Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

Đơn vị hành chính cấp huyện với đầy đủ các yếu tố về tự nhiên, kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng; hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã hình thành nguồn tài liệu lưu trữ có

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

thạc sĩ khoa học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, những kết quả trong công trình nghiên cứu này là của riêng tôi Những số liệu được sử dụng trong Luận văn là trung thực được chỉ

rõ nguồn trích dẫn Kết quả nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào từ trước đến nay

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Người cam đoan

Đoàn Thị Giang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 5

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 6

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

6 Phương pháp nghiên cứu 9

7 Những đóng góp của đề tài 10

8 Bố cục của đề tài 10

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN 13

1.1 Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ

ở cấp huyện 13

1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 13

1.1.2 Khái niệm tổ chức 14

1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 15

1.1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý tài liệu 16

1.2 Những quy định hiện hành về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 17

Tiểu kết chương 1 20

Chương 2 TÌNH HÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH

TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN

THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 21

2.1 Khái quát hệ thống các cơ quan nhà nước cấp huyện thuộc thành phố

Hà Nội 21

2.1.1 Cơ quan quyền lực nhà nước cấp huyện 23

2.1.2 Cơ quan hành chính - hành pháp cấp huyện 24

2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện 25

2.1.4 Các cơ quan tư pháp cấp huyện 27

2.1.5 Các cơ quan nhà nước thuộc ngành dọc 28

2.1.6 Các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp và các Hội

tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước 29

2.2 Khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 29

2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ huyện 29

2.2.2 Khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động trong cơ quan nhà nước cấp huyện 33

2.2.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội 34

2.3 Các văn bản của thành phố Hà Nội và các huyện về quản lý tài liệu lưu trữ 37

2.3.1 Các văn bản quy định của thành phố Hà Nội 37

2.3.2 Các văn bản quy định của cấp huyện 38

2.3.3 ề công tác tổ chức 39

2.3.4 ề công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 44

2.3.5 ề công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 49

2.3.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57

2.3.7 Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 58

Tiểu kết chương 2 60

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 61

3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 61

3.1.1 Ưu điểm trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 61

3.1.2 Hạn chế, tồn tại trong tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện 62

3.1.3 Nguyên nhân 66

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện

thuộc thành phố Hà Nội 68

3.2.1 Giải pháp về tổ chức 68

3.2.2 Hoàn thiện văn bản hướng dẫn, chỉ đạo 71

3.2.3 Chuẩn hóa hệ thống các công cụ hướng dẫn và thực hiện chính xác,

thống nhất nghiệp vụ lưu trữ 74

3.2.4 Xây dựng quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 76

3.2.5 Nâng cao mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ làm công tác lưu trữ 77

3.2.6 Tăng cường kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy định nhà nước

về công tác lưu trữ 78

Tiểu kết chương 3 79

KẾT LUẬN 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

PHỤ LỤC 87

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cách mạng Tháng Tám thành công, chính quyền cách mạng được thành lập Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt

Nam Dân chủ Cộng hòa Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/ P về công tác

công văn, giấy tờ, trong đó đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về

phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do

đó, việc quản lý tài liệu lưu trữ là một công việc hết sức quan trọng"

Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)

ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ

quan nhà nước các cấp, đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với ngành Lưu trữ

Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với công tác lưu trữ ở địa phương, trong đó có quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện) Đơn vị hành chính cấp huyện với đầy đủ các yếu tố về tự nhiên, kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng; hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện đã hình thành nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị về phương diện xây dựng, kiến thiết của địa phương và của quốc gia cần được lưu trữ lâu dài để khai thác,

sử dụng phục vụ các nhu cầu của đời sống, xã hội Đây là cơ sở quan trọng để khẳng định vị trí, vai trò của lưu trữ cấp huyện trong hệ thống tổ chức lưu trữ

ở Việt Nam

Lưu trữ cấp huyện trong thời gian qua đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lượng hoạt động của ngành Lưu trữ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trên mọi mặt của đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đã đạt được, lưu trữ cấp huyện đã và đang

phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn, những tồn tại cần được tháo gỡ, củng

cố và hoàn thiện đặc biệt khi Luật Lưu trữ được ban hành, không còn lưu trữ lịch sử cấp huyện; bên cạnh đó nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác này chưa nhất quán, chưa rõ ràng, không kịp thời, không phù hợp với thực tế Cùng với việc thay đổi liên tục về chức năng, nhiệm vụ, tên gọi, nhiệm vụ và

cơ quan quản lý, khiến hoạt động văn thư, lưu trữ ở cấp huyện không ổn định, thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại cấp huyện nói chung

và việc quản lý tài liệu tại cấp huyện nói riêng Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, ảnh hưởng đến sự phát triển của cơ quan, tổ chức ở cấp huyện nói riêng và xã hội nói chung Do đó cần có những giải pháp, phương án giải quyết phù hợp, kịp thời để khắc phục những mặt còn tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức quản

lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện hiện nay

Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, tôi đã chọn đề tài "Tổ

chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội" làm đề tài

Luận văn Thạc s của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn đạt được kết quả sau:

- Thứ nhất, làm rõ thành phần, nội dung, khối lượng và giá trị tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện;

- Thứ hai, đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội;

- Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện trong thời gian tới

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu các lý thuyết cơ bản về quản lý tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu và trình bày khái quát hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm

vụ của bộ máy nhà nước cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội;

- Khảo sát một số quận, huyện thuộc địa bàn thành phố Hà Nội để khái quát thành phần, nội dung, khối lượng và ý ngh a của tài liệu lưu trữ cấp huyện;

- Thực trạng về quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện, đánh giá ưu điểm, hạn chế và những vấn đề cần quan tâm nghiên cứu;

- Tập hợp, phân tích cơ sở pháp lý liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước cấp huyện;

- Đề xuất các giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện một cách hiệu quả

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tƣợng nghiên cứu:

- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và nội dung của quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

