Letter writing - Viết thư tín thương mại

Thanh toán bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang, mở tại một ngân hàng hàngđầu của Thuỵ Sĩ, 15 ngày trước khi giao hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, đểngười bán được hưởng toàn bộ trị

Đề 1: Offers – Rattan products.

Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội (Unimex Hanoi), địa chỉ tại 41 NgôQuyền, Hà Nội, nhận được đơn hàng số OD24 mua hàng mây mã số UB08 vàDL0215, catalô số S37 của công ty Zenith SA, địa chỉ tại Haldenstrasse 118,

3000 Bern 22, Switzerland Với tư cách là Trưởng phòng xuất, anh/chị hãy viếtthư phúc đáp với nội dung sau:

Thông báo đã nhận được đơn hàng đề ngày 4 tháng 9 của khách, song rất tiếchiện nay công ty anh/chị không còn kinh doanh những mã hàng mà khách yêucầu vì những mã này không còn mốt nữa

Chào bán mã hàng mới, cụ thể giỏ mây hình ô van (oval rattan basket) ký hiệuB150-3, và khay mây hình chữ nhật (rectangular rattan tray), ký hiệu T430 Giá chào là giá FOB cảng Hải Phòng, 1,5 đô la Mỹ một chiếc đối với giỏ mây

và 2,2 đô la Mỹ một chiếc đối với khay mây Với đơn hàng có giá trị 8.000 đô lahoặc hơn ta sẵn sàng dành chiết khấu 5% Có thể giao hàng trong vòng 3 tuần kể

từ ngày nhận được đơn hàng chính thức Ký mã hiệu theo yêu cầu của khách Thanh toán bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang, mở tại một ngân hàng hàngđầu của Thuỵ Sĩ, 15 ngày trước khi giao hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, đểngười bán được hưởng toàn bộ trị giá lô hàng sẽ được giao Sẽ xem xét lại điềukiện thanh toán nếu khách hàng tiếp tục đặt hàng trong tương lai

Lưu ý khách hàng hai mã hàng công ty chào là những mẫu mới nhất hiện đangđược ưa chuộng tại thị trường Châu Âu Hy vọng hàng sẽ bán chạy và cũng sẽđược ưa chuộng ở Thuỵ Sĩ nhờ mẫu mã hiện đại, giá cả cạnh tranh, và tay nghềcao

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong vàhình thức của một bức thư thương mại

41 Ngo Quyen Street

Ha NoiVIETNAMZenith SA

a 5% discount for orders of USD8,000.00 or more

We are able to deliver the goods within three weeks from receipt of your officialorder The goods are marked upon your instructions

Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened at a first-classbank in Sweden, 15 days before the shipment, valid for 30 days, in favor of theseller for the total value of the goods to be shipped We will review our terms ofpayment if you continue to place orders with us in the future

Please be noted that these above two items are the most fashionable models andpopular in the European market for the time being We do hope that they willsell well and also become popular in Sweden market thanks to their moderndesigns, competitive prices and great workmanship

We look forward to hearing from you soon

Yours sincerely

(Signed)

Nguyen Nam

Export Manager

Đề 2: Cover letters of offers – Rattan table and chair sets.

Ông Trịnh Hằng, giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 32 đườngNguyễn Trãi, thành phố Hà Nội, chào bán cho ông Smith, công ty Home DesignLtd, địa chỉ 35 King Road, SW2 London, bộ bàn ghế mây

Bạn hãy thảo giúp ông Hằng một bức thư để gửi kèm đơn chào hàng với nhữngnội dung chính sau:

Cám ơn công ty Home Design đã hỏi hàng trong thư ngày 20 tháng 12 năm 20

và xin gửi kèm theo thư này chào hàng số CH/09 và catalogue mới nhất Tuynhiên bạn cũng lưu ý khách một số điểm:

Quy cách phẩm chất theo như mẫu minh họa trong catalogue ký hiệu CT204.Mỗi bộ gồm 1 bàn và 4 ghế

Giá chào bán là cố định 200 bảng Anh một bộ, CIF cảng Liverpool bao gồm cảchi phí đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 3 tháng Ta cũng sẵn sàng dànhcho khách tỷ lệ giảm giá là 5% nếu đặt mua 1.000 bộ trở lên Chúng ta không cókhó khăn gì trong việc đáp ứng thời hạn giao hàng

Ta có thể giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chínhthức của khách nếu số lượng mua là dưới 100 bộ Nếu số lượng lớn hơn thời hạngiao hàng có thể phải lâu hơn

Thanh toán bằng Đồng Bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trên

cơ sở hối phiếu trả ngay, mở tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 20 ngàytrước ngày giao hàng, chuyển tiền vào tài khoản của người bán tại chi nhánhNgân hàng Công Thương thành phố Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị

lô hàng sẽ được giao

Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, làm từ vật liệu chất lượng cao, cóchọn lọc kĩ, trình độ gia công tinh xảo, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽđược khách hàng tại Anh ưa chuộng

Bạn có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong vàhình thức thích hợp

32 Nguyen Trai StreetHanoi

The specifications are as per samples No.CT204 as illustrated in the enclosedcatalogue, each contains 1 table and 4 chairs

The price is fixed GBP200.00 per set, CIF Liverpool port including packing,valid within 3 months We are also willing to give you a 5% discount for orders

of 1000 sets or more We have no difficulty in meeting delivery times

We are able to make delivery within two months from receipt of your officialorder if the quantity ordered is less than 100 sets For larger quantities, deliverytime may be longer

Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit on asight draft basis, to be opened at a first-class bank in England, 20 days beforethe shipment, to the account of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in favour

of the seller for the total value of the goods to be shipped

Please be noted that our products are beautiful in designs, made of high qualitymaterials, carefully selected, of sophisticate workmanship and at reasonableprices We believe that they will be popular with the US customers

We look forward to receiving your early order

Đề 3: Cover letters of offers – Bookshelves.

Ông Nguyễn Nam giám đốc công ty TNHH Minh Long, địa chỉ 550 Đường LaThành, Hà Nội chào bán tủ sách cho Công ty Melony, địa chỉ 20 Queens Park,London SW20 Anh/chị hãy thảo giúp ông Nam một thư gửi kèm chào hàng sốBS2015 với nội dung chính như sau:

Cám ơn thư hỏi hàng đề ngày 4 tháng 9 của công ty Melony và thông báo đã gửiqua bưu điện bằng đường hàng không catalô có ảnh minh hoạ theo yêu cầu, hômnay xin gửi kèm thư này chào hàng chính thức và đặc biệt lưu ý khách hàng một

số điểm sau:

Mẫu tủ sách bằng kim loại mà khách hàng hỏi chúng ta đã ngừng sản xuất Mẫu

mã mà khách hàng hỏi đã được cải tiến và thay thế bằng gỗ, nhẹ và đẹp hơn.Khẳng định là ta có thể cung cấp 200 chiếc trong vòng 30 ngày sau khi nhậnđược đơn hàng chính thức

Giá chào bán là USD 65/ chiếc, giá FOB cảng Hải Phòng bao gồm cả chi phíđóng gói bao bì, ta sẵn sàng dành cho người mua hưởng tỷ lệ chiết khấu là 5%nếu số lượng đặt mua là trên 100 chiếc Thanh toán bằng thư tín dụng không huỷngang trả ngay

Chúng tôi cũng sẵn sàng giúp người mua thu xếp vận tải bằng đường biển hoặcđường hàng không số hàng trên theo phương thức cước thu sau (carriageforward) nếu khách hàng yêu cầu

Chào hàng này có giá trị trong vòng 20 ngày phụ thuộc vào xác nhận của ngườibán

Lưu ý khách hàng là hàng của ta được thiết kế tạo dáng hiện đại và lịch sự, vớitrình độ tay nghề cao, gỗ chất lượng tốt và đã được xuất sang thị trường EU và

Mỹ với số lượng lớn, được khách hàng ưu chuộng Hy vọng sớm nhận được đặthàng của khách

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong vàhình thức của một bức thư thương mại

550 La Thanh Street

Ha NoiVIETNAM

We regret to inform you that the metal bookshelves you asked for are no longer

in production They have been refined and replaced by wood, which makes themlighter and more beautiful We are able to offer you 200 items within 30 daysfrom receipt of your official order

The price quoted is USD65.00 per piece, FOB Haiphong port including packing

We are willing to give you a 5% discount for orders of more than 100 items.Payment is to be made by irrevocable letter of credit at sight

We are also willing to help you make arrangements for these above items by sea

or by air, on a carriage forward basis if you require

This offer is valid within 20 days depending on the seller’s confirmation

Please be noted that our products are modern and elegant in designs,sophisticated in workmanship and made of high quality wood They have beenexported to the European and American markets in substantial quantities andbecame popular with the customers there

We look forward to receiving your early order

Đề 4: Cover letters of offers – Dining sets.

Anh/chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng (purchasingmanager) của công ty Home Designs Ltd kèm với chào hàng số CH/08, catalo,bảng giá hiện hành bộ bàn ghế ăn (dining set) theo nội dung gợi ý sau:

- Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08,catalo, bảng giá hiện hành

-Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo: Mỗi bộ có 1bàn và 6 ghế

-Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả phí đóng góitrong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào hàng có giá trị trong vòng 3tháng Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có số lượng 200 bộ hoặc hơn -Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức với sốlượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ dài hơn

-Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trên

cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân hàng hàng đầu ở Anh 30ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của người bán tại Ngân hàng Côngthương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng

sẽ giao

-Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã đẹp,trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưa chuộngtại thị trường Anh

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong vàhình thức của một bức thư thương mại

Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry asking for our dining sets and are pleased toenclose our offer No.CH/08 together with our catalogue and current price list

We would like to draw your attention to the following points:

The specifications are as per samples No CT/204 as illustrated in the enclosedcatalogue: each set contains one table and six chairs

The price quoted is fixed 120 pounds per set, CIF Liverpool including exportcustomary packing, valid for three months We are willing to give you a 5%discount for orders of 200 sets or more

Delivery is to be made within two months from receipt of your official order ifthe quantity ordered is less than 100 sets For larger quantities, delivery timesmay be longer

Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit, to beopened at a first-class bank in UK, 30 days before the shipment, to the account

of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in the favor of the seller for the totalvalue of the goods to be shipped

We assure that our products are made of well-selected materials, high in quality,beautiful in designs, sophisticated in workmanship and reasonable in prices Weare confident that they will be popular in the UK market

We look forward to receiving your early order

Đề 5: Cover letters of offers – Washing machines.

Công ty anh/chị, công ty TNHH British Exporter (Brexport), địa chỉ WestHouse, 12 Green Lane, Luân đôn JC 29, Vương quốc Anh đã nhận được thư hỏihàng số 48/NQ đề ngày 28/11 của công ty TNHH Công Nghệ Cao (HighTechnology Co Ltd) ở số 26 phố Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại & fax 048-

8269743, có số tham chiếu là Hl/th

Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08chào báo máy giặt (washing machines) loại WL39, catalo, bảng giá hiện hành.Trong thư chú ý nói rõ thêm những điểm sau:

- Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo Họ cóthể thấy rằng đây là loại máy giặt hiệu quả cao, vận hành tốt và dễ sửdụng Hầu hết ưu điểm của các loại máy trước đây đã được tích hợptrong mẫu máy này

- Giá chào là cố định: 120 pound/bộ, CIF Hải Phòng bao gồm cả chi phíđóng gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu , chào hàng có giátrị trong vòng 3 tháng Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có sốlượng 200 chiếc hoặc hơn

- Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính thứcvới số lượng dưới 200 chiếc; trên 200 chiếc thời gian giao hàng sẽ dàihơn

- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngangtrên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại Ngân hàng Công thươngViệt Nam, chi nhánh Hà Nội 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoảncủa người bán tại Ngân hàng Thương mại Hoàng gia, Luân Đôn, đểngười bán hưởng 100% giá trị đơn hàng sẽ giao

Bày tỏ hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng của khách hàng

Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đung vănphong và hình thức của một bức thư thương mại

Anh/chị bắt đầu thư là : Dear Mr Smith, ký thư là ông Nguyễn Nam

Dear Mr Smith

We thank you for enquiry No.48/NQ of 28 November asking for our washingmachines and are pleased to enclose our offer No.CH/08 for WL39 washingmachines, together with our catalogue and current price list In addition, wewould like to draw your attention to the following points:

The specifications are as per samples No CT/204 as illustrated in the enclosedcatalogue You will see that this model is of high efficiency, good performanceand easy to handle The good points of the earlier models have been integrated

in this model

The price quoted is fixed GBP120.00 per unit, CIF Haiphong port includingexport customary packing, valid for three months We are willing to give you a5% discount for orders of 200 units or more

Delivery is to be made within two months from receipt of your official order ifthe quantity ordered is less than 200 units For larger quantities, delivery timemay be longer

Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit on asight draft basis, to be opened at Vietinbank, Hanoi branch, 30 days before theshipment, to the account of the seller at Royal Commercial Bank, London, infavor of the seller for the total value of the goods to be shipped

We look forward to receiving your early order

Đề 6: Cover letters of offers – Bamboo vases.

Công ty thủ công mỹ nghệ Việt Nam (Vietnam Handicraft Company) nhận đượcthư hỏi hàng số No 01/VH-GC/09 đề ngày 20/4 của công ty TNHH Grace, hỏimua bình bằng tre (Bamboo vase) kiểu VH1886

Anh/Chị hãy viết một thư gửi kèm chào hàng cho công ty TNHH Grace, chàobán cố định số BV2013 đến ngày 15/7/201 6400 bình bằng tre theo các điềukiện thông thường, ngoài ra cần làm rõ những điểm sau:

- Hàng sẽ được giao làm hai chuyến:

+ chuyến 1: giao 3200 chiếc vào ngày 15 tháng 7

+ chuyến 2: giao 3200 chiếc sẽ được giao 2 tuần sau chuyến thứ nhất tức mồng

28 tháng 7

- Giá FOB cảng Hải Phòng kể cả bao bì là 12 đô la Mỹ/ một chiếc

- Thanh toán bằng đô la Mỹ, tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua Ngânhàng thương mại Bắc Âu, 15 ngày trước ngày giao hàng có giá trị 45 ngày vàotài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh thành phố Hà Nội

để công ty Thủ công mỹ nghệ Việt Nam được hưởng 100% giá trị hàng hóa sẽgiao

- Trước khi kết thúc thư, anh/chị hãy nhấn mạnh rằng hàng hóa của công ty Thủcông mỹ nghệ Việt Nam bán rất chạy Hơn nữa, sản phẩm làm từ nguyên liệuđược lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộngvới giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưa chuộng tại thị trường nước họ và nhấnmạnh rằng công ty sẵn sàng chiết khấu 3% cho các đơn hàng đặt hàng trị giá100.000 đô la Mỹ trở lên và bày tỏ hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng kháclớn hơn của khách hàng

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong vàhình thức của một bức thư thương mại

Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry No 01/VH-GC/09 of 20 April asking for ourVH1886 bamboo vase and are pleased to enclose our firm offer No.BV2013,subject to acceptance until 15 July 20_, for 6400 bamboo vases on the usualterms and condition In addition, we would like to draw your attention to thefollowing points:

Delivery is to be made in two lots: the first one of 3200 units is to be shipped in

15 July and the second of 3200 units will be in two weeks’ time on 28 July

The price quoted is USD12.00 per unit, FOB Haiphong port including packing

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit, to be openedthrough Northern European Commercial Bank, 15 days before the shipment,valid for 45 days, to the account of Vietcombank, Hanoi branch, in our favourfor the total value of the goods to be shipped

We would like to emphasize that our products are now selling very well.Therefore, we are confident that they will be popular in your market thanks totheir well-selected materials, good quality, beautiful designs, sophisticatedworkmanship and reasonable prices We are willing to give you a 3% discountfor orders of USD100,000.00 or more

We look forward to receiving your larger order

Đề 7: Cover letters of offers – Enamel bowls.

Công ty thủ công mỹ nghệ Việt Nam (Vietnam Handicraft Company) nhận đượcthư hỏi hàng số No 01/VH-GC/09 đề ngày 30/5/201 của công ty TNHH Gracehỏi mua bát tráng men (enamel bowl) kiểu VH1886

Anh/Chị hãy viết một thư gửi kèm chào hàng số 05/VH-WM/12 và ca-ta-lô mớinhất cho công ty TNHH Grace, chào bán cố định đến ngày 15/7/201 2500 bộbát tráng men theo các điều kiện thông thường, ngoài ra cần làm rõ những điểmsau:

- Giá CIF cảng Sydney, Úc kể cả bao bì là 10.5 đô la Úc/ một chiếc; có giá trịtrong vòng ba tháng, cho phép 5% chiết khấu thương mại thông thường giá FOBđối với đơn đặt hàng đầu tiên

Hàng có sẵn trong kho nên có thể giao trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận đượcđặt hàng chính thức của họ nếu như họ đặt dưới 3000 bộ

- Thanh toán bằng đô la Úc, tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua Ngânhàng Commonwealth Bank, Sydney 30 ngày trước ngày giao hàng có giá trị 45ngày vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh thành phố

Hà Nội để công ty Thủ công mỹ nghệ Việt Nam được hưởng 100% giá trị hànghóa sẽ giao

- Trước khi kết thúc thư, anh/chị hãy nhấn mạnh rằng hàng hóa của công ty Thủcông mỹ nghệ Việt Nam bán rất chạy vì thiết kế bắt mắt, giá cả phải chăng; ông

ty sẵn sàng chiết khấu 3% cho các đơn hàng đặt hàng 2000 bộ trở lên và bày tỏ

hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng của khách hàng

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong vàhình thức của một bức thư thương mại

Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry No 01/VH-GC/09 of 30 May 20_ asking for ourVH1886 enamel bowls and are pleased to enclose our firm offer No.05/VH-WM/12, subject to acceptance until 15 July 20_, for 2500 sets of enamel bowls,

on regular terms and conditions together with our latest catalogue In addition,

we would like to draw your attention to the following points:

Price quoted is at AUS10.50 per piece, CIF Sydney port, Australia includingpacking, valid within 3 months We allow a regular trade discount of 5% offFOB prices for the initial order

As the goods are available in stock at present, we are able to make deliverywithin 3 weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is lessthan 3000 sets

Payment is to be made in Australia dollars, by irrevocable letter of credit, to beopened through Commonwealth Bank, Sydney, 30 days before the shipment,valid for 45 days, to the account of Vietcombank, Hanoi branch, in our favourfor the total value of the goods to be shipped

We would like to emphasize that our products are now selling very well thanks

to their attractive designs and reasonable prices We are also willing to give you

a 3% discount for orders of 2000 sets or more

We look forward to receiving your early order

Đề 8: Cover letters of offers – Male’s shirts.

Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công ty May Thăng Long (Thang Long Garment Company), địa chỉ 245 Minh Khai, Quận hai Bà Trưng,

Hà Nội Điện thoại: 38633745, fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20_ của Công ty F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson house, Newell Street, Birmingham, B3 3 EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty

Anh/Chị hãy soạn thảo mội thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng

catalogue mùa hè và bằng giá hiện hàng để bà Thanh hà ký với một số nội dung chính sau:

- Cám ơn công ty F&C.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy tại thị trường của họ

- Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàngmẫu đã được gửi qua đường hàng không cho khách

- Giá chào bán là giá CIF London Chúng ta sẵn sang cho họ hưởng mức giảm giá là 5% tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị trá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ thanh toán sớm

- Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho

- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham,

15 ngày trước ngày giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long, tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng giá trị hàng hóa sẽ giao

- Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng kiểu dáng, số đo và các nguyện liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo yêu cầu

Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ

Gi chú:

+ Ngày viết thư: 23/11/2009

+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm

+ Số tham chiếu của thư này: TH/mh

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry of 18 November 20_ asking for our male’s shirtsand the terms of payment and are pleased to enclose our offer No.OS/05

together with our summer catalogue and current price list.

We appreciate your interest in our products and believe that they will be popularwith the UK customers and will sell well in your market

The specifications, sizes, colours and designs are as per the samples which havealready been sent to you by air

The prices are quoted CIF London We are willing to give you a 5% discount offnet prices for orders of more than GBP20,000.00 and an extra 5% for earlypayment

As all the goods are available for the time being, we are able to make delivery asyour requirements

Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit at sight,

to be opened at Northminster, Birmingham, 15 days before the shipment, to ouraccount at Vietcombank, in our favour for the total value of the goods to beshipped

In addition to the products you asked for, we also make goods to the customers’orders with their own designs, sizes and material, and delivery can be made aspromply as requested

We look forward to receiving your official order soon

Đề 9: Cover letters of offers – Male’s shirts.

Công ty May Thăng Long (The Thang Long Garments Company – THALOGA)

số 258 Minh Khai, Hà Nội; phone và fax: 84-4-8634435 nhận được thư hỏihàng của công ty TNHH Fashion, 1-5 Hills Road, Cambridge, Vương quốc Anhhỏi mua áo sơ mi

 Anh/chị hãy viết 1 bức thư cho công ty TNHH Fashion nói rằng:THALOGA nhận được và rất xin cảm ơn thư hỏi hàng nói trên; và rằngTHALOGA vui mừng gửi kèm thư này chào hàng số 239 DH bán cố định

sơ mi nam kiểu DH – DT16/7 đến ngày 15 tháng 1 năm 2005 với giá 5,2USD 1 chiếc CIF Luân Đôn kể cả bao bì theo tập quán xuất khẩu theo cácđiều kiện đã nêu trong chào hàng của THALOGA

 Thông báo rằng THALOGA lấy làm tiếc hiện thời không thể chào bán sơ

mi kiểu DH – DT17/7 vì nhu cầu của khách ngoại quốc quá lớn nênTHALOGA không thể đáp ứng được, và thay vào đó THALOGA tranhthủ chào bán cố định đến ngày 20 tháng 1 năm 2015 sơ mi kiểu DH – DT18/7 có quy cách tương tự như DH – DT 17/7 với giá 5,10 USD 1 chiếcgiao hàng tháng 3 năm 2015 cùng với DH – DT 16/7

 Nhấn mạnh rằng sơ mi sản xuất ở Việt Nam đang bán rất chạy ở nhiềunước Tây Âu vì chúng có chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, hợp thờitrang và giá cả phải chăng và do đó THALOGA tin tưởng rằng nó sẽ bánrất chạy ở Vương quốc Anh

 Cho khách hàng Anh biết rằng đối với đơn hàng có trị giá từ 50 ngànBảng Anh trở lên THALOGA sẽ chiếu khấu 5% và mong rằng công tyTNHH Fashion là một trong những khách hàng sẽ hưởng chiếu khấu này

 Bày tỏ hy vọng, trước khi kết thúc thư, rằng THALOGA sẽ sớm nhậnđược đơn hàng của công ty TNHH Fashion và bất kỳ đơn hàng nào của họđều được THALOGA hết sức chú ý

Chú ý: * Tham chiếu của TNHH Fashion: JS/tl

* Tham chiếu của THALOGA: NQ/hh

* Ngày viết thư: 25/12/2014

* Người ký thư: Nguyễn Quảng, chức vụ: Tổng giám đốc

258 Minh Khai Street Hanoi

VIETNAM Tel and fax: 844-38634435

Your ref: JS/tl Our ref: NQ/hh

We regret to inform you that we are unable to supply DH – DT17/7 shirts for the time being because the foreign demand is too high for us to meet However, we take this opportunity to offer you the DH – DT 18/7 shirts of the same specifications at the price

of USD5.10 per unit, valid until 20 January 2015 If you order this item, we will make delivery in March 2015 together with model DH – DT16/7.

We would like to emphasize that the shirts made in Vietnam are now selling very well

in many West Europe country thanks to their good quality, attractive and fashionable designs, and reasonable prices, so we believe that they will also be selling well in the

Đề 10: Cover letters of offers – Males’ shirts.

Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng dệt TEXTIMEX HANOI, nhận đượcthư hỏi hàng số 295/LT đề ngày 2/10/201 của Công ty TNHH Johnson hỏimua hai loại áo sơ mi nam (gentlemen’s shirts) kiểu TD01A2

Anh/chị hãy thay mặt công ty TEXTIMEX HANOI viết thư trả lời với nhữngnội dung sau:

-Cảm ơn thư hỏi hàng của họ và thông báo rằng TEXTIMEX HANOI rất vuimừng gửi kèm theo thư này chào hàng số MK 296/P4 bán sơ mi kiểu TD01A2với giá 5,2 USD/chiếc CIF Luân đôn kể cả bao bì theo tập quán xuất khẩu, chàohàng có giá trị trong vòng 3 tháng Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có

số lượng 200 chiếc hoặc hơn

-Lưu ý với họ rằng tất cả các mẫu mà họ xem tại buổi trình diễn thời trang củachúng ta đều có, trừ cỡ 16 đã bán hết Cỡ này tháng sau sẽ có và có thể giao cho

họ vào tháng 12

-Tất cả các cỡ khác đều có thể giao trước 30/10 với điều kiện công ty anh/chịnhận được đơn đặt hàng của họ trước 10/10 Tất cả giá báo gửi kèm đã bao gồmphí vận chuyển đến Luân Đôn

-Thanh toán bằng đồng đô la Mỹ, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trên

cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân hàng hàng đầu ở Anh 30ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của người bán tại Ngân hàng Côngthương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng

Dear Mr Smith

We thank you for your enquiry No.295/LT of 2 October 20_ asking for ourTD01A2 gentlemen’s shirts and are pleased to enclose our offer for the saidgoods In addition, we would like to draw your attention to the following points:

The price quoted is USD5.20 per unit CIF London including export customarypacking We are willing to give you a 5% discount for orders of 200 units ormore

Please be noted that all the designs you have seen at our fashion show areavailable, except for size 16, which had been sold out This size will be availablenext month so we can make delivery of it in December

All the other sizes can be delivered before 30 October provided that we receiveyour order before 10 October All the prices quoted include the freight charges

to London

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit on a sightdraft basis, to be opened at a first-class bank in England, 30 days before theshipment, to the account of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in favour ofthe seller for the total value of the goods to be shipped

We hope you will find that with these high quality goods, our prices are veryreasonable

We look forward to your first order

Đề 11: Cover letters of offers – Men’s jackets.

Công ty may Thăng Long (the Thang Long Garments Company –THALOGA) số 258 phố Minh Khai Hà Nội, phone và fax 844-38634435nhận được thư hỏi hàng của công ty TNHH Fashion, số 1-5 Hills Road,Cambridge, Vương quốc Anh hỏi mua áo jacket nam mã số 420/MD

Anh/ chị hãy viết thư cho công ty của Anh nói:

1 Cảm ơn thư hỏi hàng của họ và thông báo cho họ biết THALOGA rất vuimừng gửi kèm thư này chào hàng số TL295 bán jacket nam mã số420/MD theo catalogue đã gửi cho khách hàng với giá CIF London kể cảbao bì theo tập quán xuất khẩu là 18 Bảng Anh 1 chiếc, giao hàng vàocuối tháng 11/20 và thanh toán bằng thư tín dụng không thể hủy ngang,trả tiền qua ngân hàng thương mại London 15 ngày trước khi giao hàng cógiá trị trong vòng 45 ngày vào tài khoản của ngân hàng ngoại thương đểcông ty được hưởng 100% trị giá lô hàng sẽ được giao

2 Anh chị hãy báo cho khách hàng biết công ty có thể giao bất kì số lượngnào khách hàng muốn mua trong vòng 20 ngày kể từ khi nhận được đơnhàng chính thức của họ và chào hàng này chỉ có giá trị hết ngày31/11/20 , sau ngày đó giá cả và các điều khoản nêu trong chào hàng này

có thể sẽ thay đổi

3 Cho khách hàng biết đối với những đơn hàng trị giá từ 45 ngàn bảng Anhtrở lên công ty sẽ sẵn sằng chiết khấu 2% và mong công ty TNHHFashion sẽ là một trong số những khách hàng được hưởng lượng chiếtkhấu này

4 Lưu ý khách hàng rằng hàng của công ty có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp,giá cả lại phải chăng đã bán rất chạy ở Nhật Bản và công ty hy vọng rằng

nó cũng bán rất chạy ở Vương quốc Anh

5 Nhân cơ hội này chào bán các loại áo jacket nữ 420W/MD với đa dạngchủng loại và màu sắc, hợp thời trang, các điều khoản khác cũng giốngnhư đối với áo jacket nam 420/MD

6 Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của khách hàng

Anh chị có thể thêm chi tiết cần thiết để thư này đầy đủ về nội dung vàđẹp về hình thức

258 Minh Khai Street Hanoi

VIETNAM Tel and fax: 844-38634435

The price offered is 18 pounds per unit, CIF London including packing, in export customary cases It is essential that delivery be made by the end of November 20_ Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened through London Commercial Bank, 15 days before the shipment, valid for 45 days, to the account of Vietcombank, in our favour for the total value of the goods to be shipped.

We are able to deliver any quantities you ordered within 20 days from receipt of your official order This offer is valid until 31 November 20_, after which the terms and conditions stated in this offer are subject to change.

We are also willing to offer a 2% discount for orders of GBP45,000.00 or more and hope that you will receive this rate discount.

We would like to emphasize that our products are of high quality, beautiful in designs, reasonable in prices so they are selling very well in Japan We hope that they will also

be selling well in the UK market.

We take this opportunity to offer you 420W/MD women’s jacket, which are of fashionable and various designs as well as colors with other terms being similar to 420/MD men’s jacket.

We look forward to receiving your early order.

Đề 12: Cover letters of offers – Bath towels.

Anh/chị làm tại công ty Hanosimex, địa chỉ số 1 Mai Động, Hai Bà Trưng, Hà Nội Anh/chị hãy viết thư gửi kèm chào hàng cố định số GO 001 có giá trị chấp nhận trong vòng 15 ngày kể từ ngày chào hàng để phúc đáp thư hỏi hàng số GE

002 của ông Robert Gordon, địa chỉ: Công ty Amperlite Ltd., 140 phố O’Leary, Dublin 2, Ireland Khách hàng muốn mua khăn tắm bông kí hiệu KT100 và KT120 Trong thư anh/chị chú ý nói rõ những điểm sau:

 Có khả năng cung cấp cả 2 loại khăn bông trên với giá 5 đôla Mỹ một chiếc loại KT100 và 6 đôla Mỹ một chiếc loại KT120, FOB cảng Cát Lái Có các màu đỏ, xanh da trời, nâu, vàng và hồng

 Quy cách phẩm chất như trong catalogue số C23 gửi kèm thư này

 Hàng được đóng trong thùng để chuyên chở đường biển, mỗi chiếc khăn đượcgói riêng trong một túi nilon, mỗi thùng 100 chiếc để thuận lợi cho việc bốc xếp Ký mã hiệu theo yêu cầu của khách hàng

 Hàng có thể giao ngay một chuyến với số lượng dưới 10000 chiếc trong vòng

3 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng Với số lượng lớn hơn, hàng sẽ được giao làm nhiều chuyến tùy vào số lượng cụ thể

 Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng trị giá 15000 đôla Mỹ hoặc hơn

 Thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang được mở tại một ngân hàng hàng đầu của Ireland, chậm nhất là 15 ngày trước ngày giao hàng, để người bán được hưởng toàn bộ trị giá lô hàng sẽ được giao

Anh/chị trình bày thư sao cho phù hợp với văn phong của một thư thương mại

và có thể thêm các chi tiết khác nếu thấy cần thiết

1 Mai Dong Street Hai Ba Trung District Hanoi

In addition, we would like to draw your attention to the following points:

We are able to supply these two above items at the price of USD5.00 and USD6.00 per item respectively, FOB Cat Lai port We have various colors including red, blue, brown, yellow and pink.

The specifications are as per the catalogue No.C23 enclosed with this offer.

The goods are to be packed in seaworthy cases for long voyage, each towel is to be individually wrapped in plastic bags, 100 to a case for easy handling Marking is upon the buyer’s instructions.

Delivery can be made in one lot within three weeks from receipt of your official order

if the quantity ordered is less than 10,000 units For larger quantities, the goods are to

be shipped in multiple lots, depending on the particular quantities.

We are willing to offer you a 5% discount for orders of USD15,000.00 or more.

Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened at a first-class bank

in Ireland, 15 days before the shipment at the latest, in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped.

We look forward to receiving your early order.

Đề 13: Cover letters of offers – Handicraft.

Anh/chị đang làm việc cho chi nhánh của công ty XNK Thương mại và Dịch vụ

Hà Nội (COSIMEX), 122 Bà Triệu, điện thoại & fax: 048.356363

Công ty của anh/chị hôm nay nhận được thư hỏi hàng đề ngày 12/01/2008, sốtham chiếu là Mt/jb của công ty TNHH Baker & Son, địa chỉ số 127 đườngLangston, Reading, Vương Quốc Anh Tel: 3873465, fax: 3748586, hỏi mua cácmặt hàng thủ công mỹ nghệ Giám đốc công ty của anh/chị là ông Hoàng Lươngyêu cầu anh/chị viết thư để gửi kèm với chào hàng, catalogue và bảng giá vớinội dung sau:

1 Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng, và hân hành gửi kèm chào hàng sốHB564 cùng với catalogue có mình họa và bảng giá theo điều kiện giao hàngCIF Liverpool

2 Nêu rõ những mặt hàng chào bán đều là những mặt hàng thủ công mỹ nghệxuất khẩu truyền thống của Việt Nam Những mặt hàng này đều được sản xuấtbằng các vật liệu được lựa chọn kỹ và có thời gian sử dụng ít nhất 15 năm

3 Giới thiệu mặt hàng CT 05 – CT 07 và BM 02 – BM 08 ở trang 2,6 và 10,12trong catalogue Đó là những mặt hàng sản xuất theo mẫu mã, kích cỡ đặt muacủa công ty Pháp, Hà Lan Việc công ty anh/chị thường xuyên nhận được nhữngđơn đặt hàng mua tiếp những mặt hàng nói trên của những hãng này là một bằngchứng cho thấy rằng mặt hàng này rất được khách hàng ở những nước này ưachuộng

4 Giá ghi trong bảng giá là giá bán theo bộ Tuy nhiên, nếu khách hàng muốnmua lẻ, công ty cũng sẵn sàng đáp ứng yêu cầu

5 Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang trên cơ

sở hối phiếu trả ngay, mở tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh quốc 20 ngàytrước khi giao hàng, chuyển tiền vào tài khoản của người bán tại chi nhánh ngânhàng Công thương TP.Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽđược giao

6 Ngoài những mẫu mã trong catalogue, công ty anh/chị cũng nhận những đơnhàng theo yêu cầu riêng của khách hàng về mẫu mã, kích cỡ, màu sắc với thờigian giao hàng trong vòng 30 ngày kể từ ngày đặt hàng

7 Mong sớm nhận được đơn đặt hàng vì chào hàng này chỉ có giá trị chấp nhậntrong 15 ngày kể từ ngày chào hàng

8 Kết thúc bức thư cho phù hợp

122 Ba Trieu Street Hanoi

VIETNAM

Tel and fax: 048.356363

Your ref: Mt/jb Our ref:

Baker and Son Co.Ltd

The handicraft items we offered are Vietnamese traditional export handicraft, which are made

of well-selected materials and good in use for at least 15 years.

We would like to introduce the model CT05, CT07 and BM02, BM08 on pages 2,6 and 10,12 respectively, in our catalogue These items are made to the order of French and Netherland companies with their own designs and sizes That we received orders for those goods on a regular basis shows that they are very popular with the customers there.

The prices shown on the price list are per set However, if you want to order separate items,

we are still willing to meet your demand.

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit on a sight draft basis, to be opened at a first-class bank in England, 20 days before the shipment, to the account of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped.

In addition to the products illustrated in the catalogue, we also make goods to customers’ orders with their own designs, sizes and colors Delivery is to be made within 30 days from receipt of your official order.

We look forward to receiving your early order as this offer is subject to acceptance within 15 days.

Đề 14: Cover letters of orders – Washing machines.

Công ty anh/chị, công ty TNHH Công nghệ Cao (High technology Co.Ltd) đãnhận được thư chào hàng số 48/NQ đề ngày 28 tháng 1 của công ty TNHHbritish exporter (Brexport), chào bán máy giặt loại WL39

Anh/chị hãy viết một bức thư cho Brexport thông báo cho họ biết gửi kèm thưnày là đơn đặt hàng số 68/NA đặt mua 300 máy giặt theo ca-ta-lô số 32/XH, giáCIF Hải phòng 610 đô -la/chiếc kể cả bao bì theo tập quán xuất khẩu

Trong thư chú ý nói rõ thêm những điểm sau:

- Hàng chỉ giao vào một chuyến vào cuối tháng 1 để kịp bán vào dịp Tết âmlịch

- Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay,được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng,

có giá trị 45 ngày vào tài khoản ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn chongười bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao

- Với số lượng đơn hàng lớn như vậy anh/chị hãy đề nghị công ty Brexport dànhcho chiết khấu 5%

- Cuối thư anh/chị bày tỏ hi vọng sớm nhận được thư của Brexport xác nhận đơnhàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốtđẹp của quan hệ buôn bán giữa 2 công ty

Người kí thư: Mr Nguyen Nam, giám đốc

Anh chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong vàhình thức thích hợp

Anh chị bắt đầu thư: Dear Mr Smith

Dear Mr Smith

We thank you for your offer No.48/NQ of 28 January for WL39 washingmachines and are pleased to enclose our order No.68/NA for 300 washingmachines as per catalogue No.32/XH, at the price of USD610.00 per unit, CIFHaiphong port including export customary packing In addition, we would like

to draw your attention to the following points:

Delivery is to be made in one lot by the end of January in time for Lunar NewYear sales period

Payment is to be made in US dollars, by irrevocable letter of credit at sight, to beopened through Vietcombank, 15 days before the shipment, valid for 45 days, tothe account of NatWest Bank, London, in favor of the seller for the total value

of the goods to be shipped

We would appreciate it if you could give us a 5% discount on the purchases ofsuch a large quantity

We look forward to receiving your letter of confirmation soon and hope that theprocessing of this first order will lead to good business relationship between thetwo companies

Đề 15: Cover letters of orders – Concrete pumps.

Anh/chị hãy viết một thư để gửi kèm với đơn hàng số PO/35 đặt mua 100 chiếcbơm bê tông (concrete pumps) với những nội dung chính sau:

1 Chào hàng của họ số FO/203 ngày 23/2

2 Cảm ơn thư chào hàng của họ và xin gửi kèm thư này đơn hàng số PO/35 dặtmua 100 chiếc bơm bê tông theo mã số CP/071 ghi trong catalogue và bảng giá

mà họ gửi kèm với chào hàng

3 Lưu ý họ rằng nếu bơm bê tông theo mã số trên mà không có sẵn để giaongay, họ có thể giao hàng thay thế theo mã số CPX/075 có cùng tính năng

4 Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay,được mở qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng,

có giá trị 45 ngày vào tài khoản của ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôncho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao

5 Yêu cầu họ quan tâm đặc biệt đến thời gian giao hàng, chậm nhất là cuốitháng 5, nếu giao chậm hơn, tổng công ty anh/chị sẽ từ chối nhận hàng

6 Đề nghị họ cung cấp cho mỗi máy bơm 2 bản hướng dẫn bằng tiếng Anh chongười sử dụng theo như hai bên đã thỏa thuận

7 Hi vọng đơn đặt hàng này sẽ được thực hiện làm tổng công ty anh/chị hàilòng

Kí thư Mr.Nguyen Nam, giám đốc

Anh chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong vàhình thức thích hợp

Dear Mr Smith

We thank you for your offer No.FO/203 of 23 February for concrete pumps andare pleased to enclose our order No.PO/35 for 100 concrete pumps, code CP/071

as per catalogue and price list enclosed with your offer

Please be noted that if the CP/071 concrete pumps are not available in stock forimmediate shipment, you can send us the substitutes, code CPX/075 which havethe same functions

We would like to confirm that payment is to be made in US dollars, byirrevocable letter of credit at sight, to be opened through Vietcombank, 15 daysbefore the shipment, valid for 45 days, to the account of NatWest Bank, London,

in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped

We will appreciate your special attention to delivery time, which should bemade by the end of May at the latest, and we reserve the right to refuse thegoods after that time

Please send us 2 copies of users’ manual in English for each pump as we agreed

We hope that this order will be completed to our satisfaction and look forward toreceiving your sales confirmation soon