đồ án Xây dựng phần mềm quản lý vật tư cho Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)

 Dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet, điện thoại di động Dịch vụ tin nhắn, dữ liệu, thông tin giải trí trên mạng điện thoại di động  Cung cấp trò chơi trực tuyến trên mạng Int

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VĨNH LỘC

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ

CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT

(FPT TELECOM)

HẢI PHÒNG – 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

NGUYỄN VĨNH LỘC

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ

CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT

(FPT TELECOM)

NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÃ SỐ: 114

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Người hướng dẫn khoa học: Th.S Lê Trí Thành

Em xin gửi lời chào và lời cảm ơn tới tất cả các thầy, cô trong khoa Côngnghệ Thông tin – trường Đại học Hàng Hải Việt Nam, những người đã dạy cho

em những kiến thức giúp em hoàn thành báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn là Th.S Lê Trí Thành cùngcác anh, chị cán bộ công nhân viên tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT HảiPhòng đã giúp em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáonày

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới những người bạn đã giúp đỡ em trong suốtnhững năm ngồi trên ghế giảng đường cũng như trong suốt thời gian thực tập.Cuối cùng em xin chúc tất cả các thầy, các cô cùng các bạn luôn luôn mạnhkhỏe và may mắn trong công việc cũng như trong học tập, nghiên cứu

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU 2

1.1 Giới thiệu cơ sở thực tập 2

1.1.1 Các thông tin cơ bản 2

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.2 Mục đích của đề tài 8

1.3 Yêu cầu của đề tài 8

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 9

2.1 Tổng quan quá trình quản lý vật tư tại công ty 9

2.2 Quá trình quản lý vật tư tại công ty 10

2.2.1 Quản lý kho vật tư 10

2.2.2 Công tác kiểm kê 11

2.2.3 Đặt hàng vật tư 12

2.2.4 Nhập kho 13

2.2.5 Cung ứng vật tư 14

2.2.6 Cấp phát vật tư 16

2.3 Các biểu mẫu đi kèm 17

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 23

3.1 Phân tích thiết kế các chức năng của hệ thống 23

3.1.1 Mô hình phân rã chức năng 23

3.1.2 Mô tả chi tiết từng chức năng 24

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 25

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 26

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 27

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 31

3.3.1 Các thực thể 31

3.3.2 Mối quan hệ giữa các thực thể 32

3.3.3 Sơ đồ thực thể liên kết 43

3.3.4 Các bảng dữ liệu 44

3.3.5 Mô hình dữ liệu quan hệ 54

3.4 Thiết kế giao diện 58

CHƯƠNG IV: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 62

4.1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình 62

4.1.1 Ngôn ngữ C# 62

4.1.2 Microsoft Visual Studio 63

4.2 Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL 64

4.2.1 Ngôn ngữ SQL 64

4.2.2 Microsoft SQL Server 65

CHƯƠNG V: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 67

5.1 Các kết quả đạt được 67

5.2 Hướng phát triển 67

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

3.18 Giao diện Phiếu cấp phát vật tư 60

Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuậtthì ngành Công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng Việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ngày càng tăng vàmang lại bước đột phá mới trong công tác quản lý Công nghệ thông tin đã trởthành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuậtkhông thể thiếu trong việc giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

mà con người phải mất nhiều thời gian

Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng Công nghệ thông tin vào các công tác quản

lý đã trở nên rất phổ biến, trong đó có công tác quản lý vật tư Trong doanhnghiệp sản xuất, vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ sản phẩm của doanhnghiệp Mỗi một biến động nhỏ về vật tư cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sảnphẩm Do đó một trong những mối quan tâm và đặc biệt chú ý của doanh nghiệp

là công quản lý thu mua, vận chuyển, cấp phát vật tư, tổng hợp số liệu về tìnhhình, nhập – xuất – tồn kho vật tư Vì vậy việc quản lý vật tư là một khâu quantrọng không thể thiếu được trong bộ máy hoạt động sản xuất của toàn doanhnghiệp Vì khi quản lý tốt khâu này sẽ góp phần làm giảm được giá thành sảnphẩm, tăng chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty

Với mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin để giải quyết các vấn đề

trong công tác quản lý vật tư, em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý vật tư cho Công ty Cổ phần Viễn thông FPT” làm đề tài tốt nghiệp.

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu cơ sở thực tập

1.1.1 Các thông tin cơ bản

Được thành lập ngày 31/01/1997, Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPTTelecom) khởi đầu từ Trung tâm Dịch vụ Trực tuyến với 4 thành viên sáng lập

cùng sản phẩm mạng Intranet đầu tiên của Việt Nam mang tên “Trí tuệ Việt

Nam – TTVN” Sau hơn 15 năm hoạt động, FPT Telecom đã trở thành một trong

những nhà cung cấp dịch vụ viễn thông và Internet hàng đầu khu vực với trên3.500 nhân viên, 45 chi nhánh trong và ngoài nước Hiện nay, FPT Telecomđang cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chính bao gồm:

 Internet băng rộng: ADSL/VDSL, TriplePlay, FTTH

 Kênh thuê riêng, Tên miền, Email, Lưu trữ web, Trung tâm dữ liệu

 Các dịch vụ giá trị gia tăng trên Internet: Truyền hình trực tuyến(OneTV), Điện thoại cố định (VoIP), Giám sát từ xa (IP Camera), Chứngthực chữ ký số (CA), Điện toán đám mây (Cloud computing),

Với phương châm “Mọi dịch vụ trên một kết nối”, FPT Telecom luôn không

ngừng nghiên cứu và triển khai tích hợp ngày càng nhiều các dịch vụ giá trị giatăng trên cùng một đường truyền Internet nhằm đem lại lợi ích tối đa cho kháchhàng sử dụng Đồng thời, việc đẩy mạnh hợp tác với các đối tác viễn thông lớntrên thế giới, xây dựng các tuyến cáp quang quốc tế là những hướng đi đượctriển khai mạnh mẽ để đưa các dịch vụ tiếp cận với thị trường toàn cầu, nâng caohơn nữa vị thế của FPT Telecom nói riêng và các nhà cung cấp dịch vụ viễnthông Việt Nam nói chung

Các lĩnh vực hoạt động của FPT Telecom:

 Cung cấp hạ tầng mạng viễn thông cho dịch vụ Internet băng thông rộng

 Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ viễn thông, Internet

 Dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet, điện thoại di động

 Dịch vụ tin nhắn, dữ liệu, thông tin giải trí trên mạng điện thoại di động

 Cung cấp trò chơi trực tuyến trên mạng Internet, điện thoại di động

 Thiết lập hạ tầng mạng và cung cấp các dịch vụ viễn thông, Internet

 Xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông và Internet

Trụ sở FPT Telecom tại Hải Phòng:

CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG FPT HẢI PHÒNG

186 Văn Cao, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng

77-79 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng

Tel: (031) 730 8888

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

FPT Telecom ra đời trong hoàn cảnh đất nước đang từng bước đi lên xâydựng xã hội chủ nghĩa, đất nước vượt qua khó khăn khủng hoảng kinh tế Hệthống mạng lưới vẫn còn hoang sơ, con người hầu như chưa được tiếp cận phổbiến với Internet FPT Telecom chịu trách nhiệm là công ty tiên phong tronglĩnh vực trực tuyến

Năm 1997: Ban đầu, ngày 31/01/1997 công ty mới chỉ là trung tâm dịch vụ

trực tuyến – FPT Online Exchange với nhiệm vụ xây dựng và phát triển mạngTrí Tuệ Việt Nam (TTVN) Sau đổi tên thành FPT Internet với các chức năng,hoạt động chính: cung cấp dịch vụ Internet, cung cấp thông tin trên Internet vàduy trì và phát triển mạng trí tuệ Việt Nam.Với sự ra đời trung tâm dịch vụInternet

Năm 2001: Đến cuối năm 2001 FPT Telecom đã phát triển được 13.000 thuê

bao Internet Để củng cố cho sự phát triển hệ thống mạng lưới Internet trong haithành phố chính là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh FPT Telecom đã cho rađời báo điện tử “Tin nhanh Việt Nam VnExpress.net”

Năm 2003: Năm 2003 là một năm đánh dấu bước ngoặt lớn khi FPT

Telecom được Bộ Thông Tin cấp giấy phép cung cấp dịch vụ Interner Phone,

mở rộng phát triển hệ thống Internet cùng với cung cấp điện thoại với đầu số0473xxxxx Cùng năm đó báo điện tử VnExpress được tạp chí PC World bìnhchọn là báo điện tử tiếng Việt được ưa chuộng nhất trên mạng Internet và đượccác nhà báo công nghệ thông tin bầu chọn là 1 trong 10 sự kiện CTT Việt Nam

2003 Với sự bùng nổ mạnh mẽ Internet tại thành phố Hồ Chí Minh, Tổng Công

ty FPT Telecom đã ra quyết định thành lập Công ty Truyền thông FPT trên cơ

sở sát nhập FPT Internet Hà Nội và FPT Internet TP Hồ Chí Minh nhằm dễdàng quản lý và thống nhất đưa ra các chiến lược cho công ty

Năm 2004: Năm 2004, đánh dấu sự phát triển của Báo điện tử VnExpress.net

lọt vào Top 1.000 Website có đông người truy cập nhất Báo điện tửVnExpress.net ra đời nhằm tạo điều kiện phát triển hệ thống mạng lưới Internetcho FPT Telecom Đó là cầu nối để đưa dịch vụ ADSL đến cho mọi người

Năm 2005: Công ty chính thức mang tên Công ty Cổ phần Viễn thông FPT.

Và báo điện tử VnExpress.net lại lọt vào Top 500 Global Website củaAlexa.com Đây là sự khẳng định vượt trội của Internet Việt Nam, sự phát triểnnhanh chóng, đây chính là cơ hội để FPT Telecom phát triển rộng mạng lưới củamình Trong năm 2005 Công Ty được Bộ Thông Tin cấp giấy phép thiết lậpmạng và cung cấp dịch vụ Viễn thông So với năm 2001 số lượng thuê bao là13.000 thì đến năm 2005 số lượng thuê bao đã vươn tới 60.000 thuê bao

Năm 2006: Báo điện tử VnExpress.net lại tiếp tục lọt vào Top 200 Global

Website của Alexa.com và đoạt Cup Vàng giải thưởng CNTT và truyền thông

do Hội tin học Việt Nam tổ chức Đồng thời FPT cũng đi đầu về công nghệ làtiên phong cung cấp dịch vụ truy cập Internet bằng cáp quang ( Fiber to theHome- FTTH) tại Việt Nam FPT Telecom sẽ hoàn thành chủ động trong việcđầu tư xây dựng hệ thống mạng viễn thông liên tỉnh trên toàn quốc và mạng viễnthông quốc tế kết nối các nước nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam, nhằm cung cấp

vào liên minh cáp biển quốc tế AAG (Asia -America Gateway), đồng thời thựchiện và triển khai quang đất liền với China Telecom dung lượng 10 Gpbs Đây

là những điều kiện then chốt cho công ty xây dựng các đường trục liên tỉnh vàquốc tế với dung lượng lên tới hàng trăm Gigabit Hạ tầng riêng này mang lạicho FPT Telecom những lợi thế vượt trội và chủ động trong việc cung cấp dịch

vụ cho thuê kênh riêng và truyền hình số liệu với chất lượng cao và ổn định

Năm 2008: FPT Telecom đã chuyển sang mô hình Tổng công ty với việc

thành lập các công ty bao gồm: Công ty TNHH Viễn thông FPT Miền Bắc(FTN), Công ty TNHH Viễn thông FPT Miền Nam (FTS), Công ty TNHH dữliệu trực tuyến FPT (IDS), Công ty TNHH quảng cáo trực tuyến FPT (ADS),Công ty TNHH một thành viên Viễn thông Quốc tế FPT (FTI) Năm 2008, FPTTelecom nhanh chóng trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet đứng thứ 2 tạiViệt Nam với 31% thị phần Bên cạnh đó hai nhà cung cấp dịch vụ Internet làVNPT và Viettel cũng đang dần chiếm lĩnh thị trường béo bở trong những nămđầu phát triển hệ thống mạng lưới Internet Với sự nỗ lực của công ty và sự giúp

đỡ nhiệt tình của một số công ty của Trung Quốc, FPT Telecom chính thức trởthành thành viên của Liên minh AAG (Asia -America Gateway), cùng tham giađầu tư vào tuyến cáp quang biển quốc tế trên biển Thái Bình Dương FPTTelecom tiếp tục được cấp phép kinh doanh dịch vụ VoIP, công ty có đầy đủ cơ

sở để chủ động triển khai đồng bộ các loại dịch vụ viễn thông trên cùng 1 hạtầng theo đúng mục tiêu đề ra: “Mọi dịch vụ trên một kết nối” Vào ngày01/04/2008, Công ty và công ty TNHH PCCW Global (chi nhánh của nhà cungcấp dịch vụ Viễn thông hàng đầuHong Kong) chính thức ký thoả thuận hợp táckết nối mạng Với sụ hợp tác này, PCCW Global có thể cung cấp dịch vụ vớinhiều cấp độ khác nhau cho các khách hàng tại Việt Nam nhằm tối đa hoá việc

sử dụng băng thông rộng sử dụng công nghệ chuyển mạch đa nhãn (MPLS).Riêng FPT Telecom, ngoài các dịch vụ truyền số liệu nội hạt, liên tỉnh, kênhthuê riêng Internet, FPT sẽ cung cấp các dịch vụ cao cấp hơn như thuê kênh

Năm 2009: Năm 2009 là năm có nhiều sự thay đổi lớn trong công ty, nhiều

dự án được triển khai thành công, công ty cũng tung ra nhiều chiêu khuyến mạitức thì bằng cách tạo ra những gói cước hấp dẫn cho khách hàng Tháng 2/2009,FPT Telecom đã triển khai thành công dự án thử nghiệm công nghệ WiAX diđộng với tần số 2,3 Ghz tại trụ sở FPT Telecom Kết quả này đã mở ra cho FPTTelecom nhiều cơ hội trong việc phát triển và cung cấp các dịch vụ viễn thông

sử dụng công nghệ Wimax di động

 Tháng 3/2009, FPT Telecom chính thức triển khai gói cước mới: TriplePlay tích hợp 3 dịch vụ trên cùng một đường truyền: truy cập Internet,điện thoại cố định và truyền hình Internet Sản phẩm Triple Play cho phépkhách hàng thụ hưởng mọi tiện ích cơ bản về thông tin liên lạc trong côngviệc giải trí với chất lượng cao và giá cả hợp lý Hiện tại sự bùng nổ côngnghệ thông tin tại hai thành phố lớn, không cung cấp đủ cho người dântrên toàn quốc cho nên công ty quyết định mở rộng thị trường sang cáctỉnh lân cận: FPT Cần Thơ (tháng 3), FPT Nghệ An, FPT Đà Nẵng (tháng4), FPT Khánh Hoà (tháng 5), FPT Thanh Hóa (tháng 12)

 Tại các tỉnh này, công ty dần dần thiết lập hệ thống mạng lưới cơ sở hạtầng tại các thành phố lớn trong tỉnh Bởi tại các trung tâm thành phố mớitập trung nhiều cơ sở doanh nghiệp để công ty cung cấp hệ thống Internet,tại đây công ty cũng dễ dàng xây dựng hệ thống mạng lưới bởi các doanhnghiệp được xây dựng cận kề nhau Khi đó công ty cũng giải quyết đượcmột số vấn đề chi phí đường dây

Năm 2011: FPT Telecom mở văn phòng đại diện tại Campuchia, tạo ra bước

ngoặt lớn nhất trong lịch sử tập đoàn FPT vươn Internet ra khỏi lãnh thổ ViệtNam

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức

1.2 Mục đích của đề tài

- Áp dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư

- Hỗ trợ công tác quản lý vật tư của công ty, giảm bớt thời gian và côngsức, tiết kiệm chi phí quản lý vật tư

- Nâng cao hiệu quả công việc, giúp công tác quản lý vật tư của công ty dễdàng hơn

- Cung cấp một giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt, theo hướng đơn giảnhóa nghiệp vụ quản lý vật tư với đầy đủ các công cụ thực hiện được hầuhết các chức năng cần thiết trong công tác quản lý vật tư

1.3 Yêu cầu của đề tài

Đề tài làm ra cần đạt được những yêu cầu nghiệp vụ chính như:

- Quản lý việc đặt và nhập vật tư từ tổng công ty

- Quản lý việc dự trù vật tư từ các bộ phận kinh doanh

- Quản lý việc cung ứng vật tư cho các bộ phận kinh doanh

- Quản lý việc cấp phát vật tư cho nhân viên thi công

- Theo dõi, quản lý vật tư về số lượng, tình trạng hỏng mất và chuyển khocủa công ty