- Thực trạng việc quản lý tài liệu lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội

- Các giải pháp để thực hiện tốt việc quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

* Phạm vi nghiên cứu:

Trong phạm vi luận văn này, vấn đề "tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp huyện" được nghiên cứu gồm các vấn đề sau:

- Nghiên cứu nội dung tổ chức quản lý tài liệu giấy hình thành trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền cấp huyện thuộc thành phố

Hà Nội

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu, khảo sát một số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội: Ủy ban nhân dân các quận Ba Đình, Nam Từ Liêm, Bắc

Từ Liêm; Ủy ban nhân dân các huyện Ba Vì, Đan Phượng, Ứng Hòa

Lựa chọn 06 đơn vị trên để tiến hành khảo sát là do 5/6 đơn vị thuộc địa bàn tác giả được Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội phân công trực tiếp

theo dõi, quản lý nên thuận tiện cho việc khảo sát và có tính điển hình: Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, là đơn vị điều chỉnh địa giới chia huyện Từ Liêm cũ để thành lập hai quận mới; Ủy ban nhân dân quận Hà Đông là đơn vị sáp nhập từ Hà Tây cũ vào thành phố Hà Nội; Ủy ban nhân dân quận Ba Đình là quận nội thành lâu đời của Hà Nội; Ủy ban nhân dân

huyện Đan Phượng, Ứng Hòa là hai huyện ven đô; Ba Vì là là huyện thuộc

vùng bán sơn địa, nằm về phía Tây Bắc thủ đô Hà Nội, thực hiện Nghị quyết

15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng 8 năm 2008

- Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội từ thời điểm thực hiện Nghị quyết 15/2008/QH12 của Quốc hội về điều chỉnh địa giới hành chính thủ đô Hà Nội

và các tỉnh, có hiệu lực từ ngày 01/8/2008 đến nay

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài về công tác lưu trữ ở các cấp trong đó có cấp huyện không phải

là hướng nghiên cứu hoàn toàn mới Trong số các công trình, đề tài khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ đã được công bố có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn Đó là đề tài cấp Bộ, cấp ngành:

Đề tài "Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ địa

phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ" của tác giả Vũ Thị Thanh

Thủy (năm 2016) Đề tài đã đề cập đến cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương, các tác giả đã đưa ra khái niệm cơ bản về tổ chức, quản

lý tài liệu lưu trữ; đặc trưng về xây dựng, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương; thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương của một số quốc gia trên thế giới và của Việt Nam Đề tài đã đề xuất được mô hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, đưa ra một số giải pháp cụ thể

Đề tài "Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ" năm 2001 do PGS.TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm đề tài đã tập trung

nghiên cứu lý luận ngành lưu trữ, sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ của Việt Nam và nghiên cứu kinh nghiệm của một số quốc gia trên thế giới về mô hình lưu trữ Trên cơ sở đó, đề tài đã đề xuất các phương án và mô hình tổ chức ngành lưu trữ ở Việt Nam

Đề tài "Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện

của thành phố Hà Nội" của tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009) Và Đề

tài "Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh"

của tác giả Trần Văn Quang Trên cơ sở tìm hiểu về tổng quan tài liệu lưu trữ cấp huyện và thực trạng công tác lưu trữ của cấp huyện, đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện Cả hai đề tài đã đưa ra hai phương án về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện: một là không tổ chức Lưu tữ lịch sử cấp huyện, hai là giữ nguyên Lưu trữ lịch sử cấp huyện

Bên cạnh đó có Luận văn đáng chú ý của Thạc s Nguyễn Ngh a Văn

với đề tài "Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản vản bản quản lý nhà

nước ở cấp huyện" Luận văn tập trung nghiên cứu nguyên tắc, cơ sở thực

hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể trong công tác lưu trữ huyện

- Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng như tại các hội thảo khoa học đề cập đến các vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại địa phương như:

Bài viết "Lại bàn về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa

phương" của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số

5/2006) Bài viết đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương như giao chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương cho Sở Nội vụ ;

Bài viết "Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn" của tác giả Trần Quốc

Thắng (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007) Bài viết viết khái quát được hệ thống văn bản quản lý nhà nước được Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước ban hành, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước trong công tác này

Bài viết "Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và các giải pháp phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ" của tác giả Văn Tất Thu (Tạp chí Tổ chức nhà

nước, số 9/2011) Bài viết đã đưa ra một số khái niệm tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó bài viết còn đề cập đến nhiệm vụ của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn phông lưu trữ nhà nước và sử dụng có hiệu quả phong lưu trữ nhà nước nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước trong từng giai đoạn lịch sử

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, các bài viết trên chủ yếu đề cập đến hoàn thiện về tổ chức, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương hoặc quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ Qua khảo sát, tôi nhận thấy chưa có công trình nào tập trung nghiên cứu một cách toàn diện về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện nói chung và chưa có công trình nào nghiên cứu về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội Chính vì vậy, nghiên cứu toàn diện thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện là vấn đề mới và có ý ngh a thiết thực trong giai đoạn hiện nay, khi mà Lưu trữ lịch sử huyện không còn, nhiều vấn đề đặt ra trong việc quản lý, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Hơn nữa việc đi sâu nghiên cứu tại một tỉnh, thành cụ thể (thành phố Hà Nội) là vấn đề hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay Do đó, nghiên cứu tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội có vị trí đặc biệt trong việc đưa tài liệu lưu trữ tham gia ngày càng nhiều vào các hoạt động của cơ quan, tổ chức mang lại hiệu quả to lớn góp phần vào sự phát triển chung, bền vững của Thành phố

6 Phương pháp nghiên cứu

Thực hiện đề tài này trước tiên tác giả sử dụng phương pháp luận của chủ ngh a Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế: để thực hiện đề tài này, tác giả tiến hành khảo sát thực tế (kèm phiếu khảo sát) công tác lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại sáu quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội Phương pháp này giúp cho việc đưa ra các số liệu, nhận xét, đánh giá trong đề tài mang tính thực tiễn cao

