PHÂN HỆ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BIỂU MẪU ĐIỆN TỬ

E-Form nhằm phục vụ thu thập dữ liệu theo yêu cầu của một dịch vụ công trực tuyến và tổ chức dữ liệu dưới một định dạng chuẩn, thống nhất ví dụ là XML để gửi tới phần mềm ứng dụng cung c

PHÂN HỆ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BIỂU MẪU ĐIỆN TỬ Các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật

(kèm theo công văn số …/BTTTT-ƯDCNTT ngày …/…/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông)

1 Khái niệm

Biểu mẫu điện tử (E-Form): Là phiên bản điện tử của biểu mẫu giấy, được quản

lý, lưu trữ trên máy tính và lưu hành trên môi trường mạng E-Form nhằm phục vụ thu thập dữ liệu theo yêu cầu của một dịch vụ công trực tuyến và tổ chức dữ liệu dưới một định dạng chuẩn, thống nhất (ví dụ là XML) để gửi tới phần mềm ứng dụng cung cấp dịch vụ công trực tuyến đó

Phân biệt giữa Văn bản điện tử và E-Form:

máy tính thông qua công cụ soạn thảo văn bản và được tổ chức lưu trữ dưới một định dạng có thể đọc được, ví dụ: doc, xsl, pdf, … để in ra và gửi tới cơ quan hành chính

- Không hỗ trợ quá trình tương tác trực tuyến (gửi/nhận) thông qua môi trường mạng giữa người sử dụng biểu mẫu và

Hệ thống xử lý biểu mẫu

thông qua trình duyệt web hoặc giao diện đồ họa phần mềm

hỗ trợ điền biểu mẫu Dữ liệu người sử dụng điền vào biểu mẫu được tổ chức trữ dưới dạng có cấu trúc (như XML, ) để gửi tới Hệ thống xử lý biểu mẫu

- Hỗ trợ quá trình tương tác trực tuyến (gửi/nhận) thông qua môi trường mạng giữa người sử dụng biểu mẫu và Hệ thống

xử lý biểu mẫu

- Dữ liệu đặc tả thuộc tính, cấu trúc của E-Form được quản lý

và lưu trữ trong CSDL

Phân hệ phần mềm quản lý E-Form là một ứng dụng dùng chung trên nền tảng

Cổng thông tin điện tử; cho phép quản lý thống nhất toàn bộ E-Form của cơ quan, tổ chức, hỗ trợ việc cung cấp thông tin đầu vào cho các dịch vụ công trực tuyến Phân hệ quản lý E-Form có các đặc điểm cơ bản như sau về chức năng:

- Thiết lập, phê duyệt và xuất bản (thiết kế) E-Form

- Quản lý thư viện E-Form

- Trình diễn, hiển thị E-Form trong giai đoạn thiết kế, giai đoạn thu thập, sửa đổi thông tin của người sử dụng

- Thu thập và xử lý thông tin: thu thập thông tin người sử dụng điền vào E-Form theo định dạng dữ liệu có cấu trúc và gửi tới ứng dụng xử lý dịch vụ công

DỰ THẢO

16/11/2011

- Cho phép thực hiện các dịch vụ công trực tuyến Mức độ 3 trở lên.

E-Form sau khi được người dùng điền thông tin và đính kèm các tài liệu liên

quan, gửi đến hệ thống, được hệ thống ghi nhận, gọi là Hồ sơ điện tử.

2 Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Phạm vi áp dụng

Tài liệu là một hướng dẫn kỹ thuật, nhằm mục đích khuyến nghị các yêu cầu tối thiểu về Phân hệ phần mềm quản lý E-Form, giúp các CQNN xem xét, đánh giá, đi tới quyết định lựa chọn các giải pháp xây dựng Cổng thông tin điện tử đáp ứng các yêu yêu cầu cung cấp dịch vụ công trực tuyến

2 Đối tượng áp dụng

Cổng thông tin điện tử của các Bộ, Tỉnh, Cơ quan ngang Bộ có cung cấp dịch vụ công trực tuyến

3 Yêu cầu chức năng

3 Mục đích

- Xây dựng kho E-Form tập trung, thống nhất, được phân loại, sắp xếp theo lĩnh vực thủ tục hành chính

- Cung cấp phương tiện, công cụ để thiết kế và quản lý E-Form

- Cung cấp giao diện tiếp nhận hồ sơ cho các ứng dụng cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử

4 Yêu cầu chức năng

Danh sách các chức năng tối thiểu mà ứng dụng quản lý E-Form cần có để thực hiện được các mục đích trên Các chức năng được chia thành 2 nhóm, các chức năng cần có và các chức năng nên có, cụ thể bao gồm:

4.1 Các chức năng cần có

Thiết lập, phê duyệt, xuất bản E-Form

Quản lý danh

Thiết lập dự thảo

E-Form - Thêm mới, điều chỉnh một E-Form (dạng dự thảo) thôngqua các tác vụ thiết kế trên giao diện đồ họa:

+ Thiết lập khung hiển thị E-Form: vị trí, độ dài, chiều rộng, khung, viền các thông tin, dữ liệu cố định của E-Form

+ Thiết lập các thông tin ghi chú, hỗ trợ, hướng dẫn

+ Thiết lập các trường nhập liệu: Loại ô nhập liệu (control), vị trí, kích cỡ, kiểu dữ liệu, các ràng buộc về giá

trị của các trường nhập liệu.

+ Thiết lập các đối tượng điều khiển cơ bản trên màn hình nhập liệu

+ Thiết lập thời gian hiệu lực của E-Form

+ Thiết lập các thông báo của hệ thống

Thiết lập quy

trình phê duyệt

E-Form

- Cho phép thiết lập quy trình xuất bản E-Form cho các nhóm người sử dụng khác nhau

Kiểm tra, xem

xét

- Hiển thị E-Form, cho phép người dùng được phân quyền kiểm tra và xem xét tính hợp lệ của Biểu mẫu điện tử dự thảo

Phê duyệt và

xuất bản E-Form - Cho phép người dùng được phân quyền phê duyệt và xuấtbản E-Form (Thiết lập tính hiệu lực của E-Form) Lưu trữ dữ liệu

đặc tả cấu trúc

E-Form

- Cho phép lưu trữ dữ liệu đặc tả cấu trúc E-Form trong CSDL

Quản lý thư viện E-Form

Thiết lập tham

chiếu giữa

E-Form và dịch vụ

công trực tuyến

tương ứng

- Hiển thị danh mục E-Form và danh mục tham chiếu các dịch vụ công trực tuyến

- Cho phép thiết lập tham chiếu giữa E-Form và dịch vụ công trực tuyến tương ứng; cập nhật dữ liệu đặc tả của E-Form vào CSDL của ứng dụng cung cấp dịch vụ công trực tuyến

- Hủy bỏ tham chiếu tham chiếu giữa E-Form và dịch vụ công trực tuyến tương ứng

Sắp xếp, phân

loại

- Sắp xếp, phân loại danh sách E-Form theo lĩnh vực của dịch vụ công trực tuyến

- Sắp xếp danh sách E-Form theo trạng thái: Dự thảo, Đang thẩm tra, Đã phê duyệt, Đã xuất bản, Đang điều chỉnh, Hết hiệu lực,

Tìm kiếm, tra

cứu - Cho phép tìm kiếm E-Form theo nhiều tiêu chí kết hợp:thời gian, tên E-Form, lĩnh vực/tên dịch vụ công trực

tuyến,

Thay đổi trạng

thái E-Form - Trong trường hợp nội dung thông tin trên E-Form khôngcòn phù hợp với quy định của thủ tục hành chính, hệ thống

cho phép người dùng cập nhật trạng thái của E-Form thành: hết hiệu lực

+ Dự thảo

+ Hết hiệu lực và không còn tham chiếu tới dịch vụ công trực tuyến Các E-Form bị xóa cùng các thông tin, dữ liệu

có liên quan vẫn được lưu thông tin trong CSDL E-Form (Form Repository) để có thể lấy ra khi cần thiết

+ Đang thiết kế

Trình diễn, hiển thị E-Form

Hiển thị các

thông tin hỗ trợ - Tên quy trình, thủ tục- Các bước thực hiện. .

- Các văn bản quy phạm pháp luật quy định về thủ tục, E-Form

Hiển thị các

trường nhập liệu

dành cho người

dùng

- Hiển thị các trường nhập liệu (input controls) cho phép người dùng nhập thông tin thông qua các hình thức:

+ Nhập trực tiếp dữ liệu dạng văn bản: cho phép giới hạn

số dòng, số ký tự, loại ký tự được phép nhập theo yêu cầu + Nhập dữ liệu từ danh mục lựa chọn (Ví dụ: Đơn vị hành chính, địa danh, năm,…) Phân loại:

radio button, dropdown list,

+ Nhập dữ liệu từ tài liệu điện tử (file) đính kèm, bao gồm: file văn bản, file ảnh,…

Hiển thị các đối

tượng điều khiển

cơ bản

- Nút điều khiển cho phép gửi dữ liệu lên hệ thống (submit button)

- Nút điểu khiển cho phép khởi tạo lại dữ liệu nhập vào hệ thống (reset button)

- Nút điều khiển cho phép dừng thực hiện (cancel button)

- Nút điều khiển cho phép sửa đổi nội dung thông tin của

Hồ sơ điện tử (edit button) Hiển thị nội dung

Hồ sơ điện tử

- Hiển thị nội dung Hồ sơ điện tử theo vai trò được thiết

lập của từng đối tượng sử dụng hệ thống:

+ Người điền E-Form

+ Cán bộ xử lý

+ Lãnh đạo phê duyệt

+ Quản trị hệ thống

Hiển thị thông

báo của hệ thống - Thông báo lỗi nhập dữ liệu.- Thông báo lỗi hệ thống.

- Thông báo xác nhận thực hiện gửi dữ liệu thành công

Thu thập và xử lý thông tin

Kiểm tra tính hợp

lệ của các thông

tin được nhập

- Kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin người dùng nhập vào E-Form theo các tiêu chí:

+ Hợp lệ so với quy định đã được thiết lập

+ Không trùng lặp với các thông tin đã có trong CSDL (với các nội dung thông tin không cho phép trùng lặp)

Ghi nhận và xử

lý dữ liệu - Ghi nhận và tự động sắp xếp thông tin người sử dụngđiền vào E-Form dưới dạng dữ liệu có cấu trúc.

- Gửi Hồ sơ điện tử tới ứng dụng xử lý dịch vụ công dưới

dạng dữ liệu có cấu trúc thông qua một trong các phương pháp:

+ Chuẩn kết nối ứng dụng cổng thông tin điện tử: JSR 168, JSR 286, WSRP v1.0, WSRP v2.0

+ Cập nhật trực tiếp tới CSDL Hồ sơ điện tử của ứng dụng

cung cấp dịch vụ công

chọn: HTML, Word, PDF, EXEL,

Báo cáo thống kê - Cho phép kết xuất báo cáo thống kê về Hồ sơ điện tử theo

nhiều tiêu chí:

+ Lĩnh vực dịch vụ công

+ Theo ngày, tháng,

Chức năng được thiết lập trên nền tảng Cổng thông tin điện tử

Phân quyền truy

cập phân hệ

- Cho phép thiết lập quyền truy cập phân hệ trên giao diện quan trị của Cổng thông tin điện tử

Thiết lập vị trí

hiển thị của ứng

dụng hệ trên hệ

thống

- Thiết lập vị trí hiển thị của ứng dụng trên Cổng thông tin điện tử

Phân quyền người sử dụng

người sử dụng - Cho phép thiết lập quyền : sử dụng E-Form; thiết lập,quản lý, phê duyệt E-Form đối với danh sách người dùng

của ứng dụng

Kế thừa chức năng của Cổng thông tin điện tử

Kế thừa các chức

năng của Cổng

thông tin điện tử

- Đăng nhập một lần; đăng xuất; xác thực người dùng; truy xuất dữ liệu từ các thành phần khác: các dữ liệu danh mục,

dữ liệu người dùng, dữ liệu cầu hình hệ thống, ; các chức năng an toàn, bảo mật của hệ thống;

4.2 Các chức năng nên có

Thiết lập, phê duyệt, xuất bản E-Form

Kết xuất (export)

Nhập (inport) dữ

liệu

- Cho đọc dữ liệu đặc tả cấu trúc E-Form từ các tệp tin được định nghĩa theo chuẩn XML

Thiết lập chế độ

hiển thị E-Form

- Thiết lập chế độ hiển thị E-Form phù hợp cho nhiều loại thiết bị điện tử khác nhau như máy tính bảng, Smart phone,

Tích hợp với thành phần khác

Tích hợp với

phân hệ xuất bản

thông tin điện tử

- Cho phép kết xuất các thông tin từ Hồ sơ điện tử và xuất

bản trên Cổng thông tin điện tử,

Gửi/Nhận Hồ sơ

điện tử liên thông - Cho phép Gửi/Nhận Hồ sơ điện tử liên thông với các hệthống CNTT của các cơ quan, đơn vị khác.

Tích hợp với hệ

thống email

- Cho phép gửi các thông điệp từ hệ thống tới người sử dụng

Tích hợp với hệ

thống PKI

- Cho phép sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử bên trong phân hệ

4 Yêu cầu tính năng

5 Nguyên tắc xây dựng

- Hướng tới một hệ thống mở, đảm bảo tính kế thừa, nâng cấp, mở rộng trong tương lai

- Đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu với các Hệ thống xử lý hồ sơ điện tử

- Tuân thủ quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong thực hiện thủ tục hành chính

6 Yêu cầu tính năng kỹ thuật đối với ứng dụng E-Form

Yêu cầu tính năng kỹ thuật đáp ứng là những yêu cầu và điều kiện cần thiết để ứng dụng quản lý E-Form có thể thực hiện được yêu cầu chức năng trong mục 3 và đảm bảo khả năng triển khai hệ thống Yêu cầu kỹ thuật đáp ứng được chia thành 2 nhóm: yêu cầu về tính năng kỹ thuật cần có và yêu cầu tính năng kỹ thuật nên có

6.1 Danh sách tính năng kỹ thuật cần có

Yêu cầu chung

- Tuân thủ các quy định về chuẩn nội dung web, các định dạng văn bản, các định dạng hình ảnh theo Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT về Danh mục tiêu

chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước

Tính chức năng

- Có khả năng xử lý được nhiều định dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh)

- Chuẩn hóa dữ liệu để lưu trữ theo chuẩn ký tự Unicode

- Cho phép tự động cập nhật các sự kiện (event log) diễn ra trong quá trình hoạt động của ứng dụng để phục vụ theo dõi, giám sát và có cơ chế tự cảnh báo các lỗi phát sinh trong quá trình hoạt động của ứng dụng

- Cho phép tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ CSDL

- Có các cơ chế chống gửi thông tin rác (dưới dạng captcha, audio,…)

Tính tin cậy

- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ với dung lượng lớn, cho phép quản lý

và lưu trữ toàn bộ E-Form của toàn bộ các thủ tục hành chính của cơ quan, tổ chức, đáp ứng được tính tăng trưởng của dữ liệu

- Hoạt động thông suốt và ổn định, đáp ứng số lượng truy cập lớn, cho phép nhiều đối tượng sử dụng thực hiện và xử lý dịch vụ công trực tuyến đồng thời

- Cho phép sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất

- Cho phép phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố

- Cung cấp các báo cáo khai thác, vận hành hệ thống

Tính khả dụng

- Sử dụng HTML, javascript chuẩn quốc tế; tương thích với các trình duyệt web thông dụng

- Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt theo chuẩn Unicode

- Tùy biến giao diện của hệ thống theo vai trò của người sử dụng

Khả năng bảo trì

- Hệ thống có khả năng sửa đổi, nâng cấp, mở rộng các chức năng trên nền tảng hiện tại

Tính khả chuyển

- Cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu

- Cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ dự phòng

- Cho phép cài đặt trong hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp

6.2 Danh sách tính năng kỹ thuật nên có

Tính chức năng

- Thiết kế hệ thống tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architecture)

- Thiết kế, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu sử dụng ngôn ngữ SQL chuẩn

để có thể cho phép triển khai trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server, Oracle, DB2 và các ứng dụng quản lý dữ liệu như MySQL,

- Cho phép theo dõi, giám sát việc sử dụng tài nguyên hệ thống

- Cho phép khai thác dữ liệu qua nhiều kênh thông tin khác nhau: web, mobile, email, thiết bị thông minh

Tính khả chuyển

- Cho phép cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành nền cơ bản như Windows, Linux, Unix, …

- Hỗ trợ triển khai trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên hệ thống SAN (storage area network)

- Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ điện toán đám mây, việc truy cập đến

dữ liệu có thể thực hiện trên internet

GIẢI THÍCH CÁC THUẬT NGỮ

Mô hình tổng thể các chức năng của phân hệ E-Form

(3.1)

(4)

(5) (3.2)

E-Form

Tạo lập

Thư viện biểu mẫu

Phê duyệt

T

Thu thập dữ liệu

Hiển thị E-Form

Ứng dụng cung cấp DVC 01

Ứng dụng cung cấp DVC 02

Ứng dụng cung cấp DVC 03

(1), (2): Quy trình thiết lập, phê duyệt, xuất bản E-Form

(3.1): Thiết lập tham chiếu giữa E-Form và dịch vụ công trực tuyến tương ứng; cập nhật dữ liệu đặc tả của E-Form vào CSDL của ứng dụng cung cấp dịch vụ công trực tuyến

(3.2): Trình diễn, hiển thị E-Form

(4): Điền E-Form

(5): Thu thập và xử lý thông tin

Các thuật ngữ trong tài liệu

1 CSDL: Cơ sở dữ liệu.

2 Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ

quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng Khái niệm dịch vụ công trực tuyến được nêu tại Nghị định 43/2011/NĐ-CP

3 Metadata: Dữ liệu đặc tả (metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ

liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

4 SAN (storage area network ): mạng lưu trữ SAN là một kiến trúc để gắn kết các

thiết bị lưu trữ bên ngoài (như dãy đĩa, thư viện băng từ, và các thư viện ổ quang) tới các máy chủ theo cách mà đối với hệ điều hành các thiết bị lưu trữ này xuất hiện giống như các thiết bị lắp trong

5 Public Key Infrastructure (PKI) là một hạ tầng cung cấp việc tạo và quản lý khóa

công khai cho người sử dụng để mã hoá, xác định danh tính, đảm bảo tính riêng tư,

và tính không chối bỏ của các thông điệp dữ liệu Do đó, PKI cung cấp một phương pháp bảo mật để trao đổi các thông tin nhạy cảm qua một mạng không bảo

mật

6 Tính chức năng

Khả năng của phần mềm cung cấp các chức năng đáp ứng được nhu cầu sử dụng khi phần mềm làm việc trong điều kiện cụ thể

- Tính phù hợp: là khả năng của một phần mềm có thể cung cấp một tập các

chức năng thích hợp cho công việc cụ thể phục vụ mục đích của người sử dụng

- Tính chính xác: là khả năng của phần mềm có thể cung cấp kết quả hay hiệu

quả đúng đắn hoặc chấp nhận được với độ chính xác cần thiết

- Khả năng tương tác: khả năng tương tác với một hoặc một vài hệ thống cụ

thể của phần mềm

- Tính an toàn: khả năng bảo vệ thông tin và dữ liệu của sản phẩm phần mềm,

sao cho người, hệ thống không được phép thì không thể truy cập, đọc hay chỉnh sửa chúng

- Có tính năng chung: phần mềm theo các chuẩn, quy ước, quy định.

7 Tính tin cậy

Là khả năng phần mềm có thể hoạt động tin cậy trong những điều kiện cụ thể

- Tính hoàn thiện: khả năng tránh kết quả sai.

- Khả năng chịu lỗi: khả năng của phần mềm hoạt động tin cậy tại một mức độ

cả trong trường hợp có lỗi xảy ra ở phần mềm hoặc có những vi phạm trong giao diện

- Khả năng phục hồi: khả năng của phần mềm có thể tái thiết lại hoạt động tại

một mức xác định và khôi phục lại những dữ liệu có liên quan trực tiếp đến lỗi

8 Tính khả dụng

Là khả năng của phần mềm có thể hiểu được, học được, sử dụng được và hấp dẫn người dùng trong từng trường hợp sử dụng cụ thể

- Tính dễ hiểu: người dùng có thể hiểu được xem phần mềm có hợp với họ

không và sử dụng chúng thế nào cho những công việc cụ thể

- Tính dễ học: người dùng có thể học ứng dụng của phần mềm.

- Có thể sử dụng được: khả năng của phần mềm cho phép người dùng sử dụng

và điều khiển nó

- Tính hấp dẫn: khả năng hấp dẫn người sử dụng của phần mềm.

9 Tính hiệu quả

Khả năng của phần mềm có thể hoạt động một cách hợp lý, tương ứng với lượng tài nguyên nó sử dụng, trong điều kiện cụ thể

- Đáp ứng thời gian: khả năng của phần mềm có thể đưa ra trả lời, thời gian

xử lý và tốc độ thông lượng hợp lý khi thực hiện công việc của mình, dưới một điều kiện làm việc xác định

- Sử dụng tài nguyên: khả năng của phần mềm có thể sử dụng một lượng, một

loại tài nguyên hợp lý để thực hiện công việc trong những điều kiện cụ thể

10 Khả năng bảo trì