VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Trang 1
Biên soạn : LXN
I/ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC :
1/ Khái niệm : công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn, giấy tờ,
là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước, các đoàn thể tổ chức xãhội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình
2/ Ý nghĩa, tác dụng :
+ Công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của nhà nước Là sợi dây liên hệ giữa Đảng , nhà nước với nhân dân
+ Góp phần tích cực trong việc đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản, hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ
bí mật quốc gia
+Là phương tiện cơ bản liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp Để ghi chép, đúc kết kinh nghiệm hoạt động và ghi chép các tài liệu cần thiết khác
+ Nếu quan niệm đúng về công tác này sẽ thúc đẩy sự phát triển, nâng cao năng suất lao động, hiệu qủa quản lý của một cơ quan, tổ chức Đồng thời là phương tiện giúp người lãnh đạo, quản lý nắm rõ tình hình hoạt động của một cơ quan, tổ chức Là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước
3/ Nội dung của công tác văn thư:
Có hai quan điểm khác nhau về nội dung công tác văn thư như sau :
+ Quan điểm thứ nhất gồm 2 nội dung : Tổ chức giải quyết công văn, giấy
tờ trong các cơ quan và quản lý trong qúa trình chu chuyển
+ Quan điểm thứ 2 cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức Quan điểm này rộng, bao quát và chính xác hơn Cụ thể gồm những phần việc sau :
a/ Xây dựng và ban hành văn bản: gồm những việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành văn bản
b/ Tổ chức quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu: tổ chức giải quyết công văn đi, đến, văn bản nội bộ, công văn mật Quản lý và sử dụng con dấu theo qui định của pháp luật
Trang 2c/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: xếp loại văn bản theo từng lĩnh vực, lên danh mục tài liệu chuyển qua lưu trữ
II/ SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC : 1/ Khái niệm :
+ Văn bản : là một phương tiện dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định Ví dụ : biển báo giao thông, bài toán, bức thư tình, quyết định, chỉ thị của UBND hay Chủ tịch UBND …
+ Văn bản quản lý nhà nước : là văn bản quản lý do các cơ quan trong hệ
thống tổ chức bộ máy quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền và theo luật định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được nhà nước giao
Văn bản quản lý nhà nước vừa là công cụ là phương tiện của quản lý nhà nước Nó thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyền lực nhà nước (đơn phương một chiều)
Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản QPPL văn bản HC thông thường dưới luật (gồm 20 loại)
Văn bản qui phạm pháp luật
Văn bản Qui phạm Pháp luật gồm : Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh
Văn bản QPPL dưới luật: gồm 5 loại : Nghị quyết, Nghị định, Quyết định,
Chỉ thị, Thông tư
Văn bản hành chính thông thường : gồm khoảng 20 loại : Thông báo, Tờ
trình, Công văn, Báo cáo, Biên bản, giấy đi đường, giấy phép …
2/ Phân loại văn bản: có nhiều cách phân loại khác nhau : theo tác giả ban
hành, thời gian ban hành, theo nội dung (ngành, lĩnh vực), theo tên văn bản … nhưng thường phân biệt thành 04 loại như sau :
a/ Văn bản QPPL: là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các qui tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN (điều 1 Luật ban hành văn bản QPPL 1996)
Đặc điểm của văn bản QPPL:
- chỉ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một trình tự do luật định (qui định ở điều 1 luật ban hành VBQPPL)
- được áp dụng chung, lặp đi lặp lại nhiều lần đối với mọi đối tượng trong phạm vi toàn quốc hoặc địa phương
Văn bản quản
lý nhà nước
Trang 3- Được nhà nước bảo đảm thi hành, trong trường hợp cần thiết áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và có qui định chế tài đối với người có hành vi
vi phạm
b/ Văn bản cá biệt (áp dụng pháp luật) :
Là loại văn bản thường được dùng trong thực tế hoạt động của UBND các cấp Loại văn bản này chỉ chứa đựng các qui tắc xử sự riêng, được sử dụng (theo chức năng, nhiệm vụ)để giải quyết những vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể Ví
dụ : Quyết định nâng bậc lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chỉ thị về phát động phong trào thi đua …
+ Chú ý : phân biệt với văn bản QPPL, những điểm giống nhau, khác nhau giữa 2 loại văn bản.
c/ Văn bản hành chính thông thường:
Gồm các loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi những văn bản QPPL hoặc để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc …
Ví dụ : công văn nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ, công văn yêu cầu cung cấp thông tin, tình hình thực hiện nhiệm vụ, công văn phúc đáp yêu cầu … văn bản
hành chính thông thường gồm khoảng trên 20 loại : giấy đi đường, giấy giới
thiệu, báo cáo, tờ trình, thông báo …
Chú ý phân biệt với các loại văn bản khác
d/ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ :
Gồm các văn bản chuyên ngành có tính chất chuyên môn, nghiệp vụ riêng của từng cơ quan, tổ chức để thực hiện nhiệm vụ theo qui định của pháp luật Ví
dụ : các tài liệu về thống kê, y tế, kế hoạch, tổ chức cán bộ, bản qui hoạch, thiết
kế …
3/ Các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản :
1.Chỉ thị:
a/ Khái niệm: Chỉ là hình thức văn bản quy dùng để truyền đạt các chủ
trương, chính sách, biện pháp quản lí nhằm giao nhiệm vụ và đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện nhiệm vụ của Nhà nước giao
b/ Các yêu cầu chính:
+ Tính khách quan của chị thị:
Phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn của cơ quan để đề ra biện pháp sát
và đúng, đảm bảo chỉ thị có sức thuyết phục, sức động viên cao
Mệnh luật phải phải phù hợp với quy luật khách quan vừa nghiêm túc, có tính bắt buộc, vừa xét đến tình hình cụ thể để phát huy khả năng linh hoạt, tự giác của đối tượng
Trang 4+ Tính khả thi của chỉ thị: Chỉ thị chỉ có sự hướng dẫn cụ thể, đầy đủ, đúng
đắn Cần tạo điều kiện đảm bảo cho việc thực thi Không dùng những lời động viên hô hào dài dòng, khoa trương chung chung Phải tính đến các yếu tố như :
Điều kiện nhân lực, vật lực, tài lực;
Thời gian;
Hướng và cách và cách giải quyết cụ thể, hợp lí
+ Tính cụ thể: viết gọn, dễ hiểu: cần tránh đưa vào chỉ thị những ý kiế cứng
nhắc, gò bó, hạn chế khả năng thực hiện chủ động, linh hoạt của cấp dưới
Chỉ nêu một đến hai vấn đề cần chỉ đạo trong một chỉ thị
+ Không sử dụng chế tài mà chỉ sử dụng một số quy định ngắn gọn.
c/ Bố cục:
+ Phần I: Phần khái quát, nhận định tình hình : trích căn cứ, xúât phát điểm
của chỉ thị
Trình bày súc tích tình hình thực tế phát sinh cần được văn bản hoá thành chỉ thị để điều chỉnh, tức là mục đích ra chỉ thị hoặc các văn bản hướng dẫn có tính pháp lí để ra chỉ thị
Ví dụ: “Thi hành Nghị quyết của… về việc…”
Cũng có thể đi trực tiếp vào nội dung vấn đề Cách này thường được trong văn bản của cơ quan Uỷ ban nhân dân chỉ đạo công tác của địa phương
+ Phần II: Phần nội dung: Đây là phần nêu các biện pháp, chủ trương cần
thực hiện
Nên chia thành các phần, đoạn, đánh số thứ tự để đảm bảo vấn đề trình bày mạch lạc Yêu cầu thể hiện phần này là: Mỗi mệnh lệnh phải kèm theo chỉ dẫn, hướng dẫn các biện pháp, các định hướng thực hiện cụ thể
Khi nêu chủ trương, biện pháp, kế hoạch tiếnh hành cần cụ thể, nhưng không sa vào chi tiết Có thể xen lẫn quy định, nhưng không nhiều, chú ý tạo điều kiện thuận lợi cho việc thi hành
+ Phần III: Trình bày cách thực hiện qui định.
Quy định chế độ báo cáo, tổng kết
Quy định chế độ trách nhiệm hoặc động viên tinh thần đối tượng thi hành, các biện pháp phối hợp
2 Quyết định
a/ Khái niệm: Quyết định là loại hình văn bản quy định về các vấn đề tổ
chức bộ máy, nhân sự (bổ nhiệm, đề bạt, điều động, kỷ luật, khen thưởng), chế
độ, chính sách và các công việc khác theo thẩm quyền
Trang 5Có hai loại quyết định: Quyết định chung và quyết định cá biệt.
B/ Bố cục:
+ Phần I: Phần viện dẫn: Nêu những điểm làm căn cứ để ra quyết định: Căn
cứ vào văn bản gì, theo đề nghị của ai? Phần nay không viết thành mục, viết dưới dạng các ý gạch đầu dòng
+ Phần II: Phần nội dung: Viết thành các điều, mục Đối vớpi quyết định riêng biệt thì quyết định được ghi ở điều 1 Quyết định về tổ chức bộ máy và nhân
sự chia thành các điều
Quyết định nhân sự thường có 4 ý, mỗi ý được ghi thành một điều:
Điều 1: Điều động ai? Hiện làm gì? Thuộc đơn vị nào? Sang làm gì? ở đơn vị nào?
Điều 2: Quyền lợi của đối tượng như : Lương, phụ cấp…
Điều 3: Trách nhiệm thực hiện: cá nhân hay đơn vị nào?
.Điều 4: Thời gian cần thi hành ( Hiệu lực quyết định từ?) nếu thời gian cần thi hành được nêu từ điều 1 thì không cần có điều 4
3 Báo cáo
a/ Khái niệm: Báo cáo là loại hình văn bản phản ánh tình hình, đánh giá,
rút kinh nghiệm thực hiên công tác
Người ta phân thành một số loại báo cáo như sau:
+ Báo cáo định kì
+ Báo cáo bất thừơng
+ Báo cáo nhanh
+ Báo cáo chuyên đề
Báo cáo hội nghị, sơ kết, tổng kết (của cá nhân hay tổ chức)
b/ Yêu cầu:
+ Độ chính xác, trung thực cao: Phản ánh đúng bản chất sự việc, không thiên vị; phân biệt được hiện tượng bản chất, cái cục bộ, tạm thời với cái toàn thể, lâu dài
Khách quan trong khi:
Thu thập tài liệu: không phiến diện mà phải có cái nhìn toàn cục
Phân tích tài liệu
+ Cụ thể, có trọng tâm: Khi phản ánh tình hình hoặc nêu kiến nghị giải pháp
Trang 6+ Kịp thời.
c/ Bố cục: Một báo cáo thông thường có ba phần được trình bày theo thứ tự sau đây:
Phần 1: Giới thiệu những điểm cơ bản về tình hình và đặc điểm, các chủ trương trong hoạt động của cơ quan, địa phương (gọi là phần mô tả)
Phần 2: Đánh giá kết quả công tác, rút ra bài học kinh nghiệm trong công tác, trong chỉ đạo Phần này cũng bao gồm việc trình bày những tồn tại cần giải quyết
Phần 3: Kết luận: Kiến nghị những vấn đề cần bổ sung hay sửa đổi, hoặc dành để nói về phương hứơng nhiệm vụ mới
4 Tờ trình :
a/ Khái niệm: Tờ trình là loại văn bản đề xuất với cơ quan quản lí cấp trên về
một vấn đề, phương án công tác, về chế độ chính sách mới cần sửa đổi, bổ sung chế độ
b/ Những yêu cầu:
+ Chủ đề rõ ràng, luận chứng khoa học, đầy đủ: phân tích, trình bày mặt tích cực, tiêu cực của tình hình để làm cơ sở cho đề nghị mới Nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, lập luận sắc bén, chặt chẽ khi đưa ra đề nghị Trong khi lập luận nên đi theo phương pháp qui nạp Khi chứng minh phải dùng các sự việc, số liệu tiêu biểu,
+ Kiến nghị cụ thể, đề bạt khách quan, không khúm núm Phân tích cái lợi, cái hại, những phản ứng có thể sảy ra, phương hướng giải quyết; Nêu những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện phương án đề nghị, biện pháp khắc phục khó khăn, đề nghị hỗ trợ
c/ Bố cục:
+ Phần đặt vấn đề: Nhận định tình hình một cách khái quát, có tính chất đặt vấm đề làm cơ sở cho đề nghị Đây chính là phần nêu lí do đưa kiến nghị mới hoặc bổ sung, sửa đổi chính sách, chủ trương, chế độ hiện hành
+ Phần phân tích : Nêu nội dung đề nghị một cách trình tự, khoa học, cụ thể, rõ ràng Trình bày các phương án đề xuất
+ Phần kết luận: Ý nghĩa của đề xuất đối với sản xuất, sinh hoạt, đời sống
và công tác chị đạo của chính quyền, kế hoạch triển khai nếu tờ trình được thông qua
5 Công văn:
a/ Khái niệm: Công văn là loại hình văn bản để trao đổi công tác, triệu tập
hội họp, nhắc nhở việc thực hiện công tác
Có các loại công văn sau:
Trang 7+ Công văn hứơng dẫn, chỉ đạo
+ Công văn phúc đáp, đôn đốc
+ Công văn giao dịch
b/ Yêu cầu: ngắn gọn, rõ ràng.
