tiểu luận xây dựng phần mềm quản lý vật tư cho khoa công nghệ thông tin trường cao đẳng lý tự trọng

 Khi có báo cáo từ bộ phận sửa chữa về tình trang thiết bị nếu cần thay thế bổ sung hay thanh lý thì bộ phận này sẽ gửi thông tin sang bộ phận kho và nếu kho hết thiết bị hoặc số lượng

1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ CHO

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG

CĐKT LÝ TỰ TRỌNG

2

Mục Lục

Lời mở đầu 3

Phần 1 - Phân tích và xác định yêu cầu phần mềm I- Khảo sát nghiệp vụ và mô tã hệ thống 1 Khảo sát nghiệp vụ (Những thông tin hệ thống lưu trữ) 4

2 Mô tả hoạt động hệ thống 5

II- Xác định các yêu cầu phần mềm 1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ 7

2 Yêu cầu chức năng hệ thống 9

3 Yêu cầu phi chức năng 10

III- Xây dựng mô hình Phân rã chức năng BFD. 11

IV- Biểu mẫu. 12

Phần 2 - Thiết kế I- Thiết kế dữ liệu: 1 Xây dựng mô hình thực thể kết hợp 17

2 Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ .18

3 Từ điển dữ liệu .19

4 Ràng buộc toàn vẹn .20

II- Thiết kế xử lý 1 Xây dựng sơ đồ xử lý DFD ngữ cảnh cho hệ thống 27

2 DFD mức 0 .28

3 Phân rã các chức năng cụ thể 29

3

III- Thiết kế giao diện

Sơ đồ màn hình 31

1 Thiết kế màn hình chính a Thiết kế theo tính đúng đắn .32

b Thiết kế theo tính tiện dụng 32

2 Thiết kế màn hình tra cứu Màn hình tra cứu vật tu 34

Màn hình tra cứu thiết bị 36

Màn hình tra cứu phòng 37

3 Thiết kế màn hình nhập liệu Màn hình thêm vật tư và phiêu nhập 39

Màn hình thêm vật tư và phiêu nhập 39

Màn hình thêm lập phiếu thanh lý 41

Màn hình thêm loại vật tư 42

Màn hình thêm thiết bị 44

Màn hình kiểm tra sự cố thiết bị và vật tư 46

Màn hình thêm phòng và khu vực 50

Phần 3 – Chương trình 51

4

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, CNTT đã và đang đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội, là một phần không thể thiếu trong xã hội năng động, là động lực thúc đẩy kinh tế tri thức phát triển Vì vậy, việc tin học hoá vào một số lĩnh vực hoàn toàn là tất yếu

Trên cơ sở đó, cùng với tinh thần của một sinh viên CĐKT Lý Tự Trọng, một khác khao muốn được góp sức xây dựng trường ngày một hiện đại và phát triển hơn, muốn được cải tiến cách quản lý vật tư thủ công, không đạt hiệu quả cao, mất nhiều thời gian Vì vậy chúng em đã xây dựng chương trình quản lý vật tư cho khoa công nghệ thông tin, và viết báo cáo đề tài

Cuối cùng chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Văn Danh và thầy Lê Phi Trường cùng một số thầy cô khác trong phòng vật tư đã hết lòng cung cấp thông tin và hướng dẫn chúng

em trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Do trong khuôn khổ thời gian ngắn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân còn hạn chế, nên chúng em rất mong được sự góp ý của cô và các bạn trong lớp, để đề tài nghiên cứu của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn và được ứng dụng trong thực tế

Chúng em xin chần thành cảm ơn!

5

Phần 1- Phân tích và xác định yêu cầu phần mềm.

I- Khảo sát nghiệp vụ và mô tả hệ thống:

1 Khảo sát nghiệp vụ:

Qua quá trình khảo sát chúng tôi đã thu thập được những thông tin nghiệp vụ như sau: Khoa công nghệ thông tin trường Cao đẳng Kỹ thuật Lý Tự Trọng có nhiều phòng, mỗi phòng thuộc một và chỉ một khu vực và ngược lại một khu vực thì bao gồm nhiều phòng, khu vực cần lưu trữ những thông tin như mã khu vực, tên khu vực Thông tin phòng cần mã phòng, tên phòng Mỗi phòng được trang bị nhiều thiết bị, thông tin thiết bị gồm: Mã thiết bị, tên thiết bị, tình trạng, năm sử dụng Hằng ngày các thiết bị tại tất cả phòng đều được kiểm tra sự cố và ghi vào sổ các thông tin như ngày kiểm tra, triệu chứng Mỗi thiết bị thì được tạo thành từ một hoặc nhiều vật tư, mỗi vật tư tại một thời điểm chỉ thuộc một và chỉ một thiết bị Thông tin vật tự gồm:

Mã vật tư, thông số, nước sản xuất, đơn vị tính, đơn giá, tình trạng, ngày cấp Mỗi vật tư phải thuộc một và chỉ một phiếu nhập và thuộc không hoặc một phiếu xuất, nếu vật tư đã thuộc một phiếu xuất thì có nghĩa vật tư đã bị thanh lý và phải được xóa ra khỏi hệ thống mỗi phiếu nhập và phiếu xuất thì gồm một hoặc nhiều vật tư, thông tin phiếu nhập cần mã phiếu nhập, ngày nhập, thông tin phiếu xuất cần mã phiếu xuất, ngày xuất Ngoài ra vật tư còn được phân thành nhiều loại, mỗi loại gồm có nhiều vật tư, thông tin về loại vật tư gồm: mã loại, tên loại

 Lập kế hoạch xin cung cấp thiết bị từ phòng kế hoạch vật tư của trường

 Thực hiện sắp xếp, phân bố vật tư, thiết bị khi được trường cung ứng vật tư

 Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuất thiết bị, quản lý thiết bị tồn kho Từ đó in các báo

cáo nhập xuất chi tiết cũng như tổng hợp, in các báo cáo về chi tiết thiết bị

 Khi có báo cáo từ bộ phận sửa chữa về tình trang thiết bị nếu cần thay thế bổ sung hay

thanh lý thì bộ phận này sẽ gửi thông tin sang bộ phận kho và nếu kho hết thiết bị hoặc số lượng thiết bị cần thanh lý đã đủ lô thì kho sẻ gửi báo cáo về số lượng thiết bị cần được bổ sung hoặc thanh lý lại cho bộ phận vật tư để bộ phận này có thể xuất báo cáo đề xuất lên phòng quản lý vật tư của trường để xin phép thanh lý hoặc thêm mới thiết bị

 Bộ phận kho:

 Quản lý số lượng thiết bị

 Thêm , xóa, sửa thông tin thiết bị

 Báo cáo tồn kho vật tư

 Bộ phận sửa chữa:

 Quản lý và theo dõi tình trạng của các thiết bị/máy hàng ngày

 Cập nhật thông tin về tình trạng của thiết bị/máy Từ đó in các báo cáo về tình trạng thiết

bị/máy ở từng phòng, từng khu vực

 Đề xuất báo cáo về việc thay mới hoặc thanh lý các thiết bị

7

Các hoạt động nghiệp vụ hệ thống

 Nhập thiết bị mới vào kho:

Bộ phận vật tư đóng vai trò quản lý các thiết bị chính của phòng Bên cạnh đó có bộ phận kho cũng tham gia đồng quản lý Việc quản lý vật tư được thực hiện như sau:

 Khi được Phòng kế hoạch – Vật tư của trường cung cấp thiết bị/ vật tư Bộ phận vật tư của phòng thông báo cho bộ phận kho để nhận thiết bị/ vật tư Tại kho, thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, thông

số cấu hình của thiết bị, bộ phận vật tư sẽ kiểm tra về tình trạng của thiết bị vật tư xem có đúng với các thông số của Phòng kế hoạch - vật tư của trường gửi xuống hay không? Sau khi kiểm tra xong thủ kho tiến hành nhập các thông tin thiết bị rồi viết phiếu nhập kho Sau mỗi lần nhập kho bộ phận này sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho cho bộ phận vật tư (có giữ một bản)

 Khi bộ phận Bảo trì – Sửa chữa báo cáo tình trạng của hư hỏng của thiết bị tới bộ phận vật tư, thì

bộ phận này báo cho kho để nhập lại thiết bị này vào kho

 Xuất thiết bị/ vật tư

 Khi có nhu cầu sử dụng các thiết bị (thay mới, bổ sung thiết bị phòng học) thì bộ phận Bảo hành- Sửa chữa báo về bộ phận vật tư Bộ phận vật tư báo về kho Tại đây, thủ kho làm phiếu xuất thiết bị/vật tư theo số lượng và loại thiết bị mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đó tổng hợp các thiết bị còn lại và chuyển phiếu tổng hợp này lên bộ phận vật tư

 Kho kiểm tra tình trạng của các thiết bị, nếu thiết bị hư nhiều hoặc quá lỗi thời thì kho xuất báo cáo

đề xuất thanh lý kèm theo chi tiết các thiết bị vật tư cần thanh lý tới bộ phận vật tư, bộ phận này báo cáo lên cấp trên nếu được sự đồng ý thì kho sẽ xóa các thiết bị này ra khỏi hệ thống

 Báo cáo, tổng kết

 Vào đầu mỗi năm học thì bộ phận vật tư xuất báo cáo “Kiểm kê tài sản” tính đến thời điểm hiện tại

để báo lên Phòng kế hoạch – Vật tư

 Cuối mỗi kỳ bộ phận bảo trì – sửa chữa kiểm tra lại về tình trạng của thiết bị và nộp báo cáo này về

bộ phận vật tư, bộ phận vật tư báo về kho Từ đây bộ phận vật tư căn cứ vào tình trạng thiết bị và số lượng tồn kho thiết bị để làm báo cáo đề xuất cấp thêm hoặc thanh lý thiết bị/vật tư

8

II- Xác định yêu cầu

1 Yêu câu chức năng nghiệp vụ

STT Công Việc Loại Công

Việc

Quy Định /Công thức Liên Quan

Biểu Mẫu liên quan

Ghi Chú

1 Lập bản đề nghị thêm mới Kết xuất Chỉ thêm những

thiết bị đang thiếu

VT_BM1

2 Lập bản kiểm kê thiết bị Kết xuất Ghi nhận đầy đủ

các vật tư thiết bị hiện có, và tính tổng giá trị tài sản

VT_BM2

3 Lập danh mục vật tư thanh

lý

Kết xuất Chỉ thanh lý nếu

vật tư thỏa mãn yêu cầu: Đủ lô, tình trạng vật tư không thể sửa được nửa

VT_BM3.1 VT_BM3.2

STT Công Việc Loại Công

Việc

Quy Định /Công thức Liên Quan

Biểu Mẫu liên quan

Ghi Chú

1 Tra cứu vật tư Tra cứu Tìm kiếm thông tin

vật tư dựa trên: mã vật tư, tìm kiếm theo loại, theo nước sản xuất, theo tình trạng, theo năm cấp

2 Nhận vật tư, thiết bị Lưu trữ Chỉ thêm những vật

tư có trong phiếu nhập

3 Lập báo cáo tồn kho Kết xuất Chỉ lập khi có yêu

cầu từ khoa

VT_BM1

Biểu Mẫu liên quan

Ghi Chú

1 Kiểm tra thiết bị, sửa chữa Lưu trữ Chỉ cập nhật tình

trạng thiết bị, vật tư khi có sự cố, hư hổng xảy ra

2 Thay đổi cấu hình thiết bị Lưu trữ Việc này xảy ra khi

một vật tư trong một thiết bị đã hư cần được thay bằng một vật tư khác

3 Lập báo cáo tình trạng

thiết bị

Kết xuất Chỉ lập khi có yêu

cầu tư khoa

BT_BM1

- Bộ phận kho: được phép tra cứu, thêm, sửa, xóa thông tin thiết bị, lập báo cáo tồn kho

- Bộ phận vật tư: được phép thống kê, lập bảng yêu câu thêm mới, lập bảng thanh lý, lập bảng kiểm kê tài sản

2 Môi trường - Máy cần được cài đặt hệ quản trị Sql-sever 2005,

dotNet 4.0

- Khổ giấy cần dung là A4 (double A càng tốt)

- Máy in trắng, đen hoặc cao hơn

11

3 Yêu cầu phi chức năng

1 - Cho phép thay đổi giao

diện, màu nền

- Thay đổi tên cơ quan

Tiến hóa Người dùng có thể thay đổi logo,

màu nền tùy ý, thay đổi tên cơ quan

Tiện dụng Hỗ trợ tra cứu nâng cao, gợi ý tra

cứu, tra cứu theo từng thuộc tính của đối tượng, Icon lớn và có hình minh họa dễ hiểu, dễ sử dụng, thiết

kế đơn giản, xắp xếp hợp lý dễ dàng tìm thấy những chức năng khi cần

Hiệu quả Nhờ các listbox, treeview, listview

mà người dùng có thể tra cứu, cập nhật, thêm thông tin dễ dàng nhanh chống

12

III- Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

 Mô tả chi tiết chức năng:

 Thêm mới vật tư

 Lập phiếu nhập kho : Sau khi kiểm tra xong(số lượng, chất lượng) thiết bị, thủ kho tiến hành lập phiếu lập phiếu để tiến hành nhập thiết bị/vật tư vào kho

 Thanh lý vật tư

 In báo cáo đề xuất thanh lý : Sau khi thống kê tình trạng của thiết bị, nếu hư hỏng nhiều và

không có nhu cầu sử dụng thiết bị, bộ phận kho tiến hành lập phiếu đề xuất thanh lý tới bộ phận vật tư

 Lập phiếu thanh lý : Sau khi báo cáo đề xuất thanh lý được duyệt và tìm được đối tác mua lại thiết bị thì bộ phận kho lập phiếu thanh lý

 Xóa thiết bị : Sau khi thanh lý xong , bộ phận kho xóa các thiết bị này ra khỏi danh sách kho

 Phân bố vật tư

 Cập nhật thông tin vị trí của thiết bị: sau khi nhập thiết bị mới, bộ phận vật tư bắt đầu sắp xếp các thiết bị này thành 1 máy (máy tính) và phân bố vị trí nơi đặt, nơi sử dụng thiết bị

 Sửa chữa bảo hành

 Cập nhật thông tin thiết bị: Sau mỗi lần kiểm tra máy, thì bộ phận bảo trì cập nhật thông tin tình trạng của thiết bị vào cơ sở dữ liệu chung của hệ thống

 In báo cáo tình trạng của thiết bị : sau mỗi lần kiểm tra định kỳ hoặc có yêu cầu của các bộ phận khác thì bộ phận bảo trì tiến hành in báo cáo này

 Báo cáo, thống kê

 In báo cáo thống kê tài sản : vào đầu năm học hoặc có chỉ thị của cấp trên, bộ phận vật tư tổng hợp các thông tin từ các bộ phận khác để in báo cáo thống kê

 In báo cáo đề xuất hoặc cấp thêm : Tùy theo nhu cầu của thực tế, bộ phận vật tư có thể in báo cáo này để đề xuất lên cấp trên

13

IV- BIỂU MẪU

VT BM1 : Bản đề nghị cấp thêm mới thiết bị kỹ thuật

14

VT BM2 : Bản kiểm kê tài sản đầu năm

15

VT BM3.1 : Danh mục các thiết bị cần được thanh lý

16

VT BM3.2 :

17

BT BM1 : Bảng kiểm tra tình trạng thiết bị tại phòng máy

18

Phần 2– Thiết kế.

I- Thiết kế dữ liệu

1 Mô Hình Thực Thể Kết Hợp (ERD)

SUCO (#MaTB,# MaPhong, #Ngay,TrieuChung)

TRANGBI (#MaTB,# MaPhong, #NgayTB)

VATTU (MaVT,TenVT, DVT,#MaPhieuNhap,#MaPhieuXuat,#MaLoai) LOAI (MaLoai,TenLoai)

CauHinhThietBi (#MaVT,#MaTB,Ngay_Lap)

PHIEUNHAP (MaPhieuNhap, Ngày Nhập)

PHIEUXUAT (MaPhieuXuat, NgayXuat)

Mô hình RelationShip

20

3 Từ Điển Dữ Liệu

STT Tên Thuộc Tính Chú Thích Kiểu Dữ Liệu Kích thước Ghi Chú

lắp vào thiết bị

Datetime DD/MM/YYYY

21

4 Ràng Buộc Toàn Vẹn

a Ràng buộc liên bộ:

 Bối cảnh: Table KHUVUC

 Điều kiện: ∀ k1,k2 KHUVUC, k1≠k2

 k1.MaKV ≠k2.MaKV Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table Phong

 Điều kiện: ∀ k1,k2 Phong, k1≠k2

 k1.MaPhong ≠k2.MaPhong Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table THIETBI

 Điều kiện: ∀ k1,k2 THIETBI, k1≠k2

 k1.MaTB ≠k2.MaTB Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

22

 Bối cảnh: Table SOSUCO

 Điều kiện: ∀ k1,k2 SOSUCO, k1≠k2

 k1.MaPhong ≠k2.MaPhong ^ k1.MaTB ≠k2.MaTB ^ k1.Ngay_SuCo ≠k2.Ngay_SuCo

Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table TRANGBI

 Điều kiện: ∀ k1,k2 TRANGBI, k1≠k2

 k1.MaPhong≠k2.MaPhong ^ k1.MaTB≠k2.MaTB ^ k1.NgayTB

≠k2.NgayTB Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table VATTU

 Điều kiện: ∀ k1,k2 VATTU, k1≠k2

 k1.MaVT ≠k2.MaVT Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table LOAI

 Điều kiện: ∀ k1,k2 LOAI, k1≠k2

 k1.MaLoai ≠k2.MaLoai Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

23

 Bối cảnh: Table CAUHINHTHIETBI

 Điều kiện: ∀ k1,k2 CAUHINHTHIETBI, k1≠k2

 k1.MaTB ≠k2.MaTB ^ k1.MaVT ≠k2.MaVT Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table PHIEUNHAP

 Điều kiện: ∀ k1,k2 LOAI, k1≠k2

 k1.MaPhieuNhap ≠k2.MaPhieuNhap Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table PHIEUXUAT

 Điều kiện: ∀ k1,k2 LOAI, k1≠k2

 k1.MaPhieuXuat ≠k2.MaPhieuXuat Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

24

b Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị.

 Bối cảnh: Table TRANGBI

 Điều kiện: R11, ∀T1 TRANGBI

 T1.NgayTB <=Ngay Hien Hanh Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table SOSUCO

 Điều kiện: R12, ∀T1 SOSUCO

 T1.Ngay_SUCO <=Ngay Hien Hanh Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table CAUHINHTHIETBI

 Điều kiện: R13, ∀T1 CAUHINHTHIETBI

 T1.Ngay_Lap <=Ngay Hien Hanh Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

 Bối cảnh: Table PHIEUNHAP

 Điều kiện: R14, ∀T1 PHIEUNHAP

 T1.NgayNhap <=Ngay Hien Hanh Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

25

 Bối cảnh: Table PHIEUXUAT

 Điều kiện: R15, ∀T1 PHIEUXUAT

 T1.NgayXuat <=Ngay Hien Hanh Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng

c Ràng buộc toàn vẹn về Khóa Ngoại

 Bối cảnh: Table KHUVUC,PHONG

 Điều kiện:

R16 ∀ k KHUVUC, ∀ t PHONG Thì

t.MaKV ⊆ k.MaKV Cuối ∀

k.MaPhieuXuat ⊆ t.MaPhieuXuat Cuối ∀

 Bảng tầm ảnh hưởng:

27

 Bối cảnh: Table VATTU,PHIEUNHAP

 Điều kiện:

R21 ∀ k VATTU, ∀ t PHIEUNHAP Thì

k.MaPhieuNhap ⊆ t.MaPhieuNhap Cuối ∀

k.MaLoai ⊆ t.MaLoai Cuối ∀

e Ràng buộc toàn vẹn liên thuộc tính liên quan hệ

 Bối cảnh: Table TRANGBI,SOSUCO

 Điều kiện:

R21 ∀ k TRANGBI, ∀ t SOSUCO

Thì Nếu k.MaTB=t.MaTB v k.MaPhong=t.MaPhong thì k.NgayTB <= t.Ngay_Suco

29

2 DFD Mức 0

Biểu đồ phân rã mức 0 của hệ thống quản lý vật tư

30

3 DFD Mức 1 (Phân rả chức năng cụ thể)

Biểu đồ DFD phân rã chức năng thêm mới vật tư

Biểu đò DFD phân rã chức năng lập phiếu thanh lý

31

Sơ đồ DFD phân rã chi tiết chức năng kiểm tra tình trạng thiết bị

Sơ đò DFD phân rã chi tiết chức năng lập báo cáo tình trạng thiết bị