- Phương pháp lịch sử, phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện Luận văn Với lượng thông tin lớn, phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú Vì vậy, đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này;

- Phương pháp so sánh, logic: được tác giả sử dụng khi khi nghiên cứu

cơ sở khoa học, lý luận của quản lý tài liệu;

- Phương pháp điều tra xã hội học: Trên cơ sở các phương pháp của điều tra xã hội học như phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các quận, huyện và phát Phiếu khảo sát;

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của Luận văn gồm 3 Chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện

Trong chương này, tác giả trình bày các khái niệm liên quan đến mô hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; những quy định hiện hành về quản lý tài liệu lưu trữ

Chương 2 Tình hình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Thành phố Hà Nội

Với những thông tin đã thu thập được qua khảo sát tại một số quận huyện như đã nêu trên, tác giả phản ánh, đánh giá thực trạng việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội trên các khía cạnh như: các quy định về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện Trong quá trình phản ánh thực trạng, tác giả chỉ

ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở chương tiếp theo

Chương 3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

Trên cơ sở thực trạng đã phân tích từ chương 2, tác giả tổng kết những nguyên nhân của các thực trạng, từ đó tác giả đề xuất các giải pháp nhằm

nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện Luận văn, tác giả đã nhận được sự ủng hộ và sự giúp đỡ của lãnh đạo các Phòng Nội vụ, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy banh nhân dân, công chức đang công tác tại các quận, huyện nơi mà tác giả đến thực tế khảo sát Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu của bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, nên mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn Luận văn còn nhiều thiếu sót cần được bổ sung, góp ý để hoàn thiện hơn Tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô, các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp để Luận văn hoàn thiện hơn

Qua đây tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), ban lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội đã quan tâm, tạo điều kiện để tác giả thực hiện và hoàn thành Luận văn này Đặc biệt tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của Tiến s Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn khoa học để tác giả hoàn thành Luận văn

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC TỔ CHỨC

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

1.1 Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp huyện

1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý ngh a chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý ngh a

khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [38, tr.6] Theo khái niệm

này thì tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:

- Một là tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là

các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một

cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại,

- Hai là tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản Chúng

mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan

- Ba là tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các

cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây ra tổn thất lớn Bởi vậy, tài liệu lưu trữ cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng phải theo những quy định chặt chẽ, không thể đem ra trao đổi, mua sắm tùy tiện

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tài liệu lưu trữ được hiểu là “tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình hành trong các hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên

cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn” [39, tr.346] Theo khái niệm

này, tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau:

- Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có một bản trong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sản sinh ra tài liệu;

- Tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp;

- Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho hoạt động quá khứ;

- Không phải là đối tượng được sản sinh để mua, bán, kinh doanh Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

Như vậy, qua các cách giải thích khái niệm trên, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về thực tiễn, giá trị nghiên cứu khoa học, lịch sử; được sản sinh từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp và được bảo quản trong các kho lưu trữ

1.1.2 Khái niệm tổ chức

Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý ngh a không giống nhau:

- Triết học định ngh a “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật

Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu

tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật” [41, tr.28] Như vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định

- Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác

và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập Như vậy Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức

- Khoa học tổ chức và quản lý định ngh a tổ chức với ý ngh a hẹp: “Tổ chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”[40, tr.25]

Như vậy, quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học đó là đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt động chung do vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức

1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ

Hiện nay có một số khái niệm được sử dụng để chỉ tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ như: kho lưu trữ, lưu trữ lịch sử

a) Khái niệm kho lưu trữ

Theo PGS.TS Vương Đình Quyền: “Kho lưu trữ là một loại cơ quan lưu trữ có chức năng bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học về lưu trữ học, văn kiện học, về các khoa học khác

có liên quan (như sử liệu học, công bố học,…)” [38, tr.79] Theo khái niệm

trên, chức năng của kho lưu trữ được thể hiện ở 3 nhiệm vụ chủ yếu là: bảo quản an toàn tài liệu; thực hiện các hoạt động về tổ chức, sử dụng tài liệu bảo quản trong kho và tiến hành nghiên cứu khoa học tại các kho lưu trữ Những kho lưu trữ thực hiện nhiệm vụ trên mang tính chất là kho lưu trữ Nhà nước

và là một cơ quan trong hệ thống các cơ quan lưu trữ

b) Khái niệm Lưu trữ lịch sử

Theo Luật lưu trữ, Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản v nh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác Theo đó chúng ta có thể hiểu Lưu trữ lịch

sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản v nh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác Hoạt động lưu trữ ở đây bao gồm các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

Dưới góc độ Luận văn này, tác giả tiếp cận khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương là tổ chức để thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ ở địa phương

1.1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý tài liệu

Khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương phải đảm bảo được nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất

Quản lý tập trung thống nhất ngh a là nhà nước quản lý, chỉ đạo thống nhất về hoạt động lưu trữ cũng như tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ của quốc gia phải được tập trung bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ của nhà nước Tài liệu lưu trữ của địa phương phải được tập trung bảo quản trong hệ thống các kho, trung tâm lưu trữ của địa phương

Điều 3 Luật Lưu trữ năm 2011 một lần nữa khẳng định nguyên tắc này:

“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”

Do đó, khi xây dựng mô hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương cần góp phần quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ ở địa phương, tránh tình trạng tài liệu của các cấp hành chính bị phân tán, không được quản lý tập trung ở một nơi Vận dụng nguyên tắc này khi xây dựng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp huyện, có thể lựa chọn phương án tổ chức Lưu trữ huyện để quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu lưu trữ có thời

hạn và những tài liệu có thời hạn bảo quản v nh viễn trước khi nộp về Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