- Báo cáo chính xác về nhập, xuất, tồn kho vật tư

- Đưa ra được báo cáo định kỳ về tình hình quản lý, sử dụng vật tư cho Bangiám đốc

- Giao diện: thân thiện, rõ ràng, dễ sử dụng…

- Tốc độ xử lý: nhanh, hạn chế tình trạng tắc nghẽn

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 Tổng quan quá trình quản lý vật tư tại công ty

Công ty Cổ phần Viễn Thông FPT Chi nhánh Hải Phòng là một công ty

có quy mô lớn trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ viễn thông trên địa bảnthành phố Hải Phòng nên vật tư của công ty tương đối đa dạng trong côngtác quản lý, hạch toán các quá trình nhập, vận chuyển, bảo quản dự trữ vàxuất vật tư, thiết bị

Do nhu cầu của hoạt động kinh doanh là rất linh động nên có sự biến đổithường xuyên về số lượng và chủng loại vật tư Thực tế đó đã đặt ra chocông ty những yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý và bảo quản vật tư Vìvậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và có hiệu quả thì việc cần thiếttrước tiên là phải tiến hành phân loại vật tư Căn cứ vào đặc điểm và vai tròcủa vật tư trong quá trình sử dụng thì vật tư của Công ty được chia thànhcác loại sau:

 Bộ chuyển đổi quang điện, Video

 Modem quang & Module SFP

 Cáp quang, Cáp đồng

 Thiết bị điện

 Thiết bị, vật tư cơ khí

 Vật tư tiếp địa, chống sét

 Điện thoại bàn, Điện thoại

 Dụng cụ thi công

 Dụng cụ đo

 Bộ dụng cụ

Ngoài ra, vật tư có còn thể chia làm ba loại nói chung: hàng hóa, nguyênvật liệu và công cụ dụng cụ Việc phân chia vật tư chi tiết phục vụ cho việclưu trữ bảo quản vật tư, đồng thời phục vụ cho việc thống kê, kiểm soát vật

tư của công ty về số lượng, mức tiêu thụ của từng loại vật tư để từ đó lêncác báo cáo theo tiêu thụ theo từng loại vật tư giúp cho nhân viên kế toánvật tư có thể đưa ra các kế hoạch nhập và triển khai từng loại vật tư mộtcách kịp thời và hiệu quả nhất

Những nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư:

- Thực hiện công tác dự trữ, quản lý, cung ứng, triển khai, bảo quảnvật tư phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty

- Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ nhập – xuất kho vật tư trong quá trìnhkinh doanh

- Tổng hợp đối chiếu số liệu vật tư tồn kho hàng tháng Tổ chức kiểm

kê và tổng hợp báo cáo kết quả kiểm kê vật tư theo định kỳ và độtxuất Xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của ban giám đốc côngty

2.2 Quá trình quản lý vật tư tại công ty

2.2.1 Quản lý kho vật tư

Do có sự khác biệt giữa từng loại vật tư, nên công ty cần có kế hoạch nhậpvật tư một cách hợp lý để dự trữ, vừa đáp ứng được nhu cầu kinh doanh vừa hạnchế được tình trạng tồn đọng vật tư, giảm được chi phí bảo quản Yêu cầu đặt racho công tác quản lý vật tư là đảm bảo dự trữ phải đáp ứng được nhu cầu kinhdoanh, đặc biệt là các vật tư chiến lược, để đáp ứng yêu cầu này công ty đã tổchức hệ thống các kho để dự trữ vật tư, thiết bị gần các nguồn tiêu thụ

Hệ thống kho vật tư của công ty được trang bị tương đối đầy đủ về phươngtiện bốc dỡ chất xếp và vận chuyển vật tư nhằm tạo điều kiện tốt nhất để có thể

tiến hành nhập, xuất, bảo quản vật tư một cách hiệu quả nhất Để đáp ứng chonhu cầu kinh doanh, hệ thống kho của công ty được chia thành ba loại khochính:

Các kho hàng bao gồm ba loại: kho hàng tốt, kho hàng hỏng và kho nhập lại.Kho tạm được tạo ra cho mỗi một bộ phận kinh doanh (bảo trì, bảo hành, đốitác – kéo cáp, bán lẻ thiết bị…) Khi nhận được yêu cầu xuất vật tư, kế toán kho

sẽ chuyển thông tin vật tư này từ kho hàng đến kho tạm, kho này được hiểu làđặt tại bộ phận sử dụng vật tư Vật tư, thiết bị tái nhập sẽ được nhập vào khohàng nhập

2.2.2 Công tác kiểm kê

Để công tác quản lý vật tư, thiết bị trong kho được hiệu quả và chặt chẽ thì

cứ mỗi tháng một lần các kho sẽ tiến hành kiểm kê định kỳ, cứ ba tháng sẽ tiếnhành tổng kiểm kê tất cả các kho, nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trịcủa từng loại vật tư, thiết bị

Quá trình kiểm kê được thực hiện bởi một ban kiểm kê bao gồm:

 Thủ kho

 Kế toán (FAF)

 Ban kiểm soát chất lượng (FQA)

Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê vật tư, trên đó ghi kếtquả kiểm kê thực tế để làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán củacông ty

2.2.3 Đặt hàng vật tư

Dựa trên nhu cầu vật tư của các phòng ban, hoặc khi nhận được phiếu dự trùvật tư của phòng kỹ thuật (INF), theo định kỳ hàng tháng, hàng quý phòng kinhdoanh (IBB) sẽ lập kế hoạch đề xuất nhập vật tư, sau khi giám đốc phê duyệt,đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận của giám đốc và kế toán trưởng sẽ được gửiđến tổng công ty đề nghị mua vật tư

Hình 2.1: Quy trình đặt hàng vật tư

2.2.4 Nhập kho

Công tác nhập kho bao gồm các quy trình: nhập vật tư đặt hàng và thu hồivật tư

Nhập vật tư đặt hàng: vật tư kèm theo chứng từ và hóa đơn đỏ được tổngcông ty chuyển đến theo yêu cầu của chi nhánh, thủ kho và nhân viên ban kiểmsoát chất lượng (FQA) sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, phân loại vật

tư và chuyển hóa đơn, chứng từ nhập kho và biên bản kiểm nghiệm tới phòngkinh doanh (IBB) Trên cơ sở hóa đơn, chứng từ và biên bản kiểm nghiệm nhânviên hỗ trợ kinh doanh sẽ tiến hành lập giấy đề nghị nhập kho và gửi tới phòng

kế toán (FAF) Sau khi nhận được giấy đề nghị nhập kho của bộ phận hỗ trợkinh doanh, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật

tư, nếu thấy đề nghị nhập kho là chính xác thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếunhập kho gửi đến thủ kho, khi đó các thông tin của vật tư sẽ được nhập vào hệthống của công ty Phiếu nhập kho hàng hóa được lập thành 3 liên:

 2 liên sẽ được kế toán kho lưu lại

 1 liên sẽ được chuyển cho kế toán công nợ nội bộ để làm căn cứ ghi nhậncông nợ với nhà cung cấp (tổng công ty)

Thu hồi vật tư: vật tư còn thừa sau sử dụng và vật tư thu hồi sau khi xử lý sự

cố sẽ được kiểm nghiệm và tiến hành nghiệm thu, lập phiếu nhập kho

Hình 2.2: Quy trình nhập vật tư đặt hàng

2.2.5 Cung ứng vật tư

Khi các bộ phận kinh doanh của công ty có nhu cầu vật tư, thiết bị để triểnkhai cho các hợp đồng hoặc dự án, người phụ trách sẽ làm giấy đề nghị cungứng vật tư và có chữ ký của trưởng bộ phận ký duyệt Nếu vật tư có giá trị lớnthì phải qua giám đốc công ty kí duyệt Khi đó đề nghị cung ứng vật tư được

chuyển tới phòng kế toán (FAF), kế toán sẽ kiểm tra đề nghị có đúng các điềukhoản đã ký trong hợp đồng hoặc dự án và tại kho chính của công ty còn loại vật

tư đó Nếu thấy đề nghị cung ứng vật tư là chính xác, kế toán sẽ lập phiếu cungứng vật tư cho phép lấy hàng hóa đi triển khai

Hình 2.3: Quy trình cung ứng vật tư

2.2.6 Cấp phát vật tư

Để tiến hành thi công dự án hoặc thực hiện hợp đồng lắp đặt, nhân viên thicông hoặc người phụ trách lập giấy đề nghị cấp phát vật tư Khi đó đề nghị cấpvật tư được chuyển tới kế toán kho, kế toán sẽ kiểm tra đề nghị và tồn kho vật tưtại kho của bộ phận, nếu thấy đề nghị cấp phát vật tư là chính xác, kế toán sẽ lậpphiếu cấp phát vật tư cho phép lấy hàng hóa đi triển khai

Hình 2.4: Quy trình cấp phát vật tư

2.3 Các biểu mẫu đi kèm

Phiếu nhập kho:

Hình 2.5: Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho:

Hình 2.6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Đơn đặt hàng:

Hình 2.7: Đơn đặt hàng vật tư

Biên bản kiểm kê:

Hình 2.8: Biên bản kiểm kê vật tư

Giấy đề nghị nhập kho:

Hình 2.9: Giấy đề nghị nhập kho

Biên bản bàn giao:

Hình 2.10: Biên bản bàn giao hàng hóa

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Phân tích thiết kế các chức năng của hệ thống

3.1.1 Mô hình phân rã chức năng

Hệ thống quản lý vật tư cho Công ty

Cổ phần Viễn thông FPT

2.0 Quản lý danh mục

3.2 Đặt hàng

2.1 Cập nhật danh mục loại kho

2.2 Cập nhật danh mục kho hàng

2.3 Cập nhật danh mục loại vật tư

4.3 Đề nghị cấp phát vật tư

3.4 Cung ứng vật tư

4.0 Quản lý vật tư tại kho

3.0 Quản lý cung ứng vật tư

4.2 Đề nghị cung ứng vật tư

4.5 Đề nghị nhập kho

5.0 Thống kê, báo cáo

4.1 Dự trù vật tư 5.1 Báo nhập- xuất-tồn kho

5.2 Báo cáo cung ứng vật tư

5.3 Báo cáo nhập kho

2.4 Cập nhật danh mục vật tư

2.5 Cập nhật danh mục đơn vị tính

3.3 Tổng hợp đề nghị cung ứng vật tư

4.6 Nhập kho

3.1 Tổng hợp phiếu dự trù vật tư

5.4 Báo cáo cấp phát vật tư

4.7 Điều chuyển vật tư

4.4 Cấp phát vật tư

2.6 Cập nhật danh mục phòng ban

2.7 Cập nhật danh mục nhân viên

4.8 Thanh lý vật tư

4.9 Nhập tồn kho đầu kỳ

4.10 Kiểm kê, cân đối chênh lệch

5.6 Báo cáo chuyển kho

Hình 3.1: Mô hình phân rã chức năng

3.1.2 Mô tả chi tiết từng chức năng

 Quản lý hệ thống:

- Đăng nhập, đăng xuất

- Thay đổi mật khẩu

- Lập phiếu cung ứng vật tư căn cứ đề nghị cung ứng

 Quản lý vật tư tại kho:

- Cập nhật phiếu dự trù vật tư của các phòng ban

- Cập nhật đề nghị cung ứng vật tư từ các phòng ban

- Cập nhật đề nghị cấp phát vật tư

- Lập phiếu cấp phát vật tư căn cứ đề nghị cấp phát

- Cập nhật đề nghị nhập kho

- Lập phiếu nhập kho căn cứ đề nghị nhập

- Lập phiếu điều chuyển vật tư

- Lập phiếu thanh lý vật tư

- Nhập vật tư tồn kho đầu kỳ

- Lập biên bản kiểm kê, cân đối chênh lệch

 Chức năng Thống kê, báo cáo:

- Thống kê và lập báo cáo nhập-xuất-tồn kho theo định kỳ

- Thống kê và lập báo cáo nhập-xuất kho theo vật tư

- Thống kê và lập báo cáo nhập vật tư trong khoảng thời gian

- Thống kê và lập báo cáo cấp phát vật tư trong khoảng thời gian

- Thống kê và lập báo cáo vật tư thanh lý

- Thống kê và lập báo cáo chuyển kho

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Chức năng Quản lý danh mục:

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý danh mục

Chức năng Quản lý cung ứng vật tư:

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý cung ứng

vật tư

Chức năng quản lý vật tư tại kho:

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng

Quản lý vật tư tại kho