Quản lý vật tư

Quản lý vật tư

Lời mở đầu

Bill Gates đã nói “Chúng ta đang bớc vào một thời đại mới, thời đại mà chúng ta càng

cho bao nhiêu thì chúng ta lại càng giàu có lên bấy nhiêu, đó chính là thông tin và tri thức ”

Hệ thống thông tin - một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã cónhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong

hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin họchoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinhdoanh

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nớc tiên tiến từnhững thập niên 70 của thế kỷ XX Hiện nay, ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tintrong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản

lý thông tin cho đơn vị mình Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả

nh nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tơí hardware hơn, còn software thì chỉ sửdụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Quatro, Excell) hoặc nếu có trang bị chơng trìnhquản lý dữ liệu thì chỉ mang tính cục bộ

Trong một thời gian dài trớc đây và cả hiên tại, việc thực hiện các chơng trình quản lý tinhọc đa phần đợc thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi các lập trình viên chứ không phải do cácnhà phân tích thiết kế hệ thống đảm trách, điều này theo một mức nào đó có thể so sánh với việcxây dựng công trình từ các thợ xây chứ không phải do các kiến trúc s chủ trì Và nh vậy với nhữngcông trình nhỏ bé tạm thời còn tạm chấp nhận đợc nhng với những công trình sử dụng lâu dài thìích lợi mang lại không xứng với những tốn kém về tiền bạc và thời gian bỏ ra, cha kể về lâu dài

đơn vị sẽ bất lợi về kinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu kém của mình

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao chất ợng tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể Để làm đợc việc đó cần phảthực hiện việc khảo sát phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơngứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển của đơn vị nhằm bảo đảm quá trình xử lý thôngtin một cách hiệu quả nhất

l-Do các vấn đề vừa mới đợc trình bày, chuyên ngành lập trình quản lý đợc đào tạo ở nhiềucấp độ từ đại học, cao đẳng đến kỹ thuật viên trung cấp để đáp ứng nhu cầu này Trong các kiếnthức cung cấp cho học viên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành này là môn phântích và thiết kế hệ thống Môn học này cung cấp cho sinh viên phơng pháp luận và các kỹ thuậtphân tích thiết kế hệ thống bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại và triển vọng phát triển,

đảm bảo quá trình thông tin quản lý hiệu quả nhất

Bài tập môn “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” của chúng em đợc thực hiện dựa

trên những kiến thức đã đợc học và những hiểu biết về môn học Chơng trình “Quản lý vật t” đợchình thành trên cơ sở:

- Công ty Nam Thiên Hà

- Địa chỉ: 222 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội

- Điện thoại: 04.8573091, Fax: 04.572140

Mở đầu: Giới thiệu về hệ thống thông tin:

• Hệ thống thông tin là tập hợp bao gồm những con ngời, những thiết bị phần cứng, thiết

bị phần mềm, dữ liệu, để thực hiện thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin dựa trên mộttập các ràng buộc của môi trờng

• Sơ đồ của một hệ thống thông tin:

• Hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận chính:

- Thu thập thông tin: Chức năng này liên quan đến vấn đề tổ chức nh:

+ Đợc đa vào sổ sách+ Đợc đa váo chơng trình thông qua thiết bị đầu cuối

- Xử lý thông tin: có nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào, lấy thông tin cần thiết từ kho dữ liệu, sau đó phân tích và xử lý, cuối cùng thì đa thông tin đó vào thiết bị lu trữ và phân phối

- Lu trữ thông tin: Nhiệm vụ là lu trữ thông tin một cách khoa học

- Phân phối thông tin: Đa thông tin đến nơi cần thiết

• Hệ thống thông tin chính thức bao gồm một loạt các qui tắc ràng buộc rõ ràng, phơng pháp làm việc có văn bản, dựa trên truyền thống nào đó và phải có tính khách quan

• Phân loại hệ thống theo mục đích phục vụ:

- Hệ thống thông tin giao dịch: Xử lý thông tin trong quá trình giao dịch với nhân viên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống hoạt động quản lý nh tập chiến lợc, điều khiển quản lý hay điều khiển tác nghiệp Hệ thống này có thông tin lấy đợc từ hệ thống thông tin giao dịch, và nó có hoạt động tốt hay không là nhờ hệ thống thông tin giao dịch

