Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

Nhận thức được tầm quan trọng của NTKHNS đối với hoạt động nghiên cứu, đào tạo tại các trường đại học, của công tác thu thập, tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cũng như tìm những ưu đi

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục đích nghiên cứu 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Những đóng góp về lý luận và thực tiễn 3

1.7 Bố cục của khóa luận 4

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT-TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH 5

1.1 Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội 5 1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 8

1.1.4 Cơ sở vật chất và vốn tài liệu 12

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 13

1.2 Cơ sở lý luận về nguồn tin khoa học nội sinh 15

1.2.1 Khái niệm nguồn tin khoa học nội sinh 15

1.2.2 Nguồn tin khoa học nội sinh tại các trường đại học 16

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NTKHNS TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 25

2.1 Những yêu cầu cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh 25

2.1.1 Khái quát về vốn tài liệu thư viện 25

2.1.2 Cơ chế đảm bảo việc tuân thủ pháp luật 26

2.1.3 Tính đầy đủ, hệ thống của nguồn tin được quản lý 28

2.1.4 Tính thuận tiện, thân thiện trong sử dụng 29

2.1.5 Tính cập nhật 29

2.2 Những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh 30

2.3 Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội 33

2.3.1 Đánh giá chung 33

2.3.2 Thực trạng nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội 36

2.3.3 Công tác thu thập bổ sung nguồn tin khoa học nội sinh 41

2.3.4 Công tác xử lý nguồn tin 42

2.3.5 Công tác tổ chức và bảo quản NTKHNS 47

2.3.6 Công tác tổ chức khai thác và phục vụ bạn đọc 49

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NTKHNS TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 51

3.1 Giải pháp về cơ chế chính sách 52

3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu 53

3.3 Giải pháp đa dạng hóa các loại hình sản phẩm dịch vụ 54

3.4 Giải pháp hiện đại hóa cơ sở vật chất 55

3.5 Giải pháp về công nghệ 56

3.6 Giải pháp tăng cường hiệu quả phục vụ 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Thời đại ngày nay đang chứng kiến sự bùng nổ thông tin với sự gia tăng với tốc độ cao của các loại hình tài liệu cũng như khối lượng thông tin Điều này đặt ra những thách thức không nhỏ đối với các cơ quan Thông tin-Thư viện (TT-TV) trong vấn đề tổ chức thu thập, xử lý, tổ chức khai thác và quản lý các nguồn tin Và một trong số đó là nguồn tin khoa học nội sinh ( NTKHNS)

Trong các trường đại học, NTKHNS luôn nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu bởi lẽ nó phản ánh đầy đủ và hệ thống những thành tựu khoa học của đội ngũ giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên cũng như định hướng phát triển của các trường đại học Bởi vậy, công tác quản lý và khai thác tốt NTKHNS là vấn đề quan trọng được đặt ra cho các cơ quan TT-TV nhằm cung cấp những thông tin đầy đủ , hệ thống về NTKHNS, làm tiền đề cho việc nghiên cứu khoa học, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT

Trung tâm Thông tin thư viện trường đại học Luật Hà Nội là một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, có lịch sử gắn liền với lịch sử phát triển của nhà trường Trung tâm có chức năng thông tin, thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn pháp luật và quản lý của nhà trường Trung tâm

tổ chức tổ chức thu thập khai thác và sử dụng các tài liệu chuyên ngành Luật và các chuyên ngành khác nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng bạn đọc Một trong những thế mạnh của Trung tâm chính là khối lượng NTKHNS lớn, đa dạng, phong phú về các chuyên ngành luật Hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên và nghiên cứu sinh, sinh viên của trường cũng phát triển mạnh nên khối lượng NTKHNS luôn được gia tăng nhanh chóng Trung tâm đã chú trọng đến việc tổ chức bổ sung, xử lý và khai thác loại hình tài liệu này để phục vụ cho nhu cầu đông đảo của bạn đọc trong trường

Nhận thức được tầm quan trọng của NTKHNS đối với hoạt động nghiên cứu, đào tạo tại các trường đại học, của công tác thu thập, tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cũng như tìm những ưu điểm và hạn chế của công tác này tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin giá trị

này, tôi đã chọn đề tài“ Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội” làm đề

tài khóa luận tốt nghiệp của mình, để nắm được những nội dung cơ bản nhất về NTKHNS, đánh giá được những ưu điểm, hạn chế của công tác này tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội và khái quát những hoạt động cơ bản nhằm đưa NTKHNS tại Trung tâm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc

1.2 Mục đích nghiên cứu

Nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

-Phạm vi về thời gian: Từ tháng 11/2011 đến tháng 12/2011

-Phạm vi về không gian: Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

1.4 Nhiệm vụ nghiên cứu

-Khảo sát Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội và các vấn đề cơ sở lý luận về NTKHNS nói chung

-Khảo sát thực trạng công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm

- Nghiên cứu đánh giá về công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm theo những tiêu chí đã đặt ra

-Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

1.5 Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu

- Về mặt thực tiễn:

Giới thiệu khái quát về hoạt động của Trung tâm TT-TV trường đại học Luật trong tiến trình phát triển

Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động thu thập, tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm

Phân tích những ưu điểm, hạn chế và đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm

1.7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trường đại học Luật

Hà Nội và cơ sở lý luận về NTKHNS

Chương 2: Đánh giá về công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS

tại Trung tâm

Chương 3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT-TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ

NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH

1.1 Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội (Trung tâm) có quá trình hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển của nhà trường Thư viện trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 49 ngày 21/1/1988 của Hiệu trưởng và hoạt động theo Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học số 688/ĐH ngày 14/7/1986 của Bộ Đại học –Trung

học chuyên nghiệp Ngày 24/12/2009, Hiệu trưởng trường đại học Luật Hà Nội

đã ban hành quyết định số 2233/QĐ-TCCB thành lập Trung tâm TT-TV trên cơ

sở Thư viện trường đại học Luật Hà Nội

1.1.2.Chức năng nhiệm vụ

1.1.2.1.Chức năng

Trung tâm có chức năng TT-TV phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, truyền bá pháp lí, tư vấn pháp luật và quản lý của nhà trường

Thông qua việc thu thập, tổ chức khai thác, sử dụng các nguồn thông tin

và tài liệu tại Trung tâm và các thư viện khác nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng bạn đọc góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của nhà trường

1.1.2.2.Nhiệm vụ

Trung tâm có những nhiệm vụ chủ yếu như sau:

Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển

TT-TV dài hạn và ngắn hạn, tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tư liệu, thư viện trong nhà trường

Bổ sung, phát triển nguồn thông tin trong nước và nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, tư vấn pháp luật; thu nhận lưu trữ và phổ biến các tài liệu do trường xuất bản: công trình nghiên cứu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luấn án tiến sĩ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tặng biếu, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, quản lí tài liệu và thông tin, trao đổi hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm

kiếm thông tin tự động hóa, xây dựng quản lý các cơ sở dữ liệu, các bộ sưu tập; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật

Tổ chức phục vụ hướng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng có hiệu quả giáo trình, sách tham khảo, báo tạp chí, cơ sở dữ liệu các sản phẩm dịch vụ

Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác sử dụng sách giáo trình, sách tham khảo, báo tạp chí, cơ sở dữ liệu, các sản phẩm của các nhà xuất bản khác, phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc

Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin về công tác thư viện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Trung tâm để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

Tổ chức quản lý cán bộ, tài sản theo pháp luật, sự phân cấp của hiệu trưởng, bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác của Trung tâm, tiến hành thanh lý các tài liệu, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo qui định của nhà nước và nhà trường

Mở rộng hợp tác với cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về lĩnh vực TT-TV, tham gia các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong cả nước nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp tác với các thư viện luật trong và ngoài nước để phối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng;

Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trường để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao:

 Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu và triển khai các dịch vụ thông tin thư viện

 Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu trước khi sinh viên, học viên ra trường, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác

 Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ấn và sao chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị

 Phối hợp với trung tâm Tin học để bảo trì hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm, kịp thời xử lý các sự cố bao gồm: hạ tầng mạng,

hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng dụng

 Phối hợp với trung tâm Đảm bảo chất lượng đào tạo, Phòng quản lý khoa học, Phòng biên tập sách và trị sự tạp chí để xây dựng kế hoạch, triển khai công tác bổ sung giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ

 Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản, trang thiết bị

Thực hiện báo cáo định kỳ, tháng, năm và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của Trung tâm với Ban giám hiệu và cấp có thẩm quyền

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu trong cơ cấu tổ chức của trường đại học Luật Hà Nội với bộ máy tổ chức gồm Ban giám đốc và các phòng chuyên môn

*Ban giám đốc:

Gồm có Giám đốc và phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Trung tâm và thực hiện nhiệm vụ được giao

*Các phòng chuyên môn:

Bao gồm: Phòng bổ sung biên mục, các phòng phục vụ bạn đọc, phòng thông tin

-Phòng bổ sung biên mục:

Thực hiện các nhiệm vụ sau:

+Xây dựng và phát triển nguồn thông tin +Tiếp nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản +Bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí như biếu tặng, tài trợ, trao đổi +Xây dựng chính sách quản lý và phát triển nguồn lực thông tin, chính sách lưu thông tài liệu

+Xử lý tài liệu: thực hiện quy trình xử lý tài liệu bao gồm: xử lý hình thức,

xử lý nội dung tất cả các loại hình tài liệu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện; xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin hiện đại

-Các phòng phục vụ bạn đọc:

Thực hiện cung cấp các dịch vụ TT-TV đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài Trung tâm thông qua hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc và việc trao đổi giữa các thư viện Bao gồm 3 bộ phận chính: phòng đọc, phòng mượn, phòng đào tạo người dùng tin:

 Nghiên cứu và triển khai dịch vụ mượn liên thư viện với các thư viện Luật và các Trung tâm Tt-Tv trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam

+Phòng mượn: Phục vụ cho mượn giáo trình và tài liệu tham khảo, quản

lý qui trình mượn trả tài liệu, kiểm tra, sắp xếp, tu sửa kho sách; đề xuất kế hoạch tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, rách nát không còn giá trị sử dụng; kiểm kê định kì vốn tài liệu; quản lý và thu hồi tài liệu; làm thủ tục thanh toán khi sinh viên ra trường, ngừng học, thôi học, cán bộ giảng viên nghỉ hưu, chuyển công tác

+Phòng đào tạo người dùng tin: Xây dựng các chương trình kế hoạch và tổ chức các khóa học về kĩ năng thông tin cho các đối tượng người dùng tin; phục

vụ tra cứu thông tin trên Internet; cung cấp dịch vụ in ấn tài liệu

-Phòng thông tin:

Thực hiện các nhiệm vụ sau:

+Thu thập, xử lý các dữ liệu tin tức, tri thức để tạo lập nguồn tin, quản lí nguồn tin

+Biên soạn các ấn phẩm thông tin, các lọai ấn phẩm thư mục; tổ chức hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách báo, cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động tư vấn pháp luật; dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu; dịch vụ dịch tài liệu

