Chapter 9 quản lý dự án

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án phát triển  Nhân viên có động cơ làm việc  Phương pháp làm việc khoa học chặt chẽ nhưng mềm dẻo  Tính bền vững của đội ngũ cán bộ đội ngũ quản l

9 Quản lý dự án

9.1 Nguyên tắc

cơ bản

Nguyên tắc cơ bản

 Quản lý theo mục tiêu

 Quản lý theo các yếu tố “quyết định”

 Nhu cầu phải được xác định rõ ràng

 Phối hợp sử dụng các nguồn lực

Nguyên tắc cơ bản

 Cá nhân chịu trách nhiệm

 Phân cấp phân quyền (trao quyền và tin tưởng)

 “Giao lưu” giữa chức năng và các cấp độ Thông tin qua lại

 Rõ ràng hơn hoàn hảo

 Có thể có sai lầm

Cơ cấu quản

lý dự án

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

1 Làm chủ các yếu tố (kỹ thuật, chi

phí, thời hạn) :

 Khả năng ra quyết định và kiểm tra thực hiện

 Quản lý tốt chi phí

người: một cơ cấu cho phép:

 Phân cấp phân quyền

 Giao tiếp tốt

 Tạo hứng thú đối với công việc

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

3 Quản lý tốt yếu tố kỹ thuật :

 Tham gia từ ý tưởng ban đầu

 Chuyên môn hoá theo các tiểu bộ phận, nhà thầu

 Khả năng nhận biết sản phẩm (nhận và lắp ráp)

4 Nẵm vững toàn bộ kỹ thuật

 Đội ngũ đa năng

Tiêu chuẩn: tổ chức thực hiện dự án

phát triển

 Nhân viên có động cơ làm việc

 Phương pháp làm việc khoa học chặt chẽ nhưng

mềm dẻo

 Tính bền vững của đội ngũ cán bộ

đội ngũ quản lý có thể tập hợp tại một nơi

V ấn đề : Đảm bảo động cơ làm

việc

Cần đảm bảo một động cơ làm việc

Một cơ cấu phù hợp kích thích động cơ

Một giám đốc quan tâm đến các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến động cơ làm việc của cả đội và từng thành viên

C ơ cấu quản lý dự án

 Phối hợp bên trong : Người chịu trách nhiệm về dự án trực tiếp là thành viên của một trong những bộ phận, thường là

bộ phận chủ chốt nhất, ông ta phối hợp với các bộ phận khác thông qua các nhân viên trực thuộc ông ta xem MP 6 trang 6 

C ơ cấu quản lý dự án

tổng giám đốc giao cho quyền điều phối cao hơn điều phối bên trong Thực hành điều phối qua các nhân viên trực thuộc ông ta xem MP 6 trang 7 

C ơ cấu quản lý dự án

Cơ cấu ma trận: Một số chuyên viên được

điều đến các bộ phận chuyên trách để

thực hiện dự án Về mặt tổ chức các

chuyên viên này vẫn thuộc quản lý của bộ

phận ban đầu của mình nhưng trong thời

gian thực hiện dự án anh ta chịu sự điều

tiết của giám đốc dự án xem MP 6 trang 8

C ơ cấu quản lý dự án

 Cơ cấu “ekip độc lập”: trong thời gian thực hiện dự án, các chuyên gia rời khỏi

bộ phận của mình và gia nhập bộ phận chuyên

trách của dự án, chỉ chịu sự điều tiết của giám đốc dự án mà anh ta trực thuộc xem MP 6 trang 9 

C ơ cấu quản lý dự án

Mô hình phù hợp với quy mô dự án

Tổ chức dự án (tiếp)

Các loại mô hình tổ chức

 Tổ chức theo chức năng (OF)

 Tổ chức theo kiểu dự án (OP)

 Tổ chức theo kiểu ma trận

 Linh hoạt, tập trung được chuyên gia

 Tập trung, phát triển chuyên môn

 Chuyên môn hóa góp phần giảm chi phí

 Các bộ phận chuyên môn có thể theo dự án liên tục và đến cùng

Tổ chức theo chức năng

 Nhược điểm:

Thứ bậc trong phân cấp, chuyên môn

sâu, có thể cản trở trong giao tiếp khách hàng

Quản lý phân tán, khó khuyến khích

người tham gia

Tiếp cận phân tán, dễ thất bại trong

trường hợp dự án phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận

 Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn

Tổ chức theo kiểu dự án

Tùy theo dự án, hay dòng sản phẩm và

thường được tổ chức theo mô hình cổ điển.

Chủ nhiệm => Tổng giám đốc => giám

đốc dự án => Bộ phận chuyên môn

Dưới mỗi dự án có các bộ phận chức

năng như trường hợp tổ chức theo chức

năng

Tổ chức theo kiểu dự án

 Ưu điểm:

Chủ nhiệm dự án toàn quyền và chịu

trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp

Quản lý tập trung, ra quyết định nhanh

Tổ chức theo kiểu dự án

 Ưu điểm:

Chỉ một thủ trưởng, thuận lợi cho dự án

Giao tiếp thuận lợi giữa lãnh đạo dự án

và khách hàng

Giao tiếp thuận lợi giữa các bộ phận cùng hướng tới mục tiêu của dự án



Chệch hướng, kéo dài không cần thiết

Nhiều công việc trùng nhau trong các

dự án dẫn đến lãng phí

Tổ chức theo kiểu dự án

Nhược điểm:

Lãng phí chuyên gia, phương tiện

Có xu thế tách rời khỏi tổ chức ban đầu

Vấn đề tái hội nhập sau dự án

Áp dụng cho những doanh nghiệp thực hiện đồng thời nhiều dự án Những dự

Tổ chức theo kiểu ma trận

Là loại hình kết hợp của hai loại mô hình trên.

Các cột : chức năng chuyên môn

Các dòng : thao tác, công việc (dòng sản phẩm, vùng địa lý )

Tổ chức theo kiểu ma trận

Tại mỗi điểm giao, mỗi người phải chịu sự quản lý của hai thủ trưởng, theo chuyên môn và theo dự án

Dễ xảy ra xung đột về phân chia quỹ thời gian giữa chuyên môn và dự án, cần xem xét cụ thể, giải quyết bằng thương lượng

Tổ chức theo kiểu dự án

 Ưu điểm:

 Định hướng rõ ràng theo kết quả cuối cùng

 Phát huy được sức mạnh của chuyên gia ở các lĩnh vực chuyên môn

 Xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích

 Có thể phát sinh mâu thuẫn trong phân

bố thời gian cho dự án và chuyên môn

Mong muốn rút ngắn thời gian từ thiết

kế tới đưa sản phẩm ra thị trường

Quản lý dự án

9.3 Chủ nhiệm dự án

5 Yêu cầu làm việc

7 Phân tích

Quản lý dự án

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

(Thứ tự ưu tiên – tùy theo )

Quản lý dự án

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

Chất lượng của nhà quản lý :

 Biết khuấy động phong trào

Quản lý dự án

Tiêu chí chất lượng của chủ nhiệm dự án

Năng lực giao tiếp :

Biết đối thoại, lắng nghe

Biết diễn đạt một cách rõ ràng

Năng lực thương thuyết

Uy tín Tâm lý Biết động viên

Quản lý dự án

9.4 Đội ngũ dự án

Quản lý dự án

Chủ nhiệm dự án dù tài giỏi cũng không hội tụ

đủ năng lực để quản lý một cách hoàn hảo dự

Quản lý dự án

Để một dự án có thể thực hiện được tốt thà có ít chuyên gia nhưng có động cơ làm việc tốt còn hơn nhiều chuyên gia nhưng động cơ kém

Một đội ngũ có động lực tốt luôn tìm ra phương tiện để làm việc với sự trợ giúp của chuyên gia

Chính động lực đẩy dự án tiến lên

Quản lý dự án

Ekip

Bổ sung Cùng tham gia

Đoàn kết

Bổ sung Cùng tham gia

Đoàn kết

Quản lý dự án

Ekip quản lý một dự án lớn xem trang 24 MP6 

Quản lý dự án

Điều kiện để thực hiện dự án:

Chủ nhiệm đồng ý với việc lựa chọn nhân sự cho dự án

Cả đội quan tâm đến dự án

Không có bất đồng cơ bản giữa các thành viên

Thời gian ít nhất dành cho dự án của mỗi thành viên là 30%

Có địa điểm để các thành viên gặp gỡ trao đổi thông tin, hiểu biết nhau

Quản lý dự án

Chủ nhiệm dự án có được sự nhất trí của

toàn đội về phương pháp làm việc:

Trách nhiệm của từng thành viên

Các nguyên tắc giao tiếp bên trong và bên ngoài

Phương pháp xây dựng các quyết định

Quản lý dự án

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Cần phân biệt rõ nhiệm vụ của người quán lý và người thực hiện dự án dù những nhiệm vụ đó do cùng tác nhân thực hiện

Cần xác định rõ thời hạn và chi phí thực hiện nhiệm vụ

Quản lý dự án

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Cần xây dựng các hợp đồng nội với các bộ phận phải thực hiện, hợp đồng ngoại với các nhà thầu bên ngoài.

Các hợp đồng nội tuy không có giá trị pháp lý như hợp động ngoại nhưng đó là điều kiện ràng buộc về thời hạn và chi phí đối với những người thực hiện

Quản lý dự án

Quan hệ khách hàng và nhà cung cấp

Mối quan hệ hợp đồng nội ngoại xem chi tiết ở trang 12 MP6 

Quản lý dự án

9.5 Phương pháp điều phối của dự án

Quản lý dự án

5 Phương pháp điều phối

Điều chỉnh tương tác MP 6 trang 29

Kiểm soát trực tiếp 

Điều tiết theo các quy định 

Điều tiết theo kết quả 

Điều tiết theo chất lượng 

Quản lý dự án

Điều phối

Nhiệm vụ Tác nhân

B A

Quản lý dự án

N2 N1

B A

Mô hình trực tuyến

Chủ nhiệm

Quản lý dự án

N2 N1

B A

Chuyên gia

B A

Chủ nhiệm hay chuyên gia

Quản lý dự án

B A

Chuyên gia

Có thể sử dụng phối hợp các mô hình điều

tiết khác nhau trong cùng một dự án

Quản lý dự án

Nhằm mục đích cuối cùng

Thích nghi với những thay đổi thường xuyên

Thoả mãn điều kiện ràng buộc về chi phí, thời hạn và các nguồn lực

Quản lý dự án đòi hỏi đội ngũ đa ngành thực hiện

Quản lý dự án

Quản lý dự án:

Xác định mục tiêu: đích cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các kết quả kinh tế kỹ thuật tài chính…

Các phương tiện cần huy động

Động viên những người tham gia Phối kết hợp hoạt động của họ

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin)

Nội dung (các hoạt động )

Phương tiện (nhân lực, vật lực, tài lực)

Tổ chức thực hiện (luân chuyển dòng thông tin)

 Cơ sở để kiểm tra điều chỉnh

Quản lý dự án

Kiểm tra :

Xây dựng một hệ thống thông tin

Định dạng đo lường được hiện trạng

So sánh với tham chiếu – kế hoạch

Dự kiến được các hậu quả đối với (chi phí, thời hạn, chất lượng )

Đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần

Quản lý dự án

Xung đột 