PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ

trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý hàng hoá đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm

nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh

Quản lý vật tư là phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giúp doanh nghiệp thay thế cách thức quản lý truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp Phần mềm được xây dựng dựa trên những công nghệ mới nhất của Microsoft như Net 2.0 và

Microsoft SQL 2000, 2005… dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên không yêu cầu

người dùng phải sử dụng thành thạo về máy vi tính

Quản lý vật tư hỗ trợ phương pháp xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước Sẽ đem lại một phương pháp quản lý tiên tiến và hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp kinh doanh khác nhau Làm việc theo qui trình tự động, có tổ chức, cập nhật, thay đổi thông tin nhanh chóng Cung cấp những thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời…đến

nhà quản lý kinh doanh Sẽ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý hàng hoá với chi phí

thấp nhất và hiệu quả cao nhất

o Thiết lập thông tin công ty

o Cho phép người dùng có thể in các báo cáo kết xuất ra dữ liệu dưới dạng các tập tin Word, Excel, XML, Acrobat Reader

o Chương trình có chạy độc lập hoặc trên hệ thống mạng, internet

o Tự cảnh cáo và khôi phục dữ liệu do thao tác sai lệnh

o Hệ thống danh mục giúp người ta có thể chọn lựa nhanh chóng

o Hệ thống báo cáo đa dạng giúp người nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng Danh mục

o Quản lý thêm, sửa, xoá và theo dõi nhóm hàng hoá, hàng hoá, khách hàng, nhà phân phối

o Hàng hoá được theo dõi như: đơn vị tính, hạn sử dụng, giá bán

o Khách hàng - nhà phân phối được nào là địa chỉ, số điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, dư nợ…

o Nhập số dư ban đầu: cho kho có thể chỉnh sửa lại trong một khoảng thời gian

nhất định, công nợ phải thu, công nợ phải trả

Nghiệp vụ

o Quản lý xuất, nhập, tồn:

 Tạo các phiếu xuất với mã sinh tự động, tự động lấy giá bán quy định và có thể sửa đổi theo yêu cầu có thể chọn và xuất hàng một cách nhanh chóng với nhiều hình thức khác nhau như bán hoặc cho mượn kiểm soát hàng hoá xuất ra không vượt quá số lượng trong kho Ghi nhận nhân viên xuất hàng cho khách hàng nào

 Tạo các phiếu nhập với mã sinh tự động, theo dõi những mặt hàng, số lượng, giá mua, nhân viên nhập hàng, nhà phân phối, ngày nhập hàng, hình thức thanh toán tiền mặt hay công nợ

 Theo dõi tồn kho, kiểm kê hàng hoá, dự báo hàng hết hạn sử dụng

 Theo dõi và cập nhật hàng cho mượn của từng khách hàng

o Quản lý hàng hoá bảo hành, bảo trì: theo dõi và cập nhật hàng bảo hành và bảo trì

để có được một chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý

Báo cáo

o Bán hàng

 Báo chi tiết các mặt hàng đã cho khách hàng mượn

 Báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng, theo hoá đơn, theo thời gian

 Báo cáo tổng hợp công nợ theo khách hàng, theo hoá đơn theo, theo thời gian

 Báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng, theo thời gian

 Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hoá một nhanh chóng

và chính xác, kịp thời và cảnh hạn sử dụng của hàng hoá

 Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hoá vào bất kỳ thời

Chạy trên nền: Microsoft Net Framwork 2.0

Tài khoản đăng nhập lần điều tiên: admin, không có mật khẩu

2 HỆ THỐNG

2.1 Đổi mật khẩu

Trước khi muốn sử dụng chương trình, người dùng phải có một tài khoản gồm: Tên đăng nhập và Mật khẩu để đăng nhập vào sử dụng chương trình Giao diện đăng nhập như sau:

Người dùng đăng nhập vào sử dụng lần đầu tiên với tài khoản và mật khẩu như sau:

o Tài khoản: admin

o Mật khẩu: không có mật khẩu

Ngoài ra người sử dụng có thể chọn “Mở rộng” để quản lý dữ liệu như sau:

o Tạo cơ sở dữ liệu mới:

Người dùng nhập vào tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, cùng tên cơ sở dữ liệu sẽ tạo, chọn đường dẫn để lưu cơ

sở dữ liệu và cuối cùng nhấn “Thực hiện”

o Đăng ký cơ sở dữ liệu:

Chức năng dùng đăng ký cơ sở dữ liệu trên một máy chủ khác, người dùng nhập thông tin tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu cùng tên cơ sở dữ liệu trên máy đó, sau đó nhấn nút “Thực hiện”

o Sao lưu cơ sở dữ liệu:

Nếu có rủi ro mất dữ liệu thì người dùng có thể phục hồi lại dữ liệu gần đây nhất, chọn

vị trí trong máy người dùng đã sao lưu dữ liệu trước đó sau đó nhấn phục hồi

Chú ý: tất cả các chức năng liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu điều phải chạy lại chương trình lần nữa để sử dụng

Sau khi đăng nhập vào chương trình, người dùng có thể thay đổi mật khẩu của mình

bằng cách Hệ thống > Đổi mật khẩu như sau:

o Nhập lại chính xác mật khẩu cũ

o Nhập mật khẩu mới mà người dùng muốn thay đổi, sau đó nhấn nút “Lưu”

2.2 Quản lý người dùng

Thực hiện chức năng: Hệ thống > Quản lý người dùng

Chức năng này cho phép người dùng:

o Xem tất cả các tài khoản hiện có trên hệ thống

o Xoá một người dùng bằng cách chọn người dùng cần xoá tương ứng trong danh sách phía dưới Nhấn để thực hiện Nếu người dùng này có sử dụng này đã sử dụng một số nghiệp vụ của chương trình thì không thể xoá người dùng này

o Sửa thông tin tài khoản bằng cách chọn một dòng tương ứng với tài khoản cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu người sử dụng Nhấn để cập nhật dữ liệu

o Thêm một người sử dụng mới bằng cách nhấn thêm

 Nhập vào tên nhân viên

 Nhập vào tên đăng nhập

 Nhập vào mật khẩu

 Chọn kích hoạt, nếu muốn tài khoản này được kích thoạt thì có thể đăng nhập vào hệ thống và ngược lại

Chức năng này cho phép người dùng thiết lập lại các thông tin công ty để thông tin này xuất hiện trên các hoá đơn khi được in ra

2.4 Sao lưu dữ liệu

Chức năng này cho phép sao lưu dữ liệu dự phòng, khi gặp sự cố về sai lệch dữ liệu người dùng phục hồi lại hệ thống bằng tập tin này

Lưu trữ thông tin về khách hàng, nhà phân phối, nhóm hàng hoá, hàng hoá, khai báo số

dư đầu kỳ kho, công nợ của khách hàng và nhà phân phối

3.1 Khách hàng

Thực hiện chức năng: Danh mục > Khách hàng

Chức năng này cho phép

o Xem thông tin khách hàng

o Sửa thông tin một khách hàng nào đó bằng cách chọn một dòng tương ứng với khách hàng cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu khách hàng Nhấn để cập nhật dữ liệu

o Xoá thông tin về một khách hàng bằng cách chọn khách hàng cần xoá tương ứng trong danh sách phía dưới Nhấn Nếu khách hàng đã có xảy ra giao dịch trong hệ thống thì không thể xoá khách hàng này

o In danh sách khách hàng bằng cách nhấn

o Thêm một khách hàng mới bằng cách nhấn thêm

 Nhập vào tên khách hàng (bắt buộc)

 Bổ sung các thông tin khác như địa chỉ, đại diện, mã số thuế, ngân hàng, điện thoại, fax, mã số tài khoản nếu có

 Nhấn chọn là nhà cung cấp nếu khách hàng đó là nhà cung cấp hay ngược lại Nhấn để cập nhật dữ liệu

3.2 Nhà phân phối

Thực hiện chức năng: Danh mục > Nhà phân phối

Chức năng này cho phép:

o Xem thông tin nhà phân phối

o Sửa thông tin nhà phân phối bằng cách chọn nhà phân phối tương ứng cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi thông tin Nhấn

để cập nhật thông tin

o Xoá nhà phân phối bằng cách chọn nhà phân phối tương ứng cần xoá trong danh sách phía dưới Nhấn và chọn “Yes”

o In danh sách nhà phân phối bằng cách nhấn

o Thêm nhà phân phối mới

 Nhập vào tên nhà phân phối (bắt buộc)

 Bổ sung các thông tin như địa chỉ, đại diện, mã số thuế, ngân hàng, điện thoại, fax, mã số tài khoản nếu có

 Còn quản lý nếu không được chọn thì nhà phân phối này sẽ không quản lý nữa

 Nhấn để cập nhật lại dữ liệu

3.3 Hàng hoá

Thực hiện chức năng: Danh mục > Hàng hoá

Chức năng này cho phép: quản lý tất cả hàng hoá hiện có trong kho theo từng nhóm khác nhau:

o Người sử dụng có thể chọn nhóm vật tư mà mình muốn xem danh sách hàng hoá của nhóm đó

o Sửa thông tin hàng hoá nào đó bằng cách chọn hàng hoá tương ứng cần sửa trong

danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu hàng hoá Nhấn

để cập nhật dữ liệu

o Thêm hàng hoá mới

 Nhấn các ô thông tin trạng thái mở

 Nhập vào tên hàng hoá (bắt buộc)

 Các thông tin: mô tả chi tiết, giá bán nếu có

 Còn quản lý nếu không được chọn thì hàng hoá này sẽ không quản lý nữa

Trong quá trình thêm hàng hoá, người dùng có thể nhập nhanh nhóm hàng hoá chưa

có, nhấn

Người dùng cũng có thể nhập nhanh một đơn vị tính nếu chưa có, nhấn

o Thêm đơn vị tính mới bằng cách nhấn Nhập vào tên đơn vị tính, Nhấn để cập nhật dữ liệu Đơn vị tính mới sẽ tự động cập nhật trong form thêm hàng hoá

o Xoá một đơn vị tính bằng cách chọn đơn vị tíh tương ứng cần xoá trong danh sách phía dưới sau đó nhấn

o Sửa tên đơn vị tính bằng cách chọn tên đơn vị tính cần sửa trong danh sách phía dưới rồi nhấn Nhấn để cập nhật lại dữ liệu

Có thể thực hiện việc thêm vào một nhóm hàng hoá mới bằng cách thực hiện chức năng này hay thêm trực tiếp trong quá trình nhập kho hàng hoá

3.5 Nhập số dư ban đầu

Thực hiện chức năng: Danh Mục > Nhập số dư ban đầu

Tồn Kho: Danh Mục > Nhập số dư ban đầu > Tồn kho

Chức năng này cho phép người sử dụng:

o Xem tất cả các hàng hoá ban đầu đã được tạo số dư đầu kỳ bằng cách nhấn

o Tạo số dư đầu kỳ cho hàng hoá bằng cách nhấn

 Trong quá trình nhập số dư đầu kỳ nếu hàng hoá chưa tồn tại thì người sử dụng nhập nhanh vào bằng cách nhấn , rồi tiến hành nhập hàng hóa giống như mục 2.3

 Chọn nhóm hàng hoá cần nhập tồn kho

 Chọn hàng hoá muốn nhập tồn kho

o Xoá số dư đầu kỳ một mặt hàng nào đó: chọn đối với hàng hoá nào muốn xoá tồn kho sau đó nhấn Không thể xoá hang hoá đó nếu đã xảy ra giao dịch

Công nợ khách hàng:

o Thực hiện chức năng: Danh Mục > Nhập số dư ban đầu > Công nợ khách hàng

o Chức năng này cho phép:

 Xem công nợ khách hang, nhấn

 Nhập vào công nợ đầu kỳ của khách hàng, nhấn

o Thực hiện chức năng: Danh Mục > Nhập số dư ban đầu > Công nợ nhà phân phối

o Chức năng này cho phép:

 Xem công nợ của nhà phân phối, nhấn

 Nhập vào công nợ đầu kỳ của nhà phân phối, nhấn

 Chọn nhà phân phối, nhấn , rồi nhấn

Nhập kho:

o Thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Mua hàng > Nhập kho

o Chức năng này cho phép: Nhập vào kho hàng hoá từ 1 phiếu mua hàng và lưu lại phiếu mua hàng này

 Xem thông tin của các phiếu nhập trước, nhấn

 Bắt đầu tạo phiếu mua hàng:

 Chọn khách hàng, nhấn , rồi nhấn

 Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn,

qua hoá đơn xuất kho dưới hình thức là cho mượn

 Xem các phiếu hang xuất kho dưới hình thức mượn, nhấn

 Chọn khách hàng nhấn , rồi nhấn

 Thêm phiếu thu hàng, nhấn

 Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn,

 Chương trình sẽ tự động lọc những hoá đơn của khách hàng đã mượn hàng,

và danh sách hàng mượn trên mỗi hoá đơn hiển thị bên dưới

 Chọn , nhấn

 Nhập vào số lượng trả rồi nhấn để hoàn tất việc trả hàng

sau đó nhấn

4.2 Bán hàng

Xuất kho

o Thực hiện chức năng Nghiệp vụ > Bán Hàng > Xuất Kho

o Chức năng cho phép người dùng xuất kho bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng

 Xem danh sách các phiếu xuất đã lập, nhấn

 Chọn khách hàng, nhấn , rồi nhấn

 Sau đó chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn, nhấn Chương trình sẽ hiển thị số tiền khách hàng nợ trước đó nếu có

 Nhấn để bắt đầu tạo hoá đơn

 Nhập vào ngày lập hoá đơn, ngày khách hàng thanh toán tiền hoá đơn

 Chọn hình thức xuất: là bán hay cho mượn, số lượng, đơn giá bán trong danh sách hàng bên dưới

 Sau khi hoàn tất thì nhấn để hoàn thành việc xuất kho

4.3 Kho hàng

Kiểm kê

o Thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Kho Hàng > Kiểm kê

o Chức năng này cho phép người sử dụng kiểm kê lại số lượng hàng hoá đang có trong kho, cập nhật tồn kho

 Chọn nhóm vật tư: tất cả để hiển thị tồn kho của tất cả hàng hoá hay hiển thị tồn kho của từng nhóm Bắt đầu cập nhật, nhấn

theo mỗi lần nhập kho, nhấn

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Thu Tiền

o Chức năng này cho phép thanh toán công nợ khách hàng

 Chọn khách hàng, nhấn , rồi nhấn

 Sau đó chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn, nhấn Chương trình sẽ hiển thị chi tiết các giao dịch nợ của khách hàng trên các phiếu xuất kho

 Xem danh sách các phiếu thu tiền nhấn Chương trình sẽ hiển thị danh sách các phiếu thu tiền

 Thực hiện việc thu nợ, chọn phiếu xuất kho cần thu

, nhấn

 Nhập tiền trả của khách hàng vào bảng bên dưới, có thể trả hết tiền nợ trên phiếu đó, hay trả một phần Sau đó nhấn để hoàn thành phiếu thu tiền

 Chọn ngày lập hoá đơn

Công nợ phải thu

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Công nợ phải thu

o Chức năng này cho phép người sử dụng thống kê công nợ phải thu đối với mỗi khách hàng

Trả tiền

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Trả tiền

o Chức năng này cho phép người sử dụng thanh toán công nợ đối với nhà phân phối

 Chọn nhà phân phối, nhấn , rồi nhấn

 Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với nhà phân phối cần chọn, nhấn Chương trình sẽ hiển thị các phiếu nhập kho còn nợ đối với nhà phân phối đó

 Xem danh sách các phiếu chi tiền, nhấn

 Thực hiện trả nợ: chọn phiếu , nhấn

 Chọn ngày lập hoá đơn

Công nợ khách hàng đầu kỳ

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Công nợ đầu kỳ khách hàng

o Chức năng cho phép nhập vào công nợ đầu kỳ của khách hàng để bắt đầu chương trình Cách thực hiện giống Danh mục > Nhập số liệu ban đầu > Công

nợ khách hàng

Công nợ nhà phân phối đầu kỳ

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Công nợ đầu kỳ nhà phân phối

o Chức năng cho phép nhập vào công nợ đầu kỳ của nhà phân phối đế bắt đầu chương trình Cách thực hiện giống Danh mục > Nhập số liệu ban đầu > Công nợ nhà phân phối

4.5 Bảo trì/Bảo hành

Phiếu bảo hành

o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Bảo trì/Bảo hành > Phiếu bảo hành

o Chức năng này cho phép người sử dụng tạo ra phiếu bảo hành đối với mỗi hàng hoá khách hàng cần bảo hành

 Chọn khách hàng có hàng hoá cần bảo hành, nhấn , rồi nhấn

 Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn,

 Nhập vào hạn bảo hành, ngày lập hoá đơn

 Chọn hàng hoá khách hàng muốn bảo hành , nhấn

 Chọn nhà phân phối, nhấn , rồi nhấn

 Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với nhà phân phối cần chọn,

 Nhấn , chương trình sẽ hiển thị các hoá đơn cần được bảo trì

 Nhập vào hạn bảo hành, ngày lập hoá đơn