Kế toán và quản lý vật tư

Kế toán và quản lý vật tư

mở đầuXét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay chỉ có một sự thay đổi trong chi phí nguyên vật liệu sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Do vậy việc giảm chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó không những làm cho quá trình hoạt động trong sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn mà còn có tác động trực tiếp đến từng thành viên của doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy mọi ngời làm việc tốt hơn Nh vậy nguyên vật liệu đóng vai trò to lớn đối với sự phát triển và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.

Vật liệu - công cụ dụng cụ vừa là sản phẩm của quá trình lao động vừa là đầu vào của quá trình sản xuất khác Do vậy vật liệu - công cụ dụng cụ là một nhân tố tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân và đóng vai trò tạ nên sự cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị trong nền kinh tế.Xuất phát từ vai trò từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý các quy trình từ thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ Để thực hiện yêu cầu đó với t cách là ngời nắm bắt sử lý và cung cấp các thông tin về mặt tài chính thì công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời các loại vật t cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tợng tổn thất nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất Qua đó góp phần giảm bớt chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

Vì vậy, việc quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn tới mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy mà em chọn đề tài là kế toán

và quản lý vật t

Phần 1

lý luận chung về tổ chức hạch toán

vật liệu - công cụ dụng cụ I-/ Lý luận chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:

1-/ Những vấn đề cơ bản về vật liệu, công cụ dụng cụ:

- Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, khi tham gia vào chu trình sản xuất thì vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho tài sản cố định và công cụ dụng cụ hoạt

động bình thờng

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra

- Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động đợc dùng trong quá trình sản xuất, có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn tiêu chuẩn quy định cho tài sản cố định (theo thông t 1062 do Bộ Tài Chính ban hành)

Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình tham gia đó công cụ dụng

cụ chỉ bị hao mòn và đợc kết chuyển vào giá thành sản phẩm phần hao mòn đó hoặc chi phí lu thông trong kỳ

2-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:

2.1.

Phân loại nguyên vật liệu:

a Phân loại vật liệu trong các doanh nghiệp:

- Phân loại theo vai trò tác dụng:

+ Nguyên vật liệu chính

+ Vật liệu phụ

+ Nhiên liệu

+ Phụ tùng thay thế

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

- Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành:

+ Vật liệu mua ngoài

+ Vật liệu tự sản xuất.

+ Vật liệu từ những nguồn khác

- Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu:

+ Vật liệu tự có

+ Vật liệu của các doanh nghiệp khác

b Phân loại công cụ dụng cụ:

- Công cụ dụng cụ

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

2-/ Tính giá thành vật liệu - công cụ dụng cụ:

* Đối với giá của vật t nhập:

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:

+ Giá trên hoá đơn của ngời bán (không có VAT)

+ Chi phí thu mua thực tế

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất bằng giá thành công xởng thực tế bao gồm:

+ Giá vật liệu xuất để chế biến

+ Chi phí chế biến

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến:

+ Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ thực tế xuất để thuê ngoài chế biến.+ Chi phí thuê ngoài chế biến

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu doanh nghiệp tự vận chuyển)

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: Giá do hai bên cùng thoả thuận

- Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ đợc cấp phát, nhận viện trợ biếu tặng: Tính giá theo giá thị trờng tơng đơng

- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thu hồi:

+ Theo giá thị trờng (nếu giá trị lớn)

+ Kế toán định giá (nếu giá trị nhỏ).

* Đối với giá của vật t xuất:

Khi có nguyên vật liệu xuất kho, kế toán căn cứ phiếu xuất và sử dụng một trong các phơng pháp tính giá thực tế xuất sau đây nhng phải nhất quán phơng pháp đã chọn:

Đến cuối kỳ kế toán cần xác định giá thực tế xuất cho nguyên vật liệu xuất trong kỳ

Ưu điểm là xác định chính xác nhng công việc rất phức tạp

II-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

- Khái niệm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi cho từng thức vật t ở từng kho từng doanh nghiệp theo cả thớc đo giá trị và thớc đo hiện vật.

