Luận văn công nghệ thông tin Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên

Qua một thời gian phân tích, tìm hiểu, nghiêncứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương trình em đã bước đầu phân tích và thiết kế hệ th

Mục Lục

Mục Lục 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I 2

GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2

1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access 2

1.1.1 Khái niệm về MS Access 2

1.1.2 Giới thiệu các công cụ MS Access cung cấp 3

CHƯƠNG II 11

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 11

2.1 Mục đích của bài toán 11

2.1.2 Giới thiệu về hệ thống 13

2.1.3 Quy trình xử lý thông tin 14

2.1.4 Đánh giá hệ thống cũ 19

2.1.5 Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 19

2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 20

2.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 21

2.3.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu 21

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 22

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23

2.3.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 24

2.4 Sơ đồ các thực thể liên kết 28

2.5 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu 29

CHƯƠNG III 31

THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31

3.1 Các bảng cơ sở dữ liệu 31

3.2 Thiết kế các bảng 35

3.3 Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu 37

CHƯƠNG IV 38

1 Thiết kế Form giao diện 38

2 Chức năng tìm kiếm thông tin 42

Thiết kế Report( Báo cáo ) cho các bảng 42

KẾT LUẬN 45

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển của xã hội như ngày nay thì công nghệ thông tin đã trở lênquan trọng với tất cả các ngành trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh

mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý…Từ việc xâydựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý đơn giản.Máy tính giúp chúng ta cập nhập,tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất

Ở nước ta hiện nay tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trongcông tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của mình.Các bàitoán quản lý vô cùng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề Cùng với xu thế

đó việc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở lên hết sức cầnthiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường

Với những kiến thức đã được học hỏi và vận dụng lý thuyết đó vào côngviệc thực tiễn là xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện” Tuy rằng lĩnh vực quản

lý thư viện không còn quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi, từng lúc nó vẫn mangtính hiện thực và hết sức cần thiết Qua một thời gian phân tích, tìm hiểu, nghiêncứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế

của chương trình em đã bước đầu phân tích và thiết kế hệ thống “Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên” trên

ngôn ngữ Access

Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của cô “NGUYỄN THỊLAN ANH ” em đã hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp này Do điều kiện thời giantrong quá trình làm em còn có nhiều thiếu sót Em rất mong sự đóng góp ý kiến

của các bạn đặc biệt là cô NGUYỄN THỊ LAN ANH giúp em hoàn thiện kiến

thức cũng như kinh nghiệm cho bài sau

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access

1.1.1 Khái niệm về MS Access

MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hang Microsoft chạy

trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng

Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá caotrong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay Do tính linhhoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng So với công việc phải lập trìnhvất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với Access chỉ cầnthực hiện những thao tác đơn giản

Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà còn là một hệ quản trị

cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database).Access cung cấp công cụ Wizard để

tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng,Ta có thể sử dụng việcphân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mớibước vào tin học.Với Wizard và các phương tiện hoạt động khác, sẽ tiết kiệmđược thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế công trình

Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truyvấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đốitượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin

và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

MS Access được coi là một chương trình dễ sử dụng và phổ biến bởi nó đi

Server, Foxpro đòi hỏi người tìm hiểu phải có những kiến thức nhất định về tin học và sự tư duy logic để có thể lập trình được.

MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo

hỗ trợ người dung Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa dữ liệu MSAccess hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành tin học Với Wizard vàcác phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm thời gian , công sức trongviệc thiết kế, xây dựng chương trình…

1.1.2 Giới thiệu các công cụ MS Access cung cấp

MS Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản

Trường dữ liệu:

Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một truờng dữ liệu Mỗi trường

dữ liệu sẽ có tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như:Kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng…

Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu Trong Access, trường dữliệu có thể nhận một trong các kiểu sau

Số: Số thực, số nguyên theonhiều kiểu

Số nguyên tự động đượcđánh số

Lưu trữ dữ liệu kềm kí hiệutiền tệ

Lưu trữ các siêu liên kết( Hyperlink)

Âm thanh, hình ảnh, đồhọa…

Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trênmôi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ

đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.

Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thểkiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nàonhư các ngôn ngữ lập trình khác

Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm địnhDefault value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box chocác trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và saisót trong quá trình nhập liệu

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa cácbảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc Do đó người dùng không phải kiểm tratính toàn toàn vẹn dữ liệu khi nhập

Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:Tạo bảng:

+ Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục

Chỉnh sửa cấu trúc bảng

Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểmtra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập

Mỗi bảng trong một CSDL đều có một khóa cơ bản trong Microsoft Accesstùy theo từng tính chất quan trọng của bảng này hay từng CSDL mà ta chọn khóachính cho phù hợp.

Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa làkhóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” trên thanh công cụ để thực hiện chọnkhóa

+ Định nghĩa khoá quan hệ:

Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo choAccess biết cách thức quan hệ giữa các bảng Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liênkết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu

* Truy vấn (Query )

Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó Có thể nóisức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo Trong Access có 2 loại truyvấn:

+ Truy vấn lựa chọn ( Select Query):

Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ cácbảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó

+ Truy vấn hành động:

Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý dữ liệu nào đó Ví dụ xoá dữliệu ( Query Delete ), cập nhập dữ liệu ( Query Update), chèn dữ liệu ( QueryAppend), tạo bảng (Query Make Table)

Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả năngtìm kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp Việc sử dụng các hàm tự định nghĩatrong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin ,tăng tính đadạng,

mềm dẻo của thông tin đầu ra

 Biểu mẫu (form )

Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị dữliệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó Các mẫu biểuđược dùng để trình bày một chương trình hoàn toàn theo ý muốn của người thiết

kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn

Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặcmột Modul đáp ứng một sự kiện nào đó

Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứngdụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khácnhau

+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu

+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng

+ Nhập các dữ liệu vào chương trình

+ Hiển thị các thông báo

Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặcxem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo cáchộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng

Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin.Tuy nhiên, trên biểu mẫu(Form ),giao diện thân thiện hơn nhiều Biểu mẫu là công cụ mạnh của Accsessđược dùng để:

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức giao diện chương trình

- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn

- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng

Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:

Biểu mẫu một cột (Single Column ):

Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu

có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình,trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng,hình chữ nhật haytrang trí các hình ảnh…Với biểu mẫu,người ta thường sử dụng

Biểu mẫu nhiều cột dạnh bảng (Tabular ) :

Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sangphải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhương ưu tiên hơn là ta

có thể tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thìkhông thể làm được

Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form ):

biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan

hệ một - nhiều.Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng các List Box đểlựa chọn thông tin,hạn chế việc gõ bằng bàn phím

Biểu mẫu đồ hoạ ( Graph ) :

Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quarthoongs kê theodạng cột phần trăm (%), đồ thị…làm chokeets quả có tính trực quan giống nhưtrong Word,Excel…

* Báo cáo (report ):

Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in,

tổng hợp các dữ liệu được chọn

Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau

đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước

Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lýhoàn thiện.Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy.Thiết kế các báobiểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian.tuy nhiên,với Access thì côngviệc trở nên thuận tiện hơn nhiều Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báobiểu.Trong đó,người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard,vượt xa các công

cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũngnhư tốc độ

Khác với Form,Report chỉ kết xuát thông tin chứ không thể cập nhật dữliệu Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm ( Group/Total ), báo biểu

Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điềnvào Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểmtra.

Phạm vi sử dụng của báo biêutrong Access chủ yếu là:

- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu

- Sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu,thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổnghợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau

Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel…

* Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access:

+ Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo chomột bảng hoặc một truy vấn

+ Có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc AccessBasic

+ Các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ ( được gọi

là chương trình nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng sự kiện trênbáo cáo

+ Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các câulệnh SQL

+ Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF

+ Có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in.

* Macro:

- Macro tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự độngbất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo macro Vớimacro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng

các bảng, mẫu biểu, truy vấn…Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soátcác phím nóng Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.

- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một dự kiện của Access Đặc biệt là

sự kiện On Click của nút lệnh

- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một menu đơn giản

- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mậtkhẩu Gắn macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện macro từ bất

kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu

* Module

Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự động Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu,các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh,các vòng lặp…làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kiết xuất thông tin Ngoài ra,ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng như của Win dow để đưa vào chương trình Người

sử dụng có thể tự viết thêm các hàm,thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Mục đích của bài toán

Bài toán quản lý thư viện là một trong những bài toán mà được rất nhiều

trường học ở nước ta hiện nay quan tâm Việc tin học hoá làm cho công việc trởnên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp và mang tính bảo mật cao đối vớinhững người sử dụng khác nhau

Khảo sát thực tế ở trường THPT nắm rõ được những thông tin, yêu cầu đặt ratrong công tác quản lý thư viện đi đến việc xây dựng Hệ thống quản lý thư việncho nhà trường sao cho phải đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ, giao diện thân thiệnvới người sử dụng Mục đích xây dựng hệ thống là giảm bớt sức lao động của conngười, tiết kiệm được hời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn so vớiviệc làm thủ công quản lý trên giấy tờ

2.1.2 Giới thiệu về hệ thống

Thư viện là môi trường đặc biệt dành cho việc nghiên cứu và học tập củahọc sinh, giáo viên.và tất cả những ai có nhu cầu học tập và nghiên cứu Quản lýthư viện phải quản lý việc nhập sách, mượn trả sách của các bạn đọc thư viện,quản lý tình hình độc giả,… Vì vậy cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thưviện hiện đại sử dụng hệ thống máy tính quản lý tự động, chính xác, nhanh chóng.Trong hệ thống có thủ thư (quản lý hệ thống), các nhân viên quản lý nhập sách vàkiểm tra sách, nhân viên quản lý mượn trả sách, nhân viên quản lý độc giả…đảmnhận các công việc khác nhau trong thư viện Hệ thống quản lý thư viện em sẽ xâydựng có khả năng tự động thực hiện các công việc sau: quản lý nhập sách, quản lýnhận độc giả mới, quản lý mượn trả sách và báo cáo thống kê

2.1.3 Quy trình xử lý thông tin

 Nhập sách

Mỗi khi có bổ sung sách mới thì phòng thư mục có trách nhiệm kiểm tra sốsách đó đã có hay chưa Nếu chưa thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã sốmới Ngược lại thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật thêm số lượng

Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc Phần nhậpthông tin mã sách bao gồm 8 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:

 4 ký tự đầu tiên được nhập vào theo thông tin của mã tài liệu

 4 ký tự tiếp theo là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999Khi nhập mã sách thì chương trình sẽ lần lượt kiểm tra xem mã tài liệu đó

đã có trong khu sách chưa, nếu tìm thấy sẽ tiếp tục nhập thêm vào, ngược lại khikiểm tra không thấy trong thể loại đã có thì thông báo “không có mã thể loại này”,thì phải thêm thể loại mới vào tủ sách và bắt đầu gắn mã sách vào sách Dưới đây

là các biểu mẫu tiêu biểu cho việc quản lý sách:

Trường THPT PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH

Sư Phạm

Thái Nguyên Mã số sách:……….

Tên sách :……….……

Tập : ……… Số lượng : ………

Năm xuất bản : ……… Ngôn ngữ : ……….…………

Mã Nhà Xuất Bản………Tên Nhà xuất bản : ………

Mã thể loại : ………Tên Thể loại : ……… …

Tác giả : ……… Khu : …

Kệ : Ngăn : … ……

Hình 1 : Phiếu quản lý sách

Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện

Cập nhật sách

 Điều kiện bắt đầu :

 Khi sách trong thư viện được Học Sinh mượn

 Thủ thư phải nắm được số lượng sách còn trong thư viện và cập nhật thông tin đó lên hệ thống để HS tra cứu

 Thông tin đầu vào : Sách trong thư viện giảm

 Kết quả đầu ra : Tình hình sách trong hệ thống

 Địa điểm : Thư viện

 Thời gian : Bất cứ khi nào sau khi HS mượn sách

 Quy tắc : Phải thường xuyên cập nhật thông tin sách trong thư viện

 Nhận độc giả mới

Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ Phòng bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký và bạn đọc khai báo vào mẫu theo hình thức như sau :

Hình 2 : Phiếu đăng ký

Trường THPT PHIẾU ĐĂNG KÝ

Sư Phạm

Thái Nguyên Họ và tên :……….Năm sinh : …………

Địa chỉ thường trú :……….…………

Học sinh lớp: ……….………

Ngày đăng ký : ………….………

Sau đó bạn đọc sẽ được phòng phục vụ bạn đọc cấp thẻ độc giả và mỗi thẻ độc giả sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau : Số : ………

THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SƯ PHẠM THÁI NGUYÊN

THẺ ĐỘC GIẢ Họ tên : ………

Lớp : ……… …… …

Ngày cấp : ……… …

Thời hạn : ……… ………… ………… ………

Ngày …… Tháng …… Năm………

Trưởng phòng bạn đọc

Hình 3 : Đăng ký làm thẻ

 Quá trình mượn sách

Tra cứu sách

 Điều kiện bắt đầu : Học sinh có nhu cầu mượn sách

 Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn

 Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn

 Địa điểm : Thư viện

 Thời gian : Từ thứ 2 thứ 6

 Quy tắc :

 Phải nhập các thông tin liên quan đến sách muốn mượn để tiệncho việc tìm kiếm như: Tên sách, Tác giả,…

 Phải nhập mã Học Sinh trước khi cho mượn sách

Lập phiếu yêu cầu

 Điều kiện bắt đầu : Sau khi tra cứu sách xong Học Sinh sẽ lập phiếu yêucầu

 Thông tin đầu vào : Danh sách sách muốn mượn

 Kết quả đầu ra : Một phiếu yêu cầu trên đó có thông tin của Học Sinh vàthông tin sách cần mượn, ngày mượn

 Địa điểm : Thư viện

 Thời gian : Bất cứ khi nào muốn mượn từ thứ 2 thứ 6

 Quy tắc : Phải ghi chính xác thông tin của mình và của sách cầnmượn

Khi độc giả đến mượn sách sẽ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếukiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách

và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn

để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sáchđộc giả mượn sách trong ngày đó.

Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn đểmượn

Trong quá trình theo dõi việc mượn sách, nếu như độc giả chỉ mượn và thamkhảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày.

Nếu như độc giả mượn về để tham khảo trong thời gian cho phép mà vượtthời gian cho phép thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm cácdanh sách độc giả trễ hạn để gửi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn

 Báo cáo thống kê

Đối với công tác phòng đọc ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêucầu bạn đọc còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được

số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau:

Trường THPT BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC

Hình 6 : Báo cáo tình hình độc giả

Trường THPT BÁO CÁO MƯỢN QUÁ HẠN

Ngoài ra còn phải thống kê số lượng của sách có trong thư viện để có thể biết rồi nhập thêm sách vào

Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ đồng thời xây dựng một hệ thống thưviện mới hiện đại, hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu củaHọc Sinh và cán bộ giảng dạy Cụ thể là:

Bổ sung thêm nhiều đầu sách làm phong phú thêm nguồn tài liệu học tập cũng nhưgiải trí của độc giả

Sử dụng hệ thống máy tính hiện đại hóa những công việc thủ công trước kia nhưcập nhật thông tin các loại sách, thông tin về độc giả

 Lợi ích của xây dựng hệ thống mới

Khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ như tốc độ xử lý dữ liệu trong

hệ thống nhanh hơn, bớt chi phí về mặt thời gian mà độ chính xác cao, tuy nhiênchi phí để thực hiện hệ thống cao đòi hỏi cao về kỹ thuật, trình độ của các nhânviên

2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD)

2.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Báo cáo sách quá hạn

QUẢN LÝ

ĐỘC GIẢ

Cập nhật sách

Thống kê sách có

Thống kê độc giả

Báo cáo mượn trả sách

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

TÌM KIẾM SÁCH QUẢN LÝ

SÁCH

THỐNG KÊ - BÁO CÁO

Cập nhật nhà xuất bản

Tìm kiếm theo tác giả

Tìm kiếm theo tên sách

Tìm kiếm theo

mã sách

Tìm kiếm theo nhà xuất bản

Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có cácmối liên hệ với nhau Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử lýthông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiệnchúng trong hệ thống.

Để biểu diễn chức năng ta có một số quy tắc:

* Mô tả đường đi của dữ liệu

+ Tên của đường dùng danh từ, nột tả vắn tắt nội dung của dữ liệu

+ Ký hiệu: sử dụng mũi tên gắn tên đường đi

* Mô tả kho dữ liệu

+ Tên kho phải dùng danh từ, tên kho sao cho nột tả dữ liệu bên trong lưu trữ + Ký hiệu: sử dụng 2 đường thẳng song song

* Mô tả tác nhân ngoài

+ Tên tác nhân ngoài là một thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổithông tin với hệ thống Tên tác nhân ngoài thường sử dụng danh từ

+ Ký hiệu sử dụng hình chữ nhật

* Mô tả tác nhân trong

Tên chức năng

+ Tên tác nhân trong sử dụng động từ Tác nhân trong có thể là một chứcnăng, là một hệ thống con có liên quan đến hệ thống hiện tại nhưng nó được biểuhiện ở trang khác

Đơn xin làm thẻ

Phiếu mượn, trả sách

Sách mượnThẻ thư viện

Yêu cầu

TT phản hồi

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý độc giả

Thống kê báo cáo Tìm kiếm

Quản lý sách