Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến

Phương pháp nghiên cứuPhương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế, thu thậpnhững thông tin, cách quản lý công văn của phòng tổ chức – hành chính từ đó phântích các ch

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

LỜI MỞ ĐẦU 7

1 Tính cấp thiết của đề tài 7

2 Tình hình nghiên cứu 7

3 Mục đích nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 8

6 Các kết quả đạt được của đề tài 8

7 Kết cấu của báo cáo 8

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 9

1.1 Lý do chọn đề tài 9

1.2 Phát biểu hệ thống 9

1.1.1 Hệ thống quản lý công văn trên desktop 9

1.1.2 Hệ thống tra cứu thông tin trên website 10

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 11

2.1 Xác định yêu cầu 11

2.1.1 Xác định yêu cầu 11

2.1.2 Chức năng hệ thống 11

2.2 Biểu đồ chức năng hệ thống 12

2.2.1 Tác nhân (người sử dụng) 12

2.2.2 Biểu đồ chức năng hệ thống 13

2.3 Biểu đồ hoạt động 18

2.3.1 Đăng nhập hệ thống 18

2.3.2 Thêm công văn 18

2.3.3 Xóa công văn 19

2.3.4 Tìm kiếm trên website 20

2.3.5 Sửa công văn 20

2.3.6 Phát hành 21

2.3.7 Xét duyệt 21

2.4 Mô tả các chức năng 22

2.4.1 Đăng nhập hệ thống 22

2.4.2 Thêm công văn 22

2.4.3 Xóa công văn 23

2.4.4 Tìm kiếm trên website 23

2.4.5 Sửa công văn 24

2.4.6 Phát hành 24

2.4.7 Xét Duyệt 25

2.5 Xây dựng biểu đồ thực thể 25

2.6 Xây dựng biểu đồ quan hệ thực thể 32

2.7 Xây dựng biểu đồ tuần tự 33

2.7.1 Đăng nhập hệ thống 33

2.7.2 Thêm công văn 34

2.7.3 Tìm kiếm trên website 34

2.7.4 Sửa công văn 35

2.7.5 Phát hành công văn 35

2.7.6 Xét duyệt công văn 36

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG 38

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 38

3.2 Thiết kế giao diện 41

3.2.1 Form đăng nhập 41

3.2.2 Form Chính 42

3.2.3 Form cập nhật đơn vị 42

3.2.4 Form cập nhật cán bộ 43

3.2.5 Form Phân quyền 43

3.2.6 Form cập nhật công văn đến ngoài trường 43

3.2.7 Form xét duyệt 44

3.2.8 Form tìm kiếm trên website 44

3.2.9 Form hiển thị công văn liên quan 45

3.2.10 Form sao lưu phục hồi cơ sở dữ liệu hệ thống 46

3.3 Triển khai ứng dụng 46

3.3.1 Microsoft NET Framework 4.5 46

3.3.2 Microsoft SQL Server 2012 46

3.3.3 Hướng dẫn cài đặt ứng dụng quản lý công văn trường Đại học Giao Thông Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh 47

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 50

KẾT LUẬN 50

KIẾN NGHỊ 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC 53

BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN PHẨM ĐÀO TẠO 56

XÁC NHẬN BAN CHỦ NHIỆM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 57

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Thực thể công văn 25

Bảng 2.2 Thực thể danh mục đơn vị 26

Bảng 2.3 Thực thể danh mục cán bộ 27

Bảng 2.4 Thực thể danh mục chức vụ 27

Bảng 2.5 Thực thể lĩnh vực 28

Bảng 2.6 Thực thể loại công văn 28

Bảng 2.7 Thực thể công văn đến xét duyệt 28

Bảng 2.8 Thực thể công văn cán bộ đến 29

Bảng 2.9 Thực thể người dùng 29

Bảng 2.10 Thực thể phân quyền 30

Bảng 2.11 Thực thể trạng thái 30

Bảng 2.12 Thực thể công văn đến 30

Bảng 2.13 Thực thể công văn đi 31

Bảng 2.14 Thực thể chi tiết đơn vị nhận công văn đi 31

Bảng 3.1 Mô tả mối quan hệ giữa các bảng 39

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn 13

Hình 2.2 Biểu đồ usecase quản lý công văn 14

Hình 2.3 Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu 14

Hình 2.4 Biểu đồ usecase báo cáo thống kê 15

Hình 2.5 Biểu đồ usecase quản lý chung 15

Hình 2.6 Biểu đồ usecase chức năng phân quyền 16

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động đăng nhập 18

Hình 2.8 Biểu đồ hoạt động thêm công văn 18

Hình 2.9 Biểu đồ hoạt động xóa công văn 19

Hình 2.10 Biểu đồ hoạt động tìm kiếm 19

Hình 2.11 Biểu đồ hoạt động sửa công văn 20

Hình 2.12 Biểu đồ hoạt động phát hành công văn 20

Hình 2.13 Biểu đồ hoạt động xét duyệt công văn 21

Hình 2.14 Biểu đồ quan hệ thực thể 32

Hình 2.15 Biểu đồ tuần tự đăng nhập 33

Hình 2.16 Biểu đồ tuần tự thêm công văn 33

Hình 2.17 Biểu đồ tuần tự tìm kiếm 34

Hình 2.18 Biểu đồ tuần tự sửa công văn 34

Hình 2.19 Biểu đồ tuần tự phát hành công văn 35

Hình 2.20 Biểu đồ tuần tự xét duyệt công văn 36

Hình 3.1: Mối quan hệ giữa các bảng 38

Hình 3.2 Form đăng nhập 40

Hình 3.3 Form chính 41

Hình 3.4 Form cập nhật đơn vị 41

Hình 3.5 Form cập nhật cán bộ 42

Hình 3.6 Form phân quyền 42

Hình 3.7 Form cập nhật công văn đến ngoài trường 43

Hình 3.8 Form xét duyệt 43

Hình 3.9 Form tìm kiếm trên website 44

Hình 3.10 Form hiển thị công văn liên quan trên website 44

Hình 3.11 Cửa sổ cài đặt ứng dụng 46

Hình 3.12 Cửa sổ Select Installation Folder 46

Hình 3.13 Cửa sổ Comfirm Installation 47

Hình 3.14 Cửa sổ Installing 47

Hình 3.15 Cửa sổ Installation Complete 48

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay trên thế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển vượtbậc Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin đã và đang dần trở thành ngànhmũi nhọn, góp phần đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đặcbiệt, công nghệ thông tin cũng góp phần không nhỏ trong các công tác quản lý tại cáctrường Đại học Trong đó, công tác quản lý công văn là một công việc đặc biệt quantrọng trong các trường đại học Công việc quản lý công văn đòi hỏi phải nhanh chóng,chính xác, hiệu quả và tiện lợi

Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệthống Quản lý công văn trực tuyến”

2 Tình hình nghiên cứu

Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý công văn với nhiều phân hệ chức năngkhác nhau Nhưng phạm vi nghiên cứu, cách thức quản lý và xây dựng phần mềmchưa phù hợp và chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế với công việc quản lý công văntại trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh

3 Mục đích nghiên cứu

Giúp đơn giản hóa, hiệu quả hóa công việc quản lý công văn cho Phòng Tổchức – Hành chính, Văn phòng Ban Giám hiệu và các đơn vị khác trong trường Đạihọc Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh

Giúp người quản lý tra cứu, cập nhật, tìm kiếm, thống kê-báo cáo thông tin mộtcách nhanh chóng và tiện lợi nhất

Xây dựng website giúp cán bộ quản lý, cán bộ-giảng viên thuận lợi trong việcxem và tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hoàn thành ứng dụng quản công văn với yêu cầu đặt ra là phải khắc phục đượcnhững nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các yêu cầu khi đưa vào máy tính xử lýphải đạt được kết quả ở mức tối ưu nhất, giảm được tối đa thời gian và chi phí, đem lạihiệu quả cao nhất cho người dùng

Thông tin phải được tổ chức thành một hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có thểđáp ứng mọi nhu cầu của nhiều người dùng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác

mà dữ liệu vẫn được quản lý một cách tập trung và luôn được cập nhật kịp thời

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế, thu thậpnhững thông tin, cách quản lý công văn của phòng tổ chức – hành chính từ đó phântích các chức năng của hệ thống

Phương pháp lấy ý kiến người sử dụng: Tham khảo ý kiến của nhân viên quản

lý văn thư, cán bộ Văn phòng Ban Giám Hiệu, các thư ký khoa, v.v… để xây dựngphần mềm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của người sử dụng

6 Các kết quả đạt được của đề tài

Xây dựng được ứng dụng quản lý công văn với giao diện thân thiện và đạt hiệuquả quản lý cao

Xây dựng website giúp tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi

7 Kết cấu của báo cáo

Báo cáo bao gồm 4 chương với kết cấu như sau:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan đề tài

Chương 2: Phân tích hệ thống

Chương 3: Thiết kế và triển khai hệ thống

Chương 4: Kết luận và hướng phát triển

Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Lý do chọn đề tài

Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cholãnh đạo văn phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếpnhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày củavăn phòng

Hiện nay, hầu hết các đơn vị trong trường Đại Học Giao Thông Vận tải thànhphố Hồ Chí Minh, công việc quản lý công văn còn làm bằng tay Do vậy, tốn nhiềuthời gian vào việc xử lý công văn, chuyển nhận công văn đến cán bộ có liên quan.Nhất là số lượng công văn được giao nhận tại phòng phòng Tổ chức – Hành Chính làrất lớn và hàng ngày nhân viên văn thư tốn rất nhiều thời gian để in ấn, cập nhật vàphát hành công văn v.v… Công việc in ấn sao lưu này cũng tốn rất nhiều giấy mực.Hơn nữa quy mô trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh ngàycàng phát triển, đội ngũ cán bộ, giảng viên ngày một tăng, cho nên từ thời điểm pháthành công văn đến lúc công văn đến tay đối tượng cán bộ, giảng viên liên quan là rấtlâu Dẫn đến việc thực hiện công văn bị chậm trễ

Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển trường Đại học hiện đại, thì việcứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết vàcấp bách Vì vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng Hệ thống quản lý công văntrực tuyến” với mong muốn góp phần cho việc quản lý công văn của trường Đại HọcGiao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh được hiệu quả và thuận lợi

1.2 Phát biểu hệ thống

Với những lý do nêu trên, đồng thời tạo sự linh hoạt trong vấn đề tra cứu côngvăn, hệ thống được phân thành hai thành phần chính: Hệ thống quản lý công văn trêndesktop và hệ thống tra cứu thông tin trên website Mô hình hệ thống tổng quan đượcbiểu diễn như sau

1.1.1 Hệ thống quản lý công văn trên desktop

Hệ thống quản lý công văn trên destop giúp tự động hóa các thao tác thủ côngtrong quy trình hoạt động nghiệp vụ, cập nhật dữ liệu thông tin công văn, quản lý cácquá trình liên quan đến công văn, thực hiện các thao tác tìm kiếm công văn theo nhiềutiêu chí, báo cáo thống kê xử lý trực tiếp trên máy tính, nhằm nâng cao chất lượng vàhiệu quả công tác quản lý của ban lãnh đạo nhà trường

1.1.2 Hệ thống tra cứu thông tin trên website

Cho phép xem, tìm kiếm công văn theo cơ quan ban hành, lĩnh vực, năm banhành, tra cứu nhanh chóng thông tin chi tiết công văn mọi lúc, mọi nơi một cách hiệuquả và tiết kiệm thời gian

Hệ thống tra cứu thông tin trên Website (Tất cả cán bộ)

Đăng nhập hệ thốngHiển thị công văn liên quan đến cán bộ

Hỗ trợ tìm kiếm công văn

Máy chủ(lưu trữ dữ liệu công văn)

Hệ thống quản lý công văn

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Xác định yêu cầu

2.1.1 Xác định yêu cầu

Qua khảo sát, tìm hiểu, thu thập thông tin từ những yêu cầu thực tế đặt ra chocông việc quản lý công văn tại trường, chúng tôi đã tiến hành xác định các yêu cầuchính của hệ thống như sau:

- Chương trình phải đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người

dùng, kể cả người mới làm quen với máy tính

- Phần mềm ứng dụng desktop phải đáp ứng được tất cả công việc của một

phần mềm quản lý công văn:

 Quản lý phân quyền người sử dụng (Ban giám hiệu, Trưởng/Phóphòng, Cán bộ-Giảng viên, Văn thư, Thư ký khoa, v.v…)

 Cập nhật công văn (Thêm, Xóa, Chỉnh sửa)

 Tìm kiếm, tra cứu thông tin công văn theo yêu cầu

 Thống kê công văn theo nhiều tiêu chí, kết xuất thông tin và in báocáo

 Quản lý thông tin người sử dụng

- Website phải đáp ứng được việc xem và tra cứu công văn, xem chi tiết

công văn một cách nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm

2.1.2 Chức năng hệ thống

Theo thực tế hoạt động quản lý công văn tại trường Đại học Giao Thông VậnTải TP.HCM, xác định được các chức năng chính của hệ thống như sau:

- Cập nhật thông tin.

 Cập nhật thông tin chi tiết về công văn

 Cập nhật thông tin đơn vị

- Chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí.

- Chức năng thống kê, báo cáo.

 Thống kê, xuất toàn bộ công văn

 Thống kê, xuất báo cáo danh sách công văn theo nhiều tiêu chí.

o Đơn vị phát hành, lĩnh vực, năm ban hành, v.v…

o Số công văn đến, đi trong tháng

- Nhập/xuất dữ liệu từ file PDF.

 Xuất file PDF tất cả thông tin của công văn

 Hiển thị công văn dưới dạng file PDF

- Quản trị hệ thống.

 Đăng nhập

 Thêm, xóa, cập nhật tài khoản

 Phân quyền

- Sao lưu, phục hồi, thay đổi thiết lập dữ liệu.

- Tra cứu thông tin, thống kê và xem thông tin công văn trên website 2.2 Biểu đồ chức năng hệ thống

2.2.1 Tác nhân (người sử dụng)

- Tác nhân Cán bộ:

 Tìm kiếm, xem thông tin công văn

- Thư ký khoa, phòng ban

 Có toàn quyền của tác nhân cán bộ

 Cập nhật công văn

 Thống kê, báo cáo theo nhiều tiêu chí

 Phát hành công văn

- Tác nhân Cán bộ phòng hành chính (Văn thư):

 Có toàn quyền của tác nhân Thư ký khoa, phòng ban

 Cập nhật công văn ngoài trường

 Chuyển xét duyệt tới Ban Giám Hiệu

- Tác nhân Ban Giám Hiệu:

 Có toàn quyền của tác nhân cán bộ

 Xét duyệt công văn

 Phát hành công văn

- Tác nhân người Quản trị:

 Có toàn quyền của những tác nhân trên

 Có quyền cập nhật toàn bộ thông tin:

o Quản lý, cập nhật danh mục đơn vị

o Quản lý, cập nhật danh mục cán bộ

o Quản lý phân quyền, cấp mới tài khoản

o Xem, tìm kiếm công văn.

o Sao lưu, phục hồi dữ liệu

o Thiết lập thông tin dữ liệu

2.2.2 Biểu đồ chức năng hệ thống

2.2.2.1 Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn

Hình 2.1 Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn

2.2.2.2 Biểu đồ usecase quản lý công văn

Hình 2.2 Biểu đồ usecase quản lý công văn.

2.2.2.3 Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu

Hình 2.3 Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu.

2.2.2.4 Biểu đồ usecase báo cáo - thống kê

Hình 2.4 Biểu đồ usecase báo cáo thống kê

2.2.2.5 Biểu đồ usecase quản lý chung

Hình 2.5 Biểu đồ usecase quản lý chung

2.2.2.6 Biểu đồ usecase chức năng phân quyền

Hình 2.6 Biểu đồ usecase chức năng phân quyền

Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên desktop như sau:

Tên chức năng Tác nhân Quan hệ Kết hợp Bao gồm Mở rộng

Cập nhật công văn đến từ

ngoài trường

hệ thốngCập nhật công văn đi Văn thư, CBVP

Phát hành công văn Văn thư,

TPHC,CBVPChuyển xét duyệt CV Văn thư, TPHC

thi hànhChuyển CV thi hành Ban Giám Hiệu Xét duyệt

công vănXem công văn đã được

duyệt chuyển

Ban Giám Hiệu Xét duyệt

công vănXem công văn duyệt

không chuyển Ban Giám Hiệu Xét duyệt công văn

Xem công văn không

duyệt Ban Giám Hiệu Xét duyệt công văn

Xem công văn đi Văn thư,

TPHC,CBVP, Đơn vị chức năng

Xem công văn đến Văn thư,

TPHC,CBVP, Đơn vị chức năng

Phân quyền cán bộ Quản lý hệ

thốngCập nhật cán bộ Quản lý hệ

thống

Cập nhật danh mục đơn vị Quản lý hệ

thốngĐăng nhập hệ thống Tất cả user

được phân quyềnThay đổi mật khẩu user Tất cả user

được phân quyềnSao lưu và phục hồi hệ

thống

Quản lý hệ thống

Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên Website như sau:

Kết hợp Bao gồm Mở rộng

Xem công văn chung đến

từ ngoài trường

Các user được cấp quyềnXem công văn chung đến

từ trong trường

Các user được cấp quyềnXem công văn cá nhân Các user được

trường; Công văn đến ngoài trườngXem công văn cá nhân đến

trong trường Các user được cấp quyền Xem công văn cá nhân

Xem công văn cá nhân đến

ngoài trường Các user được cấp quyền Xem công văn cá nhân

Tìm kiếm công văn theo

yêu cầu

Các user được cấp quyền

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động đăng nhập 2.3.2 Thêm công văn

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết công văn mới

Hình 2.8 Biểu đồ hoạt động thêm công văn.

2.3.3 Xóa công văn

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết hồ sơcán bộ mới

Hình 2.9 Biểu đồ hoạt động xóa công văn

2.3.4 Tìm kiếm trên website

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình tìm kiếm và tra cứu thông tincông văn

Hình 2.10 Biểu đồ hoạt động tìm kiếm 2.3.5 Sửa công văn

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình sửa thông tin công văn

Hình 2.11 Biểu đồ hoạt động sửa công văn

2.3.6 Phát hành

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình phát hành công văn

Hình 2.12 Biểu đồ hoạt động phát hành công văn 2.3.7 Xét duyệt

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình xét duyệt công văn

Hình 2.13 Biểu đồ hoạt động xét duyệt công văn

2.4 Mô tả các chức năng

2.4.1 Đăng nhập hệ thống

- Tóm tắt

 Tên chức năng: Đăng nhập hệ thống

 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ phòng hành chính, cán bộkhoa,cán bộ

 Mục đích:

o Đăng nhập và truy xuất vào hệ thống

o Góp phần bảo mật hệ thống và hạn chế rủi ro khi sử dụng phần mềm

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người dùng (người quản trị, ban giám hiệu,cán bộ phòng hành chính, cán bộ) muốn đăng nhập vào hệ thống

o Hệ thống yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu

o Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu sau đó nhấn đăng nhập

o Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào Nếu thông tin hợp lệ, cho phépngười dùng đăng nhập vào hệ thống

 Luồng sự kiện phụ

o Tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai: Nếu trong luồng sự kiện chínhngười dùng nhập tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai thì hệ thống sẽthông báo lỗi Người dùng có thể quay lại đầu luồng sự kiện hoặc hủy

bỏ việc đăng nhập, lúc này chức năng đăng nhập kết thúc

2.4.2 Thêm công văn

- Tóm tắt

 Tên chức năng: Thêm công văn

 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa

 Mục đích: Thêm công văn mới

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người dùng thêm mới một công văn

o Người dùng chọn chức năng thêm và tiến hành nhập thông tin côngvăn gồm: Số ký hiệu công văn, tiêu đề, số trang, trích yếu, người ký,ngày ký, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực,đơn vị phát hành,đơn vị nhận, lĩnh vực, loại công văn, độ khẩn

o Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết về công văn, người dùng chọnchức năng lưu.

o Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thông tin

o Nếu hợp lệ, thông tin công văn sẽ được thêm vào dữ liệu

 Luồng sự kiện phụ

o Thông tin về công văn không đầy đủ: Nếu người sử dụng nhậpkhông đầy đủ các thông tin bắt buộc, hệ thống sẽ hiển thị thôngbáo yêu cầu bổ sung đầy đủ thông tin Người sử dụng hệ thống cóthể bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc hủy bỏ thao tácđang thực hiện, lúc này chức năng thêm công văn kết thúc

o Thông tin công văn không hợp lệ: Nếu thông tin người sử dụngnhập vào không hợp lệ, hệ thống thông báo không hợp lệ và yêucầu người sử dụng hệ thống chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập.Người sử dụng hệ thống có thể chỉnh sửa các thông tin khôngchính xác hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện, lúc này chức năngthêm cán bộ kết thúc

2.4.3 Xóa công văn

- Tóm tắt

 Tên chức năng: Xóa công văn

 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa

 Mục đích: Xóa bỏ công văn khỏi cơ sở dữ liệu

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người dùng yêu cầu xóa công văn

o Người dùng tiến hành chọn công văn cần xóa Sau đó chọn chứcnăng xóa

o Hệ thống hiển thị thông báo xóa thành công và kết thúc sự kiện

 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ hành chính, cán bộ khoa , cánbộ.

 Mục đích: Tìm kiếm công văn

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người sử dụng muốn tìm kiếm công văn

o Người dùng nhập/chọn các dữ liệu cần tìm kiếm gồm: chọn lĩnh vực,

cơ quan ban hành, năm ban hành, nhập số ký hiệu công văn hoặctrích yếu Nếu không nhập, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm tất cả, sau

 Tên chức năng: Sửa công văn

 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa

 Mục đích: Sửa công văn đã được thêm

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn sửa một công văn

o Người dùng chọn công văn cần sửa trong danh sách

o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà người dùng đã chọn

o Người sử dụng nhấn sửa và sửa những thông tin cần thiết

o Nhấn nút “cập nhật” để lưu lại kết quả đã sửa Kết thúc sự kiện

o Người dùng nhấn nút “Gửi” để gửi công văn.

o Hệ thống hiển thị thông báo gửi thành công, kết thúc sự kiện

2.4.7 Xét Duyệt

- Tóm tắt

 Tên chức năng: Xét duyệt

 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu

 Mục đích: Xét duyệt công văn đến từ ngoài trường

- Luồng sự kiện

 Luồng sự kiện chính

o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn xét duyệt công văn.

o Người dùng chọn một công văn cần xét duyệt trong danh sách.

o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà cán người dùng đã chọn.

o Người dùng nhấn nút “Duyệt Chuyển” để gửi công văn cho cán bộ

 Tên thực thể: Công văn

 Tên viết tắt: CONGVAN

 Mô tả: Mỗi thể hiện của thực thể CONGVAN là một công văn, được xácđịnh bởi một mã duy nhất (SO_KHCV) Mỗi CONGVAN có một tiêu

đề, mã lĩnh vực, mã loại công văn, mã đơn vị phát hành, ngày ký, ngàyhiệu lực, người ký, số trang, độ khẩn , File scan, mã trạng thái, ngày pháthành.

Mã trạng tháiNgày kýNgười kýNgày hiệu lực

Độ khẩn

Mã đơn vị phát hànhNgày phát hànhFile scan

- Thực thể danh mục đơn vị

 Tên thực thể: Danh mục đơn vị

 Tên viết tắt: DANHMUC_DV

 Mô tả: Mỗi thể hiển của thực thể DANHMUC_DV là một phòng banhoặc một khoa, được xác định bởi một mã duy nhất (MA_DV) MỗiDANHMUC_DV có một tên đơn vị, địa chỉ làm việc, điện thoại, fax

Số điện thoại

DVWhere

Số faxĐơn vị ngoài hoặc trong trường

- Thực thể danh mục cán bộ

 Tên thực thể: Danh mục cán bộ

 Tên viết tắt: DANHMUC_CB

 Mô tả: Mỗi thực thể DANHMUC_CB là một cán bộ, được xác định bởimột mã duy nhất (MA_CB) Mỗi DANHMUC_CB có một tên hệ sốchức vụ, hệ số chức vụ khoa đông

Mã đơn vị

Mã chức vụĐịa chỉ

Số điện thoạiNgày sinhThư điện tử

- Thực thể danh mục chức vụ

 Tên thực thể: Danh mục chức vụ

 Tên viết tắt: DANHMUC_CHUCVU

 Mô tả: Mỗi thực thể DANHMUC_CHUCVU là một chức vụ, được xácđịnh bởi một mã duy nhất (MA_CHUCVU) Mỗi chức vụ có một tênchức vụ

- Thực thể lĩnh vực

 Tên thực thể: Lĩnh vực

 Tên viết tắt: LINH_VUC

 Mô tả: Mỗi thực thể LINH_VUC là một lĩnh vực, được xác định bởi một

mã duy nhất (MA_LV) Mỗi lĩnh vực có duy nhất một tên lĩnh vực

- Thực thể loại công văn

 Tên thực thể: Loại công văn

 Tên viết tắt: LOAI_CV

 Mô tả: Mỗi thực thể LOAI_CV là một loại công văn, được xác định bởimột mã duy nhất (MA_LCV) Mỗi LOAI_CV có tên loại công văn

Bảng 2.6 Thực thể loại công văn.

- Thực thể công văn đến xét duyệt

 Tên thực thể: Công văn đến xét duyệt

 Tên viết tắt: CV_DEN_XETDUYET

 Mô tả: Mỗi thực thể CV_DEN_XETDUYET là một công văn đến xétduyệt, được xác định bởi mã (MA_CB) và (MA_CV) MỗiCV_DEN_XETDUYET có một trạng thái

Bảng 2.7 Thực thể công văn đến xét duyệt