Hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã nhìn rõ được sự quan trọng của VHDN, họ đã tổ chức cho mình nền VHDN riêng cho doanh nghiệp mình, nhưng đối với một sốtrong bộ phận doanh nghiệp họ còn
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
***
Nhóm S3T – Lớp 163165A
ĐỀ TÀI: VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG
Môn: Quản trị hành chính văn phòng
GVHD: Ths Nguyễn Minh Xuân Hương
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
***
Nhóm S3T – Lớp 163165A
ĐỀ TÀI: VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG
Môn: Quản trị hành chính văn phòng
GVHD: Ths Nguyễn Minh Xuân Hương
Trang 3
Trang 4
MỤC LỤC MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 04
I. TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG. 1. Khái niệm văn hoá 05
2. Phân loại văn hóa doanh nghiệp 06
3. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 08
4. Các yếu tố tác động đến văn hóa doanh nghiệp 09
5. Các bước để xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp, 10
Tại sao phải xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp? 10
II. THỰC TRẠNG CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG HIỆN NAY Ở NƯỚC TA. 1. Một số nét đặt trưng của văn hóa doanh nghiệp nước ta 12
2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp hiện nay 13
3. Có nên thay đổi nền văn hóa doanh nghiệp ,văn phòng? 17
III. SƠ ĐỒ SWOT 18
1. Thế mạnh và cơ hội 18
2. Điểm yếu và thách thức 20
PHẦN KẾT LUẬN 24
LỜI MỞ ĐẦU
Trang 5Trong điều kiện toàn cầu hóa kinh tế mạnh mẽ và hội nhập kinh tế ngày càngsâu rộng như hiện nay bên cạnh những cơ hội to lớn mở ra, các doanh nghiệp ViệtNam cũng đang đứng trước những thách thức không nhỏ.Mức độ cạnh tranh ngày cànggay gắt, trải dài trên thị trường trong nước và cả phạm vi quốc tế.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc nâng cao nănglực cạnh tranh của mình, bằng những giải pháp truyền thống như đổi mới công nghệ,tăng cường vốn, tập trung đào tạo nguồn nhân lực… thì cần phải xây dựng riêng chomình nền văn hóa doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp (VHDN) là một yếu tố nềntảng góp phần tạo sự thành công và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp
Hiện nay vẫn có một số doanh nghiệp cho rằng tôi chỉ cần biết lợi nhuận, doanhthu của tôi có thể thu được bao nhiêu trên tổng chi phí tôi bỏ ra mà quên mất đi giá trịcốt lõi để đạt được nó, trên cơ sở đó có doanh nghiệp đã vô tình biến doanh nghiệpmình rơi vào cảnh đóng cửa
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp đã nhìn rõ được sự quan trọng của VHDN, họ
đã tổ chức cho mình nền VHDN riêng cho doanh nghiệp mình, nhưng đối với một sốtrong bộ phận doanh nghiệp họ còn đang mơ hồ về VHDN, hôm nay nhóm S3T quyết
định chọn đề tài “VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, VĂN PHÒNG” để mọi người có thể
hiểu rõ hơn tầm quan trọng của VHDN
Do trình độ hiểu biết còn hạn chế thời gian nghiên cứu vấn đề không nhiều nênchuyên đề của nhóm chắc chắn không tránh khỏi những sót Rất mong nhận được sựhướng dẫn, chỉ bảo và góp ý của quý thầy cô cùng toàn thể các bạn sinh viên
Nhóm S3T xin chân thành cám ơn Ths Nguyễn Minh Xuân Hương đã giúp đỡ,chỉ dạy nhóm rất tận tình trong suốt thời gian học tập vừa qua
1. Khái niệm văn hóa :
Trang 6a. Khái niệm văn hóa.
