ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh của văn phòng bán vé máy bay tại cămpuchia

hoạt động cung cấp vé tại các văn phòng bán vé máy bay Do nhu cầu ngày càng tăng trong việc sử dụng phơng tiện giao thông hàng không , các hãng hàng không đã thiết lập một hệ thống các v

Lời nói đầu

Tin học ngày nay đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội và ngày càng trở thành một công cụ không thể thiếu đợc trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật , xã hội ,kính tế

Một trong những ứng dụng quan trọng của tin học là lĩnh vực quản lý kính tế Hiện này hầu hết các cơ quan ,công ty của nhà nớc hay t nhân đều đợc trang bị máy tính và cài đặt chơng trình quản lý để

có thể đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời , chính xác giúp cho công việc sản xuất ,kinh doanh có hiệu quả , tiết kiệm thời

gian ,sức lực

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế ,vận tải hàng không cũng không ngừng phát triển Các đại lý vé máy bay hằng ngày bán ra một số lợng lớn vé cho hàng khách với nhiều hình thức thành toán khác nhau Hình thức quản lý đơn thuần bằng sổ sách không đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, chính xác đặc biệt trong việc thanh quyết toán và quản lý công nợ , vì vậy tin học hoá công tác quản lý đã là một nhu cầu cần thiết cho các đại lý vé Trên cơ sở các kiến thức về công nghệ thông tin đợc học và sự tìm hiểu về công tác

quản lý ở các đại lý vé máy bay em đã chọn đề tài “ứng dụng tin

học trong quản lý kinh doanh của văn phòng bán vé máy bay tại cămpuchia “.

Với kiến thức ,kinh nghiệp còn hạn chế nên đồ án tốt nghiệp này sẽ còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn

Ch ơng I Khảo sát thực tế hoạt động quản lý kinh doanh của các văn phòng bán vé máy bay tại cămpuchia

I hoạt động cung cấp vé tại các văn phòng bán vé máy bay

Do nhu cầu ngày càng tăng trong việc sử dụng phơng tiện giao thông hàng không , các hãng hàng không đã thiết lập một hệ thống các văn phòng giao dịch nhằm kiểm soát việc cung cấp vé một cách thuận tiện nhất Dới tác động

Sinh viện thực hiện TAN KOSAL

phục vụ vì lợi ích khách hàng theo mô hình này ngày càng đợc mở rộng ,cho tới nay đã có khoảng trên 10 văn phòng cung cấp vé máy bay ở bên Cămpuchia

Nhìn chung , hoạt động quản lý tại mỗi văn phòng giao dịch rất phức tạp,

đó không chỉ là vấn đề mua và bán thông thờng việc quản lý giao dịch đợc tiến hành theo nhiều hớng khác nhau : đối với Hãng hàng không tại Cămpuchia ,với các nhà cung cấp khác , với ngân hàng, và đặc biệt là đối với khác hàng Ngoài việc phải tạm ứng trớc một khoản tiền cho hãng không hoặc cho các nhà cung cấp khác, điều quan trọng là phải kiểm soát chặt chẽ và lu trữ một cách chính xác các thông tin trong quá trình nhận và chuyển giao vé , chẳng hạn :

số lợng vé nhận , số lợng vé bán, ngày nhận , ngày bán , số hiệu ghi trên mỗi vé, tuyến đờng , giá vé , thuế , tên khách hàng và địa chỉ các đối tợng giao dịch Tất cả các thông tin đó không phải đã cố định khi giao nhận vé

