Kỹ năng quản lý và lãnh đạo

LÃNH ĐẠOLãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy + điều hành Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng quyết định đường lối Kỹ năng chỉ đạo Kỹ năng chỉ huy Kỹ năng điều hành LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ

LÃNH ĐẠO

PGS.TS Ngô Doãn Vịnh

NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU

1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu

2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo

3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức4- Kiến nghị

PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT

CHỦ YẾU

KỸ NĂNG?

Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó?

1- Tại sao phải có kỹ năng?

Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử…

- Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ

năng tự vệ

CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ?

Kỹ năng

Thuộc sở hữu chủ quan

CHO - Người khác- NHẬN

Kỹ năng mềm

Năng lực hữu ích

Năng lực trí tuệ/trí nhớ

ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH

KỸ NĂNG?

1- Khát khao kỹ năng

2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng

3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của chủ thể)

4- Cách thức luyện tập kỹ năng

5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống đòi hỏi cao Sống gần đèn thì sáng…)

QUẢN LÝ?

Lợi ích

Nghệ thuật QL

MỤC TIÊU Nắm chặt

Phát triển

QuẢN

LÝ

Người bị Quản lý NHÀ QUẢN

LÝ

HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝ

KÝ NĂNG QUẢN LÝ

Kỹ năng quản lý nhà nước

Kỹ năng quản lý doanh nghiệp/tổ chức

NHÀ

QUẢN

LÝ

Cơ quan quản lý hành chính NN cao nhất

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH

VÀ THEO LÃNH THỔ

CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Quản lý nhà nước theo ngành

Quản lý nhà nước theo lãnh thổ

Cơ chế Kết hợp

NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Quản lý kinh tế & rủi ro

Quản lý xã hội, môi trường

Quản lý an ninh quốc phòng

Ban hành đường lối phát triển

Tổ chúc thực hiện và kiểm tra, giám sát

Quản lý đối ngoại

Cơ quan/

Nhà quản

lý

LÃNH ĐẠO

Lãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy +

điều hành

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quyết định đường lối

Kỹ năng chỉ đạo

Kỹ năng chỉ huy

Kỹ năng điều hành

LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi

người làm theo

PHẦN II

CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

1- Kỹ năng quyết định đường lối

2- Kỹ năng ban hành chính sách quản lý

3- Kỹ năng tổ chức thực hiện đường lối,

chính sách phát triển

4- Kỹ năng đánh giá việc thực hiện, thời gian và điều chỉnh mục tiêu

5- Kỹ năng phân phối

KỸ NĂNG QUẢN LÝ

12- Công cụ quản lý

KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI

1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình

huống

2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn

3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng 4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản

5- Kỹ năng quản lý rủi ro

Nhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc

KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH

1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành chính sách kịp thời

3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư luận xã hội

4- Kỹ năng quảng bá chính sách

Chú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện

pháp đảm bảo

Xác định các hoạt động chính

Ban hành chính

sách

Triển khai hực hiện

và Đánh giá chính sách

Điều chỉnh chính sách

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆN

ĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH

1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể,

đúng người, đúng việc, đúng lúc

2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và

đơn vị (động viên, lôi kéo…)

3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi tiết, sát sao…)

KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH

MỤC TIÊU

1- Có tiêu chí đánh giá

2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp

3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách

khách quan, khoa học, trung thực)

4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả

đánh giá

5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần

KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ

1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân,

tổ chức

2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được

(công bằng, khích lệ, tránh gây mất động lực…)

3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công

việc tiếp theo

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh, cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết…

2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống (phản ứng của người nghe, tác động từ

10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH

1- Biết phải mạnh dạn

2- Biết phải tự tin

3- Biết ta, biết người

4- Biết 10 nói 1

5- Biết khi nào “đến lúc”

6- Không chủ quan

7- Không biết không nói

8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói)

9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy)

10- Không xúc phạm người nghe

KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN

1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn đề)

2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu …

KỸ NĂNG THU PHỤC

1- Kỹ năng phát ngôn

2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý

3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt nhân

4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế

3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân

4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ

sự đối đầu/xung đột

5- Kỹ năng động viên, khích lệ

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Đây là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất và khó nhất

1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ chức)

2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi)

3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách

sống của Người Do Thái )

KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ

Mối quan hệ

1- Xác định quan hệ với ai? trong số

ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân?

2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhất Định, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ có mối quan hệ quan trọng hơn?

3- Kết nối các mối quan hệ một cách hợp lý và chân thành

KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC

1- Thông thái cây quản lý để hình dung

chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ máy

2- Khảo sát và học tập những Tổ chức

thành công

3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy (nhưng không được lạm dụng, thay đổi thường xuyên)

KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ

CỘNG CỤ QUẢN LÝ

1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lý

- Khi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao cho tác dụng lớn nhất

- Khi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản lý: Lạt mềm buộc chặt

2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý

- Mệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải… mà dùng Hãy xứng đáng…)

- Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệp

- Giáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều,

“rả rích”

KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN

1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị,

thân thiện, chân tình)

2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình

tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm)

3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận) 4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến)

5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các

chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người quyết định ở căn cứ chỉ huy …)

KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH

1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá

2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian quảng bá

3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá

4- Kỹ năng dừng quảng bá

PHẦN III ĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC

KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

Quản lý cơ quan/

tổ chức

Quản lý nhân

lực, bộ máy

Quản lý công việc và rủi ro

Quản lý tài sản

Quản lý mối quan hệ

Quy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở

KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ

1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những

người xung quanh

2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong

công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích; trật tự trong giải quyết mâu thuẫn

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan

2- Quy định về:

- Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan

- Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị

- Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên

- Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị

- Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên

- Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển

CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Giám đốc/

Thủ trưởng

Trưởng phòng

Nhân viên Chuyên gia Nhóm chuyên gia

THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ

CHỨC

Thông tin

quản lý

Thông tin mật

Thông tin chung

Thông tin lãnh đạo

Thẩm định thông tin

&

Xât dựng ngân hàng thông tin

KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC

trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không

đáp ứng như cầu của công việc…)

ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ

Đánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào?

1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm

Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng

2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc:

quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan hệ

- Thang điểm

- Cụ thể, chi tiết

- Tính SĨ là thuộc tính của con người

- Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ

PHẦN IV

KIẾN NGHỊ

- Rút kinh nghiệm từ người khác

- Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) -

Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc Nhưng lãnh đạo không có ích cho ai là tự phá phúc.

- Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ

nhiệm)