Xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công tyTNHH thưong mại & dịch vụ GIA BẢO

Tốc ñộ phát triển của công nghệ thông tin nhanh ñến chóng mặt, chủng loại rất ña dạng và phong phú Đặc biệt ứng dụng công nghệ quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu hết sức thiết yếu của

Lời nói ñầu

Trong thời ñại ngày nay song song với việc phát triển với các ngành

khoa học kỹ thuật khác thì ngành công nghệ thông tin cũng ñã và ñang phát triển

mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực và ñã ñạt ñược những thành tựu không nhỏ trong

cuộc sống của con người

Tin học một ngành non trẻ trong các ngành khoa học ñược phát triển tại

Việt Nam, dù còn rất trẻ nhưng ñã có ñược những ñóng góp không nhỏ trong sự

phát triển chung của ñất nước

Xu hướng phát triển hệ thống tin học trên thế giới là xã hội hoá thông tin,

thông tin mang tính toàn cầu Tốc ñộ phát triển của công nghệ thông tin nhanh

ñến chóng mặt, chủng loại rất ña dạng và phong phú

Đặc biệt ứng dụng công nghệ quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu hết

sức thiết yếu của hầu hết các nghành nghề mà ñặc biệt là các doanh nghiệp ñang

thuực hiện các vấn ñề kinh doanh

Trong ñó nhu cầu về việc quản lý nhân sự là nhiệm vụ rất quan trọng

trong các phương pháp quản lý.Đây là công việc mà các doanh nghiệp và các cơ

quan hành chính sự nghiệp ñang quan tâm

Với mỗi tổ chức, mỗi loại hình doanh nghiệp ñể kinh doanh vì mục tiêu

lợi nhuận hay lợi ích thì việc quản lý công nhân viên của mình là việc làm thiết

thực ñể thực hiện những mục tiêu của mình

Với mong muốn ñược áp dụng những kiến thức ñã học tại trường trong

ñợt thực tập này em ñã xây dựng ñề tài là

“Xây dựng chương trình quản lý nhân sự tại công tyTNHH thưong mại

& dịch vụ GIA BẢO”

Trong quá trình khảo sát thực tế chưa nhiều, kiến thức có hạn.Rất mong

ñược sự giúp ñở của cơ quan, các thầy cô trong khoa và ñặc biệt là thầy Nguyễn

Thế Phương cùng các bạn trong lớp ñể chương trình ñược hoàn thiện hơn

Sinh viên : Bùi Văn Cường

1.1 Giới thiệu sơ lược

Công Ty Thương Mại & Dịch Vụ Gia Bảo là công ty kinh doanh ña ngành

ña lĩnh vực, ñó là các lĩnh vực kinh doanh bất ñộng sản, tư vấn nhà ñất, ñào tạo

tin học và kinh doanh thiết bị tin học Trong quá trình hình thành và phát triển

của mình công ty ñã và ñang ñầu tư vào nhiều lĩnh vực rất khác nhau ñòi hỏi

mỗi một lĩnh vực phải có một hệ thống quản lý riêng sao cho phù hợp với mỗi

lĩnh vực ñó nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và giảm thiểu chi phí ñầu tư