- Trên thực tế để hạch toán có 3 phơng pháp sau:

1-/ Phơng pháp thẻ song:

Quy trình ghi thẻ nh sau:

kế toán tổng hợp

phiếu xuất kho

bảng tổng hợp N - X - T

thẻ hạch toán chi tiết thẻ kho

phiếu nhập kho

2-/ Phơng pháp sổ số d:

3-/ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Quy trình ghi thẻ:

kế toán tổng hợp

bảng luỹ kế

N - X - T

phiếu giao nhận chứng

từ xuất

phiếu gia nhận chứng

sổ đối chiếu luân chuyển

bảng kê xuất

bảng kê nhập

III-/ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

A-/ Hạch toán theo phơng pháp KKTX :

1-/

Tài khoản sử dụng:

152 : “Nguyên liệu, vật liệu”

153 : “Công cụ, dụng cụ”

2-/

Hạch toán tăng nguyên vật liệu:

2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

a-/

Tr ờng hợp mua ngoài về nhập kho:

a.1 Nếu hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá vật liệu mua ngoài

Nợ TK 153 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài

Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan (TK 331,111,112, ) : Tổng giá thanh toán

a.2 Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán (a.1) Nếu cuối tháng hoá

đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:

Nợ TK 152 : (Chi tiết) - Trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính)

Nợ TK 153 : (Chi tiết) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài (giá tạm tính)

Có TK 331 : Phải trả ngời bán (giá tạm tính)

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong các trờng hợp sau:

Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế:

Nợ TK 133 (1331) :

Có TK 331 :

Trờng hợp giá hoá đơn khác với giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh trờng hợp (a.1) Hoặc tính mức chênh lệch:

Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính

Sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:

+ Điều chỉnh tăng : (Giá tạm tính < Giá thực tế)

Nơ TK 133 (1331) :

Có TK 331 :

a.3 Nếu hoá đơn về trớc hàng về sau:

Kế toán lu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán nh trờng hợp (a.1) Nếu cuối tháng hàng cha về kế toán ghi tăng hàng đang đi

đờng:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng đang đi đờng

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng mua

Có TK liên quan (TK 331,111,112,141)

Tháng sau, hàng về nhập kho, ghi định khoản:

Nợ TK 152,153 :

Có TK 151 :

a.4 Xử lý các trờng hợp thừa thiếu so với hoá đơn:

• Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các liên quan để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:

Nợ TK 152,153 : Trị giá toàn bộ số hàng.

Nợ TK 133 (131) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT

Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152,153 : Trị giá vật t thừa trả lại

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: kế toán ghi:

Nợ TK 3381 : - Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa không thuế

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng

- Nếu nhập theo số hoá đơn: Kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a.1) Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+ Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa không thuế

Có TK 721 : Thu nhập bất thờng

• Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.

- Phản ánh trị giá hàng nhập:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thực nhập

Nợ TK 1381 : - Trị giá số thiếu (không thuế GTGT)

Có TK 331 : - Trị giá thanh toán theo hoá đơn

- Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản:

+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thiếu nhận tiếp

Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu

+ Nếu ngời bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả:

Nợ TK 331 : - Ghi giảm số tiền phải trả

Có TK 1381 : - Xử lý trị giá hàng thiếu

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu

+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388,334 : - Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu

- Trờng hợp đợc ngời bán giảm giá, hoặc cho hởng chiết khấu, kế toán ghi

Các tr ờng hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ khác:

Nợ TK 152,153 : - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tăng thêm

Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu,

Có TK 412 : Đánh giá tăng vật t

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621,641,642,154 : Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi

Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB,

Vật liệu công cụ dụng cụ có một số đặc điểm tơng đồng với nhau, vì vậy trong hạch toán nhập chúng có phơng pháp hạch toán tơng tự Nhng đối với xuất vật liệu - công cụ dụng cụ giữa chúng có một sự khác biệt (về tài khoản sử dụng,

về cách phân bổ chi phí, )

3.1 Hạch toán giảm vật liệu:

a-/

Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 - chi tiết - xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao

vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6272) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng

Nợ TK 641 (6412) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6422) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng

b-/

Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc hội đồng liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản

ánh vào TK 412 : - “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”

Nợ TK 222 : - Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128 : - Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ TK 412 : - Chênh lệch đánh giá giảm tài sản

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu góp vốn liên doanh

Có TK 412 : - Chênh lệch đánh giá tăng tài sản

c-/

Xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất dùng

d-/

Giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 (1388) : - Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 (1368) : - Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 : - Giá thực tế vật liệu xuất cho vay

Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng

Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý

Nợ TK 1388,334 : Thiếu cá nhân phải bồi thờng

Có TK 152 : Giá thực tế vật t xuất kho

3.2 Hạch toán giảm công cụ dụng cụ:

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào qui mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ cho hợp lý

a-/

Tr ờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số l ợng không nhiều:

Nợ TK 627 (6273) - chi tiết - xuất dùng cho phân xởng

Nợ TK 641 (6413) - chi tiết - xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6423) - chi tiết - xuất cho quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 - chi tiết - xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ

Phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng:

Nợ TK 138,334,111,152 : - Phế liệu thu hồi, bồi thờng.

Có TK 153 (1531) : Công cụ dụng cụ

Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần vào các kỳ kế toán tiếp theo

d-/

Hạch toán xuất bao bì luân chuyển:

+ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng:

Nợ TK 142 (1421) : - Chi phí chờ phân bổ

Có TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển

+ Sau đó phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài

Nợ TK 6413 : Tính vào chi phí bàn hàng

Có TK 142 (1421) : Phần giá trị hao mòn

+ Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho:

Nợ TK 153 (1532) : Bao bì luân chuyển (giá trị còn lại)

Có TK 142 (1421) : Chi phí chờ phân bổ

e-/

Hạch toán đồ dùng cho thuê:

+ Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho:

Nợ TK 153 (1533) : Giá thực tế đồ dùng cho thuê.

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT đợc khấu trừ của đồ dùng cho thuê mua ngoài

Có TK 153 (1531),331,111,112,

+ Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi:

Nợ TK 142 (1421) : - Toàn bộ giá trị xuất dùng

Có TK 153 (1533) : - Đồ dùng cho thuê

+ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê:

Nợ TK 821 : - (Nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên)

Nợ TK 627 (6273) : - (Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh ờng xuyên)

th-Có TK 142 (1421) : - Giá trị hao mòn

+ Số thu về thuế:

Nợ TK liên quan (TK 111,112,131, ) : Tổng số thu cho thuê:

Có TK 333 (3331) : Thuế GTGT phải nộp

Có TK 721 : Nếu là hoạt động không thờng xuyên

Có TK 511 : Nếu là hoạt động kinh doanh thờng xuyên

+ Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi:

Tài khoản sử dụng:

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng những tài khoản sau:

- Tài khoản 611 (6111) - “mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình, thu mua, tăng giảm, nguyên vật liệu, dụng cụ, theo giá thực tế (gồm giá mua và chi phí thu mua)

+ Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

+ Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiết hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản này không có số d cuối kỳ

- Tài khoản 152 - “nguyên liệu vật liệu” : Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

+ Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

+ D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

- Tài khoản 153 : “Công cụ dụng cụ”: Sử dụng để theo dõi thực tế công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển đồ dùng cho thuê

+ Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ

+ D Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho

- Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đờng”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán

+ Bên Nợ: Giá thực tế hàng đi đờng cuối kỳ

+ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳ

+ D Nợ: Giá thực tế hàng đi đờng

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một tài khoản khác có liên quan nh: TK 133 (1331 : đối với doanh nghiệp tính giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ), TK

331, TK 111, TK 112, TK 621, các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống

nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

2-/

Ph ơng pháp hạch toán:

2.1 Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

• Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611 (6111) :

Có TK 152 : Kết chuyển vật liệu tồn kho đầu kỳ