1.2 Những quy định hiện hành về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện

Cách đây 70 năm Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946, trong đó có nêu “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia”, đây là văn bản quản lý nhà nước đầu tiên về công tác lưu trữ của Nhà nước Việt Nam, xác định tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Đến nay hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan từ Trung ương đến địa phương từng bước hoàn thiện, nhà nước thống nhất quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hướng dẫn chức năng, tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp (gọi tắt là Thông tư 40) đánh dấu sự xuất hiện của lưu trữ địa phương trong đó có cấp huyện Mặc dù chưa quy định việc bố trí bộ phận lưu trữ chuyên trách nhưng đã quy định việc bố trí cán bộ chuyên trách có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân để giúp Chánh Văn phòng và Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện Trong Thông tư số 40 đề cập đến lưu trữ cấp huyện “ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là huyện) bố trí từ một đến hai người có trình độ trug học lưu trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện)”

Khi Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân bước đầu đã quy có những quy định về con người, tổ chức làm công tác lưu trữ cấp huyện Theo Thông tư này, Lưu trữ huyện được xác định là lưu trữ lịch sử đồng thời là lưu trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện và do Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy

ban nhân dân huyện quản lý Do đó, lưu trữ lịch sử cấp huyện là một đơn vị thuộc cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, không quy định trực tiếp cho

bộ phận lưu trữ chuyên trách huyện mà giao cho Chánh Văn phòng quy định Thông tư 04 được ban hành thay thế Thông tư số 21, nhưng không có quy định về lưu trữ lịch sử cấp huyện

Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định số 13/2014/NĐ-CP và Nghị định

số 14/2014/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện

Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu lưu trữ tại cấp huyện gặp nhiều khó khăn Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đã được chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện về Phòng Nội vụ, nhưng việc quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ huyện chưa được phân định rõ ràng, không quy định về quản lý kho lưu trữ lịch sử

Đến năm 2010, việc ra đời Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 về Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, một lần nữa lưu trữ cấp huyện có sự thay đổi

Theo nội dung Thông tư này, Phòng Nội vụ có nhiệm vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

b) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ

d) Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; đ) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, theo quy định tại Khoản 1, Điều

19 “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu

có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”, với quy định này, Lưu trữ lịch sử không còn được tổ chức ở cấp

huyện như trước đây Đây là sự thay đổi lớn, có nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương và là vấn đề còn nhiều vướng mắc cần có

sự hướng dẫn cụ thể của nhà nước

Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn đã thu về kho giao cho Văn phòng Ủy ban nhân dân quản lý Tuy nhiên đa số các quận, huyện vẫn để cho các phòng, ban chuyên môn trực tiếp quản lý tài liệu Các quận, huyện cũng chưa tiến hành giao nộp những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản v nh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội

Tiểu kết chương 1

Có thể nói cấp huyện là cấp hành chính trung gian quan trọng trong việc quản lý, điều hành tại địa phương Hà Nội là Thủ đô của cả nuớc, là trung tâm chính trị - hành chính quốc gia, nơi đặt trụ sở của các cơ quan trung ương của Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế; là trung tâm lớn về văn hóa, giáo dục, khoa học

và công nghệ, kinh tế và giao dịch quốc tế của cả nước Sự tồn tại của hệ thống cơ quan nhà nước cấp huyện tại Hà Nội với đầy đủ các loại hình cơ quan từ cơ quan hành chính nhà nước đến các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, các hội, đoàn thể….là cơ sở hình thành khối lượng tài liệu lớn có nội dung phản ánh mọi mặt của đời sống xã hội tại địa phương, có ý ngh a quan trọng về nhiều mặt Việc lưu trữ và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ không chỉ giúp ích với những nhà quản lý trong việc hoạch định chính sách, ra quyết định quản lý…mà còn giúp cho những nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa trong việc giữ gìn giá trị văn hóa dân tộc, phục vụ cho công cuộc xây dựng, kiến thiết, bảo vệ Thủ đô, góp phần xây dựng Tổ quốc Việt Nam giàu mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh Để làm được điều đó, lưu trữ cấp huyện cần phải thiết lập và củng cố việc tổ chức, quản lý lưu trữ ở cấp này

Chương 2 TÌNH HÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CẤP HUYỆN THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Khái quát hệ thống các cơ quan nhà nước cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

Hà Nội là thủ đô của nước Việt Nam và cũng là kinh đô của hầu hết các vương triều phong kiến Việt trước đây Trải qua nhiều thế kỷ dưới sự cai trị của các vương triều Phong kiến; sự cai trị của thực dân, đế quốc, do đó quá trình phát triển của Hà Nội gắn liền với những thăng trầm và thay đổi nhất định

Trước năm 1975 thành phố Hà Nội có 4 khu phố nội thành, gồm: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng Ngoại thành gồm 4 huyện: Thanh Trì, Từ Liêm, Gia Lâm, Đông Anh

Ngày 29/12/1978, Quốc hội có Nghị quyết phê chuẩn mở rộng địa giới

Hà Nội, sáp nhập thêm 5 huyện: Ba Vì, Thạch Thất, Phúc Thọ, Đan Phượng, Hoài Đức và thị xã Sơn Tây, 2 xã: Phụng Châu, Tiên Phương thuộc huyện Chương Mỹ, 7 xã: Tam Hiệp, Hiệp Thuận, Liên Hiệp, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành thuộc huyện Quốc Oai; 4 xã: Liên Ninh, Ngọc Hồi, Đại Áng, Tả Thanh Oai thuộc huyện Thường Tín và xã Hữu Hòa thuộc huyện Thanh Oai của tỉnh Hà Sơn Bình cùng hai huyện của tỉnh V nh Phú là Mê Linh, Sóc Sơn về thành phố Hà Nội

Năm 1982, mở rộng địa giới hành chính thị xã Sơn Tây trên cơ sở chuyển 7 xã: Thanh Mỹ, Kim Sơn, Xuân Sơn, Trung Sơn Trầm, Đường Lâm, Sơn Đông, Cổ Đông thuộc huyện Ba Vì; 2 xã: Tích Giang, Trạch Mỹ Lộc thuộc huyện Ba Vì để sáp nhập vào huyện Phúc Thọ Thị xã Sơn Tây có 3 phường và 9 xã; huyện Phúc Thọ có 22 xã; huyện Ba Vì có 31 xã

Năm 1986, Hà Nội có 16 đơn vị hành chính cấp huyện, gồm: 4 quận:

Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, 01 thị xã Sơn Tây và 11 huyện: Ba Vì, Đan Phượng, Đông Anh, Gia Lâm, Hoài Đức, Mê Linh, Phúc Thọ, Sóc Sơn, Thạch Thất, Thanh Trì, Từ Liêm

Năm 1987, thành lập thị trấn Tây Đằng (thị trấn huyện lỵ của huyện Ba Vì) và thành lập thị trấn Sóc Sơn (thị trấn huyện lỵ của huyện Sóc Sơn)

Năm 1990, thành lập thị trấn Mai Dịch; tái lập 2 xã Phú Diễn và Minh Khai trên cơ sở tách xã Phú Minh thuộc huyện Từ Liêm

Ngày 12/8/1991,Quốc hội có Nghị quyết điều chỉnh địa giới Thành phố

Hà Nội chuyển 5 huyện và 1 thị xã để tải lập tỉnh Hà Tây; chuyển huyện Mê Linh về tỉnh V nh Phú Hà Nội còn lại 09 đơn vị hành chính cấp huyện, gồm:

4 quận nội thành và 5 huyện ngoại thành

Năm 1995, thành lập quận Tây Hồ trên cơ sở tách 3 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng

An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm Quận Tây Hồ có 8 phường; quận Ba Đình còn lại 12 phường; huyện Từ Liêm còn lại 5 thị trấn và 19 xã

Ngày 22/6/1996 Chính phủ có Nghị định số 74/NĐ-CP, thành lập quận Thanh Xuân; quận Cầu Giấy và một số phường thuộc thành phố Hà Nội

Ngày 06/11/2003 Chính phủ có Nghị định số 132/NĐ-CP về thành lập quận Long Biên và quận Hoàng Mai

Ngày 29/5/2008, Quốc hội đã thông qua nghị quyết số 15/2008/QH12

về điều chỉnh địa giới hành chính thủ đô Hà Nội và một số tỉnh có liên quan Theo nghị quyết, toàn bộ tỉnh Hà Tây hợp nhất với Thủ đô Hà Nội, huyện Mê Linh của tỉnh V nh Phúc và 4 xã thuộc huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình được chuyển về Hà Nội Hà Nội sau mở rộng địa giới hành chính có diện tích tự nhiên 3.328,89 km², khu vực nông thôn có diện tích tự nhiên 3.766,17 km², chiếm 83, 09% diện tích tự nhiên toàn thành phố; dân số hiện nay trên 7,5 triệu người

Năm 2013, Chính phủ có Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013

về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm

Hiện nay, thành phố Hà Nội có 30 đơn vị hành chính quận, huyện, thị

xã, gồm: 12 quận và 17 huyện và 01 thị xã

Như vậy cùng với quá trình đô thị hóa, việc mở rộng không gian Hà Nội diễn ra nhiều lần, Hà Nội mở rộng đã có sự chuyển biến về tính chất với đầy đủ các quận, huyện, thị xã trực thuộc tỉnh nhưng đơn vị hành chính phổ biến hơn vẫn là các huyện Vì thế cấp huyện sẽ là khái niệm tác giả sử dụng sau đây để gọi chung các quận, huyện, thị xã thuộc Hà Nội

Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, cấp huyện ở Hà Nội cũng được thiết lập bộ máy nhà nước với đầy đủ ba hệ thống cơ quan: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính - hành pháp và cơ quan tư pháp Ngoài các cơ quan trong bộ máy nhà nước, nhiều cơ quan nhà nước khác cũng được thành lập ở cấp huyện, phối hợp với bộ máy nhà nước trong việc quản lý và triển khai các nhiệm vụ kinh tế - xã hội trên địa bàn Tổ chức

bộ máy nhà nước ở cấp huyện bao gồm những cơ quan sau:

2.1.1 Cơ quan quyền lực nhà nước cấp huyện

Cơ quan quyền lực nhà nước cấp huyện là Hội đồng nhân dân huyện

"Hội đồng nhân dân gồm các đại biểu Hội đồng nhân dân do cử tri ở địa phương bầu ra, là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân dân, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên'' [48, tr.2 + tr.3]

Với vị trí pháp lý là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, Hội đồng nhân dân cấp huyện thực hiện hai chức năng cơ bản:

Một là, Hội đồng nhân dân quyết định những vấn đề quan trọng, có ý ngh a lớn đến phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng ở địa phương, đảm bảo đúng thẩm quyền, đúng quy định của pháp luật, phù hợp

với tình hình thực tiễn ở địa phương, làm tròn ngh a vụ của địa phương với

cả nước

Hai là, Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát đối với Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan hữu quan về việc thực hienẹ các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cũng như việc thực thi pháp luật

Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng nhân dân được quy định trong Điều 26 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 Các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân được quy định cụ thể trên các l nh vực sau: trong l nh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền; l nh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường; l nh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật

Hội đồng nhân dân làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm, trong mỗi nhiệm kỳ, Hội đồng nhân dân thảo luận và ra Nghị quyết về các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình tại các kỳ họp Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân họp thường lệ mỗi năm hia kỳ, khi cần thiết, Hội đồng nhân dân có thể họp chuyên đề hoặc bất thường

2.1.2 Cơ quan hành chính - hành pháp cấp huyện

Cơ quan hành chính - hành pháp ở cấp huyện là Ủy ban nhân dân huyện

Ủy ban nhân dân huyện: “Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng

cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên” [48, tr.3]

Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn trên các l nh vực: kinh tế, nông

nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, l nh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo… Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân được quy định trong Điều 28 và Điều 29 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015

2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện

“Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, l nh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo

sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc l nh vực công tác ở địa phương" [19, tr.2]

Cơ cấu, tổ chức của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và được quy định rõ trong Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

có các cơ quan chuyên môn:

Phòng Nội vụ Phòng Tài chính - Kế hoạch Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục - đào tạo

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội Phòng Y tế

Phòng Tài nguyên và Môi trường Thanh tra huyện

Phòng Văn hóa - thông tin Phòng Quản lý đô thị

Phòng Kinh tế

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Vị trí và chức năng của cơ quan chuyên môn:

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành,

l nh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật

Ví dụ cụ thể như: Phòng Nội vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng

Phòng Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Điều 7 Nghị định số 37/2014/NĐ-CP)

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định tại Điều 7 của Nghị định 37/2014/NĐ-CP, tổ chức một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện như sau:

Ở các quận, thị xã thành lập Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị;

Ở các huyện thành lập Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Kinh tế và Hạ tầng, Phòng dân tộc

Tại Hà Nội, thống nhất tổ chức 12 phòng chuyên môn tại 30 quận, huyện, thị xã, riêng huyện Ba Vì có thêm Phòng dân tộc do có 7 xã dân tộc miền núi

Như vậy, có thể thấy so với Hội đồng nhân dân, hoạt động chấp hành

và điều hành của Ủy ban nhân dân đa dạng và phức tạp hơn về cả nội dung, lẫn hình thức Các hoạt động của Ủy ban nhân dân gắn liền với hoạt động của nhân dân, gắn liền với sự phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn Từ đó có thể thấy khối lượng tài liệu hình thành từ hoạt động của Ủy ban nhân dân phong phú, đa dạng về loại hình cũng như số lượng Hơn nữa, do đặc thù là thủ đô ngàn năm văn hiến, cùng với việc mở rộng địa giới hành chính, sáp nhập một

số đơn vị hành chính của Hà Tây cũ, Hà Nội có đầy đủ các mô hình tổ chức cấp huyện từ quận, huyện, thị xã Do vậy, tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp huyện ở Hà Nội có nhiều đặc điểm phong phú, đa dạng mang những nét riêng của từng địa phương theo đó là sự phong phú, đa dạng về tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan này

2.1.4 Các cơ quan tư pháp cấp huyện

* Tòa án nhân dân huyện: là cơ quan xét sử của địa phương, xử

những vụ án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải quyết những việc khác theo quy định

Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân huyện: Sơ thẩm vụ việc theo quy định của pháp luật, giải quyết việc khác theo quy định của pháp luật

* Viện Kiểm sát nhân dân huyện: là cơ quan kiểm sát cấp thấp nhất

trong hệ thống Viện kiểm sát nhân dân bốn cấp ở Việt Nam Viện kiểm sát nhân dân huyện nào thì thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp trong phạm vi huyện đó

Có thể thấy, cơ quan tư pháp tại cấp huyện tương đối đơn giản, hoạt động độc lập với chính quyền địa phương Mối liên hệ của cơ quan tư pháp với chính quyền địa phương chủ yếu là sự ràng buộc về tổ chức và hoạt động với vai trò của Hội đồng nhân dân, trong đó Hội đồng nhân dân có quyền giám sát hoạt động của cơ quan này và bầu ra Chánh án tòa án nhân dân nhằm đảm bảo thực hiện quyền lực của nhân dân địa phương Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan tư pháp có sự phối hợp chặt chẽ với Ủy ban nhân dân trong việc triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục pháp luật cho dân Đồng thời Ủy ban nhân dân cần đảm bảo các điều kiện cần thiết để cơ quan tư pháp có thể tiếp cận tài liệu, con người nhằm phục vụ cho hoạt động điều tra, xét xử Ngoài ra, Ủy ban nhân dân huyện còn quản lý và thực hiện công tác giám sát thi hành những bản án do Chánh án Tòa án nhân dân quyết định dưới sự giám sát của Viện kiểm sát nhân dân

2.1.5 Các cơ quan nhà nước thuộc ngành dọc

Bên cạnh sự tồn tại của ba hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước trên địa bàn huyện còn có những cơ quan nhà nước thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã hội như: Chi cục Thuế, Bảo hiểm xã hội huyện, Kho bạc nhà nước huyện, Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự

Các cơ quan này không chịu sự quản lý, chỉ đạo của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân mà chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên theo ngành dọc Tuy nhiên, trong thực thi nhiệm vụ cũng như vai trò giám sát của Hội đồng nhân dân và vai trò điều hành của Ủy ban nhân dân tại địa phương, các cơ quan này có mối liên hệ chặt chẽ với các cơ quan trong bộ máy chính quyền Đồng thời, để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế - xã hội trên địa bàn, các cơ

quan chính quyền cũng phải kết hợp chặt chẽ với những ngành trong quá trình thực thi nhiệm vụ của mình

2.1.6 Các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước

Bên cạnh hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước trên địa bàn huyện, còn có hoạt động của các doanh nghiệp nhà nước và đơn vị sự nghiệp Các cơ quan này thực hiện nhiệm vụ công dưới sự quản lý của nhà nước tại địa phương và thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng do nhà nước giao

2.2 Khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ huyện

Với bề dày lịch sử, cơ cấu tổ chức đa dạng, sự thay đổi về địa giới hành chính, tổ chức nhiều lần, mô hình tổ chức bao gồm cả quận, huyện, thị xã tạo nên tính đa dạng trong thành phần của tài liệu tại cấp này Bên cạnh những tài liệu lưu truyền trong dân gian như thần tích, thần phả, sắc phong là khối lượng lớn các tài liệu hình thành trong bộ máy chính quyền cấp huyện tại Hà Nội, phản ánh tình hình hoạt động của mọi mặt đời sống của cấp này Đây là khối tài liệu lớn nhất và cũng là khối tài liệu được các cơ quan lưu trữ chú ý thu thập, bảo quản, sử dụng

