Chapter 4 lập kế hoạch thực hiện dự án

Các yếu tố của việc lập kế hoạchPhân tích và xác định công việc Tổ chức quản lý và nhân sự Kế hoạch thời gian biểu dự án Tính toán chi phí và lập dự toán Hệ thống kiểm soát và theo

Lập kế hoạch

thực hiện dự án

Các kỹ thuật

PERT (thể hiện các nhiệm vụ theo logic trình

tự thực hiện)* xem MP4 trang 4 mỗi cung là một công việc; trang 5 mỗi nút là một công

Tại sao phải lập kế hoạch?

Để đảm bảo đạt được mục tiêu

Để nâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Để giúp việc kiểm tra và theo dõi

Để truyền thông tin và phối hợp tốt hơn

Để khuyến khích động viên

Để tìm nguồn tài chính cho dự án

Các yếu tố của việc lập kế hoạch

Phân tích và xác định công việc

Tổ chức quản lý và nhân sự

Kế hoạch (thời gian biểu) dự án

Tính toán chi phí và lập dự toán

Hệ thống kiểm soát và theo dõi

Các bước của việc lập kế hoạch

Xác định mục tiêu (SMART: Cụ thể, đo được, phân công được, thực tế, và có giới hạn thời gian)

Xác định các hoạt động của dự án (Phạm vi công việc, các tiêu chuẩn và kết quả mong đợi, các nguồn lực mong đợi và thời gian yêu cầu)

Bổ nhiệm nhân sự chính (Lựa chọn, trách nhiệm và quyền hạn được giao, tóm tắt dự án)

Các bước của việc lập kế hoạch

 Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực (Lập

kế hoạch tài chính, công nghệ, thiết bị)

 Lập thời gian biểu cho các hoạt động (Biểu đồ Gantt, biểu đồ các công việc chính, biểu đồ CPM/PERT)

Các bước của việc lập kế hoạch

 Lập kế hoạch kiểm soát (Cơ cấu giám sát, các mục tiêu ngắn hạn và các chỉ số,

hệ thống thông tin)

 Phân tích rủi ro và lên kế hoạch dự phòng sự cố

Cụ thể (Specific)

Đo được (Measurable)

Phân công được (Assignable)

Thực tế (Realistic)

Công cụ kỹ thuật lập kế hoạch dự án

Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC)

LRC là cụng cụ quản lý và lập kế hoạch Nú phõn cụng trỏch nhiệm về cỏc hoạt động của dự ỏn cho cỏc thành viờn dự ỏn

Cấu trỳc thụng dụng của LRC là một ma trận trong đú cột dọc ghi cỏc thành viờn dự ỏn và hàng ngang ghi cỏc gúi cụng việc lấy ra từ WBS

Cỏc loại quy ước trỏch nhiệm hay sử dụng: chớnh sỏch, hỗ trợ, phờ duyệt, thụng bỏo, giỏm sỏt,

ví dụ biểu đồ Gantt

Mar April May June July Aug Sept Oct Nov Dec Jan Feb 100%

TT Nội dung công việc

kế hoạch thực hiện dự án QC-1 ZONE tại ITALIAN-THAI

Lắp đặt cửa đi và cửa sổ

Laắp đặt khu vệ sinh

Kừt thúc công việc

Lắp hệ thống điện

Làm v ờn, trồng cây, cỏ

Ví dụ

Ví dụ 4.1

Cho ví dụ thực hiện một dự án với các số liệu sau:

Công việc TG thực hiện Ràng buộc

Các kỹ thuật (Gantt)

Phương án cơ sở ví dụ 4.1 Sớm nhất có thể

Công việc

A B

C D E

F

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

C D E

F

G

Cỏc kỹ thuật (GANTT)

Công việc Ph ơng án sử dụng dự trữ

A B

C D E

F

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Công việc B sử dụng hết thời gian dự trữ toàn phần (TS) tức là lùi lại 3 ngày.