- Có rất nhiều khái niệm khác nhau về văn hóa, khái niệm văn hóa rất rộng, trênthế giới có đến hàng trăm khái niệm văn hóa, song có thể hiểu văn hóa theo cách sau:
- Theo Edward B Taylor-1871 “Văn hóa là toàn bộ tính ngưỡng, những trithức, những nghệ thuật, những giá trị, những luật lệ, phong tục và tất cả những nănglực và tập quán khác mà con người với tư cách thành viên của xã hội nắm bắt được”
- Theo E.Heriôt thì “Cái gì còn lại sau tất cả những cái khác bị quên đi- cái đó làvăn hóa”
- Trong từ điển văn hóa được hiểu là “Hành vi của năng lực đạo đức và tư duyphát triển, đặc biệt thông qua giáo dục”
- Theo UNESCO thì văn hóa phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sốngđộng mọi mặt của cuộc sống (mỗi cá nhân của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quákhứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao nhiêu thế kỷ nó đã cấu thànhmột hệ thống giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộckhẳng định bản sắc riêng của mình
- Theo chủ tịch Hồ Chí Minh “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích cuộc sống, loàingười mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, khoa học, tôn giáo, văn họcnghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hằng ngày về ăn, mặc, ở, và các phương tiện,phương thức, những sáng tạo sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức làvăn hóa Văn hóa là tổng hợp mọi phương thúc sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó màloài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống, đòi hỏi sự sinh tồn
Như vậy, có thể thấy rằng: Văn hóa là tất cả những giá trị vật thể do con người
sáng tạo ra trên nền của thế giới tự nhiên.
Văn phòng là một tổ chức nhỏ nằm trong doanh nghiệp, nên ta có thể hiểu vănhóa văn phòng như sau:
- Văn hóa văn phòng hay văn hóa của tổ chức là các tiêu chuẩn, giá trị, cách đốixử…được thể hiện qua các thành viên trong tổ chức liên kết với nhau để làm việc
Trang 7- Theo Louis (1980): Văn hóa tổ chức là tập hợp các quan niệm chung của cácthành viên trong tổ chức Những quan niệm này phần lớn được các thành viên ngầmđịnh trong nhận thức, hành vi ứng xử và chỉ thích hợp cho tổ chức riêng của họ Cácquan điểm đó được truyền cho các thành viên mới.
Văn hóa văn phòng là toàn bộ các yếu tố văn hóa được tổ chức chon lọc, tạo ra,
sử dụng và biểu hiện trong qua trình hoạt động nào đó trên bản sắc riêng có của một tổ chức.
- Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm chưa từng có trong từ điển bách khoatoàn thư Việt Nam, đó là một lĩnh vực được nghiên cứu trong vài thập niên trở lại đây,nên các định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp còn rất khác nhau Thời gian gần đâythuật ngữ văn hóa doanh nghiệp rất thường được sử dụng và phổ biến trong giới doanhnghiệp doanh nhân và các nhà quản lý Các doanh nghiệp bắt đầu trú trọng đến việcxây dựng văn hóa cho riêng mình Tuy nhiên văn hóa doanh nghiệp là một trongnhững khái niệm tương đối khó hiểu trong quản trị kinh doanh Có rất nhiều khái niệmkhác nhau về văn hóa doanh nghiệp
- Văn hóa doanh nghiệp là được hiểu toàn bộ các giá trị văn hóa được gây dùngnên trong suốt quá tình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, trở thành các giá trị, cácquan niệm, các niềm tin chủ đạo, các quy tắc, thói quen, các tập quán, truyền thống ănsâu vào hoạt động của doanh nghiệp đó và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vicủa mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích
và hệ quả của nó là: văn hóa doanh nghiệp là tất cả những gì làm cho doanh nghiệpnày khác với một doanh nghiệp khác
- VHDN là những niềm tin, thái độ, giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn địnhtrong doanh nghiệp (Williams, A., Dobson, P.&Walter,M)
- VHDN thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổbiến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài(Kotter, J.P & Heskett, J.L)
Tóm lại VHDN là tính cách của một doanh nghiệp Là cái cuối cùng còn thiếu
khi doanh nghiệp đã có tất cả và là cái cái còn lại cuối cùng khi mất tất cả Hay có
Trang 8thể nói VHDN là toàn bộ các giá trị được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp.
- Văn hóa doanh nghiệp ưa mạo hiểm: Một số doanh nghiệp có nét văn hóa đặc
trung là khuyến khích nhân viên mạo hiểm Theo đó, doanh nghiệp có hệ thống khenthưởng cho những người có tính mạo hiểm
- Văn hóa doanh nghiệp chú trọng chi tiết: Trong loại văn hóa này tổ chức chủ
động tập trung đến các chi tiết cơ bản của doanh nghiệp Thực tế cho thấy, doanhnghiệp sản xuất các sản phẩm có chất lượng cao thường có tính cách chủ đạo của họ làtập trung đến từng chi tiết
- Văn hóa doanh nghiệp chú trọng kết quả: Một số doanh nghiệp thành công
nhờ tập trung vào đầu ra ví dụ như khâu dịch vụ khách hàng Vì thế họ biết rất rõkhách hàng cần gì ở họ và họ cũng xác định những yêu cầu mong muốn từ khách hàng
là phương chăm hoạt động của họ
- Văn hóa doanh nghiệp chú trọng con người: Theo đó con người là yếu tố
trung tâm trong văn hóa của họ Những doanh nghiệp theo kiểu văn hóa này có cáchđối xử nhân viên như người nhà, luôn tạo ra không khí vui vẻ hòa đồng
- Văn hóa doanh nghiệp chú trọng tính tập thể: Ngày càng nhiều doanh nghiệp
nhỏ và các chi nhánh của các hãng kinh doanh lớn xây dựng văn hóa xoay quanh kháiniệm nhóm Họ lập ra các nhóm để xử lý các vấn đề khác nhau: nhóm kinh doanhchuyên xử lý vấn đề về kinh doanh, nhóm kỹ thuật khắc phục các sự cố liên quan đến
kỹ thuật, nhóm xử lý các ván đề về môi trường…
- Văn hóa doanh nghiệp chú trong sự nhiệt tình: Sự nhiệt tình của người lao
động luôn được đánh giá cao trong loại hình văn hóa này
Trang 9- Văn hóa doanh nghiệp chú trọng sự ổn định: Đặc sự về sự ổn định luôn gắn
liền với loại hình văn hóa này Mặc dù không tạo ra được các bước đột phá nhưng loạihình văn hóa này luôn tạo cho con người cảm giác an toàn
* Căn cứ vào số lượng thành viên văn hóa doanh nghiệp có thể được chia thành văn hóa chính thống và văn hóa nhóm:
- Văn hóa chính thống: là những giá trị cốt lõi được chia sẻ bởi đa số các thành
viên trong doanh nghiệp Đây là những giá trị văn hóa của tổ chức mà người ta sẽ nghĩđến hay nhắc đến khi nói về tổ chức này và hướng dẫn hành vi của người lao độngtrong doanh nghiệp đó
- Văn hóa nhóm: là những giá trị văn hóa được chia sẻ bởi một số thành viên
trong tổ chức (một bộ phận, phòng, ban, nhóm…) Văn hóa nhóm là kết quả của nhữngvấn đề hoặc những kinh nghiệm được chia sẻ bởi các thành viên của một bộ phận haymột nhóm người trong doanh nghiệp
* Căn cứ vào phạm vi chia sẻ và cường độ chia sẻ của các đặc tính của văn hóa tổ chức, văn hóa doanh nghiệp được chia thành văn hóa doanh nghiệp mạnh
và văn hóa doanh nhiệp yếu:
- Văn hoa doanh nghiệp mạnh: là văn hóa được nhiều người đồng tình, chia sẻ
và tích cực thể hiện để đóng gió vào những thành công của doanh nghiệp Văn hóamạnh tổng tại ở tổ chức có giá trị cốt lõi được phát huy mạnh mẽ Tất cả các thànhviên đều cùng nhau chia sẻ giá trị văn hóa chủ đạo và quyết tâm thực hiện nó một cácnghiêm túc Càng nhiều nhân viên chấp nhận giá trị cốt lõi của tổ chức và sự cam kếtcủa họ đối với những giá trị đó càng lớn thì văn hóa của doanh nghiệp đó càng mạnh
- Văn hóa doanh nghiệp yếu: là văn hóa có phạm vi chia sẻ hẹp và cường độ
chia sẻ thấp Theo đó, văn hóa doanh nghiệp yếu ít có tầm ảnh hưởng đến nhân viên vàmức độ chấp nhận các giá trị văn hóa này cũng thấp
Trang 10một nền văn hóa riêng mình VHDN được xem như một phần hồn của một doanhnghiệp, đó là những phẩm chất riêng biệt để phân biệt giữa doanh nghiệp này vớidoanh nghiệp khác.
VHDN là một tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp và đóng vai trò cực kì quantrọng cho sự phát triển của doanh nghiệp, nó tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thựchiện sứ mạng, mục tiêu, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp xây dựng nền văn hóa mạnh thì càng khẳng định được giá trị ngầm định, đó là giá trị cốt lỗi của mỗi doanh nghiệp để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thương trường
VHDN giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mìnhđang làm, tạo một môi trường làm việc tốt góp phần thúc đẩy năng lực làm việc và nâng cao hiệu quả công việc
VHDN tạo cho mỗi thành viên hiểu được giá trị của bản thân họ đối với doanhnghiệp như: Một tổ chức chỉ có thể phát triển khi tất cả mọi thành viên đều hiểu được
họ đang đi đâu? Họ đang làm gì? Vai trò mà đối với họ đến đâu?với những mục tiêurất cụ thể, họ được sống trong một môi trường tự do cống hiến, chia sẽ ý tưởng, đượcghi nhận khi thành công…tất cả điều được hiểu rằng họ là thành phần không thể thiếucủa công ty
VHDN giúp cho tất cả mọi người đoàn kết với nhau, chung sức làm việc vớinhau vượt qua mọi thử thách, những tình thế khó khăn của doanh nghiệp Trong mộtcuốn sách rất nổi tiếng “Bảy thói quen của những người hiệu quả” của tiến sỹ
Stenphen R.Coney đã khẳng định không tham gia thì sẽ không bao giờ có thi hành Có
thể thấy rằng khi các thành viên được tham gia vào tổ chức thì họ sẽ có cảm giác nhưđang được làm chính bản thân họ, họ sẽ cống hiến hết mình và phát huy khả năng ,thực lực của họ Như một hãng hàng không Southwest Airline họ là người đầu tiênthực hiện việc bán cổ phần cho nhân viên, giúp họ làm việc hăng say hơn, có động lựcmạnh hơn trong phấn đấu vì sự nghiệp của doanh nghiệp, lẫn bản thân của họ
Lợi thế ở doanh nghiệp không chỉ về vốn, công nghệ mà còn quyết định vàoviệc tổ chức những con người như thế nào Khi thu nhập đạt đến mức độ nào đó thìlương chỉ còn là một phần động lực nhỏ, người lao động sẽ có xu hướng lựa chọn môitrường làm việc chuyên nghiệp hơn, thân thiện hơn, thoải mái hơn và có tiềm năngphát triển hơn cho dù thu nhập có thể thấp hơn Vì VHDN nó góp phần không nhỏ vàoviệc giữ nhân tài, và phát triển bền vững doanh nghiệp
Trang 114 Các yếu tố tác động đến VHDN.
Nền văn hóa quốc gia, phong tục tập quán cũng chi phối đến việc hình thànhVHDN Như văn hóa doanh nghiệp kiểu Nhật đã tạo cho doanh nghiệp một không khílàm việc như một gia đình, các thành viên gắn bó với nhau chặt chẽ Lãnh đạo củadoanh nghiệp luôn luôn quan tâm đến các thành viên Còn tại Mỹ và phương Tâyquyền lực cao nhất trong việc quyết định số phận của một doanh nghiệp là các cổđông Cổ đông yêu cầu nhà quản lý phải nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp trongthời gian ngắn Chỉ số cổ tức là thước đo năng lực của nhà quản lý
Quan điểm và tác phong quản lý của nhà lãnh đạo tác động rất lớn đến sự hìnhthành văn hóa công ty Trường hợp các giá trị và niềm tin mà cá nhân người lãnh đạodoanh nghiệp đưa ra không đem lại sự thành công cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp
đó phải có một cuộc cải cách, thay đổi hoặc tìm kiếm người lãnh đạo mới cho đến khinào những niềm tin và giá trị của người lãnh đạo mới đó đem lại sự thành công chodoanh nghiệp
- Nhận thức, tinh thần và tác phong làm việc của các thành viên góp phần xâydựng và phát triển doanh nghiệp
- Truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo vớinhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau trong quá trình truyền thông từ ngườilao động đến giới chủ hay nói cách khác là truyền thông từ dưới lên, truyền thôngngang cấp giữa các nhân viên với nhau cũng giữ vai trò không kém phần quan trọng
- Không chỉ những yếu tố bên trong doanh nghiệp tác động đến VHDN, các yếu
tố môi trường bên ngoài cũng có ảnh hưởng quyết định đến VHDN Lúc này doanhnghiệp phải chịu sự ảnh hưởng theo 2 mặt:
+ Doanh nghiệp sẽ chịu tác động của văn hóa du nhập trong quá trìnhlàm việc, tương tác với những yếu tố của môi trường bên ngoài và tạo nên quátrình chọn lọc các yếu tố phù hợp với các giá trị đang xây dựng hoặc là các giátrị mà các doanh nghiệp mong muốn hướng đến nhằm thúc đẩy giao lưu từ bênngoài và nước có kinh tế mạnh sẽ kéo theo ảnh hưởng văn hóa của nước họ vàonước ở thế yếu hơn, để hoàn thiện hơn về văn hóa doanh nghiệp mình Hay nóicách khác là có sự giao thoa giữa văn hóa với nhau
Trang 12+ Do định hướng giá trị và chuẩn mực văn hóa giữa các nước có khácnhau bởi điều kiện địa lý, kinh tế, lịch sử, khác nhau Nên khi các sản phẩm vănhóa du nhập vào một nước khác thường được tiếp nhận dưới một lăng kínhkhác, khiến giá trị đích thực của nó thường không được nguyên vẹn Bên cạnh
đó, xu hướng tiếp nhận văn hóa bên ngoài nếu quá mạnh lại trong thế bị động sẽchứa đựng nguy cơ làm suy yếu các giá trị văn hóa truyền thống, đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải gìn giữ được tính độc đáo, những giá trị văn hóa truyềnthống của dân tộc là nền tảng cho sự hình thành và phát triển VHDN
nền VHDN?.
Văn hóa doanh nghiệp rất quan trọng trong doanh nghiệp ngày nay, nó là giá trịcốt lõi là kim chỉ nam xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển lâu dài nếumuốn tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay
Có thể nhận thấy văn hoá doanh nghiệp đang là đề tài rất được quan tâm Nhất
là vào thời điểm kinh tế khó khăn như hiện nay, khi doanh nghiệp phải cạnh tranh khốcliệt để giữ nhân tài
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ, sau một thờigian tìm chỗ đứng trên thị trường, đã bắt đầu quan tâm xây dựng văn hoá doanhnghiệp Điều này rất cần thiết cho sự phát triển bền vững của họ Tuy nhiên, hầu hếtdoanh nghiệp đều gặp khó khăn trong công việc này
Văn hoá doanh nghiệp là hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhậnthức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của doanh nghiệp đồng thuận Nó cóảnh hưởng đến cách thức hành động của các thành viên
Thông thường, VHDN có thể hình thành sau khi tiến hành 4 bứơc xây dựng sau:
Bước1: Người đứng đầu tổ chức phải lập ra ý tưởng, sáng kiến mới
về mô hình văn hóa mà mình cần để áp dụng cho doanh nghiệp
Bước 2: Những ý tưởng đó phải được chia sẽ hay phổ biến với nhómchủ chốt để định hình rõ mô hình VHDN, (hay nói cách khác là nềnvăn hóa đó có thể áp dụng phù hợp với doanh nghiệp mình không,bởi lẻ không phải nói là làm được, cũng như có câu “Biết người biết