Số lợng vé nhập vào luôn luôn thay đổi ,vé đợc nhập vào không phải từ một nhà cung cấp duy nhất mà từ nhiều địa chỉ khác nhau đợc lu trữ giữ chính xác nhằm mục đích quản lý thanh toán Số lợng vé bán đợc trong một ngày cung không phải là con số quyết toán cuối cùng , một khách hàng bất kỳ nào cũng có thể trả lại vé đã đặt mua vì những lý do bất thờng Đối tợng nhận vé không phải chỉ có khách hàng ,vé có thể đợc giao cho một văn phòng bán vé khác theo hình thức

và giá tiền chuyên biệt , hoặc cũng có thể giao ngợc trở lại nhà cung cấp Do tính cạnh tranh rất lớn giữa các văn phòng cung cấp mà hầu hết các văn phòng này đều chấp nhận hình thức thanh toán chậm đối với khách hàng ,vì vậy việc lu trữ địa chỉ cùng các thông tin về khách là cần thiết cho ngời quản lý, với một l-ợng khách lớn thì công tác này quả thực không dễ dàng Chỉ nói riêng việc quản lý các thông tin trên vé cũng đã đòi hỏi một sự đầu t khá lớn

Tuy nhiên, vấn đề gây phiền phức nhất cho những ngời làm công tác quản

lý tại các văn phòng cung cấp vé là tính đa dạng của loại hình thanh toán khác với những ngành kinh doanh khác , thờng thanh toán và giao hàng cùng nhau, hoặc thanh toán theo một thời hạn quy định Các khách hàng của văn phòng cung cấp vé thờng đến thanh toán tiền vé sau vài ngày , vài tuần , thậm chí có ngời còn thanh toán sau vài tháng hoặc lâu hơn nữa , nghĩa là thời hạn thanh toán rất tự do Điều đó qây khó khắn trong việc theo dõi ,kiểm soát thanh toán của khách hàng ,nhất là trong công tác quản lý việc thu hồi các khoản nợ Mỗi

vé có hai phần thanh toán : thanh toán tiền vé thuộc nhiệm vụ của khách

hàng ,và thanh toán tiền hoa hồng cho khách đã thoả thuận khi mua vé thuốc trách nhiệm của nhà cung cấp

Nhng không phải bao giờ việc thanh toán cùng diễn ra theo chiều hớng thuận lợi nh vậy Số tiền phải trả cho mỗi vé có thể không đợc khách hàng thanh toán ngay một lúc , có khách hàng chỉ thanh toán một phần tiền nợ vé – tuỳ theo khả năng kinh tế , có khách hàng thanh toán tiền vé và yêu cấu lu lại tiền hoa hồng để lấy gộp một lần, hoặc chiết khấu vào tiền vé , có khách hàng cha trả tiền vé nhng lại muốn đợc thanh toán tiền hoa hồng trớc Thậm chỉ , việc thanh toán tiền vé không phải bao giờ cũng do khách hàng chịu mọi chi phí

Chẳng hạn khi khách hàng trả lại vé cha sử dụng ,hoặc khách hàng chỉ sử dụng một vài tuyến trong hành trình ghi trên vé , Văn phòng cung cấp chỉ đợc tính một phần chi phí cho khách , phần còn lại sẽ thanh toán với hãng hàng không theo quy định cụ thể cho từng trờng hợp Tất cả các yêu cầu của khách hàng đều đợc Văn phòng bán vé đáp ứng

Là một cơ sở kinh doanh , tất nhiên không thể bỏ qua việc ghi nhận các hoạt động giao dịch với ngân hàng Theo yêu cầu của Hãng hàng không tại cămphuchia ,không chấp nhận việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt mà phải chuyển tiền hợp pháp qua Ngân hàng ,theo nguyên tắc khấu trừ tiền vé đã tạm ứng trợc Đối với tất cả những khách hàng có mở tài khoản tại Ngân hàng ,có thể sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản cho các thơng vụ ,dịch vụ với văn phòng cùng cấp vé Những khách hàng không muốn dùng tài khoản , tiền mặt của mình để thanh toán ,có thể sử dụng một thể thức tín dụng thông th-ờng ,các phiếu thẻ thanh toán nh : Visa , Mastercard ,American Epress , hoặc thanh toán bằng séc

Tóm lại ,các nhà cùng cấp luôn cố gắng tạo mọi điều kiện thanh toán tiện lợi , thoải mái nhất cho khách hàng, nhng với một số lợng nhu cầu không nhỏ , thì việc đáp ứng đòi hỏi một quy trình xử lý nghiêm túc và vất vả

Song song với việc thanh toán 4 kỳ trong một tháng với Hãng hàng không tại cămphuchia ,các báo cáo đợc Văn phòng lập và gửi về hãng theo quy ớc đã thoả thuận chi tiết từ trớc , theo các loại : báo cáo vé bán trong ký , báo cáo vé hoàn trong kỳ ,báo cáo tổng kết Nội dụng của báo cáo đòi hỏi phải kết xuất từ một khối lợng thông tin tổng hợp ,đợc lu giữ trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng ví dụ :

- Trong báo cáo vé bán cần nói rõ từng chi tiết cho mỗi vé : ngày bán, số vé ,hành trình , số tiền ,thuế , số ghế ,loại khách

- Báo cáo vé hoàn ngoài các thông tin trên còn phải bổ xung : hoàn chặng nào ,tiền phạt

- Báo cáo tổng kết tổng hợp các thông tin vé bán ,vé hoàn , tiền phát ,thuế , % hoa hồng ,tổng tiền thanh toán cho Hãng hàng không tại cămpuchia

Cho thấy các thông tin phải quản lý quả thực rất lớn ,và gây nhiều khó khăn cho ngời quản lý khi Hãng hàng không yêu cầu có sự thay đổi theo từng loại hình báo cáo

II thực tế tồn tại trong công tác quản lý của các văn phòng bán vé máy bay thuộc ở cămpuchia

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên thông tin Ngày nay , không còn ai nghi ngờ gì vài trò của thông tin trong đời sống , khoa học ,kỹ thuật , kinh doanh , cũng nh tong mọi mặt của xã hội Việc nắm bắt thông tin dựa trên các yêu cầu về số lợng , độ chính xác, và thời gian đang ngày càng đóng vai trò cốt

cử trong quản lý , điều hành Vì vậy , một trong vấn đề cấp thiết trớc mắt là h-ớng tới tin học hoá không có gì ngạc nhiên khi máy điện toán thủ một vai trò xuất chúng trong các văn phòng để xử lý các nhiệm vụ quản lý , cung cấp các dữ kiện để giúp cấp quản lý ra quyết định …

Xuất phát từ các nhu cầu thực tiễn tại các nhà máy , xí nghiệp , công sở ,

tổ chức kinh doanh … các sản phẩm phần mềm ngày càng phải đa dạng hơn , chuyên sâu hơn , để sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu phức tạp nhất

Qua khảo sát tình hình thực tế hoạt động ở một số văn phòng bán vé máy bay , nhìn chung các Văn phòng đều đợc trang bị máy tính , nhng cha thực sự sử dụng phục vụ công tác quản lý một cách triệt để Các phần mềm của Microsoft

Sinh viện thực hiện TAN KOSAL

nh Microsoft Word , Microsoft Excel đợc cài đặt và chỉ phục vụ chủ yếu trong việc soạn thảo các báo cáo cho Hãng

Hầu hết công tác quản lý đợc tiến hành theo kiểu thủ công ,nhân viên quản lý của Văn phòng sử dụng nhiều quyển sổ ghi chép lu trữ các thông tin khi bán

vé ,lúc thanh toán lại dùng sổ tra tên , tìm kiếm các thông tin không thể kiểm soát ngay một cách chính xác lợng tiền ,ngân phiếu ,thẻ tín dụng , séc … hiện

đang có ,không quản lý đợc các luồng vé vào , ra và vấn đề đặc biệt quan trọng

là không quản lý chặt chẽ công nợ , lu trữ thông tin của những khách hàng trong nhiều năm …

Một số lợng lớn các sổ sách ,giấy tờ ghi chép ,dẫn tới tình trạng việc cập nhật và xử lý thông tin gặp nhiều khó khăn Vì vậy , rất khó trong việc kiểm tra thất thoát , gây phiền toái , mất thời gian cho khách hàng cũng nh bản thân ngời quản lý ,nhiều trờng hợp còn gây tổn thất nghiêm trọng

