều

+ Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ.+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủyếu dưới dạng tài liệu in ấn

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quanđiểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học

đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháphọc tập Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tinquan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học, tự nghiêncứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên Từ đây cũng đặt ra choTrung tâm nhiệm vụ và yêu cầu mới

- Nhóm sinh viên tại chức:

Sinh viên tại chức của trường có nhu cầu tin chưa cao và không thườngxuyên sử dụng thư viện trường Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi Đôi khi

họ đến thư viện không phải chỉ khai thác thông tin phục vụ học tập mà còn để thỏamàn nhu cầu giải trí của mình

- Nhóm sinh viên dự án

Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Trung tâm, tuỳ theocác khoá đào tạo ngắn hạn của Nhà trường Nhóm người dùng tin này chiếm 7,37%trong tổng số người dùng tin của Trung tâm Với nhóm đối tượng sinh viên thuộccác dự án ngắn hạn(đào tạo trong 3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng), người dùng tinkhông được mượn tài liệu về nhà, chỉ có thể đọc, sử dụng tài liệu tại chỗ.

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này:

- Nhu cầu tin tập trung chủ yếu vào các loại tài liệu phục vụ cho việc họctiếng để du học: Sách luyện thi TOEFL, IELTS, các loại băng đĩa…

Học viên cao học

Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều cókinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu biết về phương pháp và cách thứckhai thác sử dụng thư viện một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho việc nghiêncứu, học tập của mình Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp vớichương trình đào tạo, đề tài, đề án của họ

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

1.3.1 Khái niệm “nguồn lực thông tin”

Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoácủa mỗi quốc gia, mỗi dân tộc Nhờ có sách báo, tài liệu mà những kinh nghiệm,những hiểu biết của thế hệ trước có thể lưu truyền qua thời gian Nhờ kế thừa đượcnhững thành tựu đã có nên tốc độ phát triển của xã hội ngày càng cao và qua nguồnlực thông tin phản ánh trình độ phát triển của xã hội Nhận thức được giá trị củanguồn lực thông tin nên từ xa xưa nhân loại luôn quan tâm đến việc sưu tầm, bảoquản và truyền lại cho thế hệ mai sau

Trong khoa học thông tin – thư viện, nguồn lực thông tin có thể hiểu theo 2nghĩa:

Theo nghĩa rộng, nguồn lực thông tin được hiểu như tiềm lực của hoạt độngthông tin, bao gồm nguồn tin, nguồn nhân lực, nguồn tài lực và cơ sở hạ tầng đảmbảo cho hoạt động thông tin được vận hành và đạt hiệu quả cao

Theo nghĩa hẹp, nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lựcthông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thứcnhất định để có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất,đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện.

Trong Khóa luận này, tác giả tiếp cận nguồn lực thông tin theo nghĩa thứ hai,tức là theo nghĩa hẹp Theo quan điểm này, nguồn lực thông tin có những đặc trưng

cơ bản sau:

* Tính vật lý

Nguồn lực thông tin phải được ghi lại, cố định lại trên một nền tảng vật chấtnhờ một hệ thống dấu hiệu để vật hoá như giấy, đĩa, băng từ, vi tính Những nguồnthông tin này là những vật thể sống xung quanh chúng ta Trong bối cảnh của xã hộihiện đại, việc vật hoá các nguồn thông tin vô cùng khó khăn, đặc biệt là trong thờiđại bùng nổ thông tin nên việc xử lý, ghi lại và quản trị thông tin trước một khốilượng thông tin khổng lồ như hiện nay cần phải đầu tư nhiều nhân lực, vật chất vàtiền của

* Tính cấu trúc

Tính cấu trúc thể hiện trong nguồn lực thông tin là những thông tin được ghilại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán Thông tin phải được trình bày, sắpxếp trật tự hoá theo những cấu trúc phù hợp nhằm giúp con người bảo quản an toàn

và truy nhập thông tin được an toàn Thông tin phải được sắp xếp theo chuyên đề,theo môn loại, theo số đăng ký cá biệt tuỳ theo cách lưu giữ và bảo quản của từng

cơ quan thông tin thư viện

* Tính truy cập

Nguồn lực thông tin phải được tổ chức lại sao đó để có thê truy cập đượctheo các dấu hiệu khác nhau Thông tin được truy cập là những thông tin cung cấpgiá trị cho con người trong hoạt động thực tiễn thông tin chỉ có giá trị khi nó đượctruyền đi, phổ biến và được sử dụng Để truy cập thông tin phải thông qua các điểmtruy cập của nó được xây dựng trên bộ máy tra cứu truyền thống như mục lục chữcái, tên sách, tên tác giả, mục lục phân loại, ấn phẩm thư mục hay trên các CSDLnhư thuật ngữ tìm kiếm, từ khoá từ chuẩn và các điểm truy cập trên các CSDL nàyphải kết nối với nhau bằng các toán tử logic

* Tính chia sẻ

Khả năng chia sẻ thông tin làm nguồn lực thông tin có thể phát triển khôngngừng Trong đời sống con người, thông tin là một nhu cầu rất cơ bản Nhu cầu đókhông ngừng phát triển lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội Vìthế, con người cần sử dụng cả thông tin bên ngoài, phải có sự trao đổi thông tin.Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới, các thông tin đó lại đươctruyền cho người khác trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh trong thư từ,tài liệu hoặc phương tiện truyền thông Vì thông tin có tính mở nên có thể dễ dàngtải tài liệu từ nơi khác về hoặc chiết suất dữ liệu cho các nơi khác Việc trao đổithông tin, thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin chỉ có thể thực hiện được khi nguồnlực thông tin được tổ chức tuân thủ các giao thức, giao ước, quy định rõ ràng và hợplý

* Tính giá trị

Thông tin chỉ có giá trị khi nó được sử dụng Thông tin có giá trị là nhữngthông tin phục vụ mọi hoạt động trong cuộc sống của con người Tuy nhiên, để xácđịnh đúng chất lượng và giá trị của thông tin nó chịu sự tác động của 4 yếu tố: tínhchính xác, phạm vi bao quát nội dung, tính cập nhật và tần suất sử dụng trong đóquan trọng nhất là nội dung thông tin phải đảm bảo tính chính xác

Với những đặc tính cơ bản trên, có thể thấy nguồn lực thông tin giữ vai tròhết sức quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, định hướngcho hoạt động công tác phục vụ bạn đọc, là điều kiện để nâng cao hiệu quả của nhucầu thông tin của độc giả

1.3.2 Vai trò của nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội

Từ xa xưa thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong tổ chức và phát triển xãhội Ngày nay thông tin lại càng trở nên quan trọng, thông tin được coi như nguồntài nguyên có giá trị trong các tổ chức và sử dụng thích hợp sẽ kích thích việc đổimới, thúc đẩy nhanh quá trình phát triển, nâng cao năng suất lao động và thực sự trởthành nguồn lực thúc đẩy cho sự phát triển của xã hội

Môi trường vận động thông tin là môi trường truyền tin, nó bao gồm cáckênh liên lạc tự nhiên hoặc nhân tạo như sóng âm, tia sáng, dây dẫn, sóng âm thanh,

sóng hình Kênh liên lạc thường nối các thiết bị của máy móc với nhau hay nối vớicon người Con người có hình thức liên lạc tự nhiên và cao cấp là tiếng nói, từ đónghĩ ra chữ viết Ngày nay nhiều công cụ phổ biến thông tin đã xuất hiện: bút viết,máy in, điện tín, điện thoại, phát thanh, truyền hình, phim ảnh v.v.

Trong đời sống xã hội, thông tin có vai trò là định hướng cho các hoạt độngthực tiễn, phản ánh các mối quan hệ trong cấu trúc xã hội, là điều kiện quan trọng

để nâng cao hiệu quả của sản xuất xã hội tạo nên những ưu thế về kinh tế, xã hội,chính trị Thông tin có đặc điểm là một nguồn lực không giới hạn, bởi thông tin làsản phẩm của hoạt động trí óc và tinh thần mà trí tuệ của con người ngày càngphong phú đa dạng, nó liên tục biến đổi và phát triển trong mọi điều kiện Do bảnchất không thể xác định được của thông tin, giá trị của thông tin thay đổi rất rộng,đặc biệt là theo thời gian đã gây nhiều khó khăn cho vấn đề tổ chức các nguồn lựcthông tin

Sử dụng thông tin trong đời sống xã hội ngày càng tăng với số đông quầnchúng Mọi người sử dụng thông tin để lựa chọn các loại sản phẩm thông tin khácnhau, phù hợp với nhu cầu và năng lực của mình để kiểm soát tốt hơn, đồng thời sửdụng thông tin với vai trò thực hiện những quyền hạn và trách nhiệm công dân củamình Và sự ứng dụng những kết quả nghiên cứu của khoa học để phục vụ đời sống,phát triển kinh tế- xã hội phụ thuộc trực tiếp vào khả năng tiếp cận nghiên cứuthông tin khoa học kỹ thuật mới nhất Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật

và sản xuất là những bộ phận quan hệ khăng khít với nhau tạo thành chu trình “khoahọc - kỹ thuật - sản xuất” mà thực chất của mối quan hệ này là trao đổi thông tintrong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, rút ngắn thời gian ứng dụng các thành tựu khoahọc công nghệ vào trong sản xuất

Một trong những thuộc tính quan trọng của một xã hội thông tin đó là ngànhcông nghiệp thông tin đang phát triển, nhằm đáp ứng nhu cầu của đất nước Nhữngthay đổi về công nghệ và sự phát triển rộng lớn hơn trong các ngành công nghiệpthông tin đã và đang gây ra tác động lớn đến những người làm nghề thông tin như:các cán bộ thư viện, các nhà khoa học thông tin, các nhà lưu trữ và các nhà xuấtbản…Trong số các giá trị của thông tin, xét trên bình diện đã coi thông tin là công

cụ quản lý, là nguồn lực của sự phát triển và là một loại hàng hoá

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão ngày nay đã tạonên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển Chính điều nàyđang tác động mạnh mẽ, sâu sắc và toàn diện đến hoạt động Thông tin – Thư việnnói chung và công tác quản lý nguồn lực thông tin nói riêng.

Mặt khác, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiệntượng “bùng nổ thông tin” Hiện tượng này gây ra chủ yếu bởi sự phát triển củakhoa học kỹ thuật hiện đại và sự đổi mới công nghệ Ngoài các phương tiện lưu giữthông tin truyền thống, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âmthanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng vàphong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin hiệnđại

Trung tâm thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội có trách nhiệm thựchiện chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu cho cán bộ và sinhviên nghiên cứu và học tập, phục vụ công tác đào tạo Ngày nay, việc học tập trongcác trường đại học nói chung, trong trường Đại học Hà Nội nói riêng đòi hỏi phảiphát huy tính tích cực, năng động của sinh viên, bên cạnh nghe giảng cần phải thamkhảo số lượng lớn tài liệu Nguồn lực thông tin tương hợp với nhu cầu tin và mụctiêu đào tạo của nhà trường, được tổ chức khoa học và hợp lý vì vậy có vai trò ngàycàng quan trọng hơn

Muốn đạt được mục tiêu trên, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học HàNội cần tổ chức quản lý tiềm lực khoa học và công nghệ trong nhà trường, đồngthời khai thác một cách có hiệu quả các nguồn lực thông tin khoa học đó, nhằm đápứng tốt nhu cầu tin cho các đối tượng người dùng tin của Trung tâm Điều này gópphần nâng cao chất lượng giảng dạy và nghiên cứu khoa học trong nhà trường, đápứng nhu cầu của xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa và công nghiệp hoá - hiệnđại hoá ở nước ta hiện nay

1.3.3 Yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội

Nguồn lực thông tin là tiền đề, điều kiện tiên quyết cho sự xuất hiện thư viện.Muốn xây dựng thư viện, công việc đầu tiên phải có được là một khối lượng tài liệunhất định, đó là cơ sở quan trọng đảm bảo cho thư viện có thể mở cửa phục vụ độc

giả Vì thế, vai trò của nguồn lực thông tin trong thư viện được thể hiện là cơ sở đểvận hành thư viện, không có vốn tài liệu thì thư viện không thể hoạt động được haymọi hoạt động của thư viện đều liên quan đến vốn tài liệu Do đó, để có thể pháttriển trong giai đoạn mới, đáp ứng đầy đủ và hiệu quả nhu cầu đa dạng của ngườidùng tin, nguồn lực thông tin của Trung tâm phải đạt được những yêu cầu sau:

* Tính khoa học

Vốn tài liệu của Trung tâm phải có khả năng cung cấp những thông tin có giátrị về các lĩnh vực, phù hợp với sự thay đổi của dòng tài liệu cũng như nhu cầuthông tin

* Tính phù hợp

Người dùng tin của Trung tâm được chia thành các nhóm chủ yếu sau:

Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Nhóm 2: Nhóm học viên và sinh viên(bao gồm sinh viên chính qui; sinh viêntại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn, học viên cao học)

Vì vậy, nguồn lực thông tin của Trung tâm phải phù hợp với nhu cầu tin của

2 nhóm người dùng tin này, từ đó phục vụ ngày càng có hiệu quả, thu hút ngườidùng tin đến với thư viện

* Tính đầy đủ

Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại nên cần tập trung đầy

đủ những kinh nghiệm, những hiểu biết của con người đã tích luỹ qua thời gian,được lưu trữ trên tài liệu và mục đích xây dựng vốn tài liệu là để sử dụng vì thế mức

độ đầy đủ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin càng lớn, đặc biệt là đốivới việc nghiên cứu và học tập cần đảm bảo đầy đủ tài liệu và cung cấp thông tintoàn diện nhằm đảm bảo chất lượng học tập, nghiên cứu Vì vậy, Trung tâm cầnđảm bảo vốn tài liệu có tất cả những thông tin cần thiết không phụ thuộc vào hìnhthức và số lượng tài liệu, tài liệu có thể ít về số lượng nhưng chứa lượng thông tinlớn

* Tính hiệu quả

Phục vụ có hiệu quả là mục tiêu hướng tới của tất cả các thư viện Trung tâmcần lựa chọn tài liệu có nội dung thông tin thực sự hữu ích và thiết thực đối vớingười dùng tin sẽ phục vụ một cách hiệu quả cho người dùng tin

Có thể nói, nguồn lực thông tin là tài sản của thư viện Trung tâm Thông tin– Thư viện Trường Đại học Hà Nội cần phải chú trọng tới các yêu cầu đối vớinguồn lực thông tin để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

2.1 CƠ CẤU NGUỒN LỰC THÔNG TIN

2.1.1 Cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin

Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Hà Nội là cơ quan trựcthuộc Trường Đại học Hà Nội có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tinphục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý củaĐại học Hà Nội Bên cạnh nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản và truyền bá các disản văn hoá của nhân loại, Thư viện Trường Đại học Hà Nội còn có nhiệm vụ bổsung và chọn lọc các tài liệu ngoại văn có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo củanhà trường

Nội dung nguồn lực thông tin thể hiện ở 10 lĩnh vực chính:

Bảng 1 Thống kê cơ cấu nội dung nguồn lực thông tin

Nội dung nguồn lực

thông tin

Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

Tin học, thông tin & tác

2.1.2 Cơ cấu hình thức tài liệu

Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng vàphong phú Với đặc thù là một Trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậyphần lớn nguồn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhaunhư: Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Nhật Bản,Tiếng Italia, Tiếng Tây Ban Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằngtiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài

Cụ thể như sau:

- Tài liệu truyền thống:

* Sách: Tổng số: 27907 tên tài liệu = 39724 số bản tài liệu

* Luận án, luận văn: Tổng số: 486 tên; 998 bản

* Báo, tạp chí: Tổng số: 166 tên tạp chí khác nhau; 32946 Số; 49593 tổng số bản

- Tài liệu điện tử:

+Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng:

CSDL sách: 20924 Biểu ghiCSDL báo, tạp chí: 1024 Biểu ghiCSDL luận án, luận văn: 286 Biểu ghi

CSDL các loại băng từ: 349 Biểu ghi+ Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Hiện nay Trung tâm có CSDL ProQuest rấtđược người dùng tin quan tâm và thường xuyên truy cập Trung tâm có hướng dẫn cụthể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này.

2.1.3 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu

¬

Hiện nay, tài liệu trong Trung tâm có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt,Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng TâyBan Nha… Tài liệu ngoại văn chiếm đa số trong việc phục vụ người dùng tin tại thưviện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất

Tài liệu ngoại văn của Trung tâm được tổ chức thành một kho riêng biệtphục vụ cho người dùng tin Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viếtbằng nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tụctập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch… của các quốc gia khác nhau

Bảng 2 Thống kê tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

Bảng 3 Thống kê tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

Tiếng Nhật Bản 547 1,79

Bảng 4 Thống kê thành phần ngôn ngữ của báo, tạp chí

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

2.1.4 Cơ cấu tính thời gian của tài liệu

Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu sẽ bị lỗi thời theo thời gian Chu kỳ lỗi thờicủa tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của văn hoá,khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin làm xuất hiện những tài liệu mới có khảnăng thay thế những tài liệu xuất bản những năm trước Trên thực tế, người dùng tinthường có nhu cầu sử dụng thông tin mới và chính nhu cầu của người dùng tin làtiêu chuẩn chủ yếu để xác định giá trị cũng như thời gian hữu ích của tài liệu

