1.2 Màn hình Word Cũng giống như Excel, trên màn hình của Word cũng có : • Application Title Bar Thanh tiêu đề ứng dụng, ở đó có tên của ứng dụng là Microsoft Word, kèm theo là Document
Trang 1CHƯƠNG 1 : MICROSOFT WORD
1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1 Giới thiệu
Microsoft Word gọi tắt là Word là một phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản Ngoài những chức năng thông dụng của một phần mềm soạn thảo, Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản
1.2 Màn hình Word
Cũng giống như Excel, trên màn hình của Word cũng có :
• Application Title Bar (Thanh tiêu đề ứng dụng), ở đó có tên của ứng dụng là Microsoft Word, kèm theo là Document Title Bar (Thanh tiêu đề tài liệu) ở đó có tên của văn bản đang thực hiện (chẳng hạn là Document1 - là tên nguyên của tài liệu khi mới khởi động Word) ; Góc trái có biểu tượng chữ W là Application Control Box, khi nhắp chuột vào sẽ bày ra Control Menu, nếu Double Click vào bạn đã kết thúc Word ;
• Dòng thứ hai gọi là Menu Bar (Thanh trình đơn) gồm 9 mục từ File đến Help ;
• Dòng thứ ba gọi là Standard Tool Bar (Thanh công cụ chuẩn) chứa biểu tượng của các
lệnh thường dùng ; có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click vào và drag (rê) để đưa đến vị trí khác trong màn hình ;
• Dòng thứ tư gọi là Formating Tool Bar (Thanh công cụ định dạng) chứa biểu tượng của
các lệnh thường dùng vào mục đích trình bày ;
1.3 Chọn chế độ làm việc
Có nhiều cách trình bày cửa sổ văn bản như :
• Normal : Cửa sổ hiển thị văn bản theo một thước canh ngang và thể hiện dấu hiệu phân
trang ;
• Page Layout : Cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thước canh ngang và phân trang theo trang
giấy in ;
• Outline : Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước canh ngang, chỉ thích hợp khi trình bày
văn bản
Có thể lựa chọn các cách trình bày văn bản bằng cách Click chọn một trong các biểu tượng ở
phía trái của thanh trượt ngang hoặc vào trình đơn View và chọn chế độ làm việc thích hợp
Trang 22 CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN VĂN BẢN
2.1 Cách đánh với dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc đơn và kép
♦ Dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy được đánh liền với ký tự cuối cùng của từ, sau đó nhấn phím Space rồi mới đánh từ tiếp theo ;
♦ Dấu ngoặc đơn và ngoặc kép thì ngược lại
2.2 Cách đánh chỉ số và số mũ
♦ Số mũ : Quét chọn ký tự (bôi đen), nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-+ ;
♦ Chỉ số : Quét chọn ký tự, nhấn tổ hợp phím Ctrl-+ ;
2.3 Sử dụng chức năng Auto Text
♦ Để có thể hoàn thành nhanh một văn bản, ta sử dụng chức năng Auto Text Chức năng này
cho phép hiển thị ngay từ hoặc một nhóm từ hoặc một ký hiệu nào đó đã được thực hiện trước một lần trong văn bản, không mất công phải đánh lại đối với các từ hoặc nhóm từ
hoặc phải mở trình đơn Menu - Insert - Symbol đối với các ký hiệu ;
♦ Cách sử dụng :
- quét chọn từ hoặc nhóm từ hoặc ký hiệu đó
- nhấn tổ hợp phím Alt+F3, màn hình sẽ hiển thị hộp hội thoại Create Auto Text
- đánh ký tự hoặc ký hiệu gợi nhớ vào ⇒ OK
- khi muốn đánh lại vào văn bản từ hoặc nhóm từ hoặc ký hiệu đó, ta chỉ việc đánh ký
tự hoặc ký hiệu gợi nhớ rồi nhấn phím F3
3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
3.1 Định dạng đoạn văn bản
Để trình bày lại đoạn văn bản (Paragraph) hay gọi là định dạng văn bản, có thể thực hiện như