2.2.1.1 Tài liệu của Hội đồng nhân dân

Tài liệu của Hội đồng nhân dân chủ yếu phản ánh quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện; quá trình Hội đồng nhân dân đại diện cho nhân dân địa phương đề ra các chính sách, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn

2.2.1.2 Tài liệu của Ủy ban nhân dân

Nội dung tài liệu của Ủy ban nhân dân huyện phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân huyện; quá trình hoạt động của các tổ

chức, điều hành các mặt của đời sống xã hội (kinh tế, văn hóa, quốc phòng, an ninh…) trên địa bàn huyện theo nhiệm vụ của từng thời kỳ Tài liệu lưu trữ của

cơ quan này cho thấy toàn cảnh kinh tế - xã hội của địa phương Khác với Hội đồng nhân dân huyện, khối lượng tài liệu của cơ quan hành chính - hành pháp lớn hơn rất nhiều và đề cập đến nhiều nội dung cụ thể Nếu tài liệu Hội đồng nhân dân cho thấy quá trình hình thành chính sách, thì tài liệu của Ủy ban nhân dân chỉ ra quá trình áp dụng, triển khai thực hiện các chủ trương đó trong thực

tế Nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan này trên các phương diện cụ thể như:

* Nhóm tài liệu tổng hợp

* Nhóm tài liệu về kinh tế

* Nhóm tài liệu Nông nghiệp, Lâm nghiệp - Thủy lợi

* Nhóm tài liệu Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp

* Nhóm tài liệu quản lý, xây dựng và phát triển đô thị

* Nhóm tài liệu Thương mại - Dịch vụ - Du lịch

* Nhóm tài liệu Giáo dục và Đào tạo

* Nhóm tài liệu Văn hóa - Thông tin - Thể dục thể thao

* Nhóm tài liệu Y tế - Xã hội

* Nhóm tài liệu Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường

* Nhóm tài liệu quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội

* Nhóm tài liệu Dân tộc và Tôn giáo

* Nhóm tài liệu thi hành pháp luật

* Nhóm tài liệu xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

2.2.1.3 Tài liệu của ăn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

* Nhóm tài liệu thường trực Hội đồng nhân dân

* Nhóm tài liệu văn thư, lưu trữ

* Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng

* Nhóm tài liệu Quản trị tài vụ

* Tài liệu về tiếp công dân, giải quyết khiếu nại tố cáo

* Tài liệu về công tác lễ tân, ngoại vụ

2.2.1.4 Tài liệu của Phòng Nội vụ

* Nhóm tài liệu về công tác xây dựng chính quyền

* Nhóm tài liệu về tổ chức bộ máy

* Nhóm tài liệu về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập

* Nhóm tài liệu về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức

* Nhóm tài liệu về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp

xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

* Nhóm tài liệu cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức

* Nhóm tài liệu về Thi đua - Khen thưởng

* Nhóm tài liệu về quản lý văn thư, lưu trữ

* Nhóm tài liệu về Tôn giáo

* Nhóm tài liệu về công tác thanh niên

* Nhóm tài liệu về Hội, tổ chức Phi chính phủ

* Nhóm tài liệu về quy chế dân chủ

* Tài liệu khác

2.2.1.5 Tài liệu của Phòng Tư pháp

* Nhóm tài liệu về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

* Nhóm tài liệu về theo dõi thi hành pháp luật

* Nhóm tài liệu về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật

* Nhóm tài liệu vê kiểm soát thủ tục hành chính

* Nhóm tài liệu về phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải cơ sở

* Nhóm tài liệu về quản lý và đăng ký hộ tịch

* Nhóm tài liệu về chứng thực

* Nhóm tài liệu về bồi thường nhà nước

* Nhóm tài liệu về quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính

* Tài liệu khác

2.2.1.6 Tài liệu của Phòng Tài chính - Kế hoạch

* Nhóm tài liệu về tài chính, ngân sách

* Nhóm tài liệu về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư

* Nhóm tài liệu khác

2.2.1.7 Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường

* Nhóm tài liệu về quản lý đất đai

* Nhóm tài liệu về công tác môi trường

* Nhóm tài liệu về Tài nguyên nước

* Nhóm tài liệu về tài nguyên khoáng sản

* Nhóm tài liệu khí tượng thủy văn

2.2.1.8 Tài liệu của Phòng Kinh tế

* Nhóm tài liệu về l nh vực công thương

* Nhóm tài liệu về l nh vực khoa học và công nghệ

* Nhóm tài liệu về l nh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn

2.2.1.9 Tài liệu của Phòng Quản lý đô thị

* Nhóm tài liệu về l nh vực kiến trúc - xây dựng

* Nhóm tài liệu về l nh vực giao thông vận tải

2.2.1.10 Tài liệu của Kho bạc nhà nước huyện, Chi cục thống kê và Chi cục Thuế

- Tài liệu của Kho bạc nhà nước

- Tài liệu của Chi cục Thống kê

- Tài liệu của Chi cục Thuế

- Tài liệu Bảo hiểm xã hội

Chúng tôi cũng đã tiến hành khảo sát tài liệu của Phòng Lao động -

Thương binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Y tế, Thanh tra, Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân một số quận, huyện

Tuy nhiên, do quy định giới hạn số trang của Luận văn nên danh mục thống kê thành phần tài liệu cụ thể của các cơ quan thuộc quận, huyện chúng tôi xin phép được chuyển xuống phần Phụ lục của Luận văn

Qua nội dung trên ta thấy, tài liệu lưu trữ cấp huyện hình thành trong hoạt động của nhiều loại hình cơ quan, nhiều l nh vực khác nhau nên tài liệu

có thành phần đa dạng, phong phú về nội dung, phản ánh mọi mặt của đời sống xã hội: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của địa phương Chính lẽ đó tài liệu lưu trữ cấp huyện có giá trị hết sức thiết thực trên nhiều l nh vực khác nhau

2.2.2 Khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động trong cơ quan nhà nước cấp huyện

Cấp huyện là một trong ba cấp của chính quyền nhà nước địa phương Trong quá trình hoạt động các cơ quan nhà nước cấp huyện đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn Điều đó thể hiện qua bảng thống kê sau:

- Số lượng văn bản đi, đến của một số quận, huyện trong ba năm gần đây (số liệu tổng hợp từ các báo cáo do các quận, huyện gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ và qua khảo sát thực tế):

2016 2017 2018 2016 2017 2018

huyện Đan Phượng

- Số lượng tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện tính đến thời điểm tháng 10/2018 (số liệu tổng hợp từ các báo cáo do các quận, huyện gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

Tổng

Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (mét)

Đã chỉnh lý

sơ bộ (mét)

Tồn đọng (mét)

Qua số liệu trên ta thấy, khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện là vô cùng lớn Những tài liệu này phản ánh năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị thuộc huyện Khối lượng tài liệu này liên quan trực tiếp tới chức tới việc bố trí kho tàng, trang thiết bị để tổ chức, bảo quản an toàn, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng khối tài liệu, đặc biệt là việc bố trí cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, cán bộ trực tiếp quản lý kho, tài liệu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cấp huyện Đây

là vấn đề hết sức cấp thiết, nhất là khi Lưu trữ lịch sử huyện không còn, tài liệu ngày càng nhiều, không có cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, không bố trí

đủ kho để tiến hành thu tài liệu theo quy định

2.2.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

Tài liệu lưu trữ cấp huyện hình thành từ hoạt động của các cơ quan tổ chức, có giá trị về nhiều phương diện đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và người dân Tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhiều yêu cầu khác nhau của đời sống xã hội: nghiên cứu khoa học, phục vụ quản lý, phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của người dân….Tài liệu lưu trữ cấp huyện có giá trị cơ bản: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

2.2.3.1 Giá trị thực tiễn

Là giá trị của thông tin chứa đựng trong tài liệu phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, điều hành các công việc của chính quyền cấp huyện và phục vụ các nhu cầu của nhân dân

Trong hoạt động quản lý điều hành ở cấp huyện: tài liệu lưu trữ cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội được hình thành từ các hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân trên địa bàn trong các giai đoạn khác nhau, phản ánh đầy đủ tình hình kinh tế - xã hội; chính trị; phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện; các phòng, ban chuyên môn, các cơ quan tư pháp; đơn vị sự nghiệp thuộc huyện Các hoạt động của cơ quan, tổ chức này gắn liền với sự ra đời của các văn bản, tài liệu vì thế nó là chứng cứ, là những nội dung thông tin quan trọng để lãnh đạo cơ quan, đơn vị

ra quyết định quản lý, điều hành cơ quan được thông suốt Để điều hành hoạt động của cấp huyện, lãnh đạo huyện cần được cung cấp rất nhiều nguồn thông tin, trong đó thông tin từ tài liệu lưu trữ là chủ yếu vì có độ chính xác cao

Trong l nh vực chính trị, tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng

để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột … Mặt khác tài liệu lưu trữ là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các cấp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các l nh vực quân sự, ngoại giao…, từ đó có những tổng kết, đánh giá những kết quả thành tựu cũng như những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp cho từng giai đoạn tiếp theo Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội; cũng như phục vụ công tác phòng, chống và điều tra, truy tìm tội phạm Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý

Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan,

tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định

quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động

Trong l nh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng

Ví dụ: Để có phương án phòng chống lũ lụt vụ đông xuân, lãnh đạo huyện sẽ phải xem xét các văn bản trước đó như: báo cáo tình hình lụt bão năm trước đó, phương án chống bão lũ, số liệu thống kê thiệt hại…từ đó đưa

ra quyết định phù hợp với tình hình năm nay

Tài liệu lưu trữ là minh chứng rõ nét ghi lại những kết quả, những thành công trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp huyện, chính vì lẽ đó tài liệu lưu trữ chứa đựng những kinh nghiệm quý giá về tổ chức, quản lý điều hành của các cơ quna nhà nước cấp huyện

2.2.3.2 Giá trị lịch sử

Tài liệu lưu trữ phản ánh tiến trình lịch sử của người dân, của các địa

phương thuộc Hà Nội qua các thời kỳ khác nhau Qua việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ các nhà nghiên cứu có thể tái hiện đầy đủ, chính xác các l nh vực của đời sống xã hội tại cấp huyện thuộc thành phố Hà Nội

Ngày nay, cùng với thời gian, tốc độ đô thị hóa ngày càng phát triển, nhiều công trình lịch sử văn hóa bị xuống cấp, xóa đi những dấu ấn văn hóa của thời kỳ trước thì việc lưu trữ và tái hiện các dấu tích đó qua tài liệu lưu trữ là một giải pháp vô cùng quan trọng Có một số tài liệu còn là minh chứng lịch sử để nhân dân gìn giữ, phát huy thông qua các lễ hội, tạo thành những phong tục văn hóa mang đậm dấu ấn vùng miền Lịch sử của mỗi vùng miền gắn liền với tài liệu lưu trữ nên nghiên cứu các sự kiện lịch sử, văn hóa đã diễn ra không thể không sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ đã hình thành

2.3 Các văn bản của thành phố Hà Nội và các huyện về quản lý tài liệu lưu trữ

2.3.1 Các văn bản quy định của thành phố Hà Nội

Trong những năm qua, thực hiện các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thành phố Hà Nội đã ban một số văn bản chỉ đạo chung cho các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận huyện, thị xã như:

- Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 1836/QĐ-UBND ngày 05/5/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;

- Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 21/01/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- Kế hoạch số 251/KH-UBND ngày 25/12/2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Công văn số 2623/SNV-CCVTLT ngày 17/10/2017 về hướng dẫn hủy

hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

- Công văn số 2878/SNV-CCVTLT ngày 18/12/2018 về thực hiện chế

độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Các văn bản trên quy định, hướng dẫn tương đối cụ thể, phù hợp với tình hình thực tế, giúp các quận, huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu trong phạm vi thẩm quyền