+Nghiên cứu áp dụng các chuẩn quốc tế vào hoạt động xử lý thông tin

+Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn tài liệu điện tử, tiến hành số hóa tài liệu; quản lí nguồn tài nguyên số hóa; cung cấp các dịch vụ thông tin điện tử phù hợp với qui định của pháp luật và chính sách của nhà trường

BAN GIÁM ĐỐC

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm

Bộ phận phục vụ

Phòng Thông tin

Quầy

Lễ tân

Phòng Mượn

Phòng Đọc

Phòng đào tạo người dùng tin

Phòng mượn giáo trình&

sách tham khảo nhiều bản

Phòng mượn giáo trình &

sách tham khảo ít bản

Phòng đọc tầng 1

Phòng đọc tầng 2

Bộ phận xử lý nghiệp vụ

Phòng

bổ sung, Biên mục

1.1.2.2.Đội ngũ cán bộ

Các cán bộ của Trung tâm là những người được tuyển chọn qua kì thi tuyển viên chức hàng năm của nhà trường Trung tâm có 21 cán bộ trong đó có 3 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 18 cán bộ có trình độ đại học (2 cán bộ hợp đồng)

Các cán bộ của Trung tâm được tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tham gia nghiên cứu khoa học, tham gia các

tổ chức xã hội nghề nghiệp theo qui định của pháp luật, được hưởng các chế độ chính sách ưu đãi nghề nghiệp của nhà nước

1.1.4 Cơ sở vật chất và vốn tài liệu

1.1.4.1 Cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin

Máy tính phục vụ bạn đọc còn ít không đủ cho mỗi sinh viên ngồi 1 máy

mà mỗi sinh viên chỉ sử dụng khoảng 1h/ buổi để dành máy cho những người chưa sử dụng

b) Hạ tầng thông tin

-Bao gồm hạ tầng mạng, các máy chủ, hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, phần mềm quản lí thư viện, các phần mềm ứng dụng và các thiết bị chuyên dụng khác

-Các thiết bị an ninh thư viện, cổng an ninh thư viện, hệ thống camera quan sát, các thiết bị phòng cháy chữa cháy

-Các thiết bị bảo quản tài liệu: hệ thống quạt thông gió, điều hòa, hệ thống quạt trần

1.1.4.2 Vốn tài liệu

*Tài liệu truyền thống:

-Tổng số vốn tài liệu: 24593 đầu bản; 195943 bản ấn phẩm

+Sách giáo trình: 331 đầu ấn phẩm; 70632 bản ấn phẩm

+Sách tham khảo: 8155 đầu ấn phẩm; 107472 bản ấn phẩm

+Luận văn, luận án: 3829 đầu ấn phẩm, 5456 bản ấn phẩm

+Đề tài nghiên cứu khoa học: 127 đầu, 165 bản

+Bài trích: 12037

+Báo tạp chí tiếng Việt: 51 loại

+Báo tạp chí tiếng nước ngoài: 40 loại

*Tài liệu điện tử:

-Cơ sở dữ liệu pháp luật trực tuyến

-Cơ sở dữ liệu Westlaw, Heinonline, ELine@Vietnam

-CSDL học tiếng Anh trực tuyến: Discoverise

-Mục lục truy cập trực tuyến OPAC: Bao gồm các CSDL thư mục do thư viện xây dựng với tổng số 17926 biểu ghi Địa chỉ truy cập : http://Lib.hlu.edu.vn

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Trường đại học Luật Hà Nội là trường đào tạo chuyên về các ngành luật,

do vậy, nhu cầu tin của người dùng tin cũng mang tính đặc thù riêng so với các trường đại học khác Chiếm phần lớn trong nhu cầu của bạn đọc là những tài liệu chuyên sâu, giáo trình, sách tham khảo, bài giảng của các chuyên ngành luật như luật Hành chính, Hiến pháp, luật Kinh tế, Dân sự, Hình sự,…Ngoài ra, nhu cầu đối với các tài liệu về các chuyên ngành khoa học xã hội khác chiếm một tỉ trọng rất nhỏ

Trung tâm có nhiệm vụ cung cấp tài liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên trong trường Tổng số bạn đọc hiện nay của Trung tâm là: 8607 Trong đó chia thành các nhóm như sau:

vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của nhà trường

Ngoài ra, trong đó còn có các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy-là chủ thể của các hoạt động thông tin Họ là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, đề cương môn học,…là những bạn đọc khá thường xuyên của Trung tâm Họ cần những thông tin vừa mang tính thời sự lại vừa mang tính chuyên sâu về các chuyên ngành luật mà họ giảng dạy, đồng thời, những thông tin này cũng cần đáp ứng được tính mới trong khoa học, thường xuyên phải cập nhật kịp thời những văn bản mới, những quy định hiện hành của Hiến pháp, pháp luật; các công trình, các kết quả nghiên cứu khoa học Có thể phục vụ nhóm NDT này bằng hình thức phổ biến các thông tin chuyên đề, cung cấp thông tin theo yêu cầu, phổ biến thông tin có chọn lọc,…

*Nhóm bạn đọc là văn bằng 2; nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên:

Là nhóm NDT đông đảo nhất của Trung tâm

Nhóm NDT này có nhu cầu tin khá đa dạng, phong phú từ các tài liệu phục vụ việc học tập như sách giáo khoa, giáo trình, đề cương môn học,…đến các tài liệu mang tính chất giải trí, những tài liệu về những kiến thức văn hóa, xã hội nói chung,…Nhóm bạn đọc này thường xuyên sử dụng thư viện, đặc biệt đông vào trước các kỳ thi học kỳ, khi chuẩn bị làm đề tài, thảo luận, làm các công trình nghiên cứu khoa học Lúc này, nguồn thông tin họ cần là những tài liệu chuyên sâu về các chuyên ngành luật