Tóm lại , bất kỳ một phơng thức quản lý theo kiểu ghi chép hoạt động dịch vụ , kinh doanh trong Văn phòng cung cấp vé đều không thích hợp bởi tính

đa dạng và phức tạp của hoạt động này Ngay cả khi sử dụng các phần mềm sẵn có của windows cũng hoàn toàn không năng động, không đáp ứng đợc các yêu cầu

Từ những khảo sát thực tế trên cho thấy nhu cầu phải có một phần mềm cho công tác quản lý của các văn phòng bán vé là cần thiết

III yêu cầu đối vối chơng trình quản lý kinh doanh

cho các văn phòng bán vé máy bay

- Quản lý đợc số lợng vé nhập , số lợng vé đã thanh toán , số l-ợng vé đã bán nhng cha thanh toán , số ll-ợng vé trắng cha bán

…

- Quản lý đợc các tà khoản của mình , các giao dịch vào ra , số

d hiện có tại các tài khoản

- Quản lý công nợ với từng khách hàng : Số lợng vé đã mua ,

nh-ng vé đã mua cha thanh toán ,phần hoa hồnh-ng cha trả lại cho khách , số d nợ của khách hàng bằng tiền mặt tại đại lý

- Quản lý chi phí kinh doanh của Văn phòng

- Tổng kết báo cáo theo yêu cầu

- Chơng trình nhập dữ liệu phải đơn giản và tiện lợi nhất ,tối thiểu các thao tác

- Dữ liệu đợc lu trữ tự động , hợp lý

Ch ơng II Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh bán vé

máy bay tại cămpuchia

Phân tích các chức năng

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

*Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống cho phép phân rã dần các chức năng của hệ thống thành các chức năng nhỏ hơn

*Đặc điểm : Cung cấp một cách nhìn tổng quát về chức năng của hệ

thống Để biểu diễn một chức năng của hệ hống ta sử dụng ký hiệu sau :

Tên chức năng có dạng (động từ + bổ ngữ) Để liên kết các chức năng của hệ

thống ta sử dụng các đờng gạch nối ( )

Các chức năng của hệ thống xử lý bao gồm :

*Chức năng Bán vé : trong chức năng này nó quản lý nhập vé ,

bán vé cho khách hàng và hơn nữa cung cấp chức năng hoàn vé khi khách hàng yêu cầu

*Chức năng thanh toán : quản lý việc thanh toán cho khách hàng và quản

lý công nợ của khách hàng và thanh toán với hãng hàng không

*Báo cáo thống kê : bao gồm các báo cáo , thông kê gửi cấp lãnh đạo

nhằm báo cáo tình hình hoạt động của hệ thống

Biểu đồ phân cấp Chức năng của hệ thống nh sau :

Sinh viện thực hiện TAN KOSAL

< Tên CN >

Hệ thống thông tin

Bán Vé Thanh toán-Quản lý Báo Cáo

Nhập

vé

Bán

Vé

VN

Lấy lại

vé

Hoàn

vé

Báo cáo Hãng

HK

Báo

Nợ

Tổng kết

Thanh toán

vé với

KH

Thanh toán Với Hãng

HK

Ghi nhận giao dịch khác

Cho phép thực hiện các nghiẹp vụ của từng chức năng xử lý nh sau :

 Bán Vé :

- Nhập vé : chức năng này dùng để nhập vé từ hãng hàng không

- Bán vé VN : chức năng này dùng để bán vé cho khách hàng

- Lấy lại vé : chức năng dùng để lấy vé từ hãng khách

- Hoàn Vé : chức này dùng để hoàn vé theo yêu cầu của khách hàng

 Thanh toán - Quản lý

- Thanh toán vé với khách hàng : chức năng này dùng để khách hàng đến thanh toán với hệ thống

- Thanh toán với hãng hàng không : chức năng dùng để hệ thống thanh toán cho hãng hàng không

- Ghi nhận các giao dịch khác : chức năng này dùng để ghi nhân các giao dịch khách

* Báo cáo : chức năng này dùng để báo cáo về một số thông tin

nh là việc nợ của khách hàng ,số lợng vé đợc bán và số lợng còn lại

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

* Mục đích : diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong quan hệ

tr-ớc và sau trong quá trình xử lý đồng thời trong các mối quan hệ chuyên giao thông tin giữa các chức năng hay nói khác đI nó cung cấp bức tranh

động về hệ thống

* Các đối tợng và cách biểu diễn

 Chức năng thuộc vào hệ thống : trong biểu đồ luồng

dữ liệu để diễn tả một chức năng thuộc vào hệ thống ta

sử dụng một hình tròn bên trong có chứa tên chức năng

 Luồng dữ liệu : Là luồng thông tin vào hoặc ra của chức năng Tên luồng có dạng danh từ hoặc danh từ + tính từ để biểu diễn một luồng dữ liệu ta sử dụng ký hiệu sau : < Tên luồng >

Sinh viện thực hiện TAN KOSAL

<Tê

n CN>

 kho dữ liệu : là nơi lu trữ thông tin trong một khoảng thời gian nào đó , sau đó đợc một hoặc nhiều chức năng sử dụng nó ký hiệu một kho dữ liệu : <Tên kho >

 Tác nhân ngoài : là ngời , một nhóm ngời ,một tổ chức hay một

đối tợng ở bên ngoài hệ thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống > Biểu diễn một tác nhân ngoài :

 Tác nhân trong : đây là một chức năng hay là một hệ thống

đang dợc khảo sát nhng sẽ đợc trình bày ở một trang khác của biểu đồ ký hiệu tác nhân trong : < Tên CN> hoặc <Tên CN>

2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất Các luồng dữ liệu

vào / ra hệ thống đợc gắn liên với các tác nhân ngoài

Theo phân tích chức năng của hệ thống ở trên ta thấy hệ thống

có tác nhân ngoài sau :

* Lãnh đạo

* Khách hàng

* Hãng hàng không

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống đợc

biểu diễn nh sau

<Tên tác nhân ngoài>

Lãnh đạo

Hệ Thống

Khách

Hàng

Hãng hàng không

Y/C Báo cáo

Báo cáo

Phiểu xuất vé

Báo cáo bán

Séc thanh toán

Vé

Vé hoàn

Tiền thanh toán vé

Tiền hoa hồng

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Đây là biểu đồ phân rã trực tiếp từ biểu đồ mức khung cảnh và phải đáp

ứng một số yêu cầu sau khi phân rã

* Bảo toàn các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào , ra của hệ

thống

* Thay thế bởi một chức năng duy nhất của hệ thống bằng một hoặc

nhiều chức năng con (Tác nhân trong của hệ thống )

* Bổ sung thêm một số luồng dự liệu nội bộ và các kho dữ liệu cần thiết

Các chức năng (tác nhân trong ) của hệ thống xử lý bao gồm :

 Xử lý Nhập vé từ hàng không

 Xử lý bán hàng cho khách hàng

 Xử lý thanh toán

 Báo cáo

2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Sinh viện thực hiện TAN KOSAL

Lãnh đạo

4 Báo cáo

2 Bán hàng

YC báo cáo

Báo cáo

Vé

Vé VN Vé RF

Giấy báo

nợ

Y/C mua vé

Vé

Hoàn vé

Vé VN Vé-RF

Khách

Vé- VN

Báo cáo bán Hoà đơn

Y/C cấp ve

Phiểu xuất vé

Trảtiền Vé

Hãng Hàng không

1 Nhập

Vé

Tiền hoà hồng

Phiểu xuất vé

Khách hàng

3 Thanh toán

Hoà đơn Khách

hàng

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh là biểu đồ phân rã trực tiếp từ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

A.Chức năng 1 : ( Nhập vé )

(Không cần phân rã tiếp )

B.Chức năng 2 : ( Bán vé )

2.2

Hoàn trả vé

Vé -VN Khách

vé Y/C bán vé

Ghi nhận bán vé

2.1

Xuất vé

Khách

Hàng

Thông tin

Về vé

Trả lại vé

Ghi nhận vé Hoán

C Chức năng 3 ( xử lý thanh toán)