Do đó Công việc D không có dự trự thành công việc tới hạn

Tiến độ không thay đổi

G

Ưu nhược của GANTT

S Ơ ĐỒ M NG ẠNG

 Giới thiệu chung

 PERT và CPM đều là đường tới hạn của các công việc gọi chung là “hoạch định đường tới hạn CPS”

 CPM xem thời gian thực hiện các công việc

là hằng số PERT thời gian hoàn thành công việc dưới dạng phân phối xác suất

Lịch sử phương pháp CPM

&PERT

Program Evaluation and Review Technique

(PERT): Kỹ thuật đánh giá và xem xét lại dự

án

1958

US Navy’s Polaris Missile System Program

Tập trung vào dự đoán thời gian không chắc chắn

Các khái niệm

được xắp sếp theo mạng tính đến các

điều kiện ràng buộc giữa chúng

Thời gian thực hiện công việc là duy nhất

Thời gian thực hiện các công việc là xác định

(MP4 trang 4,5)

Các kỹ thuật

4 1

Ví dụ phương pháp CPM Giới thiệu sản phẩm mới

tr íc

Thêi gian (tuÇn)

Nhận xét

Ưu điểm: (tiếp theo)

 Có ích cho các dự có nhiều giai đoạn

 Đơn giản trong tính toán

 Đưa ra được đường tối ưu (đường tới hạn)

và các khoảng thời gian dự trữ

Nhận xét

Ưu điểm: (tiếp theo)

 Ích lợi trong việc điều chỉnh chi phí

 Đưa ra các câu trả lời về thời gian hoàn thành, trình tự, chấp nhận ràng buộc ngân sách, các công việc trên đường tới hạn, làm thế nào để có thể thực hiện thời gian tới hạn

Mạng của dự án

 Sử dụng các nút và các cung

 Cung nối thẳng từ điểm xuất phát đến điểm cuối (1 chiều, liên thông, không vòng…)

 Nút là một được biểu diễn là một vòng tròn

Vẽ sơ đồ mạng của dự án

kết thúc

Vẽ sơ đồ mạng của dự án

 Có thể dùng các công việc giả

 Chiều dài các cung không phụ thuộc vào thời gian thực hiện công việc

 Hoạt động trên nút hoặc trên cung

 Việc hoàn thành một công việc được thể

hiện là một nút

Vẽ sơ đồ mạng của dự án

Các điều kiện ràng buộc

 ASAP

 ALAP

 FNLT

 SNLT

Các điều kiện ràng buộc

 FNET

 SNET

 MSO

 MFO

Các điều kiện ràng buộc

 Kết thúc – bắt đầu

 Bắt đầu – bắt đầu

 Kết thúc – kết thúc

 Bắt đầu – kết thúc

Tính toán thời gian

bắt đầu ES

 Ta có thể xác định TS i như sau:

TS i = Max (ti + dij )

Tính toán thời gian

Thời gian muộn nhất để hoàn thành công việc LF

 Là khoảng thời gian muộn nhất ta có thể hoàn thành công việc (i,j) mà không làm ảnh hưởng đến các công việc sau đó

Ta có thể xác định TM j như sau:

TM j = Min (ti - dij )

Tính toán thời gian

Tính toán thời gian

Tổng thời gian dự trữ

Là khoảng thời gian tối đa mà công việc (i,j) có thể kéo dài việc thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ quá trình

TS(ij) = tmj - tsi - dij

Tính toán thời gian

Thời gian dự trữ tự do

Là khoảng thời gian tối đa mà công việc (i,j) có thể kéo dài việc thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành của các công việc diễn ra sau đó

FS(ij) = tsj - tsi - dij

Đường tới hạn

 Tổng thời gian dự trữ bằng không (0)

 Thời gian dự trữ tự do bằng không (0)

P ERT

 Nhiệm vụ: chức năng hay công việc đơn giản

nhất có bắt đầu và kết thúc

 Nút : Điểm giao của các nhiệm vụ

 Ràng buộc: Điều kiện logic cần thiết để thực hiện

nhiệm vụ: thời gian, công nghệ, các nguồn lực

 Điều kiện để bắt đầu một nhiệm vụ : hoàn thành

tất cả các công việc trước nó

P ERT

lớn nhất cho phép thoả mãn tất các các điều kiện

thực hiện tất cả các nhiệm vụ, nhằm đạt tới mục đích cuối cùng với thời gian ngắn nhất

