chuong 2 cac van de xu ly can ban trong excel

Sử dụng hàm trong Excel  Hàm function trong Excel là một tổ hợp các công thức đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán hay xử lý chuyên biệt nào đó.. Hàm thống kê COUNTAvalu

Chương 2 Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: thuyliennt@gmail.com

Các toán tử trong Excel

& Nối = “Việt” & “Nam” Việt Nam

, hay ; Ngăn cách =Sum(B5:B9,D4:D9) Số thập phân hay

Sử dụng hàm trong Excel

 Hàm (function) trong Excel là một tổ hợp các công thức

đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán hay

xử lý chuyên biệt nào đó

 Hàm được đặc trưng bởi tên hàm, dấu đóng ngoặc và danh sách tham số

 Tên hàm là các tên chuẩn do Excel quy định

 Dấu mở, đóng ngoặc bắt buộc phải có Đối số là các dữ

liệu đầu vào để tính toán hay xử lý có thể có hoặc không Nếu có nhiều đối số thì ngăn cách bởi dấu “,”, nếu dấu “,”

sử dụng làm dấu thập phân thì dấu ngăn cách là dấu “;”

Sử dụng hàm trong Excel

 Nhập hàm vào bảng tính:

 C1: Nhập hàm trực tiếp vào ô kết quả:

= tenham(danh sách các tham số)

 C2: Nhập hàm từ giao diện Insert function

 C3: chọn menu Insert | function

 OR (đối 1, đối 2,…đối n): phép HoẶC, là hàm logic, chỉ sai khi

tất cả các đối có giá trị sai VD: =OR(D3>=25, D3<23)

 NOT(logic): Trả về TRUE nếu logic là FALSE và ngược lại

Hàm số học

ROUND(biểu thức số, N): Hàm làm tròn lên

 N>0: làm tròn bên phải cột thập phân

 N<0: làm tròn bên trái cột thập phân

 N=0: làm tròn, không lấy số lẻ

• VD:

=ROUND( 35123.376 ,2) kết quả 35123.38 =ROUND( 35123.376 ,-3) kết quả 35000 =ROUND( 35123.376 ,0) kết quả 35123

 AVERAGE(đối 1, đối 2,…đối n):

Trả về giá trị trung bình cộng của

các đối số

Hàm thống kê

COUNT(đối 1, đối 2,…) đếm số lượng các ô chứa số

và các đối số trong các đối số

 Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền

Hàm thống kê

COUNTA(value1; value 2;…)

Đếm số lượng các ô chứa dữ liệu trong danh sách

Hàm thống kê

RANK (number, ref, order)

Trả về thứ hạng của số number trong một danh sách các đối số ref

 Number: là số muốn tìm hạng của nó

 Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến một danh

Hàm thống kê

Các hàm điều kiện

IF(bt logic, giá trị đúng, giá trị sai)

 Trả về giá trị đúng nếu BT logic TRUE

 Trả về giá trị sai nếu BT logic FALSE

VD: = IF(A3>5, “Đỗ”, “Trượt”)

 Hàm IF có thể viết lồng nhau

VD: =IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

= 14+21+28

Các hàm điều kiện

COUNTIF(miền đếm, điều kiện)

Đếm số lượng các ô trong miền đếm thỏa mãn điều

kiện

Hàm chuỗi

LEFT(“chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi

 VD: = LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

Cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

RIGHT(“chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải chuỗi

 VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

Cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

MID(“chuỗi ký tự”, m , n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ

m của chuỗi

 VD: = MID(“Gia Lâm – Hà Nội”,11,2)

Cho kết quả là chuỗi “Hà”

Nguyễn Thị Thùy Liên

Hàm chuỗi

LEN(“chuỗi”): Hàm tính chiều dài chuỗi

 VD: = LEN(“Hà Nội, Việt Nam”)

Kết quả : 16

LOWER(“chuỗi”): Hàm đổi chuỗi thường

 VD: =LOWER(“HÀ NỘI MÙA THU”)

Kết quả: “hà nội mùa thu”

Hàm chuỗi

UPPER(“chuỗi”): Hàm đổi chuỗi hoa

VD: =UPPER(“hà nội mùa thu”)

kết quả: “HÀ NỘI MÙA THU”

PROPER(“chuỗi”): Hàm đổi các ký tự đầu của word

thành chữ hoa

VD: =PROPER(“hà nội mùa thu”)

kết quả: “Hà Nội Mùa Thu”

Hàm chuỗi

TRIM(“chuỗi”): Hàm xóa khoảng trống thừa trong

chuỗi

VD: =TRIM(“ Xin chào”)

kêt quả: “Xin chào”

VALUE(“chuỗi số”): Hàm đổi chuỗi số thành trị số

VD: =VALUE(“123”)

kết quả: 123

Hàm kiểu ngày (date)

WEEKDAY(“chuỗi ngày”): Trả về giá trị Thứ trong

Hàm kiểu ngày

YEAR (“chuỗi ngày”): Trả về số năm tương ứng

(1900 đến 2078)

VD: = YEAR(“24/12/2012”) kq: 2012

DAYS360(“ngày bắt đầu” ; “ngày kết thúc”)

Trả về tổng số ngày từ “ngày bắt đầu” đến “ngày kết thúc”

VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)

Nếu gt tra cứu nhỏ hơn gt nhỏ nhất trong cột đầu tiên của

bảng thì trả về lỗi #N/A

Nếu đối sô thứ 4 bằng TRUE hoặc 1:

+ Các gt trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần

+ Nếu gt tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì

hàm sẽ tra cứu gt trong bảng <= gt tra cứu

Hàm dò tìm

Hàm dò tìm

HLOOKUP(gt, bảng_gt, hàng_lấy d.liệu, [1/0]):

hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP

ISNA(value): Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về FALSE

Hàm dò tìm

 MATCH(lookup_value, lookup_ref, type)

 Lookup_value: giá trị cần tìm, giá trị này có thể là : chuỗi, số của một ô chứa dữ liệu là số hay chuỗi

 Lookup_ref: phạm vi vùng dữ liệu (chỉ một dòng hay cột)

 Type: các kiểu so sánh

 1: +Tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value

+Lookup_ref: phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần +Nếu tất cả trong lookup_ref đều lớn hơn lookup_value thì hàm trả về #NA

• -1:+ Tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value

+ Lookup_ref: phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần + Nếu tất cả trong lookup_ref đều nhỏ hơn lookup_value thì hàm trả về #NA

Hàm dò tìm

Hàm dò tìm

INDEX( array, row_num, column_num):

Trả về giá trị tại dòng và cột trong một dãy ô

Một số lỗi thường gặp trong Excel

#####: Lỗi độ rộng

 Dùng chuột kéo cột ra cho có độ rộng phù hợp

 Khi giá trị ngày tháng hoặc thời gian nhập vào là

số âm cũng phát sinh lỗi này

#VALUE! : Lỗi giá trị

 Công thức được nhập vào một chuỗi trong khi hàm yêu cầu là một số hoặc một giá trị logic

 Do đang nhập hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà vô tình nhấn Enter

 Do nhập quá nhiều tham số cho toán tử hoặc một hàm

Một số lỗi thường gặp trong Excel

#DIV/0!: Lỗi chia cho 0

 Do nhập vào công thức số chia là 0 hoặc số chia

trong công thức là một tham chiếu đến ô trống

#NAME! : Lỗi sai tên

 Do dùng những hàm không thường trực trong

Excel như EDATE,EMONTH…Khi cần dùng phải vào menu Tools | Add-ins đánh dấu chọn vào tiện ích Analysis ToolPak

 Do nhập sai tên một hàm

Một số lỗi thường gặp trong Excel

#N/A: Lỗi dữ liệu

 Giá trị trả về không tương thích với các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP

 Không đồng nhất dữ liệu khi sử dụng địa chỉ mảng

#FEF!: Sai vùng tham chiếu

 Khi xóa những ô đang được tham chiếu công thức

#NUM !: Lỗi dữ liệu kiểu số

 Dùng một đối số không phù hợp trong công thưc,

sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số

#NULL!: Lỗi dữ liệu rỗng

Mảng 1 chiều

Mảng một chiều là một hàng (mảng ngang) hay cột

(mảng dọc)

Các phần từ trong mảng một chiều (mảng ngang)

được cách biệt nhau bởi dấu “,” và trong mảng dọc

được cách biệt nhau bởi dấu “;”

Ví dụ {1,2,3,4} : mảng ngang

{10;20;30;40}: mảng dọc

Mảng 2 chiều

Mảng 2 chiều là một hình chữ nhật bao gồm nhiều

hàng và nhiều cột

Tương tự như mảng một chiều, ta sử dung các dấu “,”

để ngăn cách các phần tử trong cùng một hàng và dấu

“;” để ngăn cách các hàng

Ví dụ:

Hằng mảng

Mảng các hằng số được xem là một hằng mảng và có thể đặt tên cho nó

Một hằng mảng sẽ không chứa các công thức, các

hàm và các giá rị có chứa dấu $, dấu phảy, dấu chấm phảy

Ví dụ:

Đặt tên cho 1 mảng

Vào Insert | Name| Define hoặc nhấn Ctrl +F3

Xuất hiện hộp thoại

Xóa

Chấp nhận giá trị

và đóng ht

ĐóngNhập tên mảng

Thêm

Chọn vùng tham chiếu

Đặt tên cho 1 mảng

Đặt tên cho 1 mảng

Các thao tác với công thức mảng

Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một dãy

Chọn một dãy công thức mảng

Hiệu chỉnh một công thức

Mở rộng hoặc thu hẹp công thức mảng nhiều ô

Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một

dãy

B1: Tạo một mảng từ các giá trị trong một dãy

Tạo một hằng mảng từ các giá trị trong một

dãy

B2: Ngắt sự liên kết với dữ liệu nguồn

Nhấn F2, rồi nhấn F9