Tiểu luận Tin học trong Quản lý kinh tế

Tiểu luận tin học trong quản lý kinh tế, ĐH Mỏ Địa chất, hệ thống thông tinTrong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Công nghệ thông tin được coi là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc; là động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh và bền vững đất nước

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

PHẦN NỘI DUNG 4

1.Khái quát chung về Sở Tài chính 4

1.1 Giới thiệu chung 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tài chính 4

1 3 Tổ chức bộ máy quản lý của Sở Tài chính 6

2 Thực trạng hệ thống thông tin tại đơn vị: 9

2.1 Các hệ thống thông tin hiện thời: 9

2.2 Thực trạng cấu thành hệ thống thông tin 11

2.2.1 Thực trạng phần cứng: 11

2.2.2 Thực trạng nguồn nhân lực: 12

2.2.3 Thực trạng về phần mềm: 12

2.2.4 Hệ thống truyền thông 24

2.2.5 Lưu trữ cơ sở dữ liệu 25

2.3 Đánh giá chung về hệ thống thông tin hiện thời tại Sở Tài chính 25

2.3.1 Những kết quả đạt được 25

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế 27

3.Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin hiện thời tại Sở Tài chính tỉnh 29

3.1 Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện: 29

3.2 Các giải pháp 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các

cơ quan nhà nước Công nghệ thông tin được coi là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc; là động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh và bền vững đất nước Việc đẩy mạnh phát triển và ứng dụng CNTT trên tất cả các lĩnh vực đã góp phần tháo gỡ nhiều khó khăn, vướng mắc, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và quản trị doanh nghiệp

Hòa cùng chủ trương đó UBND tỉnh nói chung, Sở Tài chính nói riêng đã triển khai nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ và điều hành quản lý đã đạt được một số kết quả nhất định Để tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hơn nữa phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế Sở Tài chính tỉnh cần phải có nhiều giải pháp triển khai hiệu quả, đồng bộ

Cụ thể các giải pháp em xin được trình bày tóm tắt trong bài tiểu luận của mình với nội dung: phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại Sở Tài chính tỉnh và các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin hiện thời

PHẦN NỘI DUNG

1 Khái quát chung về Sở Tài chính

1.1 Giới thiệu chung

Ngày 01/4/1992 cùng với sự tách tỉnh từ tỉnh Hà Nam Ninh cũ, Sở Tài chính được tái thành lập Hiện nay Sở Tài chính tỉnh có trụ sở tại địa chỉ đường Trần Hưng Đạo phường Đông Thành, Thành phố Trải qua nhiều khó khăn, thách thức, song với chức năng của mình là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh

có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính; ngân sách nhà nước; thuế; phí; lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước; tài sản nhà nước; các quỹ tài chính nhà nước; đầu tư tài chính; tài chính doanh nghiệp; kế toán; kiểm toán độc lập; giá và các hoạt động dịch vụ tài

chính tại địa phương theo quy định của pháp luật Sở Tài chính đã có nhiều cố gắng,

nỗ lực vươn lên và đạt được những thành tựu quan trọng, bước đầu đã tích cực khai thác nguồn thu cho ngân sách đảm bảo các khoản chi tiêu trong kế hoạch ngân sách hàng năm

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tài chính

- Dự thảo phương án phân cấp nguồn thu và nhiệm vụ chi của từng cấp ngân sách của địa phương; định mức phân bổ dự toán chi ngân sách địa phương; chế độ thu phí và các khoản đóng góp của nhân dân theo quy định của pháp luật để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền;

- Dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương; các phương án cân đối ngân sách và các biện pháp cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thu, chi ngân sách được giao để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền;

- Phương án sắp xếp lại, xử lý nhà, đất thuộc sở hữu nhà nước thuộc phạm vi quản lý của địa phương

+ Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Dự thảo Quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;

- Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, tổ chức lại, giải thể các đơn vị thuộc Sở theo quy định của pháp luật

+ Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về lĩnh vực tài chính; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, phương án thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt

+ Quản lý ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước

+ Quản lý tài sản nhà nước tại địa phương

+ Quản lý các quỹ tài chính nhà nước (quỹ đầu tư phát triển; quỹ bảo lãnh tín dụng doanh nghiệp vừa và nhỏ; quỹ phát triển nhà ở và các loại hình quỹ tài chính nhà nước khác được thành lập theo quy định của pháp luật)

