PHONG CÁCH đàm PHÁN TRONG KINH DOANH

I. Khái niệm về đàm phán: 1. Đàm phán là gì? Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta đều phải đối mặt với các cuộc tranh luận, thương lượng, có thể là mặc cả giá các món đồ khi ta đi mua sắm, đàm phán với giữa 2 bên bán và mua nhà để đưa ra bản hợp đồng phù hợp hay ngay cả khi đi xin việc, chúng ta cũng phải thương lượng với công ty về mức lương thoả đáng. Có thể thấy, đàm phán được diễn ra trong mọi lĩnh vực, mọi lúc và mọi nơi. Đàm phán chính là 1 quá trình giao tiếp tương tác lẫn nhau (thông qua trao đổi thông tin và thuyết phục). Trong đó, đôi bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu, quan điểm, lợi ích… để đi tới sự thống nhất ý kiến. Đàm phán là một kỹ năng quan trọng dẫn đến thành công, đặc biệt là trong kinh doanh. Theo Francois de Cailere một nhà đàm phán thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã nói: Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá. 2. Đặc điểm chung của đàm phán: Đàm phán mang những đặc điểm chung sau: Thứ nhất, đàm phán chính là quá trình các bên theo đuổi lợi ích của mình, vừa theo đuổi đến cùng vừa phải điều chỉnh mục tiêu đó để dẫn đến sự thoả mãn có giới hạn những lợi ích của mỗi bên tham gia đàm phán. Thứ hai, trong mỗi cuộc thương lượng luôn luôn có 2 mặt, đó là: hợp tác và xung đột. Thứ ba, đàm phán phải dựa trên pháp luật, phải lấy pháp luật làm chuẩn. Thứ tư, đàm phán không chỉ là khoa học mà còn là nghệ thuật. 3. Mục đích của đàm phán: Mọi cuộc đàm phán đều diễn ra với hai mục đích chính: Đàm phán để phân bổ lợi ích của các bên tham gia đàm phán. Đàm phán cũng giúp giải quyết mâu thuẫn.

TIỂU LUẬN

Môn: Kỹ năng thuyết trình và đàm phán

Đề tài:

PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Hà Nội - 2015

Mục lục

I. Khái niệm về đàm phán:

1. Đàm phán là gì?

2. Đặc điểm của đàm phán

3. Mục đích của đàm phán

II. Vai trò của kỹ năng im lặng và lắng nghe trong đàm phán:

1. Vai trò của kỹ năng im lặng

2. Vai trò của kỹ năng lắng nghe

III. Bài học kinh nghiệm

I. Khái niệm về đàm phán:

1. Đàm phán là gì?

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta đều phải đối mặt với các cuộc tranh luận, thương lượng, có thể là mặc cả giá các món đồ khi ta đi mua sắm, đàm phán với giữa 2 bên bán và mua nhà để đưa ra bản hợp đồng phù hợp hay ngay cả khi đi xin việc, chúng ta cũng phải thương lượng với công ty về mức lương thoả đáng Có thể thấy, đàm phán được diễn ra trong mọi lĩnh vực, mọi lúc và mọi nơi

Đàm phán chính là 1 quá trình giao tiếp tương tác lẫn nhau (thông qua trao đổi thông tin và thuyết phục) Trong đó, đôi bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu, quan điểm, lợi ích… để đi tới sự thống nhất ý kiến

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng dẫn đến thành công, đặc biệt

là trong kinh doanh Theo Francois de Cailere - một nhà đàm phán thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã nói: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá"

2. Đặc điểm chung của đàm phán:

Đàm phán mang những đặc điểm chung sau:

Thứ nhất, đàm phán chính là quá trình các bên theo đuổi lợi ích của mình, vừa theo đuổi đến cùng vừa phải điều chỉnh mục tiêu đó để dẫn đến sự thoả mãn có giới hạn những lợi ích của mỗi bên tham gia đàm phán

Thứ hai, trong mỗi cuộc thương lượng luôn luôn có 2 mặt, đó là: hợp tác và xung đột

Thứ ba, đàm phán phải dựa trên pháp luật, phải lấy pháp luật làm chuẩn

Thứ tư, đàm phán không chỉ là khoa học mà còn là nghệ thuật

3. Mục đích của đàm phán:

Mọi cuộc đàm phán đều diễn ra với hai mục đích chính:

- Đàm phán để phân bổ lợi ích của các bên tham gia đàm phán

- Đàm phán cũng giúp giải quyết mâu thuẫn.

II. Vai trò của kỹ năng im lặng và lắng nghe trong đàm phán:

1. Vai trò của kỹ năng im lặng:

Theo nghiên cứu, người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói

và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách

để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh

ta nói ra là quyết định sau cùng, im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác

Còn Benjamin Franklin từng nói: “He that speaks much, is much mistaken” Thật vậy, những người khôn ngoan thường ít nói Đôi khi những khoảng lặng trong giao tiếp lại hết sức có giá trị Và điều này rất đúng đối với quá trình đàm phán Im lặng là một vũ khí bí mật của các nhà đàm phán điêu luyện Cần phải biết khi nào thì lắng nghe, khi nào thì nói Các nhà lãnh đạo giỏi rất trân trọng sự im lặng và họ luôn biết cách làm thế nào để sử dụng nó như một công cụ chiến thuật - một cơ hội để đánh giá những gì đang xảy ra

Sự im lặng trong đàm phán đều có ý nghĩa, trong từng trường hợp

nó lại có ý nghĩa khác nhau

Đối với bất kỳ lý do gì - sự im lặng đôi khi làm cho con người cảm thấy một chút khó chịu Phần lớn những người tham gia đàm phán đều cảm thấy vậy Do đó, sử dụng kỹ năng này sẽ là cách để ta buộc đối tác phải nói trước Chúng ta càng giữ im lặng thì những người khác càng cố gắng để lấp đầy khoảng trống với những ý tưởng, thông tin, và thảo luận

Nếu người nào đó hỏi bạn, không có quy định nào bắt bạn phải trả lời Hãy giữ im lặng Điều này có tác dụng thu hút sự chú ý của đối tác

và đặc biệt giúp chúng ta đổi câu hỏi khi không muốn trả lời

Khi chúng ta đang thương lượng và đối phương đưa ra một đề nghị Cách khôn khéo nhất đó là dừng lại trong vòng 10-20s Hãy để đối tác của mình phá vỡ sự im lặng trước Lúc đó họ sẽ thấy bối rối và sẽ lên tiếng trước bằng cách xem lại đề nghị hoặc nhượng bộ Những chuyên gia đàm phán sẽ sử dụng thủ thuật này đối với những người thiếu kinh nghiệm để có được những đề nghị có lợi hơn mà không cần phải tự đưa

ra đề nghị của mình

Đôi khi im lặng cũng thể hiện sự khó chịu về các quan điểm mà đối tác đưa hay sự miễn cưỡng phải nghe tiếp những ý kiến đó Im lặng cũng cho thấy chúng ta đã nói xong phần của mình

Tuy nhiên, nếu sử dụng không đúng cách, sự im lặng có thể sẽ gây rắc rối Lạm dụng sự im lặng có thể hiểu thành không quan tâm, chán nản, và thậm chí cả sự thiếu khả năng Như vậy đối tác không còn hứng thú để tiếp tục cuộc đàm phán nữa

Trong lịch sử, có một người rất xuất sắc trong nghệ thuật im lặng -

đó là George Washington Theo người viết tiểu sử của ông, Joseph Ellis,

Washington đã có "năng khiếu im lặng - khả năng giữ im lặng bất cứ lúc

nào, trong khi xung quanh ông “áp lực lấp đầy sự im lặng bằng những cuộc trò chuyện tán gẫu” Chính sự im lặng đã cho phép ông điều khiển các cuộc tranh luận

Để trở thành một người đàm phán giỏi, chúng ta phải viết vận dụng kỹ năng này một cách khéo léo, biết im lặng và phát ngôn đúng lúc Song, để có được một cuộc đàm phán thành công, chỉ im lặng không

là chưa đủ Những khoảng thời gian im lặng chính là lúc chúng ta có thể tập trung lắng nghe và quan sát kỹ hơn từng lời nói cũng như cử chỉ của đối phương để biết cách phản ứng và đưa đẩy cuộc đàm phán theo ý mình

2. Vai trò của kỹ năng lắng nghe:

Rất nhiều người nghĩ rằng, lắng nghe là một việc chúng ta có thể

dễ dàng làm được nhưng thực chất, biết lắng nghe đúng lúc và nghe cho hiệu quả lại là vấn đề vô cùng khó Vì vậy, ông cha ta có câu “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”, "Ba tuổi đủ để học nói nhưng cả cuộc đời không đủ để biết lắng nghe" hay “Nói là gieo, nghe là gặt” Ta được học nói, học đọc, học viết rất nhiều nhưng học cách lắng nghe thì ít người được dạy

Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã biết nghe Đó là lúc ta nghe được các âm thanh xung quanh mình, kể cả khi đi ngủ Nhưng đó chỉ là quá trình các sóng âm đập vào màng nhĩ và chuyển lên não Và chúng ta nghe một cách thụ động

Nhưng khi chúng ta nghe những lời tâm sự của bạn bè hay nghe những ý kiến đóng góp của mọi người trong cuộc họp, thì đó là lúc chúng ta đang lắng nghe Lắng nghe là một quá trình tiếp diễn của việc nghe đơn thuần bởi nó đã biến đổi những sóng âm nghe được thành ngữ nghĩa thông qua việc tập trung chú ý của mỗi người

Tạo hoá ban cho con người 1 miệng và hẳn 2 tai chỉ để lắng nghe

Vì vậy, lắng nghe là một việc vô cùng quan trọng dù ở bất kỳ tình huống nào Đặc biệt trong quá trình đàm phán, tập trung lắng nghe ý kiến từ phía đối tác có thể đem lại cho chúng ta những thông tin quan trọng, giúp chúng ta phát hiện điểm then chốt, tương đồng, khác biệt, những sơ

hở, thiếu nhất quán hay sự chân thành của họ Hơn nữa, lắng nghe cũng thể hiện sự tôn trọng đối tác

Các số liệu cho thấy, những người không biết cách lắng nghe chỉ

có thể hiểu được 50% nội dung cuộc nói chuyện Sau 48 tiếng, tỷ lệ này

sẽ giảm xuống thậm chí chỉ còn 25% Nghĩa là họ, không thể nhớ lại những gì đã nói trong cuộc đàm thoại một cách chính xác và đầy đủ

Nhiều khó khăn trong khi đàm phán nảy sinh là do kỹ năng lắng nghe kém Chúng ta không chỉ đơn thuần là hiểu lời nói của đối tác mà còn phải hiểu được ý nghĩa bao hàm bên trong lời nói đó Ngày nay, có rất ít nhà đàm phán biết cách lắng nghe, do đó mất nhiều cơ hội biết được yêu cầu và mục đích của đối tác

Để trở thành người đàm phán giỏi, ta phải là người lắng nghe giỏi Bởi người đàm phán giỏi luôn luôn quan sát kỹ năng giao tiếp cả bằng lời và cử chỉ của đối tác Họ nghe và nhớ cách lựa chọn từ và cấu trúc câu chuẩn xác của người khác Họ nhận thấy rằng khi chú ý lắng nghe những gi đối tác nói, họ có thể học tập được một điều mới mẻ Các nhà đàm phán cũng đã chứng minh rằng những người đàm phán thành công nhất là người có thể nắm được mục đích của đối tác rõ hơn so với người khác Lắng nghe có hiệu quả giúp phát hiện được mục đích, yêu cầu của đối tác, và những thông tin này sẽ mang đến kết quả đàm phán thành công nhất

Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán, người đàm phán vẫn thường mắc các lỗi cơ bản

Thứ nhất, nhiều người tin rằng đàm phán là quá trình thuyết phục,

mà thuyết phục có nghĩa là nói Họ nghĩ nói là ở thế chủ động còn lắng nghe là thế bị động Họ đã quên rằng việc thuyết phục khó khăn khi không nắm được động cơ của người bạn đang thuyết phục

Thứ hai, những người lắng nghe kém thường chỉ chú ý những gì

họ nói hơn là những lời của người đối diện, và lúc họ lắng nghe là lúc họ chuẩn bị cho lời nói tiếp theo Do đó, họ không thể có được những thông tin cần thiết

Thứ ba, người ta thường để cảm xúc lấp đi những gì cần nghe, cần thấy Từ chỉ là đơn vị nhỏ trong câu nói Giọng điệu và hành vi cử chỉ cũng đóng một vai trò quyết định

Có thể thấy, kỹ năng nghe giỏi không tự nhiên mà đến Đó là một quá trình trải nghiệm và trau dồi trong thời gian dài Để lắng nghe có hiệu quả, đầu tiên chúng ta cần loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng Sau đó phát một tín hiệu cho đối phương thể hiện đang lắng nghe thông qua ánh mắt, cử chỉ Chúng ta hãy lắng nghe không chỉ nội dung

mà còn cả ngữ điệu khi nói Trong quá trình đàm phán, đối với những quan điểm khó hiểu, chúng ta phải yêu cầu giải thích Lắng nghe cũng đi kèm với việc ghi chép Những gì chúng ta nghe nên được ghi vào giấy

để có thể hiểu một cách mạch lạc, toàn diện Khi đối tác dừng lại, chúng

ta phải phản hồi ý kiến, dù là những lời đồng tình hay phản đối, như vậy

sẽ thể hiện mình có tập trung theo dõi những gì họ nói

Một khi đã bắt đầu lắng nghe, điều cấm kỵ nhất đó là chúng ta cắt ngang lời của đối tác bởi điều này rất thô lỗ Chúng ta có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm phán của mình Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, ta vẫn phải để họ nói hết sau đó mới đưa ý kiến Ngoài ra không nên vội vàng đưa ra phán quyết Đôi khi những quyết định vội vàng không phải là những quyết định thông minh

Nắm vững kỹ năng lắng nghe chính là chiếc chìa khóa để giúp bạn thành công trong các cuộc giao tiếp nói chung và những lần đàm phán nói riêng Kỹ năng mềm này cần rất nhiều trải nghiệm để tự rút ra bài học cho mình, vậy nên đừng ngại giao tiếp và áp dụng những điều đã biết để đạt được thành công và trở thành một người ngoại giao khéo léo III. Bài học kinh nghiệm:

Biết cách im lặng và biết cách lắng nghe đúng lúc là hai công việc hết sức cần thiết đối với mỗi người khi bước vào một cuộc đàm phán Để làm được điều này không hề dàng, đặc biệt là đối với một người “cá tính mạnh” như tôi

Trong mọi tình huống “đôi co” thì tôi luôn là người nói nhiều hơn hẳn vì tôi luôn đề cao lời nói của mình và muốn người đối diện phải nghe theo và phải chấp nhận sự thua cuộc trước tôi Nhưng sự thật, nhiều trường hợp họ chịu thua, đồng ý mọi điều kiện đưa ra từ phía tôi không phải vì họ cho là tôi đúng mà là họ không muốn tiếp tục cuộc thương lượng nữa, và họ “ừ” cho xong Nhiều lần như vậy khiến tôi phải suy nghĩ lại hành động của mình

Buổi học đầu tiên về môn này tôi vẫn nhớ chúng tôi được học về cách im lặng và lắng nghe, đơn giản là trong cuộc sống Từng lời tôi được nghe quả thật không còn là những lời dạy dỗ từ người thầy nữa và mới tôi nó như lời chia sẻ về kinh nghiệm sống Tôi rất cảm kích về điều này Tôi là một đứa ngang bướng, do đó tôi sẽ thường tiếp thu hơn nếu như giáo viên dạy, nhưng thật ra không phải dạy, mà là chia sẻ Cảm giác gần gũi và thật hơn rất nhiều

Đôi khi chúng ta phải biết dừng lại để lắng nghe Ông trời sinh ra cho chúng ta đôi tai vậy vì sao không học cách lắng nghe cho tốt Về phía bản thân, tôi nhận ra rằng: lắng nghe giúp tôi như “nuốt” từng lời của người đối diện, khoảng thời gian im lặng chính là để tôi hiểu những câu chữ đó và để tư duy nhanh về câu trả lời hay đưa ra những ý kiến đáp lại

Thời gian luyện tập trên lớp không đủ để tôi trau dồi kiến thức vào thực hành Tôi mang những gì tôi lắng nghe được từ thầy áp dụng trong chính những sinh hoạt hàng ngày của mình Cuộc đối thoại diễn ra nhiều

nhất thường vẫn là giữa tôi và bố mẹ Tôi rất hay bất đồng quan điểm với mẹ Mỗi khi mẹ nói điều gì áp đặt lên tôi mà không đúng tôi thường đáp trả ngay chứ không chờ mẹ nói hết câu Không chỉ với mẹ, với bất

kì ai khi giao tiếp với tôi mà nói điều không đúng tôi sẽ phản bác lại ngay Tuy nhiên, những lần sau này tôi thường từ tốn hơn rất nhiều và những cuộc giao tiếp đều kết thúc êm đẹp không có cãi nhau

Đến những bài học về đàm phán, qua những ví dụ thực tế hoá thân vào những nhân vật đi thương lượng về mua bán nhà đất, thì đây lại là bài học thực tế quá “đắt giá” dành cho tôi

Hầu hết chúng ta đều nghĩ, học đại học tức là đã trưởng thành lắm rồi, làm gì có giáo viên nào lại cho học sinh diễn kịch trong giờ học để tiếp thu bài nhanh hơn Tôi cũng nghĩ vậy Thế nhưng đây lại là một cách vô cùng hiệu quả cho việc áp dụng lý thuyết vào những tình huống thực tế “rất người lớn”

Trong gia đình, bà ngoại, các bác gái và mẹ tôi đều là những người phụ nữ kinh doanh giỏi, và đặc biệt có duyên trong vấn đề mua bán nhà đất Mẹ tôi có những “chiêu” thuyết phục người bán nhà hết sức khéo léo buộc họ phải đồng ý giao nhà cho mẹ tôi Thông qua lần nhập vai này thì tôi nghĩ tôi cũng nắm được chút ít những chiêu trò đó Đặc biệt ở đây là kỹ năng im lặng và lắng nghe

Tôi tự nhận thấy cả hai nhóm chúng tôi khi diễn đều không thực hiện tốt được hai kỹ năng trên Cứ bên A nói mà không hợp lý là bên B

sẽ phản kháng luôn Ngược lại, với những thoả thuận bên B đưa ra không phù hợp lợi ích bên A là họ có thể đáp trả ngay không cần bên B kết thúc lời nói Do vậy cuộc tranh cãi cứ thế diễn ra và cuộc thoả thuận phải dừng lại Bên A không bán được nhà, bên B cũng không mua nổi

Sau này tôi rút được kinh nghiệm khi trực tiếp quan sát nhóm diễn sau Khi mỗi bên đưa ra điều kiện của mình, thì bên còn lại đưa ý kiến ngay Nhưng vì tôi là người ngồi ngoài xem nên tôi im lặng quan sát và lắng nghe từng lời của họ để suy nghĩ sâu cũng như phân tích kỹ xem liệu với điều kiện đó mình đồng ý hay không, nếu không đồng ý thì mình sẽ đưa ra điều kiện gì tiếp theo, hoặc làm thế nào để thuyết phục họ khôn khéo nhất khiến họ theo mình Khi buôn bán, giá cả là một vấn đề quan trọng nhưng bên cạnh đó các ưu đãi khác như hỗ trợ đồ đạc hay các tiện ích của môi trường xung quanh cũng ảnh hưởng rất nhiều Do đó, mình phải biết nghe xem những lời đối phương nói thể hiện điều họ muốn là gì để mình đưa các các ưu điểm về nhà, làm cho họ chấp nhận với giá mình đưa ra

Cả hai cuộc đàm phán diễn ra đều không thành công bởi rất nhiều

lí do nhưng với tôi một lí do không hề nhỏ đó chính là chúng tôi vẫn chưa biết cách im lặng và lắng nghe, vẫn còn thể hiện cái tôi của mình quá lớn trong quá trình giao tiếp

Đây không chỉ là một bài học thực tế áp dụng cho mỗi việc mua bán nhà đất mà có thể áp dụng cho việc mua bán nhiều món hàng nữa cũng như thương lượng về nhiều lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống Thiếu đi sự im lặng và lắng nghe có nghĩa là chúng ta đã bỏ lỡ những thông tin quan trọng rất cần cho quá trình đàm phán Bên cạnh đó, phải biết im lặng và lắng nghe đúng nơi, đúng lúc để đạt được điều mình mong muốn