Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ NGA TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ Luận văn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ Chuyên ngành: Lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 62 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học

và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp bộ nhưng đã được chú thích cụ thể

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014

TÁC GIẢ

Phạm Thị Nga

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

6 Bộ TN&MT Bộ Tài nguyên và Môi trường

8 Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

9 Bộ KH&CN Bộ Khoa học và Công nghệ

11 Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động Thương binh và Xã hội

13 Bộ TT&TT Bộ Thông tin và Truyền thông

14 Bộ VHTT&DL Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng Error! Bookmark not defined.

7 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined.

8 Đóng góp của đề tài Error! Bookmark not defined.

9 Bố cục của luận văn Error! Bookmark not defined.

NỘI DUNG Error! Bookmark not defined.

Chương 1 THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ

SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Error! Bookmark not defined.

1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not defined

1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined

1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ

CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ

Error! Bookmark not defined.

2.1 Những quy định chung về công tác quản lý‎ và khai thác, sử dụng hồ sơ

cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

Error! Bookmark not defined.

2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ,

công chức Error! Bookmark not defined.

2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

2.2.3 Việc lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not

defined.

2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not

defined.

2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan

nhà nước cấp bộ Error! Bookmark not defined.

2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark not

defined.

2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chứcError! Bookmark

not defined.

2.4 Đánh giá chung Error! Bookmark not defined.

2.4.1 Ưu điểm: Error! Bookmark not defined 2.4.2 Hạn chế, tồn tại Error! Bookmark not defined 2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế Error! Bookmark not defined.

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ

VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC

CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP BỘ Error! Bookmark not defined.

3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác sử

dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ Error!

Bookmark not defined.

3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC Error!

Bookmark not defined.

3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác

hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined 3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Error!

Bookmark not defined.

3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng

hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CCError! Bookmark not defined.

3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CCError! Bookmark not

defined.

3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thông tin trích ngang lên mạng

nội bộ Error! Bookmark not defined.

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 9 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined.

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quản lý, sử dụng con người nói chung và cán bộ, công chức nói riêng

là vấn đề cốt lõi, quan trọng được xác định trong Nghị quyết Đại hội đại biểu

toàn quốc lần thứ XI của Đảng “Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý

các cấp, nhất là cấp trung ương, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế” Tại Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá X về các văn kiện trình Đại hội XI của Đảng do đồng chí Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh trình bày ngày 12 tháng 01 năm 2011 nêu

rõ: “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng

yêu cầu của tình hình mới” và “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác cán bộ: tập trung vào đổi mới tư duy, cách làm, khắc phục những yếu kém trong từng khâu của công tác cán bộ”

Như vậy, để thực hiện chủ trương của Đảng đã đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con người là nhiệm vụ cấp bách, vừa cơ bản, vừa lâu dài và phải thực hiện thường xuyên, có hiệu quả

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người (cán bộ, công chức ) kể từ khi cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là CB,CC) bắt đầu được tuyển dụng hoặc được điều động, luân chuyển vào làm việc tại

cơ quan, tổ chức đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến CB,CC tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là hồ sơ CB,CC

Hồ sơ CB,CC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực

về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình

độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của người CB,CC Nếu quản lý tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu, nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người CB,CC đồng thời giúp cho việc xây dựng quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả năng, phát huy hiệu quả lao động, bố trí đúng người đúng việc, thực hiện chế

độ chính sách được đầy đủ và chính xác

Đối với mỗi cá nhân, hồ sơ CB,CC cũng là những căn cứ pháp lý không có gì thay thế để đảm bảo quyền lợi của chính mình, không chỉ trong suốt cuộc đời mình mà còn liên quan đến cả thế hệ sau này Hồ sơ CB,CC không chỉ có ý nghĩa đối với từng cơ quan, mỗi cá nhân mà còn có ý nghĩa

đối với cả quốc gia, dân tộc bởi những trang sử rạng rỡ của đất nước là do bao thế hệ xây đắp, những người có công lao, thành tích đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Hồ sơ CB,CC là một phần không thể thiếu để lưu truyền mãi mãi cho hậu thế những nhân vật lịch sử tiêu biểu trên các lĩnh vực hoạt động ở tất cả các ngành, các cấp Vì vậy việc giữ gìn, quản lý và khai thác, sử dụng tốt hồ sơ CB,CC trong mỗi cơ quan là vấn đề quan trọng

Theo Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm

2001, bộ và cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực công tác của mình, các cơ quan bộ đã và đang quản lý một khối lượng lớn CB,CC Mỗi cá nhân có một hồ sơ CB,CC được quản lý tại Vụ Tổ chức cán

bộ (sau đây viết tắt là Vụ TCCB) và Phòng Lưu trữ của bộ

Trong đó, để quản lý số CB,CC đã và đang công tác tại các cơ quan bộ

là vấn đề cần được quan tâm Số CB,CC công tác tại các bộ từ khi được tuyển dụng đến khi được nghỉ hưu chiếm phần lớn Việc quản lý hồ sơ của những đối tượng này khá thuận lợi và bảo đảm tính liên tục Tuy nhiên, cũng có một

số CB,CC từ các cơ quan khác được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái đến bộ Việc quản lý hồ sơ của nhóm đối tượng này đang bọc lộ những vấn đề khó khăn và bất cập cần phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học do

cơ quan bộ không quản lý cán bộ từ đầu (tuyển dụng) nên không theo dõi hồ

sơ cán bộ đó liên tục Như vậy, các bộ chỉ đóng vai trò là cơ quan sử dụng chứ không phải cơ quan tuyển dụng do nhiều CB,CC được tuyển dụng ở nơi khác sau đó được luân chuyển, điều động, biệt phái đến bộ Trong thực tế, không ít trường hợp cán bộ thuộc đối tượng này có những vi phạm về bằng cấp (sử dụng bằng giả, lý lịch sai ) mà phải sau một thời gian mới phát hiện

để xử lý Nguyên nhân một phần do công tác quản lý, sử dụng hồ sơ CB,CC chưa có hiệu quả

Để phục vụ tốt công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan bộ thì việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC là khâu vô cùng quan trọng Trong thời gian qua, công tác này chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện đúng với vị trí và vai trò của nó Do đó nội dung, hình thức, phương tiện quản

lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC còn nhiều hạn chế và bất cập, không đáp ứng được việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo số lượng, chất lượng

và cung cấp thông tin nhân sự theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của công tác cán bộ

Để góp phần khắc phục những bất cập trong công tác quản lý và khai

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ, chúng tôi chọn đề tài “Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ” để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý,

tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC

- Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ

- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi xác định đối tượng nghiên cứu là

hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hưu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ và hiện đang được bảo quản tại các cơ quan bộ

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ mà chưa có điều kiện tìm hiểu việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ

Để có tư liệu từ thực tế, chúng tôi tiến hành khảo sát trực tiếp tại 6 cơ quan bộ, gồm: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và công nghệ, Bộ Văn hóa-Thể thao và Du lịch Ngoài ra còn gửi phiếu khảo sát đến các bộ còn lại như: Bộ Công an, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao

động, Thương binh và Xã hội, Văn phòng Chính phủ để có nhiều tư liệu so sánh, đưa ra các giải pháp khi cần thiết

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

vụ sau:

Một là, hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về quản lý và khai

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC

Hai là, nghiên cứu những quy định của nhà nước về công tác quản lý và

khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC

Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý và khai

thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ để đánh giá thực trạng, phân tích những ưu điểm, hạn chế của công tác này

Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực

tế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản

lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nước cấp bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong hệ thống về công tác lưu trữ, vấn đề quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận Phải mất một thời gian khá dài không có văn bản quy định của nhà nước về vấn đề này

Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi cũng rất ít Trong mấy năm trở lại đây vấn đề này mới được quan tâm song vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một

số đề tài, bài viết đáng chú ý như:

Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài

Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự do Thạc sĩ Lã Thị Hồng

làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin-Tư liệu Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước); Niên luận Cơ sở lý luận khoa học để quản lý và quy

định thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan cấp

Bộ của sinh viên Vũ Đức Trung năm 2003 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)

Hai là, nghiên cứu về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhưng ở một bộ,

ngành cụ thể như: Đề tài Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ

ngành thống kê của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Trần Xuân Anh: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công

tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đô Khóa

luận tốt nghiệp 2004, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

2 Đàm Thị Lan Anh: Khai thác sử dụng giá trị thông tin của tài liệu

lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý tại Cục Tổ chức cán bộ - Bộ Công an Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10/2010

3 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền: Lý luận và

thực tiễn công tác lưu trữ Nhà xuất bản Đại học và Trung học

chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990

4 Nguyễn Thị Hà: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ

quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội

vụ quản lý Khóa luận tốt nghiệp 2011 Tư liệu Khoa Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Hà Nội

5 Nguyễn Thị Hiệp: Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự, Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007

6 Nguyễn Thị Hiệp: Thiết lập, tiếp nhận và bảo quản hồ sơ cán bộ,

công chức, viên chức Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2008

7 Lã Thị Hồng (chủ nhiệm): Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản

hồ sơ nhân sự Năm 2006 Phòng Thông tin-Tư liệu Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước

8 Lã Thị Hồng: Quản lý hồ sơ trong thực hiện cơ chế một cửa ở các

cơ quan, tổ chức hiện nay, Kỷ yếu Hội nghị khoa học 45 năm hoạt

động nghiên cứu khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ, năm

2007 Phòng Thông tin-Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

9 TS Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử

dụng tài liệu lưu trữ hiện nay Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số

9/2009

10 Vũ Thu Huyền: Một số đề xuất về cách thức phục vụ khai thác

nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2011