2.3 Bán buôn : Là bán hàng có số lượng lớn cho khách hàng, được giao thẳng từ xe bồn hoặc giao hóa đơn nhận hàng tại kho đối với xăng dầu theo giá bán do Công ty duyệt trong từng thương
Trang 1CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC
- Căn cứ Luật Thương mại của Quốc Hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005;
- Căn cứ Luật Dân Sự năm 2005 của Quốc Hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức & hoạt động của Công ty ABC đã được ĐHĐCĐ thông qua ngày 25/04/2007;
- Căn cứ Quy chế bán hàng sửa đổi lần 2 được Hội đồng Quản trị ban hành theo Quyết định số 04/QĐ-HĐQT ngày 28/12/2005
- Căn cứ Nghị Quyết số 228/NQ-H ĐQT của Hội đồng Quản trị họp ngày 11/06/2010 v/v chỉnh sửa, bổ sung Quy chế bán hàng hiện hành
Hội đồng Quản trị Công ty ABC quyết định ban hành Quy chế bán hàng các mặt hàng …… như sau:
ĐIỀU 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm Soát, Ban Tổng
Giám đốc, các Phòng chức năng, các Đơn vị trực thuộc Công ty
và các Cán bộ Nhân viên của Công ty ABC có trách nhiệm thi hành Quyết định này
TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
- Như Điều 3: Để thực hiện.
- Lưu VT- Thư ký Công ty
Trang 3Điều 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy chế bán hàng này áp dụng cho tất cả các Đơn vị trực thuộc và các cá nhân có liên quan trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng … của Công ty.
Điều 2: GIẢI THÍCH TỪ NGỮ :
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
2.1 Bán lẻ : Là bán cho khách hàng, thực hiện thông qua … (đối với ……) tại các
Trạm KD …… theo giá bán lẻ do Công ty quy định.
2.2 Bán sỉ : Là bán cho khách hàng với số lượng lớn (quy định tại Điều 5.2), thực
hiện thông qua … (đối với xăng dầu) tại các Trạm KD theo khung giá bán sỉ do Công ty quy định hoặc duyệt giá trong từng thời kỳ
2.3 Bán buôn : Là bán hàng có số lượng lớn cho khách hàng, được giao thẳng từ xe
bồn hoặc giao hóa đơn nhận hàng tại kho (đối với xăng dầu) theo giá bán do Công
ty duyệt trong từng thương vụ hoặc nguyên tắc thỏa thuận giá quy định trong hợp đồng bán hàng phù hợp với chính sách bán buôn của Công ty trong từng thời kỳ.
2.4 Bán cho đại lý : Là bán buôn cho các doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh
và giấy chứng nhận (GCN) đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, có ký hợp đồng đại
lý với Công ty còn hiệu lực.
2.5 K hách hàng : Được hiểu là cá nhân, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp có nhu cầu
mua hàng.
2.6 Định mức bán hàng : Là hạn mức được phép bán quy định cho từng mặt hàng
đối với từng loại đối tượng khách hàng.
2.7 Hạn mức nợ: Là số tiền nợ (mua hàng) tối đa của mỗi khách hàng không được
vượt quá mức Công ty quy định cho từng đối tượng khách hàng và từng phương thức bán hàng.
2.8 Thời hạn nợ: Thời gian từ khi phát sinh nghiệp vụ bán nợ (thời điểm chuyển
giao quyền sở hữu hàng hóa) đến thời hạn phải thanh toán
Trang 42.9 Bán trả ngay: Khách hàng thanh toán tiền mua hàng vào thời điểm Công ty giao
hàng hoặc giao chứng từ liên quan đến hàng hóa (Hóa đơn nhận hàng tại kho xăng dầu, Phiếu xăng dầu,…).
2.10 Bán nợ (bán trả chậm): Khách hàng nhận hàng trước, được nợ lại tiền mua
hàng và phải thanh toán tiền hàng nợ vào một thời điểm xác định theo thỏa thuận giữa các bên hoặc theo giao kết trong hợp đồng
Điều 3: HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG :
Tất cả việc bán hàng quy định trong Quy chế này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng Hợp đồng bán hàng được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch (công văn, điện báo, fax, đơn đặt hàng) hoặc được xác lập bằng hành vi
cụ thể.
3.1 Hợp đồng bằng lời nói (Hợp đồng miệng): chỉ được thực hiện khi việc thanh
toán tiền hàng theo phương thức trả ngay.
3.2 Hợp đồng bằng văn bản hoặc tài liệu giao dịch : Phải được thiết lập trong các
trường hợp :
– Bán hàng có số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng
– Bán hàng theo phương thức bán sỉ, bán buôn và bán hàng cho đại lý.
– Bán nợ (bán trả chậm) trong mọi phương thức bán hàng: Bán lẻ, bán sỉ, bán buôn, bán Đại lý.
3.3 Hợp đồng bán hàng phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
– Các bên và người đại diện của các bên giao kết hợp đồng (phải có năng lực pháp lý và phải đúng thẩm quyền).
– Tên hàng.
– Số lượng.
– Quy cách, phẩm chất.
– Giá cả; nguyên tắc, thủ tục để thực hiện việc thay đổi giá khi có biến động giá
cả thị trường trong qúa trình thực hiện hợp đồng.
– Thanh toán:
Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, trả ngay (bán thu tiền ngay), trả chậm (bán nợ).
Hồ sơ đối chiếu về thanh toán, chứng từ thanh toán.
Thời hạn thanh toán, chế định trách nhiệm trong việc chậm thực hiện nghĩa
vụ thanh toán, ngừng thanh toán,…
– Địa điểm, thời hạn và phương thức giao nhận hàng.
– Thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro về hàng hóa.
– Quyền và nghĩa vụ của các bên.
– Các biện pháp bảo đảm thực hiện Hợp đồng.
– Các trường hợp bất khả kháng, cách giải quyết.
– Các trường hợp vi phạm hợp đồng, các chế tài áp dụng khi vi phạm hợp đồng.
Trang 5– Các trường hợp chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt hợp đồng, hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng.
– Giải quyết tranh chấp
– Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng
– Thời gian hiệu lực của Hợp đồng và thanh lý Hợp đồng.
Ngoài các nội dung chủ yếu nêu trên, các bên có thể thỏa thuận các nội dung khác trong hợp đồng.
4.2.1 Bán thu tiền ngay:
Không hạn chế về số lượng hàng bán và đối tượng khách hàng Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt Công ty có thể chỉ đạo bằng văn bản quy định số lượng bán tối đa cho từng mặt hàng.
- Định mức bán các loại : theo thỏa thuận với khách hàng, nhưng không
được vượt hạn mức nợ 5.000.000đ/cho mỗi khách hàng
4.3 Các trường hợp bán lẻ vượt hạn mức nợ quy định như trên đây phải đưa về Công ty ký hợp đồng bằng văn bản Tổng Giám đốc hay người được ủy quyền
ký hợp đồng phải quy định cụ thể hạn mức nợ phù hợp cho từng loại đối tượng khách hàng (theo Chương III – Quy định về bán trả chậm ghi dưới đây).
Điều 5: QUY ĐỊNH VỀ BÁN SỈ:
5.1 Thẩm quyền quyết định bán :
- Thực hiện tại các Trạm KDXD của Công ty, bán theo giá bán sỉ do Tổng Giám Đốc Công ty hoặc người được Tổng Gíám Đốc ủy quyền duyệt hoặc quy định trong từng thời kỳ trên cơ sở tham mưu của Phòng Kinh
Doanh Giá bán sỉ và thời hạn thanh toán phải đảm bảo hiệu qủa kinh doanh.
Trang 6- Mọi thương vụ bán sỉ đều phải được Tổng Giám đốc Công ty hay người được ủy quyền phê duyệt về đối tượng, số lượng và giá cả trên cơ sở đề
xuất của Đơn vị trực tiếp bán;
5.2 Đối tượng khách hàng:
Khách hàng có lượng mua bình quân tối thiểu hàng tháng là:
- Đối với xăng dầu: Từ 1.000 lít xăng dầu/khách/tháng trở lên.
- Đối với nhớt: Từ 2 thùng carton (bằng 48 lon hoặc 12 can loại 4 lít)
hoặc 5 xô (loại 18 lít), hoặc 200 lít (nhớt phuy) trở lên cho mỗi khách hàng/tháng trở lên.
Điều 6: QUY ĐỊNH VỀ BÁN BUÔN:
6.2 Giá bán buôn:
Giá bán buôn do Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền quyết định trên cơ
sở tham mưu của Phòng Kinh Doanh Tùy theo đối tượng khách hàng là người tiêu dùng hay người mua đi bán lại, tùy theo tình hình thị trường và chính sách bán hàng của Công ty trong từng thời kỳ mà giá bán buôn có thể là:
– Bằng giá bán lẻ.
– Bằng giá bán sỉ.
– Giá thấp hơn cả hai mức giá trên.
Nếu bán theo giá thấp hơn cả hai mức giá bán lẻ và giá bán sỉ thì giá bán cũng phải đảm bảo hiệu qủa kinh doanh (đầy đủ chi phí và có lãi).
6.3 Đối tượng và số lượng bán buôn:
6.3.1 Chỉ bán buôn cho các đối tượng sau đây:
– Cơ sở sản xuất hay doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh, có mã số thuế, mua hàng để trực tiếp sử dụng.
– Cá nhân, Cơ quan, Đơn vị (không phải là doanh nghiệp) có nhu cầu sử dụng với số lượng lớn.
– Doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh xăng dầu, mua về để bán lại và phải thực hiện đúng các Nghị định, quy định về quản lý kinh doanh xăng dầu hiện hành của Nhà Nước.
6.3.2 Khách hàng phải đạt lượng mua hàng tối thiểu mỗi lần là:
– Xăng dầu các loại: Từ 2.000 lít trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
– Nhớt: Từ 4 thùng carton (bằng 96 lon hoặc 24 can loại 4 lít)
hoặc 10 xô (loại 18 lít), hoặc 400 lít (nhớt phuy) trở lên cho mỗi khách hàng/1 lần bán.
Điều 7: QUY ĐỊNH VỀ BÁN CHO ĐẠI LÝ:
Trang 77.2 Đối tượng bán:
Thương nhân hay doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận
đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu, có ký Hợp đồng làm đại lý cho Công ty theo các quy định về quản lý kinh doanh xăng dầu hiện hành của Chính Phủ.
– Khi có biến động giá trên thị trường, Tổng Giám Đốc Công ty được quyền
duyệt bán tăng thêm tối đa 20% so với số lượng xăng dầu Đại lý đã mua
trong cùng kỳ tháng trước.
CHƯƠNG III
QUY ĐỊNH VỀ BÁN NỢ (BÁN TRẢ CHẬM)
Điều 8: QUY ĐỊNH CHUNG:
– Tất cả các Đơn vị trực thuộc và CBCNV của Công ty có liên quan đến việc
bán hàng phải đảm bảo nguyên tắc: “Kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và
phát triển vốn”, ưu tiên bán hàng theo phương thức thu tiền ngay.
– Tất cả các trường hợp bán nợ (bán trả chậm) bao gồm bán lẻ, bán sỉ, bán buôn, bán đại lý đều phải thiết lập Hợp đồng (bằng văn bản); trừ trường hợp bán lẻ trả chậm do Trưởng Trạm KD Xăng dầu tự thỏa thuận và quyết định bán hàng được quy định tại Điều 4 Mục 4.2.2 trên đây.
– Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu như đã nêu tại Điều 3 – Hợp đồng (ghi trên) và do Tổng Giám Đốc hay người được ủy quyền ký.
Điều 9: QUY ĐỊNH VỀ KHÁCH HÀNG:
– Trong tất cả các trường hợp hợp bán trả chậm bao gồm bán lẻ, bán sỉ, bán buôn hoặc bán đại lý thì Trưởng Đơn vị đề xuất thương vụ bán (là Trưởng Trạm KDXD hoặc Cửa hàng Trưởng hoặc Giám đốc Kinh Doanh – tùy theo
do Đơn vị nào đề xuất và trực tiếp bán) có trách nhiệm tìm hiểu về tình hình tài chính, khả năng thanh toán, uy tín, loại đối tượng khách hàng trước khi quyết định bán hàng hay đề xuất lên Công ty để ký hợp đồng bán hàng
Trang 8– Khách hàng được cho mua trả chậm phải là khách đã mua hàng thường xuyên (đã mua ít nhất ba tháng) tại Đơn vị đề xuất bán (Trạm KDXD hoặc Cửa Hàng Xăng dầu hoặc Phòng Kinh Doanh) và có uy tín thanh toán.
– Nếu là khách hàng mới thì phải thực hiện thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng theo đúng quy định của luật pháp trước khi bán
Điều 10: QUY ĐỊNH VỀ HẠN MỨC NỢ VÀ BẢO LÃNH NỢ:
10.1 Hạn mức nợ được quy định cho từng phương thức bán hàng như sau:
Bán lẻ, bán sỉ và bán buôn: Số dư nợ (của từng khách hàng) không được
vượt quá giá trị của số lượng hàng bán thỏa thuận cho nợ trả chậm (định mức nợ) được thể hiện cụ thể trong Hợp đồng
Định mức nợ thỏa thuận trong Hợp đồng do Tổng Giám Đốc Công ty hay người được ủy quyền ký kết hợp đồng quyết định tùy theo chính sách bán hàng của Công ty trong từng thời kỳ
Trong mọi trường hợp, hạn mức nợ tối đa Tổng Giám Đốc được quyết định duyệt bán là 1 tỷ đồng/khách hàng hoặc đại lý Vượt quá hạn mức này (một tỷ đồng), Tổng Giám Đốc phải trình Hội đồng Quản trị xem xét quyết định
Bán đại lý: Tối đa tương đương 33% lượng xăng dầu tiêu thụ bình quân 1
(một) tháng có thể hiện trong Hợp Đồng Trường hợp số liệu mua bán thực tế phát sinh hàng tháng không đúng với số lượng ghi trong Hợp đồng, thì sau mỗi quý hai bên phải điều chỉnh bằng Phụ lục Hợp đồng.
10.2 Tuy nhiên, khi hạn mức nợ nói trên (kể cả bán lẻ, bán sỉ, bán buôn hoặc bán đại lý) lên đến 600.000.000 đồng/Khách hàng hoặc Đại lý thì Khách hàng hoặc
Đại lý phải thực hiện thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh thanh toán của Ngân
hàng theo đúng thủ tục do pháp luật quy định Số tiền bảo lãnh của Ngân hàng
phải có giá trị tương đương với số tiền nợ thực tế; riêng tài sản thế chấp phải có giá trị cao hơn khoảng 1,5 lần số tiền nợ thực tế
Điều 11: QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN NỢ:
11.1 Quy định về thời hạn nợ:
Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận ghi trong Hợp đồng nhưng không vượt quá quy định sau:
Đối với bán lẻ: Không quá 40 ngày cho mỗi lô hàng bán (kể từ ngày
giao hàng lần đầu hoặc ngày đầu của tháng nếu giao làm nhiều lần trong tháng)
Đối với bán sỉ: Không quá 30 ngày cho mỗi lô hàng bán (kể từ ngày
giao hàng lần đầu hoặc ngày đầu tháng nếu giao làm nhiều lần trong tháng)
Đối với bán buôn: Không quá 35 ngày cho mỗi lô hàng bán.
Đối với bán đại lý: Không quá 10 ngày cho mỗi lô hàng bán.
11.2 Các trường hợp do Trưởng Trạm KDXD tự quyết định bán nợ (bán trả chậm
theo quy định tại Điều IV, Mục 4.2.2 nêu trên) thì thời hạn thanh toán theo thỏa
thuận với khách hàng, nhưng các khoản nợ không được quá hạn 10 ngày và
không được vượt hạn mức nợ 5.000.000đ cho mỗi khách hàng.
Trang 9Tuy nhiên, tổng số nợ của tất cả các khách hàng do Trưởng Trạm KDXD tự quyết
định cho bán nợ không được vượt quá từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000
đồng tùy theo quy mô kinh doanh của từng Trạm Hạn mức nợ cụ thể của từng
Trạm KDXD do Tổng giám Đốc quyết định trên cơ sở kiến nghị của Trưởng Trạm KDXD và tham mưu đề xuất của Cửa hàng Trưởng, Phòng Kinh Doanh và Phòng Tài chính Kế toán
Điều 12: CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT KHÁC:
Trong quá trình kinh doanh nếu có phát sinh những trường hợp đặc biệt ngoài các quy định như nêu trên thì Tổng Giám đốc Công ty trình xin ý kiến của Hội đồng Quản trị để xem xét giải quyết cho từng thương vụ cụ thể phù hợp với chính sách kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ.
CHƯƠNG IV
QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ
Điều 13: HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ:
Đơn vị bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng (GTGT) đúng quy định của Nhà nước; trừ trường hợp bán theo giá bán lẻ và khách hàng không yêu cầu thì Đơn vị
sẽ gộp lại để lập 1 (một) Hóa đơn bán hàng chung (tổng cộng) vào cuối ngày
Bắt buộc phải lập Hóa đơn bán hàng (GTGT) có ký nhận của người mua hàng và ghi rõ hình thức thanh toán (trả chậm bao nhiêu ngày) trên Hóa đơn Lưu ý trên Hóa đơn chỉ ghi trả chậm tối đa là 30 ngày.
- Trạm KDXD lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng bán hàng (theo Phụ lục 1) gửi
lên Cửa Hàng.
- Cửa Hàng lập Hợp đồng bán hàng theo nội dung Giấy đề nghị của Trạm
KDXD (theo Phụ lục 2A, 2B) gửi lên Công ty.
- Các Phòng Kinh Doanh và Phòng Tài chính Kế toán kiểm tra nội dung hợp
đồng và trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
- Hợp đồng đã ký sẽ ủy quyền cho Cửa hàng XD và Trạm KDXD có trách
nhiệm thực hiện đúng theo những nội dung thỏa thuận ghi trong hợp đồng.
- Trạm KDXD phải lập Sổ theo dõi nợ bán hàng riêng cho từng khách hàng
hoặc thu Phiếu yêu cầu bán hàng từng đợt của khách hàng phát hành có ký nhận nợ của khách hàng và cũng phải lập hóa đơn (GTGT) đúng quy định của Nhà nước cho từng đợt bán hàng.
13.2.2 Đối với bán buôn và bán cho Đại lý:
Trang 10Đơn vị tiến hành các thủ tục tương tự như quy định đối với bán lẻ, bán sỉ ghi trên, cụ thể:
- Đơn vị trực tiếp bán buôn hoặc quản lý Đại lý (Trạm KDXD hoặc Cửa
hàng XD hoặc Phòng Kinh Doanh) lập Giấy đề nghị ký Hợp đồng (như
Phụ lục 1) và soạn thảo Hợp đồng bán buôn (theo Phụ lục 2C, 2D) hoặc
Hợp đồng giao đại lý (theo Phụ lục 2E) để trình Công ty ký Cửa hàng XD
và các Phòng Kinh Doanh, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung hợp đồng trước khi trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký.
- Mỗi lần phát sinh thương vụ bán hàng (theo Hợp đồng đã ký), Đơn vị bán
lập Giấy đề nghị duyệt bán buôn (hoặc bán cho Đại lý) với các nội dung: Mặt hàng, số lượng, giá bán, lãi gộp, phương thức vận chuyển, thời hạn thanh toán, số tiền khách vẫn còn nợ tại thời điểm lập Giấy đề nghị,….
(theo Phụ lục 3) Cửa Hàng Trưởng, Tổ Trưởng Kế toán Cửa hàng, Giám
đốc Kinh Doanh và Kế Toán Trưởng có trách nhiệm theo dõi kiểm tra và
ký duyệt Giấy đề nghị trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt sau cùng.
- Lập Hóa đơn bán hàng khi giao hàng theo nội dung đã được Công ty duyệt
tại Giấy đề nghị bán hàng và phải có ký nhận của người mua
13.2.3 Tất cả Hóa đơn, chứng từ bán hàng, phải lưu giữ tại nơi bán hàng và Phòng Tài
chính – Kế toán.
Điều 14: CÔNG TÁC QUẢN LÝ NỢ BÁN HÀNG:
14.1 Đơn vị trực tiếp bán hàng hoặc Đơn vị được Công ty ủy quyền thực hiện Hợp
đồng bán hàng (Trạm KD Xăng dầu, Cửa hàng Xăng dầu, Phòng Kinh Doanh) có trách nhiệm tổ chức thực hiện bán hàng, đôn đốc thu hồi công nợ theo đúng những thỏa thuận ghi trong hợp đồng bán hàng và báo cáo ngay với Cửa Hàng
XD và Công ty (Phòng Tài chính Kế toán) khi có phát sinh bất thường về khách hàng hoặc thanh toán
Trưởng Đơn vị (trực tiếp) bán hàng (Phòng Kinh Doanh hoặc Trạm KDXD) phải báo cáo số liệu bán nợ mỗi ngày cho Phòng Tài chính Kế toán hoặc Cửa Hàng (đối với Trạm KDXD) để Kế Toán Cửa hàng báo về Phòng Tài chính Kế toán Cuối tháng, Trưởng Đơn vị bán hàng phải lập Biên bản đối chiếu số dư công nợ
với khách hàng (theo Phụ lục 4) có ký xác nhận của người đại diện có thẩm
quyền (của bên mua) hoặc của người được ủy quyền hợp pháp (có giấy ủy quyền)
14.2 Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra giám sát tình hình
thực hiện hợp đồng bán hàng và tình hình chấp hành nghĩa vụ thanh toán của khách hàng (theo hợp đồng đã ký); lập kế hoạch thu hồi công nợ của các khách hàng nhanh chóng kịp thời nhằm đảm bảo an toàn nguồn vốn của Công ty
Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm xem xét, phát hiện, phân tích đánh giá các khoản nợ phát sinh và các khoản nợ quá hạn, khó đòi để trình Ban Tổng Giám Đốc xử lý kịp thời Đối với những khoản nợ dây dưa, khó đòi, Phòng phối hợp với Đơn vị trực tiếp bán hàng lập thủ tục khởi kiện ra Tòa án xử lý và trích lập dự phòng rủi ro theo đúng quy định của Công ty và pháp luật Nhà Nước
14.3 Tổng số dư nợ bán hàng của toàn Công ty phải được quản lý chặt chẽ và điều
chỉnh phù hợp, kịp thời cân đối với khả năng vốn của Công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh và đảm bảo an toàn, hiệu quả Tổng Giám đốc căn cứ tình
Trang 11hình kinh doanh thực tế trong từng thời kỳ để đề xuất trình Hội đồng Quản trị duyệt chấp thuận tổng mức nợ bán hàng của toàn Công ty áp dụng cho từng quý hoặc 6 tháng
CHƯƠNG V
QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM VÀ XỬ LÝ
Tất cả Cán bộ, Nhân viên trong Công Ty thực hiện việc kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, nhớt phải có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh những quy định trong Quy chế này Việc vi phạm Quy chế sẽ bị quy trách nhiệm cá nhân.
Điều 15: QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM:
15.1 Nguyên tắc quy trách nhiệm cá nhân: Người nào ra quyết định trong qúa trình
thực hiện việc bán hàng mà vi phạm Quy chế thì phải chịu trách nhiệm cá nhân, người liên đới dẫn đến việc sai phạm phải chịu trách nhiệm liên đới Nếu có xảy
ra thiệt hại vật chất (tiền, hàng) thì phải bồi thường toàn bộ sự thiệt hại theo chế
độ trách nhiệm vật chất nếu không phải là tình thế bất khả kháng.
15.2 Chế độ trách nhiệm vật chất được quy định cụ thể cho các trường hợp sau: 15.2.1 Các trường hợp Đơn vị thực hiện bán lẻ, bán sỉ (kể cả trường hợp Đơn vị
đề xuất lên Công ty ký Hợp đồng): Nếu vi phạm và có xảy ra thiệt hại thì
Trưởng Trạm KD Xăng dầu chịu trách nhiệm trực tiếp; Cửa Hàng Trưởng phải chịu trách nhiệm liên đới, nếu có thiệt hại phải liên đới bồi thường
15.2.2 Các trường hợp bán buôn và bán cho đại lý : Nếu vi phạm thì người trực
tiếp bán, Trưởng Đơn vị thực hiện thương vụ bán (là Trưởng Trạm KD Xăng dầu hoặc Cửa hàng Trưởng hoặc Giám đốc Kinh Doanh – tùy theo do Đơn vị nào đề xuất và trực tiếp bán) và Cửa Hàng Trưởng, Giám đốc Kinh Doanh, Kế Toán Trưởng, Tổng Giám đốc Công ty hay người được Tổng Giám đốc ủy quyền duyệt bán phải chịu trách nhiệm liên đới; nếu có thiệt hại phải liên đới bồi thường.
Trách nhiệm vật chất được miễn trừ trong những trường hợp khi có sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép; được gọi là sự kiện bất khả kháng (như: chiến tranh, thiên tai, tai nạn bất ngờ, vv…).
15.2.3 Nhưng trách nhiệm phải xem xét khả năng thanh toán và uy tín của khách
hàng trước khi bán hàng không được xem là sự kiện bất khả kháng, trong trường hợp này việc bồi thường vật chất sẽ do Hội đồng quản trị Công ty xem xét cụ thể từng trường hợp để quyết định mức bồi thường mà người trực tiếp gây ra thiệt hại và những người có trách nhiệm liên đới (theo những quy định của Quy chế này, cùng với các Quy chế có liên quan khác và các Quyết định của Công ty quy định chức năng nhiệm vụ của các Phòng chuyên môn, các Cửa hàng Xăng Dầu, các Trạm Kinh doanh Xăng Dầu, ) phải chấp hành.
15.2.4 Nếu có ký hợp đồng trách nhiệm thì xử lý theo hợp đồng trách nhiệm.
Điều 16: THẨM QUYỀN XỬ LÝ:
Trang 12Hội đồng Quản trị quyết định xử lý các khoản nợ khó đòi hoặc ủy quyền bằng văn bản cho Tổng Giám Đốc xử lý.
Đối với những khoản nợ khó thu hồi, gây tổn thất cho Công ty phải có Hội đồng
xử lý để xem xét đánh giá, xác định rõ phần nợ không có khả năng thu hồi, tìm hiểu nguyên nhân, quy trách nhiệm của cá nhân, tập thể và kiến nghị các biện pháp xử lý để Hội đồng Quản trị quyết định phương án xử lý các khoản nợ này Đồng thời, để thuận tiện trong công tác quản lý, Hội đồng Quản trị ủy quyền cho Tổng Giám đốc được xem xét quyết định xử lý bồi thường các trường hợp nợ gây thiệt hại cho Công ty ở mức dưới 50.000.000 đồng (năm mươi triệu đồng).
TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
Trang 13CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRẠM KDXD SỐ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ KÝ HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG NĂM 2010
Kính gửi: - TỔNG GIÁM ĐỐC CTY ABC
- BAN LÃNH ĐẠO CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ
Căn cứ nhu cầu tiêu thụ xăng dầu của khách hàng và sau khi Trạm KDXD số đã tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng thanh toán và uy tín của khách hàng, nay Trạm KDXD số đề nghị Ban lãnh đạo Cửa Hàng và Tổng Giám Đốc Công Ty chấp thuận cho ký Hợp Đồng bán hàng năm 2010 tiếp tục với khách hàng đã mua hàng tại Trạm trong năm 2009 theo nội dung như sau: 1 Nội dung về khách hàng: - Tên khách hàng:
- Tên người đại diện: .Chức vụ:
- Giấy Chứng minh ND số: cấp ngày: tại:
- Địa chỉ kinh doanh:
- Điện thoại: Fax:
- Mã số thuế:
- Số tài khoản: tại Ngân hàng:
2 Nội dung về bán hàng: Mặt hàng ĐVT Số lượng mua bình quân 1 tháng Giá bán Phương thức thanh toán - Xăng 92 - Dầu DO 0,05S - Dầu DO 0,25S Tổng trị giá Hợp đồng
- Địa điểm giao hàng:
- Ngày đối chiếu::
- Ngày thanh toán::
- Hạn mức nợ:
- Thời hạn Hợp đồng:
- Quy định khác:
Trạm KDXD số sẽ chịu trách nhiệm thực hiện trực tiếp Hợp Đồng này theo đúng các điều khoản quy định trong Hợp Đồng mà Công ty ký kết với khách và thu hồi đầy đủ các khoản nợ tiền hàng phát sinh trong quá trình Trạm bán hàng nợ cho Khách TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2010 TỔNG GIÁM ĐỐC CTY CỬA HÀNG KDXD SỐ TRẠM TRƯỞNG TRẠM KDXD SỐ
PHỤ LỤC 1:
MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ KÝ HỢP ĐỒNG
Trang 14HỢP ĐỒNG MUA BÁN XĂNG DẦU
Hôm nay, ngày tháng năm 2010, tại: hai bên chúng tôi gồm :
BÊN A : CÔNG TY ABC
Địa chỉ : số
Điện thoại : Fax:
Tài khoản số : tại
Mã số thuế _Giấy đăng ký KD số cấp ngày: tại: Đại diện : Ông/Bà , Chức vụ : _
Quyết định ủy quyền số do Ông, Bà ký ủy quyền ngày:
Hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán xăng dầu theo các điều khoản sau đây:
ĐIỀU 1 : HÀNG HÓA – CHẤT LƯỢNG – GIÁ CẢ:
1.1 Bên A đồng ý bán xăng dầu cho Bên B để sử dụng cho nhu cầu sản xuất hoặc tiêu dùngcủa Bên B với số lượng hàng hóa bình quân mỗi tháng như sau :
- Xăng RON 92 không chì: Số lượng : _ lít/tháng
- Xăng RON 95 không chì: Số lượng : _ lít/tháng
- Dầu DO 0,05S Số lượng : _ lít/tháng
- Dầu DO 0,25S Số lượng : _ lít/tháng
- Dầu lửa Số lượng : _ lít/tháng
1.2 Chất lượng hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành xăng dầu Việt Nam quy
định
1.3 Đơn giá thanh toán: Là giá bán lẻ theo quy định của Doanh nghiệp đầu mối nhập khẩu
xăng dầu cung ứng nguồn hàng cho Bên A tại thời điểm giao hàng được thể hiện trên Hóađơn GTGT do Bên A phát hành Đơn giá thanh toán bao gồm: Giá bán hàng hóa, lệ phíxăng dầu, và thuế giá trị gia tăng
Tại thời điểm ký Hợp đồng, đơn giá thanh toán là:
- Xăng RON 92 không chì: đồng / lít
- Xăng RON 95 không chì: đồng / lít
PHỤ LỤC 2A
MẪU HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN LẺ, BÁN SỈ
Trang 15- Dầu DO 0,05S đồng / lít
- Dầu DO 0,25S đồng / lít
- Dầu lửa: đồng / lít
1.4 Khi có thay đổi giá, Bên A sẽ báo cho Bên B bằng văn bản hoặc điện thoại Nếu Bên B
tiếp tục cử người đến nhận hàng được xem như Bên B đã chấp nhận giá mới
1.5 Tổng trị giá bình quân khoảng: đồng mỗi tháng.
ĐIỀU 2 : ĐIỀU KIỆN GIAO HÀNG
2.1 Bên B nhận hàng tại Trạm Kinh doanh Xăng dầu số …… (là mạng lưới thuộc Bên A).
Địa chỉ :
2.2 Mỗi lần nhận hàng, Bên B hoặc tài xế do Bên B uỷ quyền đi nhận hàng phải ký xác nhận
đã nhận đủ hàng (chủng loại, số lượng) vào Phiếu nhận hàng do Bên B cấp theo mẫu dohai bên thống nhất và Sổ giao hàng do bên A lập Bên B phải gởi cho bên A chữ ký mẫucủa những người có trách nhiệm ký Phiếu nhận hàng và biển số xe, danh sách cùng chữ
ký của những tài xế được Bên B ủy quyền nhận hàng để đính kèm Hợp Đồng
2.3 Bên B phải đảm bảo an toàn PCCC tại phương tiện tiếp nhận hàng hóa của Bên A giao
ĐIỀU 3 : THANH TOÁN (TRẢ CHẬM):
3.1 Bên A đồng ý cho Bên B được thanh toán trả chậm thành 02 lần trong tháng Ngày khóa
sổ để đối chiếu số lượng hàng thực giao nhận giữa hai bên là ngày 15, và ngày cuối (30hoặc 31) của mỗi tháng Cơ sở đối chiếu là các Phiếu nhận hàng (nói ở Điều 2) hoặc Sổgiao hàng (do Bên A lập) có ký nhận của người nhận hàng Bên B
(Hoặc là: “Bên A đồng ý cho Bên B được thanh toán trả chậm vào cuối tháng Ngày khóa
sổ để đối chiếu là ngày cuối của mỗi tháng Cơ sở đối chiếu là các Phiếu nhận hàng (ghi
ở Điều 2) hoặc Sổ giao hàng (do Bên A lập) có ký nhận của người nhận hàng Bên B” )
Chứng từ để Bên B thanh toán tiền hàng cho Bên A là các Hóa đơn GTGT do Bên A pháthành sau khi hai bên đối chiếu Bên B thanh toán dứt điểm tiền hàng cho Bên A trongvòng 5 (năm) ngày sau mỗi đợt đối chiếu
3.2 Bên B có thể thanh toán cho bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua hệ thống Ngânhàng cho Bên A theo số tài khoản của Bên A được quy định tại trang 1 của Hợp đồng Nếu Bên B thanh toán trễ hạn so với thời hạn nêu trên thì phải chịu thêm lãi suất vay ngắnhạn do Ngân Hàng Nông Nghiệp quy định cùng thời điểm đối với thời gian thanh toán trễhạn trên tổng trị giá thanh toán Quá 15 ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán, mà bên Bvẫn chưa thanh toán thì Bên B phải chịu nộp phạt lãi vay nợ quá hạn bằng 150% mức lãisuất ngắn hạn kể từ ngày thứ 16 (tính từ ngày đến hạn thanh toán) trở đi
Tuy nhiên, thời gian quá hạn thanh toán không được vượt quá 30 ngày kể từ ngày đến hạnthanh toán, quá thời hạn này mà Bên B vẫn không thanh toán, Bên A có quyền ngưngcung cấp hàng và đưa ra Tòa An giải quyết
3.3 Bên B phải đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) tại nơi tiếp nhận hàng hóacủa Bên A giao
ĐIỀU 3 : THANH TOÁN ( trả ngay )
Bên B thanh toán cho Bên A ngay trước (hoặc sau) khi nhận hàng bằng tiền mặt (hoặcchuyển khoản) Tổng trị giá thanh toán : Là số tiền thể hiện trên Hoá Đơn của từng đợtnhận hàng gồm lượng bán nhân với đơn giá thanh toán
ĐIỀU 4 : QUYỀN SỞ HỮU VÀ RỦI RO VỀ HÀNG HÓA :
Quyền sở hữu và mọi rủi ro về hàng hóa bao gồm cả những mất mát và thiệt hại sẽchuyển từ bên A sang bên B kể từ thời điểm xăng dầu bắt đầu vào phương tiện tiếp nhậncủa bên B Bên A không chịu bất kỳ một trách nhiệm nào kể từ lúc hàng vào phương tiệntiếp nhận của bên B
ĐIỀU 5 : ỦY QUYỀN: