Xây dựng chương trình quản lý quán cafe

 Câu 6: Việc bán hàng của quán như Trả lời:  Được chứ, ban đầu chúng tôi kiểm tra hàng trong kho xem thiếu những nguyên liệu gì, rồi đặt hàng cho ngà cung cấp, khi mang hàng tới tôi sẽ

Trang 1

TRƯỜNG CĐKT LÝ TỰ TRỌNG

LỚP: 13CĐ-TM2 Nhóm 5:

1 Trương Huỳnh Xương

2 Huỳnh Thị Lùy

3 Lý Hữu Hiếu

4 Lê Huy Phúc

Huy Phúc

Trang 2

I Bảng kế hoạch phỏng tổng quan hệ thống và các bảng phỏng

vấn cụ thể từng chủ đề:

1 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý quán cafe

Người lập: Nhóm 5 Ngày lập: 18/9/2014

1 Quản lý việc bán hàng và

nhập hàng

Hiểu được quá trình thêm các loại thức uống và đồ ăn phụ trong việc nhập và

bán

18/9/2014 18/9/2014

2 Quản lý nhân viên Hiểu rõ về trình độ

nhân viên và cách thức phân chia công

việc

17/9/2014 20/9/2014

3 Quản lý thu ngân Hiểu được cách tính

toán dữ liệu về đồ ăn thức uống, nhập xuất

dữ liệu trên hóa đơn

và tổng kết

18/9/2014 19/9/2014

4 Hệ thống thiết bị, máy

móc, phần mềm

Nắm rõ tài nguyên máy móc, trang thiết

bị, hề ñiều hành và các phần mềm tương

thích

17/9/2014 18/9/2014

Trang 3

2 Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

a Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 1:

Người lập:Trương Huỳnh Xương

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Đức Trung Người phỏng vấn: Trương Huỳnh Xương Địa chỉ: 38/25 Lê Bình,Phường

4,Q.Tân Bình,TP Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 18/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 9h20

Thời điểm kết thúc: 10h00 Đối tượng được hỏi là: Quản lý quán

cafe

Cần thu thập dữ liệu: thông tin về hình

thức bán hàng cũng như quá trình nhập

hàng và cách thức lưu trữ dữ liệu về

các quá trình đó

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò:người phỏng vấn

Vị trí: người thu thập thông tin

Trình độ: Sinh Viên

Kinh nghiệm : Sinh viên năm 2

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

Chủ đề đề cập:

 Xin phép được ghi âm

 Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời

 Chủ đề 3:Câu hỏi và câu trả lời

 Tổng hợp các nội dung chính

 Ý kiến của người được hỏi

 Kết thúc

Ước lượng thời gian:

2 phút

1 phút

8 phút

10 phút

12 phút

5 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Phiếu phỏng vấn

Trang 4

Dự án: Quản lý quán café Tiều dự án: Quản lý việc bán hàng và

nhập hàng

Người được hỏi: Nguyễn Đức Trung Người hỏi: Trương Huỳnh Xương

Ngày hỏi: 19/8/2014 Câu hỏi:

 Câu 1 : Anh có thể cho biết quá

trình nhâp hàng diễn ra như thế nào

hay ko?

 Câu 2: Anh thường đặt hàng qua

điện thoại hay qua những dịch vụ

khác.?

 Câu 3: Anh có trực tiếp thanh toán

tiền không hay giao cho nhân viên

thu chi ?

 Câu 4: Thường thì bao lâu anh mới

order hàng thêm?

 Câu 5: Anh sẽ lưu trữ những thông

tin gì khi đặt hoặc nhận hàng? Và

anh order chỉ một nhà cung cấp hay

nhiều nhà cung cấp khác nhau.?

 Câu 6: Việc bán hàng của quán như

Trả lời:

 Được chứ, ban đầu chúng tôi kiểm tra hàng trong kho xem thiếu những nguyên liệu gì, rồi đặt hàng cho ngà cung cấp, khi mang hàng tới tôi sẽ kiểm tra hàng , kiểm chứng với số lượng

mà chúng tôi đã đặt rồi ghi chép vào sổ

 Chúng tôi thường đặt hàng qua điện thoại, đôi khi cũng đến gặp trực tiếp nhà cung cấp

 Không, tôi chỉ ghi sổ sách Việc thanh toán sẽ có nhân viên thu chi đảm nhiệm và được ghi lại cẩn thận

 Sẽ vào cuối ngày , tôi sẽ thống kê

và cho nhập hàng vào

 Vì quán của chúng tôi nhập các loại nguyên liệu đa dạng nên sẽ

có nhìu nhà cung cấp khác nhau, tôi sẽ ghi lại thông tin của sản phẩm, số lượng, ngày giao, nhà cung cấp, nguồn cung cấp…v.v…

 Sẽ có menu cho khách, nhân viên

Trang 5

thế nào ?

 Câu 7: Quán có phục vụ theo nhu

cầu của khách không? (vd: có thay

đổi menu hằng ngày không )

 Câu 8: Vì quán này là một quán lớn

nên quán có dịch vụ đặt bàn trước

không? Nếu muốn thay đổi hoặc

hủy bàn thì anh xử lý như thế nào ?

 Câu 9: Quán sẽ lưu trữ những

thông tin gì khi nhận yêu cầu đặt

bàn của khách ?

sẽ phục vụ khi cần thiết

 Không, vì chúng tôi có đa dạng các loại đồ uống, nhưng thức ăn phụ thì thay đổi hằng ngày

 Có, khách hàng sẽ thanh toán 1/3

số tiền bàn mình đặt , thường thì

sẽ được ghi chú trên máy tính về thông tin của khách và bàn được đặt, nếu có đổi thì sẽ liên lạc cho chúng tôi trước 1 ngày

 Ví dụ như số điện thoại, số bàn khách đặt, thời gian, số tiền thanh toán và một vài thông tin khác

b Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 2:

Người lập: Huỳnh Thị Lùy

Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh Người phỏng vấn: Huỳnh Thị Lùy Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường 4,Q.Tân

Bình, TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 19/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h20 Thời điểm kết thúc: 9h00 Đối tượng được hỏi là: Quản lý quán cafe,

nhân viên

Cần thu thập dữ liệu: Hiểu rõ quá trình

phân công việc làm cho nhân viên

Vai trò:người phỏng vấn

Trang 6

Chương trình:

 Giới thiệu

 Chủ đề 3:Câu hỏi và câu trả lời

 Kết thúc

2 phút

3 phút

1 phút

8phút

8 phút

12 phút

5 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

Dự án:Quản lý quán café Tiểu dự án:Quản lý nhân viên

Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh Ngày: 19/9/2014

Người hỏi:Huỳnh Thị Lùy

Câu hỏi:

 Câu 1: Sự sắp xếp nhân viên

trực bàn ở quán anh có thay đổi

theo tuần hay l à vẫn giữ

nguyên nhân viên nào trực bàn

nào thi trực luôn bàn đó?

Trả lời:

 Quán chúng tôi tổ chức quản lí nhân viên trực bàn rất đa dạng

Vì mô hình quán được thiết kế theo kiểu vòng tròn Nên hàng tuần chúng tôi có thay đổi vị trí nhân viên theo vòng xoay (VD: tuần này nhân viên này trực 3 bàn này thì tuần sau sẽ không trực nữa mà sẽ trực kế tiếp 3 bàn tiếp theo)

Trang 7

 Câu 2: Trường hợp nhân viên bị

bệnh hoặc có chuyện đột xuất

không đi làm được xin nghỉ , thì

anh giải quyết như thế nào? Và

mỗi tháng nhân viên được ngỉ

bao nhiu ngày và những ngày

nghỉ đó có trùng nhau không?

 Câu 3: Khi tuyển nhân viên anh có

cần đến trình độ của nhân viên

không? Và ở những bộ phận cần

trình độ cao anh có chú ý tới trình

độ tin học không?

 Câu 4:Nếu có 1 phần mềm quản lý

nhân viên thì anh muốn như thế

nào?

 Quán chúng tôi là quán làm theo ca nên nếu có trường hợp như vậy thì chúng tôi sẽ bổ sung nhân viên ca khác mặc dù không phải ca làm,chúng tôi sẽ trả thêm tiền tang ca Còn việc nghỉ hàng tháng thì mỗi nhân viên được nghỉ 1 ngày và được chúng tôi xếp lịch nghỉ để không trùng ngày nghỉ giữa các nhân viên khác để đảm bảo được công việc tốt hơn

 Tất nhiên là cần đến trình độ Các nhân viên cần có trình độ nghiệp

vụ hoặc nếu quản lý dữ liệu của quán thì phải có trình độ tin học Trình độ tin học của các nhân viên

ở những bộ phận cao hơn thì chúng tôi cần ít nhất là bằng B

 Chúng tôi muốn 1 phần mền quản

lý nhân viên hoàn hảo và phần mềm đó phải được sử dụng rộng rãi trên thị trường

c Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 3:

Người lập: Lê Huy Phúc

Trang 8

Người được hỏi: Hà Đình Lộc Người phỏng vấn: Lê Huy Phúc

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường

4,Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 19/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 2h20 Thời điểm kết thúc: 2h50

Đối tượng: Thu ngân của quán cafe

Cần thu thập dữ liệu: Hiểu được cách

tính toán dữ liệu về đồ ăn thức uống,

nhập xuất dữ liệu trên hóa đơn và tổng

kết

Vai trò : người phỏng vấn

Chương trình:

 Giới thiệu

 Tổng quan về phỏng vấn:

Chủ đề sẽ đề cập

 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Kết thúc(thỏa thuận)

-1 phút -2 phút -1 phút

-7 phút -10 phút -2 phút -5 phút -1 phút

(Dự kiến tổng cộng:29 phút)

Dự án: quản lí quán cafe Tiểu dự án: quản lí thu ngân

Trang 9

Người được hỏi: Hà Đình Lộc Ngày:19/9/1014

Người hỏi: Lê Huy Phúc Câu hỏi:

 Câu 1: Dữ liệu của cửa hàng về

thu chi hằng ngày anh quản lý

bang sổ hay phần mềm?

 Câu 2: D ữ liệu đó sẽ được

kiểm tra vào thời gian nào?

 Câu 3: Hóa đơn sau khi thanh

toán cho khách hàng có được

lưu lại vào máy hay không và

làm cách nào để có thể kiểm tra

lại?

 Câu 4: Thông thường trên hóa

đơn sẽ được in những thông tin

gì?

 Dữ liệu về thu chi của cửa hàng được chúng tôi quảng lý bằng phần mềm của quán

 Cuối ngày sẽ được 2 nhân viên được phân công kiểm tra lại và gửi báo cáo đến chủ quán Cuối tháng thì chúng tôi sẽ kiểm tra tổng kết lại một lần nữa

 Có, hóa đơn sau khi thanh toán luôn luôn được lưu vào máy tính.Cuối mỗi ca, nhân viên thu ngân nào trực sẽ phải sắp xếp theo trình tự: toàn bộ bill bán hàng.Và vàocuối ngày chúng tôi

sẽ kiểm tra lại doanh thu thực tế xem có trùng khớp với những hóa đơn đã bán hay không

 Trên hóa đơn thông thường sẽ được in loại thức uống mà khách chọn tiếp đến là số lượng

và số tiền từng món, cuối hóa đơn sẽ là tổng số tiền , tên nhân viên lập hóa đơn và những thông tin về cửa hàng cũng như

số điện thoại và password wifi của cửa hàng

Trang 10

d Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn của chủ đề 4:

Người lập: Lý Hữu Hiếu

Người được hỏi: Nguyễn Văn Thanh Người phỏng vấn: Lý Hữu Hiếu

Địa chỉ: 38/25 Lê Bình, Phường

4,Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 18/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 8h20 Thời điểm kết thúc: 8h50 Đối tượng được hỏi là: Nhân viên thiết

bị của quán

Cần thu thập dữ liệu: Nắm rõ tài nguyên

máy móc, trang thiết bị, hề điều hành và

các phần mềm tương thích

Vai trò: người phỏng vấn

Chương trình:

 Giới thiệu

 Kết thúc

2 phút

3 phút

1 phút

5 phút

3 phút

5 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 25 phút)

Dự án:Quản lý quán café Tiểu dự án:Hệ thống máy móc, thiết bị,

phần mềm

Trang 11

Người được hỏi:Nguyễn Văn Thanh Ngày:18/9/2014

Người hỏi: Lý Hữu Hiếu

Câu hỏi:

 Câu 1: Quán anh có dùng phần

mềm đê quản lý không?

 Câu 2:Thường thì thư viện sẽ dùng

phần mềm chung trên thị trường

hay phần mềm được thiết kế riêng

cho quán này.?

 Câu 3: Quán có thường nâng cấp

trang thiết bị hay phần mềm

không?

Trả lời:

 Quán chúng tôi tổ chức quản lí và thường xuyên kiểm tra hoạt đọng của quán nên có dung phần mềm

 Quán chúng tôi dung phần mềm riêng Quán dùng phần mềm đơn giản để ghi chú các thông tin hay

dữ liệu cần thiết

 Có Chúng tôi thường nâng cấp

hệ thống và các thiết bị quản lý ñể quản lý tốt hơn

 Tổng quan về đánh giá phỏng vấn:

Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều

thông tin rất thực tế từ các quản lý cũng như nhân viên trong quán

và người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được phỏng vấn, đồng

thời trả lời cũng trung thực Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn về

quản lý nhân viên có một số chi tiết có thể không đúng sự thật

II Mô tả-phân tích hệ thống và các biểu mẫu:

A.Mô tả - phân tích hệ thống:

Trang 12

Phần lớn các chủ nhà hàng, các chủ quán cafe đều rất lúng túng, không biết lựa chọn giải pháp phần mềm nào để ứng dụng tốt nhất cho hoạt động của mình nhằm gia tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ, giá cả hợp lý và thu hút cộng đồng người dùng, khách hàng nhằm gia tăng tối đa nguồn thu, tăng cường quảng bá, khuyến mại và marketing trực tuyến để giữ chân khách hàng cũ, thu hút các khách hàng mới Để tạo điều kiện thuận lợi quán sẽ có phần mềm quản lý với

các chức năng cần thiết

1 Quản lý hoặc nhân viên liên hệ với các nhà cung cấp để nhập các mặt hàng đồ uống cần thiết theo thực đơn của quán do đó hệ thống lưu trữ dữ liệu về nhiều nhà cung cấp khác nhau nên hệ thống cần lưu trữ : tên NCC, địa chỉ, số điện thoại

2 Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về các đơn đặt hàng bao gồm: số đơn đặt hàng, ngày lập , số lượng, nhà CC…v.v…mỗi ngày sẽ kiểm kê hàng và order lại hàng

3 Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ thông tin nhập gồm: số phiếu nhập, tên NCC, ngày nhập

4 Và ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về hàng hóa được nhập bao gồm : mã hàng hóa,tên hàng hóa, đơn vị (số lượng)

5 Quán cũng có nhiều loại đồ uống và menu cố định nên có một kho dữ liệu loại nước dùng để chứa danh mục các loại nước gồm: loại nước và tên nước và giá tiền

6 Khi khách đến quán sẽ được nhân viên của quán sẽ dẫn họ đến một bàn nào đó theo yêu cầu hoặc được đặt sẵn và sẽ kiểm tra, để tiện cho việc quản lý chúng ta cũng cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn gồm: Mã số bàn ,

số ghế (sức chứa), đơn đặt bàn…

7 Mỗi khách hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin ường với 1 bàn, có nghĩa

là mỗi bàn vào cùng 1 thời điểm thì chỉ có 1 mã KH và 1 hóa đơn bao gồm: mã KH, số bàn… Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó

và muốn tính tiền ta lập hóa đơn trong đó bao gồm: mã số bàn, số hóa đơn, ngày lập,tên nước,sô lượng,thành tiền,người lập

Trang 13

8 Quán có quản lý trang thiết bị nên ta cần lưu trữ thông tin về các trang thiết bị cũng như ngày thay đổi, báo cáo tình trạng hư hỏng : mã thiết bị, tình trạng, ngày thay đổi, số lần thay, thanh toán,…

9

B.Các biểu mẫu :

Trang 17

C Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) :

Quản lý quán Cafe

Quản lý bán hàng Quản lý nhân viên Quản lý thu ngân Quản lý nhập hàng

Lập Menu

Lập danh sách

bán hàng

Tổng kết và

kiểm tra

Lập danh sách nhân viên

Quản lý nhân sự

và bố trí nhân viên

Chấm công và Tính lương

Lập hóa đơn

Lập danh sách trực thu ngân

Tổng kết và báo cáo doanh thu

Lập danh sách

đặt bàn

Tổng kết và kiểm tra

Lạp danh sách hàng trong kho

Lập danh sách nhập hàng

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	886,67 KB