P ERT

 Ngày bắt đầu sớm nhất có thể : Ngày sớm nhất bắt

đầu các công việc kế tiếp mà không vi phạm ràng buộc thực hiện công việc

 Ngày kết thúc muộn nhất có thể : Ngày muộn nhất

cho phép thực hiện các công việc kế tiếp mà không làm kéo dài thời gian hoàn thành so với đường tới hạn

P ERT

P ERT

 Xác định đường tới hạn : những nút có thời gian bắt đầu sớm nhất bằng thời gian kết thúc muộn nhất

 Xác định các công việc không nằm trên đường tới hạn, xác định các giá trị thời gian dự trữ

 Giới thiêụ PERT (Presentation PERT) 

P ERT

khác.

P ERT

5 tiêu chí về thời gian đối với mỗi nhiệm vụ

 Thời gian bắt đầu sớm nhất

 Thời gian bắt đầu muộn nhất

 Thời gian thực hiện nhiệm vụ

 Thời gian kết thúc sớm nhất

 Thời gian kết thúc muộn nhất

P ERT : thời gian dự trữ

Xác định thời gian dự trữ trên cơ sở 5 tiêu chí thời gian

 Dự trữ toàn phần: khoàng thời gian mà một nhiệm

vụ có thể kéo dài, chậm trễ mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện toàn dự án Khi dự trữ này bằng 0 nhiệm vụ đó là nhiệm vụ tới hạn

PERT : thời gian dự trữ

Xác định thời gian dự trữ trên cơ sở 5 tiêu chí

thời gian

có thể kéo dài, chậm trễ mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nhiệm vụ khác Dự trữ này

là khoảng dự trữ an toàn đối với mỗi công việc

P ERT : Áp dụng tính toán

Task Name Duration Predecessors Total Slack Free Slack

B 3 days 3 days 2 days

D 7 days 2;3 1 day 1 day

E 7 days 6 days 6 days

F 4 days 4;5;6 0 days 0 days

0% 0%

P ERT : Áp dụng tính toán

 Giá tr ị thực hiện

0 5000

P ERT : Áp dụng tính toán

 Áp dụng tính toán  (2,3,4, 5,6)

P ERT : Kết luận

một nhiệm vụ (thượng nguồn)

Thời gian thực hiện công việc độc lập và có thể dự báo được chính xác

Tại sao kế hoạch thất bại

 Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác

 Mục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp.

 Không hiểu những người thực hiện dự án.

Tại sao kế hoạch thất bại

Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác

Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh

Kế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc

có nhưng sai

K ho ch ban đ u ế hoạch ban đầu ạch ban đầu ầu

Kế hoạch ban đầu

 Tối ưu hoá kế hoạch ban đầu : bằng cách thay đổi thời gian thực hiện một số nhiệm vụ

 Biều diễn kế hoạch tối ưu dưới dạng phù hợp với từng đối tượng khách hàng Ví dụ có thể đưa

ra dưới dạng đường Gantt, một kế hoạch tổng hợp với các sự kiện chính, thời điểm chính

Nh ững vấn đề tâm lý

Những vấn đề tâm lý trong việc lập kế hoạch:

 Lập và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch:

 Kế hoạch : khuôn khổ của một công việc:

Nh ững vấn đề tâm lý

 Một kế hoạch chi tiết khả thi cho phép:

Nhiểu người cùng làm một công việc chung

Cùng hướng tới một đích chung

Cho phép đẩy dự án đến đích, tính năng động

Khuyến khích mọi người cùng nỗ lực cho một đích chung

Nh ững vấn đề tâm lý

ngắn vẫn vậy

Một kế hoạch phải có tính khả thi nhất định

nhưng phải cố gắng nỗ lực mới có thể hoàn thành

Nh ững vấn đề tâm lý

 Con người thường quan tâm đến các mốc ngắn hạn

=> cần tạo ra các thời điểm trung gian, các mục tiêu trung gian

 Để có thể đạt được mốc thời gian cuối cùng cần :

 Cực tiểu hoá thời hạn các công việc ban đầu

 Cực đại hoá thời hạn các công việc cuối cùng, với mục tiêu rút ngắn thời hạn các công việc cuối

 Không chấp nhận các sai lệch mà thiếu các điều chỉnh cần thiết Luôn phấn đầu đạt tiến độ