Có thể phục vụ cho nhóm bạn đọc này dưới nhiều hình thức đa dạng khác nhau: chủ yếu là cung cấp thông tin qua các loại sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn, luận án, các loại báo tạp chí, các CSDL,…

Như vậy, đặc điểm NDT lớn và phong phú như trên đã đặt ra những yêu cầu cho Trung tâm trong việc tổ chức đào tạo, cung cấp cho NDT những kĩ năng thông tin, hướng dẫn NDT biết cách khai thác các sản phẩm dịch vụ của mình cũng như đê chủ động tìm kiếm nguồn tin cần thiết phục vụ cho công tác, học tập, nghiên cứu và giảng dạy

1.2 Cơ sở lý luận về nguồn tin khoa học nội sinh

1.2.1 Khái niệm nguồn tin khoa học nội sinh

-Khái niệm: “NTKHNS là nguồn tin được hình thành trong hoạt động khoa

học-kĩ thuật, sản xuất, quản lý, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, các trường đại học, phản ánh đầy đủ và hệ thống các thành tựu, tiềm lực cũng như định hướng phát triển của các đơn vị này Những tài liệu này thường được lưu hành nội bộ và được lưu giữ ở thư viện hoặc trung tâm thông tin của đơn vị đó.” [9]

1.2.2 Nguồn tin khoa học nội sinh tại các trường đại học

NTKHNS trong một trường đại có thể được hiểu là những thông tin được sinh ra và tích lũy trong quá trình hoạt động của một trường đại học, được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau

Có thể coi những nguồn tin sau thuộc NTKHNS trong các trường đại học: -Được sinh ra và tích lũy trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của trường

-Từ các hoạt động của trường đại học thuộc về chức năng nhiệm vụ, đó là: +Hoạt động đào tạo: Công tác giảng dạy, biên soạn các giáo trình, giáo án, chương trình đào tạo, quản lí đào tạo, hợp tác đào tạo,…

+Hoạt động khoa học: Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, quản

sinh viên,…) của trường hoặc là một đối tác (liên kết với các chủ thể khác ngoài trường)

-Được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau: vật mang tin có thể là dạng in, vẽ truyền thống trên giấy, trên vi phim, vi phiếu, băng đĩa từ, các nguồn tin dạng số (đĩa mềm, CD-ROM, CSDL trên mạng,…)

-Mỗi tổ chức nghiên cứu, đào tạo tùy thuộc vào tính chất hoạt động của mình mà tạo ra các nguồn tin khoa học khác nhau Vì thế, NTKHNS cũng hết sức đa dạng, phong phú và mang tính đặc thù

1.2.2.1 Phân nhóm nguồn tin khoa học nội sinh

Có nhiều căn cứ khác nhau để có thể phân chia nhóm NTKHNS Xét theo tính chất quá trình tạo ra , NTKHNS có thể được chia thành các loại:

 Nguồn tin phản ảnh kết quả học tập, đào tạo: Thuộc loại này là các niên

luận, luận án, luận văn, tư liệu điền dã, tư liệu điều tra cơ bản, hồ sơ các thí nghiệm, hệ thống các chương trình, giáo trình, đề cương bài giảng,…

 Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu nói chung: Thuộc loại này là các

báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tư liệu trung gian được tạo nên

từ việc triển khai các chương trình, các đề tài nghiên cứu, các chương trình điều tra cơ bản, điền dã, các đề án-dự án sản xuất thử, thử nghiệm; các báo cáo, các tham luận khoa học; kỷ yếu các hội nghị hội thảo và các loại hình sinh hoạt học thuật khác,

 Nguồn tin phản ảnh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó

đặc biệt là cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ

sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hướng phát triển nói chung, quy mô về hợp tác trong nước và quốc tế trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu,…Ví dụ: Các văn bản, nghị quyết, quy chế quản lý hành chính, quản lý cán bộ, sinh viên của trường,…

Trên thực tế, mỗi loại nguồn tin có thể hình thành trên cơ sở một hoặc một số loại hoạt động khác nhau, mỗi loại hoạt động có thể tạo ra một hoặc một số loại nguồn tin xác định Do đó, giữa các loại nguồn tin và các hoạt động tạo ra chúng

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Giá trị của NTKHNS được xem xét dựa trên 2 khía cạnh chính sau đây: +Là hệ thống thông tin phản ảnh một cách đầy đủ và toàn diện về tiềm lực, thành tựu khoa học của các tổ chức, cá nhân, chủ thể mà nó được tạo ra và phản ánh

+Là bộ phận quan trọng của nguồn tin được các nhà khoa học sử dụng như một nguồn nguyên liệu để triển khai các hoạt động nghiên cứu, đào tạo của mình

Các NTKHNS phần lớn là các xuất bản phẩm, việc thu thập, quản lý tài liệu tại thư viện thông qua các cơ chế chính sách và công tác bổ sung tài liệu Trong thời gian gần đây, sự phát triển nhanh của các loại tài liệu điện tử cũng như các quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong lĩnh vực TT-TV nên điều đó không còn đơn giản như trước Các NTKHNS được tạo ra từ các hoạt động quản lý, nghiên cứu, đào tạo của các trường đại học ngày càng lớn, được gia tăng liên tục, thu hút nhiều người khai thác, sử dụng Bởi vậy mà chúng đòi hỏi phải được quản lý và tổ chức một cách thống nhất, lâu dài để phục

yếu tố được quan tâm hàng đầu nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển hoạt động thông tin một cách lâu dài, ổn định Đây cũng là điểm khác biệt căn bản của tài liệu xám so với các xuất bản phẩm mà sự quan tâm ở đây tập trung vào bản quyền đối với tác phẩm đó Như đã biết, dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu rất phổ biến đối với các cơ quan TT-TV Vì thế, trong quá trình triển khai dịch vụ sao chụp tài liệu xám đối với các Trung tâm TT-TV rất cần quan tâm đến khía cạnh

đã nêu Ví dụ: hạn chế việc sao chụp toàn bộ một tài liệu để cung cấp cho NDT cuối cùng, cũng như số lượng bản sao chụp cần hạn chế ở mức thấp nhất có thể

Ngày nay, việc cung cấp các tài liệu số hóa, các tệp được định dạng theo kiểu pdf giúp hạn chế việc sao chép

- Hoạt động tạo ra NTKHNS chủ yếu là các hoạt động có kế hoạch, chịu

sự quản lý trực tiếp của các trường đại học Do vậy, NTKHNS được bảo vệ như các đối tượng thuộc quyền sở hữu trí tuệ thuộc các trường đại học Dù rằng nguồn lực đảm bảo cho việc triển khai các hoạt động này có thể do nhà nước cung cấp, do nguồn tự có của các trường đại học hay nguồn tài trợ từ bên ngoài, nhưng về cơ bản các hoạt động này đều thuộc sự quản lý và điều hành trực tiếp của các trường đại học Và bất kỳ việc sử dụng với mức độ và mục đích nào nguồn tin này cũng cần phải được sự chấp thuận từ phía trường đại học Như vậy, vấn đề quản lý và khai thác NTKHNS của các trường đại học cần được đặt

ra và khảo sát từ nhiều phương diện khác nhau, chứ không chỉ như loại nguồn tin

đã được công bố và phổ biến rộng rãi trong xã hội

Ví dụ như việc thu thập, quản lý và khai thác hệ thống giáo trình trong các trường đại học là vấn đề hết sức phức tạp Trên thực tế, nhiều trường đại học của nước ta rất thiếu giáo trình giảng dạy, các giáo trình đáng ra phải trở thành các xuất bản phẩm được công bố rộng rãi, thì lại tồn tại dưới dạng tài liệu xám, không công bố Điều này rất gây trở ngại cho người dạy và người học Từ nhu cầu và các vấn đề thực tiễn đã dẫn đến việc các trường đại học rất khó có khả

năng tạo lập và quản lý thống nhất được hệ thống giáo trình của mình một cách đồng bộ và đầy đủ Có thể thấy điều này phụ thuộc vào chính sách tạo lập, quản

lý và khai thác thông tin Bởi vậy mà có thể khẳng định vai trò của cán bộ

TT-TV chuyên nghiệp trong trường đại học là rất quan trọng

- Kết hợp xuất bản điện tử và phát triển nguồn tin thuận lợi đã làm nguồn tin dạng số trở thành khả thi Đây là một thực tế có được trên cơ sở các điều kiện kinh tế-xã hội, sự phát triển và không ngừng hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia Các cơ quan TT-TV đại học dựa trên các điều kiện về nhân lực, cơ sở vật chất kĩ thuật liên quan đến xuẩt bản, tạo lập nội dung đã tính đến những kế hoạch cụ thể để trở thành nhà cung cấp thông tin trên mạng Internet cho cộng đồng mình phục vụ Cũng chính từ nơi đây khả năng tích hợp các NTKHNS với nhau để chia sẻ thông tin, hợp tác bổ sung, phát huy việc xây dựng mục lục liên hợp giúp NDT tra cứu các mục lục trực tuyến thống nhất, sử dụng các dịch vụ hiện đại với chất lượng cao thông qua việc nối mạng Internet, Intranet và vận hành trên đường truyền băng tầng rộng để quản lý, trao đổi, khai thác thông qua website chung của toàn hệ thống

- NTKHNS hình thành theo chu kỳ, thường đa dạng và có số lượng lớn Thông thường, các luận án, luận văn hoặc các hoạt động khác được tạo nên từ hoạt động đào tạo là có tính chu kỳ Mỗi loại hình hoạt động nghiên cứu đào tạo lại tạo nên một hoặc một số nhóm nguồn tin tương ứng Giữa các nhóm này lại

có mối quan hệ chặt chẽ Nhu cầu thông tin trong các lĩnh vực hoạt động tại trường đại học đòi hỏi nguồn tin này cần tích hợp với nhau Chẳng hạn, đối với sinh viên, nghiên cứu sinh thì hệ thống các tư liệu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ được tạo thành một hệ thống các tư liệu khoa học về một chủ đề xác định Chính đặc trưng quan trọng này buộc các cơ quan TT-TV đại học cần nghiên cứu cách tổ chức và quản lý NTKHNS sao cho nguồn tin này được khai thác hiệu quả nhất Nhưng các nhóm này cũng có các đặc điểm và sử dụng khác

biệt nhau Sự khác biệt giữa các tài liệu điền dã, điều tra thực địa; hồ sơ các thí nghiệm, các niên luận, báo cáo khoa học, các luận án,…Mặt khác, phải lưu ý đến tính hệ thống, tinh đồng bộ của các loại nguồn tin kể trên, được thực hiện bởi sinh viên, nghiên cứu sinh tạo thành hệ thống các tư liệu khoa học về một chủ đề xác định

Các NTKHNS mang những nét đặc trưng riêng biệt so với các tài liệu xuất bản và công bố rộng rãi khác Điều đó cũng đòi hỏi các trường đại học, các cơ quan TT-TV phải có những chính sách để tạo lập và phát triển được hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin

đa dạng và ngày càng cao của NDT, nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin

1.2.2.3 Vai trò của NTKHNS

Có thể thấy, dù tồn tại dưới hình thức nào, thì sự hình thành nên NTKHNS của trường đại học cũng đều có vai trò rất quan trọng của bản thân đội ngũ giảng viên tại đó Nói cách khác, về bản chất, yếu tố quan trọng tạo nên NTKHNS của trường đại học chính là đội ngũ giảng viên, bộ phận chủ yếu của nguồn nhân lực khoa học tại đó Sự liên kết và đào tạo được diễn ra ở từng cá nhân (người dạy

và người học) và là đòi hỏi của hai loại hình có quan hệ mật thiết với nhau: hoạt động nghiên cứu khoa học và hoạt động giảng dạy, học tập Chính xu hướng liên kết này đã đòi hỏi và tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các trường đại học và các

tổ chức nghiên cứu - triển khai (R&D-Reseach and Development) theo những ý nghĩa và biểu hiện khác nhau: cán bộ giảng dạy của các trường đại học triển khai hoặc trực tiếp tham gia vào các chương trình, đề tài thuộc các lĩnh vực R&D; cán

bộ nghiên cứu của các tổ chức R&D trực tiếp tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu tại các trường; trong bản thân các trường đại học, hình thành các tổ chức thực hiện chức năng đào tạo, đặc biệt là đào tạo sau đại học,…Do đó, chủ thể tạo ra NTKHNS của trường đại học còn là đội ngũ cán bộ triển khai Và vì

thế, NTKHNS có thể được xem như một bộ phận quan trọng của nguồn thông tin khoa học phản ánh các kết quả cũng như tiềm năng về đào tạo đại học

Trên thực tế, bất cứ một quốc gia nào muốn phát triển trước tiên phải phát huy các yếu tố nội lực, tiềm năng của đất nước và đặc biệt phải dựa vào tiềm năng trí tuệ của dân tộc mình, có nghĩa là phải phát huy triệt để các kết quả hoạt động khoa học trên lãnh thổ mình để hoạch định cho các kế hoạch phát triển Bất

cứ cơ quan TT-TV đại học nào muốn phát triển bền vững cũng đều phải phát huy tiềm lực, thế mạnh riêng của mình về NTKHNS Sự lớn mạnh về số lượng về số lượng và chất lượng của NTKHNS khẳng định những đóng góp, vai trò và vị thế của cơ quan đó trong hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia

NTKHNS là nguồn nguyên liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động đào tạo, nghiên cứu Hệ thống các giáo trình trong các trường đại học được phát triển theo xu hướng: được viết bởi chính đội ngũ giảng viên của trường, đồng thời được các trường công bố, phổ biến dưới dạng các hình thức khác nhau như xuất bản phẩm, các nguồn tin số hóa trên mạng Đây là xu hướng rất rõ rệt và phổ biến tại nhiều trường đại học trên thế giới, nhất là tại những nơi đã sử dụng phương thức đào tạo trực tuyến Trên thực tế, trên hầu hết các website của các trường đại học, nguồn giáo trình đã được tập hợp trong một vùng thông tin, dạng một thực đơn của website đó và có thể thực hiện các chức năng như của một website độc lập

Hệ thống giáo trình có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh chất lượng đào tạo của trường đại học Đồng thời, một đặc tính cần được chú ý của loại tài liệu này là chúng đòi hỏi liên tục được cập nhật thông tin Điều đó phản ánh các yếu tố đổi mới không ngừng trong hoạt động đào tạo đại học, phù hợp với xu thế phát triển chung của công tác giáo dục, đào tạo cũng như nhịp độ phát triển nhanh chóng của các ngành khoa học

Đề cương bài giảng được sử dụng trong các trường đại học ngày càng được chú trọng tạo lập, phát triển và phổ biến Có thể thấy mức độ cập nhật thông tin trong loại tài liệu là đề cương bài giảng rất cao, đồng thời chúng phụ thuộc chặt chẽ vào từng cá nhân, giảng viên Sự phát triển đề cương bài giảng vừa đòi hỏi vừa tạo điều kiện đối với quá trình tự học tự nghiên cứu, tự học của

cả người dạy và người học, đồng thời có điều kiện áp dụng trực tiệp các bài học tại đại học vào giải quyết các vấn đề của thực tiễn, do đó, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển phương pháp nghiên cứu tình huống, nghiên cứu trường hợp (case study)

Khóa luận tốt nghiệp đại học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, cấp Bộ, cấp Nhà nước là nguồn thông tin giá trị phản ánh một phần kết quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong trường đại học Đồng thời đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cần thiết, mang tính đặc thù, phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, nghiên cứu sinh, đặc biệt là sinh viên năm cuối làm tài liệu tham khảo cho các khóa luận tốt nghiệp

Các tư liệu điều tra cơ bản, tư liệu điền dã, báo cáo triển khai,… là nguồn tin „tốn công tốn của” trong công tác điều tra, thực nghiệm nên có những con số thống kê là con số cung cấp những chứng tích lịch sử quan trọng cho thế hệ nghiên cứu tiếp theo

NTKHNS là hệ thống thông tin phản ánh tiềm lực hoạt động của các trường đại học Điều này được thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau

Trong những năm gần đây, các dự án xây dựng và phát triển Trung tâm học liệu (Learning Resource Centre – LRC) được triển khai tại nhiều trường đại học Về bản chất, đây là tập hợp các nguồn thông tin chủ yếu dưới dạng số, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin hình thành từ quá trình giảng dạy, học tập tại các trường đại học Nếu chú ý đến tính tự chủ, sự tạo lập uy tín, truyền thống của

các trường đại học sẽ thấy về cơ bản nguồn tin tạo nên linh hồn của các LRC lại chính là các tổ chức này Sự khác biệt về uy tín, chất lượng đào tạo cũng như tiềm lực của đội ngũ giảng viên các trường đại học chính nằm ở sự phong phú, đầy đủ và giá trị thiết thực của NTKHNS

Việc quản lý, lưu giữ, khai thác NTKHNS của các trường đại học hiện cũng gặp một số vấn đề khá phức tạp, gây hạn chế đến hiệu quả quản lý, lưu giữ, khai thác nguồn tin này Nếu các trường không sớm nghiên cứu để hình thành các chính sách và giải pháp hợp lý để quản lý tốt nguồn tin này thì tính đầy đủ,

hệ thống của chúng rất dễ bị tổn hại

Về ý nghĩa, NTKHNS của trường đại học cần được tổ chức để trở thành một hệ thống thông tin/ bộ sưu tập (collection) phản ánh tiềm lực (về nguồn nhân lực trong các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo), các thành tựu (được tạo nên qua quá trình nghiên cứu và đào tạo) và xu thế phát triển (định hướng hoạt động nghiên cứu và đào tạo) của trường đại học đó Các cơ quan TT-TV cần phải là chủ thể tích cực, đóng vai trò người tạo lập và phát triển hệ thống thông tin đặc biệt này, góp phần làm nguồn tin này thực sự trở thành một loại nguồn lực đặc biệt của trường đại học

Kết quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu tạo ra NTKHNS là thành quả nhiểu năm của trường đại học Các nguồn tin này thu được phải được coi như một loại tài sản đặc biệt, nguồn lực quý giá của trường đại học, vì chính nó là căn cứ, là

cơ sở cho việc phát triển các lĩnh vực đào tạo của nhà trường và mở thêm các ngành đào tạo mới Chính vì vậy, việc tổ chức thu thập, quản lý, lưu giữ, bảo quản và khai thác, đưa chúng vào sử dụng trong thực tiễn cần phải được coi trọng

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM TT-TV

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 2.1 Những yêu cầu cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS

2.1.1 Khái quát về vốn tài liệu thư viện:

- Định nghĩa: “Vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm Tùy theo diện bổ sung có thể phân ra vốn tài liệu tổng hợp,

đa ngành, chuyên ngành, chuyên biệt‟‟ [18]

Vốn tài liệu tổng hợp: Bao gồm các loại hình tài liệu khác nhau về tất cả hay phần lớn các ngành tri thức (chủ yếu trong các thư viện công cộng)

Vốn tài liệu đa ngành: Gồm những tài liệu về một số ngành tri thức

Vốn tài liệu chuyên ngành: Gồm những tài liệu về một ngành tri thức nhất định

Vốn tài liệu chuyên biệt: Gồm những tài liệu được chọn lựa theo dấu hiệu nào đó Theo dạng tài liệu (tài liệu sáng chế, phát minh, tra cứu, luận án,…) hoặc dành cho đối tượng bạn đọc nào đó (người dùng tin khiếm thị, khiếm thính,…)

- Các đặc tính của vốn tài liệu thư viện:

+ Tính hệ thống:

Vốn tài liệu bao hàm hệ thống tri thức nhất định Vốn tài liệu của một thư viện nào đó là bộ phận của hệ thống vốn tài liệu của địa phương, ngành, cả nước

+ Tính mở: Vốn tài liệu không ngừng được bổ sung, tăng cường sách mới hay nói một cách hình ảnh thì vốn tài liệu thư viện luôn là cơ thể sống động, phát triển

+Tính bền vững: Vốn tài liệu tồn tại cùng với thư viện +Tính thông tin: Chứa đựng những thông tin mới nhất, đầy đủ nhất có thể

NTKHNS là loại hình tài liệu đặc thù, hay loại hình tài liệu chuyên biệt,

có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động nghiên cứu, cũng như học tập, giảng dạy của các trường đại học, học viện, các tổ chức R & D Do đó, việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS một cách khoa học và hợp lý sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc tổ chức phục vụ nhu cầu thông tin khoa học của bạn đọc

Do đó, NTKHNS trong một cơ quan TT-TV ngoài việc cần mang những đặc tính chung của các loại hình tài liệu thì cũng cần có những đặc thù riêng của loại hình tài liệu chuyên biệt Và công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cần đạt được những yêu cầu, mục tiêu cơ bản như sau:

2.1.2 Cơ chế đảm bảo việc tuân thủ pháp luật

Trước tiên, việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cần phải được thực hiện theo cơ chế đảm bảo tuân thủ pháp luật Như đã biết, các hoạt động cơ bản để tạo ra NTKHNS về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự quản lý của trường đại học Những hoạt động liên quan tới vấn đề tổ chức quản

lý và khai thác NTKHNS đều là những vấn đề hết sức nhạy cảm, liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ Ở nước ta, về cơ bản các nguồn lực để triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nước trực tiếp cung cấp hoặc được đảm bảo thông qua Nhà nước Nhà nước ta rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác nguồn tin các loại Một số văn bản như:

Luật Khoa học và Công nghệ, được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/01/2001

Nghị định số 159/2004/ NĐ-CP do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 31/08/2004 về hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ

Nghị định số 30/2006/ NĐ-CP do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 29/03/2006 về thống kê Khoa học Công nghệ

Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ Khoa học và Công nghệ (ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/ QĐ-BKHCN ngày 16/03/2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

Tại điều 17 của Nghị định số 159/2004/ NĐ-CP đã quy định rõ:

“1 Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị tiến sĩ tại Việt Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

2 Công dân Việt Nam bảo vệ học vị tiến sĩ khoa học hoặc luận án tiến sĩ ở nước ngoài khi về nước phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

3 Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị thạc sĩ tại Việt Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thư viện của cơ

sở đào tạo Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nước ngoài, khi

về nước phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thư viện nơi cử đi đào tạo.” [2]

Bên cạnh việc tuân thủ những quy định từ các văn bản pháp luật đề ra, công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cũng cần phải chú trọng và tuân thủ Bộ luật Dân sự về quyền sở hữu trí tuệ

2.1.3 Tính đầy đủ, tính hệ thống của nguồn tin được quản lý

Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn, “Nguồn tin nội sinh của trường đại học

được tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu Nguồn tin này được xem như

là hệ thống thông tin phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng như tiềm

lực, định hướng phát triển của trường đại học” [14] Như vậy, NTKHNS phản

ánh những kết quả khoa học cụ thể của toàn thể đội ngũ cán bộ khoa học cũng như các nghiên cứu sinh và sinh viên Mặt khác, nó còn phản ánh sự phong phú,

đa dạng trong các hoạt động đào tạo và các lĩnh vực khoa học cũng như các lĩnh vực ngành nghề mà trường tổ chức đào tạo Nó là cơ sở để phản ánh tiềm lực về nguồn nhân lực khoa học, một bộ phận quan trọng nhất của tiềm lực khoa học, tiềm năng đào tạo của mỗi cơ quan này

Với đặc thù phản ánh tiềm lực đào tạo, nghiên cứu khoa học của các cơ quan, tổ chức nên NTKHNS của cơ quan, tổ chức ấy phải đảm bảo được sự đầy

đủ, toàn diện về tất cả các chuyên ngành, lĩnh vực đào tạo

Bên cạnh đó, NTKHNS là sản phẩm của trí tuệ, quá trình quản lý NTKHNS là hoạt động có định hướng theo mục tiêu: Xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng có hiệu quả nhất nguồn tin có giá trị này Vì đây là hoạt động có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng nên nguồn tin nội sinh được quản lý cũng cần có hệ thống, được tổ chức khoa học để mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đạt được những mục tiêu đã đề ra cũng như mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc

Bên cạnh đó, yêu cầu cơ bản đối với các dạng tài liệu nói chung là tính hệ thống: Vốn tài liệu bao gồm hệ thống tri thức nhất định, là một bộ phận của vốn tài liệu của địa phương, đất nước NTKHNS cũng là loại tài liệu bao hàm những nội dung tri thức cao, là một bộ phận của vốn tài liệu của một cơ quan TT-TV cụ thể Do đó, công tác tổ chức quản lý và khai thác loại hình nguồn tin này cần đảm bảo tính hệ thống để mang lại hiệu quả quản lý, khai thác cao

2.1.4 Tính thuận tiện, thân thiện trong sử dụng

Mục đích cuối cùng của việc tổ chức và quản lý NTKHNS là để phục vụ cho nhu cầu của bạn đọc Mà nhu cầu của bạn đọc thì rất đa dạng và phong phú,

từ những thông tin mang tính khoa học, thời sự, đến những thông tin đi sâu vào những vấn đề cụ thể mà bạn đọc đang nghiên cứu Việc sử dụng NTKHNS cũng

cần được quan tâm bởi tính giá trị của loại hình thông tin đặc biệt này Nên các

cơ quan TT-TV cần sử dụng tất cả mọi hình thức và phương pháp nhằm thỏa mãn đầy đủ, chính xác và tối đa mọi yêu cầu của NDT đối với nguồn tin nội sinh Hệ thống nguồn tin nội sinh cũng như các sản phẩm, dịch vụ và bộ máy tra cứu phải hiện đại, thân thiện, dễ sử dụng giúp bạn đọc lựa chọn đúng tài liệu mình cần một cách nhanh nhất

Việc tổ chức kho tài liệu nội sinh cần đảm bảo để bạn đọc dễ dàng sử dụng Cách sắp xếp kho cần dựa trên nhu cầu của bạn đọc (những tài liệu có tần suất sử dụng cao được sắp xếp ở nơi dễ tìm kiếm nhất), các sản phẩm dịch vụ dành cho bạn đọc cần dễ dàng tra cứu và sử dụng

2.2.5 Tính cập nhật

Cũng theo tác giả Trần Mạnh Tuấn, NTKHNS là kết quả của quá trình

hoạt động khoa học của một cơ quan, tổ chức, của các trường đại học hay các tổ chức R&D, nó được sản sinh và tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau nhưng nhìn chung các nguồn tin này chứa đựng hàm lượng chất xám cao, được đầu tư nhiều

về công sức, trí tuệ, và nó còn là sự kế thừa về mặt khoa học

Những người thực hiện công tác nghiên cứu khoa học được phép sử dụng NTKHNS để làm tài liệu tham khảo, kế thừa các kết quả đã được nghiên cứu, thí nghiệm, khảo sát vào trong công trình khoa học của mình Cũng vì thế, các kết quả nghiên cứu của họ lại được sử dụng làm tài liệu tham khảo, tra cứu,…trong các hoạt động sau này Trong khoa học, bên cạnh sự kế thừa thì luôn cần có sự đổi mới, sáng tạo, thường xuyên cập nhật những thông tin khoa học mới nhất

NTKHNS là cơ sở để công tác quản lý khoa học có thể đưa ra các dự án, xây dựng các đề án phát triển khoa học tiếp theo Thông qua NTKHNS, các cán

bộ làm công tác quản lý khoa học có thể nắm được những diện đề tài khoa học mũi nhọn đang được nghiên cứu, những vấn đề khoa học nóng hổi được quan