Kĩ năng lập kế hoạch BK TPHCM

Tại sao phải lập kế hoạch Phương pháp 5WH2C5M Một số kiểu lập kế hoạch thường gặp Tác vụ và kế hoạch Quản lý rủi ro Kế hoạch: Một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, có những mục tiêu cụ thể và biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu đã được đề ra ban đầu. Lập kế hoạch: Quá trình xác định những mục tiêu và các biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

LẬP KẾ HOẠCH

Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM

KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH?

 Kế hoạch:

 Một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch

trình, có thời hạn, nguồn lực, có những mục tiêu cụ

thể và biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu

đã được đề ra ban đầu

TẠI SAO LẬP KẾ HOẠCH?

 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những rủi ro

 Dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án

PHƯƠNG PHÁP 5WH2C5M

 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

 Xác định nội dung công việc 1W (what)

 Xác định 3W: where, when, who

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

 Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

 Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

 Xác định nguồn lực thực hiện 5M: man, money,

material, machine, method

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, YÊU CẦU

CÔNG VIỆC (WHY)

 Trả lời câu hỏi Tại sao:

 Tại sao bạn phải làm công việc này?

 Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của

bạn?

 Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

 Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp chúng ta

luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục

tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC

(WHAT)

 Trả lời câu hỏi Cái gì:

 Nội dung công việc đó là gì?

 Các bước để thực hiện công việc đó.

 Phải chắc rằng, bước sau là sự kế thừa của bước

XÁC ĐỊNH KHÔNG GIAN

(WHERE)

 Trả lời câu hỏi Ở đâu, ví dụ:

 Công việc đó thực hiện tại đâu?

 Giao hàng tại địa điểm nào?

 Kiểm tra tại bộ phận nào?

 Testing những công đoạn nào?

XÁC ĐỊNH THỜI GIAN (WHEN)

 Trả lời câu hỏi Khi nào

 Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi

nào kết thúc…

 Xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của

từng công việc:

 quan trọng và khẩn cấp

 không quan trọng nhưng khẩn cấp

 quan trọng nhưng không khẩn cấp

 không quan trọng và không khẩn cấp

XÁC ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP THỰC

HIỆN (HOW)

 Trả lời câu hỏi Như thế nào:

 Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực

hiện từng công việc)?

 Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

 Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

 Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng

XÁC ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP KIỂM

TRA (CHECK)

 Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội

dung sau:

 Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông

thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng

tương tự các bước phải kiểm tra.

 Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện

1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

 Ai tiến hành kiểm tra?

 Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

 Phân loại các điểm trong yếu để có kiểm tra hiệu quả

 Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80): chiếm

20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC (5M)

 Nhân lực (Man):

 Tài chính (Money):

 Nguyên vật liệu (Material):

 Trang thiết bị (Machine):

NGUỒN NHÂN LỰC (MAN)

 Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình

độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách

phù hợp?

 Ai hỗ trợ?

 Ai kiểm tra?

 Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực

con người để hỗ trợ không?

TÀI CHÍNH (MONEY)

 Cần các khoản tài chính nào (lên dự toán) ?

 Nguồn tài chính được cung cấp từ đâu ?

NGUYÊN VẬT LIỆU (MATERIAL)

 Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu

 Tiêu chuẩn nhà cung ứng

TRANG THIẾT BỊ (MACHINE)

TÁC VỤ (TASK)

 một phần cụ thể của một công việc (cần hoàn thành)

THỜI GIAN BIỂU (SCHEDULE)

 Thời gian biểu:

 Lịch làm việc cho các tác vụ

 Có thể dùng sơ đồ Gantt để biểu diễn

 Có thể dùng các công cụ quản lý thời gian biểu (Vd:

THỜI GIAN BIỂU (SCHEDULE)

(TT.)

 Xác định các phần công việc (tasks)

 Xác định mối liên hệ giữa các tasks

 Chế độ thực thi: song song/tuần tự

 Xác định thời gian thực thi mỗi phần công việc

 Khả năng/tài nguyên cần để thực thi công việc

 Xác định các milestones để đồng bộ và xác định tiến độ

 Các thời điểm trong quá trình tiến hành công việc

 Thời điểm hoàn tất các “sản phẩm” trung gian

 VD: report, specifications, prototype X, ….

 Xây dựng biểu đồ Gantt mô tả kế hoạch

 Công cụ: Microsoft Project, Visio, …

THỜI GIAN BIỂU (SCHEDULE)

THỜI GIAN BIỂU (SCHEDULE)

KẾ HOẠCH VS THỜI GIAN BIỂU ?

 Ngắn hạn (tuần, ngày, giờ)

 Chỉ theo dõi tác vụ và

Kế hoạch Thời gian biểu

QUẢN LÝ RỦI RO

 Rủi ro (risk)?

 Sự việc (xấu) có khả năng xảy ra

 Ví dụ:

 Dự án: Thay đổi nhân sự, thiếu hụt tài chính, thay đổi

mục tiêu, hư hỏng máy móc, …

 Sự kiện: an toàn cháy nổ, thay đổi thời tiết, sự kiện

QUẢN LÝ RỦI RO (TT.)

 Tác vụ quản lý rủi ro (Risk management

activities):

 (1) Nhận diện rủi ro (identification)

 (2) Kế hoạch giải quyết rủi ro (retirement planning)

 (3) Đánh giá độ ưu tiên (prioritization)

 (4) Giải quyết rủi ro (retirement or migration)

QUẢN LÝ RỦI RO (TT.)

 Giải quyết rủi ro:

 Giải quyết trực tiếp (retirement)

 VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java nhưng thiếu kỹ năng

lập trình Java => Học Java

 Hoán chuyển rủi ro (migration)

 VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java, biết C# nhưng thiếu

kỹ năng lập trình Java => Thiết kế lại phần mềm dùng C#