Phân Tích Công Việc (Job Analysis)

Khái niệmPHÂN TÍCH CÔNG VIỆC LÀ QUÁ TRÌNH CÙNG CÁC PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC NGHIÊN CỨU NỘI DUNG CÔNG VIỆC NHẰM XÁC ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠ

CHƯƠNG 3:

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

(JOB ANALYSIS)

NỘI DUNG

 Khái niêm

 Vai trò của phân tích công việc

 Nội dung, trình tự phân tích công việc

 Các phương pháp thu thập thông tin

 Nội dung cơ bản của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Khái niệm

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC LÀ QUÁ TRÌNH

CÙNG CÁC PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC

NGHIÊN CỨU NỘI DUNG CÔNG VIỆC

NHẰM XÁC ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ,

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN,

MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC,

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC,

VÀ CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ

KHI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TIÊU CHUẨN MẪU ĐÁNH GIÁ

Nhiệm vụ – Trách nhiệm – Quyền hạn

 Nhiệm vụ: Phần công việc được phân công, được giao

 Trách nhiệm – Hoàn thành nhiệm vụ

 Quyền hạn – Phương tiện để hoàn thành

nhiệm vụ

VD: Chức năng - Nhiệm vụ của

trưởng phòng TC HC

 Tham mưu cho giám đốc về đường lối pt và qt NNL

 Cố vấn cho lãnh đạo và các NV trong Cty về vấn đề nhân

sự, hành chánh

 Thiết lập/phối hợp cùng lãnh đạo trực tuyến thiết lập chiến lược, chính sách, chế độ, quy chế nhân sự và thủ tục hành chính văn phòng

 Phối hợp/ điều hành các hoạt động ctrình nhân sự và hành chính văn phòng

 Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống các chiến lược, chính sách qtns, hành chánh văn phòng thực thi có hiệu quả

 Phối hợp với các lãnh đạo trực tuyến thực hiện các chức năng của QTNS: lên kế hoạch NNL, phân tích CV, tuyển dụng, thực hiện các chương trình đào tạo huấn luyện nhân viên, kích thích động viên nhân viên, quy định về lương

VD: Quyền hạn của trưởng phòng TC HC

 Tham gia vào quá trình ra quyết định và điều phối nhân sự thực hiện các HĐ kd chung của Cty

 Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bố trí công việc, giải quyết chính sách chế độ cho nhân viên

 Được quyền thu chi để thực hiện các hoạt động trong phạm vi chức năng công tác hành chính nhân sự Quy định tối đa là…….đồng

Mối quan hệ công việc

 Quan hệ với cấp trên:

VD: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của GĐ; định kỳ báo cào và chịu trách nhiệm với GĐ về toàn bộ các HĐ Hành chánh – VP- Nhân sự trong Cty

 Quan hệ với cấp dưới

VD: Phụ trách bộ phận TC-HC, quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của Phòng

 Quan hệ với các bộ phận khác:

VD: Phối hợp với các trưởng phòng khác trong việc thực hiện các HĐ QTNS: tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, đánh giá, trả lương, thưởng, động viên kích thích, duy trì quan hệ lao động tốt, và kiểm tra đôn

Mối quan hệ công việc ( tiếp)

BÊN NGOÀI:

 Tổ chức cấp trên:Các vấn đề về tổ chức nhân sự

 Các công ty khác: Điều phối nhân sự

 Chính quyền: Thực thi quy chế luật pháp, các hoạt động cộng đồng

 Sở LĐ, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối hợp tuyển chọn và giải quyết chính sách chế độ

Điều kiện làm việc

 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp

- Máy móc, thiết bị: số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản

 Chế độ lương bổng, khen thưởng

 Tầm quan trọng của của công việc trong DN

 Tiêu hao trí lực và thể lực

 Rủi ro trong công việc

 Điều kiện vệ sinh lao động

 Sự cố gắng về thể lực

Sự tiêu hao năng lược trong quá trình làm việc…

VD: Điều kiện làm việc của trưởng

phòng TC HC

 Phòng làm việc: Tốt, máy lạnh, nhiệt

độ, ánh sáng tốt, không bụi, không

ồn ào

 Trang bị dụng cụ máy móc tại nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax, photocopy

 Thời gian, ca làm việc: Giờ hành chính

Tieâu chuaån đánh giá KQ CV

 Quy định các kết quả tổi thiểu phải đạt được khi thực hiện công việc

 Là cơ sở để đánh giá sự thực hiện công việc của người nhân viên

VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực hiện CV của trưởng phòng TCHC

 Duy trì các biện pháp khuyến khích tăng NSLĐ nhằm nâng cao mức sống cho NV, đồng thời gia tăng hiệu quả kd trong Cty: doanh số/nhân viên đạt…%; Chi phí nhân viên/doanh số dưới mức…%; Thu nhập bình quân đầu người đạt…/năm

 Đảm bảo các chế độ chính sách của nhà nước và của Cty về quyền lợi và nghĩa vụ của NV được thực hiện tốt; không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên

VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực hiện CV của trưởng phòng TCHC (tiếp)

 Thực hiện các chức năng QTNS có hiệu quả: Đảm bảo hiệu quả tuyển dụng và đào tạo cao Tỷ lệ nhân viên thuyên chuyển, nghỉ việc dưới…%;

Tổ chức tốt các khoá đào tạo, đảm bảo chất lượng các khoá đào tạo tại công ty có chất lượng…% từ khá trở lên; số lượt người tham dự đào tạo, nâng cao trình độ là… lượt; tối thiểu…% nhân viên có kỹ năng thực

VD: Tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực hiện CV của trưởng phòng TCHC (tiếp)

 Phát triển các giá trị văn hoá tinh thần và không khí làm việc phù hợp với Chiến lược KD của Cty (thông qua tổ chức các hội thi, hội diễn…)

 Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc gương mẫu trong công việc

 Hành vi tác phong trong công việc: Tích cực, vui vẻ hoà nhã với mọi người, tạo được uy tín tốt trong Cty

Phẩm chất kỹ năng cần thiết

 Trình độ học vấn

 Kinh nghiệm công tác

 Tuổi tác, sức khỏe

 Kỹ năng: kỹ năng chung (đánh máy, ngoại ngữ, giải quyết vấn đề, ra quyết định…) kỹ năng riêng ( cho các ngành nghề cụ thể…)

 Phẩm chất: đạo đức, tác phong, cách đối nhân xử thế, tham vọng…

VD: Phẩm chất kỹ năng cần thiết

 Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành QTKD, Ktê LĐ, Hành Chính hoặc Luật kinh tế

 Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý hành chính văn phòng, qtrị NNL

 Có kinh nghiệm công tác và đạt được thành tích tốt trong lĩnh vực này ít nhất…….năm

 Nắm vững luật LĐ và các quy định của NN liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của NV

 Am hiểu đường lối CL KD của Cty

 Nắm vững và có kinh nghiệm thực hiện các kỹ năng thực hành QTNS

 Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết CV

 Có khả năng làm việc độc lập cao

 Có khả năng giao tiếp tốt và biết thu hút, tập hợp nhân viên

 Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao

 Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả

 Sử dụng thông thạo tiếng Anh

 Thông thạo vi tính Văn phòng

2 Vai trò của việc phân tích CV

- Lên kế hoạch NNL

-Tuyển dụng

-Đào tạo, huấn luyện

-Đánh giá năng lực thực hiện

-Trả công khen thưởng

-Quan hệ lao động

Phân tích

công việc

3 Các bước tiến hành phân tích

công việc

 Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc,

 Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn (sơ đồ tổ chức, văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn, quy trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ)

 Bước 3: Chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để phân tích công việc nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các công việc tương tự nhau.

 Bước 4: Thu thập thông tin sơ cấp (quan sát tại nơi làm việc, phỏng vấn, bảng câu hỏi)

 Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin:

 Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công

Mục đích

 - Lập KH NNL

 - Tuyển dụng

 - XĐ n/cầu đào tạo

 - Đánh giá năng lực

thực hiện

 - Trả công

 - Xác định nguồn cung cấp nhân sự trong nội bộ hay bên ngồi Cty

 - Xây dựng tiêu chuẩn TD

 - Khâu nào tốt? Chưa tốt? Nguyện vọng của NV?

 - Quan sát nhân viên làm việc +

XD mẫu đánh giá

 - XĐ tầm quan trọng của NV + mức độ hoàn thành CV

Các loại thông tin cần thu thập khi

PTCV

 TT về hoạt động thực tế của NV tiến hành tại nơi làm việc: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ trong thực hiện CV (với

KH, với các nhân viên khác, với MMTB…)

 TT về các yếu tố của điều kiện làm việc

 TT về các loại MMTB

 TT về những phẩm chất mà nhân viên cần có

 TT về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện CV: gồm tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết

Các phương pháp thu thập thông tin

phân tích công việc

 Phỏng vấn

 Bảng câu hỏi

 Quan sát tại nơi làm việc

 Ghi chép lại trên nhật ký

 Bảng danh sách kiểm tra

 Phối hợp các phương pháp

 Các phương pháp khác

Phỏng vấn:

 - Cá nhân

 - Nhóm nhân viên thực hiện cùng một CV

 - Cán bộ phụ trách

 - Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm

 - Đặc điểm CV

 - Cách thức thực hiện CV tốt nhất

 - Điều kiện cần thiết để thực hiện CV một

 Thường sử dụng khi mục đích của phân tích CV là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên; xác định nhu cầu đào tạo, xác định giá trị công việc

 Ưu điểm: Có nhiều thông tin về các hoạt động, các mối quan hệ, giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc

 Nhược điểm: người bị phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai, không muốn trả lời đầy đủ; tốn nhiều thời gian

 Cách nâng cao chất lượng PV

- Nghiên cứu CV trước khi PV để đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết

- Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất, người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện CV tốt nhất

- Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bị PV và giải thích cho họ rõ ràng về mục đích cuộc PV

 Đặt câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người được PV dễ trả lời

 Cơ cấu thông tin thu thập phải hợp lý sao cho khi PV không bỏ sót những thông tin quan trọng

VD: Một số câu hỏi thường dùng

 Anh chị hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?

 Những trách nhiệm chính trong CV là gì?

để thực hiện nó anh/chị phải liên hệ với các bộ phận nào bên trong và tổ chức hay đơn vị nào bên ngoài?

 Theo anh/chị những phần quan trọng nhất trong công việc của anh chị là gì? Tại sao chúng lại quan trọng? Tiêu thức nào nên được sử dụng để đo lường kết quả thực hiện công việc?

 Những kiến thức cần thiết quan trọng liên quan đến thực hiện công việc là gì?

Bản câu hỏi: phương pháp hữu hiệu nhất

 Liệt kê các câu hỏi đã được chuẩn bị trước – phát cho nhân viên điền, trả lời câu hỏi – tổng kết các câu hỏi

 Các câu hỏi: chức năng, nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ; mối quan hệ, điều kiện làm việc, yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn đánh giá

 Các dạng câu hỏi: đóng, mở, nhiều lựa chọn, …

 Nên trực tiếp hỏi và yêu cầu nhân viên trả lời ngay tại nơi làm việc

 Theo anh/chị, điều kiện làm việc ở đây là?

 Rất tốt Tốt Bình thường Không tốt Tồi

Quan sát tại nơi làm việc

đo lường được, dễ quan sát thấy

độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm, thông tin về điều kiện làm việc, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu và hiệu quả thực hiện công việc

do người được quan sát không thực hiện được công việc như lúc bình thường

 Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin nên áp dụng

 - Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, chụp ảnh, bấm giờ, nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc

 Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc)

 Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những thiếu sót trong quá trình quan sát

Phiếu chụp ảnh ngày làm việc

hoàn thành CV Thời gian nghỉ ngơi

Tình hình tổ chức và phục vụ chỗ làm việc

Phiếu bấm giờ các bước CV

Kiểm tra, xác minh lại tính chính

xác của thông tin

 Người thực hiện công việc

 Người giám sát công việc đó

 Người am hiểu công việc đó

 Người lãnh đạo

Kết quả của quá trình PTCV

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION)

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

(JOB SPECIFICATION)

Bản mô tả công việc

 Job Description: là bản liệt kê các chức năng nhiệm vụ, các mqh trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn mẫu cần đạt được trong công việc

 - Nhận diện công việc

 - Chức năng, nhiệm vụ

 - Quyền hạn, trách nhiệm

 - Các mối quan hệ

 - Điều kiện làm việc

 - Các tiêu chuẩn của công việc

- Tên công việc: Trưởng phòng tổ chức hành chánh

- Mã số công việc:

- Cấp bậc công việc:

- Nhân viên thực hiện công việc:

- Người giám sát, lãnh đạo:

- Người thực hiện bản mô tả công việc

- Người phê duyệt bản mô tả công việc

 Tóm tắt công việc

 - Mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì

may rủi trong công việc, làm ca ba, thêm giờ…

viên cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản

Bản tiêu chuẩn công việc

 Job Specification: Phẩm chất và kỹ năng cần thiết mà người thực hiện công việc phải có được