Quản lý thiết bị vật tư

Quản lý thiết bị vật tư

Mục lục

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý hàng hóa vật tư là một trong những việc quan trọng có ý nghĩaquyết định đến sự phát triển của công ty Trong điều kiện kinh tế thị trườngcạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thôngtin kịp thời về vật tư tại đơn vị của mình…, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyếtđịnh và chiến lược kinh doanh hợp lý, để nhằm giảm chi phí, giảm thất thoát,nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có nhiều cơ hội phát triển

Để làm được điều này, việc ứng dụng Tin học hóa vào vấn đề quản lý làrất cần thiết Trước đây khi chưa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rấtnhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lượng nhân lực lớn mà hiệu quả khôngcao, khi ta muốn tìm kiếm tra cứu thông tin thì rất mất nhiều thời gian, vì tất

cả đều thông qua giấy tờ Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóađược thao tác thủ công mà việc làm việc ở các công ty trở nên thuận lợi hơn

vì chúng ta sẽ không phải thấy một phòng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, cáccặp tài liệu có nhãn chúng ta có thể làm trong chốc lát có khi chỉ mất vàigiây truy cập thông tin

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là công ty chuyên cung

cấp các vật liệu xây dựng, đồ gia dụng, đồ trang trí, đồ điện… mà phần lớncông việc quản lý vật tư trong công ty đều thao tác thủ công

Chính vì các lý do trên nên em đã chọn đề tài “Quản lý thiết bị vật tư”

làm đồ án tốt nghiệp của mình, nhằm hy vọng phần mềm đem lại hiệu quả tốttrong công việc quản lý vật tư

Đồ án tốt nghiệp là cơ hội cho em được tiếp xúc thực tế, áp dụng, tổnghợp lại những kiến thức mà mình đã học được, đồng thời rút ra được nhữngkinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp củamình

Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp được sự giúp đỡ, chỉ bảo tậntình của Th.S Nguyễn Thế Cường, KS Nguyễn Xuân Hưng cùng các cô chú

thuận lợi và gặt hái được một số kết quả khả quan, em xin chân thành cảm ơncông lao dạy dỗ của các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Trườngđại học Hàng hải, đã tận tình dạy dỗ chỉ bảo em trong suốt hơn 4 năm học vànghiên cứu vừa qua; xin cảm ơn gia đình đã tạo điều kiện cho con được họctập để có ngày hôm nay; cảm ơn tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ trong suốtquá trình học tập.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được cũng không thể tránh được nhữngthiếu sót và hạn chế của đồ án, rất mong nhận được góp ý của Thầy Cô và bạnbè

Chương 1 KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY.

1.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH BÌNH MINH

 Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là đại lý cấp 1 chính thức của công ty sơn 4 ORANGES CO.LTD ( công ty vốn 100% của

nước ngoài, trụ sở chính: Lô co2_ khu Công nghiệp Đức Hòa 1, Ấp 5, xã Đức Hòa Đông, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An ) thuộc tập đoàn Asia leader

international investment, chuyên cung cấp các loại sơn lót, sơn bột, sơn nộithất, sơn ngoại thất., và các vật tư, nguyên vật liệu trong lĩnh vực xây dựng,điện nước, và các đồ dùng thông dụng

 Công ty được thành lập vào 5/3/2003

 Giám đốc: Bùi Văn Minh

 Trụ sở chính: Đường 10_ Đông Sơn_ Thủy Nguyên_ Hải Phòng

1.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY.

BÁO CÁO THUẾ

NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU

XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU

BÁO CÁO KHO

TIẾP THỊ KHÁCH HÀNG BÁN HÀNG

1.3. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN.

1.3.1 Mục đích.

 Đối với hoạt động quản lý vật tư, người quản lý phải nắm bắt đượcchính xác, nhanh chóng, thông tin kịp thời về vật tư…, để từ đó ra kế hoạch,quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chi phí, nâng cao hiệuquả kinh tế cho công ty Do đó đồ án này sẽ xây dựng một chương trình quản

lý vật tư đáp ứng được công việc quản lý việc nhập, xuất vật tư, thanh lý, thuhồi vật tư, quản lý thống kê được lượng hàng tồn kho giúp cho người quản lýcân đối được việc nhập xuất vật tư, đưa ra báo cáo chi tiết về mua hàng, chitiết bán hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả khách hàng, lượng hàng tồnkho, đơn giá vật tư hiện tại để báo giá cho khách hang khi khách hàng có nhucầu

 Mục tiêu chính của phần mềm

 Quản lý vật tư hàng hóa theo một qui trình xuyên suốt từ khâunhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hìnhtồn kho, công nợ khách hàng và luôn đưa ra được bảng báo giá được cập nhậpmới nhất để thuận tiện cho viêc kinh doanh

 Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sảnxuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sảnxuất và phân phối hàng hóa

 Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu

có trong cơ sở dữ liệu

 Kiểm soát được lượng hàng tồn kho, công nợ để có giải pháp chiếnlược kịp thời đưa công ty phát triển.

 Giao diện phải thân thiện, hỗ trợ các phím tắt cho các chức năng, đẩynhanh thao tác nhập dữ liệu

 Giảm thiểu được thời gian và công sức quản lý, các phát sinh nhập xuấttồn kho, tăng độ chính xác trong thống kê, đáp ứng nhanh chóng yêucầu số liệu cho các bộ phận khác: kế toán, kế hoạch vật tư, phục vụ yêucầu phát triển của công ty

 Phân quyền cấp hạn sử dụng của người truy cập và chức năng chi tiết

 Khảo sát nghiệp vụ thực tế tại công ty, kết hợp nghiên cứu lýthuyết, xây dựng cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế bài toán

 Lựa chọn công cụ cài đặt, xây dựng các modul của chương trình

 Ngôn ngữ sử dụng: C#

 Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005 Express

 Lập trình trên Windown

 Cài đặt và chạy thử chương trình

1.5. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬT TƯ HIỆN TẠI.

 Các bộ phận nhân sự trong công ty có các nhiệm vụ sau:

 Giám đốc công ty có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng, giao dịchthương mại, điều hành công ty, tìm ra hướng đi, cơ hội phát triển mới củacông ty

 Phó giám đốc: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, mở mang giaodịch, thực hiện chu trình, kinh doanh sản phẩm

 Kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách, thanh toán lương, báocáo thuế hàng tháng định kỳ

 Nhân viên trực thuộc bộ phận quản lý thiết bị vật tư gồm có

Nhận yêu cầu nhập thêm vật tư đã được phê duyệt của lãnh đạo để tiếnhành nhập Họ viết phiếu nhập kho cho số vật tư được yêu cầu, sau đó cậpnhập vào sổ chi tiết nhập vật tư, liệt kê chi tiết chứng từ nhập vật tư Số vật tưvừa mới được nhập vào kho phải được qua kiểm tra chất lượng, công việc này

do nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm Sau đó, nhân viên báo cáo về tình hìnhthiết bị vật tư nhập về

 Nhân viên xuất vật tưNhân viên xuất vật tư theo yêu cầu xin được cấp phát vật tư của các đơn

vị, tiến hành xuất vật tư Tất cả các vật tư xuất ra đều có phiếu xuất, sau đó họcập nhập vào sổ chi tiết xuất vật tư, báo cáo về các chứng từ liên quan đến vật

tư đã xuất

 Nhân viên kỹ thuật

Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng các thiết

bị Đối với vật tư không còn khả năng sử dụng, hay bị hư hỏng thì sẽ được lên

kế hoạch thanh lý hoặc bảo trì, bảo dưỡng

 Nhân viên quản lý kho có nhiệm vụ ghi chép tất cả cácthông tin liên quan đến vật tư Họ tiến hành kiểm kê tổng số vật tư có trongkho Nhân viên kho ghi thông tin vật tư vào sổ vật tư, quản lý số lượng hàngtồn kho, đưa ra báo cáo thống kê tổng hợp về thiết bị vật tư còn tồn trong kho(báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc báo cáo theo yêu cầu của lãnhđạo) Đồng thời nhân viên quản lý kho phải cân đối vật tư trong kho với vật tưnhập, xuất

 Nhân viên quản lý vật tư phải giữ các phiếu nhập, xuất, phiếuthu, phiếu chi và các giấy tờ liên quan đến vấn đồ án chính cho công việc bảotrì, sửa chữa hay thay mới, thanh lý vật tư… Đồng thời nhân viên quản lý vật

tư phải có báo cáo chi tiết tất cả các công việc lên ban lãnh đạo, thống kê báocáo thiết bị vật tư tồn, cân đối giữa vật tư tồn và xuất kho với tổng số vật tư

có trong kho trước đó

 Thiết bị vật tư mới về được nhập vào kho vật tư của Công ty bằng

phiếu nhập kho Bộ phận quản lý kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào

sổ chi tiết nhập Nhân viên kho sẽ tiến hành cập nhập thông tin về vật tư vào

sổ chi tiết cho từng loại thiết bị vật tư và tiến hành phân loại

 Thiết bị sau khi nhập vào kho, tùy theo yêu cầu sản xuất mà thủ kho

sẽ làm thủ tục xuất kho cho các đơn vị theo Phiếu xuất kho Mỗi loại thiết bị nhập, xuất kho đều được thủ kho quản lý bằng thẻ kho và ghi chép vào sổ chi

tiết (sổ kho) Sau đó căn cứ vào số thiết bị vật tư ban đầu và số thiết bị vật tư

đã xuất để có thể xác định được lượng hàng còn tồn trong kho

 Vật tư được đưa ra sử dụng và vật tư còn tồn trong kho công ty luônluôn phải có kế hoạch quản lý tình trạng vật tư để kịp thời xử lý Quá trìnhquản lý này được chia ra các phần sau: Quản lý tình trạng vật tư có tại kho;tiến hành kiểm tra tình trạng vật tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm Sau khikiểm tra phải có báo cáo tình trạng vật tư để lên kế hoạch thu hồi, bảo trì, sửachữa hoặc thanh lý hay nhập mới vật tư

1.6 MỘT SỐ MẪU BIỂU CỦA CÔNG TY.

Thành tiền1

Đơn giá Thành tiền

Ngày tháng năm ………

Thủ kho

Kí tên

Đơn vị: PHIẾU CHI số: Mẫu số …

Địa chỉ: ngày tháng năm QĐ số 1141 TC/CĐKT Nợ:

Có:

Họ tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:

Số tiền: đ (viết bằng chữ )

Kèm theo: chứng từ gốc Đã chi đủ tiền:

Ngày tháng năm

Thủ trưởng đơn vị Kí tên Kế toán trưởng Kí tên Người lập biểu Kí tên Thủ quỹ Kí tên Người nhận tiền Kí tên Đơn vị: PHIẾU THU số: Mẫu số:

ngày tháng năm QĐ số 84 TC/CĐKT Nợ:

Có:

Họ tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp

Số tiền: đ (viết bằng chữ )

Kèm theo: chứng từ gốc ngày tháng năm

Thủ trưởng đơn vị

Kí tên

Kế toán trưởng

Kí tên

Người lập biểu

Kí tên

Thủ quỹ

Kí tên

Người nhận tiền

Kí tên

1.7. DANH SÁCH THIẾT BỊ VẬT TƯ CỦA CÔNG TY.

Nhóm các thiết bị của công ty kinh doanh

Danh sách chi tiết các thiết bị vật tư.

1.1 BOSS Exterior Alkall Resiter

Sơn lót chống kiềm-Ngoại thất

-1.2 BOSS Interrior Alkall Resiter

Sơn lót chống kiềm- Nội thất

-1.3 BOSS Interior Addition Pro moter

SealerSơn lót gốc dầu (Chống vàng)

-2.1 SPRING & RAKEB Interior

Sơn nội thất thông dụng mặt mờ

-2.2 BOSS CEILING Finish

Sơn nước siêu trắng trần

-2.3 BOSS Interior Matt Finish

Sơn nội thất thông dụng mặt mờ

-2.4 BOSS Interior Matt Finish

Sơn nội thất cao cấp mặt mờ

-2.5 BOSS CLEAN MAX

Sơn nước cao cấp chùi rửa được

-2.6 BOSS Statin Finish

Sơn nội thất cao cấp bong ngọc trai

-Sơn ngoại thất thông dụng mặt mờ

3.2 BOSS Exterior Super Sheen

Sơn ngoại thất bóng nhẹ

-3.3 BOSS Exterior Super Sheen

Sơn ngoại thất cao cấp bong

-3.4 BOSS Exterior Soventmore

Sơn đặc biệt gốc dầu-Pha dầu hỏa

-4.2 BOSS Wall Filler int & Ext

Bột bả nội thất và ngoại thất cao cấp

-6.1 Cát vàng bê tông Vĩnh Phú - 6.2 Cát vàng xây trát Vĩnh Phú - -6.3 Cát vàng xây trát Hòa Bình - -

Bình nước nóng TANA- TITAN điện Chiếc

-1.8. HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC.

1.8.1. Hiện trạng.

 Hiện tại các công việc của công ty đều quản lý bằng phương phápthủ công thô sơ Tất cả các thao tác nhập xuất thiết bị vật tư, liên quan đến dữliệu đều được nhân viên kho thu thập và thống kê trên giấy tờ, chính vì thếcác loại giấy tờ, hồ sơ liên quan ngày càng gia tăng rất nhiều, đồng thời do sựphát triển của công ty nên số lượng thiết bị vật tư nhập và xuất ngày càng giatăng, khối lượng công việc lớn và tính chất công việc phức tạp, do đó tạo nên

sự khó khăn cho công tác quản lý rất nhiều

 Công việc quản lý bằng thủ công tạo rất nhiều khó khăn và áp lực,đòi hỏi phải giải quyết khối lượng công việc lớn mà cũng không thể tránhkhỏi những nhầm lẫn, đồng thời với số lượng công việc như vậy phương phápthủ công đòi hỏi mất rất nhiều thời gián để giải quyết Việc lưu trữ thông tinthiết bị vật tư bằng giấy tờ ngày càng nhiều làm cho tủ sổ sách ngày càng giatăng lên

 Nếu người dùng muốn tìm kiếm thông tin có liên quan đến thiết bịvật tư nào đó hiện có trong kho thì lại phải tra cứu rất nhiều cuốn sổ lưu trữkhác nhau trong tủ sổ sách kia mới tìm ra thông tin Muốn tìm thông tin về vật

tư xuất, nhập và tồn kho thì lại mất rất nhiều thời gian tra cứu thông tin trêncác phiếu nhập, xuất vật tư theo thời gian

 Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất vật tư lại phải được nhânviên kho thực hiện thủ công Muốn làm được việc này nhân viên kho phảixem lại sổ sách ghi chi tiết việc nhập và xuất kho, từ đó xem lượng hàng tồnkho là bao nhiêu, hạn sử dụng của vật tư đã hết chưa

 Việc thống kê báo cáo cũng trở nên khó khăn vì mất nhiều thời gianlấy các thông tin từ các sổ ghi Nhân viên làm báo cáo phải tự tay sao chépthông tin từ sổ ghi chép vật tư, sổ ghi nhập, xuất, thanh lý, thu hồi…

 Các hồ sơ giấy tờ lưu trữ thường hay bị hư hỏng, mất mát do điềukiện môi trường và do điều kiện ngoại cảnh, con người, vì thế khả năng mấtmát thông tin là khó tránh khỏi.

 Phần mềm xây dựng cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp

vụ quản lý, và khắc phục được những tồn tại của hệ thống quản lý hiện tạimắc phải

 Chương trình phần mềm phải dễ sử dụng, thao tác nhanh, giao diệnthân thiện với người dùng

 Phần mềm phải đáp ứng được các thao tác về dữ liệu như nhập mới,thêm, sửa, xóa, thống kê báo cáo

 Phần mềm phải có chức năng cho phép người dùng tra cứu tìmkiếm thông tin vật tư đang sử dụng, thanh lý, nhập mới…

 Phải đảm bảo được tính bảo mật thông tin ở mức cao nhất có thể.Điều này thể hiện ở việc phân loại người dùng khi đăng nhập hệ thống, cấpquyền cho người truy cập hệ thống

Chương 2 CÔNG CỤ CÀI ĐẶT

2.1. NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH C#

 C# là một ngôn ngữ rất đơn giản, với khoảng 80 từ khoá và hơnmười kiểu dữ liệu dựng sẵn, nhưng C# có tính diễn đạt cao C# hỗ trợ lậptrình có cấu trúc, hướng đối tượng, hướng thành phần (component oriented)

 Định nghĩa lớp trong C# không đòi hỏi tách rời tập tin tiêu đề vớitập tin cài đặt như C++ Hơn thế, C# hỗ trợ kiểu sưu liệu mới, cho phép sưuliệu trực tiếp trong tập tin mã nguồn Đến khi biên dịch sẽ tạo tập tin sưu liệutheo định dạng XML

 C# hỗ trợ khái niệm giao diện, interfaces (tương tự Java) Một lớp

chỉ có thể kế thừa duy nhất một lớp cha nhưng có thế cài đặt nhiều giao diện

 C# có kiểu cấu trúc, struct (không giống C++) Cấu trúc là kiểu

hạng nhẹ và bị giới hạn Cấu trúc không thể thừa kế lớp hay được kế thừanhưng có thể cài đặt giao diện

 C# cung cấp những đặc trưng lập trình hướng thành phần như

property, sự kiện và dẫn hướng khai báo (được gọi là attribute) Lập trình

hướng component được hỗ trợ bởi CLR thông qua siêu dữ liệu (metadata).Siêu dữ liệu mô tả các lớp bao gồm các phương thức và thuộc tính, các thôngtin bảo mật …

 C# cũng cho truy cập trực tiếp bộ nhớ dùng con trỏ kiểu C++,nhưng vùng mã đó được xem như không an toàn CLR sẽ không thực thi việcthu dọn rác tự động các đối tượng được tham chiếu bởi con trỏ cho đến khilập trình viên tự giải phóng

2.1.1 Chương trình đầu tiên !

Chương này ta sẽ tạo, biên dịch và chạy chương trình “Hello World”bằng ngôn ngữ C# Phân tích ngắn gọn chương trình để giới thiệu các đặctrưng chính yếu trong ngôn ngữ C#

Ví dụ Chương trình Hello World

class HelloWorld

{ Static void Main( )

{ // sử dụng đối tượng console của hệ thống

System Console WriteLine("Hello World");

[ modifier ] datatype identifer ;

Phạm vi hoạt động của biến (Variable Scope): là vùng đoạn mã mà từđấy biến có thể được truy xuất

Trong một phạm vi hoạt động (scope), không thể có hai biến cùng mangmột tên trùng nhau

Hằng:

Một hằng (constant) là một biến nhưng giá trị không thể thay đổi đượcsuốt thời gian thi hành chương trình Đôi lúc ta cũng cần có những giá trị baogiờ cũng bất biến

Thí dụ

const int a=100; // giá trị này không thể bị thay đổi

2.1.3 Kiểu dữ liệu trong C#

Các kiểu Integer:

Name CTS Type Description Range(min:max)

sbyte System SByte 8-bit signed integer -128:127 (-27:27-1)short System Int16 16-bit signed integer -32, 768:32, 767 (-2

15:2151)

-int System Int32 32-bit signed integer -2, 147, 483, 648:2, 147,

ushort System UInt16 16-bit signed integer 0:65, 535 (0:216-1)uint System UInt32 32-bit signed integer 0:4, 294, 967, 295 (0:2

321)

-ulong System.UInt64 64-bit signed integer 0:18, 446, 744, 073, 709,

551, 615(0:264-1)

Kiểu dữ liệu số dấu chấm di động (Floating Point Types)

Name CTS Type Description Significant

Figures

Range (approximate)

Float System Single

32-bit precision floating-

double-point

15/16 ±5 0 × 10

-324 to

±1 7 × 10308

Kiểu dữ liệu số thập phân (Decimal Type):

Name CTS Type Description Significant

Figures

Range (approximate)

decimal System Decimal 128-bit high 28 ±1 0 × 10-28 to