bài 3: Gioi thieu Access

Một CSDL đ ợc tạo lập bằng Access gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.. -Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác

Bµi 3: Giíi thiÖu Microsoft Access

1 Phần mềm Microsoft Access:

? Trong bộ Office chúng ta đã đ ợc học mấy ch ơng trình

ứng dụng.

Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Micrsoft Office của hãng Microsoft.

2 Khả năng của Access:

? Access có những khả năng nào.

Cung cấp các công cụ tạo lập, l u trữ và khai thác dữ liệu.

-Tạo lập CSDL và l u chúng trên các thiết bị nhớ Một CSDL đ ợc tạo lập bằng Access gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.

-Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí.

a Access có những khả năng nào?

2 Khả năng của Access:

- Để quản lý học sinh giáo viên phải tạo bảng gồm các thông tin: Họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, là đoàn viên hay không, tổ, điểm trung bình

b Ví dụ:

?Để quản lý học sinh giáo viên phải cần những thông tin gì.

2 Kh¶ n¨ng cña Access:

b VÝ dô:

Hä vµ tªn Ngµy sinh Giíi

tÝnh §Þa chØ §oµn viªn Tæ To¸n LÝ … Tin

….

3 Các loại đối t ợng chính của Access:

- Bảng (Table):

a Các loại đối t ợng:

Dùng để l u trữ dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin về 1 chủ thể xác định, gồm nhiều hàng và nhiều cột, mỗi hàng chứa các thông tin về 1 cá thể xác định của chủ thể đó.

- Mẫu hỏi (query):

Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kiết xuất dữ liệu xác

định từ 1 hoặc nhiều bảng.

3 Các loại đối t ợng chính của Access:

- Bảng (Table):

a Các loại đối t ợng:

Đ ợc thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ

liệu đ ợc chọn và in ra.

- Mẫu hỏi (query):

Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.

- Biểu mẫu (Form):

- Báo cáo (Report):

3 Các loại đối t ợng chính của Access:

b Ví dụ: Về quản lý học sinh

- Một số biểu mẫu:

+ Nhap_HS: Dùng để cập nhật thông tin về học sinh.

+ Nhap_Diem: Dùng để nhập điểm trung bình môn của học sinh.

- Bảng: HOC_SINH, DIEM

L u thông tin về học sinh gồm:MaHS, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Tổ, Toán, lý, …

3 Các loại đối t ợng chính của Access:

- Một số biểu mẫu: Nhap_HS, Nhap_Diem:

- Bảng: HOC_SINH, DIEM

- Một số mẫu hỏi: Dùng để xem thông tin học sinh theo

1 điều kiện nào đó.

- Một số báo cáo: Xem và in bảng điểm…

b Ví dụ: Về quản lý học sinh

4 Một số thao tác cơ bản:

- Cách 1: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access.

 Xuất hiện màn hình làm việc của Access.

a Khởi động Access:

? Có mấy cách khởi động và đó là những

cách nào.

- Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu t ợng Microsoft Access trên màn hình nền

Thanh t¸c vô

Thanh b¶ng chän

Thanh c«ng cô

( Thanh c¬ së

d÷ liÖu)

4 Một số thao tác cơ bản:

b Tạo cơ sở dữ liệu mới:

B ớc 3: Chọn vị trí l u

tệp và nhập tên CSDL

mới Sau đó nháy vào

nút Create =>xhiện

B ớc 1: Vào File \ New =>

xhiện khung New File

B ớc 2:Tại khung New File

chọn Blank Database =>

xhiện hộp File New

Database

4 Một số thao tác cơ bản:

*Đặc điểm của cửa sổ CSDL mới tạo:

Gồm 3 phần chính:

- Thanh công cụ

- Bảng chọn đối t ợng

- Trang chứa các đối t ợng

•Chú ý:

-Tệp CSDL vừa tạo ch a có đối t ợng nào (CSDL trống)

-Tệp CSDL đã có bảng thì danh sách các bảng sẽ hiện ở

4 Một số thao tác cơ bản:

c Mở dữ liệu đã có

Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File Cách 2: File\ Open … rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở

 Xuất hiện CSDL vừa mở

•Chú ý:

-Tại mỗi thời điểm Access chỉ làm

việc với 1 CSDL.

-Access tạo ra 1 tệp duy nhất th ờng có

phần mở rộng là mdb chứa tất cả các

4 Mét sè thao t¸c c¬ b¶n:

d KÕt thóc lµm viÖc víi Access:

C¸ch 1: File\ Exit.

C¸ch 2: Nh¸y vµo nót ë gãc bªn ph¶i

mµn h×nh lµm viÖc cña Accsee

5 Làm việc với các đối t ợng:

a Chế độ làm việc với các đối t ợng:

•Chế độ thiết kế (Design View):

- Dùng để tạo mới hay thay đổi cấu trúc của bảng, mẫu hỏi hay thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo

- View\ Design View hoặc nháy chuột vào

•Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):

- Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, Cho phép xem, xoá hoặc thay đổi dữ liệu đã có

- View\ Datasheet View hoặc nháy chuột vào

5 Làm việc với các đối t ợng:

b Tạo đối t ợng mới:

Mỗi đối t ợng có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau:

- Dùng các mẫu dựng sẵn

- Ng ời dùng tự thiết kế

- Kết hợp cả 2 cách trên

c Mở đối t ợng:

Nháy đúp lên tên đối t ợng cần mở

C©u 1: Microsoft Access lµ phÇn mÒm:

a HÖ Thèng.

b øng dông.

c TiÖn Ých.

C©u 2: Phần đuôi của tên tập tin trong Access là

a DOC

b TEXT

c XLS

a Vào File /Exit

b Trong cửa sổ CSDL, vào File/Exit

c Trong cửa sổ CSDL, kích vào nút close (X) nằm

trên thanh tiêu đề cửa sổ Access

d Câu b và c

C©u 4: Tên file trong Access đặt theo qui tắc nào

a Phần tên không quá 8 ký tự, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán MDB

b Phần tên không quá 64 ký tự, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán MDB

c Phần tên không quá 255 ký tự kể cả dấu trắng, phần đuôi không cần gõ, Access

tự gán MDB.

d Phần tên không quá 256 ký tự kể cả dấu trắng, phần đuôi không cần gõ, Access

tự gán MDB.