Nhập môn tin học

Chức năng cơ bản của Hệ điều hành • Hệ điều hành điều khiển tất cả hoạt động của máy tính và các thiết bị ngoại • DOS quản lý, lưu trữ thông tin dưới dạng các tập tin và thư mục.. Có th

NGUYỄN DANH HƯNG

Giáo trình

Nhập môn Tin học

ĐẠI HỌC ĐÀLẠT-2005

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Tin học cần phải cập nhật giáo trình Nhập môn tin học cho sinh viên năm thứ nhất Căn cứ vào chương trình khung của bộ Giáo dục

và Đào tạo đồng thời chú ý đến tình hình phát triển hiện thời của Tin học, giáo trình này gồm có những chương sau:

• Chương I Tổng quan

• Chương II Hệ điều hành Windows

• Chương III Microsoft Word

• Chương IV Microsof Excel

• Chương V Làm quen với lập trình

Với thời lượng quy định cho môn học là 3 tín chỉ lý thuyết + 1 tín chỉ thực hành, các vấn đề chỉ được nêu ra ở mức độ thật sự căn bản Những vấn đề đi sâu hoặc quá chi tiết khi cần sinh viên có thể tự nghiên cứu hoặc sẽ được học ở giáo trình riêng

Do khuôn khổ có hạn của giáo trình trong khi có nhiều vấn đề phải trình bày, nên giáo trình này khó tránh khỏi thiếu sót Rất mong sự góp ý của các bạn đồng nghiệp và sinh viên để giáo trình ngày càng hoàn chỉnh hơn

Đàlat năm 2005

Nguyễn Danh Hưng

Chương I: TỔNG QUAN

1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1 THÔNG TIN, BIỂU DIỄN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH

Một cách ngắn gọn, Tin học có thể định nghĩa như sau:

Tin học là khoa học về xử lý thông tin bằng máy tính

Một định nghĩa đầy đủ hơn là:

Tin học là khoa học về lý thuyết, thực nghiệm và công nghệ làm cơ sở cho việc thiết

kế, chế tạo và sử dụng máy tính- các thiết bị xử lý thông tin một cách tự động

1.1.2 Các đơn vị đo thông tin

Đơn vị cơ sở : bit (0 hoặc 1)

Đơn vị cơ bản : byte 1 Byte = 8 bit

Kilobyte 1 KB = 210 = 1024 Byte Megabyte 1 MB = 1024 KB

Gigabyte 1 GB = 1024 MB

1.1.3 Kỹ thuật xử lý thông tin

Là một khái niệm chung cho tất cả các phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý thông tin Quá trính xử lý thông tin bao gồm :

• Đưa số liệu vào

• Tích luỹ số liệu

• Thực hiện các phép toán số học và logic

• Đưa số liệu ra theo yêu cầu của số liệu vào

Máy tính chỉ xử lý được các thông tin đã số hoá, hay nhị phân hoá.Nguyên tắc số hoá như sau:

Các số được chuyển thành nhị phân theo thuật tóan đã biết

Các ký tự được đổi thành con số theo bảng mã Bảng mã thông dụng trước đây là ASCII và hiện nay làUnicode

Âm thanh được số hoá bằng cách lấy mẫu, tức là lấy giá trị tín hiệu tại các điểm rời rạc

Chất lượng âm thanh phụ thuộc vào tần số lấy mẫu

Tín hiệu âm thanh đang được lấy mẫu

Hình ảnh được số hoá bằngnhiều cách, cách đơn giản nhất là bitmap(ánh xạ bit)

Ảnh một vòng tròn dạng bitmap, phóng to thấy rõ các ô vuông nhỏ tương ứng với các bit được bật

Thường việc số hoá và việc chuyển từ dạng số thành dạng thông thường được thực hiện một cách tự động bởi các thiết bị ngoại vi

Nguyên tắc chung là:thông tin đi vào hoặc đi ra máy tính có thể có nhiều dạng khác

nhau, nhưng bên trong máy tính, thông tin chỉ có một dạng duy nhất đó là dạng số nhị phân

2 CẤU TRÚC CỦA MỘT MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

Bất kỳ một máy tính điện tử nào cũng gồm 3 thành phần chính sau:

• Đơn vị xử lý trung tâm

• Bộ nhớ

• Các thiết bi ngoại vi

Cấu trúc chung của một máy tính điện tử 2.1 Đơn vị xử lý trung tâm ( CPU-Central Processing Unit)

CPU là bộ não của máy tính Nó có nhiệm vụ thực hiện các lệnh điều khiển toàn bộ hoạt động của máy, các lệnh này được đưa vào từ bàn phím, chuột hoặc qua các thiết

bị ngoại vi khác tốc độ làm việc của máy tính được đánh giá một phần qua tốc độ

xử lý của bộ vi xử lý

Tương ứng với sự ra đời của bộ vi xử lý Intel 8088, 80286, 80386, 80486, Pentiumlà

sự ra đời của các thế hệ máy tính PC-8088, XT-8088, 286, 386,

AT-486,Pentium

Cách làm việc của bộ vi xử lý:

- Đầu tiên bộ vi xử lý đọc một lệnh từ bộ nhớ (là nơi lưu nhớ dữ liệu và các lệnh máy tính phải thực hiện)

- Tiến hành phân tích và thực hiện xử lý, điều khiển một công việc nào đó

- Sau đó nó tiếp tục với lệnh tiếp theo

* ALU : Arithmetic /Logic unit

2.2 Bộ nhớ ( Memory)

Là nơi lưu trữ các dữ liệu và các lệnh mà máy tính dùng để xử lý thông tin

Bộ nhớ gồm có 2 loại ROM và RAM:

• ROM (Read Only Memory) - Bộ nhớ chỉ đọc: Dùng để lưu trữ các chương

trình hệ thống như các chương trình kiểm tra các thiết bị của máy, các chương trình khởi động máy, các chương trình nhập xuất cơ bản do nhà sản xuất cài đặt sẵn trên máy Các chương trình này sẽ tự động chạy khi bạn bật máy Các thông tin ghi trên ROM không bị mất đi khi tắt máy và cũng không bị thay đổi

• RAM (Random Aces Memory) - Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên: Dùng để lưu trữ các dữ liệu và chương trình trong quá trình xử lý tính toán Ta có thể ghi,

đọc, sửa chữa thông tin trên RAM (Hoàn toàn giống như một tờ giấy nháp trong quá trình chúng ta làm việc) Thông tin trên RAM sẽ mất khi tắt máy

2.3 Các thiết bị ngoại vi

Là các thiết bị đảm nhận các chức năng vào dữ liệu, xuất dữ liệu Các thiết bị ngoại vi thông thường như là bàn phím, màn hình, máy in, đĩa từ Hầu hết các thiết bị này đều là các thiết bị chuẩn dùng cho mọi máy tính của các hãng khác nhau

Trong các thiết bị ngoại vi người mới sử dụng máy tính cấn chú ý đến bàn phím vì đây

là thiết bị nhập cơ bản Thông thường bàn phím gồm các nhóm phím sau:

• Nhóm phím cơ bản gồm các chữ cái, chữ số và các ký hiệu khác Các chữ cái ở hàng trên cùng là QWERTY và được dùng làm tên gọi cho kiển bản phím này

Để gõ chữ hoa có thể bật CapsLock hoăc dùng phím Shift

• Nhóm phím chức năng gồm Esc,F1 F12, PrintScreenmScrollLock,Break Các phím này thường được dùng phối hợp với Shift,Ctrl,Alt

• Nhóm phím soạn thảo gồm các phím mũi tên,

3.2 Cấu trúc phân cấp của phần mềm

Trong đó:

• BIOS: Hệ thống các chương trình vào ra cơ sở gắn liền với một máy cụ thể

• DRIVER: Tập hợp các chương trình điều khiển thiét bị ngoại vi, nằm sẵn bên trong máy hoặc được nạp khi khởi động máy

• Hệ điều hành: Là một tập hợp các chương trình nhằm mục đích giúp người sử dụng máy tính dễ dàng và hiệu quả

• Các chương trình ứng dụng: Là các chương trình được xây dựng nhằm mục đích thay thế tự động các công việc của con người trên các lĩnh vực khác nhau

HỆ THỐNG VÀO RA CƠ SỞ (BIOS)

HỆ ĐIỀU HÀNH (OS)

TRÌNH ĐIỀU KHIỂN THIẾT BỊ (DRIVER) PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

4 CÁC KỸ THUẬT LẬP TRÌNH

4.1 Lập trình hướng phát biểu ( 1945 - 1957 )

Lập trình hướng phát biểu bắt đầu khi các chương trình bắt chước từng bước một các phép tính của phần cứng Các ngôn ngữ phát biểu bao gồm các phép mã hoá máy và các ngôn ngữ Assembly Các ngôn ngữ Assembly là một bước cải tiến lớn đối với mã máy vì rằng các ngôn ngữ Assembly loại bỏ nhiều chi tiết về các mẫu bit của máy Trong lập trình hướng phát biểu các dữ liệu đều là toàn cục, tất cả các phát biểu đều có thể truy cập dữ liệu

4.2 Lập trình hướng hàm ( 1958 - 1972 )

Lập trình hướng hàm bắt đầu trong các năm 50 với ngôn ngữ Fortran Fortran có một

cú pháp kiểu hợp ngữ cho các phát biểu, nhưng tổ chức mở rộng các hàm bằng cách thêm vào một cú pháp đặc biệt cho các hàm Một hàm bao bọc một nhóm các phát biểu lại với nhau để hiển thị một ý tưởng phức tạp hơn Cú pháp và thực hiện của các hàm này được tinh chế trong Algol và Pascal Các ngôn ngữ hướng hàm có phân biệt các dữ liệu cục bộ và các dữ liệu toàn cục

4.4 Lập trình hướng đối tượng ( 1988 )

Lập trình hướng đối tượng là một phương pháp lập trình tiên tiến hiện nay đang được

sử dụng rộng rãi Lập trình hướng đối tượng kế thừa và tái sử dụng các hàm Các bộ biên dịch cho các ngôn ngữ hướng đối tượng thực hiện phân tích cú pháp sao cho có thể kết hợp các hàm thành các đói tượng và tối ưu hóa các hàm đó

5 HỆ ĐIỀU HÀNH

5.1 Chức năng cơ bản của Hệ điều hành

• Hệ điều hành điều khiển tất cả hoạt động của máy tính và các thiết bị ngoại

• DOS quản lý, lưu trữ thông tin dưới dạng các tập tin và thư mục

• Giao diện của DOS với người sử dụng là giao diện dòng lệnh

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS:

Hệ điều hành WINDOWS ra đời vào 1985 do hãng phần mềm MICROSOFT phát hành Từ đó đến nay đã phát triển qua rất nhiều phiên bản.Đây là một hệ điều hành theo phong cách hoàn toàn mới và nó nhanh chóng trở thành một trong những hệ điều hành phổ dụng và được yêu thích nhất hiện nay

Trước kia để làm việc được với hệ điều hành MS DOS, cần phải nhớ rất nhiều lệnh với

cú pháp dài dòng và rắc rối Hệ điều hành WINDOWS ra đời, tương thích với hệ điều hành MS DOS, đã mang lại rất nhiều tiện lợi trong việc sử dụng Hệ điều hành

WINDOWS vì sử dụng giao diện đồ họa do đó rất dễ sử dụng Một số đặc điểm nổi trội của WINDOWS :

Cung cấp một giao diện đồ hoạ người-máy thân thiện (GUI- Graphic User Interface)

Cung cấp một phương pháp điều khiển thống nhất cho mọi ứng dụng trên môi trường WINDOWS

Hoạt động ở chế độ đa nhiệm

Môi trường Nhúng - Liên kết các đối tượng (OLE - Object Linking and Embeding)

Tự động nhận dạng và cài đặt trình điều khiển các thiết bị (Plus and Play)

Lợi ích thực tiễn của mạng

-Nhiều người có thể dùng chung một một thiết bị ngoại vi (máy in, modem ), một phần mềm

-Dữ liệu được quản lý tập trung an toàn hơn, sự trao đổi thông tin dữ liệu giữa những người dùng sẽ nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn

-Người dùng có thể trao đổi thư tín với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng

Có thể cài đặt Internet trên một máy bất kỳ trong mạng, sau đó thiết lập, định cấu hình cho các máy khác có thể thông qua my đ được cài đặt chương trình share Internet để cũng có thể kết nối ra Internet

A) Theo khoảng cách địa lý

Mạng máy tính có thể được phân bố trong các phạm vi khác nhau, người

ta có thể phân ra các loại mạng như sau:

1.Mạng cục bộ LAN (Local Area Network)

Mạng LAN là một nhóm máy tính được nối kết với nhau trong một khu vực nhỏ như một toà nhà cao ốc , khuôn viên trường đại học, khu giải trí…

Các mạng LAN thường có đặc điểm sau đây : Băng thông lớn có khả năng chạy các ứng dụng trực tuyến như xem phim , hội thảo qua mạng

Kích thước mạng bị giới hạn bởi các thiết bị Chi phí các thiết bị mạng LAN tương đối rẻ

Quản trị đơn giản

2.Mạng đô thị MAN (Metropolitan Area Network)

Mạng MAN gần giống như mạng LAN nhưng giới hạn của nó là một thành phố hay một quốc gia Mạng MAN nối kết các mạng LAN lại với

nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn khác nhau ( cáp quang , cáp đồng, sóng…) và các phương thức truyền thông khác nhau

Đặc điểm của mạng MAN : Băng thông mức trung bình , đủ để phục vụ các ứng dụng cấp thành phố hay quốc gia như chính phủ điện tử , thương mại điện

tử, các ứng dụng của các ngân hàng…

Do MAN nối kết nhiều LAN với nhau nên độ phức tạp cũng tăng đồng thời việc quản lý sẽ khó khăn hơn

Chi phí các thiết bị mạng MAN tương đối đắt tiền

3.Mạng diện rộng WAN (Wide Area Network)

Mạng WAN bao phủ vùng địa lý rộng lớn có thể là một quốc gia , một lục địa hay toàn cầu Mạng WAN thường là mạng của các công ty

đa quốc gia hay toàn cầu điển hình là mạng Internet Do phạm vi rộng lớn của mạng WAN nên thông thường mạng WAN là tập hợp các mạng LAN , MAN nối lại với nhau bằng các phương tiện như : vệ tinh, sóng viba (microwave) , cáp quang, cáp điện thoại

Đặc điểm của mạng WAN : Băng thông thấp , dễ mất kết nối thường chỉ phù hợp với các ứng dụng online như e-mail , web , ftp…

Pham vi hoạt động rộng lớn không giới hạn

Do kết nối của nhiều LAN , MAN lại với nhau nên mạng rất phức tạp và có tình toàn cầu nên thường là các tổ chức quốc tế đứng ra qui định và quản lý

Chi phí cho các thiết bị và các công nghệ mạng WAN rất đắt tiền

4.Mạng toàn cầu GAN (Global Area Network)

Mạng GAN kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh

5 Mạng Internet

Mạng Internet là trường hợp đặc biệt của mạng GAN , nó chứa các dịch vụ toàn cầu như mail ,web , chat , ftp và phục vụ miễn phí cho mọi người Internet thật sự là một cuộc cách mạng về thông tin

B) Theo kỹ thuật chuyển mạch (switching)

1.Mạng chuyển mạch kênh (circuit – switched networks)

- Mạng thiết kế trên cơ sở một kênh ‘cứng’ thiết lập giữa hai nút thông tin với nhau Việc truyền tin thực hiện trên kênh cho hai nút nối vào

- Nhược điểm:

i Tiêu tốn thời gian thiết lập kênh cố định giữa hai thực thể

ii Hiệu suất sử dụng đường truyền không cao

2.Mạng chuyển mạch thông báo ( message- switched networks)

- Các đường truyền sử dụng chung cho một hoặc nhiều nút mạng

- Ưu:

i Hiệu suất sử dụngđường truyền cao

ii Mỗi nút mạng có thể lưu trữ thông báo cho đến khi kênh truyền rỗi mới gởi thông báo đi, do đó giảm được tình trạng tắc nghẽn mạng

iii Điều khiển việc truyền tin bằng cách sắp xếp độ ưu tiên cho các thông báo

iv Có thể tăng hiệu suất giải thông của mạng bằng cách gửi thông báo đồng thời đến nhiều đích

v

- Nhược

i Không hạn chế kích thước thông báo, do đó phí tổn lưu trữ tạm thời cao và ảnh hưởng đến thời gian đáp và chất lượng truyền đi

3.Mạng chuyển mạch gói (package – switched net works)

- Mỗi thông báo chia thành các gói tin có khuôn dạng quy định

- Các gói tin được giới hạn kích thước tối đa sao cho các nút mạng

có thể xử lý toàn bộ gói tin trong bộ nhớ mà không cần phải lưu trữ tạm thời trên đĩa , do đó việc truyền tin nhanh hơn và hiệu quả hơn so với mạch chuyển thông báo

- Khó khăn là việc tập hợp các gói tin để tạo lại thông báo ban đầu , vì vậy cần cài đặt cơ chế “đánh dấu” gói tin và phục hồi các gói tin bị thất lạc hoặc truyền bị lỗi cho các nút mạng

Hiện nay, người ta tích hợp cả hai kỹ thuật chuyển mạch ( kênh và gói) trong một mạng thống nhất gọi là mạng dịch vụ tích hợp số (

Integrated Services Digital Networks-ISDN)

C) Theo kiến trúc mạng (Topology) và giao thức sử dụng (Protocol)

cơ bản là:

• Xác định cặp địa chỉ gửi và nhận được phép chiếm tuyến thông tin và liên lạc với nhau

• Cho phép theo dõi và xử lý sai trong quá trình trao đổi thông tin

• Thông báo các trạng thái của mạng

Mô hình tổng quát của một mạng LAN dạng hình sao (Star topology):

Các ưu điểm của mạng hình sao:

• Hoạt động theo nguyên lý nối song song nên nếu có một thiết bị nào đó

ở một nút thông tin bị hỏng thì mạng vẫn hoạt động bình thường

• Cấu trúc mạng đơn giản và các thuật toán điều khiển ổn định

• Mạng có thể mở rộng hoặc thu hẹp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

Nhược điểm của mạng hình sao:

• Khả năng mở rộng mạng hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng của trung tâm Khi trung tâm có sự cố thì toàn mạng ngừng hoạt động

• Mạng yêu cầu nối độc lập riêng rẽ từng thiết bị ở các nút thông tin đến trung tâm Khoảng cách từ máy đến trung tâm rất hạn chế (100 m)