Vì những ñòi hỏi ñó các nhà ñầu tư ñã xây dựng những hệ thống quản lý riêng

cho từng bộ phận của mình, mỗi bộ phận trong một lĩnh vực ñược quản lý và

hạch toán riêng

1.1.1 Thực trạng lĩnh vực ñề tài ñược nghiên cứu

Trong quá trình hoạt ñộng của công ty Công ty thường xuyên tuyển mới,

ñiều ñộng, ñào tạo bồi dưỡng, thường xuyên có những quyết ñịnh kỷ luật hay

khen thưởng công nhân viên ñể từ ñó nâng cao năng suất làm việc của công

nhân viên, Công nhân viên làm việc ở ñây thường ñược áp dụng với tất cả các

hình thức công việc như theo ca, theo kíp, công nhật hay công khoán hay tính

lương theo năm công tác.Đa số là công nhân viên làm việc ở ñây theo hợp ñồng

Khi công nhân viên về hưu công ty cũng giải quyết chế ñộ cho công nhân viên

ñó

Công việc của người quản lý là phải nắm bắt ñược thông tin một cách thường

xuyên liên tục của công nhân viên trong lĩnh vực mình quản lý

- Tiếp nhận hồ sơ của người xin việc

- Trả lại hồ sơ cho người xin việc nếu họ yêu cầu, và những hồ sơ không ñạt yêu

cầu

Khi công ty cần tuyển dụng công nhân viên ñáp ứng những nhu cầu cho công ty

Các công nhân viên ñược tuyển dụng sẽ ñược phân công vào các phòng ban hay

các tổ khác nhau và ñược quản lý toàn bộ hồ sơ và lý lịch

Công việc thường làm của người quản lý là:

* Công việc ñầu tiên là phải cập nhật hồ sơ của công nhân viên ñó vào phòng

lưu trữ hồ sơ nhân viên, sàng lọc, tìm kiếm các thông tin cơ bản và cần thiết nhất

của nhân viên ñó

* Người quản lý phải kiểm tra một lần trước khi lưu, xem các thông tin vào của

từng nhân viên, nếu thấy sai xót gì thì khắc phục ngay sau ñó lưu lại

* Người quản lý phải thường xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin về công nhân

viên, trong quá trình công tác nếu có nhân viên nào bị ñuổi việc hoặc hết thời

hạn hợp ñồng, chuyển phòng ban, tổ, tăng lương, trừ lương thưởng phạt hoặc

ñược ñào tạo thêm về trình ñộ…Thì phải cập nhật ngay ñể ñảm bảo yêu cầu của

công ty cũng như vì lợi ích của công nhân viên

* Người quản lý phải thường xuyên theo dõi vấn ñề lương của công nhân viên

như chấm lương theo công khoán hay công nhật Tính lương theo hệ số

* Khen thưởng cho những công nhân viên có thành tích tốt trong quá trình thực

thi công việc của mình Phải kỷ luật những công nhân viên nếu không hoàn

thành trách nhiệm công việc ñược giao

Sau ñó phải tính lương cho công nhân viên

* Người quản lý phải nắm bắt thông tin về lương thực lĩnh của công nhân viên

ñược tính theo cấp bậc, chức vụ và hệ số lương theo ngành nghề ñào tạo hoặc

phụ cấp khi làm thêm, phụ cấp theo chính sách, chức vụ

* Tham gia bảo hiểm Y tế, bảo hiểm xã hội

* Theo dõi những công nhân viên nghỉ hưu hoặc chuyển ñổi công tác, ñuổi việc

chấm dứt hợp ñồng lao ñộng phải ñược cập nhật lưu trữ …

Trong cơng ty máy tính điện tử đã được sử dụng hầu hết trong phịng ban, quản

lý nhân sự cũng được quản lý trên máy vi tính, tuy nhiên cơng việc quản lý ở

đây cịn nhiều thiếu xĩt, phức tạp và khĩ khăn cho người quản lý

Hệ thống thơng tin đang được từng bước đĩng những vai trị quan trọng trong

tất cả các lĩnh vực mà đặc biệt là trong các tập đồn kinh tế hoặc các cơ quan

hành chính sự chính sự nghiệp địi hỏi con người phải xây dựng các phần mềm

quản lý để đáp ứng cơng việc, song cơng việc quản lý ở cơng ty TNHH Gia Bảo

cịn cĩ những vấn đề cần phải khắc phục ở đây cơng việc quản lý cịn cĩ nhiều

bất cập trong cơng tác quản lý nhân sự chính vì thế mà phải cần xây dựng cho

cơng ty một phần mềm cĩ tính ưu việt hơn, đảm bảo được tính chính xác, giải

quyết cơng việc một cách nhanh chĩng mang lại lợi ích kinh tế cho cơng ty,

phần mềm ấy phải cĩ chức năng cung cấp mọi thơng tin cần thiết nhằm mang lại

các quyết định quản lý cĩ hiệu quả kinh tế tối đa

Trong cơng việc quản lý cĩ rất nhiều loại, ta cĩ thể quản lý về con người, quản

lý cơng cụ dụng cụ, quản lý kế tốn, quản lý thư viện…

Mỗi cơng việc quản lý mang tính đặc thù riêng Tuy vậy trong cơng tác quản lý

cĩ những yêu cầu chung mà người làm việc phải tuân theo

Tìm hiểu kỹ lưỡng tại nơi quản lý để thấy rõ yêu cầu cần quản lý phải nắm rõ

chi tiết các cơng việc thực thi nắm bắt các thơng tin kịp thời chính xác

1.1.2 Tính cấp thiết của đề tài

Chính vì sự phát triển đến chĩng mặt của cơng nghệ thơng tin mà phần mềm

cơng ty đang sử dụng đã nảy sinh những bất cập trong vấn đề giải quyết những

cơng việc ngây nhiều cản trở cho người quản lý, cơng việc quản lý thì lan man,

cơng việc thủ cơng ở nhiều khâu dẫn đến việc tăng chi phí tăng nhân viên mà

cơng việc thì vẫn chưa giải quyết triệt để

Chính vì thế phải nhanh chĩng xây dựng được một chương trình quản lý mới

Đề tài ra ñời sẽ khắc phục ñược những yếu kém của hệ thống cũ như công việc

tìm kiếm nhanh công nhân viên, giải quyết một cách nhanh chóng trong việc thu

thập và xử lý thông tin trong các ban ngành công ty các hồ sơ công nhân viên

Đáp ứng cho công ty một hệ thống quản lý tốt, phát triển lâu dài, chi phí thấp

giảm thiểu ñược sức lao ñộng dẫn ñến giảm thiểu về chi phí qua ñó có thể giúp

công ty hoạt ñộng sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn

1.1.4 Tính khả thi của ñề tài

Phần mềm này ra ñời sẽ giải quyết ñược những thiếu xót các chức năng nào ñó

mà hiện tại hệ thống quản lý chưa giải quyết ñược

Phải giải quyết ñược những bất cập nâng cao hiệu suất công việc ,phương pháp

xử lý công việc phải chặt chẽ thông qua hệ thống quản lý này nó còn giải quyết

ñược một cơ cấu tổ chức hợp lý, lưu chuyển dòng thông tin nhanh gọn chính

xác, giấy tờ trình bày nhanh gọn, kịp thời ñáp ứng ñược mọi nhu cầu của công

nhân viên

Ngoài ra phần mềm này sẽ giải quyết triệt ñể công việc ùn tắc quá tải ñáp ứng

kịp thời những vấn ñề liên quan ñến công nhân viên, của lãnh ñạo công ty

1.1.5 Những công việc ñã làm và hạn chế

1.1.5.1 Những việc ñã làm

Hiện tại công ty ñang thực hiện một phần mềm quản lý nhân sự hết sức phù hợp,

giải quyết ñược các khâu vào ra của dữ liệu liên quan ñến công nhân viên,

lương, hay cập nhật những trích ngang lý lịch công nhân viên ñang làm việc tại

công ty, hiện nay công ty ñang sở hữu một hệ cơ sở dữ liệu tương ñối ñầy ñủ

Thông tin công nhân viên thường xuyên ñược cập nhật và in những báo cáo tổng

hợp của công ty theo các phòng ban, tại các cơ sở của công ty

1.1.5.2 Những hạn chế

Tuy công ty ñã có phần mềm quản lý nhân sự tốt có thể giải quyết nhanh các

vấn ñề liên quan ñến nhân sự trong công ty Nhưng công ty kinh doanh ña ngành

ña lĩnh vực mỗi lĩnh vực có hệ thống quản lý riêng, có hệ dữ liệu riêng chính vì

dẫn ñến chưa tối ña hoá ñược doanh thu và giảm thiểu ñược chi phí Công ty

phải thuê nhiều nhân viên quản lý riêng cho từng bộ phận nhằm ñáp ứng công

việc từ ñó dẫn ñến việc phải chi phí nhiều cho công việc quản lý

Ngoài ra do hệ thống quản lý còn nhiều bất cập nhiều lúc còn chậm trễ dẫn ñến

việc ùn tắc quá tải Đội ngũ quản lý còn thiếu kinh nghiệm do vậy rất lúng túng

trong vấn ñề quản lý

Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong ngày

một ngày hai Để dự án hoạt ñộng ñược thì việc ñầu tư trang thiết bị như máy

móc Về con người thì khả năng quản lý nắm bắt kỹ thuật, mới, khả năng ñào

tạo, tác nghiệp

Các chức năng chính của bài toán quản lý nhân sự

2.1.1 Quản lý người sử dụng

2.1.3 Giới thiệu chương trình Hệ thống

2.1.3 Phân loại hồ sơ

2.1.4 Nhập mới hồ sơ

2.1.5 Sửa hồ sơ

2.1.6 Quản lý quá trình ñào tạo

2.1.7 Quản lý quá trình công tác Quản lý

2.1.8 Quản lý khen thưởng kỷ luật

2.1.15 In nhân viên theo phòng ban

2.1.16 In nhân viên theo sơ yếu lý lịch Thống kê, báo cáo

nhân viên

In nhân viên theo phòng ban

2.3 Biểu ñồ luồng dữ liệu

* Biểu ñồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh

Biểu ñồ ngữ cảnh diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối

quan hệ trước và sau của quá trình xử lý, bàn giao thông tin trong quá trình xử

lý, trao ñổi thông cho nhau Quá trình phân tích hệ thống coi ñây là công cụ

chính ñể làm cơ sở cho việc thiết kế trao ñổi dữ liệu

Bộ phận quản lý

Công

nhân

viên

Bộ phận chấm công

Gửi hồ sơ Gửigiấybaó

Đơn xin nghỉ việc

Gửi công

(h1, Biểu ñồ mức khung cảnh)

Quản lý nhân

sự & Lương

Người quản

cầu báo cáo

Gửi công

Yêu cầu sai xót

Trả lại hồ sơ

Y/cầu tính lương

Hồ sơ CNV

Người quản lý

Công nhân viên

Quyết

ñịnh

thôi việc

Hồ sơ CNV

Tính lương

Quản lý công

Khen thưởng

Kỷ luật

KT-KL LƯƠNG

HSCNV CÔNG

kê

Bảng thống

kê

Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược dồ dữ liệu hay còn gọi là

biểu ñồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác ñịnh khung khái niệm về các thực thể, thuộc

tính mối quan hệ ràng buộc giữa chúng

Trong công tác quản lý mục ñích chính của mô hình quản lý là phải xác ñịnh

xem :

-Dữ liệu nào cần ñược xử lý

-Mối quan hệ nội tại giữa các dữ liệu

b.Thực thể và các kiểu thực thể

* Thực thể:

Là ñối tượng ñược quan tâm trong một tổ chức, trong một hệ thống, nó có thể

là ñối tượng cụ thể hay trừu tượng Thực thể phải tồn tại, ñược lựa chọn trong

công việc quản lý

- Mô tả : Dữ liệu gắn liền với thực thể, là thuộc tính không khoá

- Kết nối : Nhận diện kiểu thực thể trong thực hệ hay mối liên kết thuộc tính kết

nối là khoá ở quan hệ này, là mô tả ở quan hệ khác

- Khoá : Dùng ñể phân biệt các thực thể hay liên kết nên không ñược cập nhật

Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính nhất ñịnh

* Đơn vị: MaDV, Tên DV

* HS: MAHS, MADV, MACONG, MAKTKL, MALUONG, Tong

* Cong: MACONG, TenHS, NgayCONG, LUONG, MALUONG, MAHS

* Luong: MALUONG, MAHS, Thang

* KT-KL: MAKTKL, MAHS, Thang…

Hồ sơ CNV Công

KT_KL

Dữ liệu ñầu vào

- Hồ sơ công nhân viên

- Lý lịch công nhân viên

- Cập nhật và bổ xung những thông tin còn thiếu xót vào hồ sơ công nhân viên

- Tiếp nhận nhân viên mới

- Chuyển ñổi công tác, thải hồi, hay ñuổi việc, hưu trí…

- Trợ cấp, tăng lương, thưởng phạt

- Quá trình ñào tạo

………

Dữ liệu ñầu ra

- Trích toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong công ty

- Trích ngang toàn bộ lý lịch của công nhân viên trong công ty

- liệt kê những ñanh sách công nhân viên ñược cử ñi ñào tạo

- Liệt kê danh sách cán bộ công nhân viên chuyển ñổi công tác

- Danh sách những người về hưu

-Danh sách cán bộ trong ban giám ñốc, các cán bộ ñầu ngành của các phòng ban

………

3.1.1 Lựa chọn cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình

Dựa vào thực tế tại công ty nơi ñang thực tập kết hợp với những gì ñược học

ở trường Ngôn ngữ Visual Basic rất hữu ích và thuận lợi cho công viêc làm

chương trình quản lý Đây là lý do chính mà em chọn ngôn ngữ Visual Basic ñể

thiết kế chương trình của mình

Một trong những ngôn ngữ trợ giúp cho ngôn ngữ Visual Basic là Microsoft

Access Chính vì thế em ñã chọn Microsoft Access là ngôn ngữ tạo lập cơ sở dữ

liệu

3.1.2 Giới thiệu sơ lược về ngôn ngữ Microsoft Access

Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của Microsoft

Office, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows dùng

ñể tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liên

quan ñến nhau nhiều lần trong những bảng dữ liệu khác nhau

nhờ vào mối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽ

ñược tạo ra Access còn có tính năng mạnh là các thuật ñồ có thể dùng ñể tạo ra

các bảng và các list câu hỏi và ñể tuỳ biến theo kiểu biểu mẫu Báo biểu hoặc

trong việc truy cập dữ liệu bằng cách sử dụng các phương tiện như chuột, bàn

phím ñể xử lý

- Những ưu ñiểm của Access

+ Hệ ñịnh nghĩa khoá của một bảng và sau ñó chúng có thể tự ñộng kiểm tra

xem có trùng khoá hay không mà không cần ñến viết chương trình ñể kiểm tra

+ Trường hợp hai bảng có cùng vùng chung và trong cơ sở dữ liệu có mối dàng

buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này Access sẽ tự ñộng kiểm tra mỗi

dàng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng chung ấy hoặc xoá

bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai

+ Khả năng vấn tin cung cấp một công cụ gọi là QBE thực hiện mô tả vấn tin

trên cơ sở ñồ hoạ

+ Access còn cung cấp hai công cụ ña năng là Form Wizard và Report Wizard

giúp người sử dụng chương trình ñơn giản hơn trong công vịêc thiết kế

+ Cung cấp một một vùng có kiểu OLE ñể có thể nhúng hoặc liên kết ñối tượng

tạo ra các ứng dụng khác nhau

+ Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng mdb chứa

tất cả các ñối tượng của CSDL

+ Có khả năng trao ñổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua ba tính năng

Nhặt - Gắn - Xuất

+ Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ñược nhiều người sử dụng Nó cho

phép nhiều người cùng truy xuất tới một cơ sở dữ liệu gốc trong một môi trường

mạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm hoặc theo từng cụm

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2.1 Thiết kế CSDL

a Xác ñịnh mục ñích của cơ cấu của CSDL

Thông thường chúng ta phải xác ñịnh chính xác và ñầy ñủ các thông tin cần

ñược nghiên cứu

b Các nguyên tắc khi thiết kế cơ sở dữ liệu

- Tránh dư thừa nguồn thông tin không cần thiết

- Chúng phải chứa những thông tin cần thiết cho quản lý

- Không nên chứa các thông tin dẫn xuất

- Tránh thông tin dị thường, thông tin phải ñảm bảo tính nhất quán

- Giảm thiểu tối ña dư thừa, tránh trùng lặp

- Đảm bảo tính ñộc lập dữ liệu, tăng cường tính ñộc lập

- Độc lập dữ liệu là tính bất biến, các hệ ứng dụng ñối với thay ñổi trong cấu

trúc lưu trữ và chiến lược truy nhập

- Trong cơ sở dữ liệu không chứa các giá trị không ñơn

Giá trị ñơn là giá ttrị (giá trị nguyên tố) không thể chia nhỏ ñược nữa mà nó là

ñơn vị nhỏ nhất

- Xác ñịnh thuộc tính của thực thể và xây dựng kiểu thực thể

- Liệt kê các thuộc tính có liên quan ñến ñối tượng cần quản lý phải tiến hành

- Chuẩn hoá hệ con cho tới khi các quan hệ ñảm bảo ñược các quy tắc về thiết

kế

- Tìm mối quan hệ giữa các lược ñồ con

- Duyệt lại toàn bộ mô hình

- Tạo lập cơ sở dữ liệu trong công cụ lập trình

3.2.2 Lựa chọn môi trường cài ñặt

Khi khởi ñộng chương trình McroSoft Access ta thấy màn hình

Nhìn vào màn hình ta có thể lựa chọn các chế ñộ làm việc khác nhau Như tạo

một hệ cơ sở dữ liệu mới : Blank Access data database

3.2.3 Quy tắc ñặt tên bảng, tên các trường, mã, các trường khác

- Đặt tên bảng phải dễ nhớ, không dài dòng và không ñược ñặt tên bảng trùng

nhau

- Đặt tên các trường phải dễ nhớ và phù hợp với bảng ñó, thu hẹp dung lượng bộ

nhớ sao cho phù hợp tránh lãng phí bộ nhớ

- Mã không ñược trùng nhau, trong bảng có thể có khoá ñơn hoặc khoá kép

Thông thường khoá có sự trùng nhau thì máy sẽ báo và ta sẽ làm lại

3.2.4 Xây dựng các bảng

* Tạo lập bảng Hồ sơ nhân viên

TableHOSONV

Field Name Data Type Field Size Description

MaNV Text 10 Mã nhân viên

HoTen Text 25 Họ và tên

Gioitinh Text 10 Giới tính

Dantoc Text 25 Dân tộc

Tongiao Text 25 Tôn giáo

Quequan Text 25 Quê quán

Ngaysinh Date/Time ShortDate Ngày sinh

Quoctich Text 20 Quốc tịch

Noisinh Text 30 Nơi sinh

Diachi Text 30 Địa chỉ

Dienthoai Text 15 Điện thoại

SoCMND Text 15 Số CMND

Noicap Text 30 Nơi cấp

Ngaycap Date/time Short Date Ngày cấp

MaDV Text 10 Mã ñơn vị

TenDV Text 20 Tên ñơn vị

Ngoaingu Text 20 Ngoại ngữ

Vochong Text 10 Vợ chồng

Con Text 10 Con cái

Anh OLE object 20 Ảnh

TableHopñonglaodong Field Name Data Type Field Size Description

Manv Text 10 Mã nhân viên

NgayHD Date/time 30 Ngày hợp ñồng

SoHD Text 20 Số hợp ñồng

LoaiHD Text 20 Loại hợp ñồng

NgayBD Date/time 20 Ngày bắt ñầu

NgayNL Date/time 20 Ngày nhận lưong

BacLuong Text 20 Bậc lương

Mucluong Number 20 Mức lương

SoBHYT Text 20 Số BHYT

MucBHYT Number 20 Mức BHYT

SoBHXH Text 20 Số BHXH

MucBHXH Number 20 Mức BHXH

LuongTL Number 50 Lương thực lĩnh

ThueTN Number 50 Thuế thu nhập