Bài Giảng Phân Tích Công Việc

NỘI DUNG Khái niệm và vai trò của PTCV  Các thông tin cần có để PTCV  Quy trình thực hiện PTCV  Phương pháp thu thập thông tin  Xây dựng bản Mô tả công việc và bản Mô tả tiêu chuẩn

BÀI 3 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

NỘI DUNG

 Khái niệm và vai trò của PTCV

 Các thông tin cần có để PTCV

 Quy trình thực hiện PTCV

 Phương pháp thu thập thông tin

 Xây dựng bản Mô tả công việc và bản

Mô tả tiêu chuẩn công việc

• Trong các hoạt động hàng ngày của doanh

nghiệp, bạn thường hay bắt gặp những lời than phiền, chẳng hạn như:

• -”Đây không phải là việc của tôi!”

• - “Việc này không thuộc trách nhiệm của

quyết việc này không?”

• - “Tôi cũng làm những việc như anh kia, sao

• => Tất cả những than phiền trên đều liên quan

đến một vấn đề, đó là nhân viên không có những thông tin cụ thể về công việc của họ Họ không

hiểu rõ những việc nào thuộc về quyền hạn và

trách nhiệm của họ, những yêu cầu cụ thể của

công việc đối với họ là gì và những kết quả công việc mong đợi là gì Hậu quả của vấn đề này là

công việc bị chồng chéo và nhân viên chán nản

với công việc

• Những vấn đề trên có thể được khắc phục nếu DN có những thông tin cụ thể và cập nhật về mọi

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ

CỦA PTCV

1 Khái niệm PTCV

2 Các trường hợp cần PTCV

3 Vai trò của PTCV

1 Khái niệm PTCV

Là quá trình tìm hiểu, nghiên cứu những công việc cụ thể trong Tổ chức để xây

dựng bản Mô tả công việc( Job

Description) và bản tiêu chuẩn nhân viên (Specification)

Bản mô tả công việc

Là bản thông tin liên quan đến quyền hạn,

trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc,

các mối quan hệ cần thiết, kết quả công

việc khi hoàn thành

BẢN TIÊU CHUẨN

NHÂN VIÊN

Là bản thông tin liên quan đến

người thực hiện công việc như

tuổi tác, giới tính, trình độ học

v n, chuyên môn, các kỹ năng cá ấ nhân, ngoại hình, ngoại ngữ …

2 Vai trò của PTCV

Làm căn cứ để hoạch định NNL

Để tuyển dụng nhân viên

Đánh giá năng lực, thành tích nhân viên

Trả lương, trả thưởng

Nhân viên nhanh chóng nắm bắt được yêu cầu đối với công việc

Tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh mà họ muốn

Để XD ch ươ ng trình đào t o thi t th c ạ ế ự

h n ơ

Để phân công công việc hợp lý hơn, tránh được trùng lắp, chồng chéo…

Khi họach định nhân lực, trước hết bạn cần căn cứ vào môi trường kinh doanh và các mục tiêu chiến lược mà DN muốn đạt

được trong vòng 3-5năm tới để dự báo

những công việc cần phải thực hiện Tiếp

đó bạn phân tích công việc này để xác

định nhu cầu nhân lực của DN trong thời gian tới

Tuyển dụng đúng người phù hợp cho công việc là

phương châm chủ yếu trong quản lý nhân sự Tuy

nhiên, trên thực tế nhiều khi DN tuyển dụng được

người nhưng sau một thời gian thì mới nhận thấy

người đó không có đủ khả năng để thực hiện công

việc Điều này gây lãng phí cho DN cả về mặt thời gian và tiền bạc

Vấn đề này có thể do:

- Các thông tin về vị trí c.việc không rõ ràng và đầy đủ

- Các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực không

cụ thể

- Các kỳ vọng về c.việc không được nêu rõ

Các tài liệu về c.việc có thể giúp khắc phục những vấn

- Bản mô tả c.việc cung cấp các thông tin rõ

ràng và đầy đủ cho người làm công tác tuyển dụng: Dựa trên các thông tin này, người tuyển dụng có thể đăng tin quảng cáo về vị trí c.việc cần tuyển dụng

- Bản yêu cầu chuyên môn c.việc sẽ cung cấp

những yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cá

nhân cần thiết để thực hiện c.việc: Căn cứ vào những yêu cầu này, bạn có thể c.bị các câu hỏi phỏng vấn các phươgn thức đánh giá kiến

thức, kỹ năng và kinh nghiệm của các ứng

viên để lựa chọn người thích hợp để thực hiện

3.Khi nào cần PTCV

4.Phân tích công việc do ai

thực hiện ?