sau :
• Chọn đoạn văn bản muốn định dạng ;
• Vào trình đơn Format/Paragraph Chọn mục Indents and Spacing để hiệu chỉnh lề cho
đoạn và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn :
- Indentation : chỉnh lề cho đoạn :
- Left : xác định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản ;
- Right : xác định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản ;
Trang 3- Special : một số cách chỉnh lề khác :
- (None) : không thay đổi ;
- First line : Dòng đầu tiên của đoạn thụt vào ;
- Hanging : tất cả dòng trong đoạn thụt vào một khoảng xác định so
với dòng đầu tiên
- Spacing : định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn :
- Before : khoảng cách trên giữa các đoạn ;
- After : khoảng cách dưới giữa các đoạn ;
- Line spacing : khoảng cách giữa các dòng : Single, 1,5lines, Double,
3.2 Định dạng Tab Stop
♦ Mỗi khi ta gõ phím Tab, điểm chèn sẽ được đưa đến vị trí mới Vị trí mới này còn gọi là điểm dừng của Tab (Tab Stop) ;
♦ Khoảng cách mặc định của Tab là 0,5 inch ;
♦ Để thiết lập và trình bày khoảng Tab, các bước thực hiện như sau :
• Chọn đoạn hay dòng cần xác định vị trí Tab ;
• Mở trình đơn Format/Tabs màn hình sẽ hiển thị hộp hội thoại Tabs gồm các mục :
- Tab stop position : xác định giá trị dừng của điểm Tab mới ;
- Alignment (kiểu trình bày) :
- Left : Điểm Tab nằm bên trái các kí tự kế tiếp ;
- Center : Điểm Tab nằm giữa các kí tự kế tiếp ;
- Right : Điểm Tab nằm bên phải các kí tự kế tiếp ;
- Decimal : Điểm Tab thiết lập sao cho dấu chấm thập phân nằm đúng ngay vị
trí Tab ;
- Bar : Ngay vị trí bên phải của điểm Tab hiện thời có đường kẻ thẳng đứng ;
- Leader : Chọn dạng đường kẻ
¥ Loại hydrocarbon Công thức hóa học M (g/mole) Nhiệt độ sôi ( o
C)
Méthane CH4 16,043 -161,5 Ethane C2H6 30,070 -88,7 Propane C3H8 44,097 -42,1 i-Butane C4H10 58,124 -11,9 n-Butane C4H10 58,124 -0,5
Trang 43.3 Định dạng Bullets and Numbering
Để xác định đoạn văn bản có các ký hiệu đầu đoạn bằng ký số hoặc ký tự, ta dùng định dạng
Bullets and Numbering và thực hiện như sau :
♦ Chọn đoạn văn bản cần định dạng ;
♦ Mở trình đơn Format/ Bullets and Numbering Trong hộp hội thoại Bullets and Numbering gồm :
- Bảng Bulleted : trình bày dấu ký hiệu đặc biệt vào đầu mỗi đoạn văn bản Nhắp vào dấu ký hiệu muốn chọn hoặc nhắp None để huỷ bỏ định dạng ;
Có thể trình bày lại các dấu ký hiệu này bằng cách Click vào Customise và chọn các dấu ký hiệu thích hợp trong hộp hội thoại Customise hoặc Click Bullets trong hộp hội thoại Customise Bulleted List để chọn các loại ký hiệu khác ;
Để qui định màu, kích cở cho hoa thị ⇒ Click chọn Font
- Bảng Numbered : trình bày dạng ký số hay mẫu tự alphabet vào đầu mỗi đoạn văn bản Có thể chọn None để huỷ bỏ định dạng ;
- Bảng Outline Numbered : trình bày các kiểu định dạng đoạn văn bản khác nhau
theo thứ tự các mục từ lớn đến nhỏ hoặc theo từng chương
4 XỬ LÝ BẢNG BIỂU
4.1 Chèn bảng vào văn bản
♦ Cấu trúc bảng (table) gồm nhiều dòng (row), nhiều cột (column) Giao giữa dòng và cột gọi là ô (cell) ;
♦ Để tạo bảng, ta thực hiện các bước sau :
♦ Đưa dấu chèn đến vị trí cần tạo bảng ;
- Mở trình đơn Table/Insert Table Trong hộp hội thoại Insert Table xác định số
cột và số dòng ở các mục :
- Number of columns : Số cột cần tạo ;
- Number of rows : Số dòng cần tạo ;
- Colomns width : xác định bề rộng cho các cột Nếu muốn Word tự động định dạng
