Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, hệ thống cơ sở dữ liệu còn phân tán, các cơ quan chủ yếu sử dụng một số phần mềm chuyên môn để tiếp nhận và xử lý thông tin như: Phần mềm
Trang 1THUYẾT TRÌNH Ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office trong quản lý hành
chính trên địa bàn huyện Vạn Ninh
_
I PHẦN GIỚI THIỆU
1 Cơ quan, đơn vị công tác và các thành viên đội thi:
- Đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND huyện Vạn Ninh
- Các thành viên:
+ Ông Ngô Quang Đại, Phó Chánh Văn phòng - Đội trưởng;
+ Bà Trần Lê Phạm Quế Trân, Chuyên viên Văn phòng - Đội viên;
+ Ông Nguyễn Văn Huy, Nhân viên Văn phòng - Đội viên
2 Tên của mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính: Ứng dụng
phần mềm Văn phòng điện tử E-office trong quản lý hành chính trên địa bàn huyện Vạn Ninh
II NỘI DUNG
1 Bối cảnh (thực trạng) hoặc các tiền đề để các tác giả nảy sinh ý tưởng về
mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính (căn cứ pháp lý, thực tiễn của ý tưởng);
Huyện Vạn Ninh là huyện đồng bằng nằm phía Bắc tỉnh Khánh Hòa có diện tích tự nhiên 550 km2, địa hình là đồi núi và biển đảo chiếm ¾ diện tích tự nhiên Kinh tế của yếu của huyện là nông, lâm, ngư nghiệp công nghiệp, xây dựng -dịch vụ, du lịch Đặc biệt, khu vực vịnh Vân Phong đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch là Khu kinh tế đa ngành, đa lĩnh vực; hiện các ngành chức năng đang nghiên cứu đề xuất thành lập Đặc khu hành chính - kinh tế Bắc Vân Phong với nhiều dự án vốn ngân sách và ngoài ngân sách đã và đang được triển khai đầu tư Toàn huyện có 12 phòng chuyên môn, 05 đơn vị sự nghiệp và 13 xã,
Trang 2thị trấn; trong đó thị trấn Vạn Giã đã được Bộ Xây dựng công nhận là đô thị loại
IV, xã Đại Lãnh được UBND tỉnh công nhận là đô thị loại V Các đơn vị đã chủ động đầu tư xây dựng mạng tin học nội bộ (LAN) với quy mô trung bình từ 06 đến
10 máy tính/mạng, toàn bộ máy tính phục vụ cho các đơn vị phần lớn được đầu tư
từ ngân sách của đơn vị và 01 phần của các chương trình khác ( VLAP, học tập cộng đồng, Tài chính v.v ), tỷ lệ máy tính/công chức là ~ 0.87 Mạng LAN của các đơn vị đến nay đã kết nối thông suốt từ đơn vị đến hệ thống mạng LAN của UBND huyện thông qua đường truyền Internet (cáp quang)
Trong quản lý hành chính, mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin nhưng còn ở mức thấp Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, hệ thống cơ sở dữ liệu còn phân tán, các cơ quan chủ yếu sử dụng một số phần mềm chuyên môn để tiếp nhận và xử lý thông tin như: Phần mềm quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện, phần mềm kế toán các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, phần mềm takmic của ngành tài chính, phần mềm theo dõi việc tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của ngành thanh tra…Việc trao đổi, xử lý công việc giữa lãnh đạo UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ yếu theo hình thức truyền thống - văn bản giấy nên hiệu quả chưa cao, việc chỉ đạo - thực hiện nhiều vấn đề phát sinh trong công tác phòng chống dịch bệnh, thiên tai… chưa kịp thời, chi phí quản lý hành chính còn cao, lãng phí
2 Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính hoàn chỉnh;
Sau khi Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định 970/1998/
QĐ-UB về “Phê chuẩn kế hoạch tổng thể phát triển Công nghệ thông tin tỉnh
Khánh Hoà giai đoạn 1998 - 2000”; Ban quản lý dự án Công nghệ thông tin tỉnh
Khánh Hoà đã có Công văn số 236/VP về “Đầu tư và phát triển Công nghệ thông
tin tại các cơ quan nhà nước theo Chương trình Công nghệ thông tin năm 2001 của tỉnh Khánh Hòa” triển khai việc lắp đặt trang thiết bị ( mạng LAN và các phần
mềm dùng chung ) cho các sở, ban, ngành và các địa phương trong tỉnh Trên cơ sở
hạ tầng kỹ thuật này, đến cuối năm 2001, UBND huyện đã từng bước triển khai
Trang 3các hệ thống thông tin, các kho dữ liệu điện tử phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của UBND huyện
