Quy chế quản lý tài chính dùng cho công ty cổ phần, các loại hình doanh nghiệp khác như trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân, quy chế tài chính quy định quy trình tài chính, quản lý tài sản của công ty, quy định chi tiết thẩm quyền quyết định đầu tư tài chính
Trang 1CÔNG TY CỔ PHẦN … )
-QUY CHẾ QUẢN LÝ
TÀI CHÍNH
Ban hành theo quyết định số /QĐ-HĐQT-…
Ngày tháng năm 2009
Do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký
Tháng năm 20….
Trang 2CHƯƠNG I CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Giải thích từ ngữ
1.1 Công ty: Công ty Cổ phần …….
1.2 Điều lệ: Điều lệ tổ chức và hoạt động …….
1.3 ĐHCĐ: Đại hội cổ đông Công ty.
1.4 HĐQT: Hội đồng quản trị Công ty.
1.5 Luật DN: Luật Doanh nghiệp năm 2014.
1.6 TSCĐ: Tài sản cố định.
Các từ hoặc thuật ngữ khác sẽ được hiểu theo giải thích trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp
Điều 2 Công ty được tổ chức và hoạt động theo quy định của Điều lệ, Luật DN và các quy
định pháp luật khác có liên quan Công ty được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, hoạt động kinh doanh chủ yếu về sản xuất, đầu tư xây dựng, kinh doanh thương mại, kinh doanh khai thác chế biến khoáng sản và các hoạt động khác theo năng lực
và phù hợp với quy định của pháp luật
Điều 3 Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về
tài chính, có vốn điều lệ ban đầu là 30 tỷ đồng (VNĐ) Công ty có quyền và nghĩa vụ theo quy định tại điều 8 và điều 9 của Luật DN Cổ đông của Công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào Công ty
Điều 4 Công ty thực hiện thu, chi, hạch toán và quyết toán thu chi tài chính theo Luật kế toán
Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp, chế độ tài chính của Nhà nước Năm tài chính của Công ty được bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm theo năm dương lịch Năm tài chính đầu tiên được bắt đầu tư ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó Đơn vị tiền
tệ sử dụng trong hạch toán kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ)
Điều 5 Công ty có trách nhiệm:
5.1 Đăng ký, kê khai các khoản thuế phải nộp theo quy định của Nhà nước
5.2 Mở sổ kế toán, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn Công ty quản lý và sử
dụng theo đúng quy định của Luật kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, phản ánh kịp thời tình hình sử dụng, biến động tài sản, vốn
Trang 35.3 Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ, xác định và phân loại các khoản
nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý thích hợp
CHƯƠNG II QUẢN LÝ VỐN
Điều 6 Quản lý và sư dụng vốn
6.1 Vốn điều lệ:
6.1.1 Vốn điều lệ là số vốn do tất cả các cổ động đóng góp và được góp bằng tiền đồng
Việt Nam, ngoại tệ hoặc hiện vật nhưng được tính toán bằng đồng Việt Nam tại ngày góp vốn
6.1.2 Trong quá trình hoạt động, Công ty có thể tăng hoặc giảm vốn điều lệ theo quy định
tại Luật DN, Điều lệ và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan khác HĐQT Công ty chịu trách nhiệm lập phương án tăng hoặc giảm vốn điều lệ Công ty trình ĐHCĐ quyết định
6.1.3 Vốn điều lệ của Công ty được điều chỉnh tăng trong các trường hợp sau:
a Phát hành thêm cổ phiếu mới để huy động thêm vốn theo quy định của pháp luật, kể
cả trường hợp cơ cấu lại nợ của Công ty theo hình thức chuyển nợ thành vốn góp theo thỏa thuận giữa HĐQT và chủ nợ Trong trường hợp cổ phiếu chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán, giá cổ phiếu được quyết định bởi HĐQT Trong trường hợp cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khoán giá cổ phiếu theo giá thị trường
b Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phần được thực hiện khi đã đảm bảo đủ các điều kiện chuyển đổi trái phiếu thành cổ phần theo phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi và theo quy định của pháp luật
c Thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu
d Phát hành cổ phiếu mới để thực hiện sáp nhập một bộ phận hoặc toàn bộ Công ty khác vào Công ty
e Kết chuyển nguồn thặng dư vốn để bổ sung tăng vốn điều lệ
6.1.4 Vốn điều lệ của Công ty được điều chỉnh giảm trong các trường hợp sau, với điều
kiện vẫn đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản nợ và các nghiã vụ tài sản khác:
a Hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ góp vốn sau 02 năm hoạt động,
kể từ ngày đăng ký kinh doanh
Trang 4b Mua lại phần vốn góp theo quy định cảu Luật DN.
c Điều chỉnh giảm mức vốn điều lệ tương ứng với giá trị tài sản giảm xuống của Công ty
6.2 Vốn huy động
a Vốn huy động của Công ty là số vốn Công ty huy động dưới các hình thức phát hành trái phiếu, nhận vốn góp liên kết, nhận ủy thác vốn đầu tư, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước và các hình thức khác theo quy định của Pháp luật để phục
vụ hoạt động kinh doanh
b HĐQT có nghĩa vụ nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả các khoản vốn huy động, không ngững nâng cao hiệu quả kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn
c Phân cấp huy động vốn:
Thẩm quyền quyết định Căn cứ tính
Trên cơ sở BCTC tại thời điểm gần nhất
- Vay cá nhân, tổ chức Tổng giá trị
tài sản
< 50%
Điều kiện:
Tổng dư nợ vay phải <50% tổng giá trị tài sản tại thời điểm vay
≥50%
Các trường hợp vay vốn mà dẫn đến tổng dư nợ của các hợp đồng vay vượt quá tổng tài sản của Công ty
- Nhận vốn góp liên doanh, liên
kết, ủy thác đầu tư của các pháp
nhân hay thể nhân trong và ngoài
nước
Tổng giá trị
- Phát hành cổ phiếu, trái phiếu
- Các hình thức huy động khác
không nêu trong quy chế này
Lập phương
án phát hành
Biểu quyết thông qua ĐHCĐ
d Cấp có thẩm quyền quyết định việc huy động vốn sẽ quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến việc huy động vốn, kể cả chi phí liên quan cũng như lãi suất huy động vốn Cắn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền, người đại diện theo pháp luật cảu Công ty sẽ ký các hợp đồng huy động vốn
Điều 7 Quyết định đầu tư và sử dụng vốn
Trang 5Thẩm quyền quyết định Căn cứ tính
Trên cơ sở BCTC tại thời điểm gần nhất
Tổng Giám đốc
Đầu tư vào doanh nghiệp khác (theo
điều 104, khoản 2đ Luật DN)
Tổng giá trị tài sản
Sử dụng vốn để đầu tư các dự án,
mua sắm TSCĐ, tham gia góp vốn,
liên doanh, liên kết, mua trái phiếu
công ty, cổ phiếu, chứng chỉ quỹ đầu
tư
Tổng giá trị tài sản
< 20% 20%-50% >50%
Đầu tư TSCĐ, tài sản chính vượt
mức giá trị được duyệt trong kế
hoạch Kinh doanh-Đầu tư-Tài chính
của Công ty
Giá trị được phê duyệt trong Kế
Đầu tư TSCĐ, tài sản chính không
được phê duyệt trong kế hoạch Kinh
doanh-Đầu tư-Tài chính của Công ty Tổng giá trị tài
sản
< 5% 5%-50% >50%
Công ty mua lại cổ phần của Công
ty đã phát hành
Tổng giá trị tài sản
đến mức tối đa theo quy định pháp luật
Điều 8 Quản lý công nợ
8.1 Quản lý các khoản nợ phải trả
Công ty có trách nhiệm:
a Mở sổ theo dõi đầy đủ các khoản nợ phải trả, gồm cả các khoản lãi phải trả
b Thanh toán các khoản nợ phải trả theo đúng thời hạn đã cam kết Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ, phát hiện sớm tình hình khó khăn
Trang 6trong thanh toán nợ để có giải pháp khắc phục kịp thời không để phát sinh các khoản
nợ quá hạn
c Đối với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, Công ty phải hạch toán toàn bộ chênh lệch tỷ giá phát sinh của số dư nợ phải trả vào chi phí kinh doanh trong kỳ để tạo nguồn trả nợ Trường hợp hạch toán chênh lệch tỷ giá vào chi phí làm cho kết quả kinh doanh của Công ty bị lỗ thì có thể phân bổ một phần chênh lệch tỷ giá cho năm sau để Công ty không bị lỗ, nhưng mức hạch toán vào chi phí trong năm ít nhất cũng phải bằng chênh lệch tỷ giá của số ngoaị tệ phải trả trong năm đó
8.2 Quản lý các khoản nợ phải thu
Công ty có trách nhiệm:
a Mở sổ theo dõi các khoản nợ, theo từng đối tượng nợ, thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luận chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ
b Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu theo quy định của pháp luật, gồm cả
nợ phải thu trong hạn, nợ phải thu không đòi được để thu hồi vốn
c Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán Công ty phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Quy chế này
Điều 9 Bảo toàn vốn
9.1 Thực hiện đúng chế độ quản lý, sử dụng vốn, tài sản theo quy định Nhà nước
9.2 Mua bảo hiểm tài sản theo quy định
9.3 Tổng Giám đốc quyết định thành lập Hội đồng để thẩm định, ban hành tỷ lệ cho mức
trích lập các khoản dự phòng hằng năm và xử lý tổn thất thực tế theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006 và các văn bản Pháp luật hiện hành có liên quan khác
CHƯƠNG III QUẢN LÝ TÀI SẢN Điều 10 Kiểm kê tài sản
Công ty phải tổ chức kiểm kê tài sản trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hoặc sau khi xẩy ra thiên tai, địch họa hoặc vì lý do khác gây biến động tài sản của Công
ty Xác định số lượng tài sản thực tế đối chiếu với số liệu ghi sổ kế toán để xác định thừa
Trang 7hoặc thiếu về số lượng, nguyên nhân và trách nhiệm của những cá nhân liên quan, mức bồi thường vật chất nếu có theo quyết định của Tổng Giám đốc đối với tài sản/số tài sản thấp hơn 20% Tổng giá trị tài sản (theo báo cáo tài chính tại thời điểm gần nhất) và theo quyết định của HĐQT đối với tài sản/số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% Tổng giá trị tài sản
Điều 11 Đánh giá lại tài sản
11.1 Công ty thực hiện đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:
a Kiểm kê, đánh giá lại tài sản theo Quyết định của HĐQT
b Dùng tài sản để lien doanh, góp vốn cổ phần (đem góp vốn tài sản và nhận tài sản)
c Điều chỉnh giá để đảm bảo giá thực tế tài sản của công ty
d Các trường hợp khác theo quy định của Pháp luật
11.2 Việc kiểm kê, đánh giá lại tài sản phải theo đúng các quy định của Pháp luật hiện hành
11.3 Tất cả việc đánh giá lại tài sản do HĐQT Công ty quyết định (trừ trường hợp đánh giá lại phục vụ cho nhượng bán, thanh lý TSCĐ)
Điều 12 Tổn thất tài sản
12.1 Tổn thất tài sản của Công ty là sự mất mát, hư hỏng làm giảm giá trị tài sản của Công
ty do các nguyên nhân khách quan, chủ quan gây ra
12.2 Công ty phải xác định rõ nguyên nhân gây tổn thất tài sản, giá trị tổn thất và có phương án xử lý cụ thể:
a Đối với những tổn thất do nguyên nhân chủ quan, Tổng Giám đốc phải xác định mức
độ gây thiệt hại của từng đương sự để buộc đền bù thiệt hại
b Đối với những tổn thất do nguyên nhân khách quan, Tổng Giám đốc phải lập phương
án giải quyết tổn thất trình HĐQT xem xét, quyết định Công ty được sử dụng quỹ dự phòng tài chính để bù đắp những thiệt hại về tổn thất tài sản mà Công ty phải chịu sau khi đã xử lý
HĐQT Công ty toàn quyền quyết định việc xử lý các tổn thất về tài sản của Công ty
Điều 13 Nhượng bán Thanh lý tài sản
13.1 Công ty được chủ động nhượng bán tài sản để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu quả hơn, nhưng phải tuân thủ theo điều 104, điều 120 của Luật DN và các quy định lien quan khác của Pháp luật hiện hành
Trang 813.2 Công ty được thanh lý những tài sản kém, mất phẩm chất, lạc hậu kỹ thuật không thể
sử dụng được, tài sản hư hỏng không có khả năng phục hồi
13.3 Khoản chênh lệch giữa số tiền thu được do nhượng bán, thanh lý tài sản với giá trị còn lại của tài sản nhượng bán, thanh lý và chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản được hạch toán vào kêt quả kinh doanh của Công ty
Thẩm quyền quyết định nhượng
bán, thanh lý
Căn cứ tính
Trên cơ sở BCTC tại thời điểm gần nhất
Tổng Giám đốc
Giá trị sổ sách còn lại của tài sản
sử dụng trong hoạt động sản xuất
kinh doanh chính của Công ty
Tổng giá trị tài
Tài sản là bất động sản
Tổng giá trị tài sản
Giá trị sổ sách còn lại của các tài
sản khác
Nguyên giá của tài sản nhượng bán, thanh lý
Tổng giá trị tài sản
< 50%
< 10%
>50%
10%-50% >50%
Tổng giá trị tài sản
< 50%
< 10%
≥50%
10%-50% >50%
CHƯƠNG IV DOANH THU – CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH
Trang 9Điều 14 Doanh thu
14.1 Doanh thu từ hoạt động kinh doanh thông thường bao gồm:
a Dịch vụ thi công xây lắp
b Dịch vụ thương mại (buôn bán vật liệu, vật tư thiết bị ngành xây dựng, giao thông, thủy điện; đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa)
c Dịch vụ ủy thác (ủy thác xuất nhập khẩu, ủy thác đầu tư)
d Khai thác, chế biến và tiêu thụ sản phẩm vật liệu xây dựng
e Khai thác, chế biến và tiêu thụ khoảng sản
f Sản xuất truyền tải và phân phối điện
g Dịch vụ tư vấn đầu tư xây dựng công trình, tư vấn thiết kế tạo mẫu quảng cáo
h Các hoạt động khác (nếu có) được bổ sung trong giấy phép kinh doanh
14.2 Doanh thu từ các hoạt động tài chính và các hoạt động khác bao gồm:
a Các khoản thu từ hoạt động đầu tư trực tiếp và gián tiếp
b Thu từ hoạt động mua bán tín phiếu, trái phiếu, cổ phiếu
c Thu từ cho thuê tài sản, thu nhượng bán tài sản
d Thu từ hoạt động liên doanh, góp vốn cổ phần
e Thu từ hoạt động liên kết
f Thu từ lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay
g Các khoản thu tiền phạt, nợ đã xóa nay đã thu hồi được, thu do hoàn nhập các khoản
dự phòng đã trích năm trước nhưng không sử dụng và các khoản thu khác
14.3 Thời điểm xác định doanh thu là khi dịch vụ đã được cung cấp đến khách hàng, hóa đơn đã được phát hành đến khách hàng, không phụ thuộc tiền đã thu được hay chưa
Điều 15 Chi phí
15.1 Công ty phải hạch toán đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính theo đúng quy định hiện hành của Pháp luật Chi phí phải được ghi nhận hoặc phân bổ trong kỳ kế toán theo thực tế phát sinh, không phụ thuộc chi phí đã được thanh toán hay chưa
Trang 1015.2 Chi phí kinh doanh của Công ty bao gồm:
a Chi phí nguyên liệu, vật liệu: là giá trị của toàn bộ nhiên liệu, vật liệu, công cụ… mà Công ty sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh
b Chi phí nhân viên: là toàn bộ tiền lương, tiền công, chi phí có tính chất tiền lương, các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
c Khấu hao tài sản cố định: là chi phí khấu hao toàn bộ tài sản cố định của Công ty trích theo quyết định của Tổng Giám đốc trong khuôn khổ quy định cảu Bộ Tài chính
d Chi phí thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế sử dụng đất hoặc tiền thuê đất, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, phí cầu đường, phí giao thong và các khoản có lien quan đến phí, lệ phí khác
e Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí trả cho tổ chức, cá nhân ngoài Công ty về các dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của Công ty như vận chuyển, điện, nước, điện thoại, sửa chữa tài sản cố định, cho thuê tài sản cố định, tư vấn, kiểm toán, quảng cáo, bảo hiểm tài sản, đại lý, môi giới, ủy thác xuất-nhập khẩu và các dịch vụ khác
f Chi phí khác bằng tiền: chi tiếp tân, khánh tiết, giao dịch, đối ngoại, chi bảo hộ lao động, chi tập huấn bồi dưỡng tay nghề, hỗ trợ đào tạo, phí hiệp hội ngành nghề mà Công ty là thành viên tham gia, các khoản dự phòng giảm giá hang tồn kho, trợ cấp thôi việc cho người lao động, chi phí đi công tác và các chi phí khác
g Các chi phí hoạt động tài chính của Công ty bao gồm: các khoản chi phí cho việc mua bán trái phiếu, tín phiếu, cổ phiếu, chi cho hoạt động liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, chi trả lãi tiền vay vốn đầu tư và kinh doanh, chi phí chiết khấu thanh toán, dự phòng giảm giá các loại chứng khoán, phí ngân hàng, chênh lệch tỷ giá, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư ra ngoài của Công ty
h Các chi phí hoạt động khác của Công ty bao gồm: chi phí cho thuê tài sản, chi phí nhượng bán thanh lý tài sản, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa, chi phí để thu tiền phạt, chi phí về tiền phạt vi phạm hợp đồng, giá trị tổn thất tài sản, nợ phải thu không thu hồi được và các khoản chi phí khác
Điều 16 Các khoản không được hạch toán vào chi phí
Công ty không được hạch toán vào chi phí hoạt động kinh doanh, chi phí hoạt động khác
mà phải lấy nguồn từ lợi nhuận sau thuế và các nguồn quỹ của Công ty tài trợ cho các khoản chi sau:
a Các khoản lỗ liên doanh, liên kết, lỗ từ các hoạt động đầu tư khác
b Các khoản chi thuộc nội dung chi của nguồn quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng
c Chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm tài sản cố định, các khoản chi đầu tư khác