Chapter 9 quản lý dự án

C ơ cấu quản lý dự án  Phối hợp bên trong : Người chịu trách nhiệm về dự án trực tiếp là thành viên của một trong những bộ phận, thường là bộ phận chủ chốt nhất, ông ta phối hợp với các

Trang 1

9 Quản lý dự án

Trang 2

9.1 Nguyên tắc

cơ bản

Trang 3

Nguyên tắc cơ bản

 Quản lý theo mục tiêu

 Quản lý theo các yếu tố “quyết định”

 Nhu cầu phải được xác định rõ ràng

 Phối hợp sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực, các phương pháp)

Trang 4

Nguyên tắc cơ bản

 Cá nhân chịu trách nhiệm

 Phân cấp phân quyền (trao quyền và tin tưởng)

 “Giao lưu” giữa chức năng và các cấp

độ Thông tin qua lại

 Rõ ràng hơn hoàn hảo

 Có thể có sai lầm

Trang 5

Cơ cấu quản lý

dự án

Trang 6

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

1 Làm chủ các yếu tố (kỹ thuật, chi phí, thời

Trang 7

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

3 Quản lý tốt yếu tố kỹ thuật :

 Tham gia từ ý tưởng ban đầu

 Chuyên môn hoá theo các tiểu bộ phận, nhà

thầu

 Khả năng nhận biết sản phẩm (nhận và lắp ráp)

4 Nẵm vững toàn bộ kỹ thuật

Trang 8

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

5 Đảm bảo chất lượng

 Nhân viên có động cơ làm việc

 Phương pháp làm việc khoa học chặt chẽ

Trang 9

V ấn đề : Đảm bảo động cơ làm

việc

Cần đảm bảo một động cơ làm việc

Một cơ cấu phù hợp kích thích động cơ

Một giám đốc quan tâm đến các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến động cơ làm việc của cả đội và từng thành viên

Tất cả mọi thành viên (từ lãnh đạo đến nhân viên đều hứng thú với công việc được giao)

Trang 11

C ơ cấu quản lý dự án

 Phối hợp bên trong : Người chịu trách nhiệm về dự án trực tiếp là thành viên của một trong những bộ phận, thường là bộ phận chủ chốt nhất, ông ta phối hợp với các bộ phận khác thông qua các nhân viên trực thuộc ông

ta xem MP 6 trang 6 

Trang 12

 Phối hợp chức năng: được tổng giám đốc

giao cho quyền điều phối cao hơn điều phối bên trong Thực hành điều phối qua các nhân viên

trực thuộc ông ta xem MP 6 trang 7 

Trang 13

Cơ cấu ma trận: Một số chuyên viên được

điều đến các bộ phận chuyên trách để thực

hiện dự án Về mặt tổ chức các chuyên viên

này vẫn thuộc quản lý của bộ phận ban đầu

của mình nhưng trong thời gian thực hiện dự

án anh ta chịu sự điều tiết của giám đốc dự

án xem MP 6 trang 8 

Trang 14

 Cơ cấu “ekip độc lập”: trong thời gian thực hiện dự án, các chuyên gia rời khỏi bộ phận của mình và gia nhập bộ phận chuyên trách của dự

án, chỉ chịu sự điều tiết của giám đốc dự án mà anh ta trực thuộc xem MP 6 trang 9 

Trang 15

Trang 16

Mô hình phù hợp với quy mô dự án

Trang 17

Tổ chức dự án (tiếp)

Các loại mô hình t ổ chức

 Tổ chức theo chức năng (OF)

 Tổ chức theo kiểu dự án (OP)

 Tổ chức theo kiểu ma trận

Trang 18

Tổ chức theo chức năng

 Phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn: kế toán, tài chính, R&D, nhân sự…

 Ưu điểm:

Linh hoạt, tập trung được chuyên gia

Tập trung, phát triển chuyên môn

Chuyên môn hóa góp phần giảm chi phí

Các bộ phận chuyên môn có thể theo dự án

liên tục và đến cùng

Trang 20

Tổ chức theo chức năng

 Nhược điểm:

Thứ bậc trong phân cấp, chuyên môn sâu, có

thể cản trở trong giao tiếp khách hàng

Quản lý phân tán, khó khuyến khích người

tham gia

Tiếp cận phân tán, dễ thất bại trong trường

hợp dự án phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận

 Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn

Trang 21

Tổ chức theo kiểu dự án

Tùy theo dự án, hay dòng sản phẩm và

thường được tổ chức theo mô hình cổ điển.

Chủ nhiệm => Tổng giám đốc => giám

đốc dự án => Bộ phận chuyên môn

Dưới mỗi dự án có các bộ phận chức

năng như trường hợp tổ chức theo chức

năng

Trang 22

Chủ nhiệm dự án toàn quyền và chịu trách

nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp

Quản lý tập trung, ra quyết định nhanh

Trang 23

Chỉ một thủ trưởng, thuận lợi cho dự án

Giao tiếp thuận lợi giữa lãnh đạo dự án và

khách hàng

Giao tiếp thuận lợi giữa các bộ phận cùng

hướng tới mục tiêu của dự án

Tạo điều kiện phát triển chuyên môn sâu của

Trang 24

Nhược điểm:

Quá tập trung vào dự án, sao nhãng

nhiệm vụ chung của cả doanh nghiệp

Chệch hướng, kéo dài không cần thiết

Nhiều công việc trùng nhau trong các dự

án dẫn đến lãng phí

Trang 25

Nhược điểm:

Lãng phí chuyên gia, phương tiện

Có xu thế tách rời khỏi tổ chức ban đầu

Vấn đề tái hội nhập sau dự án

Áp dụng cho những doanh nghiệp thực hiện đồng thời nhiều dự án Những dự án lớn

Trang 26

Tổ chức theo kiểu ma trận

Là loại hình kết hợp của hai loại mô hình

trên.

Các cột : chức năng chuyên môn

Các dòng : thao tác, công việc (dòng sản

phẩm, vùng địa lý )

Trang 27

Tổ chức theo kiểu ma trận

Tại mỗi điểm giao, mỗi người phải chịu sự

quản lý của hai thủ trưởng, theo chuyên môn và theo dự án

Dễ xảy ra xung đột về phân chia quỹ thời

gian giữa chuyên môn và dự án, cần xem xét

cụ thể, giải quyết bằng thương lượng

Trang 29

Có thể phát sinh mâu thuẫn trong phân

Trang 30

Áp dụng

Áp dụng cho những doanh nghiệp có

nhiều lĩnh vực sản xuất khác nhau, nhiều mặt hàng, hoặc trên những địa bản khác nhau

Mong muốn rút ngắn thời gian từ thiết kế tới đưa sản phẩm ra thị trường

Trang 31

Quản lý dự án

9.3 Chủ nhiệm dự án

Trang 32

Trách nhiệm

Chủ nhiệm

dự án chuyên biệt

Trang 33

5 Yêu cầu làm việc

7 Phân tích

Trang 35

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

(Thứ tự ưu tiên – tùy theo )

Trang 37

Chất lượng của nhà quản lý :

Biết khuấy động phong trào

Biết động viên

Là người tổ chức

Biết chia sẻ quyền lực, biết tin tưởng

Trang 38

Năng lực giao tiếp :

Biết đối thoại, lắng nghe

Biết diễn đạt một cách rõ ràng

Năng lực thương thuyết

Trang 39

Uy tínTâm lýBiết động viên

Trang 40

9.4 Đội ngũ dự án

Trang 41

Chủ nhiệm dự án dù tài giỏi cũng không hội tụ

đủ năng lực để quản lý một cách hoàn hảo dự

Trang 44

Chính động lực đẩy dự án tiến lên

Trang 45

Ekip

Bổ sung Cùng tham gia

Đoàn kết

Bổ sung Cùng tham gia

Đoàn kết

Trang 46

Ekip quản lý một dự án lớn xem trang 24 MP6 

Trang 48

Điều kiện để thực hiện dự án:

Chủ nhiệm đồng ý với việc lựa chọn nhân sự cho dự án

Cả đội quan tâm đến dự án

Không có bất đồng cơ bản giữa các thành viên

Thời gian ít nhất dành cho dự án của mỗi thành viên là 30%

Có địa điểm để các thành viên gặp gỡ trao đổi thông tin, hiểu biết nhau

Trang 49

Chủ nhiệm dự án có được sự nhất trí của

toàn đội về phương pháp làm việc:

Trách nhiệm của từng thành viên

Các nguyên tắc giao tiếp bên trong và bên ngoài

Phương pháp xây dựng các quyết định

Trang 51

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Cần phân biệt rõ nhiệm vụ của người quán

lý và người thực hiện dự án dù những nhiệm

vụ đó do cùng tác nhân thực hiện

Cần xác định rõ thời hạn và chi phí thực hiện nhiệm vụ đặt ra

Trang 52

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Cần xây dựng các hợp đồng nội với các bộ phận phải thực hiện, hợp đồng ngoại với

các nhà thầu bên ngoài

Các hợp đồng nội tuy không có giá trị pháp

lý như hợp động ngoại nhưng đó là điều kiện ràng buộc về thời hạn và chi phí đối với những người thực hiện

Trang 53

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Mối quan hệ hợp đồng nội ngoại xem chi tiết

ở trang 12 MP6 

Trang 54

Phương pháp làm việc

Hợp đồng về sự tham gia

của các bộ phận

Trang 55

9.5 Phương pháp điều phối của dự án

Trang 56

5 Phương pháp điều phối

Điều chỉnh tương tác MP 6 trang 29

Kiểm soát trực tiếp 

Điều tiết theo các quy định 

Điều tiết theo kết quả 

Điều tiết theo chất lượng 

Trang 57

Điều phối

Nhiệm vụ Tác nhân

N2 N1

B A

Trang 58

N2 N1

B A

Mô hình trực tuyến

Chủ nhiệm

Trang 59

N2 N1

B A

Chuyên gia

Trang 60

Điều tiết theo Kết quả

N2 N1

B A

Chủ nhiệm hay chuyên gia

Trang 61

N1

B A

Chuyên gia

Trang 64

Nhằm mục đích cuối cùng

Thích nghi với những thay đổi thường xuyên

Thoả mãn điều kiện ràng buộc về chi phí, thời hạn và các nguồn lực

Quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ đa ngành thực hiện

Trang 65

Quản lý dự án:

Xác định mục tiêu: đích cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các kết quả kinh tế kỹ thuật tài chính…

Các phương tiện cần huy động

Động viên những người tham gia Phối kết hợp hoạt động của họ

Đánh giá các rủi ro Chủ động đối phó

Trang 67

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin)

Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh

Trang 68

Lập kế hoạch : Xây dựng một kịch bản bao gồm:

Mục tiêu

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin)

 Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh

Trang 69

Kiểm tra :

Xây dựng một hệ thống thông tin

Định dạng đo lường được hiện trạng

So sánh với tham chiếu – kế hoạch

Dự kiến được các hậu quả đối với (chi phí, thời hạn, chất lượng )

Đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết

Trang 71

Xung đột 

Định dạng
Số trang	71
Dung lượng	432,5 KB