N u b n ế ạ đượ c phân công th c ự

hi n PTCV ệ

Ngoài bạn ra, ai sẽ tham gia vào

việc PTCV

5.Nh ng khó kh n th ữ ă ườ ng g p ặ

II.Thông tin cần có để PTCV

1 Nhóm thông tin về công việc

2 Nhóm thông tin về người

thực hiện công việc

1 Thông tin về công việc

Thông tin về các hoạt động để thực hiện công việc

Thông tin về công cụ, thiết bị phục vụ công việc

Thông tin về các mối quan hệ cần thiết

Thông tin về chế độ lương, thưởng

Về điều kiện làm việc: gi LV, ờ đ ộ an toàn…

Về kết quả công việc khi hoàn thành

2 Nhóm thông tin về người

thực hiện công việc

Về chuyên môn và trình độ chuyên môn

Về kỹ năng cá nhân

Về phẩm chất đạo đức

Về hoàn cảnh cá nhân( tính tình, sở thích, đặc điểm tâm lý, sức khỏe, ngoại hình, tình

tr ng hôn nhân…) ạ

3.Nh ng xu h ữ ướ ng m i trong ớ

PTCV

Do xu h ướ ng pt, do s n ng ự ă độ ng, nhi u ề thay đổ ủ i c a n n KT: ề

Chi n l ế ượ c c a DN luơn thay ủ đổ i, công ngh thay ệ đổ i, nhu c u c a khách hàng, ầ ủ nâng cao n ng l c c nh tranh ă ự ạ

Vì v y CV c a m i ng ậ ủ ỗ ườ i tr nên m ở ở

r ng h n, ít chuyên môn hoá hơn, linh ộ ơ

ho t h n ạ ơ

Đòi h i PTCV c n t p trung vào ki n th c, ỏ ầ ậ ế ứ

k n ng đ th c hi n CV h n là liệt các ỹ ă ể ự ệ ơ

Nh ng ki n th c, k n ng về chuyên ữ ế ứ ỹ ă

môn c n thi t ầ ế để ự th c hi n CV ệ

III.Quy trình PTCV

1 Chọn công việc để phân tích

2 Xác định mục đích sử dụng thông tin

3 Chọn phương pháp thu thập thông tin

4 Triển khai thu thập thông tin

5 Xử lý thông tin

6 Thiết kế bản Mô tả công việc và bản Mô

tả tiêu chuẩn công việc

1 Chọn công việc để PT

( áp ng m c đích PTCV) Đ ứ ụ

Trước khi bắt đầu tiến hành PTCV, bạn cần phải xác định thông tin PTCV sẽ được sử dụng cho mục đích gì? Hay bạn cần trả lời tại sao bạn phải PTCV?

Bạn hãy nêu ra mục đích của việc PTCV được thực hiện gần đây tại DN của bạn Nếu DN của bạn chưa từng thực hiện PTCV bạn hãy suy nghĩ xem việc PTCV sẽ mang lại những lợi ích gì cho DN của bạn?

Phân tích công việc sẽ giúp DN của bạn:

- Tuyển dụng vị trí mới

- Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự

- Đánh giá HQL.Việc n.viên

- Xác định lương thưởng cho phù hợp

- Cải thiện môi trường và Đ.K Làm việc

Nắm rõ mục đích của việc PTCV sẽ giúp bạn xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp

Nếu mục đích của việc phân tích công việc là để cung cấp thông tin cho quá trình tuyển dụng thì bạn cần phải thu thập các thông tin định tính về nhiệm vụ chính của công việc, các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng đối với người thực hiện công việc, các đ.k.làm việc Nhưng nếu bạn PTCV nhằm xác định mức

lương thưởng phù hợp với công việc thì bạn cần

phải thu thập các thông tin định lượng, như số

lượng các nhiệm vụ chính cần thực hiện, thời gian phân bổ cho việc thực hiện từng nhiệm vụ, mức độ áp dụng các kiến thức và kỹ năng, mức độ an tòan của đkl.việc để làm cơ sở so sánh với các công việc khác.

Một điều cần lưu ý là bạn cần phải thông báo mục đích của PTCV tới những người có liên quan, nhất là những người tham gia trực tiếp (những người thực hiện và giám sát công

việc) để tránh sự hiểu lầm và bất hợp tác

2 Xác đ nh nh ng thông ị ữ

tin liên quan

Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc bạn cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức của DN Một bản sơ đồ tổ chức có thể giúp bạn nhìn thấy các công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau n.t.nào.

Nếu DN của bạn còn chưa có một bản sơ đồ tổ chức thì đây cũng chính là 1 cơ hội tốt để

bạn tạo ra bản sơ đồ đó Một bản sơ đồ tổ

chức cho thấy tất cả các vị trí hay các nhóm

vị trí trong DN và các mối quan hệ báo cáo giữa chúng với nhau

Sơ đồ tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức Nói chung người ta thường sử dụng các ô để biểu thị các vị trí của cá

nhân và đường nối giữa chúng để biểu hiện

cơ cấu báo cáo

⇒Nếu DN của bạn đã có một sơ đồ tổ chức,

hãy đảm bảo rằng sơ đồ đó được cập nhật và phản ánh đúng cơ cấu quyền hạn và các mối quan hệ làm việc trong DN

=> Việc k.tra lại sơ đồ tổ chức có thể giúp phát hiện sự thiếu nhất quán trong hệ thống báo cáo của DN Khi các đường biểu thị không rõ ràng, trao đổi thông tin sẽ gặp khó khăn và các chỉ thị có thể gây nhầm lẫn và thiếu hiệu quả đ.với nhân viên

Bạn hãy dành vài phút suy nghĩ xem việc

nghiên cứu vị trí của công việc cần phân tích trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp sẽ cho bạn những thông tin gì về c.việc?

- Lý giải được sự tồn tại của c.việc là cần thiết cho họat động của DN (Bạn chẳng có lý do gì để phân tích 1 c.việc nếu bạn không thể x.định nó nằm ở vị trí nào trong sơ đồ tổ chức của DN.

- X.Định các mối quan hệ của c.việc mà bạn phân

tích với các c.việc khác trong DN.

+ Bạn có thể hiểu c.việc này chịu sự giám sát và phải báo cáo và/họăcgiám sát và chỉ thị cho cấp nào

+ Bạn cũng cần phải nghiên cứu biểu đồ quy trình của c.việc sẽ cho bạn thấy đầu vào và đầu ra của

c.việc Dựa trên những thông tin này bạn có thể

x.định:

Những yếu tố đầu vào nào (thông tin, NVL, tài

Ai (cá nhân hay bộ phận nào) sẽ là người

cung cấp những yếu tố đầu vào này?

Công việc sẽ tạo ra các yếu tố đầu ra (kết

quả) nào?

Ai sẽ là người sử dụng các yếu tố đầu ra (kết quả) này?

3 Chọn phương pháp

thu thập thông tin

Chọn phương pháp thu thập thông tin liên quan đến khâu chuẩn bị

4.Triển khai thu thập

L a ch n ng ự ọ ườ i

cung c p TT? ấ

Hi u q a làm vi c ệ ủ ệ S l ố ượ ng nhân viên

5 Xử lý thông tin

Thông tin cần được xác minh tính khả thi, tính chấp nhận, cần được xử lý trước khi công bố chính thức

6 Thiết lập bản Mô tả công việc và

bản Mô tả tiêu chuẩn công việc

Phần này mời các bạn làm bài

t p th c hành ậ ự

IV.PHƯƠNG PHÁP THU THẬP

THÔNG TIN

1 Phương pháp phỏng vấn

2 Phương pháp trả lời bản câu hỏi

3 Phương pháp quan sát

4 Nh t kí công vi c ậ ệ

5 Tình hu ng c p thi t b t ng ố ấ ế ấ ờ

1 Phương pháp phỏng vấn

 Đối tượng phỏng vấn

 Biện pháp

a Đối tượng phỏng vấn

b Ưu điểm

 Linh hoạt

 Cơ hội giao lưu

 Nhà quản lý nắm được tâm tư

nguyện vọng của nhân viên

 Nhân viên nắm được yêu cầu của cấp quản lý

c Nhược điểm

 Có thể thông tin thiếu chính xác

 Có thể hỏi nh m người không am ầ hiểu, hoặc thiếu thiện chí

 Phỏng vấn viên không biết cách

phỏng vấn

 Có th do quan h gi a b ph n ể ệ ữ ộ ậ

tr c ti p và gián ti p không thu n ự ế ế ậ

d Biện pháp

• Một số câu hỏi thường được sử dụng:

- C.việc mà anh, chị đang thực hiện là gì?

- Những nhiệm vụ chính của anh, chị là gì?

- Anh, chị hãy kể ra những việc mà anh chị đang làm?

- Những việc này được anh, chị thực hiện ở đâu?

- Để hòan thành c.việc này anh, chị sử dụng những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm gì?

- Anh, chị thực hiện công việc như thế nào?

- Anh, chị thực hiện c.việc trong những đ.kiện và hòan cảnh nào?

- Để thực hiện c.việc này anh, chị cần có sức khỏe n.t.nào?

- Khi thực hiện c.việc anh,chị gặp phải rủi ro nào về an tòan lao động?

- Ai là người mà anh, chị có mối liên hệ khi thực hiện c.việc?

2 Phương pháp trả lời

bản câu hỏi

a Đối tượng trả lời

b Ưu điểm:

c Nhược điểm

d Biện pháp

a Đối tượng trả lời

Tất cả thành viên của bộ phận có công việc được phân tích

b.Ưu điểm

 Hỏi được nhiều người

 Hỏi được nhiều câu hỏi

d.Biện pháp

3 Phương pháp quan sát

 Quan sát thông thường: nhằm

đánh giá sự hợp lý trong hiệp tác, phân công lao động, trong bố trí các phương tiện phục vụ công việc

 Quan sát đặc biệt để xây dựng

định mức lao động

Cách định nghĩa khác

1 Mức thời gian là hao phí thời

gian cần thiết để làm ra một đơn vị sản phẩm(T/SF)

2 Mức sản lượng là tổng sản

phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian(SF/T)

Phương pháp chụp ảnh

Là sao chép lại toàn bộ ngày

công(ca làm việc) để xác định

mức sản lượng sau khi loại bỏ thời gian không hữu ích

Ví dụ: Trong một ca, một công

nhân may được 15 áo sơ mi

Nguyên tắc chụp ảnh,

bấm giờ

 Quan sát nhiều người

 Mỗi người được quan sát nhiều lần

 Quan sát cả người có kinh nghiệm, cả người ít kinh nghiệm, cả người tích

cực và cả người ít tích cực

 Mức lao động đưa ra phải dành cho

người có tay nghề trung bình, tinh

Phương pháp bấm giờ

Là ghi lại thời gian người lao động

tác động lên công cụ và tư liệu lao động để tạo ra sản phẩm và xác

định được mức thời gian

Ví dụ: để may một áo sơ mi hoàn chỉnh

hết mấy tiếng đồng hồ

4 Ph ươ ng pháp ghi nh t kí ậ

• Bạn hãy đề nghị người thực hiện cơng

việc ghi vào cuốn nhật ký cơng việc những hoạt động đã làm trong ngày hoặc quy

trình làm một việc nào đĩ

• Kết hợp những thơng tin ghi trong nhật ký cơng việc và phỏng vấn những người thực hiện hoặc giám sát thực hiện cơng việc,

ban sẽ cĩ một bức tranh đầy đủ về cơng

việc cần phân tích

5 Tình huống cấp thiết bất ngờ

• Người phân tích sẽ quan sát công việc để phát hiện những tình huống bất ngờ

• Qua đó đánh giá mức độ, kết quả xử lý

của nhân viên

• Để xác định yêu cầu về kỹ năng

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày tác dụng của PTCV?

2 Hãy viết bản Mô tả tiêu chuẩn

công việc cho nhân viên bán

hàng vải may quần áo và nhân viên bán mỹ phẩm?

CÂU HỎI ÔN TẬP

3 Với phương pháp phỏng vấn, theo bạn

vấn đề nhân sự quan trọng hay vấn đề thiết kế câu hỏi quan trọng hơn?

4 Bạn hãy tìm một công việc nào mà theo

bạn không cần định mức lao động?

5 Bạn hãy thiết kế bản câu hỏi để phân

tích công việc của một cửa hàng trưởng cửa hàng vật liệu xây dựng trực thuộc Cty Thương mại quy mô lớn?