Tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------- NGUYỄN VINH SÁU TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN VINH SÁU

TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội, 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN VINH SÁU

TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

Chuyên ngành: Lưu trữ

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Dương Văn Khảm PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực

Luận văn có tham khảo, kế thừa các công trình nghiên cứu của những người đi trước và có bổ sung thêm những tư liệu mới

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Vinh Sáu

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy PGS.TS Dương Văn Khảm, người đã tận tình, chu đáo hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành Luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã truyền đạt những kiến thức quí báu trong suốt quá trình học tập tại Trường

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, viên chức Phòng Lưu trữ Thông tin Khoa học thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu VHLKH&CNVN, Các lãnh đạo và viên chức Văn phòng Viện và các đơn vị trực thuộc VHLKH&CNVN

đã nhiệt tình giúp đỡ tôi khảo sát, thu thập số liệu, tài liệu cho Luận văn này

Xin cảm ơn các đồng nghiệp, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện Luận văn

Trong quá trình nghiên cứu, chắc chắn Luận văn của tôi không tránh khỏi một số thiếu sót, hạn chế nhất định Tác giả rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các đồng nghiệp để Luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Nguyễn Vinh Sáu

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu của đề tài 7

3 Đối tượng nghiên cứu 7

4 Phạm vi nghiên cứu 8

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

7 Tài liệu tham khảo 10

8 Phương pháp nghiên cứu 11

9 Đóng góp của đề tài 11

10 Bố cục của Luận văn 12

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ TỔ CHỨC LƯU TRỮ

VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 13

1.1 Một số khái niệm cơ bản 13

1.1.1 Khái niệm "Khoa học" 13

1.1.2 Khái niệm: "Nghiên cứu khoa học" 13

1.1.3 Khái niệm: "Tài liệu nghiên cứu khoa học" 14

1.1.4 Khái niệm “Tổ chức lưu trữ” 14

1.1.5 Khái niệm “Khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học” 15

1.2 Đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học 17

1.2.1 Đặc điểm 17

1.2.2 Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học 18

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 17

1.3.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển 17

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 18

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 20

1.4 Hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

Việt Nam 22

1.4.1 Hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học 22

1.4.2 Tổ chức, thực hiện nghiên cứu khoa học 23

1.5 Đặc điểm tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 26

1.5.1 Thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học 26

1.5.2 Đặc điểm nội dung tài liệu nghiên cứu khoa học 29

1.6 Ý nghĩa và giá trị tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam 30

1.6.1 Đối với công tác quản lý khoa học 30

1.6.2 Đối với hoạt động nghiên cứu và quản lý nghiên cứu khoa học 31

1.6.3 Đối với lĩnh vực nghiên cứu khoa học 31

1.6.4 Đối với lĩnh vực đào tạo 32

1.6.5 Là nguồn sử liệu 32

Tiểu kết chương 1 33

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 34

2.1 Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 34

2.1.1 Cơ sở pháp lý 34

2.1.2 Thực trạng về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ tài liệu

nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 38

2.2 Thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 43

2.2.1 Thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học 44

2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu nghiên cứu khoa học 47

2.2.3 Bảo quản và thống kê tài liệu nghiên cứu khoa học 52

2.3 Thực trạng về khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 54

2.3.1 Đối tượng, thẩm quyền và thủ tục khai thác, sử dụng 54

2.3.2 Các hình thức khai thác, sử dụng 58

2.3.3 Công cụ khai thác, sử dụng 60

2.3.4 Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 61

2.4 Một số nhận xét đánh giá về tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 65

2.4.1 Ưu điểm 65

2.4.2 Tồn tại 66

2.4.3 Nguyên nhân tồn tại 67

Tiểu kết chương 2 67

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 69

3.1 Nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ việt Nam 69

3.1.1 Ban hành các văn bản qui định về công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng

tài liệu nghiên cứu khoa học 69

3.1.2 Tăng cường công tác phổ biến và kiểm tra, hướng dẫn thi hành pháp luật

về lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học 71

3.1.3 Kiện toàn tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng

tài liệu nghiên cứu khoa học 75

3.1.4 Đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị cho công tác lưu trữ và khai thác,

sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học 76

3.2 Nâng cao hiệu quả việc thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học 77

3.3 Nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu

khoa học 80

3.3.1 Đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng 80

3.3.2 Xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu 82

3.3.3 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học 88

3.4 Các giải pháp khác 88

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

PHỤ LỤC 98

5 KQNC Kết quả nghiên cứu

6 NCKH Nghiên cứu khoa học

7 TLNCKH Tài liệu nghiên cứu khoa học

9 TLLT Tài liệu lưu trữ

11 TLKHCN Tài liệu khoa học công nghệ

12 TLLTKHCN Tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ

13 VHLKH&CNVN Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

14 VHL Viện Hàn lâm

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một nguồn di sản văn hóa vô cùng to lớn đối với không chỉ đất nước, cơ quan, tổ chức mà nó còn có giá trị to lớn với mỗi cá nhân TLLT chứa đựng những thông tin phong phú có độ tin cậy cao, phản ánh một cách trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn trên các mặt như chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, an ninh, quốc phòng, ngoại giao, lịch sử …

Do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và

cá nhân ngày càng đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung Căn cứ vào các đặc điểm ghi tin các nhà Lưu trữ học đã phân chia TLLT ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử… Để quản lý một cách khoa học các loại hình TLLT, các nhà Lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp quản lý tốt từng loại tài liệu

Tài liệu nghiên cứu khoa học là một trong những nhón tài liệu quan trọng trọng của khối tài liệu khoa học và công nghệ, được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan chuyên môn như: các Viện Khoa học, Viện nghiên cứu khoa học, các Trung tâm nghiên cứu khoa học, các Sở, Ban ngành, các trường Đại học, Cao đẳng… Tài liệu nghiên cứu khoa học là tài liệu ghi chép và phản ánh những thành tựu nghiên cứu khoa học, những phát minh sáng chế, những cải tiến kỹ thuật trong lao động sản xuất của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Đây là loại hình tài liệu rất quan trọng, là nguồn sử liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phục vụ cho các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý về Khoa học Công nghệ

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay, TLNCKH sản sinh ngày càng lớn và có giá trị thiết thực Nội dung tài TLNCKH rất phong phú, đa dạng, có thể chia ra một số nhóm với nội dung như sau:

+ TL nghiên cứu về khoa học tự nhiên Đó là kết quả nghiên cứu các đề tài về toán học, vật lý học, hóa học, sinh học, di truyền học, điện tử…

+ TL nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn Đó là kết quả nghiên cứu các đề tài về sử học, văn học, ngôn ngữ học, xã hội học, luật học, triết học, chính trị- kinh tế học…

+ TL nghiên cứu về kỹ thuật - công nghệ như các công trình nghiên cứu về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ thuật quân sự, cơ khí chế tạo máy…

+ TL về phát minh, sáng chế, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các giải pháp hữu ích của cán bộ, công nhân, nhân dân lao động sáng tạo ra

TLNCKH thể hiện các tiềm năng KHCN của quốc gia, thể hiện tài năng và trí tuệ của con người Việt Nam Đây là động lực quan trọng để xây dựng và bảo vệ tổ quốc Vì thế, TLNCKH chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, được lưu trữ tốt để phục vụ lâu dài

Nhà nước đã có nhiều văn bản Qui phạm pháp luật qui định về quản lý TLLT, trong các văn bản này chủ yếu đề cập đến tài liệu hành chính, đối với tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ trong đó có TLNCKH chưa có các qui định cụ thể Đây là một vấn đề quan trọng, đã và đang được sự chú ý của các nhà nghiên cứu, các nhà lưu trữ, đã có một số công trình nghiên cứu về lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói chung và TLNCKH nói riêng, nhưng với phạm vi và ở một mức độ nhất định Vấn đề đặt ra là chúng ta cần phải có những nghiên cứu về tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng loại tài liệu này một cách đầy đủ làm cơ sở cho việc tổ chức quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng phục vụ cho hoạt động hoạt động nghiên cứu khoa học của cơ các quan,

tổ chức và của cá nhân

Với chức năng là cơ quan nghiên cứu khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ hàng đầu của đất nước, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong quá trình hoạt động nghiên cứu đã sản sinh ra một khối lượng lớn TLNCKH phong phú, đa dạng có giá trị về nhiều mặt Để bảo vệ và phát huy giá trị của khối tài liệu này, trong quá trình hình thành và phát triển, VHLKH&CNVN đã có nhiều nỗ lực trong việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản,

tổ chức khai thác, sử dụng TLNCKH và đã mang lại hiệu quả cho hoạt động NCKH của Viện cũng như của từng cá nhân Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH của VHLKH&CNVN vẫn chưa đáp ứng hết các yêu cầu của công tác lưu trữ Việc thu thập, bổ sung TLNCKH chưa được đầy đủ, TL này chưa được bảo quản tập trung ở một nơi, trong một hồ sơ công trình nghiên cứu khoa học, tài liệu còn để ở nhiều nơi (Văn phòng Viện, Trung tâm Thông tin-Tư liệu, các đơn vị, Chủ nhiệm đề tài…) dẫn đến việc quản lý, bảo quản và tổ chức KTSD chưa hiệu quả, chưa phát huy hết giá trị của TLNCKH vào mục đích quản lý Nhà nước về khoa học công nghệ, công tác NCKH của VHLKH&CNVN và

cá nhân

Xuất phát từ những vấn đề trên chúng tôi chọn đề tài: “Tổ chức lưu

trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ” làm đề tài cho Luận văn thạc sỹ chuyên

ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu của đề tài

+ Đánh giá thực trạng việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN;

+ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN

3 Đối tượng nghiên cứu

+ Thực trạng việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN;

+ Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại VHLKH&CNVN

4 Phạm vi nghiên cứu

+ Về không gian: Khảo sát thực trạng việc tổ chức lưu trữ và khai thác

sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại VHLKH&CNVN;

+ Về thời gian: Nghiên cứu biện pháp tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH của VHLKH&CNVN từ năm 1975 đến nay

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Tìm hiểu các vấn đề về lý luận và thực tiễn tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN;

+ Khảo sát, thu thập số liệu về tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN;

+ Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN;

+ Nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại VHLKH&CNVN

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tài liệu nghiên cứu khoa học là một loại hình tài liệu phong phú, có đặc điểm riêng nên vấn đề tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ nói chung và TLNCKH nói riêng đã được một số nhà khoa học đề cập trong một số công trình nghiên cứu Trong đó đáng chú ý là

tập bài giảng: Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, của PGS.TS Nguyễn

Minh Phương (Chủ biên), TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương, Hà Nội, 2005; Giáo trình của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp

vụ Văn phòng I (Nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội): Lưu trữ tài liệu

khoa học kỹ thuật, Hà Nội 1996; Luận văn thạc sỹ của Lê Thị Hải Nam: Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam-thực trạng và giải

pháp, Hà Nội, 2008; Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành lưu trữ của

Nguyễn Thu Loan: Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu

khoa học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2008

Vấn đề này cũng được đề cập trong các khóa luận tốt nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng khóa 48, của Trần Thị

Hằng: Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Hà Nội, 2007; Khóa luận tốt nghiệp Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng khóa 49 của Phan Hải Nam: Tổ chức khoa học tài

liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực Hà Nội, Hà Nội, 2008; Khóa luận tốt nghiệp

Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng khóa 49 của Trần Văn Quang: Thu thập,

bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Hà

Nội, 2008; Khóa luận tốt nghiệp Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng khóa 50

của Nguyễn Thị Thùy Dung: Nghiên cứu và đề xuất phương pháp phân loại

tài liệu kỹ thuật công trình thủy điện Hòa Bình hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Hà Nội, 2009; Khóa luận tốt nghiệp Lưu trữ học và

Quản trị Văn phòng khóa 48 (tại chức) của Ngô Thị Thu Hiền: Các giải pháp

nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ các đề tài nghiên cứu khoa học của Liên hiệp khoa học-sản xuất công nghệ hóa học”, Hà Nội, 2003; Khóa luận tốt

nghiệp Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng (tại chức) của Nguyễn Thị Thùy

Liên: “Tổ chức khoa học tài liệu trắc địa bản đồ tại công ty đo đạc ảnh, Địa

hình - Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Hà Nội, 2006

Bên cạnh đó, vấn đề tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ nói chung và TLNCKH nói riêng cũng được một số tác giả trình bày dưới dạng tham luận tại các hội thảo, được in trong các kỷ yếu, đáng chú ý là kỷ yếu hội nghị chuyên đề ngành thông tin khoa học và

công nghệ: Đăng ký giao nộp và sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học và

phát triển công nghệ trên tinh thần Luật Khoa học và Công nghệ, do Trung

tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia tổ chức ngày 16 tháng 11 năm

2001 tại Hà Nội

Những công trình nghiên cứu, những bài viết kể trên đã đề cập đến việc thu nộp, quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khoa học công nghệ trong đó có TLNCKH Công tác tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học tại Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ - một cơ quan có chức năng đăng

ký, lưu giữ và tổ chức khai thác, sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ, nhưng chưa có hẳn một công trình nghiên cứu, tổng kết, đánh giá về công tác này Ngay cả các đơn vị lưu trữ của các cơ quan khoa học cũng không có được đề tài chuyên biệt mà thường là những bài viết về thực trạng giao nộp sản phẩm khoa học - một trong những thành phần tài liệu thuộc TLNCKH

Đối với Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, nơi sản sinh

ra khối lượng lớn TLNCKH và công việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH đã và đang được tiến hành, đã có một số kết quả nhất định Nhưng vấn đề lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH vẫn chưa được đầu tư nghiên cứu một cách thỏa đáng, mà chỉ dừng lại ở một số các bài viết trong các cuộc hội thảo như: Bài viết của Trần Văn Hồng, Trần Ngọc Hoa Trung

tâm Thông tin - Tư liệu: ”Xây dựng cơ sở dữ liệu kết quả đề tài nghiên cứu

KHCN phục vụ công tác quản lý và nghiên cứu khoa học ở Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”, Hội thảo ”Thông tin Thư viện” do Trung

tâm Thông tin - Tư liệu tổ chức tháng 7 năm 2014, tại Sầm Sơn, Thanh Hóa

7 Tài liệu tham khảo

Để thực hiện luận văn này, tác giả sử dụng những nguồn TL cơ bản sau:

+ Tài liệu lý luận: Các giáo trình, tập bài giảng, tài liệu lý luận chung

về phương pháp luận khoa học và công tác lưu trữ như: “Lý luận và thực tiễn

công tác lưu trữ”; ”Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ”

+ Những văn bản của nhà nước, của Ngành, của cơ quan qui định về

quản lý tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ tài liệu Khoa học và Công nghệ…

+ Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết

trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các trang Website…

+ Các tư liệu, số liệu thu thập thông qua khảo sát thực tế: Phiếu khảo

sát, hỏi trực tiếp các cá nhân, các nhà khoa học, các chủ nhiệm đề tài, các Phòng Nghiên cứu của các Viện như: Viện Toán học, Viện Vật lý, Viện Hóa học, Viện Công nghệ thông tin,

8 Phương pháp nghiên cứu

Khi nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp hệ thống, phân tích: Được dùng trong việc phân tích

cơ sở lý luận về quản lý TLNCKH, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý TLNCKH;

+ Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Phương pháp này

sử dụng để thu thập các số liệu liên quan đến đề tài

Ngoài các phương pháp trên còn sử dụng phối hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh, tổng hợp…

10 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được bố cục thành ba chương, bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương này nêu một số khái niệm cơ bản, Khái quát sơ lược về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của VHLKH&CNVN, về đặc điểm hoạt động nghiên cứu khoa học và TLNCKH Với tính chất là dẫn luận, mục đích của chương này giúp chúng ta nắm được một số khái niệm cơ bản và thấy được đặc điểm về tổ chức và hoạt động của VHLKH&CNVN để hình thành lên các nguồn tài liệu về NCKH và giá trị của nó

Chương 2: Thực trạng tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Đây là một trong hai chương chính của Luận văn và cũng là phần trình bày về kết quả nghiên cứu và khảo sát về công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH của VHLKH&CNVN, trên cơ sở đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại nguyên nhân của những tồn tại của công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH tại đây, là cơ sở để đề xuất các giải pháp trong chương 3

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Đây là chương quan trọng, là kết quả của đề tài Với những phân tích từ hai chương trước đó, chương này đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH ở VHLKH&CNVN

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ TỔ CHỨC

LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm "Khoa học"

Theo Khoản 1, Điều 3 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013:

"Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát

triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy" [ 26, tr 1]

Khoa học nói chung được coi là một hệ thống tri thức về qui luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những qui luật của tự nhiên, xã hội và tư duy Hệ thống tri thức này hình thành trong lịch sử và không ngừng phát triển trên cơ sở thực tiễn xã hội Phân biệt ra 2 hệ thống tri thức: tri thức kinh

nghiệm và tri thức khoa học Ở đây, Tri thức kinh nghiệm: là những hiểu biết

được tích lũy qua hoạt động sống hàng ngày trong mối quan hệ giữa con

người với con người và giữa con người với thiên nhiên Tri thức khoa học: là

những hiểu biết được tích lũy một cách có hệ thống nhờ hoạt động NCKH, các hoạt động này có mục tiêu xác định và sử dụng phương pháp khoa học

1.1.2 Khái niệm: "Nghiên cứu khoa học"

Theo Khoản 4, Điều 3 của Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013:

"Nghiên cứu khoa học là hoạt động khám phá, phát hiện, tìm hiểu bản chất,

quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn" [ 26, tr 1]

Theo Luật này, Nghiên cứu khoa học được phân làm hai loại: nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng Khoản 5 Điều 3 của Luật đã qui định:

"Nghiên cứu cơ bản là hoạt động nghiên cứu nhằm khám phá bản chất, quy

luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy" và Khoản 6 Điều 3 của

Luật cũng đã qui định: "Nghiên cứu ứng dụng là hoạt động nghiên cứu vận

dụng kết quả nghiên cứu khoa học nhằm tạo ra công nghệ mới, đổi mới công nghệ phục vụ lợi ích của con người và xã hội" [ 24, tr 3]

1.1.3 Khái niệm: "Tài liệu nghiên cứu khoa học"

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội.1992: Tài liệu nghiên cứu

khoa học: ”Tài liệu phản ánh quá trình và kết quả nghiên cứu các đề tài khoa

học”.[14, tr 73]

Khái niệm này đã được nêu trong Từ điển thuật ngữ của các nước XHCN, xuất bản bằng tiếng Nga, có sự tham gia của các chuyên gia Việt

Nam, trang 38, thuật ngữ số 223: ”Tài liệu khoa học là hệ thống tài liệu ghi

lại các bước và kết quả các công trình nghiên cứu khoa học” [49,Tr 38]

Tổng hợp từ hai định nghĩa nêu trên, qua nghiên cứu nhiều khái niệm khác nhau và từ thực tiễn, chúng tôi đề xuất định nghĩa sau đây về khái niệm

tài liệu nghiên cứu khoa học: ”Tài liệu nghiên cứu khoa học là những tài liệu

ghi chép và phản ánh những thành tựu nghiên cứu khoa học, những phát minh, sáng chế, những cải tiến kỹ thuật trong lao động sản xuất của các cơ quan, tổ chức, cá nhân” ”Tài liệu nghiên cứu khoa học là tài liệu phản ánh quá trình và kết quả nghiên cứu các công trình nghiên cứu khoa học”

1.1.4 Khái niệm “Tổ chức lưu trữ”

Khái niệm: “Tổ chức lưu trữ”: Trong luận văn này được chúng tôi hiểu

là xác định loại hình cơ cấu tổ chức để thực hiện hoạt động lưu trữ, ví dụ như là: “Lưu trữ cơ quan”, “Lưu trữ lịch sử” Như vậy khái niệm "Tổ chức lưu trữ" ở đây được hiểu là xác định chủ thể thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Với cách hiểu này, nhiệm vụ của luận văn sẽ là khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức lưu trữ ở VHLKH&CNVN và các đơn vị trực thuộc, bao gồm cả lưu trữ

ở Văn phòng Viện Đồng thời xem xét mối quan hệ giữa các lưu trữ đó trong

hệ thống tổ chức lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam với lưu trữ cơ quan Trung tâm Thông tin - Tư liệu là hạt nhân Qua đó xem xét tới thực trạng mối quan hệ của hệ thống đó với Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ

cơ quan quản lý chuyên ngành, ở đây là Bộ Khoa học và Công nghệ

1.1.5 Khái niệm “Khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học”

Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam của

PGS-TS Dương Văn Khảm, NXB Văn hóa Thông tin, HN 2011: “Khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu”, “Sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin tài liệu lưu trữ” [18, tr 197]

Khai thác, sử dụng TLNCKH là quá trình khai thác, sử dụng thông tin trong TLNCKH phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu

Phân tích và làm rõ các khái niệm cơ bản trên để chúng ta hiểu và thống nhất, từ đó giúp tác giả nghiên cứu và giải quyết mục tiêu, nhiệm vụ mà

đề tài Luận văn đề ra

1.2 Đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học

1.2.1 Đặc điểm

TLNCKH có giá trị lâu dài, không phụ thuộc vào thời đại, phản ánh qui luật khách quan, nó phản ánh hoàn chỉnh một vấn đề được nghiên cứu ở một giai đoạn nhất định Đối với TL hành chính sau thời gian bảo quản ở lưu trữ hiện hành phải nộp vào lưu trữ lịch sử, còn đối với TLNCKH có tính đặc thù chuyên ngành phục vụ lâu dài nhu cầu thực tiễn, do đó TLNCKH nói riêng và

TL chuyên ngành nói chung phải để lại ở lưu trữ hiện hành của cơ quan để tiếp tục khai thác, sử dụng phục vụ cho nghiên cứu khoa học và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử Vấn đề này đã được khẳng định tại Khoản 1 Điều

18 Thông tư số 14/2014/TT-BKHCN ngày 11 tháng 6 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định về việc thu thập, đăng ký, lưu giữ và công bố

thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ: ”Kết quả thực hiện nhiệm vụ

khoa học và công nghệ đã đăng ký là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cần thiết cho hoạt động khoa học và công nghệ, được lưu trữ lâu dài và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử theo qui định của Điều

15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ” [4, tr 11]

Về nội dung TLNCKH rất phong phú, hình thức rất đa dạng, được thể hiện trên nhiều vật mang tin như: trên giấy, trên đĩa CD, băng, tài liệu ảnh, mẫu vật, tài liệu điện tử

Phương thức lập ra TLNCKH phải dùng các phương tiện máy móc để

đo vẽ, chụp ảnh, thực nghiệm Thời gian tạo ra TL rất lâu dài, đầu tư nhiều kinh phí Chỉ người có kiến thức chuyên ngành đó mới tổ chức khoa học được TLNCKH

1.2.2 Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học

Thứ nhất, TLNCKH phải được tổ chức theo nguyên tắc logic, nghĩa là theo qui luật của tự nhiên, ở đây TLNCKH được tổ chức theo bộ tài liệu (theo chuyên đề, theo đối tượng khảo sát, )

Thứ hai, phải đảm bảo mối liên kết giữa quyết định hành chính với kết quả nghiên cứu: TLNCKH có mối liên kết chặt chẽ với tài liệu quản lý hành chính nhà nước, tài liệu này chỉ có giá trị khi có quyết định hành chính (Đề tài phải được xét chọn, giao, nghiệm thu, phải được một Hội đồng thông qua)

Thứ ba, phải đảm bảo phương tiện kỹ thuật, phương thức tạo lập, bảo quản và sử dụng: Như chúng ta biết rằng TLNCKH rất đa dạng về vật mang tin (trên giấy, trên đĩa CD, băng, tài liệu ảnh, mẫu vật, bản đồ, biểu đồ, tài liệu điện tử…) do đó việc sản sinh, bảo quản, sử dụng về cơ bản đều phải gắn chặt với các phương tiện, kỹ thuật và phương thức chế tác (đo đạc, đo vẽ, chụp ảnh, thử nghiệm )

Đối với tổ chức khai thác và sử dụng TLNCKH, như chúng ta biết rằng TLNCKH có tính chuyên môn sâu, chỉ những người có kiến thức và kỹ năng tương ứng, phải hiểu biết về lĩnh vực chuyên ngành mới có thể tổ chức khoa học và khai thác được TLNCKH, Yêu cầu ngoài kiến thức chung về lưu trữ học cần được đào tạo đại cương về ngành khoa học tương ứng

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

1.3.1 Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển

Phát triển Khoa học Công nghệ là một chủ trương lớn mà Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm Trước năm 1970, Đảng và Nhà nước đã có chủ trương xây dựng một Trung tâm Khoa học của cả nước và quyết định xây dựng Viện Khoa học Tự nhiên Ngay trong thời gian chống Mỹ một số cơ sở nghiên cứu được tiến hành thành lập như Viện Toán học, Viện Vật lý, Viện Nghiên cứu Biển Năm 1970 các Viện trên và nhiều đơn vị nghiên cứu khác được tập hợp lại thành Trung tâm nghiên cứu khoa học, thuộc Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) Ngày 20 tháng 5 năm 1975 Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành Nghị định số 118/CP về việc thành lập Viện Khoa học Việt Nam, trên cơ sở tách khối nghiên cứu khoa học kỹ thuật khỏi Ủy ban khoa học và kỹ thuật Nhà nước, thành lập Viện Khoa học Việt Nam

Ngày 20 tháng 9 năm 1977 Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định

số 265/CP thành lập phân viện Khoa học trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh

Sau 18 năm hoạt động, để phù hợp với sự sự phát triển đất nước cũng như sự phát triển của khoa học và công nghệ, Ngày 22 tháng 5 năm 1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP về việc thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia trên cơ sở tổ chức lại Viện Khoa học Việt Nam Đến năm 2004, Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia lại đổi thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Năm 2012 Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam đổi tên là: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam theo Nghị định số: 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Trải qua thời gian, thay đổi nhiều tên gọi nhưng VHLKH&CNVN vẫn giữ vai trò là cơ quan nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ hàng đầu của đất nước Nơi qui tụ các nhà nghiên cứu hàng đầu về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, là nơi tạo ra những sản phẩm về NCKH và công nghệ phong phú, đa dạng có giá trị cho đất nước

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngay khi thành lập, Nghị định số 118/CP ngày 20 tháng 5 năm 1975 của Hội đồng Chính phủ đã xác định nhiệm vụ chính của Viện Khoa học Việt Nam (nay là VHLKH&CNVN) là: nghiên cứu những vấn đề khoa học, kỹ thuật có tầm quan trọng lớn về kinh tế; những vấn đề có tính chất tổng hợp liên quan đến nhiều ngành; những vấn đề phải tích lũy số liệu trong nhiều năm để qua điều tra, khảo sát rút ra các qui luật, nhằm giải quyết các nhiệm

vụ kinh tế quan trọng và lâu dài; những vấn đề khoa học cơ bản để làm cơ sở cho sự phát triển nền khoa học nước ta

Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP về việc thành lập Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia, trên cơ

sở tổ chức lại Viện Khoa học Việt Nam Theo Nghị định này thì Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia là cơ quan thuộc Chính phủ, hoạt động theo cơ chế riêng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường về hoạt động khoa học

và công nghệ Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia có chức năng tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiên cứu về khoa học tự nhiên và công nghệ theo các hướng trọng điểm của nhà nước, nhằm tạo ra và triển khai các công nghệ tiên tiến có ý nghĩa quan trọng đối với sự nghiệp phát triển kinh tế và xã hội của nước ta

Ngày 25 tháng 12 năm 2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Theo Điều 1 thì

VHLKH&CNVN có vị trí và chức năng là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ

và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định của pháp luật Theo Điều 2 Nghị định số 108/2012/NĐ-CP, ngoài nhiệm vụ và quyền hạn về

tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản thì Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ Việt Nam có nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản sau:

- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ:

+ Nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực: Toán học; vật lý; hóa học; sinh học; công nghệ sinh học; công nghệ thông tin; điện tử, tự động hóa; công nghệ vũ trụ; khoa học vật liệu; đa dạng sinh học và các chất có hoạt tính sinh học; khoa học trái đất; khoa học và công nghệ biển; môi trường và năng lượng; dự báo, phòng, chống và giảm nhẹ thiên tai;

+ Nghiên cứu tổng hợp các nguồn tài nguyên thiên nhiên, điều kiện tự nhiên và môi trường;

+ Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các KQNC khoa học, công nghệ;

+ Đề xuất và chủ trì thực hiện các chương trình KHCN trọng điểm cấp nhà nước theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của pháp luật;

- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với cơ quan có thẩm quyền theo quy định;

- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, KQNC khoa học và phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ;

- Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế-kỹ thuật các công trình trọng điểm, quan trọng của Nhà nước và của các địa phương theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Quyết định các dự án đầu tư của VHLKH&CNVN theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện hợp tác quốc tế về KHCN theo quy định của pháp luật Phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của VHLKH&CNVN cho thấy, một trong đặc điểm cơ bản trong hoạt động của Viện là nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ Đặc điểm này chúng ta cần lưu ý về sự khác biệt của Viện này so với Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, đặc biệt là khác biệt trong hoạt động của nó

so với hoạt động của hệ thống các cơ sở nghiên cứu thuộc các Bộ, Ngành và các địa phương trên cả nước Đặc điểm này là một trong căn cứ cơ bản để giải quyết mục tiêu và nhiệm vụ mà đề tài Luận văn đề ra Đó là đặc điểm thứ nhất Đặc điểm thứ hai cần được chú ý đến Đó là đặc điểm về cơ cấu tổ chức của VHLKH&CNVN

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của khoa học và công nghệ đối với sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước, ngày 20 tháng 5 năm 1975 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 118/CP về việc thành lập Viện Khoa học Việt Nam Kể từ đây, cơ quan nghiên cứu khoa học và công nghệ thực sự là tổ chức độc lập với cơ cấu tổ chức riêng, theo Nghị định 118/CP thì

cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Việt Nam gồm có: Viện Toán học, Viện Vật lý, Viện nghiên cứu biển, Viện Sinh vật học, Viện các khoa học về trái đất, Văn phòng, các phòng nghiên cứu trực thuộc Viện, các đơn vị sản xuất,

sự nghiệp hành chính thuộc diện quản lý của Viện

Viện có một Viện trưởng và một số phó Viện trưởng, một Tổng thư ký khoa học giúp Viện trưởng

Ngày 22 tháng 5 năm 1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP về việc thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, theo đó

cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có:

+ Các viện nghiên cứu khoa học và công nghệ: có 17 viện;

+ Các cơ quan chức năng giúp việc Giám đốc Trung tâm: Văn phòng, Ban Kế hoạch - Tài chính, Ban hợp tác quốc tế, Ban Tổ chức Cán bộ, Thanh tra, Trung tâm Thông tin - Tư liệu, Văn phòng 2 tại thành phố Hồ Chí Minh;

+ Lãnh đạo Trung tâm gồm 01 Hội đồng trung tâm và 01 giám đốc, một số Phó Giám đốc giúp việc

Năm 2004, Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia lại đổi thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, theo Nghị định số 27/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam thì cơ cấu tổ chức của Viện gồm:

+ Các tổ chức giúp Chủ tịch Viện: có 6 đơn vị;

+ Các tổ chức sự nghiệp nghiên cứu trực thuộc Viện: có 21 đơn vị Ngày 12 tháng 5 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, theo Nghị định này, cơ cấu tổ chức của Viện gồm: 7 đơn vị giúp việc Chủ tịch, 24 Viện nghiên cứu và 3 đơn vị sự nghiệp Lãnh đạo có 01 Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch

Ngày 25 tháng 12 năm 2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VHLKH&CNVN, theo Điều 3 của Nghị định cơ cấu tổ chức của Viện gồm 38 đơn vị, trong đó có 6 đơn vị giúp việc Chủ tịch, 27 đơn vị sự nghiệp nghiên cứu, 05 đơn vị sự nghiệp khác

Lãnh đạo Viện có Chủ tịch và không quá 4 Phó Chủ tịch

Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của VHLKH&CNVN cho thấy rõ tính chuyên ngành trong tổ chức hệ thống các đơn vị thành viên Cụ thể là trong

số 38 đơn vị nêu trên có tới 27 đơn vị thành viên là Viện nghiên cứu chuyên sâu, mang tính chuyên ngành rõ nét Không chỉ có các Viện mà các đơn vị khác cũng có chức năng nghiên cứu chuyên sâu như vậy, ví dụ: Trung tâm

Vệ tinh Quốc gia, Trung tâm Phát triển công nghệ cao, Trung tâm Tin học

và Tính toán

1.4 Hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ Việt Nam

Nghiên cứu khoa học, đã phân tích ở trên thì: Nghiên cứu khoa học là

hoạt động khám phá, phát hiện, tìm hiểu bản chất, quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn NCKH có tính chất độc lập, sáng tạo, có tính bản quyền tác giả Để khám

phá, phát hiện, sáng tạo phải làm các công việc như khảo sát, điều tra, thử nghiệm, thu thập số liệu, phân tích, Đối tượng nghiên cứu khoa học là khách quan

Quản lý nghiên cứu khoa học là quản lý quá trình thực hiện nghiên cứu theo các qui định của nhà nước như: Qui hoạch, kế hoạch, con người, tài chính, nghiệm thu, công nhận kết quả

1.4.1 Hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học

VHLKH&CNVN là cơ quan thuộc Chính phủ, được bảo đảm hoạt động bằng ngân sách của nhà nước, hoạt động khoa học phải tuân thủ theo các qui định của pháp luật hiện hành, cụ thể ở đây như: Luật Khoa học và Công nghệ được Quốc hội ban hành năm 2013; Nghị định số 08/2014/NĐ-CP ngày 27 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ Qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khoa học và Công nghệ; Nghị định số 11/2014/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm 2014 của Chính phủ về hoạt động thông tin khoa học

và công nghê; Thông tư số 08/2012/TT-BKHCN ngày 02 tháng 4 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ Về việc tuyển chọn, giao trực tiếp tổ chức và

cá nhân chủ trì thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ,

dự án sản xuất thử nghiệm cấp Nhà nước; Thông tư số 11/2014/TT-BKHCN ngày 30 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ qui định việc đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ KHCN cấp quốc gia sử dụng ngân sách nhà nước

Để thực hiện hoạt động NCKH và quản lý NCKH, VHLKH&CNVN qua từng thời kỳ, căn cứ vào các văn bản pháp luật để cụ thể hóa các qui

định của pháp luật và ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai hoạt động NCKH tới các đơn vị trực thuộc, trong đó có thể kể đến một số văn bản ban hành gần đây:

Quyết định số 506/QĐ-KHCNVN ngày 26 tháng 4 năm 2012 của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành Quy định về quản lý các đề tài thuộc các hướng khoa học và công nghệ ưu tiên cấp Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

Quyết định số 1496/QĐ-VHL ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Ban hành Qui định quản lý các đề tài, nhiệm vụ, dự án KHCN do Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam được ủy quyền phê duyệt và nghiệm thu;

Quyết định số 1497/QĐ-VHL ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Ban hành Qui định quản lý các đề tài, dự án, nhiệm vụ khoa học và công nghệ độc lập cấp Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

1.4.2 Tổ chức, thực hiện nghiên cứu khoa học

Tổ chức, thực hiện nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN bao gồm các nội dung: Xây dựng kế hoạch hoạt động khoa học; tổ chức xác định, tuyển chọn, xét duyệt, phê duyệt các nhiệm vụ khoa học; tổ chức thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch, đánh giá nghiệm thu kết quả thực hiện

Việc xây dựng kế hoạch (Đề xuất danh mục đề tài) được thực hiện hàng

năm từ các đơn vị trực thuộc Các đơn vị, cá nhân, tập thể khoa học đề xuất các đề tài dưới dạng đề cương đề tài tóm tắt gửi cho VHLKH&CNVN Ban

Kế hoạch-Tài chính tổng hợp đề xuất của các đơn vị, tập thể và cá nhân

Tổ chức xác định, tuyển chọn, xét duyệt, phê duyệt các đề tài, nhiệm

vụ, dự án KHCN: Chủ tịch VHLKH&CNVN thành lập các Hội đồng tư vấn

để đánh giá, xem xét và lựa chọn các đề xuất Căn cứ ý kiến của các cơ quan quản lý nhà nước về danh mục đề xuất, Viện Hàn lâm thông báo và hướng dẫn các cá nhân và đơn vị lập hồ sơ nhiệm vụ chi tiết đối với các đề xuất được chấp nhận Viện Hàn lâm thành lập các Hội đồng xét chọn, Hội đồng xét chọn làm việc theo phương thức họp kín và đánh giá hồ sơ theo những tiêu chí và thang điểm thống nhất Các cá nhân đăng ký làm chủ nhiệm đề tài, nhiệm vụ,

dự án KHCN phải có năng lực, phẩm chất, điều kiện và chuyên môn cùng lĩnh vực KHCN đó; là cán bộ trong biên chế của đơn vị đăng ký chủ trì, đang không chủ nhiệm nhiệm vụ thuộc Chương trình ủy quyền Chủ tịch Viện xem xét và quyết định phê duyệt danh mục các đề xuất