Nhìn chung, mạng dạng hình sao cho phép nối các máy tính vào một bộ tập trung (HUB) bằng cáp xoắn, giải pháp này cho phép nối trực tiếp

máy tính với HUB không cần thông qua trục BUS, tránh được các yếu tố gây ngưng trệ mạng Gần đây, cùng với sự phát triển switching hub, mô hình này ngày càng trở nên phổ biến và chiếm đa số các mạng mới lắp

Thiết bị trung tâm: có thể dùng HUB hay Switch Cáp kết nối: Cáp xoắn Card giao tiếp mạng NIC (Network Interface Card) cho từng nút Hiện nay có rất nhiều loại card mạng khác nhau bạn có thể lựa chọn tùy theo tài chính của bạn

Ưu điểm:

Loại hình mạng này dùng dây cáp ít nhất, dễ lắp đặt

Nhược điểm: sẽ có sự ùn tắc giao thông khi di chuyển dữ liệu với lưu lượng lớn và khi có sự hỏng hóc ở đoạn nào đó thì rất khó phát hiện, chỉ một nút mạng hỏng là toàn bộ mạng nhừng hoạt động

3 Mạng hình vòng ( Ring ):

- Trên mạng hình vòng tín hiệu được truyền đi trên vòng theo một chiều duy nhất Mỗi trạm của mạng được nối với nhau qua một bộ chuyển tiếp (repeater) có nhiệm vụ nhận tín hiệu rồi chuyển tiếp đến trạm kế tiếp trên vòng Như vậy tín hiệu được lưu chuyển trên vòng theo một chuỗi liên tiếp các liên kết Point to Point giữa các repeater

Mạng hình vòng có ưu nhược điểm tương tự như mạng hình sao ,tuy nhiên mạng hình vòng đòi hỏi giao thức truy nhập mạng phúc tạp hơn mạng hình sao

- Ngoài ra còn có các kết nối hỗn hợp giữa các kiến trúc mạng trên như:

Star Bus , Star Ring

D)Theo mô hình ứng dụng

Mạng máy tính được chia ra làm hai loại:

• Mạng ngang hàng (peer to peer)

• Mạng khách chủ (client – server)

1.Mạng ngang hàng ( peer to peer )

Mạng ngang hàng cung cấp việc kết nối cơ bản giữa các máy tính nhưng không có bất kỳ một máy tính nào đóng vai trò phục vụ Một máy tính trên mạng có thể vừa là Client vừa là Server Trong môi trường này người dùng trên từng máy tính chịu trách nhiệm điều hành và chia sẻ tài nguyên của máy tính mình Mô hình này chỉ phù hợp với tổ chức nhỏ , số người giới hạn (thông thường nhỏ hơn 10 người ) và không quan tâm đến vấn đề bảo mật

Mạng ngang hàng thường dùng các hệ điều hành sau :Win95, Windows for Workgroup , WinNT Workstation, Win00 Proffessional , OS/2…

Ưu điểm :Do mô hình mạng ngang hàng đơn giản nên dễ cài đặt , tổ chức và quản trị , chi phí thiết bị cho mô hình này thấp

Khuyết điểm : không cho phép quản lý tập trung nên dữ liệu phân tán, khả năng bảo mật thấp rất dễ bị xâm nhập Các tài nguyên không được sắp xếp nên rất khó định vị và tìm kiếm

2.Mạng khách chủ (Client – Server)

Trong mô hình mạng khách chủ có một hệ thống máy tính cung cấp các tài nguyên và dịch vụ cho cả hệ thống mạng sử dụng gọi là các máy chủ (Server) Một hệ thống máy tính sử dụng các tài nguyên và dịch vụ này được gọi là máy khách (Client).Các Server thường có cấu hình mạnh (tốc độ xử lý nhanh, kích thước lưu trữ lớn) hoặc là các máy chuyên dụng

Hệ điều hành mạng dùng trong mô hình Client - Server là WinNT, Novell Netware, Unix,Win2K…

Ưu điểm: Do các dữ liệu được lưu trữ tập trung nên dễ bảo mật , backup và đồng bộ với nhau Tài nguyên và dịch vụ được tập trung nên

dễ chia sẻ và quản lý và có thể phục vụ cho nhiểu người dùng Khuyết điểm : các Server chuyên dụng rất đắt tiền, phải có nhà quản trị cho hệ thống

Chương II: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

1 Giới thiệu:

Những đặc điểm nổi bật của Windows :

- FAT32: Nếu có một ổ đĩa cứng lớn hơn 2 GB, Windows dễ dàng quản lý mà không

cần phải có một Partition đặc biệt.Hiện nay Windows còn hỗ trợNTFS

- Kiểm soát nguồn điện: Windows có khả năng kiểm soát nguồn điện của máy tính

để có thể tự động tắt mở theo chỉ định của người dùng

- Có tích hợp trình duyệt Internet (Internet Explorer )

- Màn hình động: Màn hình có thể hiển thị được dưới dạng Web thực

- Hỗ trợ DVD: DVD là sản phẩm lưu trữ dữ liệu hiện đại, giống như CD – ROM

nhưng khả năng lưu trữ lớn hơn Windows có thể truy xuất DVD như đối với CD

2 Sơ lược về màn hình Windows :

2.1Khởi động và thoát khỏi Windows :

Các thành phần trong Start menu:

- Shut Down: Thoát

- Log Off: Thoát khỏi mạng

- Run: Chạy chương trình

- Settings: Thiết lập cấu hình

- Documents: Danh sách 15 tập tin mở sau cùng

- Programs: Chứa chương trình ứng dụng hay nhóm các chương trình ứng dụng Sau

khi đã cài đặt Windows, mỗi khi bật máy Windows sẽ tự động được nạp và chạy Nếu muốn khới động vào MS - DOS, ngay sau khi khởi động, ấn phím F8 và chọn

Command Prompt

Để thoát khỏi Windows thực hiện theo các bước sau:

- Lưu và thoát khỏi (exit) tất cả các chương trình đang chạy

- Click nút Start và chọn Shut Down hoặc ấn phím

- Trong hộp thoại Shut Down, có 3 mục chọn:

+ Shut Down: Thoát khỏi Windows

+ Restart: Khởi động lại máy

- Chọn Shut Down và click OK

Ghi chú: Bạn không nên tắt máy (ấn Power) khi chưa thoát khỏi Windows

2.2 Các thao tác với chuột (Mouse):

Đối tượng làm việc của Windows là các cửa sổ và các biểu tuợng nên chuột là thiết bị không thể thiếu trong Windows Thông thường, chuột có hai phím bấm: phím

trái và phím phải, biểu tượng chuột hiển thị trên màn hình gọi là trỏ chuột (Mouse

Pointer)

Các thao tác với chuột:

- Click: Nhắp chuột trái

- Double Click: Nhắp chuột trái hai lần liên tiếp

- Right Click: Nhắp chuột phải

- Click and Drag: Nhắp chuột trái tại đối tượng, giữ và kéo đi, còn gọi là rê chuột

2.3 Các thao tác với cửa sổ:

a Mở cửa sổ: Các trình ứng dụng trên Windows thường được mở trong một cửa

sổ Có nhiều cách khác nhau để khới động một ứng dụng:

- Click nút Start và chọn chương trình cần mở

- Click biểu tượng trên màn hình (Desktop)

- Từ cửa sổ My Computer, Click hay Double click (tuỳ theo màn hình động hay không) để chuyển đến thư mục chứa chương trình cần khởi động (*.exe, )

- Từ trình duyệt Windows Explorer, double click tại chương trình cần mở (tập tin

*.exe)

- Click các biểu tượng trên thanh công cụ (ToolBar)

b Đóng cửa sổ: Windows cho phép mở cùng lúc nhiều cửa sổ chương trình, tuy

nhiên, trong số đó chỉ có một cửa sổ gọi là hiện hành, tức là đang làm việc trên cửa sổ này Số cửa sổ mở càng nhiều thì tốc độ truy cập càng chậm đi Để đóng cửa sổ, chọn một trong các phương pháp sau:

- Click nút Close trên góc phải cửa sổ

- Double Click biểu tượng cửa sổ góc trên trái

- Click biểu tượng cửa sổ góc trên trái và chọn Close

- Chọn menu File / Exit

- Ấn tổ hợp phím Ctrl - F4 hoặc Alt - F4

c Phóng lớn (Maximize), phục hồi (Restore) và thu nhỏ (Minimize) cửa sổ:

- Để phóng lớn cửa sổ, chọn nút Maximize , để phục hồi, chọn nút Restore , để

thu nhỏ, chọn nút Minimize trên góc phải cửa sổ

- Click biểu tượng trên trái cửa sổ, chọn Maximize, Restore hay Minimize

- Ấn tổ hợp phím Alt - SpaceBar, ấn chọn phím “X”, “R” hoặc “N” vì đây là các ký

tự được gạch chân tương ứng với mỗi lệnh trên menu Sau khi thu nhỏ, cửa sổ chương trình được tạm trữ trên thanh TaskBar, nếu muốn phục hồi hoặc phóng lớn, right click biểu tượng trên TaskBar và chọn Restore hoặc Maximize

d Sắp xếp các cửa sổ:

Để sắp xếp các cửa sổ đang mở trên desktop, right click tại vùng trống bất kỳ trên thanh TaskBar, chọn:

- Cascade Windows: Xếp kiểu mái ngói

- Undo Cascade: thôi xếp theo mái ngói

- Tile Windows Horizontally: xếp ngang

- Tile Windows Vertically: xếp dọc

- Undo Tile Windows: thôi sắp xếp

Sắp xếp kiểu Cascade Windows

Sắp xếp theo kiểu Tile Windows Horizontally

Sắp xếp theo kiểu Tile Windows Vertically

e Chuyển đổi cửa sổ làm việc:

Tuy ta có thể chạy nhiều chương trình cùng lúc, nhưng tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc với một chương trình Thông thường, thanh tiêu đề của cửa sổ đang làm

việc (Selected) có màu đậm hơn các cửa sổ khác Chọn một trong các cách sau để

chuyển đổi cửa sổ làm việc

- Click biểu tượng chuơng trình trên TaskBar

- Click bất kỳ điểm nào trên cửa sổ muốn chọn

- Ấn và giữ phím Alt, gõ tiếp phím Tab cho đến khi chương trình cần mở được đóng

khung trên phần lựa chọn

3 QUẢN LÝ MÀN HÌNH WINDOWS

3.1 Taskbar và Start Menu:

Thiết lập các thuộc tính cho Taskbar:

Thanh Taskbar gồm các thuộc tính sau:

- Always on top: Luôn hiển thị trên các cửa sổ khác nếu có

- Auto hide: Tự động ẩn khi không làm việc với thanh tác vụ (và hiển thị khi đưa trỏ

chuột đến)

- Shows small icon in Start menu: Hiển thị menu trên thanh tác vụ với tỷ lệ nhỏ hơn

- Show clock: Hiển thị đồng hồ ở góc phải thanh tác vụ

Để thiết lập các thuộc tính cho Taskbar, click Start / Settings / Taskbar &

Start Menu hoặc right click tại vùng trống trên Taskbar và chọn Properties

3.2 Thêm, xoá thanh công cụ trên Taskbar:

Right click trên vùng trống của Taskbar, chọn Toolbars:

- Address: Hiển thị thanh công cụ để nhập địa chỉ website

- Links: Kết nối đến Website của Microsoft

- Desktop: Hiển thị các biểu tượng trên Desktop lên Taskbar

- Quick Launch: Hiển thị các ứng dụng chính với Internet và

- New Toolbar: Tạo mới thanh công cụ bằng cách chỉ đến một thư mục bất kỳ chứa

các chương trình

Ngoài ra, bạn có thể kéo biểu tượng chương trình đặt lên Taskbar hoặc right click

và chọn Delete nếu muốn xoá biểu tượng trên Toolbar

3 3 Thêm, xoá chương trình ở Program Menu:

Để thêm hoặc xoá các biểu

tượngtrong Program Menu, click Start

/ Settings / Taskbar & Start Menu và

chọn tab Start Menu Programs

- Thêm: Chọn Add, click Browse

và double click để dẫn đến tập tin cần

tạo lối tắt (Shotcut)

- Xoá: Chọn Remove và chọn tên

chương trình (Shotcut) cần xoá

Ngoài ra, cũng có thể right click

tại Shotcut cần xoá ngay trên menu khi

đang mở và chọn Delete

3.4 Documents menu:

Tập tin khi ta mở sau cùng được

hiển thị trong Documents menu Để

mở lại các tập tin này, chỉ cần chọn

Start / Document và chọn tập tin cần

mở

Thanh Taskbar

Để xoá các Shotcut trong Documents Menu, click Start / Settings / Taskbar &

Start Menu và chọn tab Start Menu Programs, click Clear

- Right click trên Desktop, chọn Properties

- Trong tab Background, click nút Browse và dẫn đến một trang Web bất kỳ

Lưu ý:

Các tập tin thuộc loại Web thường có phần mở rộng là htm hoặc html Ngoài

ra, trong khi đang duyệt các trang Web, nếu thấy thích ta right click tại vùng trống trên

trang Web và chọn Set as wallpaper và trang Web sẽ được nạp thành nền màn hình

b Bảo vệ màn hình (Screen saver):

Để bảo vệ màn hình, hệ thống sẽ tự kích hoạt và chạy một chương trình bảo vệ

nào đó nếu ta đã có thiết lập trong mục Screen saver Phương pháp thiết lập

màn hình bảo vệ như sau:

- Right click trên vùng trống màn hình chọn Properties

- Click chọn tab Screen saver

- Trong danh mục Screen saver, chọn một mục

- Trong mục Wait, chọn số phút mà Windows sẽ kích hoạt và chạy chương trình Screen saver sau khi người dùng không chạm vào chuột hay bàn phím

- click Apply hoặc OK

Ngoài ra, Windows còn có chức năng tự tắt màn hình sau khoảng thời gian mà người dùng thiết lập khi người dùng không động đến máy Thiết lập như sau:

- click Start / Settings / Control Panel Chọn Power Management

- Trong tab Power Schemes, tại mục Turn off monitor chọn một trong các khoản thời gian và click Aplly hoặc OK Nếu không muốn sử dụng chức năng này, tại mục Turn off monitor, chọn Never

c Độ phân giải (Resolution) màn hình:

Độ phân giải càng cao thì ảnh hiển thị càng sắc nét, rõ ràng Để thay đổi độ phân giải màn hình, thực hiện như sau:

- Right click tại vùng trống màn hình, chọn Properties và click chọn tab

Settings

- Trong mục Color, thường có 4 chế độ màu (tuỳ theo Card màn hình) cho màn hình: 16 colors, 256 colors, High colors (16 bit) và True color (24 bit), thông thường

ta nên chọn High colors (16 bit)

- Trong mục Screen resolution, chọn một trong các tỷ lệ: 800 by 600

pixels,1024 by 768 pixels

d Chế độ hiển thị các cửa sổ:

Chế độ hiển thị mặc định của các cửa sổ là nền trắng, khung xám, Font MS Sans Serif (western) Tuy nhiên, ta có thể thay đổi hình thức hiển thị của các cửa sổ, cách thực hiện như sau:

- Right click trên vùng trống Desktop, chọn Properties / Appearance

- Trong danh mục Schemes, chọn một trong các hình thức hiển thị và click

Apply hoặc OK

3.6 Quản lý các biểu tượng trên Desktop:

a Tạo biểu tượng (Shotcut) trên Desktop:

Các biểu tượng trên màn hình đều là những lối tắt (Shotcut) dẫn đến các tập tin

chương trình để tiện sử dụng chứ không phải là tập tin nên ta có thể tạo xoá mà không ảnh hưởng đến các tập tin trên đĩa

Để tạo một Shotcut trên Desktop, thực hiện các bước sau:

- Right click trên Desktop và chọn New / Shotcut

- Tiếp theo, click Browse và dẫn đến tập tin chương trình cần tạo lối tắt

- Chọn đúng tập tin, click Open / Next

- Tiếp theo, đổi tên cho Shotcut nếu cần và click Finish

b Sắp xếp các biểu tượng trên Desktop:

Right click trên Desktop, chọn Arrange Icon và chọn một trong các cách sắp

xếp sau:

- by Name: sắp xếp theo tên (tăng dần)

- by Type: sắp xếp theo kiểu tập tin

- by Size: sắp xếp theo độ lớn tập tin (tăng dần)

- by Date: sắp xếp theo thời gian tạo lập, hoặc sử dụng (tăng dần)

4 QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

4.1 My Computer và Windows Explorer:

4.1.1 My Computer:

Cửa sổ My Computer dùng để duyệt nhanh qua các tài nguyên trên máy Tuy nhiên, ta vẫn có thể xem và làm việc với từng chi tiết của đối tượng như ổ đĩa, máy in, mạng Cách sử dụng My Computer như sau:

- Double click biểu tượng My Computer =>

- Double click tại mỗi biểu tượng để khởi động

- Để thay đổi cách hiển thị của các biểu tượng, trên cửa sổ

My Computer, click vào biểu tượng View trên thanh Toolbar và chọn:

+ Thumbnails:Hiển thị lớn các biểu tượng

+ Tiles: Hiển thị nhỏ các biểu tượng

Icons

+ List: Hiển thị các biểu tượng dạng danh sách

+ Details: Hiển thị chi tiết các biểu tượng

Hình ảnh My Computer lúc chọn đĩa A: ở chế độ View Details

Phương pháp sắp xếp trên áp dụng tương tự cho các thư mục và tập tin trong cửa sổ Windows Explorer Có thể sắp xếp trự tiếp bằn cách kích chuôt lên tiêu lên tương ứng

4.1.2 Windows Explorer:

a Cửa sổ Windows Explorer được tổ chức như sau:

b Chức năng các nút lệnh trên thanh Toolbar của cứa sổ Windows Explorer:

Back Trở lại thao tác kế trước

Forward Trở lại thao tác kế sau

Up Trở về thư mục mẹ

Cut Cắt đối tượng đang chọn và đưa vào bộ nhớ tạm

Copy Sao chép đối tượng đang chọn vào bộ nhớ tạm

Paste Đưa đối tượng trong bộ nhớ tạm ra vị trí được chọn

Undo Vô hiệu hoá thao tác vừa làm

Delete Xoá đối tượng chọn

Properties Xem thuộc tính đối tượng

View Chọn hình thức hiển thị cho khung bên phải

4.2 Quản lý các thư mục và tập tin:

4.2.1 Tạo thư mục và tìm kiếm tập tin:

a Tạo thư mục:

- Double click tại ổ đĩa hoặc thư mục cần tạo thư mục bên trong

- Right click tại khoảng trống trong cửa sổ My Computer hay khung phải

Windows

Explorer và chọn New / Folder

- Nhập tên thư mục (cho phép tối đa 255 ký tự) và < Enter >

b Tìm kiếm tập tin:

- Right click ổ đĩa hoặc thư mục cần tìm kiếm tập tin

- Gõ tên tập tin cần tìm vào khung Named, có thể sử dụng các ký tự đại diện “*

“, “? “ để tìm kiếm nhiều tập tin, click nút Find now để bắt đầu tìm, kết quả tìm kiếm

hiển thị ở cửa sổ bên dưới

4.2.2 Sao chép thư mục và tập tin:

Để sao chép, ta phải chọn đối tượng cần sao chép và thao tác theo các cách sau:

1 - Right click tại đối tượng cần sao chép và chọn Copy

- Right click tại ổ đĩa hoặc thư mục đích và chọn Paste để sao chép

2 - Giữ Ctrl đồng thời click & kéo thả đến đích

3 - Click tại đối tượng cần sao chép, ấn Ctrl - C

- Click tại ổ đĩa hoặc thư mục đích và ấn Ctrl - V

Khi chép tập tin, nếu đã có ở thư mục đích sẽ xuất hiện thông báo khi chép đè:

4 - Sau khi đã chọn đối tượng, click biểu tượng Copy hoặc chọn menu

Edit / Copy

- Chọn ổ đĩa hoặc thư mục đích và ấn Ctrl - V hoặc chọn menu Edit / Paste

4.2.3 Đổi tên, di chuyển và xoá thư mục, tập tin:

a Đổi tên (Rename):

Để đổi tên thư mục hoặc tập tin, right click tại đối tượng chọn Rename, gõ tên

mớivà < Enter >

b Di chuyển (Move):

1- Click & drag đối tượng đến ổ đĩa hoặc thư mục đích

2- Right click tại đối tượng, chọn Cut, right click đối tượng đích và chọn Paste

c Xoá (Delete):

1- Right click tại đối tượng, chọn Delete

2- Click chọn đối tượng và ấn phím Delete

3- Click chọn đối tượng, chọn menu File / Delete hoặc click biểu tượng

xoá

Hình ảnh chép bằng cách mở 2 cửa sổ

Ghi chú: Khi xoá, nếu đồng thời ấn Shift thì tập tin sẽ không thể phục hồi được, ngược lại, bạn có thể phục hồi đối tượng xoá từ “thùng rác” (Recycle Bin)

4.2.4 Phục hồi và loại bỏ các đối tượng trong Recycle Bin:

Như ta đã biết, nếu xoá đối tượng mà không ấn đồng thời phím Shift thì các đối tượng tự động được đặt vào Recycle Bin

a Phục hồi từng đối tượng trong Recycle Bin:

Double click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc click biểu tượng

Recycle Bin trong Windows Explorer, right click tại đối tượng cần phục hồi và chọn Restore

b Loại bỏ từng đối tượng trong Recycle Bin:

Double click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, right click tại đối tượng cần phục hồi và chọn Delete và xác nhận Yes

c Phục hồi tất cả các đối tượng trong Recycle Bin:

Right click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc biểu tượng Recycle Bin trong Windows Explorer và chọn Restore All Items

d Loại bỏ tất cả đối tượng trong Recycle Bin:

Right click tại biểu tượng Recycle Bin trên Desktop, hoặc biểu tượng Recycle Bin trong Windows Explorer và chọn Empty the Recycle Bin

4.2.5 Xem, thay đổi thuộc tính (Attributes) cho các thư mục và tập tin:

Trong quá trình duyệt các thư mục và tập tin, nếu bạn không thấy những thư mục hoặc tập tin mà đúng là đã tồn tại là do các đối tượng này có thuộc tính ẩn

(Hidden) Để hiển thị các thư mục hoặc tập tin ẩn, bạn thực hiện như sau:

- Click Start / Settings / Folder Options hoặc trong cửa sổ Windows Explorer, chọn menu View / Folder Options

- Trong hộp thoại Folder Options, chọn tab View và kích chọn tuỳ chọn ¤ Show

hidden Files anf folder, và click OK

Để xem hoặc thiết lập thuộc tính cho thư mục hoặc tập tin, right click tại đối

tượng và chọn Properties Hộp thoại Properties hiển thị như sau:

Trong phần Atrributes, gồm có 4 thuộc tính sau:

- Read- only: Chỉ đọc

- Archive: Lưu trữ

- Hidden: ẩn

- System: Hệ thống

5 Quản lý đĩa và ổ đĩa

5.1 Đặt tên đĩa và xem các thông số đĩa

Mở cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer, right click tại ổ đĩa cần thao tác:

- Muốn thay đổi tên (nhãn - Label) cho đĩa, đặt trỏ chuột tại mục Label và gõ nhãn cho đĩa và click OK

- Các thông số đĩa:

Used space: Dung lượng đĩa đã sử dụng

Free space: Dung lượng đĩa còn trống

Capacity: Tổng dung lượng đĩa

5.2 Thao tác với đĩa mềm

Khi thao tác đối với đĩa mềm, ta áp dụng tương tự như đĩa cứng, chỉ khác là đĩa mềm phải được đưa từ bên ngoài vào mới thao tác được

Để copy toàn bộ nội dung từ đĩa mềm này sang đĩa mềm khác mà không cần phải tạo thư mục trung gian, ta thao tác như sau:

- Đưa đĩa mềm làm nguồn vào ổ đĩa

- Trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer, right click tại biểu tượng đĩa mềm và chọn lệnh Copy Disk

- Click nút Start để máy copy nội dung vào bộ nhớ (và chờ máy đọc nội dung đĩa)

- Khi đọc xong nội dung đĩa, máy thông báo “Insert the disk you want ” thì bạn lấy đĩa nguồn ra và đưa đĩa đích vào và click OK để máy bắt đầu ghi

- Khi dã xong click Close

5.3 Bảo quản đĩa

5.3.1 Chương trình sửa lỗi đĩa

Chương trình Scandisk sẽ tự động sửa cấu trúc các tập tin và thư mục nếu bị lỗi hoặc đánh dấu những phần bị hỏng (bad sector) của mặt đĩa Để khởi động trình

Scandisk, thực hiện như sau:

- Click Start / Program / Accessories / System Tools / Scandisk

- Trong cửa sổ Scandisk, click chọn ổ đĩa cần quét

- Trong mục Type of test chọn Standard nếu muốn trình Scandisk chỉ sửa lỗi tập tin

và thư mục, chọn Thorough nếu muốn trình Scandisk sửa lỗi tập tin, thư mục và đánh dấu những sector hỏng trên đĩa

- Click chọn Automatically fix errors và click Start để bắt đầu sửa lỗi

5.3.2 Sắp xếp dữ liệu trên ổ đĩa

Trong quá trình truy cập, ghi và xoá, thông tin trên đĩa sẽ bị phân tán không theo

thứ tự, chương trình sắp xếp đĩa (Disk Defragmenter) sẽ giúp sắp xếp lại dữ liệu trên

đĩa để máy truy xuất thông tin nhanh hơn

Khởi động Disk Defragmenter như sau:

- Click Click Start / Program / Accessories / System Tools / Disk Defragmenter

- Trong hộp thoại Select Drive, chọn ổ đĩa hoặc tất cả ổ đĩa (All Hard Drives) và click OK để bắt đầu sắp xếp

- Trong hộp thoại Defragmenting Drive , có 3 tuỳ chọn:

+ Stop: Dừng và không tiếp tục sắp xếp

+ Pause: Dừng sắp xếp tạm thời

+ Show Details: Hiển thị chi tiết sắp xếp

Ghi chú: Trong khi sắp xếp đĩa, ta nên đóng tất cả các chương trình đang c

CHƯƠNG III MICROSOFT WORD

1.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD

Soạn thảo văn bản là công việc phổ biến hiện nay

Một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword, có nhiều ưu điểm như sau:

- Cung cấp đầy đủ các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ

sử dụng;

- Khả năng đồ hoạ khá mạnh kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều thứ hơn lên tài liệu Word như biểu đồ, bảng tính,.v.v

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên

máy tính đang làm việc, có thể chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn bản (Word)

cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

1.3 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:

Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính:

- Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để soạn thảo tài liệu Bạn có thể gõ văn

bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này sẽ được

in ra máy in khi sử dụng lệnh in

- Hệ thống trình đơn chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng

của Word trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công

cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi

soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ

Drawing để làm việc

- Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bên trên và bên trái trang văn bản Sử dụng

thước này bạn có thể điều chỉnh đượclề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

- Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm

việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v

1.4 TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI

Làm việc với Word là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải

được cất lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng DOC Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ đượccất vào thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có

thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Word

Thông thường sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể

sử dụng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | New ;hoặc

- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard;hoặc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

1.5 GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Mở mục chọn File | Save ; hoặc

- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;hoặc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này

bởi một tệp tin mới:

1.6 MỞ TÀI LIỆU ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA

Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có

phần mở rộng là DOC Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một

trong các cách sau đâu:

- Mở mục chọn File | Open; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện:

Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu sẽ được mở ra trên màn hình Word

Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File như sau:

1.7 THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

dụng Unicode Với hệ thống mới này việc trao đổi thông tin đã trở nên đơn giản hơn

rất nhiều Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ trên máy tính không cao Tất nhiên, Unicode sẽ là giải pháp tiếng Việt trong tương lai

Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng: hoặc là khi bạn có thể gõ đượctiếng Việt Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn

chuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển về chế

độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt kiểu Telex như sau:

Quy tắc gõ VNI như sau:

Sắc huyền hỏi ngã nặng

Mũ ^ (â) râu(ươ) Trăng (ă) - (đ)

2.1.2 Thao tác trên khối văn bản

Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm : sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản

a Sao chép

Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản

đã có sẵn Phương pháp này đượcáp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản

giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung

cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo) Cách làm như sau:

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen-hightlight) khối văn bản cần sao chép Để lựa chọn khối

văn bản bạn làm như sau:

- Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn; hoặc

- Dùng các phím mũi tên kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản

Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản đượcbôi đen đến đó

Bước 2: sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:

- Mở mục chọn Edit | Copy ;hoặc

- Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;

Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm như sau:

Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, dán bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit | Paste ; hoặc

- Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard; hoặc

- Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V

Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới đượcdán vào vị trí cần thiết Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu đượcdán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất

b Di chuyển khối văn bản

Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép đượcđoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản

ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ đượcxoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó Có thể thực hiện theo hai cách như sau:

Cách 1:

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau:

- Mở mục chọn Edit | Cut ; hoặc

- Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard; hoặc

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di

Ví dụ: Cần tạo bảng dữ liệu như sau:

STT Họ và tên Địa chỉ

Các bước làm như sau:

Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab

như sau:

Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện:

- Hộp Default tab stops: để thiết lập bước nhẩy ngầm định của Tab Hình trên

bước nhẩy ngầm định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo) Bạn có thể thay đổi giá trị bước nhảy ngầm định Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị

số ( đơn vị là cm) vào hộp này;

- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến

lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây Giả sử cột STT cách

lề trái 1 cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8 cm Khi

đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab như sau:

Hộp Tab stop position: gõ 1 (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái

trang văn bản; ở mục Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT): Left – canh lề dữ liệu bên trái cột, Right- canh lề bên phải cột, Center – căn lề giữa cột,

hãy chọn Center Chọn xong nhấn nút Set Tương tự lần l-ợt khai báo vị trí Tab cho

các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8) Đến khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút Clear All - để xoá bỏ toàn

bộ các điểm tab đang thiết lập trên hộp thoại)

Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột họ và tên)

và nhập tiếp dữ liệu Họ và tên Nhập xong nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo đượcbảng dữ liệu như yêu cầu ở trên

Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi Cách làm nhưsau:

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1 cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách 1 cm, lề trái (Left) đã đượcthiết lập như sau:

Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau:

Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện Tiếp theo

chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Alignment là Center

Tiếp theo nhấp nút Set để thiết lập Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột

Họ tên và cột Địa chỉ

Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó)

ra khỏi thước kẻ

Cách làm này tuy vậy khá phức tạp Cách trực tiếp hơn là tạo thẳng một bảng (Table) sẽ nói sau

Để chọn font chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;

Bước 2:Chọn Format-Font

2.2.2 Định dạng đoạn văn bản

Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt con trỏ trong đoạn cần định dạng

Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format | Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện