Phân tích phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING

Đề tài phân tích phần mềm kế toán Fast là một đề tài được đánh giá cao trong việc nghiên cứu khác ứng dụng mới trong môi trường kế toán máy. Qua đó, giúp người xem hiểu rõ hơn về quy trình hoạt động, cũng như hỗ trợ người dùng hiểu rõ hơn các chức năng của phân mềm đa năng này. Bài phân tích sẽ là một tài liệu phù hợp cho các bạn đang nghiên cứu môn hệ thống thông tin kế toán

Trang 1

Giảng viên: Vũ Quốc Thông

Mục lục:

Phần 1: Doanh nghiệp kinh doanh xe đạp – POLYGONBIKE & Phần mềm kế

toán “Invoice.by.click” 2

I. Tư vấn lựa chọn phần mềm kế toán 2

II. Nhận xét cơ bản về phần mềm kế toán “Invoice.by.click” 10

Phần 2: Phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING I. Giới thiệu chung, khái quát, xuất xứ phần mềm 13

II. So sánh tính phân hệ của các phần mềm 15

• Phân hệ “Mua hàng” 17

• Phân hệ “Bán hàng” 31

III. Đánh giá về quy mô, ứng dụng và ví dụ triển khai tại Việt Nam 43

Tài liệu tham khảo……… 49

Hệ thống thông tin kế toán 2

1

Trang 2

I. Đóng vai trò là nhà tư vấn phần mềm kế toán chuyên nghiệp Khi được Khang và Quang yêu cầu tư vấn về lựa chọn phần mềm kế toán Bạn hãy đưa ra một số thông tin giúp cho doanh nghiệp.

Để có thể hiểu hơn về phần mềm kế toán cũng như những lợi ích cho nó mang lại chodoanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn, nhóm em sẽ cung cấp cho Khang vàQuang những thông tin sau: khái niệm phần mềm kế toán, tính ưu việt của phần mềm

kế toán, lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán, phân loại phần mềm kế toán,các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán và một số phần mềm kế toán phổ biến trên thịtrường

Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý cácthông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng

từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế

độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị vàcác báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công

2

Trang 3

Tính hiệu quả

Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanhchóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chínhxác hơn và hiệu quả hơn

Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán Trong khi phầnmềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm vàkết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phầntiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Tính chuyên nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệpđược in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định.Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các kháchhàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư Đây là một yếu tố

có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình

Tính cộng tác

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán như muahàng, bán hàng, lương, tài sản cố định… và cho phép nhiều người làm kế toán cùnglàm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán

Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệuđầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môitrường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theochiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn

3

Trang 4

Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

• Đối với kế toán viên

Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay

Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quytrình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữu ích đốivới các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ

• Đối với kế toán trưởng

Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán

Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho ngườiquản lý khi được yêu cầu

• Đối với giám đốc tài chính

Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiềukhác nhau một cách nhanh chóng

Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp mộtcách chính xác và nhanh chóng

• Đối với giám đốc điều hành

Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụcho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịpthời, nhanh chóng và hiệu quả

Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ,làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

• Đối với cơ quan thuế và kiểm toán

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp

4

Trang 5

Phân loại phần mềm kế toán

Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh

• Phần mềm kế toán bán lẻ

Phần mềm kế toán bán lẻ là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên laikiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụthể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chungphần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là cácbáo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho Loại phần mềm này chủ yếuphục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trênInternet Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tàichính quản trị

• Phần mềm kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìmkiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống

trường, chi phí rẻ, có tính ổn định cao, có thể nâng cấp, cập nhật nhanh chóng, thời gian triển khai ngắn và dễ dàng Tuy nhiên, do được phát triển với mục đích sử dụng

cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảmđược tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu đặc thù của doanhnghiệp sẽ không có trong phần mềm

• Phần mềm đặt hàng

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêngbiệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tậpđoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể Tuy nhiên, giá thành của phần

5

Trang 6

mềm sẽ rất cao và phải chịu thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng

cấp phát triển sau này, khó cập nhật, tính ổn định kém, rủi ro cao

Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán

Bên cạnh việc tìm hiểu lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho hoạt động của một

tổ chức, cần phải tìm hiểu đặc điểm của phần mềm kế toán mà tổ chức có ý định sửdụng, cân nhắc một số yếu tố trước khi đưa ra quyết định Dựa vào tình hình kinhdoanh, quy mô tổ chức như thế nào, nguồn lực tài chính, đặc thù công việc kế toántrong lĩnh vực hoạt động của công ty… để từ đó lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp,tất nhiên phần mềm kế toán phải thỏa mãn quy định hiện hành của pháp luật

Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán: xem xét chất lượng sản phẩm, dịch vụ,giá cả hợp lí Bên cạnh đó, cần xác định yêu cầu thực tế của DN trước khi lựa chọnsản phẩm, sản phẩm nào đang được sử dụng phổ biến trên thị trường, chọn nhà cungcấp có uy tín và thương hiệu, yêu cầu trình bày Demo sản phẩm, thu thập thông tin từcác khách hàng đã sử dụng sản phẩm mà DN đang có ý định đưa vào sử dụng, thờiđiểm lựa chọn mua sản phẩm…

Doanh nghiệp kinh doanh xe đạp điện-POLYGONBIKE đang phát triển nhanh chóngtheo nhu cầu của xe đạp điện của người dân, họ mở thêm cửa hàng, thuê thêm nhânviên… chứng tỏ quy mô công ty tương đối lớn Họ mở rộng bộ máy quản lý cũng nhưphát triển quy mô của phòng kế toán theo mô hình tập trung, vì vậy việc quyết địnhlựa chọn phần mềm kế toán, thay đổi một hệ thống kế toán mới là một trong nhữngquyết định quan trọng của doanh nghiệp Để giúp cho việc lựa chọn phần mềm kếtoán được cụ thể, dễ hình dung, cần chú ý một số yếu tố sau của phần mềm: tính đápứng được yêu cầu đặc thù, tính dễ sử dụng, tính quản trị, tính tự động cao, tính chi tiết,bảo mật, ý kiến của các khách hàng trước, các chi phí liên quan trong quá trình sửdụng

Tính đáp ứng được yêu cầu đặc thù

Cần xem xét các yếu tố: chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báocáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không, tính giá vốn hàng hoá có thể

áp dụng nhiều phương pháp hay không, kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố

6

Trang 7

nào không, phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không,phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao, các tiêu thức khấu hao TSCĐ cótheo yêu cầu doanh nghiệp không, nếu đơn vị có nhu cầu, có báo cáo vừa tiếng Việtvừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?

Tính dễ sử dụng

Cần xem xét các yếu tố: thao tác nhập liệu có tối ưu hay không, các đối tượng màdoanh nghiệp quản lý vừa đủ, các danh mục có được quản lý như thế nào, có thể sửađược dữ liệu không, khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được không, có hệthống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không, thao tác tìm kiếm, truy xuấtthông tin, in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không, quá nhiều màn hình nhậpliệu hay chỉ có một màn hình duy nhất…

Tính quản trị

Phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống

kê, phân tích… hỗ trợ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối vớicác hệ thống phần mềm khác, phần mềm kế toán phải có tính năng thêm, bớt, chỉnhsửa các báo cáo nhắm đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị Phần mềm có khả năngquản trị ngược hay không, tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay sốliệu chi tiết của từng mục tổng hợp, có thể đưa ra báo cáo thể hiện chênh lệch giữa kếhoạch và thực tế, có thể cung cấp báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệpkhông…

Tính chi tiết, bảo mật

Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báocáo, từng chức năng hay không, chương trình có lưu tên người nhập, người sửa dữliệu đối với từng bút toán, từng nghiệp vụ phát sinh không, chương trình có thể sao

7

Trang 8

lưu dữ liệu tự động không, có cho phép xử lý bù trừ công nợ không, có cho phép biếtđược công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?

Ý kiến của khách hàng trước

Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độhiệu quả mà chương trình mang lại Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật,cần phải xem xét: số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ýkiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm, tham gia các khoá đàotạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm, tham khảo kỹ cáckhách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng cócùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề, các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợkhách hàng của nhà cung cấp như: tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trênInternet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì, các quytrình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ…

Các khoản chi phí liên quan trong quá trình sử dụng

Chi phí cho giấy phép sử dụng

Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm Chi phí này thườngđược tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượngNSD phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng Thông thường, các phần mềm đónggói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí pháttriển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn NSD

Chi phí triển khai

Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công táccài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng Đối với các dự án phức tạp, chi phítriển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng

Chi phí tư vấn

Trong quá trình sử dụng phần mềm, NSD không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó

họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sailầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng Khi chọn mua phần mềm

8

Trang 9

nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép

sử dụng

Chi phí bảo trì

Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính Chi phíbảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sửdụng, mức tiêu biểu là 20%

Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT

Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công

ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ, Các chi phí này tuỳthuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có

Một số phần mềm phổ biến

Một số phần mềm kế toán phổ biến có nguốn gốc nước ngoài:

MYOB: là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch vụ,

hỗ trợ các giải pháp kế toán-tài chính-quản trị doanh nghiệp Đối tượng MYOB chủyếu nhắm đến là các doanh nghiệp vừa và nhỏ

QuickBooks: là phần mềm kế toán của Tập đoàn Intuit của Mỹ Phần mềm này có

nhiều gói sản phẩm khác nhau phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp theogiai đoạn phát triển của doanh nghiệp

PeachTree: là dòng sản phẩm phần mềm kế toán của tập đoàn phần mềm Sage-Anh.

PeachTree có các sản phẩm phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởinghiệp cho đến khi doanh nghiệp phát triển về quy mô kinh doanh

Một số phần mềm kế toán phổ biến có nguồn gốc trong nước:

Công ty Cổ phần MISA: được thành lập năm 1994, hiện là một trong những thương

hiệu mạnh nhất trên thị trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản

lý trong doanh nghiệp Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói,mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phíthấp Ưu điểm của các dòng sản phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, dễhọc, dễ sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện

9

Trang 10

Công ty Cổ phần Phần mềm EFFECT: là một trong những nhà cung cấp có thương

hiệu tại Việt Nam về giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp với các sản phẩm vềphần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể Các sản phẩm của công ty được viếttheo đơn đặt hàng nên có mức giá khá cao so với những phần mềm kế toán khác phụthuộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp dụng và độ phức tạp trong quản lý

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp FAST: thành lập từ năm 1997,

là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam Phần mềm kế toánFAST được xây dựng trên cơ sở Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói

II. Nếu Khang và Quang trình bày về PMKT Invoice.Click mà họ đã được giới thiệu Đứng từ góc độ nhà tư vấn chuyên nghiệp, hãy nêu ra một số nhận xét cơ bản về phần mềm Invoice.Click theo các thông tin được cung cấp và màn hình tham khảo từ địa chỉ Website:

Công ty Phát và Quang là doanh nghiệp thương mại mặt hàng xe đạp điệnPOLYGONBIKE với quy mô nhỏ, tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ mua lại từ cácđại lý, nhà phân phối lớn và phân phối lại Doanh nghiệp sẽ tập trung chủ yếu vàomua và bán hàng Kế toán của doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc lập hóa đơn xuấtbán cho khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, kết xuất báo cáo mua/bán hàngtrong kì, …

10

Trang 11

Dựa vào những tiêu chí trên có thể thấy được phần mềm kế toán “Invoice byclick” rất thích hợp cho doanh nghiệp thương mại nhỏ, vừa như doanh nghiệp thươngmại mua bán mặt hàng xe đạp điện POLYGONBIKE

Mô tả tổng quát và điểm mạnh của phần mềm Kế toán Invoice.by.Click:

Invoice by Click được thiết kể bỡi các chuyên gia trên nền tảng hoạt động rất dễdàng không cần phải học qua hay có kinh nghiệm trước, phần mềm tự giải thích chocác thao tác làm việc nên việc sử dụng rất đơn giản

Phần mềm đi kèm với một thiết kế Hóa đơn tiêu chuẩn, có thể được tùy chỉnhriêng các mẫu này để phù hợp với doanh nghiệp bằng những công cụ thiết kế, bố trítính năng được thiết lập sẵn Các tính năng khác bao gồm sao lưu dữ liệu, kiểm tra cácbáo cáo, và các tùy chọn để tạo ra hóa đơn, báo giá, phiếu huy động,…

Chương trình có một giao diện không phức tạp, dễ dàng để sử dụng, ngay cả đốivới người dùng mới làm quen Giao diện phần mềm được thiết kế rất phù hợp cho bất

kì ai cũng có thể tạo ra thông tin báo cáo, kể cả những báo cáo có tính phức tạp, độkhó cao cũng vẫn có thể dễ dàng kết xuất được Tuy nhiên, để hiểu rõ và thao tácchính xác nhất, người dùng vẫn cần những hiểu biết cơ bản về Kế toán

11

Trang 12

Invoice by Click cho phép khởi tạo Hóa đơn (Invoice, Proforma invoice), Báogiá (Quotations), Biên lai (Receipts), Phiếu biên bản giao hàng (Delivery order),… chỉvới vài thao tác đơn giản, hỗ trợ in hóa đơn, hoặc gửi qua mail cho người nhận quađịnh dạng PDF đính kèm một cách tự động Chương trình cũng cho phép lấy dữ liệu,thông tin của khách hàng từ một tập tin Excel hiện hữu, hoặc cũng có thể nhập liệuthủ công vào cơ sỡ dữ liệu của phần mềm Invoice by Click bao gồm một cơ sỡ dữliệu Hàng tồn kho (Inventory database), cũng như các tùy chọn để kết xuất ra báo cáo

và tìm kiếm dữ liệu

Phần mềm giúp đơn giản hoá sổ sách kế toán và công việc thanh toán hóa đơn,thích hợp cho những doanh nghiệp nhỏ, bán lẻ, kinh doanh tại nhà, trên mạng,…Invoice by Click không chỉ là một phần mềm xuất Hóa đơn hoặc phần mềm Thanhtoán Trên thực tế, phần mềm nghiêng về thiết lập và kết xuất Hóa đơn (Invoicing),theo dõi các khoản phải thu (Account Receivable), các khoản phải trả ( AccountPayable) và Hàng tồn kho (Inventory)

Invoice by Click hỗ trợ 3 mức thuế: bang, quận, thành phố Hỗ trợ thuế giá trịgia tăng (VAT – Value Added Tax) Thiết lập phiếu mua hàng, bán hàng Dễ dàngtrong việc quản lý Sổ quỹ tiền mặt ( Cash book), gửi tiền ngân hàng (Deposit) vàthanh toán tiền cho các nhà cung cấp Phần mềm phù hợp cho các đối tượng kỹ sư,nhà thầu, tư vấn viên máy tính, thiết kế đồ họa, cũng như tất cả các đơn vị bán lẻ sảnphẩm

12

Trang 13

PHẦN 2:

I. Giới thiệu chung, khái quát, xuất xứ phần mềm

Giới thiệu chung

Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa vànhỏ Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như Sao Khuê, BIT CUP, sảnphẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT…

Khái quát:

Hệ thống menu trong chương trình được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp

Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau

1 Hệ thống 9 Báo cáo chi phí theo khoản mục

2 Tổng hợp 10 Giá thành dự án, công trình

3 Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 11 Giá thành sản xuất liên tục

4 Bán hàng 12 Giá thành sản xuất theo đơn hàng

6 Tồn kho 14 Báo cáo quản trị theo các trường tự do

7 Tài sản cố định 15 Quản lý hóa đơn

8 Công cụ dụng cụ 16 Thuế thu nhập cá nhân

Cấp thứ 2 bao gồm: Liệt kê các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáotrong từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ

1. Cập nhật số liệu 4 Nhóm các báo cáo

2. Số dư đầu kỳ 5 Tiện ích

3. Danh mục từ điển

13

Trang 14

Cấp menu thứ 3 bao gồm: Liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể

Sơ đồ tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast Accounting:

14

Trang 15

Xuất xứ phần mềm

Fast Accounting 11 được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình

là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộhoặc làm việc từ xa qua internet Đặc biệt Fast Accounting 11 có thể chạy đồng thờidưới dạng ứng dụng Windows hoặc ứng dụng web thông qua các trình duyệt phổ biếnnhư Internet Explorer, Fire Fox, Chrome…

Fast Accounting 11 cho phép chạy trên web-based giúp cho người sử dụng không phảicài đặt phần mềm trên máy tính, chỉ cần truy cập qua địa chỉ trên web, gõ tên và mậtkhẩu là có thể làm việc bình thường Điều này đặc biệt thuận lợi khi làm việc từ xa vàkhi mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh, cửa hàng…

3 lý do vì sao nên chọn Fast Accounting

1 Thương hiệu mạnh, được nhiều doanh nghiệp tin dùng

FAST có hơn 17 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển và tư vấn ứngdụng các giải pháp phần mềm phục vụ doanh nghiệp

Các sản phẩm và dịch vụ của FAST được trao các giải thưởng uy tín như Giải phápCông nghệ Thông tin hay nhất (BIT Cup) do người sử dụng bình chọn, giảithưởng Sao Khuê của VINASA (Hiệp hội phần mềm Việt Nam), IT Award của VAIP(Hội Tin học Việt Nam)…

Phần mềm kế toán Fast Accounting có hơn 8.500 khách hàng trên toàn quốc Mỗitháng có gần một trăm doanh nghiệp đặt mua

2 Dữ liệu tập trung, làm việc mọi lúc, mọi nơi qua internet với tốc độ rất nhanh

Fast Accounting cho phép truy cập và làm việc qua internet với tốc độ rất nhanh, giúpcho người sử dụng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, tại văn phòng công ty, tại nhà, tạicác điểm làm việc ở xa Đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhà máy, cửa hàng thì

có thể cài đặt cơ sở dữ liệu chỉ ở một nơi, không phải đầu tư hạ tầng cho tất cả cácđiểm, giảm được chi phí đáng kể cho đầu tư hạ tầng

15

Trang 16

3 Dễ dàng nâng cấp lên giải pháp cao hơn mà không phải thay đổi nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp cần một giải pháp quản trị cao hơn, hoặc một giải pháp tổng thể,toàn diện doanh nghiệp (ERP), triển khai cho các phòng ban khác nhau trong công tythì có thể dễ dàng nâng cấp lên giải Fast Financial hoặc Fast Business Online (ERP)của FAST mà không phải chuyển sang nhà cung cấp khác Điều này sẽ tiết kiệm nhiềuchi phí cho doanh nghiệp

16

Trang 17

II. So sánh tính phân hệ của phần mềm Fast và MISA ( Phân hệ “Mua hàng”)

So sánh phân hệ mua hàng và công nợ phải trả

Các chức năng được phân loại:

+ Input: Hợp đồng đơn hàng, nhập mua hàng, phiếu nhập chi phí

mua hàng, hóa đơn mua dịch vụ

+ Process: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phiếu thanh toán tạm

ứng, phiếu điều chỉnh công nợ, tính năng hỗ trợ

+ Output: Báo cáo hàng nhập mua, báo cáo công nợ nhà cung

cấp, báo cáo công nợ theo hóa đơn, báo cáo hợp đồng đơn hàng

Các chức năng được phân loại:

+ Input: Đơn mua hàng, Mua hàng, Nhận hóa đơn, Nhận hóa

đơn dịch vụ

+ Process: Trả tiền nhà cung cấp, Hàng trả lại, giảm giá + Output: Tổng hợp công nợ phải trả, Sổ chi tiết mua hàng.

Trang 18

Hợp đồng đơn hàng -> Phiếu nhập mua hàng -> Phiếu nhập chi

phí mua hàng -> Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp -> Phiếu thanh

toán tạm ứng -> Phiếu điều chỉnh công nợ -> Báo cáo mua hàng

và báo cáo công nợ

Đơn mua hàng => Phiếu mua hàng => Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn dịch vụ (nếu có) => Phiếu hàng trả lại, giảm giá (nếu có) => Chứng từ trả tiền nhà cung cấp => Sổ chi tiết mua hàng

và tổng hợp công nợ phải trả

Các chức năng của phân hệ

“Hợp đồng đơn hàng”:

Chức năng:

•Cập nhật theo từng hợp đồng, đơn hàng nhập mua hàng hóa,

vật tư trong nước mà hợp đồng đó chỉ rõ số lượng, giá cả, và

thuế GTGT đầu vào

“Hóa đơn”

Chức năng:

Trang 19

Chức năng:

•Chứng từ lập khi hàng hóa vật tư mua về được nhập vào kho

trong đó chỉ số lượng, giá và thuế GTGT đầu vào

•Giúp người dùng khai báo thông tin về hóa đơn mua hàng đối với trường hợp mua hàng trước đó đã nhận hàng về nhưng chưa có hóa đơn

“Phiếu nhập chi phí mua hàng”:

toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí

“Dịch vụ”:

Chức năng:

•Cho phép người dùng lập và theo dõi chứng từ mua dịch

vụ thường xảy ra tại doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, điện thoại, internet

“Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp”

Trang 20

ứng trước đó.

• Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu

chi tiền thanh toán chó các chi phí

“Phiếu ghi nợ ghi có tài khoản công nợ”

Chức năng

• Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác

ngoài việc mua hàng hóa, dịch vụ thông thường

• Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh

toán, xóa các khoản nợ

• Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền

hàng cho nhà cung cấp và công nợ mua hàng phải trả cho nhà

cung cấp

• Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng

cùng 1 nhà cung cấp Các trường hợp điều chỉnh khác…

“Chứng từ bù trừ công nợ”

bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng theo từng hóa đơn mua hàng

Trang 21

Chức năng:

•Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh

bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa 1 nhà cung cấp

và một khách hàng

•Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng

1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài

khoản công nợ

“Báo cáo mua hàng”

Chức năng:

•Chi tiết các mặt hàng được mua

“Sổ chi tiết mua hàng”

Chức năng:

•Cho phép xem và in Sổ chi tiết mua hàng

“Báo cáo công nợ”

Trang 22

01GTKT3/001 số 0067850, ký hiệu hóa đơn AA/11T, chưa thanh toán

Phát sinh chi phí vận chuyển bao gồm VAT 10% là 2.200.000 VND theo hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTKT3/001, ký hiệu AA/11P,

số 0012345, đã thanh toán cho công ty Hồng Hà bằng tiền mặt, giả sử công ty phân bổ chi phí mua hàng theo số lượng

Ngày 17/01/2015 trả lại 1 điện thoại Nokia do có hư hỏng nặng mua ngày 16/12/2014 của công ty Hồng Hà, theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001 số 0000003, ký hiệu hóa đơn AB/11T ngày 17/01/2011

Trang 23

- Nhập các thông tin cần thiết của nhà cung cấp

- Chọn “ Hợp đồng, đơn hàng” => “Hợp đồng, đơn hàng nội địa” Nhập các thông tin cần thiết: đối tượng, mã hàng,…

- Vào phân hệ Mua hàng => “Mua hàng”=>“Mua hàng kèm hóa đơn”

Trang 24

- Chọn “Nhập mua hàng” => “ Phiếu nhập mua”

Nghiệp vụ: phân bổ chi phí mua hàng

-Trên chứng từ mua hàng, nhấn “Phân bổ chi phí”

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	6,1 MB