Công tác đào tạo tin học đã được tiến hành đồng bộ với việc xây dựng hệ thống tin học trong cơ quan Rất nhiều lượt CBCCVC đã được đào tạo qua các lớp tin học cơ bản và trên thực tế đã sử dụng được máy tính ở các mức độ khác nhau vào công việc chuyên môn của mình; đặc biệt trong số đó, một số cán bộ đã sử dụng có hiệu quả công cụ tin học để truy nhập, trao đổi thông tin trên mạng, phục
vụ tốt cho công tác nghiên cứu để hoàn thành nhiệm vụ được giao
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành, xử lý văn bản, quản lý văn bản, quản lý công việc,…chưa đáp ứng yêu cầu
và mục tiêu tin học hoá hệ thống thông tin điều hành đã đề ra; chưa kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cải cách hành chính; điều kiện vật chất kỹ thuật được trang bị chưa đủ để đáp ứng những yêu cầu đặt ra Hệ thống kỹ thuật hạ tầng công nghệ thông tin đã được xây dựng cho phép thực hiện việc truyền, nhận thông tin đa chiều Thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động quản lý hành chính có nhiều, nhưng việc tích luỹ thông tin dưới dạng điện tử chỉ mới dừng ở mức thấp; đến nay mới tích lũy trên mạng ở một số loại thông tin cơ bản Nguyên nhân chủ yếu ở đây chưa kiên quyết gắn việc ứng dụng công nghệ tin học với xử lý công việc hàng ngày, chưa thực hiện tốt kỷ cương hành chính trong việc cập nhật thông tin điện tử, chưa cải cách hành chính đủ mạnh để đưa hệ thống ứng dụng tin học vào guồng máy hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước Chính vì vậy cần phải có một mô hình để đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành, xử lý văn bản, quản lý văn bản, quản lý công việc của các cơ quan Nhà nước nhằm góp phần hiện đại hóa nền hành chính
3 Mô tả quá trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng trong thực tiễn công việc;
Văn phòng điện tử Eoffice là một hệ thống phần mềm có chức năng quản lý
và cộng tác được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện Website, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng Văn phòng điện tử E-office trong chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cơ quan nhà nước sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện
Trang 4đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho CB-CC-VC, tạo tiền đề để CB-CC-VC sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác
Ngày 01/4/2013, Văn phòng HĐND và UBND huyện Vạn Ninh (Văn phòng) đã tham mưu UBND huyện áp dụng Văn phòng điện tử Eoffice (Eoffice) từ UBND huyện đến các phòng ban chuyên môn và UBND các xã, thị trấn; đồng thời kết nối với Văn phòng Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện và các đơn vị sự nghiệp của huyện Việc xử lý văn bản đi, đến và công tác chỉ đạo, phân công công việc cho các phòng, ban, đơn vị, CB-CC-VC từ cấp huyện đến cấp xã được thực hiện chủ yếu thông qua ứng dụng các tính năng trên phần mềm E-office Khi nhận file văn bản đến của các cơ quan, Bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện sẽ scan văn bản, nhập vào sổ công văn đến để chuyển file điện tử của văn bản (hồ sơ) tới Chánh Văn phòng tham mưu xử lý để chuyển đến Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo và giao việc cho các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn giải quyết công việc trên hệ thống E-office; đồng thời chuyển nội dung xử lý cho các chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc nhắc việc hoặc tham mưu văn bản để chỉ đạo thực hiện công việc được Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng giao trên Eoffice; cụ thể các quy trình giải quyết văn bản trên Eoffice như sau:
Thứ nhất: Quy trình giải quyết văn bản đến tại UBND huyện
(1) (2)
Văn bản của Văn thư Chánh V/phòng
TW, Tỉnh, ĐP Scan Vb, vào sổ
Công dân
(3) (4)
Lđ UBND huyện Văn thư
Trang 5Sao y/Sao lục
(5) (6)
Giao việc Chuyển tiếp
Phản hồi / (7) Các ngành/Địa phương/
(1) Các cơ quan, ban ngành, địa phương, công dân gửi công văn đến UBND
huyện qua bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện
(2) Văn thư nhận văn bản, scan văn bản của các đơn vị/công dân, vào sổ văn
bản đến trên Eoffice, chuyển Chánh Văn phòng ( Không chuyển văn bản giấy )
Chánh Văn phòng xử lý Văn bản đến theo 02 hướng:
(3) Trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, chỉ đạo.
(4) Sao y/sao lục/Trích sao văn bản để gửi các ngành, địa phương triển khai
thực hiện ( Chỉ gửi trên Eoffice và Thư điện tử công vụ - không gửi văn bản giấy theo chỉ đạo của UBND huyện tại Công văn số 802/UBND-VP ngày 27/3/2013 và Công văn số 1988/UBND-VHTT ngày 26/9/2013 )
Lãnh đạo UBND huyện xử lý văn bản đến theo 02 hướng:
(5) Chỉ đạo các ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực hiện nhiệm vụ/
công vụ theo quy định thông qua mục "Giao việc"
(6) Chuyển văn bản đến cho các ngành chuyên môn tham mưu UBND
huyện giải quyết thông qua mục "Chuyển tiếp"
(7) Sau khi nhận chỉ đạo của lãnh đạo, các ngành, địa phương, CBCCVC
triển khai thực hiện và báo cáo kết quả về lãnh đạo UBND huyện thông qua mục
Trang 6Các ngành, địa phương a ph ương ng CBCCVC liên quan
"Phản hồi" Nếu cần thiết phải xin ý kiến chỉ đạo tiếp theo thì sử dụng mục
"Chuyển tiếp" để gửi đến lãnh đạo
Thứ hai: Quy trình lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo các đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nhiệm vụ/công vụ.
Lđ/UBND huyện
(1)
Phản hồi/ Tạo mới
Chuyển tiếp công việc
(4) Các ngành, đ/phương (2) Trao đổi
CBCCVC
(3)
Phản hồi
(1) Trong quá trình quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn, Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch UBND huyện cần chỉ đạo các ngành, địa phương, CBCCVC triển khai thực hiện nhiệm vụ/công vụ; lãnh đạo UBND huyện sử dụng mục " Tạo mới
Trang 7công việc" để ban hành một chỉ đạo, gửi các ngành, địa phương, CBCCVC có liên quan
(2) Khi nhận sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện trên Eoffice, các ngành,
địa phương, CBCCVC triển khai thực hiện Nếu vấn đề liên quan với các ngành khác cần có sự phối hợp thì sử dụng mục "Trao đổi" để gửi vấn đề cần lấy ý kiến
(3) Khi nhận được thông tin trao đổi của đơn vị được UBND huyện giao chủ
trì thực hiện nhiệm vụ/công vụ, các ngành, địa phương, CBCCVC được lấy ý kiến nghiên cứu, tham gia ý kiến của phản hồi cho cơ quan gửi lấy ý kiến biết
(4) Sau khi lấy ý kiến của các ngành ( nếu có ), cơ quan được giao nhiệm vụ
triển khai thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện và báo cáo kết quả
về lãnh đạo thông qua mục "Phản hồi" hoặc tiếp tục xin ý kiến chỉ đạo tiếp theo thông qua mục "Chuyển tiếp" để gửi đến lãnh đạo
Thứ ba: Quy trình phát hành Công văn đi tại UBND huyện.
(3)
Các ngành, Lãnh đạo Lãnh đạo địa phương, Văn phòng UBND huyện dự thảo VB kiểm tra ký duyệt (6)
(1) Văn thư (2)
(5) (4)
Trang 8
Các ngành Các ngành
nhận VB trên E nhận VB giấy
hoặc Thư điện tử
(1) Các ngành, địa phương, CBCCVC tham mưu UBND huyện dự thảo văn
bản để chỉ đạo giải quyết các vấn đề phát sinh theo ngành/địa phương phụ trách hoặc được UBND huyện giao tham mưu, gửi dự thảo văn bản ( Văn bản trình ký +
Dự thảo ) đến UBND huyện ( qua bộ phận Văn thư Văn phòng HĐND và UBND huyện )
(2) Văn thư scan văn bản, vào sổ văn bản đến trên Eoffice, chuyển lãnh đạo
Văn phòng HĐND và UBND huyện ( Chuyển trên phần mềm Eoffice + văn bản giấy )
(3) Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày,
thủ tục ban hành văn bản: Nếu đúng quy định, trình lãnh đạo UBND huyện ký duyệt ( Chuyển trên phần mềm Eoffice + văn bản giấy )
(4) Lãnh đạo UBND huyện xem xét, ký phê duyệt văn bản giấy và phê duyệt
văn bản trên phần mềm Eoffice; chuyển văn bản giấy cho bộ phận Văn thư để phát hành
Văn thư scan văn bản ( có chữ ký và con dấu của UBND huyện ), vào sổ công văn đi và phát hành văn bản theo 02 hướng:
(5) Đối với các văn bản được UBND huyện chỉ đạo chỉ gửi văn bản bằng
file văn bản điện tử ( tại Công văn số 802/UBND-VP ngày 27/3/2013 và Công văn
số 1988/UBND-VHTT ngày 26/9/2013 ): Văn thư gửi văn bản trên phần mềm Eoffice ( Không gửi văn bản giấy )
(6) Đối với các văn bản còn lại: Văn thư chuyển văn bản đã được ký duyệt
đến các ngành, địa phương tham mưu để nhân bản, chuyển Văn thư đóng dấu Đơn
vị tham mưu văn bản gửi văn bản đi theo thành phần nơi nhận
Trang 94 Những kết quả cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp ở cơ quan, ngành, đơn vị, địa phương;
Việc áp dụng phần mềm E-office bước đầu làm cho “không gian hành chính” mở rộng hơn so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, bên cạnh đó còn giúp cơ quan giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và CB-CC-VC cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến Mỗi CB-CC-VC và lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua
đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn Việc làm này có tác dụng thay đổi phương thức quản lý truyền thống (Văn phòng giấy) sang ứng dụng công nghệ thông tin (Văn phòng điện tử), làm cho công tác chỉ đạo, điều hành được kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả
Ứng dụng Eoffice sẽ tạo góp phần triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 của Chính phủ ban hành kèm theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 /11/2011; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 31/7/2013 của UBND tỉnh Khánh Hòa về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước để nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động, thực hành tiết kiệm, góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn; trong
đó có mục tiêu: 90 % các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan
Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, phần mềm Eoffice làm cho
“không gian hành chính” mở rộng hơn so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, giảm chi phí quản lý hành chính Các cơ quan, đơn vị
và CBCCVC tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến, do vậy công việc được giải quyết nhanh hơn Bản thân mỗi cán bộ, công chức và lãnh
Trang 10đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn Điểm quan trọng là ứng dụng Eoffice tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, công chức, tạo tiền đề quan trọng để cán
bộ, công chức sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác
Từ khi triển khai phần mềm Eoffice đến nay, Văn phòng HĐND và UBND huyện nhận rất nhiều phản ánh tích cực từ các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp của huyện, UBND các xã, thị trấn và đặc biệt là các báo, đài trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa đánh giá rất cao mô hình này Chính vì vậy sau khi hoàn chỉnh phần mềm Eoffice cần được UBND tỉnh quan tâm nhân rộng mô hình này để áp dụng cho các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn toàn tỉnh./