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu: Bắt đầu từ việc xác lập hợp đồng thực hiện sau khi được tuyển chọn (được giao nhiệm vụ), đơn vị chủ trì

và chủ nhiệm đề tài, nhiệm vụ, dự án chịu trách nhiệm thực hiện những cam kết trong hợp đồng Hợp đồng được xác lập theo quy định của pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cơ quan quản lý và tổ chức,cá nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch, đánh giá nghiệm thu kết quả thực hiện: VHLKH&CNVN tổ chức kiểm tra, đôn đốc, theo dõi kết quả thực hiện tiến độ Đơn vị chủ trì và chủ nhiệm đề tài, nhiệm

vụ, dự án KHCN có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện về Viện Hàn lâm trong các dịp báo cáo sơ kết và tổng kết hàng năm Tổ chức và thực hiện việc đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học, việc đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học căn cứ vào nội dụng của hợp

đồng khoa học Việc đánh giá nghiệm thu đề tài, nhiệm vụ, dự án KHCN được thực hiện theo hai cấp gồm đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở và cấp Viện Hàn lâm Các đề tài, nhiệm vụ, dự án KHCN chỉ được nghiệm thu cấp Viện Hàn lâm khi Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở đánh giá ở mức ”Đạt” trở lên

Tổ chức, thực hiện hội nghị, hội thảo khoa học: VHLKH&CNVN tổ

chức xây dựng kế hoạch, phê duyệt hoặc trình cấp trên phê duyệt (đối với hội thảo quốc tế), tổ chức thực hiện và tổng kết đánh giá kết quả hội nghị hội thảo khoa học

Hội nghị, hội thảo của các đề tài, nhiệm vụ, dự án do chủ nhiệm đề tài,

dự án, nhiệm vụ chịu trách nhiệm quản lý và chủ trì thực hiện

Những hội nghị, hội thảo chuyên ngành và liên ngành có quy mô toàn quốc, đơn vị tổ chức hội thảo phải làm công văn xin ý kiến của Chủ tịch VHLKH&CNV, các cơ quan quản lý của Nhà nước và chỉ tiến hành sau khi

có sự đồng ý của Chủ tịch Viện và cấp có thẩm quyền

Hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế phải làm tờ trình gửi Chủ tịch Viện

và phải được phép của Chính phủ Các cuộc tọa đàm khoa học có người nước ngoài tham gia phải được phép của Chủ tịch VHLKH&CNVN

Căn cứ vào nội dung và quy mô của từng hội nghị, hội thảo, các đơn vị được Chủ tịch VHLKH&CNVN giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung và chủ trì hội nghị, hội thảo phải phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc tổ chức

- Các đề tài, dự án, nhiệm vụ KHCN độc lập cấp VHLKH&CNVN;

- Các đề tài, dự án hoặc nhiệm vụ Hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ giữa VHLKH&CNVN với các đối tác nước ngoài đã có ký kết hợp tác song phương;

- Các hoạt động khoa học của các đơn vị và của VHLKH&CNVN hợp tác, phối hợp với các Bộ, Ngành, địa phương;

- Hội nghị, hội thảo khoa học các cấp trong nước và quốc tế

1.5 Đặc điểm tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

1.5.1 Thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học

TLNCKH của VHLKH&CNVN rất đa dạng, phong phú, được hình thành lên trong hoạt động NCKH của các đơn vị nghiên cứu trực thuộc VHLKH&CNVN và các cá nhân chủ nhiệm đề tài bao gồm:

- Đề tài thuộc các hướng khoa học công nghệ ưu tiên cấp VHLKH&CNVN là loại đề tài cấp Bộ, được Chủ tịch Viện quyết định giao cho một đơn vị nghiên cứu trực thuộc Viện nghiên cứu và triển khai chủ trì thực hiện, một cá nhân chủ nhiệm, sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp khoa học, do VHLKH&CNVN trực tiếp quản lý;

- Đề tài, nhiệm vụ, dự án (gọi tắt là Nhiệm vụ) KHCN do VHLKH&CNVN được ủy quyền phê duyệt và nghiệm thu (là đề tài cấp nhà nước), sử dụng vốn ngân sách nhà nước được Chủ tịch VHLKH&CNVN quyết định giao cho một đơn vị sự nghiệp trực thuộc VHLKH&CNVN chủ trì thực hiện và một cá nhân chủ nhiệm;

- Đề tài, dự án, nhiệm vụ KHCN độc lập cấp VHLKH&CNVN (bao gồm: đề tài KHCN độc lập; Nhiệm vụ KHCN Chủ tịch Viện giao; đề tài do các Hội đồng khoa học ngành đặt hàng) được Chủ tịch Viện xem xét, lựa chọn, giao trực tiếp cho các đơn vị chủ trì và các cá nhân chủ nhiệm thực hiện;

- Đề tài, dự án hoặc nhiệm vụ Hợp tác quốc tế về KHCN giữa VHLKH&CNVN với các đối tác nước ngoài đã có ký kết hợp tác song phương: các đơn vị trực thuộc VHLKH&CNVN và các cá nhân liên hệ với đối tác nước ngoài xây dựng đề xuất và gửi hồ sơ đăng ký xét tuyển, VHLKH&CNVN thành lập Hội đồng thẩm định, Chủ tịch Viện phê duyệt

Thành phần tài liệu trong một đề tài gồm có 3 nhóm cơ bản: Nhóm tài liệu pháp lý; Nhóm tài liệu nội dung; Nhóm tài liệu nghiệm thu, đánh giá,

cụ thể:

- Nhóm tài liệu pháp lý gồm:

+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án nghiên cứu;

+ Bản tổng hợp danh mục các đề tài;

+ Thuyết minh đề tài;

+ Lý lịch khoa học của chủ nhiệm đề tài;

+ Biên bản họp Hội đồng xét duyệt đề cương;

+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh); + Phiếu nhận xét của Ủy viên Hội đồng xét duyệt;

+ TL về các tọa đàm, hội thảo nằm trong phạm vi nghiên cứu của đề tài; + Các bài báo công bố liên quan đến đề tài;

+ Quyết định phê duyệt thuyết minh đề tài;

+ Quyết định giao đề tài, cấp kinh phí;

+ Quyết định giao chủ nhiệm đề tài

+ Hợp đồng thực hiện (nếu có);

- Nhóm tài liệu nội dung (tổ chức thực hiện nghiên cứu) đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất, phản ánh nội dung và phương pháp nghiên cứu, gồm:

+ Các tài liệu về khảo sát, điều tra, thực nghiệm

+ Các tài liệu về tọa đàm, hội thảo nằm trong phạm vi nghiên cứu của

đề tài

+ Báo tổng hợp;

+ Báo cáo chuyên đề;

+ Báo cáo tóm tắt;

+ Báo cáo tiến độ;

+ Các bài báo công bố liên quan đến đề tài

- Nhóm tài liệu nghiệm thu, đánh giá kết quả nghiên cứu, gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu;

+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu;

+ Các bản nhận xét của phản biện;

+ Ý kiến nhận xét của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ứng dụng KQNC; + Bằng phát minh, sáng chế của tác giả đối với KQNC của đề tài Thành phần tài liệu trong đề tài thuộc các hướng khoa học công nghệ

ưu tiên cấp VHLKH&CNVN là loại đề tài cấp Bộ, phụ lục số 9;

Thành phần tài liệu trong đề tài, nhiệm vụ, dự án (gọi tắt là Nhiệm vụ) KHCN do VHLKH&CNVN được ủy quyền phê duyệt và nghiệm thu (đề tài cấp nhà nước), phụ lục số 10;

Thành phần tài liệu trong đề tài, dự án, nhiệm vụ KHCN độc lập cấp VHLKH&CNVN, phụ lục số 11;

Thành phần tài liệu trong đề tài, dự án hoặc nhiệm vụ Hợp tác quốc tế

về KHCN giữa VHLKH&CNVN với các đối tác nước ngoài đã có ký kết hợp tác song phương, phụ lục số 12

Ví dụ: Đề tài “Chế tạo và chuyển giao một hệ thống thiết bị Laser

hồng ngoại hiện đại để phục vụ nghiên cứu và đào tạo về khí tài quang học và Laser của Học viện Kỹ thuật Quân sự”

Chủ nhiệm đề tài: TS Phạm Long, Thời gian thực hiện: 1010 - 2011

Cơ quan chủ trì: Viện Vật lý - VHLKH&CNVN, gồm các tài liệu sau: + Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;

+ Đề cương nghiên cứu đề tài NCKH và phát triển công nghệ;

+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm đề tài; + Biên bản họp Hội đồng tuyển chọn và các biên bản khác…;

+ Quyết định của VHLKH&CNVN về phê duyệt đề tài KHCN hợp tác giữa VHLKH&CNVN và Học viện Kỹ thuật quân sự - Bộ Quốc phòng;

+ Báo cáo tổng kết đề tài khoa học công nghệ của VHLKH&CNVN;

+ Tóm tắt kết quả thực hiện đề tài (tiếng Anh, tiếng Việt);

+ Quyết định của Viện về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài + Biên bản họp nghiệm thu cấp VHLKH&CNVN đề tài hợp tác KHCN;

+ Biên bản bàn giao sản phẩm KHCN thuộc đề tài hợp tác giữa VHLKH&CNVN với Học viện kỹ thuật quân sự;

+ Các bản nhận xét của các phản biện

Tài liệu hội thảo, hội nghị khoa học, gồm các tài liệu:

+ Văn bản, tờ trình, đề xuất mở hội thảo;

+ Quyết định cho phép tổ chức hội thảo;

+ Quyết định thành lập Ban tổ chức hội thảo;

+ Lời khai mạc;

+ Báo cáo chính tại hội nghị;

+ Các báo cáo tham luận;

+ Phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

+ Nghị quyết hội nghị, biên bản hội nghị:

+ Lời bế mạc, thông báo kết quả hội nghị, TL ảnh, ghi âm, ghi hình (Tài liệu hội thảo, hội nghị khoa học bao gồm: Hội thảo khoa học Quốc

tế cấp Quốc gia; Hội thảo, hội nghị khoa học cấp Bộ, cấp Viện trực thuộc)

1.5.2 Đặc điểm nội dung tài liệu nghiên cứu khoa học

TLNCKH ở đây vừa là nguồn sử liệu trực tiếp nhưng cũng là nguồn sử liệu gián tiếp, thường đa dạng hơn về vật mang tin (trên giấy, trên đĩa CD, băng, tài liệu ảnh, mẫu vật, tài liệu điện tử…), phong phú về nội dung, phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học trên nhiều lĩnh vực khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ, được đầu tư nhiều thời gian, kinh phí.TLNCKH của VHLKH&CNVN có tính chuyên môn sâu, chỉ những người có kiến thức và

kỹ năng tương ứng mới có thể tổ chức khoa học và khai thác được TLNCKH, Yêu cầu ngoài kiến thức chung về lưu trữ học cần được đào tạo đại cương về ngành khoa học tương ứng

Mối quan hệ giữa TLNCKH với tài liệu hành chính và phương pháp quản lý của VHLKH&CNVN đối với hai loại tài liêu này:

Đối với tài liệu hành chính: do Văn phòng Viện quản lý, tổ chức lưu trữ

và khai thác, sử dụng Tài liệu quản lý hành chính này phải nộp vào Lưu trữ lịch sử theo qui định

Đối với TLNCKH: Theo qui định tại Điều 18 Thông tư số BKHCN ngày 11 tháng 6 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định

14/2014/TT-về việc thu thập, đăng ký, lưu giữ và công bố thông tin 14/2014/TT-về nhiệm vụ khoa học

và công nghệ: ”Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đã đăng

ký là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cần thiết cho hoạt động khoa học và công nghệ, được lưu trữ lâu dài và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử theo qui định của Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ” [4, tr 11] Như vậy, TLNCKH của

VHLKH&CNVN là TL chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

được bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, không phải nộp vào Lưu trữ lịch sử TL này do Phòng Lưu trữ Thông tin khoa học thuộc Trung tâm Thông

tin - Tư liệu, VHLKH&CNVN tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng

1.6 Ý nghĩa và giá trị tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

TLNCKH hình thành trong hoạt động nghiên cứu khoa học của VHLKH&CNVN rất đa dạng, phong phú, có ý nghĩa và giá trị cao về nhiều

mặt, cụ thể:

1.6.1 Đối với công tác quản lý khoa học

Với vai trò là cơ quan KHCN lớn nhất cả nước, VHLKH&CNVN có chức năng nghiên cứu những vấn đề khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ TLNCKH hình thành trong hoạt động của Viện là cơ sở, luận cứ khoa học để cung cấp cho các cấp lãnh đạo hoạch định đường lối, chính sách phát triển đất nước, đưa ra các quyết định quản lý, chiến lược phát triển khoa học

và công nghệ phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH giúp cho người lãnh đạo có đầy đủ thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học, từ đó đúc rút và đưa ra kế hoạch nghiên cứu dài hạn, ngắn hạn và trọng điểm Đồng thời có cơ sở khoa học để đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc tuyển chọn, giao đề tài

cần nghiên cứu, tránh sự trùng lặp, chồng chéo trong nghiên cứu khoa học

TLNCKH còn có giá trị làm căn cứ pháp lý cho việc giải quyết các vụ việc về khiếu nại, khiếu kiện trong công tác quản lý NCKH của VHLKH&CNVN, đồng thời TLNCKH còn giúp cho việc kiểm tra và đánh giá, tổng kết hoạt động nghiên cứu khoa học, là cơ sở pháp lý cho việc thanh tra, kiểm toán Đặc biệt hồ sơ các công trình NCKH là cơ sở pháp lý cho việc xem xét đối chứng trong khiếu nại về bản quyền tác giả

1.6.2 Đối với hoạt động nghiên cứu và quản lý nghiên cứu khoa học

TLNCKH ghi lại dấu ấn hoạt động của của cơ quan, phản ánh quá trình hoạt động nghiên cứu của các nhà khoa học Cụ thể ở đây chúng ta có thể thấy hoạt động quản lý khoa học thông qua các hồ sơ về phê duyệt, tuyển chọn đề tài nghiên cứu, qua hồ sơ tài liệu nghiệm thu kết quả nghiên cứu Còn hoạt động nghiên cứu chúng ta có thể thấy qua các kết quả báo cáo điều tra khảo sát của các dự án điều tra, báo cáo tổng hợp và báo cáo kiến nghị của các công trình nghiên cứu Chúng ta cũng có thể tìm thấy từ hồ sơ phê duyệt

và thực hiện các hội thảo khoa học, các báo cáo tham luận…, những đóng góp công sức của người quản lý cũng như người nghiên cứu trong đó

1.6.3 Đối với lĩnh vực nghiên cứu khoa học

TLNCKH, đặc biệt là sản phẩm của các công trình nghiên cứu là thành quả lao động của tập thể, cá nhân các nhà khoa học có giá trị về khoa học và thực tiễn TLNCKH cung cấp thông tin về các phát hiện, sáng tạo mới, cơ sở

để tạo ra các sản phẩm mới cho xã hội Hoạt động NCKH là quá trình con người thâm nhập vào thế giới của những sự vật, hiện tượng mà họ chưa khám phá được bản chất Do đó, quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học là

quá trình hướng tới phát hiện hoặc sáng tạo mới Vì vậy, tính mới là tính tất yếu của kết quả NCKH Tính mới của KQNC có đặc điểm liên hoàn thể hiện

ở chỗ một phát hiện, sáng tạo mới của một KQNC có thể là tiền đề cho những phát hiện, sáng tạo mới của một KQNC khác

TLNCKH là cơ sở để các công trình nghiên cứu sau tham khảo, kế thừa

và phát triển, giảm lãng phí, tránh trùng lặp trong nghiên cứu khoa học Thực

tế tiến hành các nhiệm vụ NCKH và phát triển công nghệ ngày nay cho thấy không có đề tài NCKH nào bắt đầu từ chỗ không có gì Mỗi đề tài nghiên cứu

dù ít hoặc nhiều, đều kế thừa kết quả nghiên cứu các đề tài khác Việc kế thừa thành quả nghiên cứu, một mặt giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức, tránh lãng phí cho ngân sách nhà nước

1.6.4 Đối với lĩnh vực đào tạo

Ngoài chức năng nghiên cứu khoa học, VHLKH&CNVN còn có chức năng đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định của pháp luật TLNCKH của VHLKH&CNVN cung cấp những thông tin tư liệu phục vụ cho giảng dạy: Các giảng viên, giáo viên có thể tìm thấy ở đây những thông tin về các vấn đề khoa học tự nhiên và công nghệ để dùng trong công tác giảng dạy

TLNCKH còn cung cấp những thông tin tư liệu phục vụ học tập, nghiên cứu của sinh viên, sinh viên có thể tìm kiếm những thông tin trong các công trình nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ giúp cho việc tìm hiểu học tập, nghiên cứu của họ Đối với sinh viên, khi nghiên cứu khối tài liệu này giúp họ có được những thông tin quý, những phương pháp tiếp cận và giải quyết quyết vấn đề khoa học mà các nhà nghiên cứu đã đặt ra và giải quyết

1.6.5 Là nguồn sử liệu

TLNCKH được lưu giữ, bảo quản tại VHLKH&CNVN là nguồn sử liệu quan trọng, được đúc kết từ công sức của thế hệ các nhà khoa học thuộc VHLKH&CNVN gần nửa thế kỷ qua Đó là nguồn sử liệu cung cấp khá đầy

đủ thông tin về khoa học tự nhiên, công nghệ… Tại đây chủ yếu là nguồn sử liệu gián tiếp, bởi thông tin mà các độc giả tiếp cận được trong khối tài liệu này là nguồn thông tin qua tiếp cận, xử lý của các nhà khoa học, tính gián tiếp của nó thể hiện rõ nhất là ảnh hưởng bởi tính chủ quản của các nhà khoa học

và quy định bởi mục đích của đề tài khoa học Tuy nhiên nó vẫn là nguồn sử liệu tin cậy, bởi đã được sàng lọc, nghiên cứu, so sánh, thí nghiệm bằng các phương pháp khoa học và đã được nghiệm thu, đánh giá qua các hội đồng khoa học Mặt khác nó lại là nguồn sử liệu trực tiếp để nghiên cứu tìm hiểu lịch sử hoạt động NCKH của VHLKH&CNVN

Tiểu kết chương 1

Gần 40 năm hình thành và phát triển, VHLKH&CNVN đã dần hoàn thiện về mặt tổ chức, từng bước khẳng định vai trò, vị trí là một cơ quan khoa học nghiên cứu đa ngành lớn nhất của cả nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên và công nghệ (là đơn vị đi đầu trong cả nước về nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu cơ bản định hướng ứng dụng và triển khai các hướng nghiên cứu mới về công nghệ cao) Trong quá trình hoạt động đã hình thành lên khối lượng lớn TLNCKH từ kết quả triển khai thực hiện nghiên cứu các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án, các hội nghị, hội thảo khoa học Đây là khối tài liệu có giá trị không chỉ riêng đối với VHLKH&CNVN, đối với ngành khoa học tự nhiên và công nghệ mà còn có giá trị trong việc cung cấp thông tin dự báo, những luận cứ khoa học, phát hiện các qui luật của tự nhiên, khoa học công nghệ và con người, qua đó tìm ra những giải pháp khoa học, kiến nghị, cung cấp những luận cứ khoa học cho Đảng, Nhà nước, cho ngành về những giải pháp, giải quyết những yêu cầu đặt ra của cuộc sống, góp phần đưa đất nước nhanh chóng hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

2.1 Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Với ý nghĩa và tầm quan trọng của TLKHCN trong đó có TLNCKH Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về quản

lý TLLT nói chung và TLNCKH nói riêng Những văn bản này là cơ sở pháp

lý cho việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLLT nói chung và TLNCKH nói riêng, đặc biệt là việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH của VHLKH&CNVN, cụ thể:

Những quy định của Nhà nước về tài liệu lưu trữ nói chung và TLNCKH nói riêng ở nước ta được đề cập đầu tiên trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng chính phủ Theo đó, Điều 24

của Nghị định nêu rõ: “Những công văn, tài liệu sau khi được giải quyết và

sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ cơ quan

hoặc các kho lưu trữ Trung ương hoặc địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện

về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, băng ghi âm v.v…”

Ngay trong Nghị định này đã có qui định dành riêng cho công tác quản

lý TLKHCN, cụ thể Điều 40 quy định: “Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc

khoa học kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành hai loại: hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ tài liệu khoa học, kỹ thuật” Do đó, tại một số

cơ quan đã hình thành 2 bộ phận lưu trữ: lưu trữ tài liệu hành chính và lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật Thực tế này ở Viện Hàn lâm Khoa học và Công

nghệ Việt Nam đã hình thành hai bộ phận:

- TL quản lý hành chính do Văn phòng VHLKH&CNVN quản lý và tổ

chức khai thác, sử dụng

- TLNCKH do Phòng Lưu trữ thông tin khoa học thuộc Trung tâm

Thông tin - Tư liệu VHLKH&CNVN quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng

Ngày 18 tháng 6 năm 2013, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Khoa học và Công nghệ số 29/2013/QH13, Điều 39 của Luật qui định về đăng ký, lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ:

“1 Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân

sách nhà nước phải được đăng ký, lưu giữ tại cơ quan thông tin khoa học và công nghệ quốc gia và tại cơ quan có thẩm quyền của bộ, ngành, địa phương chủ quản

Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ thuộc danh mục bí mật nhà nước được đăng ký, lưu giữ theo chế độ mật

2 Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng ngân sách nhà nước được khuyến khích đăng ký, lưu giữ tại cơ quan thông tin khoa học và công nghệ quốc gia hoặc cơ quan có thẩm quyền của bộ, ngành, địa phương” [26, tr 22]

Ngày 18 tháng 02 năm 2014 Chính phủ ban hành Nghị định số 11/ 2014/NĐ-CP về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ, Khoản 1, Điều

7 qui định:

”Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhiệm vụ khoa học và

công nghệ được nghiệm thu chính thức, kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nước phải được đăng ký và lưu giữ tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ qui định tại Khoản 3 Điều này” Điểm b,

Khoản 3, Điều 7 qui định: ”Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin

khoa học và công nghệ cấp bộ là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp cơ sở; lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp bộ và cấp cơ sở thuộc phạm

"1 Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đã đăng ký là

tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cần thiết cho hoạt động khoa học và công nghệ, được lưu trữ lâu dài và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử theo qui định của Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

2 Các cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ qui định tại Điều 11 Thông tư này có trách nhiệm tổ chức kho lưu trữ và phục vụ việc khai thác, sử dụng kết qủa thực

hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ.” [4, tr 11]