PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bài 02 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ MÔ TẢ CÔNG VỆC Ngô Quý Nhâm Trưởng bộ môn Quản trị và Nhân sự, ĐH Ngoại Thương Email: quynhamgmail.com NGÔ QUÝ NHÂM, MBANội dung:  Tầm quan trọng của phân tích công việc  Thực đơn phân tích công việc  Bản mô tả công việc và bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc  Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin  Thiết kế công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

VÀ MÔ TẢ CÔNG VỆC

Ngô Quý Nhâm

Trưởng bộ môn Quản trị và Nhân sự,

ĐH Ngoại Thương Email: quynham@gmail.com

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Bài 02

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Nội dung:

 Tầm quan trọng của phân tích công việc

 Thực đơn phân tích công việc

 Bản mô tả công việc và bản Tiêu chuẩn

thực hiện công việc

 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

 Thiết kế công việc

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Phân tích lưu đồ công việc

 Thiết kế lưu đồ công việc:

… quá trình phân tích các nhiệm vụ cần thiết đối với

việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi phân bổ hoặc giao nhiệm vụ cho một công việc cụ thể hoặc một người.

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Phân tích và thiết kế công việc

Nguyên liệu đầu vào

Loại vật tư, dữ liệu

và thông tin nào cần

cho công việc?

Kết quả

• Sản phẩm, thông tin hoặc dịch vụ gì được

tạo ra?

• Kết quả được đo lường

như thế nào?

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Phân tích công việc là gì?

 Một quy trình được tổ chức một cách

hệ thống nhằm thu thập, phân

tích và tổ chức thông tin về các

công việc cụ thể của doanh nghiệp:

 Chức năng, nhiệm vụ, hoạt động

 Bối cảnh, điều kiện

 Yêu cầu về kiến thức kỹ năng

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Tại sao phải phân tích công việc?

Kết quả phân tích công việc được sử dụng cho:

 Lập kế hoạch nhân lực

 Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng

 Tuyển dụng

 Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn

 Phương pháp đánh giá và tuyển chọn

 Đào tạo và phát triển

 Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại

 Nội dung chương trình đào tạo

 Đánh giá hiệu quả đào tạo

 Quản lý thành tích

 Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích

 Thiết kế biểu mẫu đánh giá

 Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên

 Xây dựng hệ thống đãi ngộ:

 Định giá công việc

 Điều chỉnh tiền lương

Thực đơn phân tích công việc

Nội dung công việc

• Những điều kiện trong đó nhân viên phải thực hiện công việc của mình

• Những yêu cầu mà công việc này đòi hỏi đối với người thực hiện

• Kiến thức, kỹ năng, khả năng, các yêu cầu khác cần để hoàn thành công việc

Kết quả/đầu ra

(Output)

• Xác định kết quả đầu ra cụ thể cho mỗi nhiệm vụ

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Nội dung công việc

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Bối cảnh thực hiện công việc

 Quan hệ báo cáo

 Định vị trong cơ cấu tổ chức

 Quan hệ giám sát

 Quyền hạn

 Tuyển dụng, sa thải, ngân sách

 Quan hệ cá nhân (với người khác)

 Đối tượng và bản chất mối quan hệ

 Điều kiện làm việc

 Những nhân tố gây ra sự không thoải mái hoặc

nguy hiểm

Bối cảnh thực hiện công việc

 Quyền hạn

 Lập kế hoạch, tổ chức điều phối

 Ký kết văn bản, quyết định, công văn…

 Tuyển dụng nhân sự

 Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Yêu cầu đối với người thực hiện

Các yêu cầu khác

(Others)

… Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý

… Yêu cầu về tính cách

… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc

Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao tác Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy,

năng lực tâm lý…

Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ

thể (có thể quan sát được,mang tính thao tác,

Thông tin quan trọng của bản MTCV

Yêu cầu năng lực

A – các cấp độ năng lực

B – các cấp độ năng lực

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Bản mô tả công việc

 Bản Mô tả công việc (Job Description )

…mô tả những nhiệm vụ người nắm công việc

phải thực hiện, thực hiện như thế nào, trongđiều kiện như thế nào và tại sao

 Bối cảnh thực hiện công việc

 Ngày phân tích công việc

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Bản Tiêu chuẩn công việc

 Bản Tiêu chuẩn đối với người thực hiện

công việc

…chỉ ra những yêu cầu đối với người thực hiện để

có thể hoàn thành tốt công việc đó

Bản Mô tả công việc và Bản mô tả vị trí

 Bản mô tả công việc mô tả bản chất chung

của công việc xem xét

 Nó bao gồm các thông tin như trách nhiệm chung,

các nhiệm vụ, các đặc điểm nhân viên phải có

 Các thông tin này được sử dụng cho việc phân loại và

cơ sở cho việc mô tả vị trí.

 Bản mô tả vị trí cụ thể hóa các trách nhiệm

theo nhu cầu của bộ phận

 Nó tập trung vào kết quả và trách nhiệm cuối cùng

chứ không phải là nhiệm vụ chung.

 Nó xác định các nhiệm vụ cụ thể và được sử dụng để

quản lý thành tích.

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VÀ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Ai nên tham gia phân tích và viết bản

mô tả công việc?

 Người thực hiện công việc

 Người quản lý trực tiếp

 Chuyên viên phòng nhân sự

 Chuyên gia tư vấn

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận

Nhân sự và Quản lý bộ phận

Điều phối quá trình phân tích

công việc Hoàn chỉnh hoặc phân côngnhân viên cung cấp thông tin

phân tích công việc Thiết kế bản mô tả công việc để

quản lý bộ phận xem xét Kiểm tra và đảm bảo độ chínhxác của bản MTCV/TCCV Định kỳ kiểm tra bản

MTCV/TCCV Yêu cầu điều chỉnh khi công việcthay đổi Kiểm tra thôn tin đầu vào của

QLBP để đảm bảo tính chính xác Xác định các tiêu chuẩn đánh giáthành tích dựa trên thông tin

phân tích công việc Tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc tư vấn

từ bên ngoài đối với trường hợp

khó khăn

Có thể đóng vai trò là chuyên gia hoặc thành viên ban đánh giá MTCV

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ

CHUẨN HÓA CHỨC DANH

Mô tả Công việc

Mô tả Công việc

Mô tả Công việc

Mô tả Công việc

công

Tên chức danh công việc công

Tên chức danh công việc công

Tên chức danh công việc công

Tên chức danh công việc

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức

Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng

Chuẩn hóa chức danh

Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho chức danh

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

 Hướng dẫn cho người thực hiện biết được

phải làm gì và làm như thế nào

 Cung cấp những thông tin có thể được sử

dụng trong quá trình tuyển dụng

PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Phương pháp thu thập thông

tin

Quan sát

Bảng hỏi

Thông tin có sẵn

Phỏng vấn (cá nhân, nhóm)

Sắp sếp thông tin phân tích công việc

 Đối tượng của hành động

 Mục đích hoặc kết quả mong muốn của

Sắp sếp thông tin phân tích công việc

4 Đánh giá các hoạt động

5 Đánh giá bối cảnh công việc

6 Đánh giá năng lực người thực

hiện

 Kiến thức, kỹ năng cơ bản

 Năng lực đặc biệt để đạt được

thành tích vượt trội

NGÔ QUÝ NHÂM, MBA

Các đặc điểm khác

(Other job characteristics)

5 Bối cảnh giao tiếp

(Job context)

Phương pháp Bảng hỏi phân tích vị trí

(Position Analysis Questionnaire)

4 Quan hệ với

người khác

(Relationship with others)

Quy trình nào (phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch) cần được sử dụng để thực hiện công việc? Người thực hiện công việc lấy thông tin từ đâu?

THÔNG TIN PHƯƠNG PHÁP

BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC

XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN

PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC

 Xác định mục tiêu của dự án

 Lựa chọn phương pháp thu thập

và lưu giữ thông tin phân tích công việc

 Lựa chọn các chuyên gia có liên

quan

 Thu thập dữ liệu về công việc

 Xử lý dữ liệu phân tích công việc

16 - 27

Ch 16: Building a Team &

Succession Planning

Các chiến lược thiết kế công việc

 Đơn giản hóa công việc – Chia các công việc

thành các dạng đơn giản nhất và tiêu chuẩn

hóa các nhiệm vụ

 Mở rộng phạm vi công việc (Khối lượng

công việc) – thêm những nhiệm vụ để mở

rộng phạm vi công việc

 Luân chuyển công việc – Thông qua đào tạo

nhân viên để họ có thể chuyển từ vị trí này

sang những vị trí khác, giao cho họ nhiều

nhiệm vụ hơn Thông thường sẽ được sử dụngkết hợp với hệ thống trả lương dựa trên kỹ

năng

16 - 28

Ch 16: Building a Team &

Succession Planning

Các chiến lược thiết kế công việc

 Làm giàu công việc (Khối lượng công việc

theo chiều dọc) – Tạo động lực trong côngviệc bằng cách tăng việc lập kế hoạch, raquyết định, tổ chức và kiểm soát các chứcnăng (theo truyền thống là các nhiệm vụ

16 - 29

Ch 16: Building a Team &

Succession Planning

Các chiến lược thiết kế công việc

 Linh hoạt về thời gian –Nhân viên xây

dựng kế hoạch làm việc xung quanh mộtthời gian cốt lõi như từ 11h sáng đến 2h chiều – nhưng có thể linh hoạt về thời gian

họ bắt đầu và kết thúc công việc

 Chia sẻ công việc – Sự bố trí công việc mà

hai hoặc nhiều người có thể chia sẻ công việc toàn thời gian của môt người.

(tiép)

16 - 30

Ch 16: Building a Team &

Succession Planning

Các chiến lược thiết kế công việc

 Địa điểm linh hoạt – Sự bố trí công việc mà

nhân viên có thể làm việc ngoài văn phòng

truyền thống như tại một chi nhánh gần nhà, hoặc trong một vài trường hợp có thể làm

việc tại nhà

 Làm việc từ xa – Sự bố trí công việc mà nhân

viên làm việc từ nhà của họ, sử dụng nhữngthiết bị thông tin liên lạc hiện đại kết nối vớinơi làm việc

(tiếp)