c/ Trình bày:
+ Kết cấu logíc, chặt chẽ Hành văn lịch sự, nghiêm túc
+ Nếu là công văn trả lời: nêu rõ văn bản được trả lời (số, kí hiệu, của ai) + Nếu là công văn nhắc nhở: Nêu rõ nhiệm vụ công tác và trách nhiệm thi hành, thời gian hoàn thành …
+ Nếu là công văn mời họp: Nêu rõ nội dung, thời gian, địa diểm họp hoặc
yêu cầu chuẩn bị tài liệu của các cá nhân dự họp
6 Biên bản
a/ Kháin iệm: Biên bản là loại hình văn bản để ghi chép tại chỗ một sự việc
đang hoặc mới xảy ra do người chứng kiến xác nhận
Tùy theo nội dung trình bày mà có thể chia biên bản thành mấy loại sau đây:
+ Biên bản hội nghị
+ Biên bản bàn giao
+ Biên bản về vụ việc (tai nạn, vụ vi phạm, xét xử…
+ Biên bản nghiệm thu
Biên bản hội nghị là biên bản ghi lại các ý kiến và kết luận trong cuộc hội nghị Biên bản này phải do người chủ trì hội nghị thông qua hoặc nếu cần thì phải
có chữ kí của các bên tham dự hội nghị
b/ Những yêu cầu:
Để có một biên bản tốt, phải tập trung theo dõi diễn biến để ghi đầy đủ các
ý kiến Phải biết khái quát các ý kiến, những vấn đề trong hội nghị nêu ra; những
ý kiến mới, quan trọng thì ghi đầy đủ, chi tiết, những ý kiến trùng lặp thì gh i tóm tắt
c/ Bố cục: Một biên bản thừơng có ba phần, ở đây chủ yếu nói về biên bản
hội nghị
Phần I: Nêu thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu, đoàn chủ tịch, thư
kí, lí do và các thủ tục tiến hành
Trang 8Phần II: Diễn biến hội nghị: Ghi theo trình tự thời gian, các nội dung được nghi chép trung thực, chính xác, đầy đủ nhưng ngắn gọn Các vấn đề cần tập chung ghi chép là:
Báo các trước hội nghị: Ghi rõ tên người báo cáo, nội dung báo cáo Nếu báo cáo đã được viết thành văn thì ghi “có báo các kèm theo” và chỉ viết đề cương
Những vấn đề chủ tịch đoàn đưa ra thảo luận
Các cá nhân phát biểu và nội dung ý kiến
Ý kiến sơ kết, tổng kết của chủ tịch đoàn
Nghị quyết đại hội thông qua Phần có biểu quyết thì ghi rõ số phiếu hợp
lệ, không hợp lệ, phiếu trắng, phiếu tán thành hay không tán thành
Lời phát biểu của đại diện cấp trên
Lời phát biểu cảm tưởng của các đại biểu v.v…
+ Phần III:
Nêu thời gian bế mạc (ngày, giờ)
Chữ kí của thư kí, của chủ tịch đoàn Ghi rõ họ, tên
Nếu biên bản được lập thành nhiều bản, phải ghi rõ số lượng, các bản đều phải đảm bảo các thủ tục và có giá trị như nhau
Biên bản viết xong được đọc trước hội nghị Cuối cùng, phải tập hợp đầy
đủ các văn bản có liên quan, kèm vào hồ sơ hội nghị
7/ Thông cáo:
Là hình thức văn bản của cơ quan nhà nước cao nhất (uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ) dùng để công bố với nhân dân một quyết địnhhoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại
8/ Thông báo: hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng
để thông tin cho các cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hạot động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện Thông báo chỉ có giá trị thông tin là chính
9/ Chương trình : hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến
những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra
10/ Kế hoạch công tác: hình thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến về
việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc của một cơ quan trong một thời gian nhất định
Trang 9Kế hoạch cơng tác cĩ thể do cấp dưới gưởi lên cấp trên để báo cáo hoặc đề nghị xét duyệt, hoặc do cấp trên gưởi xuống cho cấp dứơi để làm căn cứ thảo ra phương hứơng, nhiệm vụ của cơ quan mình
11/ Điều lệ: hình thức văn bản xác định tơn chỉ, mục đích, các nguyên tắc
về tổ chức hoạt động, cơ cấu về bộ máy, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp
Điều lệ thơng thừơng được ban hành kèm theo một văn bản Nghị định của Chính phủ
12/ Quy chế: hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ
tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực cơng tác nhất định của một cơ quan, tổ chức hoặc một vấn đề nào đĩ (quy chế làm việc của cơ quan, quy chế thi tuyển cơng chức, quy chế hội nghị…) Quy chế thơng thừơng ban hành kèm theo một văn bản nghị quyết, Nghị định, Quết định quy phạm pháp luật hoặc quyết định cá biệt
13/ Quy định: hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ
tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực cơng tác nhất định của một cơ quan, tổ chức
14/ Đề án: hình thức văn bản dùng để trình bày một các hệ thống ý kiến về
một việc nào đĩ cần làm, được nêu ra để thảo luận, thơng qua, xin xét duyệt
Ví dụ: Đề án sắp xếp lại tổ chức mộ cơ quan, một tổ chức
15/ Phương án: hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức,
trình tự tiến hành cơng việc trong điều kiện và hồn cảnh nào đĩ
Ví dụ: Phương án sơ tán và bảo vệ người và tài sản khi sảy ra lũ lụt
16/ Cơng điện: hình thức văn bản dùng để thơng tin hoặc truyền đạt một
mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc người cĩ thẩm quyền trong những trường hợp cần kíp:
- Trường hợp sử dụng cơng điện để truyền đạt các quyết định quản lí, thì sau khi cĩ cĩ cơng điện, cơ quan ra cơng điện phải cĩ văn bản pháp quy gửi cho
cơ quan cĩ trách nhiệm thi hành
- Trường hợp nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải dùng hình thức điện mật (do cơ quan cơ yếu quản lý và hướng dẫn thực hiện)
17/ Cơng văn (cơng thư): hình thức văn bản được sử dụng rợng rãi nhất
vào việc giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị –
xã hội với nhau và với cơng dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức của mình
Cĩ nhiều loại cơng văn: thường để trình với cấp trên một dự thảo văn bản,
đề án; đề nghị một vấn đề cụ thể để cấp trên giải quyết; giải quyết, trả lời đề nghị của cấp dưới; đơn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, kiểm tra cấp dưới thực hiện một quy định của cấp trên; hoặc giữa các cơ quan trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết cơng việc
Trang 1018/ Giấy uỷ nhiệm: hình thức văn bản của một cơ quan này trao đổi cho
một cơ quan khác, hoặc trao cho một cá nhân được uỷ nhiệm đại diện cho mình trước cơ quan hoặc người thứba, trong đó xác nhận nội dung và phạm vi thẩm quyền của cơ quan hoặc cá nhân được uỷ nhiệm để giải quyết một công việc nhất định
19/ Giấy giới thiệu: hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công chức
đi liên hệ giao dịch công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức
- Giấy giới thiệu được cấp trong các trường hợp sau:
+ Cấp cho cán bộ, công chức đi giải quyết công việc của cơ quan
+ Cấp cho cán bộ, công chức đi giải quyết công việc cần thiết của bản thân trong phạm vi pháp luật cho phép
+ Cấp tiến cho cán bộ, nhân viên của một cơ quan khác đến cơ quan mình công tác và muốn đến tiếp một cơ quan thuộc phạm vi quản lí của cơ quan mình
để giải quyết tiếp tục công việc
20/ Giấy đi đường: hình thức văn bản cấp cho cán bộ, công chức khi được
cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác Giấy
đi đường không có tác dụng liên hệ công tác
21/ Giấy mời: hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá
nhân tham dự một công việc nào đó Ví dụ: mời họp, mời tham gia đề tài nghiên cứu khoa học, v.v…
Đối với những công việc quan trọng, người dự thừơng phải đến dự (không được vắng) thì dùng hình thức công văn triệu tập
22/ Phiếu gửi: hình thức văn bản kèm theo văn bản gửi đi (công văn, tài
liệu) Người nhận văn bản có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi Phiếu gửi chỉ có tác dụng làm bằng chứng để gửi văn bản đi
4 Thể thức văn bản quản lí nhà nước
Thể thức văn bản là thành phần và kết cấu của một văn bản Đó là toàn bộ
yếu tố phải có trong một văn bản và được quy định trong Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định sô42/CP, ngày 28 tháng42/CP, ngày 28 tháng
9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ
Các yếu tố phải có trong văn bản quản lí nhà nước được chia làm hai loại:
+ Các yếu tố phải có trong tất cả mọi văn bản
+ Các yếu tố chỉ cần thiết đối với một số văn bản
A/ Các yếu tố phải có trong tất cả mọi văn bản :