+ Quản lý giá và thẩm định giá

+ Hướng dẫn, quản lý và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với các tổ chức cung ứng dịch vụ tài chính thuộc lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán độc lập, đầu tư tài chính, các doanh nghiệp kinh doanh xổ số, đặt cược và trò chơi có thưởng trên địa bàn theo quy định của pháp luật

+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp luật

+ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, Thanh tra, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Sở theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật

+ Thực hiện hợp tác quốc tế về lĩnh vực tài chính theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh

+ Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý tài chính và chuyên môn nghiệp

vụ được giao

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

1 3 Tổ chức bộ máy quản lý của Sở Tài chính

Sơ đồ bộ máy quản lý

Chức năng của mỗi đơn vị trong bộ máy quản lý

Sở Tài chính bao gồm 11 phòng ban với từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Phòng Tổng hợp Ngân sách: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng giúp giám đốc Sở trong việc quản lý tài chính, NSNN, các quỹ TCNN trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

- Phòng Tài chính Hành chính sự nghiệp: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở trong việc quản lý tài chính, ngân sách thuộc các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi là đơn vị hành chính sự nghiệp) thuộc tỉnh quản lý theo quy định của pháp luật

- Phòng quản lý Ngân sách huyện xã: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có

Giám đốc Sở

Phó Giám

đốc

Phó Giám đốc

Phó Giám đốc

Phó Giám đốc

chi ngân sách huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là cấp Huyện) và xã, phường, thị trấn (gọi tắt là cấp Xã) từ khâu lập, chấp hành và quyết toán ngân sách để tổng hợp chung vào ngân sách của tỉnh theo quy định của pháp luật.

- Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở trong công tác quản lý vốn đầu tư phát triển thuộc nguồn vốn Nhà nước

- Phòng quản lý Giá – công sản: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở trong việc quản lý Nhà nước về giá và tài sản Nhà nước tại địa phương theo qui định của pháp luật

- Phòng Tài chính Doanh nghiệp: Là phòng chuyên môn thuộc Sở, có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc quản lý Nhà nước về công tác tài chính doanh nghiệp ở địa phương

- Phòng Thanh tra tài chính: Là bộ phận thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện thanh tra các hoạt động về tài chính, ngân sách và giá cả trên địa bàn

- Phòng Tin học và Thống kê tài chính: Là phòng chuyên môn thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc thống nhất quản lý hoạt động, phát triển và ứng dụng tin học trong lĩnh vực tài chính và thống kê tài chính

- Phòng Pháp chế: là phòng chuyên môn thuộc Sở Tài chính, có chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo Sở thực hiện việc quản lý nhà nước bằng pháp luật trong phạm vi lĩnh vực Sở quản lý; chịu sự quản lý, kiểm tra về công tác Pháp chế của Sở

Tư pháp và chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác pháp chế của Vụ Pháp chế thuộc Bộ Tài chính

- Văn phòng: Là bộ phận thuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở quản lý công tác tổ chức, bộ máy, biên chế, hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp

- Trung tâm Tư vấn & Dịch vụ Tài chính công Ninh Bình là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài chính có chức năng giúp Giám đốc Sở Tài chính thực hiện một số nhiệm vụ quản lý về Tài chính, tài sản và cung cấp dịch vụ về Tài chính

2 Thực trạng hệ thống thông tin tại đơn vị:

2.1 Các hệ thống thông tin hiện thời:

a Hệ thống quản lý và điều hành văn bản Bkav eOffice:

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh về việc kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản 3 cấp từ UBND cấp xã đến Văn phòng UBND tỉnh hướng đến Chính phủ điện tử Sau thời gian nghiên cứu Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh đã tham mưu UBND tỉnh triển khai phần mềm quản lý văn bản là Bkav eOffice của Công ty cổ phần BKAV trên địa bàn tỉnh

Phần mềm Bkav eOffice được Sở Thông tin triển khai cho Sở Tài chính năm

2011 Bkav eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp

và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính Với nhiều tính năng tích hợp, tiện dụng, dễ dùng như: email, hội thoại, trưng cầu ý kiến, nhắc việc, lập lịch làm việc, gửi thông báo, gửi tin nhắn ra di dộng và xử lý công văn, hồ sơ công việc, đặc biệt chức năng cấu hình linh hoạt, đáp ứng nhu cầu mọi

cơ quan, doanh nghiệp cũng như là thay đổi quy trình làm việc trong chính các cơ quan đang sử dụng

b Hệ thống thông tin kế toán hành chính sự nghiệp IMAS:

Cũng như các đơn vị khác Sở Tài chính cũng có hệ thông thông tin kế toán là IMAS Hệ thống thông tin kế toán IMAS được phát triển bởi Cục Tin học Thống kê – Bộ Tài chính Hệ thống IMAS giúp kế toán thu thập, ghi chép bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính Hệ thống IMAS cho phép kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo các văn bản hiện hành và kết xuất ra các báo cáo đầy đủ, linh hoạt Phần mềm IMAS 2015 được xây dựng theo dạng phân hệ nên có thể chạy độc lập từng phân hệ hoặc tích hợp chung trong một

hệ thống, cập nhật online qua mạng Internet; chương trình được trang bị khả năng trao đổi dữ liệu với phần mềm Tổng hợp báo cáo quyết toán

c Hệ thông tin quản lý ngân sách và kho bạc(Tabmis)

Dự án Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS viết tắt

từ tiếng Anh “Treasury And Budget Management Information System”) là một cấu phần của Dự án Cải cách quản lí tài chính công của Bộ Tài chính, được giao cho Kho bạc Nhà nước chủ trì tổ chức thực hiện, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính và các bộ, ngành, địa phương Triển khai dự án TABMIS là định hướng quan trọng trong Chiến lược phát triển kho bạc đến năm 2020 Mục tiêu chung của dự án

là “Hiện đại hoá công tác quản lý NSNN từ khâu lập kế hoạch, thực hiện ngân sách, báo cáo ngân sách và tăng cường trách nhiệm ngân sách của Bộ Tài chính; nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính công; hạn chế tiêu cực trong việc sử dụng ngân sách; đảm bảo an ninh tài chính trong quá trình phát triển và hội nhập của quốc gia” thông qua thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin theo công nghệ hiện đại, phù hợp với đặc thù quản lí tài chính, ngân sách của Việt Nam

Hệ thống TABMIS được xây dựng, triển khai và vận hành tại các đơn vị kho bạc và các cơ quan tài chính từ Trung ương đến quận huyện, một số bộ chủ quản và một số sở chuyên ngành của Thành phố Hà Nội TABMIS tạo thành một quy trình liên kết chặt chẽ trong việc nhập dữ liệu, xử lý thông tin và quản lý thông tin giữa các cơ quan theo phân công trong hệ thống, giúp các cơ quan đơn vị tham gia hệ thống thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về quản lý, điều hành, kế toán, báo cáo và quyết toán ngân sách Toàn bộ dữ liệu về thu chi ngân sách trong hệ thống TABMIS được các cơ quan khác nhau đưa vào theo một đầu mối duy nhất nhưng lại được chia sẻ, sử dụng chung theo vai trò của mỗi đơn vị

Trong tương lai, TABMIS sẽ được hướng tới mở rộng kết nối đến các Bộ, ngành chủ quản và các đơn vị sử dụng ngân sách thành quy trình thực hiện ngân sách khép kín, hiện đại, đồng thời phát triển các giao diện với các chương trình ứng dụng khác nhằm tạo nên hệ thống thông tin quản lý tài chính tích hợp

Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc được triển khai tại 04 phòng chuyên môn thuộc Sở: phòng Tổng hợp Ngân sách, phòng Hành chính sự nghiệp, phòng Ngân sách huyện xã, phòng Đầu tư xây dựng cơ bản

d Hệ thông tin cấp mã số có quan hệ với ngân sách

Để dễ dàng trong việc quản lý ngân sách của mỗi đơn vị, dự án có quan hệ ngân sách nhà nước trong tất cả các cơ quan tài chính như thuế, kho bạc Thì mỗi đơn vị, dự án có một mã số đơn vị sử dụng ngân sách Các đơn vị có quan hệ với ngân sách sử dụng mã số đơn vị sử dụng ngân sách đã được cấp cho các hoạt động giao dịch về ngân sách từ khâu lập dự toán, tổng hợp và phân bổ dự toán, chấp hành

và quyết toán ngân sách Các đơn vị có quan hệ với ngân sách phải ghi mã số đơn vị

sử dụng ngân sách trên giấy tờ giao dịch, sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ, báo cáo liên quan tới việc sử dụng ngân sách Nhà nước; Mã số này được tạo bởi phần mềm cấp mã số có quan hệ với ngân sách Phần mềm cấp mã số có quan hệ với ngân sách được triển khai cho 03 phòng thuộc Sở: phòng Tổng hợp Ngân sách, phòng Ngân sách huyện xã, phòng Đầu tư xây dựng cơ bản

2.2 Thực trạng cấu thành hệ thống thông tin

2.2.1 Thực trạng phần cứng:

Trong những năm gần đây được sự quan tâm chú trọng đầu tư phát triển hạ tầng của Bộ Tài chính, UBND tỉnh hàng năm Sở Tài chính đều tiến hành mua sắm trang thiết bị tin học phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ

Để đảm bảo cho mỗi cán bộ có một máy tính làm việc và mỗi lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng có một máy tính xách tay Sở Tài chính đã trang bị 96 máy tính bàn,

55 máy tính xách tay và 40 máy in

Để phục vụ cho nhu cầu triển khai các phần mềm ứng dụng trong cơ quan

Sở Tài chính Ninh Binh có một phòng máy chủ độc lập có trang bị thiết bị làm mát gồm 04 máy chủ (02 máy chủ của HP và 02 máy chủ của IBM) đang được sử dụng

Nhằm chuẩn hóa dữ liệu thành dữ liệu dạng số tại văn phòng Sở còn được trang bị 02 máy scan A4, 01 máy scan A3 và 01 máy fax Hàng ngày các thiết bị này đều được văn thư sử dụng để chuẩn hóa các dữ liệu từ bản giấy thành dạng file pdf

2.2.2 Thực trạng nguồn nhân lực:

Số công chức, viên chức, cán bộ tại Sở Tài chính bao gồm cả Trung tâm tư vấn dịch vụ hành chính công khoảng 100 người Để đáp ứng nhu cầu của chuyên môn nghiệp vụ, cũng như tốc độ phát triển của công nghệ thông tin cán bộ Sở Tài chính không ngừng học hỏi nâng cao trình độ đến nay 100% cán bộ chuyên môn có trình độ đại học trở lên, trong đó có gần 30 cán bộ đã có trình độ thạc sỹ

Năm 2009 Sở Tài chính tái thành lập phòng Tin học Thống kê nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của hệ thống CNTT, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa của ngành Tài chính Đến nay phòng phòng Tin học Thống kê gồm 5 người trong đó có

2 lãnh đạo phòng và 3 cán bộ có trình độ Đại học về công nghệ thông tin

Phòng Tin học Thống kê có nhiệm vụ là:

- Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về triển khai ứng dụng CNTT, triển khai công tác thống kê phân tích dự báo trong ngành tài chính của tỉnh phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo các cấp

- Đầu mối quản lý công tác triển khai ứng dụng CNTT tại các đơn vị tài chính trên địa bàn tỉnh

- Quản lý, vận hành thông suốt hệ thống mạng máy tính của Sở Tài chính và

hỗ trợ kỹ thuật cho các phòng Tài chính huyện, thành phố và các ban tài chính xã, thị trấn khi có các sự cố về kỹ thuật CNTT;

- Quản trị cơ sở dự liệu và đảm bảo cho các chương trình ứng dụng của Sở Tài chính hoạt động liên tục, không bị gián đoạn

- Đầu mối thực hiện công tác thống kê, phân tích dự báo tại các đơn vị tài chính trên cùng địa bàn

- Tập huấn, triển khai các phần mềm ứng dụng cho phòng Tài chính kế hoạch các huyện, thành phố và ban tài chính các xã, thị trấn và hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo cho các phần mềm ứng dụng hoạt động liên tục

2.2.3 Thực trạng về phần mềm:

a Phần mềm Bkav eOffice

Phần mềm được triển khai cho toàn bộ cán bộ trong cơ quan, mỗi cán bộ được tạo một tài khoản để đăng nhập vào phần mềm Bkav eOffice Tên đăng nhập này được lập theo mẫu tênngười dùng+họ tên đệm viết tắt@ninhbinh.gov.vn Dựa vào tên đăng nhập đó tùy vào chức vụ của từng cán bộ, cán bộ quản trị sẽ phân quyền hạn sử dụng chức năng trong chương trình Bkav eOffice Phần mềm được thiết kế dành cho 3 vị trí: Lãnh đạo, văn thư và chuyên viên Ở mỗi vị trí có 2 nhiệm

vụ chính là tiếp nhận văn bản đến để xử lý và chuyển văn bản đi

Các chức năng của phần mềm Bkav eOffice

- Quản lý, trình duyệt văn bản đến:

Tại vị trí văn thư: là bộ phận đầu mối tiếp nhận văn bản đến từ các ban, ngành, từ các đơn vị khác chuyển đến Các văn bản này được gửi qua các hình thức văn bản giấy qua đường bưu điện, hoặc qua mạng (email, máy fax) Với văn bản chưa được số hóa thì sẽ được văn thư dùng máy scan chuyển sang dạng file pdf Sau

đó cán bộ văn thư điền đầy đủ số văn bản đến, ngày đến, thông tin trích yếu… sau

đó chuyển cho lãnh đạo Sở xử lý → Lãnh đạo Sở có thể kết thúc xử lý hoặc chuyển cho các trưởng phòng chuyên môn xử lý →trưởng phòng chuyên môn có thể tiếp tục chuyển cho chuyên viên giải quyết Trong quá trình phân công văn đến phần mềm eOffice cho phép lưu các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên

Hình ảnh minh họa quy trình văn bản đến

- Quản lý, trình duyệt văn bản đi:

Chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản

đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan xin rồi gửi xin ý kiến của lãnh đạo phòng và các phòng chuyên môn phối hợp → Văn bản đi sau khi được lãnh đạo phòng phê duyệt sẽ gửi trình lãnh đạo Sở → Các văn bản được lãnh đạo Sở phê duyệt chuyển văn thư vào số phát hành văn bản đi Trong quá trình luân chuyển văn bản đi nếu có

ý kiến chỉnh sửa thì văn bản đi sẽ được chuyển ngược lại người trước để sửa

Văn bản đi văn thư có thể cấp số và phát hành qua mạng đến các sở ban ngành thuộc tỉnh, UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố

Hình ảnh minh họa quy trình xử lý văn bản đi tại vị trí chuyên viên

- Phần mềm cung cấp cho người dùng công cụ để quản lý hồ sơ một cách dễ dàng và thuận tiện như:

Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý văn bản, giấy tờ theo những công việc,

vụ việc nhất định dễ dàng hơn

Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng

hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống

Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ văn bản, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc

Phân quyền quản lý hồ sơ công việc: Người dùng có thể tự phân quyền thêm hoặc bớt ai đó được quyền tham gia vào hồ sơ công việc của mình

- Khai thác thông tin

Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc

Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).

Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi

Lập báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ công việc và tình hình xử lý công việc

Cung cấp công cụ quản lý công việc, xem văn bản được giải quyết đến đâu,

ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu…

Hình ảnh minh họa chức năng khai thác thông tin

b Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp IMAS:

Phần mềm IMAS được triển khai cho kế toán tại văn phòng Sở Phần mềm IMAS đảm bảo tuân thủ đúng các quy định và thông lệ của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được ban hành và cập nhật theo các văn bản mới nhất quy định về

kế toán HCSN

Phần mềm IMAS xử lý, lưu trữ hệ thống các chứng từ kế toán phát sinh, và cho ra các sổ, thẻ và báo cáo tài chính theo chế độ kế toán đơn vị HCSN theo quyết đinh 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Quyết định 215-QĐ/BTCQTTW ngày 19/12/2006 của Ban Tài chính-Quản trị Trung ương Đặc biệt, IMAS được cập nhật Hệ thống mục lục ngân sách theo quyết định