Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước

LỜI CẢM ƠN Để thực hiện được đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các công ty TNHH không có vốn sở hữu của nhà nước” tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ nhiều phía: Trước hết, tôi xi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

TRƯƠNG THỊ MAI ANH

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lưu trữ học

Mã số : 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Hà Nội, 2015

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện được đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các công

ty TNHH không có vốn sở hữu của nhà nước” tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ

nhiều phía:

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS Nguyễn Minh Phương, người đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý kiến cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - những người đã luôn giúp đỡ và chia sẻ rất nhiều thông tin quý báu giúp tôi hoàn hành đề tài nghiên cứu của mình

Ngoài ra, chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các nhân

sự chuyên môn, nhân sự trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tại các công ty TNHH mà chúng tôi đã đến khảo sát

Luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được những ý kiến phản hồi và góp ý

Xin chân thành cảm ơn!

HỌC VIÊN

Trương Thị Mai Anh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này chưa từng được công bố trong bất

cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác, các tài liệu tham khảo đã được chú thích

TÁC GIẢ

Trương Thị Mai Anh

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 7 PHẦN NỘI DUNG Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƯỚC Error! Bookmark not defined

1.1 Đặc điểm chung của các Công ty TNHH không có vốn sở hữu nhà nước

Error! Bookmark not defined

1.1.1 Khái niệm và phân loại về các Công ty TNHH không có vốn sở

hữu của nhà nước Error! Bookmark not defined

1.1.2 Vai trò của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở

hữu nhà nước trong nền kinh tế quốc dân.Error! Bookmark not defined

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và một số đặc điểm khác của các Công ty trách

nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước.Error! Bookmark not defined

1.2 Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở

hữu nhà nước Error! Bookmark not defined

1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu

nhà nước Error! Bookmark not defined

1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các

Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined

Tiểu kết Chương 1 Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ở CÁC CÔNG TY TNHH KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƯỚC Error! Bookmark not defined

2.1 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các Công ty trách nhiệm hữu hạn

không có vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined 2.1.1 Các văn bản quy định về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined

2.1.2 Tổ chức và nhân sự làm công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ

Error! Bookmark not defined

2.1.3.Kho bảo quản và trang thiết bị cơ sở vật chất cho công tác

lưu trữ Error! Bookmark not defined 2.1.4 Phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.Error! Bookmark not defined

2.1.5 Đâù tư kinh phí làm công tác lưu trữ.Error! Bookmark not defined

2.2 Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ ở các Công ty trách nhiệm hữu

hạn không có vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined 2.2.1 Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữError! Bookmark not defined

2.2.2 Phân loại tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.3 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệuError! Bookmark not defined

2.2.4 Công cụ thống kê, tra tìm tài liệu.Error! Bookmark not defined

2.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữError! Bookmark not defined

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Error! Bookmark not defined

2.3 Nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các ở Công ty

trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước.Error! Bookmark not defined

2.3.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 2.3.2 Hạn chế Error! Bookmark not defined

2.4 Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ

ở Công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined

2.4.1 Nguyên nhân từ phía các công ty trách nhiệm hữu hạn Error! Bookmark not defined

2.4.2 Nguyên nhân từ phía Cơ quan quản lý Nhà nước về công tác

lưu trữ Error! Bookmark not defined Tiểu kết chương 2 Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở CÔNG TY TNHH KHÔNG CÓ VỐN SỞ HỮU NHÀ NƯỚC Error! Bookmark not defined

3.1 Nhóm giải pháp dành cho các công ty trách nhiệm hữu hạn không có

vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined

3.1.1 Nâng cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm

của nhân sự làm công tác lưu trữ Error! Bookmark not defined

3.1.2 Tổ chức phòng/ bộ phận chuyên trách về lưu trữ tại các Công ty

trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước Error! Bookmark not defined

3.1.3 Đầu tư hệ thống cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ

Error! Bookmark not defined

3.1.4 Cần ban hành văn bản quy định công tác tổ chức quản lý tài liệu

lưu trữ Error! Bookmark not defined

3.1.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.Error! Bookmark not defined

3.1.6 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm Error! Bookmark not defined

3.2 Nhóm giải pháp dành cho phía cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực

lưu trữ Error! Bookmark not defined

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ trong các

doanh nghiệp Error! Bookmark not defined 3.2.2 Thành lập Trung tâm lưu trữ doanh nghiệpError! Bookmark not defined

3.2.3 Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp làm dịch vụ lưu trữ tài liệu

được thành lập Error! Bookmark not defined Tiểu kết Chương 3 Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

Công ty TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn

TCKT SDTL Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Trong những năm qua, cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, số lượng

và quy mô các doanh nghiệp ở nước ta đã tăng nhanh, đóng góp tích cực vào việc thực hiện chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, tạo việc làm cho người lao động, góp phần giải quyết các vấn đề an sinh xã hội, xóa đói, giảm nghèo Đồng thời, doanh nghiệp là một bộ phận chủ yếu tạo ra GDP, có tính quyết định trong việc giữ vững nhịp độ tăng trưởng kinh tế ổn định ở mức cao và tác động tích cực vào chuyển dịch cơ cấu kinh tế cũng như biến đổi các vấn đề đời sống xã hội Theo số liệu công bố mới nhất tại niêm giám thống kê 2014 của Tổng cục thống kê: Hiện nay, cả nước ta có 373.213 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó có 230.640 doanh nghiệp đăng ký theo loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), chiếm 61,80% tổng số doanh nghiệp trong cả nước [23,tr.11-20][Phụ lục số 2] Đây là loại công ty kết hợp được những ưu điểm về chế độ TNHH của công ty cổ phần và

ưu điểm các thành viên quen biết nhau của công ty đối nhân Nó khắc phục được nhược điểm về sự phức tạp khi thành lập và quản lý của công ty cổ phần, nhược điểm không phân chia được rủi ro của công ty đối nhân Chính vì vậy mà hiện nay công ty TNHH trở nên quan trọng và đã được phần lớn các nhà kinh doanh trong nước lưu tâm tới Hệ thống các công ty TNHH này đã có đóng góp không nhỏ cho các vấn đề an sinh xã hội, giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo, chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, tạo ra GDP … đồng thời là một trong những nhân tố thúc đẩy sự phát triển quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta

Trong quá trình hoạt động, các các công ty TNHH đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung Khối tài liệu này

có ý nghĩa gián tiếp trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, kinh tế, chính trị và có

ý nghĩa trực tiếp đối với các Công ty TNHH, cụ thể:

Đối với các Công ty TNHH, tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hình thành và

phát triển; tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý; giúp các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức; tiết kiệm được tài chính và ban hành được những quyết định quản lý chính xác … Trong công tác thanh tra, kiểm tra, TLLT

là công cụ giúp người lãnh đạo ở các Công ty TNHH kiểm soát việc thực thi quyền lực và góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của công ty, phục

vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý Trong công tác tuyển dụng, sử dụng nhân sự, tài liệu lưu trữ giúp các Công ty TNHH định hướng tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng và quản lý nhân sự để đạt hiệu quả cao…

Đối với Đảng và Nhà nước, các thông tin trong tài liệu lưu trữ của các Công

ty TNHH là một phần của bức tranh vẽ bối cảnh lịch sử và kinh tế qua từng giai đoạn, được Đảng và nhà nước ta khai thác sử dụng để phục vụ việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của từng địa phương, từng ngành kinh tế; phục vụ việc xây dựng, quy hoạch phát triển kinh tế các địa phương, các ngành

Một số không nhỏ tài liệu của các công ty TNHH có ý nghĩa khoa học, lịch sử phản ánh vai trò, vị trí kinh tế xã hội của các công ty TNHH trong sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh, không ngừng nâng cao đời sống ấm no, hạnh phúc cho nhân dân Tài liệu của nhiều công ty TNHH đã trở thành tư liệu quý để nghiên cứu lịch sử phát triển loại hình doanh nghiệp này

Với vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ như trên đã đặt ra yêu cầu cần phải

có những công trình nghiên cứu cách thức tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trong các công ty trách nhiệm hữu hạn - một loại hình doanh nghiệp phổ biến ở nước ta hiện nay Kết quả nghiên cứu của những công trình đó sẽ chỉ ra cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn nhằm xây dựng hệ thống lý luận, hệ thống phương pháp luận phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ của các Công ty trách nhiệm hữu hạn Với mục đích cuối

cùng là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ trực tiếp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý của các Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công cuộc phát triển nền kinh tế nước nhà Hiểu về ý nghĩa và vai trò của khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các công ty trách nhiệm hữu hạn cũng như từ

yêu cầu của thực tế, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn không có vốn sở hữu nhà nước” làm đề tài

luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học

2 Mục tiêu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng tới mục tiêu:

- Nghiên cứu những đặc điểm của Công ty TNHH không có vốn sở hữu của nhà nước: Khái niệm, phân loại, cơ cấu tổ chức, vai trò

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty trách nhiệm hữu hạn thông qua các mô hình (Hệ thống văn bản quy định; tổ chức nhân sự; trang thiết bị, cơ sở vật chất, nguồn kinh phí ) và các nghiệp vụ cụ thể (Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu, công tác chỉnh lý, điều kiện bảo quản, tổ chức khai thác

sử dụng tài liệu .) Qua đó, đánh giá được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu tại các công ty TNHH không có vốn

sở hữu nhà nước

- Trên cơ sở lý luận chung, cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn về tổ chức quản

lý tài liệu lưu trữ ở các Công ty TNHH không có vốn sở hữu nhà nước, tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ cũng như sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ tại các Công ty TNHH hiện nay Tôi

hi vọng đó sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu trữ ở các Công ty TNHH nói riêng và các doanh nghiệp nói chung phục vụ trực tiếp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý của các Công ty TNHH đồng thời phục vụ gián tiếp cho công cuộc phát triển nền kinh tế nước nhà

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I SÁCH, GIÁO TRÌNH, TẠP CHÍ, CÁC ĐỀ TÀI LIÊN QUAN

1 Nguyễn Trọng Biên (2000), "Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp

trong thời kỳ đổi mới", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3/2000)

tr.9-11

2 Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2005), Luận văn thạc sỹ: Tổ chức quản lý

công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội

3 Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2009), Giá trị tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp

phục vụ nghiên cứu sự phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam thời kỳ đổi mới, Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH KHXH & NV tổ chức tháng 12/2009, trang 141-155

4 Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, (2012), Vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ khi

chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4/2012, trang 5-9

5 Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn

Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và giáo dục

chuyên nghiệp, 1980

6 Nguyễn Thị Huệ (2001), “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế

toán mới vào các doanh nghiệp nhà nước hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2001) tr.151-154

7 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2004), "thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh

doanh vào lưu trữ - Thực trạng và giải pháp", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2004) tr.127-131

8 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt

Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam số 3/2003, tr 77-80

9 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2014), "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ

tái cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian, (số 1/2014) tr 26-30

10 PGS.TS Vũ Thị Phụng: “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các

cơ quan lưu trữ Việt Nam” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12/2008

11 Vương Đình Quyền (2014), "Nhìn lại quy định và hướng dẫn của Nhà nước

đối với lưu trữ doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 47-50

12 Nguyễn Văn Thâm (2014), "Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp

trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 35-41

trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài”, tư liệu khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Hà Nội

14 Nguyễn Đăng Việt (2014), luận văn thạc sỹ: “Khảo sát, đánh giá tình hình

tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội.”, tư liệu khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Hà Nội

15 Đinh Thị Hải Yến (2014), luận văn thạc sỹ: “Xây dựng mô hình tổ chức

quản lý hoạt động lưu trữ trong cấc doanh nghiệp tư nhân”, tư liệu khoa lưu

trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Hà Nội

17 Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái

cấu trúc”