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, bao gồm 3 giai đoạn sau:

+ Xác định vấn đề+ Xây đựng các phơng án+ Lựa chọn một phơng án khả thi

- Hệ chuyên gia: sử dụng cơ sở trí tuệ nhân tạo và một động cơ suy luận để giúp nhà quản lý ra quyết định

Nguồn Thu thập Xử lý Phân phối Đích

Lu trữ

- Hệ thống thông tin tăng cờng cạnh tranh thờng đợc thiết kế cho ngời ngoài tổ chức

nh khách hàng hay nhà cung cấp làm tăng cờng khả năng cạnh tranh của tổ chức

• Các mô hình của hệ thống thông tin:

- Mô hình logic: Mô tả nhiệm vụ của hệ thống, bao gồm dữ liẹu cần thu thập, xử lý

l-u trữ các thông tin mà hệ cần sản sinh

- Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy của hệ thống nh

vật mang thông tin, mang kết quả, hình thức đầu vào, hình thức đầu ra, phơng tiệnthao tác của hệ thống

- Mô hình vật lý trong: Là cái nhìn của ngời kỹ thuật nh trang thiết bị của toàn bộ hệ

thống, cấu trúc vật lý của dữ liệu, của chơng trình và ngời sử dụng

I. Khảo sát hệ thống cũ:

Giới thiệu về hệ thống đang khảo sát.

Công ty Nam Thiên Hà chuyên kinh doanh trong lĩnh vực cung ứng vật t Hiện tại hệthống cung ứng công ty gồm:

Nhiêm vụ: giải quyết các dự trù vật t.

Chú ý: -File “NCC” chứa thông tin về nhà cung cấp: Mã NCC, Tài khoản, Địa chỉ, Điện

thoại, Các mặt hàng và khả năng cung cấp

-Mỗi bản dự trù vật t có thể đợc đáp ứng bởi các NCC khác nhau Tuy nhiên mỗimặt hàng trên một bản dự trù chỉ do một NCC cung ứng

-Mỗi đơn hànglại có thể chứa nhiều mặt hàng do khách hàng yêu cầu, trên đơnhàng không lu thông tin nơi dự trù vì vậy phải lu thông tin Dự trù- Đơn hàng(DT/ĐH)

2.Hệ phát hàng

- Nhận hàng kèm theo phiếu giao hàng đợc lu trữ trong tệp “Hàng nhận” Thông tin trên phiếu giao hàng không lu thông tin ngời sử dụng hàng

- Đa vào thông tin hàng nhận làm phiếu phát hàng

_ Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho kho hàng nhận để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi bất nhất giữa Đơn hàng, Nhận hàng, Hoá đơn

Nhiệm vụ: Theo dõi hàng từ khi nhận về, nhập vào kho tới khi phát hàng.

Qua quá trình khảo sát ta có hiện trạng của hệ thống nh sau:

-Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

séc

Đơn hàngDT-ĐH

Hàng nhận

Hệ cung ứng vật tư Nhà cung cấpKhách hàng

đơn đặt hàng

phiếu phát hàng

HĐ không khớp Khiếu nại giao hàng

phiếu giao hàng

HĐ không khớp

3

Hệ TC

ĐC-2

Hệ phát hàng

4 Thanh toán

1

Hệ

đặt hàng

phát hàng

phiếu phát hàng

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh

hàng nhận

Đơn hàngDT-ĐH

NCC

séc

(a) đơn đặt hàng(b) NCC đợc chọn(c) đơn hàng(d) phiếu phát hàng(e) danh sách hàng nhận(f) trao đổi bất nhất(g) séc

(h) khớp DT-ĐH với hàng nhận

2.2

In phiếu hàng nhận

2.1 Nhận hàng về

1.2 Làm

đơn hàng 1.1

Chọn NCC

Khách hàng

NCC a

g f

1.3

In danh sách ĐH

3.1 Khớp ĐH với hàng nhận

3.3 Khớp hàng nhận với ĐH Xác 3.4

nhận chi

4.2 Trả tiền

3.2 Xác nhận địa chỉ phát hàng 4.1

Ghi nhận trả tiền

a

h

h

Yếu kém

- Hệ thống quản lý trên cha phải là một hệ thống quản lý bằng máy tính mà phần chính là làmthủ công Do đó không có hớng phát triển hay nâng cấp trong tơng lai

- Không có kho hàng thông dụng để lu tạm thời các mặt hàng nhập về và tạm thời cha sử dụng

- Theo dõi thực hien đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán về quản lý

- Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận phiếu giao hàng

và hoá đơn thanh toán

Do vậy, đây là một hệ thống cung ứng vật t thủ công.Việc thiếu kho thông tin nội bộ gâynên sự phức tạp, không kịp thời, tiếu tính thời sự của hệ thống thông tin.Quá trình đối chiếu thủcông cần lợng nhân công lớn, sái sót do phân tán về quản lý tạo nên sự kém hiệu lực ảnh hởng lớn

đến quá trình kinh doanh cũng nh quản lý của công ty

II Sơ đồ chức năng nghiệp vụ:

Việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bớc kkhởi đầu cần đợc tiến hành cho những mục đích sau:

- Thực hiện phân tích theo cây chức năng Và thông thờng chỉ dừng ở 3 đến 4 mức

đối với các hệ thống trung bình, để cho vấn đề quản lý không bị phức tạp hoá; còn

đối với các hệ thống lớn thờng phân rã thành 6 hoặc 7 mức

- Trong một chức năng không có quá nhiều chức năng con vì nh vậy ta khó có thể

kiểm soát đợc mô hình Một chức năng chỉ nên phân rã thành < 8 chức năng con

- Trong cùng một mức thì các chức năng nên có độ phức tơng đơng nhau, nên tạo cho

nó sự cân bằng cả về kích thớc lẫn độ phức tạp

- Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhng thể hiện bao quát vấn đề nó

cần quản lý

• Xác định các chức năng

Đầu tiên phải xác định chức năng chính quan trọng nhất của toàn hệ thống, từ đó sinh

ra các chức năng con Nhà phân tích phải xác định xem mức nào là thấp nhất, yêu cầu đơngiản nhng phải đầy đủ và chính xác

• áp dụng vào bài toán quản lý vật t:

Mục đích chính của bài toán là quản lý vật t và công việc này có các chức năng con nhsau:

Quản lý đặt hàng

Quản lý đặt hàng

1.1Kiểmtramặthàng

1.2Kiểmtrakháchhàng

1.3LàmDT-

ĐH

1.4làm dựtrù vớikháchhàng

1.5CậpnhậpKHmới

Quản lý mua hàng

2.1

Kiểmtra kho

2.2

Làm

đơn

đặt hàng

2.3

Chọn NCC

2.3.1 Ghi lại NCC mới

2.3.2 Làm HĐ với NCC

2.3.1.1 Làm đơn hàng

2.3.1.1.1 Làm ds

đơn hàng

Quản lý mua hàng

Nhập hàng

3.1

Giám

định hàng

3.2

Làm danh sách hàng nhận

3.3

Theo dõi quá

trình M/B

3.4

Giao hàng

Quản lý bán hàng

Quản lý kho

4.1Kiểm

định hàng trongkho

4.3Làmthẻkho

4.4

Xuất hàng

4.5Kiểmtrahàngtrongkho

4.4.1 Làm phiếu xuất kho

4.4.2 Làm hoá

đơn thanh toán KH

Quản lý bán hàng

Quản lý kho

B¸o c¸o

5.1 Lµm b¸o c¸o kho

5.2 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n KH

5.3 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n NCC

5.1.1 Lµm b¸o c¸o tæng xuÊt

5.1.2 Lµm b¸o c¸o tæng nhËp

5.1.1 Lµm b¸o c¸o tæng tån

5.1.1 Lµm b¸o c¸o CL hµng

B¸o c¸o

1 4

1 5

2 1

2 2

2 3

3 1

3 2

3 3

4 1

4 2

4 3

4 4

4 5

5 1

5 2

5 3

2.3.1 2.3.1.1 2.3.1.1.1

4 1 1

4 4 1

5 1 1

5 1 2

5 1 3

5 1 4

III Sơ đồ luồng dữ liệu:

Vai trò của sơ đồ luồng dữ liệu là để chỉ ra một cách có thứ tự các chức năng khác,tuy nhiên, nó chỉ thể hiện vấn đề ở hình thức vật lý bên ngoài chứ không thể hiện đợc cáchthức chuyển và tốc độ truyền tin

** Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu:

- Xác định các yêu cầu của ngời sử dụng

- Lập kế hoạch và minh hoạ các phơng án cho nhà phân tích xem xét

- Là tài liệu để nhà lập trình thiết kế phần mềm quản lý và xử lý tốc độ truy cập tin

** Các ký hiệu sử dụng trong chơng trình:

- Chức năng (Tiến trình): Tên chức năng đợc biểu diễn = Động từ + Bổ ngữ

- Luồng Dữ liệu: Đợc biểu diễn bằng 1 mũi tên,

- Chức năng: Có tác dụng biến đổi thông tin đầu vào và tạo thông tin đầu ra cung cấp

cho các chức năng khác và cho cả kho dữ liệu

- Luồng dữ liệu: Thể hiện đờng đi của dòng dữ liệu vào hay ra khỏi một chức năng

- Kho dữ liệu: Trên máy, nó chính là file dữ liệu hoặc tập tài liệu lu trữ ở văn phòng

- Tác nhân bên ngoài: Là những phần tử bên ngoài của hệ thống nhng cũng có mối

quan hệ mật thiết với hệ thống Nó cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng nhậnthông tin đầu ra của hệ thống

QLVT

- Nội dung của một chức năng (tiến trình) chính là các chức năng con của nó

Kỹ thuật chính đợc sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu là kỹ thuật phân mức với 3mức cơ bản:

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Context Data Flow Diagram) – Mức 1:

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống nh 1 chức năng Tạimức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữliệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống đợc xác định

Đối với mô hình mà ta đang xét, nội tại của hệ thống đợc chi phối bởi các tác nhân ngoàicủa hệ thống nh: Nhà cung cấp trên thị trờng, khách hàng của công ty Bộ phận sản xuất trongcông ty có thể đợc coi nh một khách hàng chung thuỷ nhất của công ty Công việc lu trữ và quản

lý vật t - hàng hoá đợc sản xuất tại xởng sản xuất của công ty cũng có thể coi nh là một loại vật t

đặc biệt cho dễ quản lý – vẫn diễn ra bình thờng nếu không có sự thay đổi kế hoạch trên công ty

nh thay đổi chiến lợc dự trữ từ mô hình chu kỳ thay đổi sang mô hình chu kỳ cố định Nh vậy hệthống đặt hàng tự động và chế độ báo động lợng hàng dự trữ tối thiểu thay đổi theo Ngoài ra tathấy rằng khi sản xuất ra hàng hoá thì phải có nơi phân phối, đó là các cửa hàng và đại lý của công

ty Vấn đề còn lại là những nguyên vật liệu phế thải cùng những sản phẩm sai hỏng thì giải quyết

ra sao, chúng cũng chịu sự quản lý của nhà kho, và nó đợc thu mua bởi những đơn vị thu mua phếliệu

Nh vậy tổng thể chung, biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống có dạng nhsau:

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top Level Data Flow Diapram) – Mức 2:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đợc phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng đợcphân rã tơng ứng mức 2 của BPC Các nguyên tắc phân rã:

quản lý vật tư

- Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn

- Các tác nhân ngoài đợc bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

Trên cơ sở đó, ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của bài toán quản lý vật

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh – Mức 3:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh Các chức năng đợc định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc

ghép lại thành một biểu đồ trong trờng hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ đợc phát

Quản lý bán hàng Báo cáo

Quản lý kho

KH NCC

KH

NCC

- Luồng dữ liệu:

+ Vào/ ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dới(phân rã)

+ Thêm luồng nội bộ

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dới không thể thêm gì

Xét với bài toán quản lý vật t, phân mức này đợc thể hiện nh sau:

1 Quản lý đặt hàng

Danh mục khách hàng

DT-ĐH

Hợp đồng khách hàng

Khi KH gửi yêu cầu mặt hàng đến bộ phận quản lý vật t Chức năng (1.1) kiểm tra yêu cầu

của KH có phù hợp với loại mặt hàng mà công ty đang kinh doanh hay không?

Nếu mặt hàng phù hợp chức năng (1.2) sẽ kiểm tra điều kiện thanh toán và t cách của KH,

xem xét KH là cũ hay mới, từ đó thực hiện chức năng (1.3),(1.4),(1.5)

Khách hàng

1.3 Làm dự trù

đơn hàng

1.2 Kiểm tra khách hàng

1.5 Cập nhật khách hàng mới

1.4 Làm hợp đồng với khách hàng

1.1 Kiểm tra mặt hàng

Khách hàng

1d

1b

1n

Chức năng(1.3) dựa trên yêu cầu của KH kết hợp với hàng trong kho sẽ làm dự trù cho cảcông ty

Chức năng (1.4) từ yêu cầu của khách hàng & Nhà quản lý sẽ thảo ra hợp đồng.Công ty sẽ

lu bản gốc hợp đồng, 1 bản sao sẽ đợc gửi tới khách hàng

Chức năng(1.5) sẽ lu thông tin chi tiết về khách hàng mới vào danh mục KH nằm trong file

lu trữ KH của công ty

(1a) Phiếu dự trù của KH

(1b) Thông tin về mặt hàng trong phiếu dự trù đợc gửi tới kho để kiểm tra sự phù hợpcua mặt hàng đó với loại hàng của công ty

(1c) Mặt hàng phù hợp

(1d) Thông tin về khách hàng

(1e) (1g) (1l) Khách hàng hợp lệ

(1h) Hợp đồng đợc thoả thuận

(1k) Bản sao hoá đơn đợc gửi tới khách hàng

(1m) Thông tin chi tiết về khách hàng

(1n) DT-ĐH gửi tới chức năng (2.2)

đơn hàng

2.3 Chọn NCC

2.3.1 Làm HĐ

với NCC 2.3.1.1

Làm đơn hàng

2.1 Kiểm tra

kho

2b

2e

2g 2c

2k 2i

2h 2m

2d 2a

2p

2.3.2 Ghi lại NCC mới

2.2 Làm đơn

đặt hàng

NCC

2e

2n

Vật t yêu cầu của KH sau khi đợc kiểm tra ở bộ phận đặt hàng sẽ đợc gửi tới chức năng(2.1).

Chức năng(2.1) này sẽ kiểm tra lợng hàng trong kho nếu d để cung ứng phiéu dự trù sẽ

đ-ợc gửi đến bộ phận xuất hàng, ngđ-ợc lại thì sẽ chuyển đến chức năng(2.2) để làm đơn đặt hàng

Chức năng(2.2) kết hợp với DT-ĐH vừa lập để làm đơn đặt hàng gửi tới chức năng (2.3)Chức năng(2.3) sẽ lựa chọn ra NCC thích hợp với vật t yêu cầu NCC đợc lựa chọn từ danhmục NCC đã có trong bộ phận lu trữ của công ty từ những NCC bên ngoài nếu NCC quen không

đáp ứng đợc

Chức năng (2.3.1) sẽ có chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.2)

Chức năng (2.3.1.1) và (2.3.1.1.1) sẽ làm danh sách đơn hàng đợc lấy ra hợp đồng với NCCkhi gửi tới chức năng bán hàng và báo cáo thanh toán NCC để xử lý Chức năng này sẽ làm tốigiản sự cồng kềnh của bản hợp đồng

Chức năng(2.3.2) sẽ ghi thông tin chi tiết về NCC mới vào file lu trữ NCC File này nằmtrong sự quản lý của công ty

(2a) Phiếu dự trù từ chức năng(1.1) gửi tới

(2b) Thông tin mặt hàng DT gửi tới kho

(2c) Thông tin trả lại từ kho yêu cầu nhập hàng

(2e) Bản sao HĐ gửi tới NCC

(2m) Thông tin chi tiết về NCC mới

(2n) Danh sách đơn hàng đa tới chức năng (3.3)

(2p) Danh sách đơn hàng đa tới chức năng (5.3)

3 Quản lý bán hàng

nhận hàng

Khi HĐ đã đợc ký kết, NCC giao vật t đến chức năng (3.1) Chức năng này sẽ kiểm tra vật

t về có đạt tiêu chuẩn về chất lợng và chất lợng nh theo HĐ không? Nếu đạt thì sẽ chuyển vật t vềkho ‘hàng nhận’, những vật t kém chất lợng sẽ đợc trả về cho NCC Từ đó ‘hàng nhận’ sẽ chuyểnthông tin về chứcnăng(3.2) Danh sách hàng nhận đợc chuyển tới chức năng(3.2) Chứ năng (3.3)kết hợp các thông tin về đơn hàng của nhà cung cấp, HĐ với KH Dánh sách hàng nhận gửi đếnNQL khi NQLyêu cầu

định hàng

3 2 Làm danh sách hàng nhận

3a 3b

3c

3d

3 3 Theo dõi quá trình mua/bán hàng

3 4 Giao hàng

3e 3g

3f

3h KH

3i

4.5 Kiểm kê hàng trong kho

4.4.1 Làm phiếu xuất

kho

4.1.2 Làm phiếu nhập kho

4.4 Xuất hàng

4.1 Nhập hàng

4.2 Kiểm định hàng trong kho

4i

4.4.2 Làm hoá đơn thanh toán KH

4d 4c

Danh sách nhận đợc chuyển tới chức năng(4.1) để ghi số thông tin chi tiết về vật tvào kho Với mỗi lần nhập kho sẽ làm một phiếu nhập nhờ chức năng(4.1.1).

Mỗi vật t vào kho đều qua chức năng(4.2) để kiểm tra chất lợng hàng Kết quả kiểmtra sẽ đợc chuyển sang chức năng(5.1.4)

Mỗi vật t vào kho sẽ đợc lu lại vào 1 thẻ kho qua chức năng yêu cầu xuất hàng khỏikho từ bộ phận bán hàng đến chức năng (4.4) Với mỗi yêu cầu xuất hàng, chức năng (4.4) sẽ phảilàm 1 phiếu suất tại chức năng (4.4.1) và mỗi loại hàng xuất khỏi kho sẽ phải làm 1 thẻ kho tạichức năng (4.3) Từ các vật t xuất, bộ phận quản lý kho sẽ làm các hoá đơn thanh toán khách hàng

ở chức năng (4.4.2) Các hợp đồng này sẽ đợc gửi lên NQL NQL theo hoá đơnvà HĐ sẽ gửi yêuvầu thanh toán đến khách hàng Khi NQL yêu cầu giao hàng đến khách hàng , chức năng(4.4.2) sẽgửi phiếu xuất đến kho nhận hàng Kho sẽ giao hàng đến chức năng(3.4) để hoàn tất HĐ vớikhách hàng

Chức năng (4.5) sẽ tổng hợp phiếu nhập/xuất và thẻ kho để đa ra kết luận chính sácnhất về lợng tồn, xuất, nhập của kho theo từng thời điểm

5 Báo cáo

Báo cáo kho

Báo cáo thanh toán KH

BC thanh toán NCC

4.5 Kiểm kê hàng

5.1.1 Làm báo cáo tổng kết.

5.1.3 Làm báo cáo tổng tồn

5.1 Báo cáo kho

4.2 Kiểm định hàng

5.1.4 Làm BC chất lượng hàng trong kho

NQL

5.2 Làm báo cáo thanh toán KH

5.1.2 Làm báo cáo tổng nhập

5c

5d 5a

5d

5g

5h 5i

5.3 Làm báo cáo thanh toán NCC

5k 5l

5m

Chức năng(5.1) hoạt động khi cần tính tổng lợng tồn/ xuất/ nhập

Chức năng (5.1) dựa trên sự hoạt động của 4 chức năng(5.1.1), (5.1.2), (5.1.3),(5.1.4)

Chức năng (5.1.1) sẽ khớp thẻ kho, phiếu xuất để đa ra tổng xuấtcủa 1loại hàngtrong 1 thời điểm

Chức năng(5.1.2)sẽ khớp thẻ kho, phiếu nhập để đa ra tổng nhập

Khớp tổng xuất và tổng nhập sẽ cho kết quả tổng tồn tại chức năng(5.1.3)

Hàng quá thời hạn sử dụng hay chất lợng kém sẽ đợc đa ra tại chứa năng(5.1.4)

Chức năng (5.2) sẽ khớp hoá đơn KH và hợp đồng với KH để đa ra báo cáo nợ/ trảcủa KH

Chức năng(5.3) sẽ khớp danh sách hàng nhận, danh sách đơn hàng và hợp đồng vớiNCC để đa ra báo cáo nợ trả của NCC

(5a) KQ khớp theo kho và phiếu xuất

(5b) KQ khớp theo pho và phiếu nhập

(5c) Chi tiết về vật t xuất

(5d) Chi tiết về vật t nhập

(5g) Chất lợnh về vật t trong kho

(5h) Hoá đơn thanh toán KH

(5i) Hợp đồng KH

(5k) Dánhách hàng nhận

(5l) Danh sách đon hàng

(5m) Hợp đồng NCC

III Phân tích hệ thống về dữ liệu(mô hình quan hệ)

Khi thiết kế các file dữ liệu, có thể chúng đợc dùng cho nhiều tiến trình khác nhau, nh thế

có thể có một số dữ liệu đợc sao chép nhiều lần Sự sao chép lại nh vậy dẫn đến sự khó khăn trongviệc thay đổi, chỉnh sửa lại dữ liệu, làm tốn bộ nhớ và làm cho việc quản lý phải tiến hành nhiềucông đoạn gây phức tạp cho dữ liệu, nhất là có thể làm hco dữ liệu không đợc nhất quán

* Vai trò của mô hình thực thể: là xác định các đơn vị thông tin cơ sở cần thiết cho hệthống, xác định các mối quan hệ giữa chúng Điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu chỉ lu giữ một lầntrong cả hệ thống, bất cứ tiến trình nào cũng có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu chung này Việcxây dựng mô hình thực thể phải xác định các bảng dữ liệu trong hệ thống và các mối quan hệ giữachúng

* Thực thể: là một đối tợng – một sự kiện mang tính thông tin cho cả tổ chức, Mỗi thựcthể đợc thể hiện là một dòng trong bảng, nh vậy mỗi tập thực thể tơng đơng với một bảng

* Thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là một thuộc tínhcủa thực thể, chúng đợc gọi là các trờng (Field) thể hiện là những cột thông tin trên bảng

Có 3 loại thuộc tính, đó là:

- Thuộc tính mô tả: Chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả đặc điểm của

thực thể

- Thuộc tính khoá: Gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể, đảm bảo sự

tồn tại duy nhất của từng thực thể tơng ứng với một giá trị khoá Có thể nói mốiquan hệ giữa tập thuộc tính khoá và tập thực thể là một quan hệ song ánh

- Thuộc tính kết nối: Đó là thuộc tính thể hiện vai trò kết nối giữa 2 kiểu thực thể Nó

là thuộc tính khoá nhận diện ở thực thể này và là thuộc tính mô tả ở thực thể kia

* Các kiểu liên kết: Trên thực tế có rất nhiều các liên kết giữa các thực thể nhng ta chỉ ghinhận các kiểu liên kết có ích cho công tác quản lý và các liên kết giữa các kiểu thực thể mà

ta vừa phát hiện ở trên Có 3 kiểu liên kết

- Liên kết 1 – nhiều: đó là các liên kết thờng hay gặp nhất, thờng thông qua các

đ-ờng truy nhập, thể hiện quan hệ của 1 thực thể của bảng này với nhiều thực thể củabảng kia, nhng mỗi thực thể của bảng kia chỉ có duy nhất một thực thể có quan hệvới nó Trên sơ đồ, liên kết 1 – n đợc thể hiện nh sau:

- Liên kết 1- 1: là liên kết mà thực thể của bảng này tơng ứng với duy nhất một thực

thể của bảng kia Trên sơ đồ, liên kết này đợc thể hiện: