Slide: Chương 1 tổng quan về QLDA

Các hoạt động của một doanh nghiệp (Tổ chức) bao gồm: Hoạt động tác nghiệp và các dự án. Đặc trưng chung của cả 2 loại hoạt động: Chúng được thực hiện bởi con người Các nguồn lực bị giới hạn Đều được kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm soát Sự khác biệt Hoạt động tác nghiệp là hoạt động thường xuyên và lặp lại Hoạt động của các dự án là nhất thời và duy nhất Khái niệm Dự án là những nỗ lực nhất thời (Có thời hạn) nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Tổng quan về

Quản lý dự án

Chương 1

Mục đích, yêu cầu

 Mục đích

N ghiên cứu những vấn đề chung về dự án và quản lý dự

án để thấy được sự khác biệt giữa dự án với hoạt động thường ngày cũng như sự khác biệt trong công tác quản lý.

 Yêu cầu

- Nắm được các đặc trưng cơ bản của dự án

- Hiểu rõ những nội dung của quản lý dự án, sự khác biệt giữa quản lý dự án với quản lý hoạt động thường xuyên

Nội dung

 Khái niệm và đặc trưng của dự án

 Quản lý dự án, tác dụng của quản lý dự án

 Chu kỳ sống (Vòng đời) của dự án

 Các quá trình quản lý dự án

 Các lĩnh vực quản lý dự án

 Sự khác nhau giữa QLDA với quản lý SX

 Các hoạt động của một doanh nghiệp (Tổ chức) bao

gồm: Hoạt động tác nghiệp và các dự án Đặc trưng

chung của cả 2 loại hoạt động:

 Chúng được thực hiện bởi con người

 Các nguồn lực bị giới hạn

 Đều được kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm soát

 Sự khác biệt

 Hoạt động tác nghiệp là hoạt động thường xuyên và lặp lại

 Hoạt động của các dự án là nhất thời và duy nhất

 Khái niệm

Dự án là những nỗ lực nhất thời (Có thời hạn) nhằm

tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Khái niệm dự án

Các đặc trưng cơ bản của dự án

 Có mục đích, kết quả xác định

 Có thời gian bắt đầu và kết thúc (Vòng đời)

 Yêu cầu về các nguồn lực

 Đòi hỏi sự phối hợp giữa các bên có liên quan

 Cơ cấu bộ máy quản lý mang tính lâm thời

 Là hoạt động mang tính duy nhất (Không lặp lại)

 Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, mới lạ

 Có tính bất định và độ rủi ro cao

 Khái niệm: Quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức,

các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động

dự án nhằm thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan đến dự án

 Đòi hỏi phải cân bằng giữa các yếu tố có tính mâu thuẫn:

 Phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng

 Các bên liên quan với những nhu cầu và mong đợi khác nhau

 Các yêu cầu cụ thể (Có thể lượng hóa) và các yêu cầu trừu tượng (Không thể lượng hóa)

Quản lý dự án

Vì sao dự án không thành công?

 Thiếu trách nhiệm từ phía doanh nghiệp (Tổ chức)

 Mục tiêu và các yêu cầu không rõ ràng

 Các yêu cầu của hoạt động kinh doanh thay đổi

 Thông tin kém

 Quản lý chất lượng yếu kém

 Công tác kế hoạch hóa không tốt

 Chính sách của doanh nghiệp và của dự án có vấn đề

Vì sao dự án bị chậm?

 Các mục tiêu và phạm vi dự án xác định không rõ ràng

 Thiếu các kỹ thuật ước lượng

 Cơ cấu phân tách công việc (WBS) thiếu chi tiết

 Tình trạng vô chủ trong kinh doanh

 Không quản lý sự thay đổi

 Không kiểm soát được bên thứ ba

Các yếu tố cạnh tranh

Quality

CostTime

Phạm vi/Chất lượng

Giới hạn ba chiều

 Mỗi dự án bị giới hạn bởi 3 khía cạnh:

 Các mục tiêu: Dự án cố gắng hoàn thành những gì?

 Thời gian: Dự án nên kéo dài bao lâu?

 Chi phí: Chi phí ở mức bao nhiêu?

 Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là đảm bảo sự cân bằng giữa 3 mục tiêu có tính mâu thuẫn với nhau này

Các bên liên quan đến dự án

 Các bên liên quan là các tổ chức, cá nhân tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án

Chu kỳ sống (vòng đời) của dự án

 Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc

 Chia dự án thành các giai đoạn (Phase) để kiểm soát

 Xác định các công việc và sản phẩm của từng giai đoạn

 Một số nét đặc trưng:

 Nghiên cứu tính khả thi của từng giai đoạn

 Những công việc gì cần hoàn thành trong từng giai đoạn

 Các cá nhân tham gia,biên chế

 Những rủi ro, chi phí

Phase 1

Ý tưởng

Phase 2 Phát triển

Phase 3 Thực thi

Phase 4 Kết thúc

Nhân lực Thông tin Rủi ro Mua sắm

Hỗ trợ

C t lõi ốt lõi

Nhu cầu và

mong đợi của

các bên liên quan

 Dự án được cấu thành bởi các quá trình: Quá trình

là “tập hợp các hành động để mang lại một kết quả nào đó” Các quá trình được thực hiện bởi con người

Thực hiện

Kế hoạch

Kiểm sóat

Kết thúcKhởi động

Các quá trình dự án

Công tác kế hoạch hóa

 Khối lượng công tác kế hoạch tỷ lệ thuận với quy mô

Kế hoạch hóa nguồn lực

Ước lượng chi phí và lập ngân sách dự án

Quá trình thực hiện

 Thiết lập hệ thống thông tin

Quá trình kiểm soát

 Xử lý rủi ro

Quá trình kết thúc

 Tạo lập, ghi chép và truyền thông tin

4 giai đoạn của dự án (Chu kỳ dự án)

 Khởi động (Xây dựng ý tưởng)

Cái gì?

Vì sao?

Tác dụng của quản lý dự án

 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó thường xuyên giữa nhóm QLDA với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, vướng mắc nẩy sinh và có những điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc những điều kiện không lường được trước

Sự khác nhau giữa QLDA với QLSX

của doanh nghiệp

Quản lý sản xuất Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại,

liên tục mà có tính mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Một khối lượng lớn hàng hóa, dịch

vụ được SX trong một thời kỳ (SX

hàng loạt)

Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất định hàng hóa, dịch vụ (SX đơn chiếc)

Thời gian tồn tại của doanh nghiệp

lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn (Thời gian ngắn)

Sự khác nhau…(Tiếp)

Quản lý sản xuất Quản lý dự án

Không quá tốn kém khi chuộc lại

những sai lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm về dự án

Tổ chức sản xuất ổn định theo tổ,

nhóm là phổ biến Cơ cấu tổ chức bộ máy mới cho mỗi dự án (Ban QLDA)

Trách nhiệm rõ ràng và được điều

chỉnh theo thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất của từng

dự ánMôi trường làm việc tương đối ổn

định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

Quản lý kế hoạch tổng quan dự án

Mục tiêu: Bảo đảm rằng các yếu tố riêng rẽ của dự án được phối hợp một cách chặt chẽ

Bao gồm việc đánh đổi giữa các mục tiêu cạnh tranh với nhau nhằm thỏa mãn tối đa yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan Cách thức tiến hành thông qua:

riêng lẻ của dự án thành một tài liệu thống nhất, nhất quán

trong kế hoạch dự án

Quản lý phạm vi dự án

Bảo đảm dự án bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết và chỉ gồm những hoạt động cần thiết để hoàn thành thắng lợi dự án Nghĩa là xác định rõ những gì thuộc và những gì không thuộc dự án

các quyết định trong tương lai

Quản lý thời gian dự án

Bao gồm các quá trình cần thiết nhằm bảo đảm dự án hoàn thành đúng thời hạn Nội dung:

Xác định các hoạt động – Chỉ rõ các hoạt động cần phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm khác nhau của dự án.

Xác định trình tự các hoạt động – Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các họat động.

Ước lượng độ dài thời gian các hoạt động – phân chia thành các giai đoạn và ước lượng độ dài thời gian.

Xây dựng lịch biểu – phân tích trình tự các hoạt động, độ dài thời gian và các nguồn lực để xây dựng lịch biểu dự án.

Quản lý chi phí dự án

Bao gồm các quá trình cần thiết nhằm bảo đảm cho dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách được duyệt Nội dung:

loại cần cho việc thực hiện từng hoạt động dự án