KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAOLỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hoạt động kinh doanh được xem là quantrọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động đó diễn ra theo hướng làm c
Trang 1KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay hoạt động kinh doanh được xem là quantrọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động đó diễn ra theo hướng làm chủ thì đòihỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác Muốn vậy cần có đủ thông tin,thông tin được coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý Bất cứ quá trình quản lý nàocũng là một quá trình thông tin Việc nghiên cứu về thông tin, hệ thống đảm bảo thông tin
và các biện pháp nâng cao hiệu quả HT đảm bảo thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả củahoạt động quản lý
Nhưng hiện nay thông tin quá nhiều và luôn méo Vì vậy đòi hỏi nhà quản trị cầnphải phân tích đúng và kĩ trước khi ra quyết định Thông tin là một phần không thể thiếuvới mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay.Người có thông tin là người nắm quyền lực
Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, là hành vi sáng tạo của chủdoanh nghiệp, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần
có thông tin, kĩ năng phân tích và dự đoán kết quả quyết định của mình để tránh rủi ro, và
có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy ra, đồng thời đảmbảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp
Vì vậy, viếc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định cho công tácquản lý của công ty là vấn đề quan trọng với mỗi nhà quản trị nói chung và với doanhnghiệp nói riêng
1
Trang 2KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
I Cơ sở lý thuyết về thông tin
1 Khái niệm về thông tin
Thông tin là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là
có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý
Quá trình lĩnh hội thông tin có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Những đặc trưng cơ bản của thông tin quản lý :
- Thông tin quản lý gắn với một quá trình quản lý và điều khiển nhất đinh, nó không
có mục đích tự thân mà chỉ có ý nghĩa khi nằm trong một hệ thống quản lý nào đó,như thông tin quản lý doanh nghiệp hay thông tin ngành…
- Mọi thông tin quản lý luôn có tính chất tương đối, nó sẽ phản ánh chưa đầy đủ
hoặc 1 phần nào đó của sự việc, hiện tương mà yêu cầu người tiếp nhận thông tinphải tiếp nhận toàn bộ các thông tin của 1 quá trình để từ đó phân tích
- Thông tin quản lý có tính chất định hướng, đó là chiều từu đối tượng phản ánh đến
nơi nhận phản ảnh được coi là hướng của thông tin
- Thông tin quản lý tồn tại trong các vật mang tin, là hình thức vật lý cụ thể, và trong
quá trình vận chuyển có thể chuyển đổi từ vật mang tin này sang vật mang tinkhác
Vai trò của thông tin:
- Thông tin luôn gắn liền với quá trình quản lý, nó thực hiện chức năng cơ bản là
liên kết phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và bộ phận trong từng hệ thống kinh
tế xã hội nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong hệ thống Cụ thể:
+ Thực hiện các mối quan hệ qua lại giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý
+ Liên kết gắn bó bất kỳ một hệ thống nào với môi trường bên ngoài của nó, tạo ramột hệ thống mở có quan hệ tương tác đối với môi trường, có thể thích nghi với thayđổi của môi trường và đó cũng chính là yêu cầu đối với quản lý
+ Mọi tác động quản lý đều được chuyển tói người và cơ quan chấp hành dưới dạngcác thông tin
2
Tín
hiệu
Thu nhận
Cảm thụ
Đánh giá
Sử dụng thông tin
Trang 3KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
- Trình độ và chất lượng của thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý,
hiệu quả sản xuất kinh doanh trên mức độ khá lớn Khi người lãnh đạo và cơ quanquản lý được đảm bảo tốt về thông tin sẽ có nhiều khả năng ra quyết định đúngđắn, kịp thời nhờ đó nâng cáo hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh.Việc thiếu hoặc sai thông tin có thể dẫn đến kinh doanh thua lỗ hoặc phá sản
Yêu cầu đối với thông tin quản lý
- Tính chính xác : thông tin phải phản ánh chung thực, đo lường chính xác và phải
chi tiết hóa đến mức cần thiết
- Tính kịp thời: cần phải thu thập thông tin ở mức chín muồi , không nên quá sớm
dẫn đến quyết định vội vàng không chính xacs và quá muộn dẫn đến quyết địnhđưa ra kém hiệu quả
- Tính hệ thống, tổng hợp và đầy đủ tránh tình trạng thừa thiếu thông tin không cần
thiết, đảm bảo cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộtính phức tạp và đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động đối tượng cho phù hợpvới tình huống cụ thể
- Tính cô đọng, logich: đòi hỏi sự cô đặc trong nội dung thông tin, súc tích dễ hiểu,
ngôn từ phải chính xác hóa, thống nhất hóa nội dung
- Tính có thẩm quyền : thông tin phải tương ứng giữa quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa
vụ, và lợi ích của các chủ thể lẫn đối tượng nhận tin
- Tính bảo mật : việc lưu chuyển thông tin trong quản lý cần bảo vệ được các bí mật
nội bộ của hẹ thống
- Tính kinh tế : có chi phí hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả cao.
Phân loại thông tin
- Theo mối quan hệ giữa tổ chức và thông tin bên ngoài
Thông tin bên trong: các thông tin phát
sinh trong nội bộ
vd: tài liệu nghiệp vụ, số liệu thống kê,
tài chính kế toán…
người quản lý dựa vào đây để đánh giá
đúng tình hình hoạt động của tổ chức
Thông tin bên ngoài: là những thông tin
từ môi trường bên ngoài đưa tới
Vd: văn bản pháp luật, chỉ thị mệnhlệnh do cơ quan nhà nước đưa tới,thông tin thị trường…
Nhà quản lý sẽ dựa vào những thông tinnày để điều chỉnh tình hình hoạt độngSXKD cho phù hợp với tình hình thịtrường hiện tại
- Theo chức năng của thông tin
3
Trang 4KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
Thông tin chỉ đạo : mang mệnh lệnh,
chỉ thị, chủ trương quan điểm…do cấp
trên chuyển xuống cấp dưới
Thông tin thực hiện : phản ánh tìnhhình thực hiện các mục tiêu, kế hoạch
đề ra… của cấp dưới báo cáo cấp trêntrong việc tổ chức quản lý công ty
- Theo các truyền tin
Thông tin có hệ thống: các báo cáo
thống kê được kiểm duyệt, thông tin về
tình hình kinh doanh hàng ngày
Thông tin không có hệ thống: nhữngthông tin được truyền đi khi có sự kiệnđột xuất
- Theo hướng chuyển động của thông tin
- Theo nội dung mà thông tin phản ánh
Chủ trương, chính
sách, pháp luật Tình hình thị trường Thông tin khoa học –công nghệ
2 Tổ chức đảm bảo thông tin trong quản lý
Xác định nhu cầu thông tin
Hệ thống thông tin quản lý phải được tổ chức cho phù hợp với cấp quản lý, mỗicấp quản lý đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định
Trong hệ thống quản lý luôn có 3 cấp lãnh đạo:
4
Người lãnh đạo cấp cao
Người lãnh đạo cấp trung gian
Người lãnh đạo cơ sở
Trang 5KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
Sự cần thiết phải tổ chức thông tin trong quản lý
Muốn đảm bảo thông tin cho các quyết định quản lý cần phải tổ chức một hệ thốngthông tin hợp lý nhằm:
- Mở rộng khả năng thu thập thông tin cảu bộ máy quản lý và của người lãnh đạo để
có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định đúng đắn
- Đảm bảo cho người quản lý nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về
tình hình hoạt động của tổ chức và biến động của môi trường để tăng cường tínhlinh hoạt trong quản lý
- Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong quản lý: tiết
kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin, nâng cao hiệu quả cácquyết định
Chức năng của hệ thống thông tin trong quản lý:
Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
- Căn cứ vào nhu cầu thông tin của các cơ quan quản lý các cấp để xác định cấu trúc
của hệ thống thông tin vì HTTT là một bộ phận của hệ thống quản lý, nó thực hiệnchức năng cung cấp các thông tin cần thiết cho công tác quản lý
- Thuận tiện cho việc sử dụng : HTTT nên gọn nhe, phù hợp với trình độ cán bộ
quản lý, phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận
- Đưa thông tin vào 1 lần và sử dụng nhiều lần, cho các cấp quản lý khác nhau
- Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống, đảm bảo sự tương thích giữa các hệ
thống thông tin về sự phân loại đối tương, nội dung của chỉ tiêu…
- Đảm bảo sự phát triển liên tục không ngừng của hệ thống thông tin, từng bước hiện
đại hóa HT thông tin, sử dụng các phương tienj kĩ thuật hiện đại, các phương pháptoán trong việc thu thập, xử lý và truyền tin
5
Trang 6KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
- Đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin, được xây dựng trên hệ thống quan
điểm, đảm bảo phối hợp giữa các chức năng và các bộ phận của cơ quan quản lý
II Cơ sở lý thuyết của ra quyết đinh
Đặc điểm cơ bản của quyết định quản lý
- Quyết định quản lý là sản phẩm trí tuệ của nhà lãnh đạo, được thể hiện chủ yếu
dưới dạng thông tin Do đó, việc nhìn nhận đánh giá quyết định quản lý là điềukhông dễ dàng và thường có nhiều cách đánh giá khác nhau
- Quyết định quản lý là sản phẩm chủ quan của nhà lãnh đạo trên cơ sở nhận thức và
vận dụng các quy luật khách quan, nắm bắt thực trạng và tình huống cụ thể của đốitượng quản lý và môi trường do đó nó cũng có thể đúng và có thể thiếu cơ sở
- Các quyết định quản lý phụ thuộc vào số lượng, chất lượng thông tin và trình độ ,
năng lực, quan điểm, tư cách đạo đức và cá tính của chủ thể quản lý
- Việc ra quyết định quản lý trong tổ chức được gắn với quyền hạn của từng cấp và
tác động trong phạm vị nhất định, trong chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn củachủ thể quản lý
Các chức năng của quyết định quản lý
6
Trang 7KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
Vai trò của việc ra quyết định quản lý
- Toàn bộ quá trình quản lý thực chất cũng là quá trình ra các quyết định và tổ chức
thực hiện quyết định QL
- Quyết định quản yls và quá trình tổ chức thực hiện quyết định là yếu tố cơ bản nhất
chi phối toàn bộ quá trình vận động phát triển của hệ thống quản lý
- Chất lượng ucar việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định là thước đo
năng lực của người lãnh đạo
- Quyết định quản lý gắn với sự tồn tại và phát triển của tỏ chức
Những yêu cầu đối với quyết định quản lý
- Yêu cầu về tính hợp pháp: QĐ đưa ra trong phạm vi thẩm quyển, không trái với
luật pháp, đúng thủ tục và mọi cá nhân đưa ra quyết định phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật
- Yêu cầu về tính khoa học: các QĐ đưa ra phải phù hợp với định hướng, các quy
luật khách quan, được đưa ra trên cơ sở vaanh dụng khoa học và gắn với tình
huống cụ thể
- Yêu cầu về tính thống nhất: các QĐ đưa ra thống nhất theo 1 mục tiêu chung và
không mâu thuẫn, trái ngược nhau
- Yêu cầu về tính kịp thời, chính xác, dễ hiểu: quyết định quản lý phải được đề ra
đúng thời điểm, đúng đối tượng, và tình huống cần thiết, phải cụ thể về thời gian,
Trang 8KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
2 Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết đinh
Căn cứ ra quyết đinh
- Dựa trên các yêu cầu của quy luật khách quan, như pháp luật, chính trị, thể chế, …
để lựa chọn các quy định có chất lượng cao
- Dựa vào nguyên tắc quản lý.
- Dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Dựa trên cơ sở đảm bảo các nguồn lực cần thiết: vật tư, máy móc, tài sản, công
nghệ, bộ máy con người và thời gian…
8
tầm quan trọngquyết định chiến lư
ợ
i gianquyết định trung hạnquyết định ngắn hạnquyết định dài hạnphạm
ô nguồn lự
aquyết định nhỏquyết định lớ
n, cấp quản lýquyết định cấp caoquyết định cấp thấpquyết định cấp trunglĩnh vự
c hoạt độngquyết định sản xuất và tác nghiệpquản trị K
C
N
quyết định quản trị tài chínhquyết định quản trị nhân lự
c
Trang 9KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
Các bước ra quyết định
Tổ chức thực hiện các quyết định
3 Phương pháp ra quyết định quản lý
Phương pháp cá nhân ra quyết định
Là phương pháp ra quyết định quản lý dựa trên các kiến thức và kinh nghiệm củanhà quản lý Theo phương pháp này thì nhà quản lý sẽ tự ra quyết định quản lý theo thẩmquyền mà không cần đến các chuyên gia hay tập thể nào cả Phương pháp náy có hiệu quảtrong trường hợp vấn đề cần giải quyết không quá phức tạp, đồng thời người ra quyết địnhcũng đã có kiến thức và kinh nghiệm nhất định
Phương pháp đinh lượng toán học
Dự kiến các phương
án có thể có
Đánh giá các phương án
Lựa chọn phươn
g án quyết định
Ra văn bản quyết định
Thực hiện quyết định theo kế hoạch
Kiểm tra việc thực hiện quyết định
Điều chỉnh quyết đinh
Tổng kết việc thực hiện quyết định
Trang 10KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO
Phương pháp này hiện đại và ngày càng có ý nghĩa quan trọng cùng với sự pháttriển của công nghệ thông tin Các mô hình này giúp các nhà quản lý có thể có căn cứđịnh lượng rõ ràng trong phân tích và lụa chọn các phương án quyết định Phương phápnày chủ yếu được dùng trong quá trình đưa ra các quyết định kế hoạch
Phương pháp ngoại cảm
Phương pháp này dựa vào khả năng ngoại cảm của con người, được dùng trongtrường hợp nhà quản lý đưa ra các quyết định có tính thời điểm mà có quá nhiều hoặc quá
ít thông tin, hoặc phân vân trong quá trình ra quyết định
Phương pháp dự đoán của dịch học
Phương pháp này thường sử dụng khi doanh nghiệp có quá ít thông tin và cần phảiđưa ra quyết định nhanh chóng, có thể chủ thể quản lý dựa vào cở sở dịch học để ra quyếtđịnh luôn
CHƯƠNG II: CƠ SỞ THỰC TIỄN
1 Giới thiệu chung về công ty
10
Trang 11KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAO+ Tên Công ty:
- Tên tiếng việt: công ty Cổ phần nhựa thiếu niên Tiền Phong.
- Tên tiếng Anh: TienPhong Plastic Joint – Stock company
- Tên viết tắt: TÌOPLAST
+ Trụ sở đăng ký của Công ty:
- Địa chỉ: số 2 An Đà, phường Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng.
Trải qua nhiều thăng trầm, nhà máy đã chuyển đổi tên thành công ty Nhựa thiếuniên Tiền Phong , theo đó công ty đã trở thành một doanh nghiệp nhà nước sản xuất sảnphẩm từ chất dẻo Với mô hình tổ chức mới, chủ động đáp ứng nhu cầu của thị trường,Công ty đã mạnh dạn chuyển đổi mặt hàng truyền thống từng nổi tiếng một thời nhưnghiệu quả thấp để chuyển hẳn sang dòng ống nhựa PVC, PEHD… từ những bước đi đúngđắn, vững chắc, sản phẩm của Công ty đã và đang chiếm lĩnh thị trường bằng uy tín vềchất lượng cũng như tính cạnh tranh về giá bán Và đến năm 2004 công ty đã chuyển đổisang hình thức công ty Cổ phần, đánh dấu một bước đi phát triển mới của công ty
11
Trang 12KHOA HỌC QUẢN LÝ NÂNG CAOCùng với quá trình đổi mới của nền kinh tế và thực hiện công nghiệp hóa hiện đạihóa đất nước, Công ty đã mạnh dạn đầu tư, đổi mới nhiều chủng loại sản phẩm cho phùhợp với nhu cầu thị trường mặt hàng ống nhựa u.PVC, PEHD, PPR dùng trong lĩnh vựccông ngiệp nước sạch, tiêu thoát nước thải phục vụ nhu cầu dân dụng và sử dụng trongcác ngành xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp … đã nhanh chóng chiếm lĩnh được thịtrường.
Với phương châm chât lượng là trên hết, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho ngườitiêu dùng, thương hiệu nhựa Tiền Phong đã được khẳng định trên thị trường có sức lantỏa mạnh mẽ Tiếp tục duy trì được tốc độ phát triển cao, giữ vững và ngày càng mở rộngthị trường không chỉ thị trường trong nước mà còn vươn ra thị trường nước ngoài, công ty
đã đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa 5 nước: Trung Quốc, Lào, Thái Lan, Campuchia,Myanma Doanh số xuất khẩu sản phẩm sang các thị trường trong khu vực cũng được đẩymạnh
Với mạng lưới tiêu thụ gồm 6 trung tâm bán hàng trả chậm và hơn 300 đại lý bánhàng, sản phẩm ống nhựa tiền phong đã và đang có mặt ở các miền trên cả nước, Công ty
đã xây dựng thêm 2 nhà mày là công ty CP Nhựa Tiền Phong phía Nam và công tyTNHH nhựa Tiền Phong Miền Trung Đặc biệt tại miền Bắc, sản phẩm ống nhựa TiềnPhong chiếm 70-80% thị phần ống nhựa Để hòa nhịp tốc độ phát triển của đất nước,công ty phấn đấu doanh thu bán hàng, GTSXCN, lợi nhuận ròng và nộp ngân sách nhànước năm sau sẽ tăng hơn năm trước 10-15% Từng bước nâng cao đời sống CBCNV,qua đó tạo điều kiện cho công ty thực hiện tốt công tác từ thiện và an sinh xã hội
3 Chức năng và nhiệm vụ
Lĩnh vực kinh doanh của công ty là:
- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa dân dụng và các sản phẩm nhựa phục
vụ cho ngành xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, ngư ngiệp, giao thông vận tải
- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa khác.
- Xây dựng khu chung cư, hạ tầng cơ sở, xây dững nhà cap cấp, văn phnogf cho
thuê, xây dựng trung tâm thương mại, chợ knih doanh
12