Tiểu luận Kỹ năng giai tiếp đàm phán trong hoạt động lãnh đạo

1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay ngành quảng cáo ở Việt Nam đang trên đà phát triển. Trong tương lai không xa nó sẽ trở thành một trong những ngành đóng góp lớn nhất vào GDP quốc gia. Nhưng hiện nay ở nước ta vẫn chưa có đội ngũ những nhà quảng cáo chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản. Đây là một trong những lý do khiến nền quảng cáo ở nước ta vẫn còn chưa phát triển. Vì vậy chúng ta cần xây dựng một chương trình dạy bài bản và hiệu quả để trang bị cho sinh viên quảng cáo các kỹ năng cần thiết cho công việc. Công việc quảng cáo đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, trong số đó có kỹ năng đàm phán và kỹ năng thuyết trình. Các kỹ năng này không chỉ hữu ích với sinh viên quảng cáo mà còn là các kỹ năng cần thiết cho mọi sinh viên vì nó được áp dụng trong hầu hết các loại công việc và cả trong cuộc sống hàng ngày. Việc học môn học này là cần thiết đối với sinh viên các trường đại học, đặc biệt là sinh viên học viện báo chí tuyên truyền và sinh viên quảng cáo. Đồng thời việc nghiên cứu đề tài này cũng cần thiết để có thể đánh giá mức độ tiếp thu bài học của các sinh viên và cả khả năng của từng sinh viên.

PHẦN MỘT: MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay ngành quảng cáo ở Việt Nam đang trên đà phát triển Trong tương lai không xa nó sẽ trở thành một trong những ngành đóng góp lớn nhất vào GDP quốc gia Nhưng hiện nay ở nước ta vẫn chưa có đội ngũ những nhà quảng cáo chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản Đây là một trong những lý

do khiến nền quảng cáo ở nước ta vẫn còn chưa phát triển Vì vậy chúng ta cần xây dựng một chương trình dạy bài bản và hiệu quả để trang bị cho sinh viên quảng cáo các kỹ năng cần thiết cho công việc Công việc quảng cáo đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, trong số đó có kỹ năng đàm phán và kỹ năng thuyết trình Các kỹ năng này không chỉ hữu ích với sinh viên quảng cáo mà còn là các kỹ năng cần thiết cho mọi sinh viên vì nó được áp dụng trong hầu hết các loại công việc và cả trong cuộc sống hàng ngày Việc học môn học này là cần thiết đối với sinh viên các trường đại học, đặc biệt là sinh viên học viện báo chí & tuyên truyền và sinh viên quảng cáo Đồng thời việc nghiên cứu đề tài này cũng cần thiết để có thể đánh giá mức độ tiếp thu bài học của các sinh viên và cả khả năng của từng sinh viên

2 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là toàn bội những kiến thức mà bản thân tiếp thu được cũng như những đánh giá, suy nghĩ, cảm nhận và kinh nghiệm mà bản thân nhận ra được, rút ra được sau khi học môn kỹ năng giao tiếp đàm phán

3 Ý nghĩa đề tài

Việc nghiên cứu đề tài này có ý nghĩa đối với cả việc dạy và học môn học này Thông qua việc nghiên cứu đề tài này giáo viên có thể đánh giá được mức độ tiếp thu bài học của sinh viên sau quá trình học đồng thời đánh giá

được bài giảng của mình và tìm ra giải pháp để xây dựng bài học một cách hiệu quả nhất Đối với sinh viên, đề tài này có thể tổng hợp một cách khái quát nhất tất cả những kiến đã học về đàm phán, thuyết trình và đây cũng là

cơ hội trình bày quan điểm, suy nghĩ, cảm nhận của mình đối với môn học và

có thể tự mình đánh giá kỹ năng của bản thân sau khi học môn học này Đồng thời qua đây, sinh viên có thể tìm ra điểm thiếu sót của mình trong khi thực hành các kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình và có thể tự tìm ra giải pháp khắc phục để củng cố, trau dồi kỹ năng của bản thân

PHẦN HAI: NỘI DUNG

I KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

1 Chiến lược đàm phán

Đàm phán là một hoạt động giao tiếp giữa nhiều bên nhằm đạt được sự thống nhất nào đó để giải quyết một vấn đề mà cả hai bên cùng có lợi thông qua trao đổi thông tin và thuyết phục

Hiện nay có 3 chiến lược đàm phán được sử dụng thường xuyên trong thực tiễn

 Đàm phán mềm mỏng

Mục tiêu là đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ Thái

độ mềm mỏng, đề xuất kiến nghị, nhượng bộ để đạt được thỏa thuận, tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận, kiên trì, muốn đạt được thỏa thuận hết sức tránh tính nóng nảy

 Đàm phán cứng rắn

Mục tiêu là giành được thắng lợi, yêu cầu bên kia nhượng bộ Thái độ cứng rắn, giữ vững lập trường uy hiếp bên kia, thể hiện sức mạnh Mình phải đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận, tìm ra phương án mà mình chấp

thuận, tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ phương pháp đàm phán này thường được những người có ưu thế lớn hơn sử dụng

 Đàm phán nguyên tắc

Đây là chiến lược đàm phán được sử dụng nhiều nhất trong các cuộc đàm phán Chiến lược nguyên tắc đòi hỏi người tham gia đàm phán phải gạt bỏ hết cảm xúc, định kiến của bản thân, tập trung vào lợi ích đàm phán Người đám phán trước khi đàm phán xác định phương án thay thế tốt nhất trong trường hợp không đạt được thỏa thuận chung

Mục tiêu là cả 2 bên cùng có lợi Thái độ vừa mềm dẻo vừa cứng rắn Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn, kiên trì tiêu chuẩn khách quan Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

2 Các kỹ năng cần thiết trong quá trình đàm phán

Để đám phán thành công, đạt được mục tiêu đàm phán, người đàm phán phải hội tụ rất nhiều kỹ năng Những kỹ năng này phải trải qua quá trình rèn luyện mới đạt được

 Kỹ năng lắng nghe và im lặng

 Kỹ năng thuyết phục

 Kỹ năng đặt câu hỏi

 Kỹ năng trả lời câu hỏi

 Kỹ năng xác định và điều chỉnh mục tiêu

 Kỹ năng nhượng bộ

 Kỹ năng xử lý bế tắc

 Kỹ năng kết thúc đàm phán

3 Đánh giá bản thân

Trải qua quá trình học môn kỹ năng giao tiếp đàm phán, các sinh viên có thể tự đánh giá kỹ năng của bản thân nhờ các tình huống thực tế mà thầy giáo đưa ra, thông qua biện pháp, cách thức xử lý các tình huống trong đàm phán Riêng bản thân em, em có thể tự đánh giá điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình trong kỹ năng đàm phán của bản thân em

Kỹ năng đàm phán là một lĩnh vực mới đối với em vì các tình huống đàm phán ít khi xảy ra đối với em và nếu có thì em có xu hướng nhượng bộ để duy trì quan hệ hơn là đàm phán để đạt được mục đích Chính vì vậy mà em rất mong chờ học môn này Trước đây em thường quan niệm đàm phán chỉ có trong kinh doanh mà không nghĩ rằng ngay cả những tình huống bình thường trong cuộc sống cũng là những tình huống đàm phán và mình có thể áp dụng

lý thuyết vào để giải quyết nhằm đạt được mục tiêu mà bản thân mình đã đặt

ra Khi những tình huống này xảy ra thì một là em nhượng bộ để giữ không khí hòa hảo giữa hai bên, hai là em kiên quyết không nhượng bộ và gây ra xung đột Mặc dù đó chỉ la những tình huống rất nhỏ nhặt trong cuộc sống nhưng nếu không biết cách xử lý thì nó cũng có thể gây ra sự bất hòa và tâm

lý khó chịu cho cả hai bên Chính nhờ học môn học này em có thể đánh giá được bản thân và hiểu được lý do tại sao mình không thể đàm phán thành công và tìm ra được biện pháp khắc phục

Theo em tự đánh giá thì kỹ năng đàm phán của em vẫn chưa thực sự tốt vì em vẫn chưa tận dụng được điểm mạnh của mình cũng không thực hành nhiều kỹ năng này và quan trọng hơn là em không đủ tự tin khi đàm phán với người khác, đặc biệt là những người mà em không quên biết, không hiểu rõ Em nghĩ mình vẫn có một số điểm mạnh về các kỹ năng cần thiết cho đàm phán Bản thân em tự nhận thấy mình là một người rất cẩn thận, kiên nhẫn, biết cách kiềm chế cảm xúc, biết im lặng và lắng nghe đối phương nên em nghĩ mình có thể tận dụng điểm này Em sẽ cẩn thận tìm hiểu rõ về đối phương và vấn đề cần đàm phán trước khi đi đến đàm phán thực sự nếu có thể, “biết

người biết ta, trăm trận trăm thắng” Em còn có lợi thế về kỹ năng nhượng bộ,

kỹ năng xác định và điều chỉnh mục tiêu Những thế mạnh này nếu có thể phát huy thì đàm phán thành công không hề khó Nhưng em vẫn còn yếu một

số kỹ năng như kỹ năng thuyết phục, kỹ năng xử lý bế tắc, khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ và yếu nhất là phong thái tự tin khi tham gia đàm phán

Để khắc phục tình trạng này thì có lẽ phải thay đổi suy nghĩ về bản thân, phải

tự tin hơn, tích cực rèn luyện thông qua thực tế cuộc sống đồng thời áp dụng những lý thuyết đã học được về đàm phán vào thực tế, biến nó thành của mình, phải xây dựng được phong cách riêng cho mình khi đi đàm phán Em nghĩ mình có thể tận dụng khả năng kiên nhẫn và kỹ năng im lặng và lắng nghe để vừa tạo kìm chế khả năng xung đột vừa uy hiếp đối phương bằng cách gây áp lực Mặc dù vậy cũng nên sử dụng linh hoạt các phương pháp đàm phán để có kết quả cao nhất

4 Kinh nghiệm rút ra

Các tình huống đàm phán xảy ra thường xuyên trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống vì vậy mà kỹ năng đàm phán cần thiết cho tất cả mọi người trong cuộc sống vì vậy việc luyện tập kỹ năng đàm phán rất cần thiết đối với một sinh viên, đặc biệt là một sinh viên ngành quảng cáo Đối với

em, sau khi học môn học này em có rút ra cho bản thân mình một vài kinh nghiệm hữu ích

Đàm phán không phải là một kỹ năng đặc biệt vì vậy ai cũng có thể trở thành người giỏi trong đàm phán miễn là chúng ta chịu khó rèn luyện, thực hành nhiều trong cuộc sống Trước khi tiến hành đàm phán, nhất là đàm phán trong công việc, ta nên tìm hiểu thất kỹ đối phương và vấn đề cần đàm phán đồng thời cũng phải hiểu rõ thực lực, vị thế của mình để lựa chọn phương pháp đàm phán đúng đắn, tốt nhất nên dùng phương pháp nguyên tắc để đàm phán

vì ta có thể dễ dàng thuyết phục đối phương hơn dựa trên cơ sở khách quan

Hơn nữa, trước khi đàm phán phải xác định rõ mục tiêu của mình trong cuộc đàm phán này , tìm ra phương án thay thế tốt nhất trong trường hợp đàm phán thất bại Như vậy ta có thể điều chỉnh mục tiêu hay nhượng bộ sao cho hợp lý

để mình được phần lợi nhiều hơn hay ít ra là vẫn có lợi từ cuộc đàm phán đó hoặc duy trì mối quan hệ với đối phương thậm chí là đi đến kết thúc đàm phán nếu đàm phán không có lợi gì

Trong quá trình đàm phán cần cho đối phương thấy phong thái tự tin của ta, diều này có thể là một vũ khí hữu hiệu trong một số trường hợp Đồng thời trong qua trình đàn phán cần cho đối phương thấy thái độ hòa hữu của ta, tạo bầu không khí tâm lý thoải mái thân thiện, tạo thái độ kiên nhẫn, trong lúc đàm phán cần loại bỏ cảm xúc, định kiến bản thân và không được phép coi thường đối phương Ngoài ra cần lắng nghe ý kiến đối phương và không được ngắt lời họ, bình tĩnh quan sát, phân tích, nhận định tình hình, không nên hấp tấp chấp nhận thỏa thuận, lắng nghe, tìm ra điểm mâu thuẫn trong luận điệu của đối phương để phản bác họ nếu có và dung lý lẽ đúng đắn, logic để thuyết phục đối phương nghe theo mình

Nếu cuộc đàm phán rơi vào bế tắc, ta không nên công kích đối phương vì làm vậy ta cũng chẳng được lợi ích gì, nên nhaanh chóng tìm cách giải quyết các vấn đề bế tắc, đưa ra những quyết định quan trọng, nhượng bộ hay không nhượng bộ ta cũng nên tìm cách khéo léo đặt đối phương vào tình thế phải nhượng bộ mà ngay cả bản thân họ cũng không nhận ra để đạt được phần hơn lợi ích về mình

Cách kết thúc đàm phán cũng hết sức quan trọng, ta cần đưa ra những thỏa thuận mà cả hai bên đều chấp nhận được, kết thúc trong hòa bình đồng thời sau khi đàm phán kết thúc nên tiếp tục giữ liên lạc với đối phương để tạo mối quan

hệ lâu dài Nếu cuối cùng vẫn không thể đi đến thỏa thuận, ta có thể đưa ra một

số phương án khác cho đối phương lựa chọn hoặc kết thúc mở bằng cách gợi ý cho đối phương một số ý tưởng mới rồi mở thêm vòng đàm phán khác

Đây là một vài kinh nghiệm mà em rút ra cho bản thân để có thể áp dụng vào các tình huống cần phải đàm phán trong cuộc sống và công việc Mặc dù

có thể rút ra những kinh nghiệm hữu ích cho mình nhưng để có thể vận dụng những kinh nghiệm này thì cần phải có một thời gian rèn luyện thực tế, áp dụng vào thực tiễn cuộc sống một cách tích cực, hình thành kỹ năng cho mình

II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1 Thế nào là một bài thuyết trình thành công?

Các yếu tố ảnh hưởng đến bài thuyết trình:

 Số người tham dự, các yếu tố nhân khẩu học của người nghe

 Mục tiêu và nội dung bài thuyết trình

 Ngôn ngữ, phong cách, phương pháp tiếp cận, kỹ năng trình bày của

người thuyết trình

 Các yếu tố bên ngoài như môi trường, hoàn cảnh, các công cụ hỗ trợ,

…

Yêu cầu của một bài thuyết trình thành công:

 Phải phù hợp với đối tượng người nghe

 Có mục tiêu rõ ràng

 Có cấu trúc logic và nhất quán

 Sử dụng ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp

 Thời gian phân bổ hợp lý

2 Những điều cần chú ý trong một bài thuyết trình

Ngoài những kỹ năng thuyết trình cơ bản, chung ta nên chú ý thêm một số điểm để có một bài thuyết trình tốt

 Thực hành nhiều lần ở nhà để tìm ra và khắc phục những khuyết điểm

của bản thân

 Khắc phục tâm lý hồi hộp, lo sợ trước khi thuyết trình

 Chuẩn bị nội dung hợp lý, xác định rõ mục tiêu và thông điệp của bài

thuyết trình

 Nắm rõ đặc điểm của người nghe, họ cần gì ở bài thuyết trình

 Xác định rõ mình đứng ở cương vị gì để xác định phong cách thuyết

trình cho phù hợp nhất

 Mở đầu ấn tượng, nội dung cuốn hút, kết thúc hoành tráng

 Trong bài thuyết trình cần sử dụng ngôn từ và phi ngôn từ cho hợp lý

 Tự tin vào bản thân mình vì thuyết trình không phải là một tài năng

Trên đây là một số chú ý mà em tự đúc rút trong quá trình học môn kỹ năng giao tiếp đàm phán Đó vẫn chưa phải là tất cả những lưu ý để có một bài thuyết trình hay vì để đạt đến mức độ vậy ta phải tích cực, chủ động tìm kiếm kiến thức, thực hành kỹ năng trong thực tế, học tập nhiều hơn, thực hành nhiều hơn nữa mới có thể cải thiện khả năng thuyết trình của mình

3 Đánh giá bản thân

Thuyết trình là kỹ năng mềm vô cùng cần thiết đối với tất cả mọi loại công việc vì vậy mà hiện nay có rất nhiều khóa học thuyết trình được mở ra thu hút rất nhiều bạn sinh viên tham gia Để trở thành diễn giả giỏi không cần bất cứ tài năng gì cả, chỉ cần chúng ta luyện tập nhiều, thêm một số thủ thuật nữa thì

ai cũng có thể thuyết trình tốt

Trong suốt hai năm học vừa qua, mặc dù lớp có nhiều bài tập thuyết trình của nhiều môn học, đặc biệt là các môn đại cương về truyền thông nhưng thật sự

em vẫn chưa có cơ hội được thực hành nhiều kỹ năng thuyết trình, lý do cũng

là vì chưa đủ tự tin và không có khả năng nói trước đám đông Khi thuyết trình em thường hay bị tâm lý nên rất hay mắc lỗi, đặc biệt nhất là giọng em

khá nhỏ nên không phù hợp để thuyết trình Điểm yếu nhất của em là không

tự tin và không biết ứng biến trong các tình huống cụ thể Để thuyết trình được thì em thường phải học thuộc nội dung thuyết trình, điều này rất bất lợi

vì rất dễ quên các ý trong lúc thuyết trình Mặt khác trong lúc thuyết trình

em thường quên hết mọi thứ xung quanh, đây vừa là mặt lợi vừa là mặt hại Lợi ở chỗ nó giúp em bình tĩnh, kiềm chế tâm lý lo sợ khi thuyết trình nhưng hại ở chỗ em không thể điều chỉnh các yếu tố phi ngôn ngữ cho phù hợp chẳng hạn như giọng nói, điệu bộ, vẻ mặt,… Chính điều đó gây khó khăn cho em trong việc sử dụng các yếu tố phi ngôn ngữ trong bài thuyết trình Một diểm yếu nữa của em là không có kỹ năng trả lời câu hỏi, kỹ năng xử lý tình huống phát sinh

Biện pháp khắc phục hữu hiệu nhất trong trường hợp này là tập luyện nhiều, tập nói một mình trước gương, tập nói trước bạn bè, người thân,… để dần khắc phục điểm yếu của mình, ngoài ra thì có thể đi nghe các bài giảng của các diễn giả, học tập cách thuyết trình của họ, quan sát bạn bè trong lớp cũng rút ra được cho mình một số kinh nghiệm

4 Kinh nghiệm rút ra

Mặc dù thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm cần thiết cho sinh viên nhưng em tự nhận thấy kỹ năng của mình vẫn còn hạn chế ở nhiều điểm Sau một thời gian được thực hành kỹ năng thuyết trình, em đã tiếp thu thêm được một số kiến thức lý thuyết về kỹ năng thuyết trình cũng như một

số kinh nghiệm trong quá trình tự thực hành và khi quan sát các bạn trên lớp thực hành

Thuyết trình không nhất thiết lúc nào cũng phải trình bày một cách nghiêm túc mà phải tùy vào chủ đề thuyết trình mà lựa chọn phong cách thuyết trình cho phù hợp Nếu chủ đề mang tính học thuật thì đương nhiên phong cách phải nghiêm túc, trang trọng, ngôn ngữ nhã nhặn phù hợp với chủ đề Ngược

lại nếu nội dung thuyết trình liên quan đến những vấn đề gần gũi trong cuộc sống thì phong cách thuyết trình phải gần gũi, tạo không khí thân thiện, vui

vẻ, thoải mái thậm chí gây hài hước với những câu chuyện hài hay ngôn ngữ,

cử chỉ gây cười,…, như vậy việc tiếp cận chủ đề sẽ dễ dàng hơn, gây ấn tượng với người nghe hơn

Cách mở đầu bài thuyết trình là vô cùng quan trọng, nó sẽ gây ấn tượng ban đầu về bài thuyết trình, người thuyết trình và nó cũng quyết định người nghe

có tiếp tục muốn nghe mình thuyết trình hay không Chính vì vậy mà ta nên

có cách mở đầu ấn tượng, gây chú ý, gây tò mò cho người nghe Nội dung của phần mở đầu là giới thiệu vấn đề mình định trình bày

Trong qua trình thuyết trình ta nên chú ý một số điểm về nội dung bài thuyết trình, về cách thuyết trình, về slide,… Về nội dung bài thuyết trình, phải trình bày những gì hấp dẫn, thu hút người nghe, đó là những điều người nghe muốn mình trình bày Cần đặc biệt cách thuyết trình Trong lúc thuyết trình cần tạo lập khoảng cách gần gũi đối với thính giả, có sự giao lưu với thính giả bằng ánh mắt, nụ cười, bằng cách di chuyển xung quanh, lôi kéo họ tham gia vào bài thuyết trình Ánh mắt không nên nhìn cố định vào một điểm mà nên nhìn bao quát hết khán phòng, cũng không nên nhìn thẳng vào mắt thình giả mà nhìn vào trán họ Trong lúc thuyết trình không nên đứng yên một chỗ mà phải di chuyền xung quanh, xuống phía dưới thính giả, tiếp cận với thính giả, kết hợp với sử dụng phi ngôn ngữ mọt cách hợp lý sẽ mang lại hiệu quả diễn đạt cao hơn giọng nói lúc thuyết trình cần to, rõ ràng, chậm rãi, ngắt nghỉ hợp lý, để thính giả kịp tiếp nhận thông tin mà mình đưa ra Trong lúc thuyết trình cũng nên chú ý kết hợp với slide cho khớp, không nên chỉ chăm chăm trình bày mà quên mất slide, đó là công cụ hỗ trợ hữu ích, đặc biệt khi mình quên ý nào đó trong nội dung thuyết trình Về phần slide cũng nên chú

ý một số điểm Slide trình bày một cách tổng quát nhất những ý chính của bài thuyết trình, câu chữ ngắn gọn, xúc tích, không lan man, không nên trình