Tính thời gian của tài liệu tại Trung tâm có thể được xem xét theo 2 giaiđoạn:

- Từ năm 2002 trở về trước: Đây là thời kỳ Trường Đại học Hà Nội đang làtrường đại học chuyên sâu về đào tạo ngoại ngữ Do đó, tài liệu trong thư việnchiếm đa số là tài liệu ngoại văn Tính thời gian của tài liệu chưa được chú trọng.Tài liệu cũ vẫn có thể phục vụ nhu cầu người dùng tin bởi kiến thức về học tậpthường ít có sự biến đổi, không thể thay đổi từng ngày, từng giờ

- Từ năm 2002 đến nay: Trường Đại học Hà Nội trở thành trường đào tạo đangành, đa lĩnh vực Bên cạnh chuyên ngành ngoại ngữ, nhiều ngành khác đượcgiảng dạy tại trường như: Quản trị kinh doanh, Tài chính – Ngân hàng…Do đó, tàiliệu phải đòi hỏi tính mới, tính cập nhật, luôn được bổ sung, mang tính mới của thờiđại.

Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội luôn kịp thời bổsung những tài liệu hữu ích, thiết thực cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên,giảng viên và các đối tượng người dùng tin khác của Trung tâm nhằm phù hợp vớitiến trình đào tạo của Trường Đại học Hà Nội

2.2 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN

2.2.1 Diện bổ sung tài liệu

Công tác bổ sung vốn tài liệu là quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọnnhững tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuậtcao, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Tuy nhiên chính sách bổ sung tạiTrung tân chưa được xây dựng ổn định do điều kiện thực tiễn có nhiều biến đổi

Để thực hiện công tác bổ sung có hiệu quả Trung tâm thường căn cứ vàonhững chuyên ngành mà trường đào tạo, tiến hành thăm dò, tham khảo ý kiến củabạn đọc để có kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp

Diện bổ sung tài liệu của Trung tâm rất phong phú và đa dạng, bao gồm tàiliệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: Khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, côngnghệ , nghệ thuật, ngôn ngữ(bao gồm nhiều ngôn ngữ khác nhau như Anh, Pháp,Trung Quốc, Nga, Nhật Bản, Đức, Italia…)…

- Bảng5: Thống kê bổ sung đầu ấn phẩm từ năm 2004 đến năm 2008.

Qua bảng thống kê trên có thể nhận thấy rõ số lượng bổ sung đầu ấn phẩm vàbản ấn giảm qua các năm, năm 2004 có số lượng bổ sung đầu ấn phẩm và bản ấnphẩm lớn nhất do được sự đầu tư Ngân hàng thế giới WB(World Bank), Trung tâm

đã tiến hành mua một số lượng lớn tài liệu bổ sung vào các kho Từ 2005 đến 2008

số lượng bổ sung tài liệu giảm do không còn nhận được sự đầu tư Ngân hàng thếgiới WB, bên cạnh đó kinh phí bổ sung tài liệu của nhà trường cấp cho Trung tâmrất hạn hẹp Từ năm 2006 đến 2008 số lượng tài liệu được bổ sung vào thư viện chủyếu là các tài liệu được biếu tặng từ cá nhân và các Đại sứ quán

Loại hình tài liệu được bổ sung nhiều nhất tại Trung tâm là sách Các tài liệuđiện tử còn hạn chế

2.2.2 Phương thức và kinh phí bổ sung

Phương thức bổ sung

Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội bổ sung tài liệu từ 2nguồn cơ bản, đó là: nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trảtiền thông qua các hình thức như mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu tặng…nhằmlàm phong phú, đa dạng và đầy đủ vốn tài liệu, đáp ứng yêu cầu của người dùng tintrong điều kiện kinh phí bổ sung có hạn

* Nguồn bổ sung phải trả tiền

Nguồn bổ sung phải trả tiền hay còn gọi là nguồn mua Công việc mua sách

có ý nghĩa quan trọng Nếu sách mua về có nội dung không sát với chương trìnhđào tạo của nhà trường sẽ không đáp ứng được nhu cầu của người dùng, hoặc nếumua trùng bản sẽ gây lãng phí ngân sách, chi phí kho và diện tích bảo quản

Nguồn mua là nguồn bổ sung chủ yếu của Trung tâm Việc mua thông quacác Nhà xuất bản và các công ty Phát hành sách…

- Đối với tài liệu Tiếng Việt: Mua ở các Nhà xuất bản trong nước như: Nhàxuất bản Phụ nữ, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia…

- Đối với tài liệu tiếng nước ngoài: Mua thông qua Công ty Xuất Nhập KhẩuSách Báo Xunhabasa

Nguồn mua có ưu điểm là giúp Trung tâm chủ động tiến hành công tác bổsung Về thời gian, Trung tâm có thể thu thập tài liệu vào bất cứ thời điểm nào tuỳtheo ý muốn của mình dựa trên nguồn kinh phí được cấp Về không gian, Trung tâm

cũng quyết định việc thu thập tài liệu ở đâu thoả mãn các yêu cầu của mình Về nộidung, loại hình tài liệu thì xem xét bổ sung tài liệu gì, thuộc lĩnh vực nào, thể loạinào… cũng do Trung tâm lựa chọn và quyết định trên cơ sở đã nghiên cứu thànhphần vốn tài liệu Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là Trung tâm phảiphụ thuộc vào nguồn ngân sách, kinh phí, đòi hỏi Trung tâm thường xuyên có ngânsách ổn định.

* Nguồn bổ sung không phải trả tiền

Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Trung tâm Thông tin – Thư việnTrương Đại học Hà Nội còn có nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm nguồntặng biếu và nguồn lưu chiểu

Hàng năm Trung tâm thường nhận được sách, báo, tạp chí tặng biếu của cácĐại sứ Quán của các nước như: Đại sứ Quán Hoa Kỳ, Đại sứ Quán Pháp, Đại sứQuán Hàn Quốc…Trung tâm còn nhận được gần 1000 cốn sách của các giảng viêntrong trường biếu tặng

Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội đã nhận được một

số lượng lớn luận văn, luận án từ thư viện các khoa(Thư viện khoa Hàn Quốc,Trung Quốc, Anh…) của nhà trường gửi về Số lượng tài liệu này đang được phục

vụ rộng rãi tại phòng Tra cứu, đây là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ cho việctham khảo, tra cứu của sinh viên đặc biệt là sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 có nhu cầutra cứu rất cao

Nguồn bổ sung không phải trả tiền có vai trò rất quan trọng Đây là nguồn bổsung được các thư viện khai thác để tăng cường nguồn lực thông tin cho thư việnmình Qua nguồn này, Trung tâm có thể thu nhận được những tài liệu không có trênthị trường và đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế

Kinh phí bổ sung

Kinh phí là yếu tố quan trọng trong việc hình thành, tồn tại và phát triển củamột thư viện Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụngnguồn kinh phí của nhà trường là chủ yếu, trước đây kinh phí bổ sung tài liệu củathư viện nhận từ Nhà trường khoảng hơn 100 triệu đồng/năm, đến tháng 11 năm

2008 Nhà trường ban hành quy chế tài chính quy định kinh phí bổ sung tài liệu chothư viện hàng năm từ 350 đến 400 triệu đồng/năm

Với nhiều cố gắng, Trung tâm đã bước đầu đáp ứng nhu cầu của bạn đọc,song vẫn còn những hạn chế nhất định cần khắc phục để nguồn tài liệu đáp ứngđược số lượng bạn đọc ngày càng tăng và phù hợp với một Trung tâm Thông tin –Thư viện theo hướng hiện đại hóa.

2.2.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin

Hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện trong

và ngoài nước nhằm mục đích làm phong phú vốn tài liệu, tăng cường nguồn lựcthông tin cho mỗi cơ quan thông tin thư viện đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụthoả mãn cao nhu cầu tin của người dùng tin Việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thôngtin sẽ tiết kiệm được kinh phí bổ sung cho các cơ quan thông tin thư viện vì khôngmột cơ quan nào có đủ kinh phí để mua tất cả các tài liệu xuất bản cung cấp chongười dùng tin

Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội luôn nhận thứcđược sâu sắc tầm quan trọng của việc chia sẻ nguồn lực thông tin Tuy nhiên, đểtiến hành hoạt động này rất khó, phải xem xét trên nhiều bình diện như: tính phùhợp về vốn tài liệu, về phần mềm…Do đó, nhìn chung việc chia sẻ nguồn lực thôngtin chưa được thực hiện tại Trung tâm

2.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn lực thông tin

2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện

Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Hà Nội sử dụng phần mềmquản trị thư viện tích hợp Libol trong hoạt động của mình Phần mềm Libol hỗ trợrất nhiều cho người dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin về nguồn tưliệu của Thư viện

LIBOL( Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thưviện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997 Saunhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libolđược đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam

Sự có mặt của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cựctrong hoạt động của ngành Thông tin - thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư việnđiện tử trở thành thực tiễn thuyết phục Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư việnđang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau Libol đã giúpthư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào khotàng tri thức chung của nhân loại Thực tế triển khai tại Libol tại các thư viện côngcộng, thư viện các trường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về nhữngđóng góp tích cực của Libol cho xã hội Nhiều năm liền Libol nhận được Cúp vàngtại các tuần lễ tin học Việt Nam Libol tiếp tục nhận giải thưởng Sao Khuê 2005 chophần mềm giáo dục xuất sắc nhất

Libol có thể được triển khai trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Các thưviện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống nhưnhững thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin,các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn

Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chếvận hành thống nhất Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thểhoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cậpnhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật đểđáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được nhữngcông nghệ mới của ngành công nghệ thông tin

Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn,

có thể tới hàng triệu bản ghi

Libol hỗ trợ đa ngữ, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm vàsắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt) Libol hỗ trợ Unicode

Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các CSDL thư viện được quản lý bằngCDS/ISIS hiện đang được phổ biến tại các thư viện trong nước

Sau đây là giao diện của phần mềm Libol:

Hình 1: Giao diện phần mềm Libol

* Các tính năng nổi bật

Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy đủ các tính năngcần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế:

 Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD

 Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC,subject headings

 Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709

 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet quagiao thức Z39.50 và OAI-PMH

 Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161

 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID

 Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2

 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

 Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909

 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

 Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD

 Tìm kiếm toàn văn

 Tuỳ biến cao

 Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

 Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng

 Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi

 Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server

 Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động)

và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

 Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

* Các phân hệ

Chương trình Libol hoạt động trên một CSDL và cơ chế quản lý thống nhất.Tuy vậy để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng, chươngtrình Libol hiện thời được chia thành các phân hệ

Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC

Phân hệ bổ sung

Phân hệ biên mục

Phân hệ bạn đọc

Phân hệ lưu thông

Phân hệ mượn liên thư viện ( ILL )

Phân hệ phát hành

Phân hệ định kỳ

Phân hệ quản lý

Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối

đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ CSDL chungtrong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều

Tuy nhiên các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thayđổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vậnhành của các phân hệ khác.

Giới thiệu tra cứu, tìm tin qua phần mềm quản lý thư viện Libol 55

* Chức năng "Tra cứu sách, bài trích, luận án, ấn phẩm định kỳ, phim, tranh ảnh, bản đồ"

Chức năng tra cứu Sách, Bài trích, Luận án, ấn phẩm định kì, Phim, Tranhảnh, Bản đồ là những chức năng giống như chức năng Tra cứu chung nhưng nhữngchức năng này dùng thêm một số mục cho tra cứu chuyên về từng lĩnh vực riêngbiệt

* Chức năng "Tìm chi tiết"

Cũng tương tự như "Tìm đơn giản", nhưng có bổ sung thêm các trường đặcthù tuỳ thuộc vào dạng ấn phẩm cụ thể như "Nhà xuất bản", "Ngôn ngữ"

* Chức năng "Từ điển"

Một trong những phương pháp để đảm bảo chất lượng của công tác biên mục

là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục Kiểm soát tính nhất quán giúpngười dùng nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lýtập trung, thống nhất và chuẩn hóa Không phải trường biên mục nào cũng cần phảikiểm soát tính nhất quán Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là cáctrường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trườngTác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan đề thống nhất, Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển.Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán,người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ragiá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này Dữ liệu không cótính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin Ví dụ: Mục

từ tên tác giả Lenin V I có thể được người dùng nhập theo nhiều kiểu khác nhau ởcác bản ghi biên mục khác nhau như Lê-nin, Lênin, Lénine, Lê Nin, Khi ngườidùng tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các dạng thức của mục từ này, chương