Mục đích và phạm vi - Qui trình này được biên soạn nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, lưu chuyển, xử lý và quản lý văn bản đến, thủ tục phát hành và quản lý văn bản đi tron
Trang 1QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
MÃ SỐ : QT423-02/VP
LẦN BAN HÀNH : 02 NGÀY BAN HÀNH : 01/09/2011
NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI DUYỆT
Nguyễn Như Xuân Trịnh Khắc Thiệu Lê Văn Hay
NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ
Trang 2MỤC LỤC
Chương I - Qui định về nguyên tắc chung việc quản lý và tiếp
tế nội bộ của PC Điện Biên trong công tác văn thư lưu trữ 8
Mục 1 - Quản lý văn bản đi, văn bản lưu hành nội bộ 8
Trang 3Điều 19 Biểu mẫu quản lý công văn 13
Muc 3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 13
Trang 4I QUI ĐỊNH CHUNG
1 Mục đích và phạm vi
- Qui trình này được biên soạn nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, lưu chuyển, xử lý và quản lý văn bản đến, thủ tục phát hành và quản lý văn bản đi trong Công
ty Điện lực Điện Biên (PCĐB)
- Nhằm quản lý tốt các loại công văn đi – đến, đảm bảo công văn được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan nhanh chóng, chính xác, bí mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý
và sản xuất kinh doanh trong Công ty Điện lực Điện Biên
- Đảm bảo các loại công văn đi phải được soạn thảo theo mẫu thống nhất
- Đảm bảo việc sử dụng và quản lý các loại con dấu đúng mục đích và an toàn theo qui định của Nhà nước
- Nhằm phòng ngừa, quản lý và xử lý được sự mất mát, thất lạc các loại công văn
- Các tài liệu hiện hành phải sẵn có tại những nơi đang tiến hành các công việc mấu chốt để hệ thống quản lý luôn hoạt động có hiệu quả
- Việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi theo qui định của pháp luật và qui định này
- Qui định này áp dụng đối với nhân viên văn thư và các cá nhân có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý văn bản tại Văn phòng cơ quan Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực Điện Biên
2 Các tài liệu có liên quan
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2001/NĐ-CP
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTLTNN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2009 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung
NĐ 58/2001/NĐ-CP
- Quyết định số 0789/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương về việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
- Qui định thể thức trình bày văn bản ( lần 2) trong Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
ban hành kèm theo Quyết định số:1342/QĐ-EVN NPC ngày 11/7/2011 của Tổng Giám đốc
Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
3 Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt
Trong qui định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- PCĐB: Công ty Điện lực Điện Biên
- GĐ: Giám đốc
- PGĐ: Phó Giám đốc
- Ban Giám đốc: Là Giám đốc và các phó Giám đốc
- Cơ quan: Được hiểu là các phòng chức năng và Văn phòng PCĐB
Trang 5- Các từ viết tắt: Chánh Văn phòng (CVP), Phó Chánh Văn phòng (PCVP); Trưởng phòng (TP), Phó Trưởng phòng (PTP)
- Tổ Bảo vệ, Đội xe thuộc Văn phòng Công ty được viết tắt là: Tổ BV, ĐX
- Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng, gọi tắt là: Văn thư cơ quan
- Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng, gọi tắt là Lưu trữ cơ quan
- CBCNV: Cán bộ công nhân viên
- Văn bản đến: Là tất cả công văn giấy tờ mà cơ quan PCĐB nhận được từ nơi khác gửi đến
- Văn bản đi: Là tất cả các loại công văn giấy tờ mà cơ quan PCĐB phát hành và gửi đi
- Bản thảo văn bản: Là bản thảo được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan PCĐB
- Bản gốc văn bản: Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan PCĐB ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
- Bản chính văn bản: Là bản được photocopy từ bản gốc ra thành nhiều bản có giá trị như nhau
- Hồ sơ: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; Cơ quan ban hành văn bản, Thời gian ban hành hoặc một số đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân
trong Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc
II NỘI DUNG
Chương I QUI ĐỊNH VỀ NGUYÊN TẮC CHUNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN Điều 1 Nguyên tắc chung
1 Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan Công ty đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan
2 Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu
độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
3 Văn bản, tài liệu mật được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại qui định này
Trang 64 Văn bản do các đơn vị soạn thảo phải đảm bảo phù hợp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản với các qui định hiện hành của Nhà nước theo từng thời kỳ (qui định tại thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005) và các qui định của EVN NPC
Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác Văn thư lưu trữ
1 GĐ PCĐB hoặc PGĐ PCĐB, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong toàn PCĐB
2 CVP chịu trách nhiệm trước GĐ về công tác văn thư lưu trữ trong PCĐB và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan PCĐB theo các qui định của pháp luật và qui định này;
3 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc trong phạm vi, quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ theo các qui định của pháp luật và qui định này
4 CVP, Trưởng các phòng trong cơ quan PCĐB, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc PCĐB có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình theo đúng qui định của pháp luật và qui định này
5 Văn phòng PCĐB có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các phòng chức năng trong
cơ quan PCĐB, các đơn vị trực thuộc PCĐB lập hồ sơ công việc và các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư lưu trữ;
6 Mọi CBCNV trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh qui định của pháp luật và qui định này
Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan
1 Tổ chức của văn thư cơ quan
a) Cơ quan PCĐB có bộ phận văn thư thuộc Văn phòng Công ty
b) Văn thư của các phòng thuộc cơ quan PCĐB: Ký nhận văn bản từ văn thư cơ quan, vào sổ quản lý công văn của phòng và chuyển cho trưởng phòng Trưởng phòng là người trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, quản lý văn bản tại phòng mình phụ trách
2 Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
a) Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
b) Trình Lãnh đạo văn bản đến và chuyển các văn bản đã được xem xét, phân loại cho các phòng, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của Lãnh đạo
c) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
d) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộp bản lưu vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn
e) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản
f) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo qui định của pháp luật
g) Thực hiện việc scan văn bản đi – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý, tra cứu
và lưu trữ trên chương trình Eoffice
h) Thực hiện việc ký nhận văn bản đi – đến;
i) Phối hợp với các phòng chức năng bồi dưỡng cán bộ là công tác văn thư;
Trang 7j) Cụ thể hóa các văn bản của Nhà nước về quản lý công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan;
k) Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đối với các đơn vị
Điều 4 Tiêu chuẩn cán bộ văn thư lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách phải có trình độ tối thiểu trung cấp trở lên về nghiệp vụ văn thư lưu trữ Cán bộ làm công tác văn thư phòng phải được tập huấn
về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo qui định
Điều 5 Kinh phí dành cho hoạt động văn thư lưu trữ
Kính phí phục vụ công tác văn thư lưu trữ được đảm bảo theo chế độ qui định, được quản lý và sử dụng theo các qui định về tài chính của Nhà nước và của PCĐB
Điều 6 Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh và các thông tin kinh tế nội
bộ của PCĐB trong công tác văn thư lưu trữ
Mọi hoạt động liên quan đến bí mật Nhà nước, bí mật ngành Điện, bí mật kinh doanh
và các thông tin kinh tế nội bộ của PCĐB và các đơn vị trực thuộc trong công tác văn thư lưu trữ phải thực hiện theo Pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và Qui định “Bảo vệ bí mật Nhà nước và nội bộ PCĐB ” hiện hành
Mục 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN LƯU HÀNH NỘI BỘ Điều 7 Trình tự quản lý văn bản đi
1 Trước khi cấp số cho văn bản để phát hành, văn thư cơ quan có trách nhiệm thẩm tra lại thể thức trình bày, chữ ký, bản gốc có ký tắt và các phụ lục kèm theo nếu có Nếu văn bản không đáp ứng các yêu cầu qui định về thể thức trình bày văn bản, văn thư cơ quan gửi trả lại phòng đã soan thảo văn bản để yêu cầu hoàn chỉnh và trình ký lại
2 Cấp số công văn đi và phòng soan thảo văn bản theo đúng số lượng nơi nhận
3 Đóng dấu PCĐB , phân loại văn bản gửi đi và yêu cầu nơi soạn thảo fax nếu thời gian gấp
4 Scan văn bản, nhập thông tin văn bản đi và chuyển văn bản (bản mềm) theo chương trình Eoffice trong ngày theo địa chỉ nơi nhận
5 Làm thủ tục gửi văn bản đi (bản cứng) qua đường bưu điện theo địa chỉ nơi nhận cho các đơn vị ngoài cơ quan PCĐB
6 Lưu văn bản đi theo qui định
Điều 8 Lưu văn bản đi
1 Mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất 02 (hai) bản: 01 (một) bản gốc lưu tại Văn thư
cơ quan có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và chữ ký tắt của Trưởng phòng; 01 (một) bản chính lưu ở hồ sơ công việc của phòng hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản
2 Văn bản lưu tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi theo đúng qui định
Trang 83 Đối với văn bản nội bộ lưu tại nơi phát hành.
Điều 9 Văn bản nội bộ
1 Văn bản nội bộ là văn bản do Lãnh đạo các phòng chức năng ký mang tính chất thông báo, trao đổi ý kiến, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực mà phòng mình phụ trách
2 Các văn bản phát hành nội bộ do các phòng chức năng soạn thảo phát hành theo đúng thể thức tại Qui định (EVN NPC.VP/QĐ.01) Lãnh đạo phòng ký, chuyển văn thư cơ quan cấp số nội bộ và đóng dấu treo (nếu cần thiết)
3 Người ký các văn bản này chịu trách nhiệm trước GĐ và pháp luật về nội dung của văn bản
Điều 10 Bản sao văn bản
Việc sao các văn bản của PCĐB, các văn bản gửi đến PCĐB,do GĐ/PGĐ hoặc người được ủy quyền quyết định (Trừ những văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo qui định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật)
Những ý kiến ghi bên lề công văn chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan PCĐB, tuyệt đối không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan PCĐB Trường hợp những ý kiến ghi bên lề công văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với
cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan PCĐB, các phòng, Văn phòng được giao xử lý có nhiệm vụ thể chế hóa bằng văn bản hành chính để giao dịch
Điều 11 Chuyển phát và theo dõi văn bản đi
1 Văn thư cơ quan có nhiệm vụ ghi sổ theo dõi tất cả các công văn giấy tờ gửi đi các nơi để khi cần tra cứu trả lời chính xác, Lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp với kích thước và độ dày của văn bản đi; trình bày bì và viết bì đúng tên cơ quan hoặc tên người nhận, địa chỉ nơi nhận; Dán bì, dán tem; Ghi phiếu phát chuyển nhanh Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác (nếu có) lên bì theo qui định hiện hành
2 Chuyển phát văn bản trong nội bộ cơ quan
sau đó chuyển bản chính đến các phòng hoặc cá nhân trong cơ quan theo yêu cầu tại mục “Nơi nhận” hoặc yêu cầu của người ký
b) Vào 10h00 và 15h30 hàng ngày văn thư cơ quan đi đưa công văn, việc chuyển giao văn bản được thực hiện tại phòng chức năng
c) Các văn bản chuyển phát trong cơ quan PCĐB bao gồm: Văn bản gốc do các
phòng ký phát hành, các văn bản do Lãnh đạo Công ty ký phát hành, phiếu xử lý văn bản đến và hồ sơ kèm theo khi các phòng gửi bộ phận văn thư phát hành…
d) Việc giao nhận văn bản giữa văn thư cơ quan với các phòng được thể hiện trên sổ giao nhận, có ký nhận của nhân viên được giao nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến của phòng e) Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bản
đi qua bưu điện và phải có chữ ký của nhân viên bưu điện và dấu bưu điện f) Việc chuyển phát nhanh công văn, giấy tờ ra nước ngoài phải có ý kiến đề nghị của Trưởng phòng, CVP/PCVP hoặc người được ủy quyền
Trang 9g) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo qui định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
h) Trường hợp văn bản khẩn hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người ký thì phải được chuyển ngay và phải đảm bảo đúng thời hạn như yêu cầu
i) Trường hợp đặc biệt, nếu cần nhận văn bản trực tiếp, cơ quan được nhận văn bản phải có giấy giới thiệu và phải được CVP hoặc PCVP đồng ý trước khi ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi của văn thư cơ quan
j) Văn phòng có trách nhiệm phát hành tất cả các loại văn bản do PCĐB ban hành Để đảm bảo cho văn bản gửi đi được chính xác, đầy đủ, kịp thời và đúng địa chỉ, trong quá trình ghi sổ văn bản gửi đi, người ghi sổ phải có nhiệm vụ kiểm tra lại tổng thể văn bản như:
Số, ký hiệu, ngày tháng năm, dấu, nơi nhận văn bản xem có thiếu sót, nhầm lẫn gì không Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Những văn bản Bưu điện trả lại (do không có người nhận, thay đổi địa chỉ ) phải chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản và ghi chú vào
sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết
k) Văn bản gửi đi sẽ được phát hành theo nơi gửi và nơi nhận trên văn bản, trường hợp
có yêu cầu khác thì phải có đề nghị với văn thư để kịp thời điều chỉnh
Điều 12 Chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice
1 Tất cả văn bản đi (kể cả văn bản nội bộ) của PCĐB sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm scan và nhập thông tin công văn đi vào chương trình Eoffice, chuyển văn bản bằng chương trình Eoffice trong ngày theo địa chỉ nơi nhận Nếu nơi nhận có các phòng của cơ quan PCĐB liên quan thì chỉ chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice (bản mềm) cho các phòng đó; Bản có dấu đỏ (bản cứng) được chuyển sau bằng đường bưu điện cho các đơn vị trực thuộc theo địa chỉ nơi nhận
2 Hàng ngày văn thư cơ quan chuyển văn bản đi bằng chương trình Eoffice đến Văn phòng, các phòng cơ trong cơ quan công ty và các đơn vị thành viên vào lúc 10h00’, 14h00’
và 16h00’ (không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc)
Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 13 Qui định về việc gửi văn bản đến PCĐB
Để đảm bảo cho việc xử lý văn bản được chính xác, không bị chồng chéo PCĐB qui định các công văn, tờ trình đề nghị giải quyết công việc …, chỉ gửi duy nhất 01 bản đến địa chỉ nơi nhận ví dụ: Công ty Điện lực Điện Biên, số 904 - Đường 7/5, Phường Mường
nguồn và lưới điện, sự cố mạng viễn thông đề nghị fax trước hoặc chuyển bằng chương trình Eoffice và gọi điện để xác nhận đã chuyển văn bản tới Văn thư PCĐB, sau đó gửi bản chính theo đường bưu điện về PCĐB
Điều 14 Trình tự quản lý văn bản đến
Trang 101 Tất cả mọi văn bản gửi đến cơ quan PCĐB bất kỳ từ nguồn nào (bưu điện, gửi tay, fax, qua E-Office), kể cả đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến PCĐB phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan theo trình tự sau
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
b) Scan văn bản đến (bản cứng) đính kèm vào chương trình Eoffice
c) Trình, chuyển giao văn bản đến
d) Giải quyết văn bản, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
2 Những văn bản đến không làm thủ tục theo trình tự quản lý văn bản đến qui định tại khoản 1 Điều này, các phòng và cá nhân thuộc cơ quan PCĐB không có trách nhiệm giải quyết
Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1 Văn thư cơ quan khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo ngay cho CVP/PCVP, đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua chương trình E-Office, nhân viên văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản v.v trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo CVP/PCVP xem xét giải quyết
2 Văn thư không được bóc bì các loại bì văn bản đến sau đây:
a) Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Công đoàn và các tổ chức đoàn thể khác trong cơ quan PCĐB
b) Đối với bì gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
“Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư cơ quan đăng ký số ngoài bì vào sổ đăng ký công văn đến và chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì
d) Bì các hồ sơ đấu thầu, chọn thầu
3 Văn thư cơ quan được phép bóc tất cả các loại bì văn bản gửi đến PCĐB (trừ các văn bản được qui định ở khoản 2 Điều này) và làm thủ tục đăng ký văn bản Khi bóc bì phải thực hiện theo hướng dẫn sau:
a) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời
b) Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, cần soát lại bì tránh để sót văn bản c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì Trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết
d) Nếu văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận, đóng dấu công văn đến vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản