Chương 1 Tổng quan về hệ thống hoạch định tài chính doanh nghiệp (Môn Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

CHƯƠNG 01TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên: Vũ Quốc Thông 2 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày bản chất

CHƯƠNG 01

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên: Vũ Quốc Thông

2

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

 Trình bày bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực DN

(hệ thống ERP)

 Giải thích về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

 Mô tả doanh nghiệp kinh doanh và thiết lập cơ bản hệ thống

ERP

 Trình bày tác động của môi trường ERP đến việc kiểm soát hệ

thống thông tin

Mục tiêu

Chương này bao gồm các nội dung:

 Bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(hệ thống ERP)

 Sơ lược về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

 Doanh nghiệp kinh doanh và việc thiết lập hệ thống ERP

 Môi trường ERP và việc kiểm soát hệ thống thông tin

Nội dung

BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (H/T ERP)

Cùng nhau suy nghĩ…

 Khi ra trường, bạn nghĩ mình sẽ làm việc ở đâu ?

 Bạn nghĩ bạn sẽ chuẩn bị một báo cáo cho cấp quản lý như thế

nào ?

6

Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ

 Xu hướng trong kinh doanh và công nghệ tác động đến cách

thức phân bổ nguồn lực đối với tổ chức

Giảm chi phí công nghệ thông tin […] Phản ứng nhanh với nhu cầu của thị trường

(quickly respond to line-of-business) […]

Yêu cầu: nhận biết các ý trình bày thuộc lĩnh vực nào bằng cách

điền vào chỗ […]

kinh doanh >> [BU] ; công nghệ >> [IT];

cả kinh doanh và công nghệ >> [BT]

Sự thay đổi về cấu trúc trong tổ chức […] Các tổ chức kinh doanh phối hợp trong

cung ứng, sản xuất và tiêu thụ (B2B) […]

Gia tăng sự tuân thủ trong trao đổi mậu

dịch […]

Mở rộng việc sử dụng thiết bị di động và tham gia mạng xã hội […]

Phát sinh nhu cầu nâng cấp, đơn giản hóa

và chuẩn hóa hệ thống thông tin […]

Vai trò của nhân viên trong tổ chức thay đổi theo hướng hòa nhập kiến thức và kỹ

Nhu cầu thông tin trong tổ chức kinh doanh

Cấu trúc dọc và luồng thông tin ngang

Sản xuất

Mục tiêu của tôi là…

Quyết định của tôi là…

Vì sao họ tranh cãi?

Doanh nghiệp nghĩ về một sự hỗ trợ

Một hệ thống…

Hoạt động theo cách DN cần

Dễ sử dụng Phù hợp với nhu

cầu DN

Phục vụ việc ra quyết định

14

Theo quan điểm của CNTT (IT)

 Gói phần mềm cho phép doanh nghiệp (DN) tự động và tích

hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung toàn

DN, cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gianthực

Giải pháp ERP

Theo quan điểm của quản trị (Management)

 Giải pháp quản lý và được tổ chức dựa trên nền tảng công

nghệ thông tin

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Định nghĩa về ERP

 Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to

deliver an integrated suite of business applications ERP tools

share a common process and data model, covering broad and

deep operational end-to-end processes, such as those found infinance, HR, distribution, manufacturing, service and thesupply chain

Giải pháp ERP

(Gartner - world's leading IT research and advisory company)

…Operational end-to-end processes…

Hoạt động hướng quy trình

Sự phối hợp + luồng thông tin = QUY TRÌNH

Giải pháp ERP

Tiếp cận với ERP

Tiếp cận với ERP

 Cách tiếp cận giao diện với các H/T ERP là khá tương đồng

Tiếp cận với ERP

Yêu cầu: đăng nhập vào hệ thống ERP Epicor ,

liệt kê một số Folder List trên giao diện hệ thống?

 Folder List = Phân Hệ (module)

 Với các H/T ERP – cách tiếp cận giao diện là khá tương đồng

Qua cái nhìn đầu tiên về ERP…

Vì sao doanh nghiệp nên trang bị

hệ thống ERP?

Động lực cho việc triển khai H/T ERP

Tổ chức kinh doanh (Ross J et al 2000)

30

Thảo luận 4

Yêu cầu: đăng xuất (log-out) khỏi H/T ERP Epicor hiện hành

Sau đó, đăng nhập (log-in) lại H/T ERP Epicor

 Tích hợp quy trình kinh doanh (business process integration)

 Ứng dụng chuẩn trong kinh doanh (business best practice)

 Chia sẻ dữ liệu tập trung (centralized database)

 Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh và kịp thời

(realtime and visualized information for better decision making)

Những thuộc tính của H/T ERP

*

Minh họa

Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh…

Sales Analysis

Quota vs Sales(%) Monthly Sales Trend Monthly Sales Trend by Cust Group

Sales by Country

Sales by Product Grp Sales by Products Sales by Top Customers

Hours Over Capacity WI (What If) Hours

Capacity and Alert Level

Capacity Alert

Một giải pháp ERP

Tính Phân Hệ

Hệ thống ERP là một giải pháp hỗ trợ cho doanh

nghiệp Hệ thống ERP có tên tiếng Việt là?

Hệ thống

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Tóm lại

Bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Sơ lược về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

 Doanh nghiệp kinh doanh và việc thiết lập hệ thống ERP

 Môi trường ERP và việc kiểm soát hệ thống thông tin

SƠ LƯỢC VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP

TRONG DOANH NGHIỆP

(Shehab E M et al 2004)

1970s Lập kế hoạch sản xuất các mặt hàng để quản

lý và đặt hàng tồn kho (chủ yếu tập trung về

số lượng) Quản lý lịch trình cũng như số lượng sản xuất và hàng tồn kho

Hoạch định chế đệ ưu tiên khả năng sản xuất

và mức độ ưu tiên sử dụng nguồn lực để sản xuất

Tích hợp sản xuất và lập

kế hoạch dự trữ, đặt hàng

Cơ bản từ MRP II Tích hợp “back-office” kế toán và quản trị

nhân lực… để có thể hoạch định nguồn lực toàn DN hỗ trợ các quyết định chiến lược,

tăng khả năng cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Tích hợp thêm quản trị nhân sự và hướng nhiều tới cung cấp thông tin quản trị cấp chiến lược

Hệ thống hoạch

định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP

Từ 2000

Cơ bản từ H/T ERP hướng tới vấn đề toàn cầu - nhiều vùng địa lý: DN này với DN KH,

DN cung cấp

Mở rộng SCM (supply chain management), CRM (customer

 ERP “khung” – được tùy chỉnh (customized) trở thành giải

pháp trong các tổ chức kinh doanh, thuộc các ngành kinh doanh đặc thù

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

 Ví dụ H/T ERP cho các mô hình DN

a. Sản xuất

b. Dịch vụ

42

Giải pháp ERP - mở rộng kiến thức kinh doanh

 Giải pháp ERP cho các DN ngành dược phẩm

 Giải pháp ERP dành cho các DN sản xuất

 Giải pháp ERP dành cho quản lý đào tạo tại các trường học

 ……

Thảo luận 5

Chia sẻ kiến thức kinh doanh

Thảo luận 5

Thảo luận 5.1

Yêu cầu: lập nhóm, tìm hiểu thông tin về ngành dược phẩm

 Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dƣợc phẩm tuân theo các tiêu

chuẩn quốc tế gì?

 Trình bày một số yêu cầu quản lý đặc thù trong sản xuất dƣợc phẩm?

 Đặc trƣng trong việc bán hàng của các công ty ngành dƣợc?

Thảo luận 5.2

Yêu cầu: lập nhóm, tìm hiểu thông tin về các DN sản xuất

 Tìm hiểu quy trình cơ bản của công việc sản xuất?

 Những quản lý nào kèm theo việc quản lý quy trình sản xuất?

46

Thảo luận 5.3

Yêu cầu: lập nhóm, tìm hiểu thông tin về quản lý đào tạo tại các

trường học

 Nhà trường quản lý việc đăng ký và thu học phí ra sao?

 Thông tin học viên và giảng viên được quản lý như thế nào?

 Mô tả về việc quản lý lớp học, thời khóa biểu của nhà trường.

http://openerpviet.com/forum/forumdisplay.php?82-Các-Mô-Hình-Phần-Mềm-ERP

Mời tham gia diễn đàn

 Các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, sẽ có các “gói”

ERP khác nhau dành cho…

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

 Ví dụ H/T ERP cho các DN với quy mô

a. Lớn (large-size)

b. Vừa (medium-size)

Thảo luận 6

Yêu cầu: sinh viên hãy

 Sử dụng máy tính nối mạng để xem trình bày về các “gói” giải pháp

ERP thông qua đoạn video…

http://www.youtube.com/watch?v=dl3ZxTTlrF8

 Trả lời các câu hỏi:

 Liệt kê một số “gói” ERP nào đƣợc giới thiệu?

 Có mấy nhóm (tier) ERP? Mỗi nhóm có những “gói” ERP nào?

 Thị phần của các sản phẩm ERP (số liệu 2009)?

(Panorama Consulting 2009)

52

 SAP (www.sap.com)

 Oracle (www.oracle.com)

 Infor Global Solutions (www.Infor.com)

 Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics)

 Epicor (www.epicor.com)Một số giải pháp

http://www.erpsoftware360.com/erp-software.htm

Một số giải pháp

Hỏi: công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn, thì “gói” ERP nào

(SAP, Oracle, Infor, Epicor hoặc MS Dynamics)… thường được

lựa chọn để triển khai?

Các giải pháp ERP trong nước, vd Eboss, Fast ERP online,

Misa AMIS, Lemon3 ERP, Accnet Lac Viet ERP…

Ngoài ra, còn có giải pháp ERP – mã nguồn mở Open ERP; hiện

nay (2014) đổi tên là ERP Odoo Odoo trở thành tổ chức thương

mại (https://www.odoo.com)

Một số giải pháp

Giới thiệu về OpenERP

Bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Sơ lược về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

 Doanh nghiệp kinh doanh và việc thiết lập hệ thống ERP

 Môi trường ERP và việc kiểm soát hệ thống thông tin

DOANH NGHIỆP KINH DOANH VÀ VIỆC

Bài tập thực hành

Giúp sinh viên:

nghiệp sản xuất

doanh nghiệp (Open University Virtual)

 Yêu cầu: sinh viên tìm hiểu để xác định các

thông tin cần thiết trong doanh nghiệp

Bài tập thực hành

Số lượng phòng ban

Số Lượng Nhân Viên TênTổng Giám Đốc

Kế Toán Trưởng ĐồngTiền

Kỳ kế toán Chế Độ Kế Toán Tài Khoản Ngân Hàng Địa Chỉ Liên Hệ

Bài tập thực hành

60

Hệ thống thông tin Bán hàng

Hệ thống thông tin mua hàng

Hệ thống thông tin kế toán Chi phí và tính Giá thành

………….

Cấp độ quản lý Chỉ Tiêu Thông tin

Bài tập thực hành

Hệ thống tài khoản

Bài tập thực hành

Bài tập thực hành

Title

Liệu rằng… hệ thống của công ty OUV có an toàn trong

môi trường ERP?”

68

Thảo luận 7

Yêu cầu: sinh viên hãy

 Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra trong môi trường máy

 Do môi trường máy tính tiềm ẩn nhiều rủi ro, vận hành hệ

thống thông tin đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ chuyên

môn và kiến thức tin học, hệ thống.

Thảo luận 8

Theo mô hình hoạt động của hệ thống thông tin (I-P-O model)…

- Dữ liệu dễ bị thay đổi trước khi được nhập vào hệ thống.

- Dữ liệu không chính xác, không đầy đủ sẽ không đảm bảo được chất lượng thông tin

(GIGO: Garbage In Garbage Out).

and Related T echnology

Khung kiểm soát hệ thống tập trung cho

môi trường máy tính – gọi là COBIT

Khung kiểm soát trong môi trường máy tính

*

Lịch sử phát triển của COBIT

Khung kiểm soát COBIT

COBIT giải quyết vấn đề kiểm soát trên 03 điểm chính:

 Yêu cầu kinh doanh: để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh,

thông tin cần thỏa mãn các tiêu chuẩn (07): hữu hiệu, hiệu quả,

bảo mật, toàn vẹn, sẵn sàng, tuân thủ và đáng tin cậy.

 Nguồn lực CNTT: bao gồm con người, cơ sở hạ tầng, hệ

thống ứng dụng và thông tin.

 Quy trình CNTT: đƣợc chia thành 04 vùng/lĩnh vực (domain)

bao gồm hoạch định và tổ chức; hình thành và triển khai; phân

phối và hỗ trợ; giám sát và đánh giá về hệ thống thông tin.

Khung kiểm soát COBIT

76

COBIT – quy trình CNTT

Hoạch định và tổ chức (plan and organise)

 Thiết lập tầm nhìn chiến lƣợc đối với ứng dụng CNTT

 Phát triển chiến thuật hoạch định, liên lạc và quản lý việc thực

hiện theo tầm nhìn chiến lƣợc

COBIT – quy trình CNTT

Mua sắm và triển khai (acquire and implement)

 Nhận diện những giải pháp khả thi

 Phát triển hoặc/và mua sắm các giải pháp CNTT

 Tích hợp các giải pháp CNTT vào các quy trình hoạt động – có

thể tùy chỉnh (customize)

 Quản lý đối với những quy trình CNTT hiện hành/đã triển khai

COBIT – quy trình CNTT

Chuyển giao và hỗ trợ (deliver and support)

 Chuyển giao các dịch vụ CNTT cần thiết

 Đảm bảo dịch vụ an toàn và liên tục

 Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ

COBIT – quy trình CNTT

Giám sát và đánh giá (monitor and evaluate)

 Giám sát và đánh giá các tác vụ thực hiện trong quy trình trên

hệ thống

80

 Kiểm soát ngăn ngừa (Preventive controls – P controls)

 Kiểm soát phát hiện (Detective controls – D contrls)

 Kiểm soát sửa sai (Corrective controls – C controls)

Các chức năng của kiểm soát HTTT

Các chức năng này đƣợc sử dụng khi thiết lập các “nút”

kiểm soát trên quy trình thông tin VD.

Các chức năng của kiểm soát HTTT

Các ký hiệu sử dụng trên sơ đồ dòng dữ liệu DFD

Square ? Round Rectangle ? Open Rectangle ? Lines and arrows ?

Nút kiểm soát?

 Kiểm soát chung (general controls): là loại kiểm soát cho

một số hay toàn thể các ứng dụng của hệ thống Kiểm soátchung có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm soát ứngdụng Ví dụ: an toàn cơ sở hạ tầng cho máy móc, thiết bị phần

cứng, phân quyền truy cập hệ thống…

 Kiểm soát ứng dụng (application controls): liên quan đến

từng ứng dụng và xuất hiện trong quá trình xử lý nghiệp vụ Vídụ: theo dõi sự chính xác, tính hoàn chỉnh và đúng đắn của dữ

Các mảng/lĩnh vực của kiểm soát HTTT

Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung

Bán hàng và thu tiền

Hàng tồn kho

Mua hàng

và phải trả

ứng dụng

86

Thảo luận 9

Yêu cầu: Tình huống phân quyền cho các vai trò phối hợp trong

quy trình mua hàng trên hệ thống thông tin

 Suy nghĩ về những thao tác (quyền) đƣợc cấp cho từng vai trò?

GĐBPSX

NVMH GĐBPMH

 Phân quyền trên hệ thống

(access controls – segregation of duties) Đặc thù của hệ thống

ERP là “hệ thống dùng chung –chia sẻ bởi nhiều người”

 Việc quản lý phân quyền như thế

nào là hiệu quả?

Phân quyền trên hệ thống

 Kế hoạch an toàn dữ liệu hệ thống (securing centralized

database) Đặc thù của hệ thống ERP là “cơ sở dữ liệu tập

trung” Nếu cơ sở dữ liệu không hoạt động, sự lưu chuyểnthông tin của tổ chức kinh doanh sẽ thất bại toàn bộ (singlepoint of failure)

Kế hoạch an toàn dữ liệu hệ thống

Trùm khủng bốOsama bin Laden

Thảo luận 10

Yêu cầu: sinh viên hãy xác định những nguyên nhân có thể dẫn

đến việc cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP không hoạt động?

Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu hệ thống

Sao lưu (Backup)

- Lưu trữ bản sao trong trường hợp dữ liệu trên hệ thống máy tính có sự cố

- Di dời dữ liệu, phục vụ cho công tác kiểm tra, làm việc và hỗ trợ hệ thống

Phục hồi (Restore)

- Tái lập tình trạng dữ liệu kế toán trên hệ thống máy từ bản dữ liệu sao lưu

Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu hệ thống

Trên hệ thống ERP – minh họa…

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

 Trình bày bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực DN

(hệ thống ERP)

 Giải thích về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

 Mô tả doanh nghiệp kinh doanh và thiết lập cơ bản hệ thống

 Donna Kay and Ali Ovlia 2011, AIS: The Crossroads of Accounting and IT,

Pearson Publisher, 1st edition Chapter 11 (pp 326 – 327)

 Introduction to Epicor ERP documentation Overview part (pp 6 - 11)

 IT Governance Institute 2006, IT Control Objectives for Sarbanes-Oxley © IT

Governance Institute, 2nd edition Appendix M (pp 121 – 125)

 Magal S R and Word J 2012, Integrated Business Processes with ERP Systems.

Wiley Publisher, 1st edition Chapter 1 (pp 1- 15)

 Ross J., Vitale W and Michael R 2000, The ERP Revolution: Surviving vs.

Thriving Information Systems Frontiers Journal, vol 2 (2) Motivation for an ERP

(pp 234 – 235)

 Shehab E M et al., Enterprise resource planning: An integrative review.

Business Process Management Journal, vol 10 (4) Evolution of ERP (pp 363 –

365)Tài liệu tham khảo

 http://openerpvn.blogspot.com

 http://www.erpsoftware360.com/erp-software.htm

 http://technet.microsoft.com/en-us/library/gg852966.aspx

 http://www.gartner.com/technology/research/it-glossary (keyword: ERP)

 http://www.isaca.org/Knowledge-Center/cobit/Pages/Downloads.aspx (COBIT4.1 doc)

 http://openerpviet.com/forum/forumdisplay.php?82-Các-Mô-Hình-Phần-Mềm-ERP

 http://www.youtube.com/watch?v=dl3ZxTTlrF8 (ERP solutions comparision –

Panorama Consulting)Tài liệu tham khảo