b. Phạm vi nghiên cứu: Quy trình quản lý công văn trong nhà trường Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng công văn đến hoặc công văn đi, tra cứu tìm kiếm cập nhật công văn. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban giám hiệu, đáp ứng yêu cầu quản lý trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. Quản lí công văn trong các cơ quan trường. Phần mềm “Quản Lý quản lí công văn trong nhà trường ” là một phầm mềm có các chức năng cơ bản cho quá trình thực hiện quản lí công văn, phục vụ tin học hóa các cơ quan trường học.
Trang 1PHẦN 1: GIỚI THIỆU LỜI NÓI ĐẦU oOo—
1 ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA
Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực
để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng, từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý đơn giản, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất, trong đó có công tác quản lý văn bản Chính vì lẽ đó với vốn kiến thức đã được học và công việc được giao nhóm chúng em đã xây dựng chương trình “Quản lý công văn trong nhà trường” nhóm chúng tôi đã bắt tay vào thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí công văn trong nhà trường” với hy vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có thể giúp cho công tác quản lý văn bản của các đơn vị đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn Cô ABC - đã nhiệt tình giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện
2 Những thuận lợi và khó khăn.
a Thuận lợi.
Trang 2Do thời gian có hạn và trình độ hiểu biết của chúng em còn hạn chế nên việc phân tích thiết kế và cài đặt bài toán quản lý chưa hoàn thiện
Bài toán còn khá nhỏ so với công việc của chương trình, mô hình chưa hoàn chỉnh, lược đồ quan hệ chưa chặt chẽ…
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh nghiệm, kiến thức và trong thời gian ngắn nên chương trình còn nhiều sai sót cần được bổ sung Vì vậy, rất mong sự cảm thông, sự chỉ bảo, sự góp ý từ quý thầy cô và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn
c Lí do xây dựng hệ thống mới:
Vì những lý do như trên, chúng em mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ giúp của máy vi tính Với công nhệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật
dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiện hơn
PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ TÀI
2/ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG.
1/ Hiện trạng:
a.Thiết bị tin học:
Máy móc thiết bị đủ mạnh tại các phòng, có nối mạng Internet đáp ứng được nhu cầu Tin học hóa trong khâu quản lý
b Các ứng dụng tin học:
- Máy tính phải cài đặt phần mềm Visual Studio 2008 và một số phần mềm khác…
2/ Phân tích.
a/ Mô tả bài toán tin học.
Công việc quản lý công văn gồm:
Trang 3 Quản lý công văn đến
Quản lý công văn đi
Hai công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý là như nhau Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý, chỉ khác biệt ở
một vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.
“Quản Lý công văn trong nhà trường” được thực hiện:
- Đối với công văn gửi đến (tức là công văn mà phòng văn thư nhận được để xử lý, không kể là công văn đến hay công văn đi, hay công văn nội bộ) công văn đến có thể do Sở, Phòng gửi xuống đến: Văn thư nhận công văn và bóc xem công văn (Nếu công văn gửi định danh thì không được bóc) Tại đây công văn được phân loại (Nếu có nhiều công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời, Báo cáo v v… Sau khi phân loại công văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phân như ở trên Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, và được ghi vào sổ Tiếp sau đó là thực hiện giải quyết công văn theo yêu cầu công văn gởi đến
- Riêng với công văn gửi đi cán bộ chuyên trách xem xét xử lí công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo ký duyệt Nội dung của Công văn sau khi kí bao gồm: Xử lí theo nội dung công văn đã gởi đến, chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi, công văn lưu hành nội bộ thì không cần chuyển đi)
Qua đề tài này nhóm chúng đã bổ sung được nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến thức cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from, report, menu và nắm được cách tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và quản lý công văn trong nhà trường
Trang 4SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT_Vaoso Số CV Trích yếu Ngày
đi
Ngày
Mã loại
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
STT_Vaoso Số CV Trích yếu Ngày
đến
Ngày
Mã loại
b/ Phạm vi nghiên cứu:
- Quy trình quản lý công văn trong nhà trường
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng công văn đến hoặc công văn đi, tra cứu tìm kiếm cập nhật công văn Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý
- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban giám hiệu, đáp ứng yêu cầu quản lý trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai
- Quản lí công văn trong các cơ quan trường Phần mềm “Quản Lý quản lí công văn trong nhà trường ” là một phầm mềm có các chức năng cơ bản cho quá trình thực hiện quản lí công văn, phục vụ tin học hóa các cơ quan trường học
C/ Phuơng pháp thực hiện:
Trang 5Bước Tiêu đề bước Quan hệ với các câu hỏi đặt ra
1 Xác định mục đích yêu cầu đề tài
2 Phân tích Phân tích các nhiệm vụ cơ bản mà đề tài nêu ra
3 Xây dựng đặc tả đề tài Xây dựng mô tả đề tài, thiết cái mô hình ER,…
4 Thiết kế Thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng
c/ XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Bảng chức năng chi tiết vá nhóm các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIẾT NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2
1 Ghi sổ
GỬI CÔNG VĂN
QUẢN LÝ CÔNG
VĂN
2 Nhân bản
3 Lưu
4 Phân phát
5 Phân loại
NHẬN CÔNG VĂN
6 Ghi sổ
7 Nhân bản
8 Lưu
Trang 6Sơ đồ chức năng:
QUẢN LÝ CÔNG VĂN
TÌM KIẾM
CẬP NHẬT
CÔNG VĂN
Cập nhật CV đến
Cập nhật CV đi
Chỉnh sửa công văn
Tra CV Đến theo số thứ tự
Tra cứu CV Đến theo đơn
vị nhận
Tra CV Đến theo loại
Tra cứu CV Đến đơn
vị gửi
Tra CV Đến theo ngày vào sổ
Tra CV Đi theo ngày nhận
Tra cứu CVĐ theo ngày gửi
Thống kê công văn theo ngày
Thống kê công văn theo tháng
Thống kê công văn theo năm
Thống kê công văn đến theo loại Thêm công văn
Xóa công văn
Trang 7Mô hình ER:
Công văn_Đi
STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV
NgayDi
MaNS
MaCQ
MaLoai
Loai
Maloai Tenloai
Công văn_Đi
STT_VaoSo
SoCV
TrichYeu
NgayCV
NgayDi
MaNS
MaCQ
MaLoai
Công văn_Đến
STT_VaoSo SoCV
TrichYeu NgayCV NgayDi MaNS MaCQ MaLoai
Nhansu
MaNS TenNS ChucVu
Coquan
MaCQ TenCQ Diachi SoDT
1
1
n
n
1
c
Thuộ c
Chuyển
Tiếp nhận
Gửi
Trang 8IV THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM
4.1 mô hình DFD cấp 0
Trang 94.2 mô hình DFD cấp 1
Trang 10V THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC LOGIC
5.1 Mô hình quan hệ MLD
CV_Den (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDen, MaNS, MaLoai, MaCQ
CV_Di (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDi, MaNS, MaCQ, MaLoai
CoQuan (MaCQ, TenCQ, SoDT, Diachi)
NhanSu (MaNS, ChucVu, TenNS)
LoaiCV (MaLoai, TenLoai)
MatKhau (TenDN, Dangnh)
5.2 Ràng buộc tham chiếu
CV_Den(MaCQ) CoQuan(MaCQ)
CV_Den(MaNS) NhanSu(MaNS)
CV_Den(MaLoai) LoaiCV(MaLoai)
CV_Di(MaCQ) CoQuan(MaCQ)
CV_Di(MaNS) NhanSu(MaNS)
CV_Di(MaLoai) LoaiCV(MaLoai)
5 THIẾT KẾ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU :
CV_Den: Lưu trữ thông tin về công văn đến
5 NgayDen Ngày công văn đén Date/Time dd-mm-yyyy
Trang 11CV_Di: Lưu trữ thông tin về công văn đi
5 NgayDi Ngày công văn đi Date/Time dd-mm-yyyy
Dangnhap: Lưu trữ thông tin về đăng nhập
CoQuan: Lưu trữ thông tin cơ quan
NhanSu: Lưu trữ thông tin về nhân sự
LoaiCV: Lưu trữ thông tin về nhân sự