bề rộng cho các cột thì chọn Auto ;
- Click OK để hoàn tất bảng
♦ Có thể thực hiện nhanh việc tạo bảng bằng cách click vào biểu tượng Table trên thanh
công cụ Sau đó Click và Drag chọn số dòng và số cột cần tạo bảng
Trang 54.2 Nhập và trình bày dữ liệu trong bảng
♦ Cách nhập :
- Đặt dấu chèn vào ô nhập liệu, sau đó nhập nội dung cho ô ;
- Có thể định dạng lại nội dung trong bảng bằng các thao tác như trên văn bản (định
dạng Font, kích cở, canh lề, chèn Bullets and Numbering, )
♦ Trình bày dữ liệu trên bảng :
Một ô có đặc điểm như Text Box, do đó, có thể trình bày dữ liệu theo chiều đứng hoặc đổi
hướng dữ liệu bằng cách :
- Chọn ô cần thay đổi kiểu trình bày ;
- Mở trình đơn Format, chọn Text Direction ;
- Trong hộp hội thoại Text Direction - Table Cell, chọn các kiểu trình bày dữ liệu trong mục Orientation ;
- Click OK để thực hiện cách trình bày
4.3 Chèn thêm hoặc xoá cột và dòng trong bảng
♦ Chèn thêm :
- Chọn dòng hay cột muốn chèn thêm vào ;
- Mở trình đơn Table/Insert Column để chèn thêm cột hay Table/Insert Row để chèn
thêm hàng
♦ Chú ý :
- Cột mới tạo ra sẽ nằm bên trái cột được chọn ;
- Dòng mới sẽ nằm phía trên dòng đã chọn ;
- Nếu dấu chèn ở ô cuối cùng của bảng, nếu nhấn Table sẽ tạo thêm dòng mới ;
- Nếu dấu chèn nằm ở phía ngoài bên phải của dòng, nhấn Enter sẽ tạo thêm dòng mới ;
♦ Xoá dòng hoặc cột :
- Chọn dòng hoặc cột muốn xoá ;
- Mở trình đơn Table/Delete Columns để xoá cột hay Table/Delete Rows để xoá dòng Hoặc mở trình đơn Table/Delete Cell và chọn các điều kiện cần xoá trong hộp hội thoại Delete Cell và Click OK
Trang 64.4 Nối và tách ô trong bảng
Việc nối (Merge) hay tách (Split) các ô trong bảng sẽ làm cho bảng được trình bày rõ ràng
hơn
♦ Nối nhiều ô thành một ô :
- Chọn các ô muốn nhập chung (trên cùng dòng, cùng cột hay trên nhiều dòng, nhiều cột khác nhau) ;
- Mở trình đơn Table/Merge Cell
♦ Tách một ô thành nhiều ô :
- Chọn ô muốn tách ;
- Mở trình đơn Table/Split Cell Trong hộp hội thoại Split Cell :
- Xác định số cột cần tách trong khung Number of Columns ;
- Xác định số dòng cần tách trong khung Number of Rows ;
- Click OK để hoàn tất thao tác tách ô
4.5 Chia một bảng thành hai bảng
♦ Di chuyển dấu chèn đến dòng muốn tách thành bảng thứ 2 ;
♦ Mở trình đơn Table/Split Table Lúc này bảng cũ sẽ tách thành 2 bảng
4.6 Kẻ khung cho bảng
♦ Chọn các ô muốn kẻ khung ;
♦ Mở trình đơn Format/ Borders and Shading Trong hộp hội thoại Borders and Shading, chọn bảng Borders, trong đó :
- Chọn kiểu đóng khung ở Setting ;
- Chọn dạng đường kẻ ở Style ;
- Chọn màu cho đường kẻ của khung ở Color ;
- Chọn độ dày của đường kẻ khung ở Width ;
♦ Có thể Click vào vị trí tương ứng trong khung Preview để chọn cạnh kẻ khung của các ô
được chọn ;
♦ Click OK để kẻ khung
♦ Có thể thực hiện nhanh việc tạo khung bằng cách Click vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn kiểu đóng khung hay đường kẻ trong khung Border này
Trang 74.7 Tạo tiêu đề cho bảng
♦ Một bảng biểu có thể chiếm nhiều trang, khi thực hiện in ấn hoặc chuyển sang trang văn bản mới, ta không biết được nội dung của cột đó Do đó, cần thiết phải tạo lại tiêu đề cho bảng, còn gọi là định dạng Heading ;
♦ Cách thực hiện :
- Chọn các dòng muốn tạo tiêu đề (thường là các dòng đầu chứa nội dung của các cột) ;
- Mở trình đơn Table/Heading
♦ Tiêu đề này chỉ tạo ra khi bảng đó sang trang văn bản mới ;
♦ Để bỏ việc tạo tiêu đề cho bảng, có thể thực hiện lại thao tác : Mở trình đơn
Table/Heading Click bỏ chọn tiêu đề
4.8 Tính tổng cuối cột hay hàng trên bảng
♦ Tính tổng cuối cột :
- Đưa dấu chèn đến ô cần tính tổng trên cột tương ứng ;
- Mở trình đơn Table/Formula Trong hộp hội thoại Formula, mặc nhiên Word tự gọi hàm SUM (ABOVE) trong khung Formula ;
- có thể định dạng lại kiểu trình bày dạng số trong khung Number Format ;
- Click OK để thực hiện tính tổng
♦ Tính tổng cuối hàng :
- Đưa dấu chèn đến ô cần tính tổng trên dòng tương ứng ;
- Mở trình đơn Table/Formula Trong hộp hội thoại Formula, mặc nhiên Word tự gọi hàm SUM (LEFT) trong khung Formula ;
- có thể định dạng lại kiểu trình bày dạng số trong khung Number Format ;
- Click OK để thực hiện tính tổng
Trang 85 SỬ DỤNG CÔNG CỤ VẼ (DRAWING TOOLS)
5.1 Thanh công cụ Drawing
• Drawing Object là một phương tiện thuận lợi để làm minh hoạ cho các tài liệu Winword ;
• Để tạo được các Drawing Object, nhất thiết phải mở thanh công cụ Drawing Toolbar, và tuỳ theo yêu cầu sáng tác, bạn phải quan tâm cách chọn chế độ màn hình (là Normal hoặc Page Layout View) ;
• Khi đó, Drawing Tool sẽ bao gồm nhiều Drawing Object có phụ đề công dụng của
chúng :
2 Select Object Vào chế độ chọn đối tượng
3 Free Rotate Xoay đối tượng đang được chọn
4 AutoShapes Chọn các mẫu về hình dáng
10 Insert WordArt Tạo chữ nghệ thuật
11 Fill Color Chọn màu tô nền trong Object
12 Line Color Chọn màu đường nét xung quanh
13 Font Color Chọn màu chữ (nếu Object cho gõ chữ)
14 Line Style Chọn cỡ nét viền
15 Dash Style Kiểu nét liên tục hoặc nét đứt
16 Arrow Style Kiểu của mũi tên
17 Shadow Trình bày bóng đổ
18 3-D Trình bày 3 chiều
• Các biểu tượng có hình tam giác Drop Down bên cạnh thì khi chọn, sẽ bày ra một menu
khác
Trang 95.2 Thực hành
5.2.1 Vẽ xilô chứa xi măng
XI LÔ I 100
NM XI MĂNG HẢI
XI LÔ I
1000 T
• Vẽ thân Xilô : Nhắp vào biểu tượng AutoShapes và chọn Basic
Shape, chọn Cylindre ;
• Vẽ đáy xilô : Nhắp vào biểu tượng AutoShapes và chọn
Flowchart, chọn ;
• Vẽ mực xi măng trong xilô : Chọn thân xilô, một tay giữ chìm
phím Ctrl (sẽ thấy dấu cộng rất nhỏ bên cạnh), tay kia ấn nút trái
chuột, rê xuống một chút, sẽ được một Object giống y như vậy
Rà chuột vào các núm và kéo để giảm mực xi măng đến mức tuỳ
ý Lưu ý, vẽ sao cho miệng oval của xilô phải tương ứng với tiết
diện trên của mực xi măng Muốn vậy, dùng mũi tên nhắp vào nút
màu vàng để điều chỉnh ;
• Để lắp đáy thân xilô : Nhắp chuột lên đáy xilô, khi thấy chuột có
hình chữ thập có mũi tên thì ấn nút trái chuột, giữ và rê đến phần
dưới thân xilô thì buông ra (cũng có thể dùng các phím mũi tên)
Nếu chưa khớp và muốn nhích dần từng tí một thì bấm Ctrl và các phím mũi tên, xoay xở sao cho khít ; Sau đó, vẫn chọn đáy, gọi Draw - Order - Sent to Back để đẩy nó lùi ra
sau ;
• Để tô màu : Chọn Object thân xilô có chứa xi măng và nhắp biểu tượng Fill Color ⇒
chọn màu (màu xám chẳng hạn) Làm tương tự cho đáy xilô ;
• Để ghi các chữ NM XI MĂNG HẢI VÂN , chọn công cụ Text Box, vạch một khung trong phần trên của xilô, bên trong gõ các chữ trên, chọn Font và cở chữ (Ví dụ : VNtimes new roman, 10, Bold), nhắp biểu tượng Fill Color và chọn No Fill, nhắp biểu tượng Line Color và chọn No Line Tương tự đối với chữ XI LÔ I 1000T , cũng thao tác như vậy,
nhưng khi nhắp biểu tượng Fill Color phải chọn màu xám, cùng màu với thân xilô ; Hoặc cũng có thể chọn Text Box NM XI MĂNG HẢI VÂN , một tay giữ chìm phím Ctrl
(sẽ thấy dấu cộng rất nhỏ bên cạnh), tay kia ấn nút trái chuột, rê xuống một chút, sẽ được
một Text Box giống y như vậy, sửa lại nội dung Text Box ;
• Để tạo các mũi tên phía trên và phía dưới xilô : AutoShapes ⇒ Block Arrows ⇒ chọn
dạng mũi tên cần thiết Nếu chiều mũi tên chưa đúng, có thể chỉnh lại bằng cách nhắp vào
biểu tượng Free Rotate mũi tên hiện lên bốn nút xoay màu xanh, rà chuột vào các nút này và xoay tuỳ ý Hoặc có thể gọi lệnh Draw - Rotate or Flip xong chỉ định yêu cầu xoay
(trái, phải), lật (dọc, ngang)
• Tất cả những gì được vẽ trên đây đều là những Object riêng biệt, khi muốn phóng lớn hoặc thu nhỏ nhiều Object như vậy sẽ rất khó khăn, hãy nhắp vào biểu tượng Select Object và
quét chọn mảng xung quanh các Object trên, xong nhắp vào biểu tượng Draw và chọn Group, chúng sẽ trở thành một Object duy nhất Bây giờ, khi nhắp vào bất cứ Object nào
Trang 10trong hình trên, chúng ta chỉ sẽ thấy 8 núm xung quanh Rà chuột vào các núm ở cạnh hoặc góc và kéo, chúng ta có thể phóng lớn hoặc thu nhỏ cả hình vẽ
• Ngược lại, khi có nhu cầu phải rã một Object trước đó do nhiều Object kết nhóm lại
với nhau trở thành từng phần tử rời rạc riêng biệt (để sửa sang chẳng hạn), chỉ cần nhắp
chọn nó, xong gọi lịnh Draw - Ungroup (hoặc Right Click rồi chọn Grouping - Ungroup)
• Để định vị Object trong văn bản, chọn Object , gọi Format - Object - Wrapping và chọn kiểu, có 5 kiểu Thường chọn Square sẽ thoáng hơn ; Khi đó, rê Object đi đâu phần
văn bản sẽ nhường chỗ theo đúng kiểu đã chọn ;
• Khi đã tạo được Drawing Object, nếu chúng ta sửa đổi nội dung văn bản, nó có thể không
còn ở vào vị trí song hành với nội dung cần thiết Hãy :
- Nhắp chọn Object ⇒ Right Click ⇒ Format Object ⇒ hộp hội thoại ;
- trong hộp hội thoại, chọn Position bao gồm Horizontal ⇒ chọn From Margin hoặc column (bề ngang thì căn cứ theo lề hoặc cột) và Vertical ⇒ chọn From Paragraph
(bề dọc thì căn cứ theo đoạn)
Như vậy, giữa hình minh hoạ (Object) và nội dung (Text ) đã được gắn chặt với nhau,
điều này rất cần thiết trong quá trình soạn thảo văn bản
5.2.2 Thực hành về công cụ Callout
• Công cụ Callout là công cụ đính văn bản , tạo một hộp có hình dáng đặc biệt để đính
một nội dung văn bản nào đó vào một vị trí nào đó bất kỳ là văn bản hoặc hình ảnh, có nét nối với nhau Sau đó, nếu ta xê xích hộp này qua chỗ khác, nét nối vẫn luôn luôn nối với đối tượng mà nó được đính vào ;
• Qui trình : Chọn AutoShapes ⇒ Callout ⇒ chọn một trong các hình dáng thích hợp ⇒
Double Click vào bên trái chuột ⇒ được hộp đính văn bản, điểm chèn chớp trong khung của hộp, việc nhập văn bản trong khung này được tiến hành như ở vùng soạn thảo Ở đuôi của hộp có một núm màu vàng, dùng chuột kéo núm này đến vị trí cần đính
• Muốn điều chỉnh kích cở của hộp : rà chuột vào các núm ở đỉnh và cạnh để điều chỉnh như
từng áp dụng trên các Object khác ;
• Muốn xoay ngang hay lật đứng : làm tương tự như các Object khác ;
• Thực hành : Vẽ một bồn chứa dầu hình ống nằm ngang như sau :
- Vẽ vòng số 1 : chọn công cụ Oval Muốn tròn giữ phím Shift khi vẽ ;
- Vẽ vòng số 2 : Chọn vòng 1 ⇒ nhấn Ctrl ⇒ rê ⇒ Draw - Order - Sent to Back ⇒ Fill color ⇒ chọn
- Vẽ đường thẳng nối 2 vòng : : dùng công cụ Line vẽ đường 1, chỉnh cho vừa vặn Nhấn Shift để vẽ đường 2 ;