Bai 3 Gioi thieu Access

Các chức năng chính của Access là : Thiết kế bảng, thiết lập mối liên kết giữa các bảng, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu... Khả năng của Access:..[r]

H Ệ QUẢN TRỊ

CƠ SỞ DỮ LIỆU

§ 3. Giới thiệu Microsoft Access

NỘI DUNG BÀI HỌC

1 Phần mềm Microsoft Access là gì?

2 Access có những khả năng nào?

3 Biết các loại đối tượng chính của Access

4 Biết một số thao tác cơ bản

5 Biết thao tác với các đối tượng và các chế độ làm việc với đối tượng

Đây là CSDL

đã được tạo lập

1 Phần mềm Microsoft Access:

Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị

cơ sở dữ liệu dùng trên các máy tính cá

nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ

 Để sử dụng được Access 2002 máy tính cần có cấu hình sau:

+ Bộ xử lí Pentium III trở lên

+ Bộ nhớ RAM ít nhất là 64 MB

+ Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn

+ Đĩa cứng còn trống ít nhất 140 MB

2 Khả năng của Access:

Access có những khả năng nào?

Cung cấp các công cụ tạo lập, lưu trữ và khai thác dữ liệu:

 Tạo lập và lưu trữ cơ sở dữ liệu trên các thiết bị nhớ Một CSDL gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó

 Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi

để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí

Các chức năng chính của Access là: Thiết kế

bảng, thiết lập mối liên kết giữa các bảng, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu

- Để quản lý học sinh giáo viên phải tạo bảng gồm các thông tin: mã số, họ và tên , ngày sinh , giới

tính , địa chỉ , đoàn viên , tổ , điểm trung bình các

môn học: Toán , Văn , lý , hoá , …

Bảng dữ liệu chứa các thông tin về các học

sinh

3 Các loại đối tượng chính của Access:

Em hãy cho biết các loại đối tượng

chính trong Access ?

Các loại đối tượng chính: Bảng (Table),

Mẫu hỏi (Query), biểu mẫu (Form), báo cáo (report), Macro , Môđun

-Bảng (Table) dùng để làm gì?

Dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin về 1 chủ thể xác định, gồm nhiều hàng và nhiều cột, mỗi hàng chứa các thông tin về 1 cá thể xác định của chủ thể đó.

- M u h i ẫ ỏ (query) dùng để làm gì?

 Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kiết xuất dữ liệu xác

định từ 1 hoặc nhiều bảng.

? Có những loại đối tượng cơ bản nào

 Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các

dữ liệu được chọn và in ra.

 Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.

-Biểu mẫu (Form) dùng để làm gì?

-Báo cáo (Report) dùng để làm gì?

Bảng HOCSINH

Ví dụ:

Thông tin các học sinh chưa là đoàn viên

Thông tin các đoàn viên sinh vào năm 1991

Biểu mẫu : Nhap HS

Để cập nhật thông tin về học sinh

Biểu mẫu : Nhap diem

Để cập nhật điểm trung bình môn

Báo cáo: BẢNG ĐIỂM MÔN TIN HỌC

 Mỗi đối tượng được đều được đặt tên, để đặt tên ta dùng chữ cái, chữ số và dấu cách

Tên các đối tượng thuộc loại biểu mẫu

4 Một số thao tác cơ bản:

- Cách 1: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access.

Xuất hiện màn hình làm việc của Access

a Khởi động Access:

? Có mấy cách khởi động và đó là những cách nào.

- Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Access

trên màn hình nền.

Màn hình làm việc của Access

Bước 1:Chọn File \ New

=>hiện khung New File.

Bước 2: chọn Blank

Database => hiện hộp File

New Database

*Đặc điểm của cửa sổ CSDL mới tạo:

c.Mở cơ sở dữ liệu đã có

Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File

Cách 2: File\ Open … rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở.

Xuất hiện CSDL vừa mở.

.mdb chứa tất cả các đối tượng

liên quan đến CSDL: bảng, mẫu

hỏi… Do vậy thường gọi tệp

CSDL thay cho CSDL.

5 Làm việc với các đối tượng:

a Chế độ làm việc với các đối tượng:

 Chế độ thiết kế (Design View):

Để chọn chế độ thiết kế: chọn View\ Design View hoặc nháy nút

Trước tiên cần chọn loại đối tượng.

Bảng ở chế độ thiết kế

 Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View):

Để chọn chế độ trang dữ liệu:

Chọn View \ Datasheet View hoặc nháy nút

Bảng ở chế độ trang dữ liệu

b Tạo đối tượng mới:

Mỗi đối tượng có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau:

Câu 3: Thoát khỏi Access bằng cách?

- Cách 1: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access.

Câu 4: Hãy nêu các cách Khởi động Access?

- Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Access

trên màn hình nền.

Trả lời:

Bước 3: Chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới Sau đó nháy vào nút Create

Bước 1:Chọn File \ New

Bước 2: Chọn Blank Database

Câu 5: Trình bày thao tác tạo cơ sở dữ liệu mới?

Trả lời:

Câu 6: Trình bày thao tác mở CSDL đã có?

Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL (nếu có) trong khung New File

Cách 2: File\ Open … rồi nháy đúp vào tên CSDL cần mở.

Trả lời:

Cách 3: Nháy nút Open trên thanh công cụ, rồi

nháy đúp vào tên CSDL cần mở.